booklet cob.pdf
TRANSCRIPT
PANDUAN PEMUDAHCARA BANGUNAN BERSTRATA MAJLIS PERBANDARAN SEBERANG PERAI (MPSP)
Kerajaan Negeri Pulau Pinang
Majlis Perbandaran Seberang Perai
www.mpsp.gov.my
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JMB / MC
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
KAEDAH – KAEDAH DALAMAN (SEKSYEN 14 AKTA 663)UNDANG – UNDANG KECIL (JADUAL KETIGA SEKSYEN 44AKTA 318) PENUBUHAN JMB / MC
3
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB BADAN PENGURUSAN BERSAMA (JMB )
DAN PERBADANAN PENGURUSAN (MC)
4
Joint Management Body atau Badan Pengurusan Bersama.
Badan yang menguruskan pengurusan dan penyelenggaraan di bangunan tersebut.
Badan Pengurusan Bersama yang di tubuhkan terdiri daripada pemaju dan pemilik unit.
Merupakan pertubuhan perbadanan yang kekal turun-temurun dan mempunyai suatu
meterai perbadanan.
JMB diwajibkan di semua bangunan bertingkat yang tertakluk di bawah akta
hakmilik strata.
APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN JMB
5
TUJUAN PENUBUHAN JMB
Menyediakan peluang kepada pembeli bersama menyenggaradan menguruskan bangunan dan harta bersama.
Mewujudkan satu mekanisme bagi pemaju dan pembelibersama-sama bertangungjawab dalam mengurus danmenyenggara bangunan.
JMB sebagai ‘perantara’ kepada semua pemilik unit sebelumMC di wujudkan.
Mengurangkan jurang perselisihan faham antara pemaju danpembeli untuk bersama-sama melaksanakan peranan masing-masing.
Konsep JMB bagi memastikan pengurusan dan pentadbiransesuatu kawasan dalam keadaan terurus dan teratur.
6
Mengurus & menyenggara harta bersama
Menentukan kadar caj penyenggaraan
Menginsuranskan bangunan
Menyedia dan menyenggara daftarai strata
Memastikan APB diaudit utk makluman pembeli
Melakukan apa perkara lain yang suai manfaat atauperlu bagi kepentingan bersama
7
KUASA JMB
Mendapatkan kembalidari pembeli sejumlah
wang yang dibelanjakanoleh JMB terhadap unit
/petak pembeli
Melakukan perkara ygmunasabah selaras
dgn tugas sebagai JMB
Membuat kaedahDalaman /Undang –
undang kecil
Kutip YuranPenyenggaraan
Benarkan perbelanjaanbagi menjalankan
penyenggaraan danpengurusan harta bersama
Membeli, menyewaatau peroleh hartaalih atau tidak bagi
kegunaan awam
Dapatkanperkhidmatan Ejen
Pengurusan
8
Wujud apabila Buku Daftar Strata telah dibuka
Bertujuan bagi menguruskan hal ehwal pentadbiran dan pengurusan bangunan
bertingkat
Pemaju dikehendaki menyerahkan tanggungjawab penyenggaraan dan
pengurusan kepada MC apabila 25% Hakmilik Strata telah pindah hak milik
kepada pemilik petak ( pemilik asal)
Perlu memilih Ahli Majlis.
Boleh mendakwa dan didakwa
APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN
PERBADANAN PENGURUSAN (MC)
9
Mengurus & menyenggara harta bersama
Menginsuranskan bangunan
Mematuhi notis & perintah PBT
Menyedia dan menyenggara daftarai strata
Mempamerkan nama dan alamat sama seperti yangterkandung dalam daftrat strata dipintu masuk lotserta menyediakan peti surat
TUGAS & TANGGUNGJAWAB PERBADANAN PENGURUSA (MC)
10
KUASA MC
Mendapatkan kembali daripemilik petak wang yang
dibelanjakan oleh MC berkenaan pemilik petak yang
gagal mematuhi notis atauperintah berkuasa
Melakukan perkara yang munasabah bagi tugasnya
dengan kuatkuasakanundang –undang kecil
Mengambil tindakan keataspemilik petak sekiranya
pemilik petak gagalmematuhi arahan
Kenakan caruman keataspemilik petak ikut kadar yang ditetapkan ikut syer masing -
masing
Meminjam wang yang diperlukan dalam menjalankankuasanya dan membayar balik
pinjaman serta faedah yang dikenakan
Membeli, menyewa atauperoleh harta alih untuk
kegunaan berhubung hartabersama
11
PERSATUAN PENDUDUK PERBADANAN PENGURUSAN (MC)
Amalan biasa didaftarkan di Pejabat Pendaftar Pertubuhan ( ROS ).
MC bertaraf sebuah perbadananyang diperkanunkan atau “body corporate “. Ianya tertubuh di bawahAkta Hakmilik Strata 1985 dan tidakperlu didaftarkan di bawahPendaftar Syarikat atauPendaftar Pertubuhan.
Tidak mempunyai sebarang kuasadi bawah Akta Hakmilik Strata 1985.
MC juga seperti badan-badan lain, iaitu mempunyai kuasa untukmendakwa dan didakwa dimahkamah.
PERBEZAAN DI ANTARA PERSATUAN PENDUDUK DAN PERBADANAN PENGURUSAN (MC)
PERSATUAN PENDUDUK PERBADANAN PENGURUSAN ( MC )
Amalan biasa didaftarkan di Pejabat
Pendaftar Pertubuhan ( ROS ).
MC bertaraf sebuah perbadanan yang
diperkanunkan atau “body corporate “.
Ianya tertubuh di bawah Akta Hakmilik
Strata 1985 dan tidak perlu didaftarkan di
bawah Pendaftar Syarikat atau Pendaftar
Pertubuhan.
Tidak mempunyai sebarang kuasa di
bawah Akta Hakmilik Strata 1985.
MC juga seperti badan-badan lain, iaitu
mempunyai kuasa untuk mendakwa dan
didakwa di mahkamah.
12
TUNTUTAN TUNGGAKAN YURAN PENYENGGARAAN OLEH JMB
Notis bertulis pertama dikeluarkan dengan memberi tempoh selamaempat belas (14) hari kepada pembeli/pemilik petak yang terlibat.
Jika gagal, notis bertulis kedua dikeluarkan dengan memberi tempohselama empat belas (14) hari kepada pembeli/pemilik petak terlibat.
Jika masih gagal, JMB boleh mengambil tindakan mahkamah terhadappembeli/pemilik petak yang terlibat.
13
TUNTUTAN TUNGGAKAN YURANPENYENGGARAAN OLEH
PESURUHJAYA BANGUNAN ( COB )
Pesuruhjaya Bangunan akan mengeluarkan notis dalam Borang Ameminta pembeli/pemilik petak membayar tunggakan yuranpenyenggaraan dalam masa empat belas (14) hari.
Jika yuran penyenggaraan tertunggak selama enam (6) bulan, ataspermintaan pemaju atau JMB, Pesuruhjaya boleh mengeluarkan waranpenahanan dalam Borang B yang membenarkan penahanan apa-apa hartaalih kepunyaan pembeli/petak yang ditemui di dalam petak atau ditempat lain di dalam kawasan Pihak Berkuasa Tempatan ( PBT).
Waran hendaklah dilaksanakan oleh seorang pegawai daripada PejabatPesuruhjaya dan beliau perlu membuat notis dan inventori harta yangditahan dalam Borang C.
14
EJEN PENGURUSAN
PELANTIKAN EJEN PENGURUSAN
Pihak JMB atau MC boleh melantik ejen pengurusan bagi menjalankankerja-kerja pengurusan dan penyenggaraan bangunan. Pihak JabatanPesuruhjaya Bangunan ( COB ) juga boleh melantik ejen pengurusan jikamendapati pihak pemaju atau Badan tidak menjalankan kerja-kerjapengurusan dan penyenggaraan bangunan dengan baik.
Ejen pengurusan yang dilantik perlu membuat perjanjian dengan pihakpemaju atau Badan bagi menjalankan tugasnya selaku pihak pengurusanbangunan. Pihak ejen pengurusan juga berhak dibayar fi atau upahberhubung kerja-kerja pengurusan dan penyenggaraan bangunan yang telahdijalankan olehnya.
15
KEBEBASAN EJEN PENGURUSAN
Seseorang tidak boleh dilantik sebagai ejen pengurusan jika beliaumempunyai kepentingan profesional atau kewangan terhadap bangunanyang diurus dan disenggara.
KUASA DAN TUGAS EJEN PENGURUSAN
Ejen pengurusan yang dilantik hendaklah melaksanakan tugas ataukuasanya seolah-olah bertindak sebagai pemaju atau Badan. Sebagai contoh,segala kutipan yuran penyenggaraan hendaklah dimasukkan ke AkaunPenyenggaraan Bangunan dalam masa dua hari bekerja dari tarikhpenerimaan wang tersebut.
16
PENUBUHAN JMB
JENIS- JENIS MESYUARAT (JMB/MC)
MesyuaratAgung
Tahunan(AGM)
Mesyuarat JMC (Ahli
Jawatankuasa)
MesyuaratAgung LuarBiasa (EGM)
17
18
PROSEDUR MESYUARAT AGM JIKA KUOROM
TIDAK CUKUP
Dalam masa ½ jam selepasmasa ditetapkan, dan kuoromtidak ada MAKA ahli yangberhak untuk mengundi yanghadir hendaklah membentuksuatu kuorum
Selepas 1 jam selepas masaditetapkan untuk mesyuarat,tiada anggota yang berhakuntuk mengundi hadir/ ahliyang hadir enggan memegangjawatan
Pemaju dalam masa 7 harimemberitahu COB dan COBboleh mengambil tindakanberikut
(i) Menetapkan tarikh baruMesyuarat JMB atau
(ii) Melantik Ejen Pengurusanuntuk menyenggara bangunan
19
CARTA ALIR MESYUARAT AGUNG PERTAMA
20
1[;’; MESYUARAT AHLI JMC
(Joint Management Committee)
MASA
(i) Jawatankuasa hendaklah mengadakan mesyuarat seberapa banyak yang perlu bagi pelaksanaan
fungsi Badan dengan cekap pada bila-bila masa yang diputuskan oleh pengerusi tetapi tidak
boleh lebih daripada 2 bulan luput antara mesyuarat itu.
(ii) Pengerusi hendaklah memanggil mesyuarat jika diminta oleh Psuruhjaya atau oleh sekurang-
kurangnya dua anggota Jawatankuasa itu.
KELAYAKAN / KUORUM
Pengerusi dan sekurang-kurangnya separuh daripada bilangan anggota jawatankuasa
KETETAPAN JAWATANKUASA
1) Semua ketetapan dianggap telah diluluskan dalam mesyuarat itu jika:
(a) Semua ahli JMC telah dimaklumkan ketetapan yang dicadangkan secara bertulis
(b) Ketetapan bertulis itu ditandatangani oleh semua ahli JMC
2) Jika ada persoalan yang perlu diputuskan, pengerusi hendaklah mempunyai undi
pemutus sebagai tambahan kepada undi biasanya,
21
CARTA ALIR MESYUARAT JMC
22
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
MASA
(i) Mesyuarat ini hendaklah diadakan sekali setahun dan tidak melebihi 15 belas bulan luput antara tarikh satu Mesyuarat AgungTahunan enggan yang berikutnya.(ii) Suatu mesyuarat agung tahunan badan hendaklah diadakan untukmenimbang Kumpulan Wang Penyenggaraan Bangunan dan untuk menjalankanapa-apa urusan lain yang mungkin berbangkit.
KELAYAKAN¼ daripada pembeli yang yang berhak mengundi ( hanya pembeli yang TIDAK
mempunyai tunggakan caj penyenggaraan berhak mengundi)
AGENDA
(i) Pemilihan Ahli JMC(ii) Pengesahan untuk ambil alih insurans(iii) Penetapan Caj Penyenggaraan(iv) Penetapan kadar bunga diatas kelewatan membayar caj penyenggaraan(v) Hal – hal lain berkaitan pengurusan & penyelenggaraan
23
CARTA ALIR MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
24
25
26
CONTOH –CONTOH BORANG
CONTOH : NOTIS MESYUARAT
NOTIS MESYUARAT PERTAMA …………………………………Kepada :Semua Pembeli Petak/Unit,
Dengan ini diumumkan bahawa Mesyuarat Pertama JMB…………………………akan diadakan pada…………hb………………200…………….bersamaan hari…………….., jam…………………..bertempatdi……………………………
AGENDA sek. 6 (1)
•Pemilihan Pengerusi Mesyuarat Pertama JMB•Ucapan Pengerusi Mesyuarat•Pemilihan ahli – ahli Jawatankuasa Pengurusan Bangunan•Pengesahan Pengambilan Alih Insurans•Memutuskan Kadar Penyenggaraan & Pengurusan•Memutuskan Kadar Wang Penjelas (Sinking Fund)•Memutuskan Kadar Bunga Pembayaran Lewat•Penetapan tahun kewangan berakhir•Menentukan cara pemilihan juruaudit bertauliah•Menentukan tarikh mengambil alih harta bersama serta pengurusan dan penyenggaraan harta bersama•Hal- hal lain•Penangguhan Mesyuarat Pertama
Bertarikh pada………………………….hb…………..20……….sambungan… 27
Sila ambil perhatian bahawa:
•Kuorom pada mesyuarat pertama hendaklah merupakan satu perempat (1/4) daripadapembeli yang telah membayar caj penyenggaraan kepada Akaun Penyenggaraan Bangunanpemaju. Sek 6.(2)
•Jika dalam masa setengah jam, selepas masa yang ditetapkan untuk mesyuarat, kuoromtidak diperolehi, ahli yang berhak mengundi (yang telah menjelaskan caj) yang hadirhendaklah membentuk kuorom; sek 6.(3)
•Jika selepas satu jam selepas masa yang ditetapkan untuk mesyuarat, tiada anggota yang berhak untuk mengundi hadir atau semua anggota yang hadir, enggan memegang jawatanjawatankuasa, pemaju hendaklah, dalam masa tujuh hari dari tarikh mesyuarat itu, memberitahu COB dan COB boleh;
1.Menetapkan satu tarikh baru bagi mesyuarat pertama; atau2.Melantik ejen pengurusan untuk menyenggara harta bersama bangunan sek 6.(7)
•Segala ketetapan pada mesyuarat pertama hendaklah diputuskan dengan mengangkattangan; sek 6.(7)
•Pembeli bersama tidak berhak mengundi kecuali dengan cara proksi yang dilantik bersama; dan sek 6.(5)
•Sekiranya terdapat persamaan undi,pengerusi mempunyai undi pemutus sek 6.(6)Bertarikh pada________hb_____20___.
PEMAJU28
No Nombor Parsel/unit pembeli layak
mengundi
Nombor Parsel /unit pembeli yang tidak
layak mengundi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
CONTOH : PENDAFTARAN PEMBELI & PROXYDAFTAR PEMBELI & PROXYBERHAK MENGUNDI DALAM MESYUARAT PERTAMAPenerimaan bantahan akan tamat pada ………..hb………20…………(2 hari sebelum mesyuarat)Tarikh :………………………….. Nota : Daftar ini disediakan oleh pemaju dan dipamerkan di papan kenyataan pembangunan berkenaan 14 hari sebelum tarikh Mesyuarat Pertama
No Nombor Parsel/unit
pembeli layak mengundi
Nombor Parsel /unit pembeli
yang tidak layak mengundi
1
2
3
4
5
6
7
8
Penerimaan bantahan akan tamat pada ………..hb………20…………( 2 hari sebelum mesyuarat)Tarikh :………………………….. Nota : Daftar ini disediakan oleh pemaju dan dipamerkan di papan kenyataan pembangunan berkenaan 14 hari sebelum tarikh Mesyuarat Pertama
29
NOTA :
(1) Jikalau anda melantik proksi untuk mesyuarat pertama, sila isikan borangpelantikan proksi ini dan menyerahkannya kepada pejabat pengurusan/pemajutidak kurang dari 2 hari dari tarikh mesyuarat bagi tujuan pengesahan. Pemajuberhak menolak kelewatan penyerahan borang proksi.
(2) Bagi pembeli badan korporat, wakil syarikat akan menyerahkan suratpengesahan syarikat tersebut kepada pemaju yang membenarkan wakil ituuntuk menghadiri, mengundi dan membuat apa-apa keputusan bagi pihaksyarikat berkenaan
Samb ….
30
Contoh : Borang Deklarasi Contoh : Borang Deklarasi
CONTOH BORANG DEKLARASI
JMB ………………………………………………………
Borang Deklarasi
Saya, seperti tandatangan di bawah, telah dilantik sebagai ahli jawatankuasa Badan Pengurusan Bersama pada Mesyuarat Pertama ………………………………………………………………………. ………………………………………… yang diadakan pada……………………………………………...
Butiran diri saya adalah seperti berikut :•Nama pembeli/*Badan Korporat :………………………………………………………………….…•No. Kad Pengenalan/ Passport/Syarikat:…………………………………………………………... •Alamat Kediaman :…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………..…...
•E-mel :………………………………………………………………………………………………….. •No. Tel Pejabat / Rumah :…………………………………………………………………………….
Saya, penama seperti di bawah ingin membuat deklarasi seperti berikut :-•Saya adalah pembeli petak no. …………………dalam skim pemajuan…………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………. •Saya telah membayar sepenuhnya caj Penyenggaraan Bangunan sehingga tarikh akhir seperti yang terteradidalam Mesyuarat yang Pertama3) Saya bukan seorang bankrap4) Saya tidak pernah disabitkan oleh mana-mana mahkamah undang-undang5)*Sebagai sebuah badan korporat, saya diwakili oleh pegawai diberi kuasa yang
nama dan nombor kad pengenalan adalah seperti berikut : …………..……………………........... …………………………………………………………………………………………………….…………
6) Butir-butir saya seperti yang dinyatakan di atas adalah benar dan betul.…………………………………..… Tandatangan & Meterai SyarikatNama : ……………………………………………………………………………………………………….
*Jawatan dalam badan korporat :..……………………………………………………………………….Tarikh :………………………………………………………..
(*) Potong mana yang tidak berkenaan 31
CONTOH : MINIT MESYUARAT PENUBUHAN JMB
Perkara : Mesyuarat Pertama Badan Pengurusan BersamaTaman ABC
Tempat : Dewan ABCTarikh : ……………………..Jam : ……………………..Kehadiran: 1) Nama Pemilik Berdaftar & No Petak
2) ……………………………………………………………...3) ………………………………………………………………
Kehadiran Wakil Pemaju•………………………………………………………………•………………………………………………………………
AGENDA
•Pemilihan pemegang jawatan Jawatankuasa sebagaimana yang diperuntukan dalamsubseksyen11(2);•Mengesahkan pengambilan alih insurans yang dilaksanakan oleh pemaju kepada BadanPengurusan•Tertakluk kepada subseksyen 23(2) , menentukan amaun yang hendaklah dibayar olehpembelikepada kumpulan wang penyenggaraan bangunan bagi penyenggaraan dan pengurusan
hartabersama bangunan;•Penentuan kadar bunga yang kena dibayar oleh pembeli berkenaan dengan pembayaranlewat caj;dan•Apa-apa perkara yang berkaitan dengan penyenggaraan dan pengurusan harta bersamabangunan.
32
Tarikh :Kepada : <Nama Pemaju > c/o The Management Office,<Nama Kawasan Pemajuan><Alamat>Perkara : Pelantikan ProksiSaya/Kami __________________________________________________________pembeli/pembeli bersama unit /parsel No.________________ dengan ini melantik :-Nama : ____________________________________________________________ No.K/P :____________________________________________________________ Sebagai *proksi saya/kami *wakil syarikat pada mesyuarat pertama <Nama JMB> yang akan diadakan seperti berikut selaras dengan kehendak Akta 663, Akta Bangunan Dan Harta Bersama (Penyenggaraan Dan Pengurusan) 2007.Tarikh :Masa :Tempat :
Cop Syarikat (jika berkenaan)………………………………………………………… Tandatangan Proksi
TandatanganPembeli/Pembeli Bersama
CONTOH BORANG PELANTIKAN PROXY
33
Kata Aluan
Mesyuarat telah dimulakan pada pukul................... En. X selaku wakil dari ...........(Pemaju) mengalu-alukan kedatangan semua ahli yang hadir pada mesyuarat ini. Beliau juga memberi sedikit penerangan dan penjelasan tujuan penubuhan Badan Pengurusan Bersama mengikut peruntukan akta.
Agenda (a)
Pemilihan pemegang jawatan Jawatankuasa sebagaimana yang diperuntukan dalam akta(a).1 Pengerusi Mesyuarat memaklumkan bahawa jumlah bilangan Ahli Jawatankuasa yang boleh dilantik adalah minima 5 orang dan maksima adalah seramai 12 orang bersama 1 wakil dari Pemaju. Ianya terdiri daripada :-
- 1 orang Pengerusi- 1 orang Setiausaha- 1 orang Bendahari- 9 orang Ahli Jawatankuasa- 1 orang wakil Pemaju
(a)2 Pengerusi Mesyuarat meminta supaya penduduk mengundi samada bersetuju untuk menentukan bilangan Ahli Jawatankuasa sebanyak 12 orang. En. B (A-4-06) mencadangkan untuk bersetuju terhadap bilangan tersebut dan di sokong oleh ahli sebulat suara oleh semua yang hadir.
(a)3 Nama-nama yang telah dipilih dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa adalah seperti dibawah ini dan dipersetujui sebulat suara.
34
Bil Calon Jawatan
01En.A I/C :
(A-2-10) H/P No : Pengerusi
02En.B I/C :
(A-4-06) H/P No :Timbalan Pengerusi
03En.C I/C :
(A-G-04) H/P No :Setiausaha
04Puan D I/C :
(B-G-08) H/P No :Bendahari
05En.E I/C :
(A-3-03) H/P No :AJK
BIL CALON JAWATAN
01En.A I/C :
(A-2-10) H/P No : Pengerusi
02En.B I/C :
(A-4-06) H/P No :Timbalan Pengerusi
03En.C I/C :
(A-G-04) H/P No :Setiausaha
04Puan D I/C :
(B-G-08) H/P No :Bendahari
05En.E I/C :
(A-3-03) H/P No :AJK
yang hadir.
(a).4 En.G(B-1-01) mencadangkan agar semua perlantikkan tersebut diterimapakai dan dipersetujui dan En. H (A-G-02) menyokong. Keputusan ini jugatelah dipersetujui sebulat suara oleh semua yang hadir.
35
Agenda (b)Mengesahkan pengambilan alih insurans yang dilaksanakan oleh Pemaju kepada BadanPengurusan Bersama.
(b).1 Pengerusi Mesyuarat menjelaskan bahawa premium insuran kebakaran yang telah sedia diambiloleh Pemaju adalah melalui Ejen Insurans : XYZ Berhad dan akan tamat pada ................................Bangunan tersebut telah diinsurankan sebanyak RM........................... dan jumlah premium yangdibayar adalah RM............................ – meliputi satu bangunan satu tahun sekali.
(b).2 Beliau meminta keputusan ahli untuk meneruskan atau menyemak semula polisi insurans yangsedia ada apabila tamat tempoh kelak.
(b).3 Keputusan : En. M (A-G-02) mencadangkan agar meneruskan polisi insurans yang sedia ada sehingga tamattempoh. Ianya disokong oleh En. N (B-01-08) dan dipersetujui sebulat suara oleh semua ahli yang hadir.
Agenda (c)Penentukan amaun yang perlu dibayar oleh pembeli kepada kumpulan wang penyenggaraanbangunan bagi penyenggaraan dan pengurusan harta bersama bangunan :
(c).1 Pengerusi Mesyuarat memaklumkan bahawa amaun penyenggaraan bulanan yang dikenakansekarang berjumlah RM.............. bermula dari bulan pertama iaitu ..................………………...
(c).2 Pengerusi Mesyuarat meminta keputusan semua ahli untuk mengekalkankannya atau sebaliknya.(c).3 Keputusan : En. P (B-02-10) mencadangkan agar mengekalkan RM.......... amaun wang penyenggaraan ini
sehingga Mesyuarat Penubuhan Perbadanan Pengurusan diadakan. Ianya disokong oleh En. Q (A-04-05) dandipersetujui sebulat suara oleh semua yang hadir.
36
Agenda (d)Penentuan kadar bunga yang kena dibayar oleh pembeli berkenaan dengan pembayaran lewat caj;
(d).1 Pengerusi Mesyuarat memaklumkan bahawa kadar bunga boleh dikenakan terhadap mana-manapemilik yang membayar lewat wang penyenggaraan mengikut peruntukan akta dengan surat rasmibeserta resit kutipan wang penyenggaraan.(d).2 Beliau meminta keputusan semua ahli samada bersetuju mengenakan kadar bunga atau sebaliknya.(d).3 Keputusan – En. R (B-01-7) mencadangkan agar tidak dikenakan kadar bunga terhadap sebarang pembayaranlewat sehingga Mesyuarat Penubuhan Perbadanan Pengurusan diadakan. Ianya disokong oleh Pn. S ( B-02-06) dandipersetujui sebulat suara oleh semua ahli yang hadir.
Agenda (e)Apa - apa perkara yang berkaitan dengan penyenggaraan dan pengurusan harta bersama bangunan.Contoh : Pematuhan Undang-Undang kecil ( house rules), sampah sarap, kemasukan warga asing,tunggakan kutipan penyenggaraan dsb.Akhir sekali , Pengerusi Mesyuarat memaklumkan jika masih ada saranan/aduan yang hendakdimajukan boleh dibuat kepada Badan Pengurusan Bersama yang telah dilantik.
Penutup
1)Pengerusi Mesyuarat mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan jugamengucapkan tahniah kepada mereka yang telah dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa BadanPengurusan Bersama, Taman ABC dan amat berharap mereka yang telah dilantik dapatmenjalankan tugas dengan penuh dedikasi .
37
CONTOH : AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN BERSAMA (JMC)
MESYUARAT PERTAMAJAWATANKUASA PENGURUSAN BERSAMA (JMC)
JMB...................................................................................................................AGENDA
Memutuskan :
1. Pemilihan pemegang jawatan (daripada ahli pembeli dalam JMC)a) Pengerusib) Setiausahac) Bendahari
2. Menentukan (Comment: Should be decided at the First Meeting of JMB)a) Bank kewangan untuk membuka akaunb) Penandatangan cek dan syarat berkaitannya;
3. Menentukan nilai bond yang akan dituntut daripada ejen pengurusan(jika perlu);
4. Menentukan cara pemilihan ejen5. Menentukan tarikh mesyuarat yang ke 2 JMC6. Hal-hal lain7. Penangguhan mesyuarat
Bertarikh pada ………………hb…………….20…………..
Tarikh : ………
……………
38
CONTOH MINIT MESYUARAT PERTAMA JMC
Tarikh : ……………………………… Masa :………………………………. Tempat :…….…………………………Kehadiran : …………………… orang
Ucapan pengerusi mesyuarat…………………………………………………………………..Pengerusi Mesyuarat menerangkan peruntukan akta secara ringkas dan tujuanmesyuarat ini.
1. a)Pemilihan Pengerusib) Pemilihan Setiausahac) Pemilihan Bendahari
2. (a) MEMUTUSKAN BANK KEWANGANMemutuskan membuka akaun dengan bank …………………Cawangan ………………………………………………………
b) MEMUTUSKAN PENANDATANGAN CEKMemutuskan bahawa mana-mana dua daripada tiga pegawai principal
(iaitu Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari) boleh meluluskan dan tandatangan secara berkongsi3. MENENTUKAN CARA PEMILIHAN EJEN PENGURUSAN4. MENENTUKAN TARIKH MESYUARAT KE- 2 JMC5. HAL-HAL LAIN6. PENAGGUHAN MESYUARATMesyuarat ini ditangguh pada pukul ……………………………(Setiausaha) (Pengerusi) (Pemaju)Tarikh :………………………
39
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
40
PENGURUSAN KEWANGAN
AKAUN-AKAUN YANG PERLU DITADBIR DAN DIURUS OLEH BADAN
Akaun Penyenggaraan - Maintenance Account
Untuk tujuan menyenggara dan mengurus harta bersama ( seperti lif, koridor, tangga, lobi,tangki air, parit, pembentung, paip, padang permainan, tempat letak kereta, atau mana-manabahagian yang digunakan atau dinikmati bersama oleh semua penghuni bangunan itu.
Juga untuk tujuan membayar segala perbelanjaan dan kos yang disenaraikan di bawah Akta dandiluluskan oleh Jawatankuasa Badan.
Akaun Kumpulan Wang Penjelas - Sinking Fund Account
Untuk tujuan membiayai penyenggaraan harta bersama yang memerlukan perbelanjaan yangbesar seperti mengecat mana-mana bahagian daripada harta bersama, memperoleh apa-apa hartaalih bagi kegunaan bersama atau membuat pembaharuan atau penggantian kepada lekapan (fixtire) atau lengkapan (fitting).
Juga untuk tujuan apa-apa perbelanjaan yang difikirkan perlu oleh Jawatankuasa Badan.
41
LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMBUKA AKAUN
Selepas penubuhan (Mesyuarat Pertama Badan) dan pendaftaran Badan :
Badan perlu memohon kepada pihak bank untuk membuka akaun. Antara dokumen yang diperlukan untuktujuan tersebut adalah :
Surat perakuan Pendaftaran Badan (Sijil Badan)Minit Mesyuarat Pertama BadanSenarai signatori (terdiri daripada Jawatankuasa Badan) untuk akaun semasa (cek)Salinan kad pengenalan signatori*Kebiasaanya 3 signatori diperlukan untuk membuka akaun (Pengerusi ,Setiausaha & Bendahari)
KUTIPAN CAJ PENYENGGARAAN - MAINTENANCE FEE
Badan hendaklah mendepositkan segala wang yang diterima daripada pembeli ke dalam akaun (Maintenance Account & Sinking Fund Account) dalam masa dua hari bekerja dari tempoh penerimaan wang itu.
42
LAPORAN KEWANGAN BULANAN
(Maintenance Account & Sinking Fund Account)
1. Disediakan secara bulanan atau sekurang-kurangnya setiap suku tahun.2. Empat (4) bahagian utama :
Penyata Kewangan Maintenance Account - Jumlah Kutipan dan Perbelanjaan Penyata Kewangan Sinking Fund - Jumlah Kutipan dan Perbelanjaan Penyata Balance Sheet - Aset dan Liabiliti Laporan Kutipan & Kawalan Kredit
3. Dibentangkan dalam mesyuarat bulanan Jawatankuasa.
LAPORAN KEWANGAN TAHUNAN
1. Disediakan oleh akauntan yang dilantik oleh Badan untuk Tahun Kewangan yang telah berakhir.2. Dibentangkan semasa AGM untuk kelulusan.3. Lima (5) perkara utama dalam Laporan Kewangan Tahunan :
Laporan Pemeriksa Kira-Kira/ Auditor Penyata Deklarasi oleh Badan Penyata Kewangan Balance Sheet Penyata Kutipan/ Pendapatan dan Perbelanjaan Nota Keterangan/ Penjelasan
43
4. Laporan Kewangan Tahunan perlu diaudit oleh akauntan bertauliah/ chartered accountant - berdaftar denganMalaysian Institute of Accountants (MIA).(www.mia.org.my)
5. Sesalinan Laporan Kewangan Tahunan perlu dikemukakan kepada Pesuruhjaya Bangunan seperti alamatberikut :
Pesuruhjaya BangunanMajlis Perbandaran Seberang PeraiJalan Perda Utama, Bandar Perda
14000 Bukit Mertajam
6. Contoh Laporan Kewangan (Sila rujuk Lampiran) :
Laporan Kewangan Harian - Lampiran ALaporan Kewangan Bulanan - Lampiran BLaporan Kewangan Tahunan - Lampiran C
44
PENGURUSAN ALIRAN TUNAI - Cashflow Management
Pengurusan kewangan perlu dilakukan dengan cekap dan teliti.
Pastikan kutipan/pendapatan cukup menampung segala perbelanjaan/pembayaran.
Segala perbelanjaan/pembayaran mesti berpandukan kepada bajet yang diluluskan olehJawatankuasa Badan.
Kenalpasti hutang tunggakan dan ambil tindakan yang sewajarnya.
Membuat pembayaran yang wajib setiap bulan mengikut jangkamasa yang diberikan untukelak denda atau penalti.
Laporan Pengurusan Bulanan dan Mesyuarat sewajarnya diadakan.
45
LAMPIRAN ACONTOH :LAPORAN KEWANGAN HARIAN - 01 FEBRUARI 2012BADAN PENGURUSAN TAMAN XXXX
Nota :Insuran = Purata setahun mengikut syer unit/petakCukai Tanah = Purata setahun mengikut syer unit/petakSinking Fund = Kebiasaannya dicaj tidak melebihi 10 % daripada Maintenance Fee setiap bulan
46
LAMPIRAN BCONTOH :LAPORAN KEWANGAN BULAN FEBRUARI 2012BADAN PENGURUSAN TAMAN XXXX
47
LAMPIRAN CCONTOH : LAPORAN KEWANGAN TAHUNAN
48
BADAN PENGURUSAN TAMAN xxxxLAPORAN DAN PENYATA KEWANGANBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2011
Kandungan Muka Surat
MAKLUMAT JAWATANKUASA PENGURUSAN 3
PENYATA PEGAWAI PENGURUSAN 4
LAPORAN JURUAUDIT
PENYATA KEWANGAN 5-6
i. Kunci Kira-Kira 7ii. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 8
iii. Penyata Penerimaan dan Pembayaran 9
iv. Nota-nota Kepada Penyata Kewangan 10-13
49
50
51
52
53
54
55
Kaedah-kaedah Dalaman (Seksyen 14 Akta 663)Undang-undang Kecil
( Jadual Ketiga, Seksyen 44, Akta 318)
Pemaju atau JMB dikehendaki mengadakan, menyenggara dan menguatkuasakankaedah-kaedah dalaman (house rules)
Merupakan peraturan yang ditetapkan untuk dipatuhi oleh semua penghuni dania boleh dikemaskini atau diubahsuai dari semasa ke semasa.
Peraturan ini merangkumi semua aspek termasuk keselamatan, kebersihan,penjagaan harta bersama, peraturan meletak kenderaan, pelawat dan perkara-perkara yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh pembeli atau penghuni petak.
Seperti juga pemaju dan JMB, MC juga dikehendaki menyenggara danmenguatkuasakan beberapa peraturan tetapi dalam bentuk undang-undang kecilyang ditetapkan di Jadual Ketiga Akta Hakmilik Strata 1985 [Akta 318].
56
Pemilik atau penghuni perlu mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam undang-undangkecil iaitu seperti yang berikut:
Membenarkan perbadanan dan ejen-ejennya pada setiap masa yang munasabah dandengannotis yang secukupnya (kecuali dalam hal kecemasan di mana tiada notis dikehendaki) untukmasuk ke dalam petaknya bagi maksud:
Memeriksa petak itu; Menyenggara, membaiki atau membaharui paip wayar, kabel dan saluran Menyenggara membaiki dan membaharui harta bersama dan Melaksanakan apa-apa kerja atau melakukan apa-apa perbuatan yang perlu; Dengan segera menjalankan segala kerja yang diperintahkan oleh mana-mana pihak berkuasa
awam berkenaandengan petaknya
Membaiki dan menyenggarakan petaknya; Tidak menggunakan dan membenarkan petaknya digunakan dengan sedemikian cara yang boleh
menyebabkanberlakunya kacau ganggu atau bahaya kepada mana-mana pemilik lain atau keluarga pemilik itu;
Tidak menggunakan petaknya dengan secara yang bertentangan dengan syarat-syarat penggunaanpetak;
Memberitahu perbadanan dengan serta merta mengenai apa-apa pertukaran yang dicadangkantentang pemilikan petaknya atau mengenai apa-apa urus niaga lain berhubungan dengan petak;dan
Menggunakan dan menikmati harta bersama dengan sedemikian cara yang tidak mengganggu dengan tak munasabahnya penggunaan dan penikmatan harta bersama itu oleh
pemilik lain atau oleh keluarga atau pelawat mereka.57
Undang-undang kecil juga menyenaraikan dengan jelas larangan terhadap pemilik petak iaitu:
Menggunakan petaknya bagi apa-apa maksud yang menyalahi undang-undang yang bolehmerosakkan nama baik bangunan itu;
Menggunakan bahan api atau apa-apa bahan atau material yang boleh mendatangkan asapatau wasap (fumes) atau bau yang buruk;
Membuang atau membenarkan jatuh, apa-apa kotoran atau sampah atas harta bersamakecuali ke dalam tong-tong sampah yang disenggarakan oleh pemilik atau dalam pelongsorsampah yang diperuntukkan dalam bangunan itu; atau
Memelihara apa-apa binatang dalam petaknya atau atas harta bersama yang bolehmenyebabkan kegusaran kepada mana-mana pemilik lain.
Samb….
58
Bagi memudahkan MC/JMB menguatkuasa Kaedah-kaedah Dalaman / Undang-undangKecil, dilampirkan Contoh-contoh Notis yang dikeluarkan kepada mereka yang berkaitanmengikut ketidakpatuhan mereka terhadap undang-undang kecil / kaedah dalaman yangsedang berkuatkuasa.
59
CONTOH NOTIS PENYALAHGUNAAN KAWASAN HARTA BERSAMA
60
CONTOH NOTIS TUNGGAKAN CAJ PENYENGGARAAN
61