JAWATANKUASA PEMANDU INOVASI

BPA (JPI BPA)

Unit Pasukan Inovasi

GoGreen ~ Sila cetak hanya jika perlu

LAPORAN INOVASI

BIRO PENGADUAN AWAM,

JABATAN PERDANA MENTERI

(Sehingga Julai 2010)

• Semuakementerianmemuat naikmaklum balasSKP ke lamanweb masing-masing selainpenghantarankepada pihakmedia danBPA.

AMALAN SEMASA

•Penggunaan BernamaOnline (www.bernama.com) sebagai ruang tambahanbagi semua kementerianmenyampaikan maklumbalas. Telah dilaksanamulai 1 September 2010.

INOVASI •Memperluaskanruang sebaranmaklum balas.

• Menghindarpandangannegatifterhadapperkhidmatanawam.

IMPAK

•Kementerianmencari danmerekodisu/aduan/beritadari sumber onlinesecara manual

AMALAN SEMASA

•Kerjasama denganpihak MIMOS Bhdbagi mewujudkansatu sistemdipanggil SaringanBerita Online

INOVASI•Kementerian

mendapatmaklumatisu/aduan/beritaonline secaraautomatik.

IMPAK

INOVASI PENGURUSAN ADUAN

2SKP: Surat Kepada Pengarang/Letters to Editor

•Penugasan Kesaduan dibuatoleh Pengarah(Aduan) sahaja.

AMALAN SEMASA

•Akses penugasan kesaduan dalam web BPA dibuka kepada semua KPP (Aduan) untuk terusmenguruskan aduanberkenaan tanpamenunggu penugasanPengarah (Aduan).

INOVASI

•Penugasanaduan dapatdilakukandalam masa 24 jam.

IMPAK

•Kes-kes Kompleks, tiadamaklum balas dantertunggak tidakdiuruskan secaraagresif, menunggutindakan dari agensidengan hanyamengeluarkan suratperingatan sahaja.

AMALAN SEMASA

•Mengadakanmesyuaratsecara berkaladengan agensiberkaitan

INOVASI • Dapat maklumbalas dengansegera dan kesdapatdiselesaikandengan cepat

IMPAK

INOVASI PENGURUSAN ADUAN

3

•Memantauaduan darisurat khabar.

AMALAN SEMASA

•Memperkasakanpemantauanmerangkumirangkaian televisyeniaitu, Aduan Rakyat diTV3 dan Talian Hayatdi NTV7.

INOVASI•Meningkatkan

kepekaan dankeberkesananBPA terhadappelbagai isu dansaluran aduanyang digunakanpelanggan.

IMPAK

•PelaksanaanImmediate Problem Solving Programme (IPSP) bersama YB. Dato’ Senator T. Murugiah setiap hariSelasa di PusatKomuniti SentulPerdana, Kuala Lumpur sahaja.

AMALAN SEMASA

•PerlaksanaanProgram IPSP kini diadakan diseluruh negeri.

INOVASI •Memperluaskansaluran aduan, mempromosikanBPA sertamengeratkanhubungan antaraBPA dengan orangawam/pelanggan.

IMPAK

4

•Menggunakan borangaduan biasa yang perlu diisi dalamsistem iAduansebelum Surat AkuanTerima (SAT) danSurat Kepada Agensi(SKA) dicetak untukdihantar pos/fakskepada pengadu danagensi.

AMALAN SEMASA

•PenggunaanBorang Aduan (3 helaian) semasaProgram KAB danKABB bagimempercepatkanpenyerahan SAT kepada pengadudan penyerahanSKA kepadaagensi .

INOVASI

•Menjimatkanmasa dan kos.

•Meningkatkankeberkesananproses kerja.

IMPAK

KAB: Kaunter Aduan Bergerak (hanya BPA)KABB: Kaunter Aduan Bergerak Bersepadu (pelbagai agensi)

INOVASI PENGURUSAN ADUAN

• Stok disusunmengikutkesesuaianruang dengansaiz kotak. Sukar untukdikenalpastibagi tujuankemaskinirekod/ verifikasi stok.

AMALAN SEMASA

•Penyusunan semulastok stor mengikutzon bagimemudahkan kerja-kerja kemaskini, rekod.

• Susunan secara"masuk dulu keluardulu (FIFO)“.

INOVASI

•PengurusanAset yang lebihsistematik.

IMPAK

5

INOVASI PENTADBIRAN PEJABAT

• Sistem Fail Pejabat secaramanual

AMALAN SEMASA

• Sistem Fail PejabatmenggunakanAccess dimana lokasifail boleh disemakmelalui Access danfail boleh diperolehidengan cepat

INOVASI• Fail dikesan

kurangdaripada 10 saat

IMPAK

• SemakanDaftar MasukSuratdilakukan olehPTR dan PAP sahaja secaramanual

AMALAN SEMASA

• Sistem Daftar MasukSurat menggunakanAccess dan bolehdisemak oleh semuakakitangan melaluiSharedrive

INOVASI•Memudahkan

semakan suratyang diterimaoleh semuaWarga BPA Pahang

IMPAK

•Tiada BukuChecklist HariankeselamatanKenderaan.

•Hanya buku log bagi rekodperjalanan / penggunaan.

AMALAN SEMASA

•MewujudkanBuku SemakanHarianKeselamatan Kenderaan untukmencatatkankeadaan keretadengan teliti darisemasa kesemasa.

INOVASI

•Kawalan tugas-tugas pemandudapat dilakukandengan lebih baik.

IMPAK

6Unit Pasukan Inovasi

GoGreen ~ Sila cetak hanya jika perlu

•Cetakan atas 1 muka kertas A4 sahaja.

AMALAN SEMASA

•Penggunaankedua-dua belahmuka surat.

•Draf dokumen/ kertas kerjadihantar dandipinda melaluisoft-copy.

INOVASI

•Dapatmengelakkanpembazirankertas.

•Mempercepatkanproseskerja/tindakan.

IMPAK

INOVASI PENTADBIRAN PEJABAT