pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

15
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)04 NO. KELUARAN : 01 PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 08/01/2015 MUKA SURAT : 1/15 PROSEDUR PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)04 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH SABARIAH BT SAYUTI Pustakawan 08/01/2015 DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan 08/01/2015 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 08/01/2015

Upload: lythien

Post on 22-Jan-2017

239 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 1/15

PROSEDUR PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN PENGHANTARAN

BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)04

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SABARIAH BT SAYUTI Pustakawan

08/01/2015

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

08/01/2015

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

08/01/2015

Page 2: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 2/15

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

08/01/2015 Keseluruhan Penambahbaikan proses kerja Pengarah

Page 3: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 3/15

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4 - 5

5

6

7 - 11

12 - 13

14

15

Page 4: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 4/15

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pemerosesan bahan serta

penghantaran bahan perpustakaan adalah teratur dan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai di Bahagian Pendokumentasian yang merangkumi proses

penerimaan bahan perpustakaan, pengkatalogan, pengklasan dan penghantaran

bahan perpustakaan ke semua pusat perkhidmatan PPAS.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 7.4.3 - Pemeriksaan dan pengujian

Seksyen 7.5 - Penyediaan produk dan keselamatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan proses

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan kemudahkesanan produk

Seksyen 7.5.5 - Pemeliharaan produk

Seksyen 8.3 - Kawalan produk yang tidak memenuhi spesifikasi

3.2 Resource Description & Access.

3.3 Dewey Decimal Clasification 23rd ed. 2011.

3.4 Library of Congress Subject Headings 30th ed. 2010.

3.5 Perluasan Jadual Kawasan Bagi Malaysia 1997.

3.6 Tajuk Perkara Perpustakaan Negara Malaysia. Jilid 1&2 1992.

3.7 Tajuk Perkara Tempatan 1993.

3.8 Tajuk Standard Agensi-Agensi Kerajaan dan Badan-Badan Berkanun

Sabah dan Sarawak 1996.

3.9 Fail kuasa Tajuk Perkara Kumpulan Etnik Sabah dan Sarawak 1996.

Page 5: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 5/15

3.10 OPAC (On-line Public Access Catalog).

3.11 Polisi Mengkatalog dan Mengkelas Bahan Perpustakaan Ogos 2006.

3.12 Garis panduan Menjaket Buku 2007.

3.13 Panduan RDA Malaysia – Edisi Pertama.

3.14 Tajuk Perkara Malaysia: Perluasan Library of Congress Subject Headings

3.15 Senarai Darjah Kebesaran & Gelaran Malaysia

4. DEFINISI

4.1 Pengkatalogan

Proses identifikasi bahan berdasarkan 8 kawasan utama berpandukan RDA.

4.2 Pengklasan

Menentukan nombor klas bahan mengikut Dewey Decimal Classification (DDC).

4.3 Label Tetulang Buku (Spining label)

Label yang mengandungi nombor/kod penempatan sesebuah bahan samada di atas

rak atau di mana-mana lokasi di dalam perpustakaan.

4.4 Label maklumat

Label yang mengandungi sebahagian maklumat bahan iaitu nombor perolehan,

lokasi, nombor panggilan, penanggungjawab, tajuk dan harga bahan.

4.5 Penghantaran

Proses penghantaran bahan perpustakaan ke semua pusat perkhidmatan PPAS.

Page 6: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 6/15

5. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

DOK - Bahagian Pendokumentasian

KOL - Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Koleksi

KEW/P - Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan

KB - Ketua Bahagian

PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan

PP - Pembantu Perpustakaan

PO - Pembantu Operasi

PAP - Pembantu Am Pejabat

BPD - Bahan Pandang Dengar

RDA - Resource Description & Access

DDC - Dewey Decimal Classification

LCSH - Library of Congress Subject Headings

Page 7: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 7/15

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

1.

2.

Rancang dan selia pemprosesan bahan agar dapat dilaksanakan

dengan cekap dan berkesan.

Pastikan peralatan dalam keadaan baik dan sempurna.

KB

3.

Penerimaan Bahan

Terima bahan dari KOL dan pastikan ia memenuhi spesifikasi yang

telah ditetapkan.

PP

4. Semak jumlah naskhah/ unit bahan berdasarkan catatan di slip

aliran kerja.

5. Sekiranya bahan lengkap, letakkan bahan buku di Rak Buku Untuk

Dikatalog dan bahan BPD di Rak Bahan BPD Untuk Dikatalog

6.

Bahan yang lengkap dan sedia untuk dikatalog dan diklas mengikut

tindakan 10.

PPP

7.

Sekiranya bahan tidak lengkap, rekodkan bahan di borang

Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.

PP

Page 8: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 8/15

TINDAKAN T/JAWAB

8.

Dapatkan tandatangan pengesahan daripada KB pada borang

tersebut.

PP

9.

Kembalikan bahan yang tidak lengkap ke KOL berserta dengan

borang Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.

10.

Mengkatalog dan Mengklas Bahan

Dapatkan rekod bibliografi di dalam modul Katalog. (Rujuk Manual

Virtua Cataloging: Creating Bibliographics Records 025.30285,

Virtua Cataloging: Configuration and Authority Control 025.30285)

PPP/ PP

11. Mengkatalog dan mengklas berpandukan RDA, DDC dan LCSH.

12. Letakkan bahan yang telah dikatalog dan diklas di rak.

13.

Semak bahan yang telah dikatalog dan diklas oleh PPP.

KB

14.

Letakkan semua bahan di Rak Cetak dan Tampal label tetulang

buku.

PP/ PO/ PAP

Page 9: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 9/15

TINDAKAN T/JAWAB

15.

Cetak dan tampal label tetulang buku. (Rujuk AK/PPAS/07-08)

PP/PO/PAP

16. Letak bahan di Rak Cetak dan Tampal Label Maklumat

17.

a) Cetak Label Maklumat (Rujuk AK/PPAS/09)

b) Tampal Label Maklumat dan Slip Tarikh Pemulangan. (Rujuk

AK/PPAS/09-10)

c) Tampal poket buku bersama kad pinjaman pada bahan bagi

pusat perkhidmatan yang tiada sistem pengkomputeran. (Rujuk

AK/PPAS/10)

PO/PAP

18.

Menjaket bahan jika perlu. (Rujuk Garis panduan Menjaket Buku

2007)

PO/PAP

19.

Sediakan perangkaan bagi bahan yang telah siap diproses (Rujuk

lampiran 3 – 6).

PP

20.

Pengagihan dan Penghantaran Bahan

Agih bahan mengikut penempatan yang telah ditetapkan.

PAP

Page 10: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 10/15

TINDAKAN T/JAWAB

21.

22.

Pastikan stor bebas daripada serangga perosak dan sentiasa

berkeadaan kering dan kemas.

Pastikan bahan yang diagih oleh PAP adalah mengikut destinasi

penempatan yang ditetapkan.

PPP

23.

Sedia dan cetak Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses

mengikut kategori bagi setiap lokasi pusat perkhidmatan yang

hendak dihantar sebanyak dua salinan. (Rujuk lampiran 1 dan 2).

PP

24.

Ikat dan simpan bahan yang telah diagih di dalam Bilik Transit,

sementara menunggu penghantaran.

PAP

25.

Hantar bahan yang telah siap diproses berserta Senarai

Penghantaran ke semua pusat perkhidmatan PPAS seperti

dijadualkan.

PP/PAP

Page 11: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 11/15

TINDAKAN T/JAWAB

26.

Pastikan satu salinan Senarai Penghantaran ditandatangani oleh

wakil pusat perkhidmatan sebagai tanda pengesahan penerimaan.

PP

27. Failkan Senarai Penghantaran.

Page 12: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 12/15

7. CARTA ALIRAN KERJA TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Pastikan pemprosesan bahan sempurna.

PP - Terima bahan dari KOL

Tidak

Ya

- Jumlah bahan sama dengan slip aliran kerja?

- Letakkan bahan di rak untuk dikatalog.

PPP - Mengkatalog dan mengklas bahan.

KB - Semak bahan yang dikatalog.

PP/ PO/ PAP

- Cetak dan tampal label tetulang buku.

PO/ PAP - Cetak dan tampal label maklumat & slip pemulangan.

MULA

Kembalikan bahan ke bahagian KOL bersama borang Pemulangan Bahan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

Page 13: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 13/15

TINDAKAN T/ JAWAB

PO/ PAP - Tampal poket dan kad pinjaman (bagi perpustakaan tanpa sistem)

PO/ PAP - Menjaket buku

PP - Sediakan perangkaan bahan bulan/ tahunan

PAP - Agih bahan mengikut penempatan yang ditetapkan.

PPP - -

Pastikan stor bebas serangga, kering & kemas. Pastikan agihan oleh PAP ikut destinasi

PP - Sedia & cetak Senarai Penghantaran bahan diproses

PAP - Ikat dan simpan bahan di dalam Bilik Transit

PP/ PAP - Hantar bahan ke pusat perkhidmatan ikut jadual

PP - Terima dan fail Senarai Penerimaan Bahan yang lengkap

TAMAT

Page 14: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 14/15

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

8.1

Fail Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses (No. Fail PA 3.4/2)

DOK

5 tahun

8.2 Fail Senarai Bahan Yang Telah Diproses (No. Fail PA 3.4/3)

DOK 5 tahun

Page 15: pengkatalogan, pengklasan & penghantaran bahan perpustakaan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGKATALOGAN, PENGKLASAN DAN

PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 08/01/2015

MUKA SURAT : 15/15

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1 Contoh Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses (Buku) PPAS (KAT) 634(a)

Lampiran 1

9.2 Contoh Senarai Penghantaran bahan yang telah diproses (APD) PPAS (KAT) 634(b)

Lampiran 2

9.3 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Bulanan (Buku) PPAS (KAT) 637(a)

Lampiran 3

9.4 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Bulanan (APD) PPAS (KAT) 637(b)

Lampiran 4

9.5 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Tahunan (Buku) PPAS (KAT) 637(c)

Lampiran 5

9.6 Contoh Perangkaan Bahan Yang Telah Diproses Tahunan (APD) PPAS (KAT) 637(d)

Lampiran 6