cara-cara menguruskan fail sekolah rendah dan sekolah menengah
TRANSCRIPT
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
1/50
SISTEM PEMFAILANTAKLIMAT :
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
2/50
PENGENALAN
PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5
TAHUN 2007BERKUATKUASA 30 April, 2007
PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
3/50
PENGENALAN
BHG. I Pengurusan Am Pejabat
BHG. II Pentadbiran Sumber Manusia
BHG. III Keperbadian Dan Keterampilan
BHG. IV Pengurusan Perhubungan Pelanggan
BHG. V Sistem Penyampaian PerkhidmatanBHG. VI Urusan Surat Kerajaan
BHG. VII Pengurusan FailBHG. VIII Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam
BHG. IX Pengurusan Komunikasi Dan TeknologiMaklumat
BHG. X Inventori dan Bekalan Pejabat
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
4/50
PENGURUSAN FAILBAHAGIAN VII :
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
5/50
Berasal dari perkataan latin : fillum
Seutas benang untuk mengikat dokumensupaya tidak tercicir.
Satu folder di mana di dalamnya surat-suratandisusun dengan cermat dan teratur, diberitajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.
Alat yang dinomborkan dan didaftarkanmengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk
menyimpan dokumen yang berkaitan dengansatu-satu perkara atau subjek.
Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alattersebut.
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
6/50
Proses menyimpan segala rekoddan dokumen untuk simpan selamatatau satu rantaian aktiviti yang
bermula dan berakhir.
Satu proses Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan DanPelupusan Rekod supaya mudahdiperolehi dengan cepat biladikehendaki.
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
7/50
Mengandungi dokumen, surat dan
catatan minit.
Meliputi pembukaan, pendaftaran,
pergerakan, penyimpanan,
pemindahan dan pelupusan.
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
8/50
PEMFAILAN
Membantu agensi awam melaksanakan urusan
pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur
dan berkesan.
Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sediaada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat
dijadikan panduan kepada agensi awam.
Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang
sistematik, cekap dan berkesan di jabatan.
Membantu pegawai atau staff yang terlibat
dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka.
Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam
Anugerah MS ISO.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
9/50
Alat perhubungan
Menguruskan maklumat jabatan/agensi
Membantu membuat keputusan
Mengambil tindakan
Mengekalkan ingatan
Bahan rujukan utama
Bahan bukti
Bahan penyelidikan
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
10/50
TERBUKA (Am 435 Pin. 1/80)
SAMPUL KECIL (Am 435A Pin. 1/82)
TERHAD (TANDA TERHAD) Putih
SULIT (Am 436) Hijau
RAHSIA (Am 437) Merah Jambu
Berpalang Merah
RAHSIA BESAR (Am 438) Kuning
Berpalang Merah
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
11/50
Peruntukan Undang-Undang Bhg.A (PU.A)
Akta Arkib Negara
Akta Rahsia Rasmi 1972
Peraturan Pentadbiran
Arahan PerkhidmatanBAB 4Sistem Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5Tahun 2007
PPP Bhg. VII
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
12/50
PEMFAILAN
Fail manila kad tidak banyak gunakan
ruang.
Mudah disedia dan mudah disimpan.
Murah dan mudah diperoleh.
Cara mudah diperluas dan diguna
berterusan.
Rekod mudah dicari bila perlu.
Cross referencemaklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
13/50
PEMFAILAN
Mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan hal pentadbiran,bangunan dan harta, kelengkapan
dan bekalan, kewangan dan
personel.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
14/50
Fail Urusan Am (house keeping files)
- Pentadbiran Am : 100
- Bangunan dan Harta(Aset Tetap) : 200
- Kelengkapan dan Bekalan(Aset Alih) : 300
- Kewangan : 400- Personel : 500
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
15/50
Mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan fungsi danaktiviti asas jabatan.
PEMFAILAN
Fail Urusan Fungsian (function files)
- Pengurusan Kurikulum : 600- Pengurusan Kokurikulum : 700
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
16/50
PEMFAILAN
Terbuka
Terperingkat :Dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan
- Rahsia Besar- Rahsia
- Sulit
- Terhad
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
17/50
PEMFAILAN
TERBUKA - Tiada had
TERHAD - Pegawai yang
menjalankan
tugas
SULIT - Individu
RAHSIA - Maruah Negara
RAHSIA
BESAR - Keselamatan
Negara
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
18/50
Rahsia Besar :
Boleh menyebabkan kerosakanbesar kepada negara.
Rahsia :Boleh membahayakan keselamatannegara.
Sulit :
Boleh memudaratkan kepentinganatau martabat negara.
Terhad :
Boleh menghalang kelicinan prosespentadbiran.
PEMFAILAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
19/50
PEMFAILAN
Maklumat tentang urusan
kerajaan yang masih dalam
proses perancangan adalah
merupakan antara rahsia besar
kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di
dalam fail berwarna kuning dan
berpalang (X) merah memenuhi
kulit hadapan fail.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
20/50
PEMFAILAN
Urusan berkaitan dengan
program pembangunan
kerajaan dianggap sebagai
maklumat berkelas Rahsia.
Fail yang menyimpan maklumat
pengelasan rahsia berwarna
merah jambu dan berpalang (X)
merah memenuhi kulit hadapan
fail.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
21/50
PEMFAILAN
Urusan yang berkaitan dengansesuatu keputusan kerajaan
dianggap sulit walaupun telahdiumumkan oleh Menteri.
Begitu juga urusantatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpandalam fail warna hijau mudadan dicatat sebagai SULIT.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
22/50
PEMFAILAN
Biasanya sesebuah jabatan
mempunyai fail yang edarannya
terhad disebabkan maklumat
yang terkandung di dalamnya .
Maklumat seperti butiran
peribadi staf dianggap sebagai
maklumat terhad.
Fail jenis ini berwarna putih.
TERHAD
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
23/50
PEMFAILAN
Kebanyakan fail di sesebuah
jabatan adalah jenis terbuka,
iaitu fail-fail berkaitan dengan
pengurusan harian sesebuah
jabatan.
Fail-fail pentadbiran adalah
tergulung dalam kategori ini.
Fail jenis ini berwarna putih.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
24/50
PEMFAILAN
Sampul kecil ialah fail
sementara diwujudkan
berlandaskan fail utamanya.
Warna fail ialah kuning atau
coklat.
Fail timbul mengandungibahan-bahan yang belum
diedarkan kepada pegawai-
pegawai atau untuk perhatian
pegawai atasan.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
25/50
PEMBUKAAN FAILPROSEDUR :
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
26/50
PROSEDUR
Sebelum sesuatu fail dibuka, adalah menjadi
tanggungjawab utama untuk menyemak dan
memastikan fail berkenaan sudah dibuka ataupun
belum dibuka. Kecuaian membuka fail kadang-
kadang akan menyebabkan perkara-perkara
berikut :
a. Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor
yang sama.
b. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang samatetapi nombor yang berlainan.
c. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan
tetapi nombor yang sama.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
27/50
PROSEDUR
Untuk elak adalah menjadi tanggungjawab utamauntuk mengikuti langkah-langkah berikut :
a. Semak setiap surat/memo yang diterima
mempunyai nombor rujukan fail.
b. Baca isi kandungan surat dengan cermat dansemak perkara utama dalam surat.
c. Semak panduan-panduan yang sedia ada
seperti doket, abjad, senarai fail, buku daftar
fail, komputer dan lain-lain panduan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, akan
dapat memastikan fail sudah atau belum dibuka.
Sekiranya fail belum dibuka barulah fail baru perlu
dibuka.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
28/50
Isi surat menentukan tajuk.
Jelas, ringkas dan padat.Tidak guna singkatan seperti BPR, BPR, ANM,
PPR , MNI, BMW dll.
Elak guna perkataan/ejaan sama yang
mempunyai makna berlainan (homographs)
contohnya kabinet, bahagian kabinet dll.
Berdasarkan fungsi jabatan/agensi.
Nombor fail ikut kod sistem fail sedia ada.
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
29/50
Tajuk, nombor rujukan dan tarikh
pembukaan dicatat di atas kulit fail.
Daftarkan fail baru ke dalam rekod
pendaftaran fail.
Setelah menerima surat, hendaklah
dikandungkan ke dalam fail
berkenaan.
Kandungkan surat mengikut taraf
terperingkat.
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
30/50
JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003
Kod Sekolah
Taraf
keselamatan
Kumpulan Utama
Tajuk Utama
Sub Tajuk Utama(Aktiviti)
TAJUK FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)
Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
31/50
JBB1005 / 100-09 / 10 / 004
Kod SekolahKumpulan Utama
Tajuk Utama
Sub Tajuk Utama(Aktiviti)
Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
32/50
JBB1005 / FP : A-81679
Kod SekolahNama Ringkas
Bagi Fail Peribadi
Nombor Fail Peribadidi Jabatan
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
33/50
PROSEDUR
PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008
JBB1005 / 100-1 / 01
100
-1
/01
150
Pentadbiran Am
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
34/50
PROSEDUR
Pertama :
Tarikh kandungan pertama yangdimasukkan ke dalam fail.
Akhir :
Tarikh lampiran/surat terakhir
dicatat sebelum fail ditutup.Bukan tarikh terima surat atautarikh surat atau tarikh tutup fail.
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
35/50
KERTAS MINITPENULISAN :
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
36/50
Buka surat dan copkan tarikh terima.
Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat
(Am 10).
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian.
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan.
Dapatkan fail dan kandungkan surat
dalam fail berkenaan.
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
37/50
Catatkan bilangan kandungan fail di
sudut kanan atas surat.
Nombor kandungan diletakkan dalam
bulatan.
Surat diterima, nombor dan bulatan perlu
ditanda dengan warna merah.
Surat dihantar keluar, nombor dan
bulatan perlu ditanda warna biru atau
hitam.
PENULISAN
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
38/50
Setiap fail perlu ada kertas minit.
Kertas minit digunakan untuk mencatat
semua surat-surat masuk dan keluar sertatindakan atau catatan berkaitan dengan isi
kandungan surat-surat berkenaan.
Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat
merah.
Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat
biru/hitam.
PENULISAN
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
39/50
PENULISAN
Surat bertarikh . daripada ..
..dikandung pada ..
Surat bertarikh . kepada ....
. dihantar pada ..
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
40/50
Semua perenggan dalam sesuatu
minit, melainkan perengganpertama hendaklah diberinombor.
Minit dengan tulisan tanganhendaklah ditulis dengan jelas.
PENULISAN
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
41/50
Kertas Minit
No. Fail : m.s : 1/1
Surat /
MemoPekelling
bertarikh
dimasukkan
pada
Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
5.4.2012 15.4.201220
JBB1005/100-01/01/002
Pen.Kanan Tadbiran,Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.
2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.Terima kasih.
t.t. Ringkas
tarikh
PENULISAN
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
42/50
Kertas Minit
No. Fail : m.s : 1/1JBA8011/100-01/01/002
PENULISAN
Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui.Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada16.4.2012.t.t. Ringkas
tarikh
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
43/50
Surat-surat tersalah masuk fail.
Pindaan surat perlu
mengandungi : Tajuk Surat,
No.Rujukan Surat, Daripada,
Dipindah ke Dalam Fail, DipindahOleh dan Tarikh.
PENULISAN
PENULISAN
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
44/50
PENULISAN
Tajuk Surat: ................. ...
No.Rujukan Surat: .......
Daripada: ..........
Dipindah ke dalam Fail: ..
Dipindah oleh: ..
Tarikh: ......
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
45/50
TUTUP BUKA FAILPROSEDUR :
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
46/50
PROSEDUR
Membuka Sampul Kecil sebagaiTindakan Fail Sementara- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu
buka sampul kecil.
- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan
apabila fail berkenaan dijumpai.
- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal.
- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru
perlu dibuka.
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
47/50
PROSEDUR
Fail perlu ditutup sekiranya telah
mengandungi 100 kandungan atau
ketebalannya 4 sentimeter, mana yang
terdahulu.
Di atas kulit fail yang telah ditutup itu
hendaklah dipalang dengan dakwatmerah dan dicatatkan perkataan
DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan
dakwat biru atau hitam menggunakan
dakwat kekal.
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
48/50
PROSEDUR
PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008
JBB1005 / 100-1 / 01
100-1
/01
150
Pentadbiran Am
PROSEDUR
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
49/50
PROSEDUR
Di atas kulit fail yang baru pula
hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor
rujukan yang sama beserta dengan
catatan Jilid 2 (Jld. 2).
PEKELILING IKHTISAS
JBB1005 / 100-1 / 01 Jld.2
100-1/01
151
Pentadbiran Am
-
7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah
50/50
SEKIAN
HUSSIN BIN HAMIDONPENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI
B.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005
DIPLOMA (edu) (IB Kuala Lumpur) 1992
KEJURULATIHAN : LEAD AUDITOR, INTERNATIONAL
REGISTER OF CERTIFICATED AUDITORS (IRCA UK) 2011
TARIKH LAHIR : 22 OKTOBER 1971
TEMPAT LAHIR : JOHOR BAHRU, JOHORALAMAT BERTUGAS : PEJABAT PELAJARAN DAERAH
PASIR GUDANG
d/a SK SERI KOTA PUTERI 4,
JALAN PENAGA,
BANDAR BARU KOTA PUTERI,
81750 MASAI, JOHOR