cara-cara menguruskan fail sekolah rendah dan sekolah menengah

Upload: azmady

Post on 14-Apr-2018

263 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    1/50

    SISTEM PEMFAILANTAKLIMAT :

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    2/50

    PENGENALAN

    PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5

    TAHUN 2007BERKUATKUASA 30 April, 2007

    PANDUAN PENGURUSAN

    PEJABAT

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    3/50

    PENGENALAN

    BHG. I Pengurusan Am Pejabat

    BHG. II Pentadbiran Sumber Manusia

    BHG. III Keperbadian Dan Keterampilan

    BHG. IV Pengurusan Perhubungan Pelanggan

    BHG. V Sistem Penyampaian PerkhidmatanBHG. VI Urusan Surat Kerajaan

    BHG. VII Pengurusan FailBHG. VIII Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan

    Pelupusan Rekod Awam

    BHG. IX Pengurusan Komunikasi Dan TeknologiMaklumat

    BHG. X Inventori dan Bekalan Pejabat

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    4/50

    PENGURUSAN FAILBAHAGIAN VII :

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    5/50

    Berasal dari perkataan latin : fillum

    Seutas benang untuk mengikat dokumensupaya tidak tercicir.

    Satu folder di mana di dalamnya surat-suratandisusun dengan cermat dan teratur, diberitajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.

    Alat yang dinomborkan dan didaftarkanmengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk

    menyimpan dokumen yang berkaitan dengansatu-satu perkara atau subjek.

    Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alattersebut.

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    6/50

    Proses menyimpan segala rekoddan dokumen untuk simpan selamatatau satu rantaian aktiviti yang

    bermula dan berakhir.

    Satu proses Klasifikasi,

    Penyusunan, Penyimpanan DanPelupusan Rekod supaya mudahdiperolehi dengan cepat biladikehendaki.

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    7/50

    Mengandungi dokumen, surat dan

    catatan minit.

    Meliputi pembukaan, pendaftaran,

    pergerakan, penyimpanan,

    pemindahan dan pelupusan.

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    8/50

    PEMFAILAN

    Membantu agensi awam melaksanakan urusan

    pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur

    dan berkesan.

    Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sediaada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat

    dijadikan panduan kepada agensi awam.

    Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang

    sistematik, cekap dan berkesan di jabatan.

    Membantu pegawai atau staff yang terlibat

    dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka.

    Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam

    Anugerah MS ISO.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    9/50

    Alat perhubungan

    Menguruskan maklumat jabatan/agensi

    Membantu membuat keputusan

    Mengambil tindakan

    Mengekalkan ingatan

    Bahan rujukan utama

    Bahan bukti

    Bahan penyelidikan

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    10/50

    TERBUKA (Am 435 Pin. 1/80)

    SAMPUL KECIL (Am 435A Pin. 1/82)

    TERHAD (TANDA TERHAD) Putih

    SULIT (Am 436) Hijau

    RAHSIA (Am 437) Merah Jambu

    Berpalang Merah

    RAHSIA BESAR (Am 438) Kuning

    Berpalang Merah

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    11/50

    Peruntukan Undang-Undang Bhg.A (PU.A)

    Akta Arkib Negara

    Akta Rahsia Rasmi 1972

    Peraturan Pentadbiran

    Arahan PerkhidmatanBAB 4Sistem Fail

    Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5Tahun 2007

    PPP Bhg. VII

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    12/50

    PEMFAILAN

    Fail manila kad tidak banyak gunakan

    ruang.

    Mudah disedia dan mudah disimpan.

    Murah dan mudah diperoleh.

    Cara mudah diperluas dan diguna

    berterusan.

    Rekod mudah dicari bila perlu.

    Cross referencemaklumat berkaitan

    dimasukkan dalam fail berkenaan.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    13/50

    PEMFAILAN

    Mengandungi surat dan dokumen

    lampiran berkaitan hal pentadbiran,bangunan dan harta, kelengkapan

    dan bekalan, kewangan dan

    personel.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    14/50

    Fail Urusan Am (house keeping files)

    - Pentadbiran Am : 100

    - Bangunan dan Harta(Aset Tetap) : 200

    - Kelengkapan dan Bekalan(Aset Alih) : 300

    - Kewangan : 400- Personel : 500

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    15/50

    Mengandungi surat dan dokumen

    lampiran berkaitan fungsi danaktiviti asas jabatan.

    PEMFAILAN

    Fail Urusan Fungsian (function files)

    - Pengurusan Kurikulum : 600- Pengurusan Kokurikulum : 700

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    16/50

    PEMFAILAN

    Terbuka

    Terperingkat :Dikelaskan mengikut peringkat

    keselamatan selaras dengan

    Arahan Keselamatan

    - Rahsia Besar- Rahsia

    - Sulit

    - Terhad

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    17/50

    PEMFAILAN

    TERBUKA - Tiada had

    TERHAD - Pegawai yang

    menjalankan

    tugas

    SULIT - Individu

    RAHSIA - Maruah Negara

    RAHSIA

    BESAR - Keselamatan

    Negara

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    18/50

    Rahsia Besar :

    Boleh menyebabkan kerosakanbesar kepada negara.

    Rahsia :Boleh membahayakan keselamatannegara.

    Sulit :

    Boleh memudaratkan kepentinganatau martabat negara.

    Terhad :

    Boleh menghalang kelicinan prosespentadbiran.

    PEMFAILAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    19/50

    PEMFAILAN

    Maklumat tentang urusan

    kerajaan yang masih dalam

    proses perancangan adalah

    merupakan antara rahsia besar

    kerajaan.

    Maklumat ini dimuatkan di

    dalam fail berwarna kuning dan

    berpalang (X) merah memenuhi

    kulit hadapan fail.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    20/50

    PEMFAILAN

    Urusan berkaitan dengan

    program pembangunan

    kerajaan dianggap sebagai

    maklumat berkelas Rahsia.

    Fail yang menyimpan maklumat

    pengelasan rahsia berwarna

    merah jambu dan berpalang (X)

    merah memenuhi kulit hadapan

    fail.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    21/50

    PEMFAILAN

    Urusan yang berkaitan dengansesuatu keputusan kerajaan

    dianggap sulit walaupun telahdiumumkan oleh Menteri.

    Begitu juga urusantatakelakuan pegawai awam.

    Maklumat berkenaan disimpandalam fail warna hijau mudadan dicatat sebagai SULIT.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    22/50

    PEMFAILAN

    Biasanya sesebuah jabatan

    mempunyai fail yang edarannya

    terhad disebabkan maklumat

    yang terkandung di dalamnya .

    Maklumat seperti butiran

    peribadi staf dianggap sebagai

    maklumat terhad.

    Fail jenis ini berwarna putih.

    TERHAD

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    23/50

    PEMFAILAN

    Kebanyakan fail di sesebuah

    jabatan adalah jenis terbuka,

    iaitu fail-fail berkaitan dengan

    pengurusan harian sesebuah

    jabatan.

    Fail-fail pentadbiran adalah

    tergulung dalam kategori ini.

    Fail jenis ini berwarna putih.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    24/50

    PEMFAILAN

    Sampul kecil ialah fail

    sementara diwujudkan

    berlandaskan fail utamanya.

    Warna fail ialah kuning atau

    coklat.

    Fail timbul mengandungibahan-bahan yang belum

    diedarkan kepada pegawai-

    pegawai atau untuk perhatian

    pegawai atasan.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    25/50

    PEMBUKAAN FAILPROSEDUR :

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    26/50

    PROSEDUR

    Sebelum sesuatu fail dibuka, adalah menjadi

    tanggungjawab utama untuk menyemak dan

    memastikan fail berkenaan sudah dibuka ataupun

    belum dibuka. Kecuaian membuka fail kadang-

    kadang akan menyebabkan perkara-perkara

    berikut :

    a. Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor

    yang sama.

    b. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang samatetapi nombor yang berlainan.

    c. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan

    tetapi nombor yang sama.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    27/50

    PROSEDUR

    Untuk elak adalah menjadi tanggungjawab utamauntuk mengikuti langkah-langkah berikut :

    a. Semak setiap surat/memo yang diterima

    mempunyai nombor rujukan fail.

    b. Baca isi kandungan surat dengan cermat dansemak perkara utama dalam surat.

    c. Semak panduan-panduan yang sedia ada

    seperti doket, abjad, senarai fail, buku daftar

    fail, komputer dan lain-lain panduan.

    Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, akan

    dapat memastikan fail sudah atau belum dibuka.

    Sekiranya fail belum dibuka barulah fail baru perlu

    dibuka.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    28/50

    Isi surat menentukan tajuk.

    Jelas, ringkas dan padat.Tidak guna singkatan seperti BPR, BPR, ANM,

    PPR , MNI, BMW dll.

    Elak guna perkataan/ejaan sama yang

    mempunyai makna berlainan (homographs)

    contohnya kabinet, bahagian kabinet dll.

    Berdasarkan fungsi jabatan/agensi.

    Nombor fail ikut kod sistem fail sedia ada.

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    29/50

    Tajuk, nombor rujukan dan tarikh

    pembukaan dicatat di atas kulit fail.

    Daftarkan fail baru ke dalam rekod

    pendaftaran fail.

    Setelah menerima surat, hendaklah

    dikandungkan ke dalam fail

    berkenaan.

    Kandungkan surat mengikut taraf

    terperingkat.

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    30/50

    JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003

    Kod Sekolah

    Taraf

    keselamatan

    Kumpulan Utama

    Tajuk Utama

    Sub Tajuk Utama(Aktiviti)

    TAJUK FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)

    Sub-sub Tajuk

    Utama (Sub-Aktiviti)

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    31/50

    JBB1005 / 100-09 / 10 / 004

    Kod SekolahKumpulan Utama

    Tajuk Utama

    Sub Tajuk Utama(Aktiviti)

    Sub-sub Tajuk

    Utama (Sub-Aktiviti)

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    32/50

    JBB1005 / FP : A-81679

    Kod SekolahNama Ringkas

    Bagi Fail Peribadi

    Nombor Fail Peribadidi Jabatan

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    33/50

    PROSEDUR

    PEKELILING IKHTISAS

    02/10/2008

    JBB1005 / 100-1 / 01

    100

    -1

    /01

    150

    Pentadbiran Am

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    34/50

    PROSEDUR

    Pertama :

    Tarikh kandungan pertama yangdimasukkan ke dalam fail.

    Akhir :

    Tarikh lampiran/surat terakhir

    dicatat sebelum fail ditutup.Bukan tarikh terima surat atautarikh surat atau tarikh tutup fail.

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    35/50

    KERTAS MINITPENULISAN :

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    36/50

    Buka surat dan copkan tarikh terima.

    Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat

    (Am 10).

    Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk

    diminitkan kecuali surat untuk perhatian.

    Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk

    tindakan.

    Dapatkan fail dan kandungkan surat

    dalam fail berkenaan.

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    37/50

    Catatkan bilangan kandungan fail di

    sudut kanan atas surat.

    Nombor kandungan diletakkan dalam

    bulatan.

    Surat diterima, nombor dan bulatan perlu

    ditanda dengan warna merah.

    Surat dihantar keluar, nombor dan

    bulatan perlu ditanda warna biru atau

    hitam.

    PENULISAN

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    38/50

    Setiap fail perlu ada kertas minit.

    Kertas minit digunakan untuk mencatat

    semua surat-surat masuk dan keluar sertatindakan atau catatan berkaitan dengan isi

    kandungan surat-surat berkenaan.

    Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat

    merah.

    Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat

    biru/hitam.

    PENULISAN

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    39/50

    PENULISAN

    Surat bertarikh . daripada ..

    ..dikandung pada ..

    Surat bertarikh . kepada ....

    . dihantar pada ..

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    40/50

    Semua perenggan dalam sesuatu

    minit, melainkan perengganpertama hendaklah diberinombor.

    Minit dengan tulisan tanganhendaklah ditulis dengan jelas.

    PENULISAN

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    41/50

    Kertas Minit

    No. Fail : m.s : 1/1

    Surat /

    MemoPekelling

    bertarikh

    dimasukkan

    pada

    Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)

    5.4.2012 15.4.201220

    JBB1005/100-01/01/002

    Pen.Kanan Tadbiran,Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.

    2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.Terima kasih.

    t.t. Ringkas

    tarikh

    PENULISAN

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    42/50

    Kertas Minit

    No. Fail : m.s : 1/1JBA8011/100-01/01/002

    PENULISAN

    Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui.Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada16.4.2012.t.t. Ringkas

    tarikh

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    43/50

    Surat-surat tersalah masuk fail.

    Pindaan surat perlu

    mengandungi : Tajuk Surat,

    No.Rujukan Surat, Daripada,

    Dipindah ke Dalam Fail, DipindahOleh dan Tarikh.

    PENULISAN

    PENULISAN

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    44/50

    PENULISAN

    Tajuk Surat: ................. ...

    No.Rujukan Surat: .......

    Daripada: ..........

    Dipindah ke dalam Fail: ..

    Dipindah oleh: ..

    Tarikh: ......

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    45/50

    TUTUP BUKA FAILPROSEDUR :

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    46/50

    PROSEDUR

    Membuka Sampul Kecil sebagaiTindakan Fail Sementara- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu

    buka sampul kecil.

    - Jadikan sampul kecil sebagai kandungan

    apabila fail berkenaan dijumpai.

    - Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal.

    - Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru

    perlu dibuka.

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    47/50

    PROSEDUR

    Fail perlu ditutup sekiranya telah

    mengandungi 100 kandungan atau

    ketebalannya 4 sentimeter, mana yang

    terdahulu.

    Di atas kulit fail yang telah ditutup itu

    hendaklah dipalang dengan dakwatmerah dan dicatatkan perkataan

    DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan

    dakwat biru atau hitam menggunakan

    dakwat kekal.

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    48/50

    PROSEDUR

    PEKELILING IKHTISAS

    02/10/2008

    JBB1005 / 100-1 / 01

    100-1

    /01

    150

    Pentadbiran Am

    PROSEDUR

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    49/50

    PROSEDUR

    Di atas kulit fail yang baru pula

    hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor

    rujukan yang sama beserta dengan

    catatan Jilid 2 (Jld. 2).

    PEKELILING IKHTISAS

    JBB1005 / 100-1 / 01 Jld.2

    100-1/01

    151

    Pentadbiran Am

  • 7/30/2019 Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

    50/50

    SEKIAN

    HUSSIN BIN HAMIDONPENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI

    B.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005

    DIPLOMA (edu) (IB Kuala Lumpur) 1992

    KEJURULATIHAN : LEAD AUDITOR, INTERNATIONAL

    REGISTER OF CERTIFICATED AUDITORS (IRCA UK) 2011

    TARIKH LAHIR : 22 OKTOBER 1971

    TEMPAT LAHIR : JOHOR BAHRU, JOHORALAMAT BERTUGAS : PEJABAT PELAJARAN DAERAH

    PASIR GUDANG

    d/a SK SERI KOTA PUTERI 4,

    JALAN PENAGA,

    BANDAR BARU KOTA PUTERI,

    81750 MASAI, JOHOR