pengajian perniagaan
Embed Size (px)
DESCRIPTION
TRANSCRIPT

PENGORGANISASIAN
FIRDAUSADHA
SHADATULWANY
SHAHIDAH

DEFINISI• PENGORGANISASIAN IALAH PROSES PENYUSUNAN DAN PENYELARASAN YANG MELIBATKAN PENGAGIHAN SUMBER DALAM ORGANISASI UNTUK MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI• PENNGORGANISASIAN DIKAITKAN DENGAN PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI,PENGAGIHAN TUGAS,PENGKHUSUSAN KERJA,PEMBENTUKAN PERATURAN,TATACARA DAN DASAR SERTA PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN
KEPENTINGANFUNGSI PENGORGANISASIAN MEMPUNYAI KEPENTINGAN YANG BERIKUT:1.MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN CEKAPo SUMBER ORGANISASI BOLEH DIAGAIHKAN MENGIKUT KEPERLUAN SETIAP BAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI

2.MEMBOLEHKAN PENYELARASAN ANTARA BAHAGIAN o MEMANDANGKAN SETIAP BAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI MEMPUNYAI OBJEKTIF YANG BERLAINAN,PENYELARASAN ANTARA BAHAGIAN ADALAH SANGAT PENTING BAGI MENENTUKAN AKTIVITI – AKTIVITI TERTENTU AGAR SELARI DENGAN MATLAMAT ORGANISASI
3.MENETAPKAN BIDANG TUGASTUGAS MERUPAKAN TANGGUNGJAWAB YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEKERJA UNTUK MELAKSANAKAN DENGAN SEBAIK MUNGKIN MENGIKUT BIDANG MASING – MASING
4.MEWUJUDKAN RANTAIAN ARAHANPROSES PENGORGANISASIAN MEMBOLEHKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERTENTU DIWUJUDKAN UNTUK MENGENDALIKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERSEBUT UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF YANG DITETAPKAN
5.MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASISTRUKTUR ORGANISASI DAPAT MENGHURAIKAN KEDUDUKAN SETIAP INDIVIDU DALAM ORGANISASI DENGAN JELAS

PROSES PENGORGANISASIAN
1.PENENTUAN OBJEKTIF MATLAMAT DAN OBJEKTIF HARUS DITETAPKAN BERDASARKAN KEMAMPUAN
DAN KEBOLEHAN ORGANISASI TERSEBUT UNTUK MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT
2.PENGENALPASTIAN AKTIVITI PENGURUS AKAN MENGENALPASTI SECARA KURSUS AKTIVITI – AKTIVITI YANG
TERLIBAT DALAM USAHA MENCAPAI MATLAMAT YANG DITETAPKAN3.PENGELASAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA KERJA MENYUSUN AKTIVITI MENGIKUT KEMAHIRAN DAN KECEKAPAN PEKERJA ATUA KRITERIA TERTENTU
4.PENGELOMPOKAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA PROSES MENGUMPULKAN AKTIVITI YANG BERKAITAN DALAM KATEGORI ATAU KUMPULAN TERTENTU

5.PENGAGIHAN TUGASPENGURUSAN ATASAN AKAN MENGAGIHKAN TUGAS KEPADA KETUA JABATAN DAN MEMBERIKAN PENERANGAN TENTANG SASARAN YANG PERLU DICAPAI OLEH SETIAP JABATAN
6.AUTORITI DAN TANGGUNGJAWAB AUTORITI MERUPAKAN HAK ATAU KEBENARAN YANG DIBERIKAN KEPADA
SESEORANG PENGURUS UTNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN DAN TINDAKAN TERTENTU
TANGUNGJAWAB MERUJUK KEPADA KEWAJIPAN SESEORANG INDIVIDU UNTUK MENJALANKAN TUGASNYA DENGAN BAIK DAN BERKESAN

Struktur organisasi1.Struktur organisasi merupakan satu jaringan fomal yang menunjukkan hubungan antara seseorang individu dengan individu lain dan antara sesuatu tugas dengan tugas lain dalam organisasi.
Struktur organisasi menjelaskan pembahagian aktiviti yang terdapat dalam sesebuah organisasi.
2.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak dalaman adalah seperti yang berikut: Menyelaraskan perhubungan antara pengurus dengan pekerja Menunjukkan hubungan pelaporan dalam organisasi Menunjukkan kedudukan formal pekerja dalam hierarki pengurusan Menunjukkan kedudukan bahagian penting dalam organisasi

3.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak luar ialah Mengenali individu-individu penting dalam organisasi Mengenal pasti individu yang boleh dihubungi dalam keadaan tertentu Menunjukkan jabatan @ bidang pengkhususan yang terdapat dalam
organisasi
4.Terdapat beberapa bentuk @ jenis struktur organisasi yang boleh diamalkan oleh sesebuah perniagaan iaitu: Struktur fungsi Struktur produk Struktur pelanggan Struktur geografi Struktur matriks

1.Carta organisasi merujuk kepada struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk rajah
2.Carta organisasi menunjukkan jabatan @ unit utama yang terdapat dalam sesebuah organisasi.Kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan akan dikelompokkan dalam suatu jabatan.Jabatan dan unit yang berasinagan diwakili kotak-kotak yang dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.Garisan lurus menggambarkan rantaian arahan dan saluran rasmi komunikasi antara jabatan.
3.Carta organisasi menunjukkan lima aspek penting seperti: Pembahagian kerja Hubungan antara ketua dengan pekerja Jenis tugas yang dijalankan Pengumpulan kerja Tahap pengurusan
Carta organisasi

4.Maklumat carta organisasi: Tugas-tugas yang berbeza dalam organisasi Pembahagian kerja ditunjukkan satu kotak mewakili satu posisi kerja Peringkat atau hierarki pengurusan Autoriti lini ditunjukkan melalui garisan menegak yang menyambung
antara kotak-kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas orang lain
5.Aliran komunikasi formal mengikut autoriti lini.
1.Manual organisasi ialah suatu dokumen formal yang mengandungi maklumat penting mengenai sesebuah organisasi.
Antara maklumat penting yang bterkandung dalam manual organisasi adalah:a) Latar belakang organisasib) Carta @ struktur organisasic) Misi dan objektif perniagaan d) Dasar, tatacara dan peraturan dalam perniagaan e) Jenis perniagaan yang dijalankan @ jenis keluaran yang ditawarkan oleh
perniagaan
Manual organisasi

1.Jabatan ialah mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja yang berkaitan
2.Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka pada sebilangan tugas yang saling berkaitan.
Penjabatan mengikut fungsi melibatkan pengelompokan aktiviti @ tugas mengikut fungsi asas organisasin perniagaan,iaitu-pemasaran-pengeluaran-sumber manusia-kewangan
Penjabatan mengikut fungsi
penjabatan

2.Penjabatan mengikut fungsi lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang mempunyai sumber terhad
Ketua eksekutif
Penguruspemasaran
Pengurus pengeluaran
Pengurus sumber manusia
Pengurus kewangan
Carta organisasi penjabatan mengikut fungsi

3.Kebaikan penjabatan mengikut fungsi adalah:a) Mudah membuat penyeliaanb) Menggalakkan penggemblengan kepakaran khususc) Menggalakkan penggunaan sumber dengan cekapd) Sesuai di amalkan oleh organisasi kecil
5.Kelemahan penjabatan mengikut fungsi adalah:e) Menyukarkan proses menentukan akauntabiliti dan menilai prestasif) Melambatkan proses membuat keputusang) Boleh menimbulkan masalah dari segi penyelarasan h) Sukar memupuk kerjasama antara jabatan

PENJABATAN MENGIKUT KELUARAN Ialah pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yg dihasilkan oleh
perniagaan boleh diamalkan oleh perniagaan yg menghasilkan satu barisan keluaran yg
berbeza lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran yg dihasilkan
mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi pengeluaran dan pemasaran
Membahagikan jabatannya mengikut empat jenis keluaran yg dihasilkan iaitu:-*minuman *makanan snek*makanan beku *makanan kesihatan
diketuai oleh seorang pengurus atasan dikenali sebagai presiden Ketua bg setiap jabatan dikenali sbg naib presiden yg bertanggungjawab
membantu presiden utk mengendalikan urusan jabatan Setiap keluaran memerlukan fungsi perniagaannya sendiri iaitu:-
*pengeluaran *pemasarn *kewangan
Setiap fungsi akn dikendalikan oleh seorang ketua yang dekenali sbg pengurus

Presiden
Naib Presiden Minuman
Naib Presiden Makanan
Beku
Naib Presiden Makanan
SnekPengurus Kewangan
Naib Presiden Makanan Kesihatan
Carta Organisasi Penjabatan Mengikut Keluaran

Kebaikan penjabatan mengikut keluaran ialah:-• Mempercepatkan proses membuat keputusan,terutama dr segi
pengeluaran• Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yg menghasilkan
keluaran yg berlainan• Amat sesuai diamalkan oleh organisasi besar• Penyelidikan terhadap setiap keluaran mudah dijalankan
Keburukan penjabatan mengikut keluaran ialah:-• Pengkhususan sukar dijalankan • Autoriti lebih tinggi yg dimiliki pengurus pengeluaran mungkin
menimbulkan masalah lain• Sukar dikawal oleh pengurus atasan• Penyelarasan antara keluaran sukar dilakukan

PENJABATAN MENGIKUT PELANGGAN
ia amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna berdasarkan keperluan pelanggan yang berbeza. ia juga membolehkan kehendak pelanggan dipuaskan dengan cepat dan tepat. kesan penjabatan mengikut pelanggan adalah jualan perniagaan dan kebersaingan perniagaan dalam pasaran meningkat melalui penjabatan mengikut pelanggan, keluaran yg dihasilkan dibezakan mengikut sasaran pelanggan yg menggunakan setiap keluaran yang berbeza.Ia diketuai oleh pengarah dan tiga pengurus bahagian yang dikenali sebagai pangarah akan melaporkan kepada pengarah urusan tersebut.Pengarah PengurusanPengarah
Barang Pengguna
Pengarah Barang Industri
Pengarah Barang
Komersial
C a r t a O r ga n i s a s i Pe n j a b a ta n M e n g i k u t Pe l a n g ga n

Kebaikan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Memberikan tumpuan terhadap memenuhi keperluan pelanggan o Meningkatkan keyakinan dan kepuasano Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggano Memudahkan proses pemberian perkhidmatan selepas jualan
Keburukan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan
permintaan pelanggan yang bersaingo Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri untuk menyelesaikan
masalah yang dihadapi pelanggano Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas dan
nyatao Melibatkan kos pengurusan yang tinggi

PENJABATAN MENGIKUT GEOGRAFI• Ia amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yg dimiliki pasaran yang luas
dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa• Ia diketuai oleh pengarah untuk mengetuai pejabat pengawasan yg
strategik• Ia dibahagikan kepada mengikut empat kawasan pasarn utama iaitu:-
*kawasan selatan *kawasan utara*kawasan tengah *kawasan timur
Pengarah
P. Pngrh kwsn selatan
P. Pgrh kwsn tengah
P. Pgrh kwsn utara
P. Pgrh kwsn timur
Carta Organisasi Penjabatan Mengikut Geografi

Kebaikan penjabatan mengikut geografi ilah:- Melibatkan peruntukan tanggungjawab yg lebih rendah Memberikan penekanan pada kehendak pasaran dan masalah yang
mungkin dihadapi pasaran tempatan Membantu oihak pengurusan mengenal pasti cita rasa pelanggan Menikmati faedah ekonomi drpd operasi tempatan
Keburukan penjabatan mengikut geografi ialah:- Perlu mengambil lebih ramai pekrja Menyukarkan penyelenggraan perkhidmatan Menyukarkan pengawalan pada peringkat pengurusan atasan Perhubungan antara pekerja di kawasan yang berlainan mungkin kurang
rapat atau tidak mesra

PENJABATAN MENGIKUT MATRIKS Ia juga dikenali sbg struktur jaringan ataupun sistem sebagai arahan Setiap jabatan perlu seorang individu untuk menyokong jabatan
pengeluaran berkenaan. Setiap pekerja perlu melapor kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatan
di mana pekerja tersebut bekerja dan ketua jabatan pengeluaran Dibentuk berdasarkan projek pengeluaran yg berbeza

Kebaikan penjabatan mengikut matriks ialah :- Memberikan penekanan pada hasil akhir yg dijanakan Menitikberatkan hubungan antara keluran dgn keuntungan
Keburukan penjabatan mengikut matriks ialah:- Konflik autoriti cenderung wujud dlm organisasi Pertindihan arahan mungkin wujud Pengurus perlu melengkapkan diri dgn kemahiran perhubungan manusia

KONSEP PENGORGANISASIAN
AUTORITI Merujuk kepada hak seseorang individu dalam membuat keputusan dan
mengarahkan individu lain dalam organisasi Terdapat 2 jenis autoriti dalam sesebuah organisasi seperti yang berikut:
1. Autoriti lini• Hak yang dimiliki oleh seorang pengurus bahagian atau unit dalam organisasi atau hak dalam membuat keputusan.Pengurus bahagian bertanggungjawab untuk melaksanakan aktiviti utama organisasi 2. Autoriti staf• Hak untuk memberi nasihat kepada fungsi lini dalam organisasi berdasarkan pengkhususan dan kepakaran yang dimiliki setiap

TANGGUNGJAWAB• Tugas yang diagihkan kepada seseorang individu dan tugas tersebut wajib
dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh individu berkenaan
AKAUNTABILITI• Wujud apabila seseorang individu dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan
sesuatu tugas dan seterusnya menerima kesan daripada pelaksanaannya
PEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI• Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukan
pada seseorang individu sahaja dalam organisasi

ASPEK PEMUSATAN PEMENCARAN
Autoriti dan kawalan
Golongan kecil peringkat atasan
Diturunkan kepada peringkat bawahan, bilangan autoriti lebih ramai
penugasan Tertumpu dalam membuat keputusan, kurang penyertaan dalam proses membuat keputusan
Banyak penugasan berlaku. Pernyertaan tinggi dalam kalangan pekerja bawahan
Inovasi dan kreatif Kurang kerana tertumpu kepada pengurus atasan
Tinggi kerana pihak bawahan dilibatkan dalam pembuatan keputusan
keputusan Keputusan yang dibuat lebih seragam
Keputusan yang dibuat adalah pelbagai
Tempoh membuat keputusan
Cepat kerana tidak melibatkan ramai pembuat keputusan
Lambat kerana melibatkan ramai pembuat keputusan
PERBEZAAN ANTARA PEMUSATAN AUTORITI DAN PEMENCARAN AUTORITI
contoh Pengurus pengeluaran membuat keputusan sendiri berkaitan jumlah pengeluran yangperlu dikeluarkan
Dlm pejbat pemasran, rmai pihak yg terlibat dlm membuat keputusan berkaitan strategi pemasaran yang hendak dijalankan

Faktor yang mempengaruhi tahap pemusatan dan pemencaran autoriti ialah. Falsafah pengurusan organisasi Sejarah pertumbuhan organisasi Penyebaran geografik organisasi Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan Mutu pengurusan di peringkat yg berbeza Kos membuat keputusan Keseragaman polisi
Dalam membuat keputusan sama ada untuk melakukan pemencaran autoriti atau sebaliknya, faktor yang perlu diambil kira adalah seperti yang berikut.a) Beban tugas pengurusanSekiranya beban tugas pengurus dalam organisasi adalah pemencaran autoriti boleh dilakukan

B. Kepentingan sesuatu keputusanKeputusan yg sangat penting seharusnya dibuat melalui pemusatan autoriti
C. Kecepatan membuat keputusan Sekiranya keputusan perlu dibuat dengan cepat pemencaran autoriti boleh dibuat
D. KerahsianOrganisasi yang mengendalikan banyak maklumat rahsia dan wajar mengamalkan pemusatan autoriti
E. Kemahiran dan kebolehan pekerjaKuasa atau autoriti boleh diagihkan kepada pekerja yang mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam bidang tugas mereka
F. Saiz organisasiPemencaran autoriti lebih sesuai dilakukan oleh organisasi yang besar dan mempunyai ramai pekerja

1 . P e n g a g i h a n t a n g g u n g j a w a b d r p d s e o r a n g k e t u aK e p a d a p e k e r j a b a w a h a n n y a .
2 . S e ti a p p e n g u r u s @ k e t u a h a r u s m e l a k s a n a k a n a u t o r i ti u n t u k m e n g e l a k k a n m a n a - m a n a i n d i v i d u d a l a m o r g a n i s a s i M e m i k u l t a n g g u n g j a w a b y g t e r l a l u b e r a t .

BEBERAPA LANGKAH YG PERLU DIAMBIL OLEH SESEORANG KETUA @ PENGURUS BAGI MEMBOLEHKAN PENUGASAN
AUTORITI DILAKSANAKAN SECARA BERKESAN ANTARANYA . . . 1. Memilih pekerja yg berkebolahan untuk memegang autoriti.2. Memberikan penjelasan terperinci mengenai tugas yg perlu dilakukan dan memaklumkan harapan @ jangkaannya drpd pelaksanaan tanggungjawab tersebut.3. Menyediakan sumber dan kemudahan yg secukupnya utk pekerja yg telah diberi tanggungjawab.4. Memberikan sokongan dan tunjuk ajar apabila pekerja menghadapi masalah .5. Melakukan pemantauan dari masa ke masa utk memastikan penugasan autoriti berjalan dgn lancar.6. Mengambil langkah pembetulan dengan segera untuk menyelesaikan sebarang masalah yang timbul.7. Memberikan ganjaran atau penghargaan kepada pekerja bawahan Yang bejaya menyempurnakan tanggungjawabnya dgn baik dan memastikan pekerja yg sama dipilih untuk menjalankan tugas yg sama pada masa akan datang.

1. Menjimatkan masa-Iaitu pengurusan atasan dapat menumpukan kepada hal-hal yg lebih mendesak.
2. Membentuk pengurusan tahap bawahan -iaitu memberikan peluang kepada pengurus tahap bawahan memainkan peranan
dalam menjalankan tugas.
3. Penugasan membolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegawai sesuaiUntuk sesuatu tugasan.
4. Menaikkan nama pengurus-iaitu pekerja bawahan boleh menyokong pengurus yg disukainya.

JANGKAUAN KAWALANJ a n g ka u a n ka w a s a n l u a s- s e o ra n g ke t u a a ta u p e n g u r u s m e n ga w a sPe ke r j a a t a u s u b o r d i n a t ( w u j u d a p a b i l a b i l a n ga n p e ke r j a y g b y k d i l e ta k k a n d i b a w a h s e o ra n g ke t u a @ Pe n g u r u s . J a n g ka u a n ka w a l a n s e m p i t - s e o ra n g p e n g u r u s m e n ga w a l s e d i k i t o e ke r j a Ata u s u b o r d i n a t . ( w u j u d a p a b i l a b i l a n ga n p e ke r j a y g s e d i k i t d i l e t a k k a n d i b w h k a w a l a n s e o ra n g ke t u a @ p e n g u r u s .

- B e b a n k e r j a-Ta h a p k e s u k a r a n k e r j a- M a s a y g d i p e r l u k a n u n t u k m e n y e l e s a i k a n k e r j a- P e n g a l a m a n d a n k e m a h i r a n p e k e r j a b a w a h a n - K e m a m p u a n k e t u a u t k m e n g u r u s k a n p e k e r j a b a w a h a n - K e m a m p u a n k e w a n g a n p e r n i a g a a n u n t u k m e m b a y a r g a j i p e k e r j a
Autoriti Akauntabiliti
Jangkauan kawalan Pemecaran dan pemusatan
Rantaian arahan
Tanggungjawab Penugasan Autoriti lini Autoriti staf

1. Ialah hubungan langsung antara ketua dgn pekerja .Rantaian arahan juga Menunjukkan sistem pelaporan dlm sesebuah organisasi.2. Rantaian arahan ditunjukkan melalui aliran autoriti dan tanggungjawab Dlm bentuk satu garisan bersambung (tidak putus)drpd pihak pengurusan Atasan kepada pihak pngurusan bawahan.
Pengkhususan kerja mengelakkan pekerjaDrpd cuba melakukan semua kerja sehinggaMenyebabkan mereka hilang tumpuan terhadapKerja utama mereka.

KEBAIKAN
1. Pekerja dapat menguasai kemahiran kerja dgn cekap.2. Pekerja dapat mengurangkan kesilapan semasa bekerja.3. Pekerja dapat bekerja dgn lebih baik disebabkan tumpuan terhadap kerja yg tinggi.4. Produktiviti organisasi meningkat disebabkan peningkatan produktiviti setiap pekerja.5. Kos perniagaan dapat dikurangkan melalui pengurangan pembaziran dan kesilapan kerja.6. Dapat menikmati pelbagai faedah ekonomi seperti hasil hasil keluaran yg lebih banyak dan keuntungan yg lebih tinggi.

KEBURUKAN
1. Pekerja berasa bosan kerana terpaksa melakukan kerja yg sama pada setiap hari.2. Perasaan bosan menyebabkan motivasi terhadap kerja merosot dan komitmen pekerja menurun.3. Kekurangan komitmen menyebabkan produktiviti pekerja merosot.4. Produktiviti organisasi merosot kerana kuantiti keluaran yg dapat dihasilkan semakin berkurangan.5. Kos perniagaan meningkat kerana pekerja terus dibayar gaji walaupun produktiviti mereka merosot.6. Pelbagai kesan negatif drpd ekonomi bidangan akan timbul seperti keluaran yg dapat dihasilkan semakin berkurangan dan keuntungan perniagaan merosot.

TAMAT !!!!