pengajian perniagaan

Click here to load reader

Post on 20-Nov-2014

23.258 views

Category:

Business

4 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

TRANSCRIPT

  • 1. FIRDAUSADHASHADATULWANYSHAHIDAH

2. DEFINISI PENGORGANISASIAN IALAH PROSES PENYUSUNAN DAN PENYELARASAN YANGMELIBATKAN PENGAGIHAN SUMBER DALAM ORGANISASI UNTUK MENCAPAI MATLAMATORGANISASI PENNGORGANISASIAN DIKAITKAN DENGAN PEMBENTUKAN STRUKTURORGANISASI,PENGAGIHAN TUGAS,PENGKHUSUSAN KERJA,PEMBENTUKANPERATURAN,TATACARA DAN DASAR SERTA PROSES MEMBUAT KEPUTUSANKEPENTINGANFUNGSI PENGORGANISASIAN MEMPUNYAI KEPENTINGAN YANG BERIKUT:1.MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN CEKAPo SUMBER ORGANISASI BOLEH DIAGAIHKAN MENGIKUT KEPERLUAN SETIAPBAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI 3. 2.MEMBOLEHKAN PENYELARASAN ANTARA BAHAGIANoMEMANDANGKAN SETIAP BAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI MEMPUNYAIOBJEKTIF YANG BERLAINAN,PENYELARASAN ANTARA BAHAGIAN ADALAH SANGAT PENTING BAGIMENENTUKAN AKTIVITI AKTIVITI TERTENTU AGAR SELARI DENGAN MATLAMAT ORGANISASI3.MENETAPKAN BIDANG TUGASTUGAS MERUPAKAN TANGGUNGJAWAB YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEKERJA UNTUKMELAKSANAKAN DENGAN SEBAIK MUNGKIN MENGIKUT BIDANG MASING MASING4.MEWUJUDKAN RANTAIAN ARAHANPROSES PENGORGANISASIAN MEMBOLEHKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERTENTUDIWUJUDKAN UNTUK MENGENDALIKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERSEBUT UNTUKMENCAPAI OBJEKTIF YANG DITETAPKAN5.MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASISTRUKTUR ORGANISASI DAPAT MENGHURAIKAN KEDUDUKAN SETIAP INDIVIDU DALAMORGANISASI DENGAN JELAS 4. PROSES PENGORGANISASIAN1.PENENTUAN OBJEKTIF MATLAMAT DAN OBJEKTIF HARUS DITETAPKAN BERDASARKAN KEMAMPUAN DANKEBOLEHAN ORGANISASI TERSEBUT UNTUK MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT2.PENGENALPASTIAN AKTIVITIPENGURUS AKAN MENGENALPASTI SECARA KURSUS AKTIVITI AKTIVITI YANG TERLIBAT DALAM USAHA MENCAPAI MATLAMAT YANG DITETAPKAN3.PENGELASAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA KERJA MENYUSUN AKTIVITI MENGIKUT KEMAHIRAN DAN KECEKAPANPEKERJA ATUA KRITERIA TERTENTU4.PENGELOMPOKAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA PROSES MENGUMPULKAN AKTIVITI YANG BERKAITAN DALAM KATEGORIATAU KUMPULAN TERTENTU 5. 5.PENGAGIHAN TUGASPENGURUSAN ATASAN AKAN MENGAGIHKAN TUGAS KEPADA KETUA JABATAN DANMEMBERIKAN PENERANGAN TENTANG SASARAN YANG PERLU DICAPAI OLEH SETIAP JABATAN6.AUTORITI DAN TANGGUNGJAWAB AUTORITI MERUPAKAN HAK ATAU KEBENARAN YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PENGURUS UTNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN DAN TINDAKAN TERTENTUTANGUNGJAWAB MERUJUK KEPADA KEWAJIPAN SESEORANG INDIVIDU UNTUKMENJALANKAN TUGASNYA DENGAN BAIK DAN BERKESAN 6. 1.Struktur organisasi merupakan satu jaringan fomal yang menunjukkanhubungan antara seseorang individu dengan individu lain dan antara sesuatutugas dengan tugas lain dalam organisasi.Struktur organisasi menjelaskan pembahagian aktiviti yang terdapat dalamsesebuah organisasi.2.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak dalaman adalah seperti yangberikut: Menyelaraskan perhubungan antara pengurus dengan pekerja Menunjukkan hubungan pelaporan dalam organisasi Menunjukkan kedudukan formal pekerja dalam hierarki pengurusan Menunjukkan kedudukan bahagian penting dalam organisasi 7. 3.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak luar ialah Mengenali individu-individu penting dalam organisasi Mengenal pasti individu yang boleh dihubungi dalam keadaan tertentu Menunjukkan jabatan @ bidang pengkhususan yang terdapat dalam organisasi4.Terdapat beberapa bentuk @ jenis struktur organisasi yang boleh diamalkanoleh sesebuah perniagaan iaitu: Struktur fungsi Struktur produk Struktur pelanggan Struktur geografi Struktur matriks 8. Carta organisasi1.Carta organisasi merujuk kepada struktur organisasi yang dipamerkan dalambentuk rajah2.Carta organisasi menunjukkan jabatan @ unit utama yang terdapat dalamsesebuah organisasi.Kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan akandikelompokkan dalam suatu jabatan.Jabatan dan unit yang berasinagan diwakilikotak-kotak yang dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.Garisanlurus menggambarkan rantaian arahan dan saluran rasmi komunikasi antarajabatan.3.Carta organisasi menunjukkan lima aspek penting seperti: Pembahagian kerja Hubungan antara ketua dengan pekerja Jenis tugas yang dijalankan Pengumpulan kerja Tahap pengurusan 9. 4.Maklumat carta organisasi: Tugas-tugas yang berbeza dalam organisasi Pembahagian kerja ditunjukkan satu kotak mewakili satu posisi kerja Peringkat atau hierarki pengurusan Autoriti lini ditunjukkan melalui garisan menegak yang menyambung antara kotak-kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas orang lain5.Aliran komunikasi formal mengikut autoriti lini.Manual organisasi1.Manual organisasi ialah suatu dokumen formal yang mengandungimaklumat penting mengenai sesebuah organisasi.Antara maklumat penting yang bterkandung dalam manual organisasiadalah:a) Latar belakang organisasib) Carta @ struktur organisasic) Misi dan objektif perniagaand) Dasar, tatacara dan peraturan dalam perniagaane) Jenis perniagaan yang dijalankan @ jenis keluaran yang ditawarkan oleh perniagaan 10. penjabatan1.Jabatan ialah mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikutbidang pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja yang berkaitan2.Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka padasebilangan tugas yang saling berkaitan. Penjabatan mengikut fungsi Penjabatan mengikut fungsi melibatkan pengelompokan aktiviti @ tugas mengikut fungsi asas organisasin perniagaan,iaitu -pemasaran -pengeluaran -sumber manusia -kewangan 11. 2.Penjabatan mengikut fungsi lazimnya diamalkan oleh organisasikecil yang mempunyai sumber terhad Pengurus Pengurus PengurusPenguruspemasaransumberpengeluarankewanganmanusia 12. 3.Kebaikan penjabatan mengikut fungsi adalah:a) Mudah membuat penyeliaanb) Menggalakkan penggemblengan kepakaran khususc) Menggalakkan penggunaan sumber dengan cekapd) Sesuai di amalkan oleh organisasi kecil5.Kelemahan penjabatan mengikut fungsi adalah:a) Menyukarkan proses menentukan akauntabiliti dan menilai prestasib) Melambatkan proses membuat keputusanc) Boleh menimbulkan masalah dari segi penyelarasand) Sukar memupuk kerjasama antara jabatan 13. PENJABATAN MENGIKUT KELUARAN Ialah pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yg dihasilkan olehperniagaan boleh diamalkan oleh perniagaan yg menghasilkan satu barisan keluaran ygberbeza lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran yg dihasilkanmempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi pengeluaran danpemasaran Membahagikan jabatannya mengikut empat jenis keluaran yg dihasilkan iaitu:-*minuman *makanan snek*makanan beku*makanan kesihatan diketuai oleh seorang pengurus atasan dikenali sebagai presiden Ketua bg setiap jabatan dikenali sbg naib presiden yg bertanggungjawabmembantu presiden utk mengendalikan urusan jabatan Setiap keluaran memerlukan fungsi perniagaannya sendiri iaitu:- *pengeluaran *pemasarn *kewangan Setiap fungsi akn dikendalikan oleh seorang ketua yang dekenali sbg pengurus 14. PresidenNaib Naib NaibNaib Presiden PresidenPresidenPresiden MakananMakananMakananMinumanSnek KesihatanBekuPengurusPengurus PengurusPengeluarPemasarn Kewangan an 15. Kebaikan penjabatan mengikut keluaran ialah:- Mempercepatkan proses membuat keputusan,terutama dr segi pengeluaran Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yg menghasilkan keluaran yg berlainan Amat sesuai diamalkan oleh organisasi besar Penyelidikan terhadap setiap keluaran mudah dijalankanKeburukan penjabatan mengikut keluaran ialah:- Pengkhususan sukar dijalankan Autoriti lebih tinggi yg dimiliki pengurus pengeluaran mungkin menimbulkan masalah lain Sukar dikawal oleh pengurus atasan Penyelarasan antara keluaran sukar dilakukan 16. PENJABATAN MENGIKUT PELANGGAN ia amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhikepuasan pengguna berdasarkan keperluan pelanggan yang berbeza. ia juga membolehkan kehendak pelanggan dipuaskan dengan cepatdan tepat. kesan penjabatan mengikut pelanggan adalah jualan perniagaandan kebersaingan perniagaan dalam pasaran meningkat melalui penjabatan mengikut pelanggan, keluaran yg dihasilkandibezakan mengikut sasaran pelanggan yg menggunakan setiapkeluaran yang berbeza.Ia diketuai oleh pengarah dan tiga pengurus bahagian yang dikenalisebagai pangarah akan melaporkan kepada pengarah urusan tersebut.Pengarah Pengurusan Pengarah BarangPengarah Barang Pengarah BarangPenggunaIndustri Komersial 17. Kebaikan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Memberikan tumpuan terhadap memenuhi keperluan pelanggano Meningkatkan keyakinan dan kepuasano Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggano Memudahkan proses pemberian perkhidmatan selepas jualanKeburukan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaingo Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggano Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas dan nyatao Melibatkan kos pengurusan yang tinggi 18. PENJABATAN MENGIKUT GEOGRAFI Ia amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yg dimiliki pasaran yang luasdan berselerak seperti perniagaan antarabangsa Ia diketuai oleh pengarah untuk mengetuai pejabat pengawasan ygstrategik Ia dibahagikan kepada mengikut empat kawasan pasarn utama iaitu:-*kawasan selatan*kawasan utara*kawasan tengah*kawasan timurPengarahP. Pngrh kwsn P. Pgrh kwsnP. Pgrh kwsn P. Pgrh kwsnselatantengah utaratimurCarta Organisasi Penjabatan Mengikut Geografi 19. Kebaikan penjabatan mengikut geografi ilah:- Melibatkan peruntukan tanggungjawab yg lebih rendah Memberikan penekanan pada kehendak pasaran dan masalah yang mungkin dihadapi pasaran tempatan Membantu oihak pengurusan mengenal pasti cita rasa pelanggan Menikmati faedah ekonomi drpd operasi tempatanKeburukan penjabatan mengikut geografi ialah:- Perlu mengambil lebih ramai pekrja Menyukarkan penyelenggraan perkhidmatan Menyukarkan pengawalan pada peringkat pengurusan atasan Perhubungan antara pekerja di kawasan yang berlainan mungkin kurang rapat atau tidak mesra 20. PENJABATAN MENGIKUT MATRIKS Ia juga dikenali sbg struktur jaringan ataupun sistem sebagai arahan Setiap jabatan perlu seorang individu untuk menyokong jabatanpengeluaran berkenaan. Setiap pekerja perlu melapor kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatandi mana pekerja tersebut bekerja dan ketua jabatan pengeluaran Dibentuk berdasarkan projek pengeluaran yg berbeza 21. Kebaikan penjabatan mengikut matriks ialah :- Memberikan penekanan pada hasil akhir yg dijanakan Menitikberatkan hubungan antara keluran dgn keuntunganKeburukan penjabatan mengikut matriks ialah:- Konflik autoriti cenderung wujud dlm organisasi Pertindihan arahan mungkin wujud Pengurus perlu melengkapkan diri dgn kemahiran perhubungan manusia 22. KONSEP PENGORGANISASIANAUTORITIMerujuk kepada hak seseorang individu dalam membuat keputusan danmengarahkan individu lain dalam organisasiTerdapat 2 jenis autoriti dalam sesebuah organisasi seperti yang berikut:1. Autoriti liniHak yang dimiliki oleh seorang pengurus bahagian atau unit dalam organisasi atauhak dalam membuat keputusan.Pengurus bahagian bertanggungjawab untuk melaksanakanaktiviti utama organisasi2. Autoriti staf Hak untuk memberi nasihat kepada fungsi lini dalam organisasi berdasarkanpengkhususan dan kepakaran yang dimiliki setiap 23. TANGGUNGJAWABTugas yang diagihkan kepada seseorang individu dan tugas tersebut wajibdilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh individu berkenaanAKAUNTABILITI Wujud apabila seseorang individu dipertanggungjawabkan untuk melaksanakansesuatu tugas dan seterusnya menerima kesan daripada pelaksanaannyaPEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukanpada seseorang individu sahaja dalam organisasi 24. PERBEZAAN ANTARA PEMUSATAN AUTORITI DAN PEMENCARAN AUTORITIASPEK PEMUSATANPEMENCARANAutoriti danGolongan kecil peringkat Diturunkan kepada peringkat bawahan,kawalan atasan bilangan autoriti lebih ramaipenugasan Tertumpu dalam membuat Banyak penugasan berlaku. Pernyertaankeputusan, kurangtinggi dalam kalangan pekerja bawahanpenyertaan dalam prosesmembuat keputusanInovasi dan kreatif Kurang kerana tertumpu Tinggi kerana pihak bawahan dilibatkankepada pengurus atasan dalam pembuatan keputusankeputusan Keputusan yang dibuatKeputusan yang dibuat adalah pelbagailebih seragamCepat kerana tidak Lambat kerana melibatkan ramaiTempoh membuatmelibatkan ramai pembuat pembuat keputusankeputusan keputusancontohPengurus pengeluaran Dlm pejbat pemasran, rmai pihak ygmembuat keputusanterlibat dlm membuat keputusansendiri berkaitan jumlah berkaitan strategi pemasaran yangpengeluran yangperlu hendak dijalankandikeluarkan 25. Faktor yang mempengaruhi tahap pemusatan dan pemencaranautoriti ialah. Falsafah pengurusan organisasi Sejarah pertumbuhan organisasi Penyebaran geografik organisasi Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan Mutu pengurusan di peringkat yg berbeza Kos membuat keputusan Keseragaman polisiDalam membuat keputusan sama ada untuk melakukanpemencaran autoriti atau sebaliknya, faktor yang perlu diambil kiraadalah seperti yang berikut.a) Beban tugas pengurusanSekiranya beban tugas pengurus dalam organisasi adalahpemencaran autoriti boleh dilakukan 26. B. Kepentingan sesuatu keputusanKeputusan yg sangat penting seharusnya dibuat melalui pemusatan autoritiC. Kecepatan membuat keputusanSekiranya keputusan perlu dibuat dengan cepat pemencaran autoriti boleh dibuatD. KerahsianOrganisasi yang mengendalikan banyak maklumat rahsia dan wajar mengamalkanpemusatan autoritiE. Kemahiran dan kebolehan pekerjaKuasa atau autoriti boleh diagihkan kepada pekerja yang mempunyai kemahiran ataukepakaran dalam bidang tugas merekaF. Saiz organisasiPemencaran autoriti lebih sesuai dilakukan oleh organisasi yang besar dan mempunyairamai pekerja 27. 1. Menjimatkan masa2. Membentuk pengurusan tahap bawahan3. Penugasan membolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegawai sesuai 4. Menaikkan nama pengurus 28. KEBAIKAN 29. KEBURUKAN 30. TAMAT !!!!