PENGORGANISASIAN

FIRDAUSADHA

SHADATULWANY

SHAHIDAH

DEFINISI• PENGORGANISASIAN IALAH PROSES PENYUSUNAN DAN PENYELARASAN YANG MELIBATKAN PENGAGIHAN SUMBER DALAM ORGANISASI UNTUK MENCAPAI MATLAMAT ORGANISASI• PENNGORGANISASIAN DIKAITKAN DENGAN PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI,PENGAGIHAN TUGAS,PENGKHUSUSAN KERJA,PEMBENTUKAN PERATURAN,TATACARA DAN DASAR SERTA PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

KEPENTINGANFUNGSI PENGORGANISASIAN MEMPUNYAI KEPENTINGAN YANG BERIKUT:1.MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN CEKAPo SUMBER ORGANISASI BOLEH DIAGAIHKAN MENGIKUT KEPERLUAN SETIAP BAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI

2.MEMBOLEHKAN PENYELARASAN ANTARA BAHAGIAN o MEMANDANGKAN SETIAP BAHAGIAN ATAU UNIT DALAM ORGANISASI MEMPUNYAI OBJEKTIF YANG BERLAINAN,PENYELARASAN ANTARA BAHAGIAN ADALAH SANGAT PENTING BAGI MENENTUKAN AKTIVITI – AKTIVITI TERTENTU AGAR SELARI DENGAN MATLAMAT ORGANISASI

3.MENETAPKAN BIDANG TUGASTUGAS MERUPAKAN TANGGUNGJAWAB YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEKERJA UNTUK MELAKSANAKAN DENGAN SEBAIK MUNGKIN MENGIKUT BIDANG MASING – MASING

4.MEWUJUDKAN RANTAIAN ARAHANPROSES PENGORGANISASIAN MEMBOLEHKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERTENTU DIWUJUDKAN UNTUK MENGENDALIKAN BAHAGIAN ATAU BIDANG KERJA TERSEBUT UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF YANG DITETAPKAN

5.MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASISTRUKTUR ORGANISASI DAPAT MENGHURAIKAN KEDUDUKAN SETIAP INDIVIDU DALAM ORGANISASI DENGAN JELAS

PROSES PENGORGANISASIAN

1.PENENTUAN OBJEKTIF MATLAMAT DAN OBJEKTIF HARUS DITETAPKAN BERDASARKAN KEMAMPUAN

DAN KEBOLEHAN ORGANISASI TERSEBUT UNTUK MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT

2.PENGENALPASTIAN AKTIVITI PENGURUS AKAN MENGENALPASTI SECARA KURSUS AKTIVITI – AKTIVITI YANG

TERLIBAT DALAM USAHA MENCAPAI MATLAMAT YANG DITETAPKAN3.PENGELASAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA KERJA MENYUSUN AKTIVITI MENGIKUT KEMAHIRAN DAN KECEKAPAN PEKERJA ATUA KRITERIA TERTENTU

4.PENGELOMPOKAN AKTIVITIMERUJUK KEPADA PROSES MENGUMPULKAN AKTIVITI YANG BERKAITAN DALAM KATEGORI ATAU KUMPULAN TERTENTU

5.PENGAGIHAN TUGASPENGURUSAN ATASAN AKAN MENGAGIHKAN TUGAS KEPADA KETUA JABATAN DAN MEMBERIKAN PENERANGAN TENTANG SASARAN YANG PERLU DICAPAI OLEH SETIAP JABATAN

6.AUTORITI DAN TANGGUNGJAWAB AUTORITI MERUPAKAN HAK ATAU KEBENARAN YANG DIBERIKAN KEPADA

SESEORANG PENGURUS UTNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN DAN TINDAKAN TERTENTU

TANGUNGJAWAB MERUJUK KEPADA KEWAJIPAN SESEORANG INDIVIDU UNTUK MENJALANKAN TUGASNYA DENGAN BAIK DAN BERKESAN

Struktur organisasi1.Struktur organisasi merupakan satu jaringan fomal yang menunjukkan hubungan antara seseorang individu dengan individu lain dan antara sesuatu tugas dengan tugas lain dalam organisasi.

Struktur organisasi menjelaskan pembahagian aktiviti yang terdapat dalam sesebuah organisasi.

2.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak dalaman adalah seperti yang berikut: Menyelaraskan perhubungan antara pengurus dengan pekerja Menunjukkan hubungan pelaporan dalam organisasi Menunjukkan kedudukan formal pekerja dalam hierarki pengurusan Menunjukkan kedudukan bahagian penting dalam organisasi

3.Kepentingan struktur organisasi kepada pihak luar ialah Mengenali individu-individu penting dalam organisasi Mengenal pasti individu yang boleh dihubungi dalam keadaan tertentu Menunjukkan jabatan @ bidang pengkhususan yang terdapat dalam

organisasi

4.Terdapat beberapa bentuk @ jenis struktur organisasi yang boleh diamalkan oleh sesebuah perniagaan iaitu: Struktur fungsi Struktur produk Struktur pelanggan Struktur geografi Struktur matriks

1.Carta organisasi merujuk kepada struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk rajah

2.Carta organisasi menunjukkan jabatan @ unit utama yang terdapat dalam sesebuah organisasi.Kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan akan dikelompokkan dalam suatu jabatan.Jabatan dan unit yang berasinagan diwakili kotak-kotak yang dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.Garisan lurus menggambarkan rantaian arahan dan saluran rasmi komunikasi antara jabatan.

3.Carta organisasi menunjukkan lima aspek penting seperti: Pembahagian kerja Hubungan antara ketua dengan pekerja Jenis tugas yang dijalankan Pengumpulan kerja Tahap pengurusan

Carta organisasi

4.Maklumat carta organisasi: Tugas-tugas yang berbeza dalam organisasi Pembahagian kerja ditunjukkan satu kotak mewakili satu posisi kerja Peringkat atau hierarki pengurusan Autoriti lini ditunjukkan melalui garisan menegak yang menyambung

antara kotak-kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas orang lain

5.Aliran komunikasi formal mengikut autoriti lini.

1.Manual organisasi ialah suatu dokumen formal yang mengandungi maklumat penting mengenai sesebuah organisasi.

Antara maklumat penting yang bterkandung dalam manual organisasi adalah:a) Latar belakang organisasib) Carta @ struktur organisasic) Misi dan objektif perniagaan d) Dasar, tatacara dan peraturan dalam perniagaan e) Jenis perniagaan yang dijalankan @ jenis keluaran yang ditawarkan oleh

perniagaan

Manual organisasi

1.Jabatan ialah mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja yang berkaitan

2.Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka pada sebilangan tugas yang saling berkaitan.

Penjabatan mengikut fungsi melibatkan pengelompokan aktiviti @ tugas mengikut fungsi asas organisasin perniagaan,iaitu-pemasaran-pengeluaran-sumber manusia-kewangan

Penjabatan mengikut fungsi

penjabatan

2.Penjabatan mengikut fungsi lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang mempunyai sumber terhad

Ketua eksekutif

Penguruspemasaran

Pengurus pengeluaran

Pengurus sumber manusia

Pengurus kewangan

Carta organisasi penjabatan mengikut fungsi

3.Kebaikan penjabatan mengikut fungsi adalah:a) Mudah membuat penyeliaanb) Menggalakkan penggemblengan kepakaran khususc) Menggalakkan penggunaan sumber dengan cekapd) Sesuai di amalkan oleh organisasi kecil

5.Kelemahan penjabatan mengikut fungsi adalah:e) Menyukarkan proses menentukan akauntabiliti dan menilai prestasif) Melambatkan proses membuat keputusang) Boleh menimbulkan masalah dari segi penyelarasan h) Sukar memupuk kerjasama antara jabatan

PENJABATAN MENGIKUT KELUARAN Ialah pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yg dihasilkan oleh

perniagaan boleh diamalkan oleh perniagaan yg menghasilkan satu barisan keluaran yg

berbeza lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran yg dihasilkan

mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi pengeluaran dan pemasaran

Membahagikan jabatannya mengikut empat jenis keluaran yg dihasilkan iaitu:-*minuman *makanan snek*makanan beku *makanan kesihatan

diketuai oleh seorang pengurus atasan dikenali sebagai presiden Ketua bg setiap jabatan dikenali sbg naib presiden yg bertanggungjawab

membantu presiden utk mengendalikan urusan jabatan Setiap keluaran memerlukan fungsi perniagaannya sendiri iaitu:-

*pengeluaran *pemasarn *kewangan

Setiap fungsi akn dikendalikan oleh seorang ketua yang dekenali sbg pengurus

Presiden

Naib Presiden Minuman

Naib Presiden Makanan

Beku

Naib Presiden Makanan

SnekPengurus Kewangan

Naib Presiden Makanan Kesihatan

Carta Organisasi Penjabatan Mengikut Keluaran

Kebaikan penjabatan mengikut keluaran ialah:-• Mempercepatkan proses membuat keputusan,terutama dr segi

pengeluaran• Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yg menghasilkan

keluaran yg berlainan• Amat sesuai diamalkan oleh organisasi besar• Penyelidikan terhadap setiap keluaran mudah dijalankan

Keburukan penjabatan mengikut keluaran ialah:-• Pengkhususan sukar dijalankan • Autoriti lebih tinggi yg dimiliki pengurus pengeluaran mungkin

menimbulkan masalah lain• Sukar dikawal oleh pengurus atasan• Penyelarasan antara keluaran sukar dilakukan

PENJABATAN MENGIKUT PELANGGAN

ia amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna berdasarkan keperluan pelanggan yang berbeza. ia juga membolehkan kehendak pelanggan dipuaskan dengan cepat dan tepat. kesan penjabatan mengikut pelanggan adalah jualan perniagaan dan kebersaingan perniagaan dalam pasaran meningkat melalui penjabatan mengikut pelanggan, keluaran yg dihasilkan dibezakan mengikut sasaran pelanggan yg menggunakan setiap keluaran yang berbeza.Ia diketuai oleh pengarah dan tiga pengurus bahagian yang dikenali sebagai pangarah akan melaporkan kepada pengarah urusan tersebut.Pengarah PengurusanPengarah

Barang Pengguna

Pengarah Barang Industri

Pengarah Barang

Komersial

C a r t a O r ga n i s a s i Pe n j a b a ta n M e n g i k u t Pe l a n g ga n

Kebaikan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Memberikan tumpuan terhadap memenuhi keperluan pelanggan o Meningkatkan keyakinan dan kepuasano Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggano Memudahkan proses pemberian perkhidmatan selepas jualan

Keburukan penjabatan mengikut pelanggan adalah:-o Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan

permintaan pelanggan yang bersaingo Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri untuk menyelesaikan

masalah yang dihadapi pelanggano Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas dan

nyatao Melibatkan kos pengurusan yang tinggi

PENJABATAN MENGIKUT GEOGRAFI• Ia amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yg dimiliki pasaran yang luas

dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa• Ia diketuai oleh pengarah untuk mengetuai pejabat pengawasan yg

strategik• Ia dibahagikan kepada mengikut empat kawasan pasarn utama iaitu:-

*kawasan selatan *kawasan utara*kawasan tengah *kawasan timur

Pengarah

P. Pngrh kwsn selatan

P. Pgrh kwsn tengah

P. Pgrh kwsn utara

P. Pgrh kwsn timur

Carta Organisasi Penjabatan Mengikut Geografi

Kebaikan penjabatan mengikut geografi ilah:- Melibatkan peruntukan tanggungjawab yg lebih rendah Memberikan penekanan pada kehendak pasaran dan masalah yang

mungkin dihadapi pasaran tempatan Membantu oihak pengurusan mengenal pasti cita rasa pelanggan Menikmati faedah ekonomi drpd operasi tempatan

Keburukan penjabatan mengikut geografi ialah:- Perlu mengambil lebih ramai pekrja Menyukarkan penyelenggraan perkhidmatan Menyukarkan pengawalan pada peringkat pengurusan atasan Perhubungan antara pekerja di kawasan yang berlainan mungkin kurang

rapat atau tidak mesra

PENJABATAN MENGIKUT MATRIKS Ia juga dikenali sbg struktur jaringan ataupun sistem sebagai arahan Setiap jabatan perlu seorang individu untuk menyokong jabatan

pengeluaran berkenaan. Setiap pekerja perlu melapor kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatan

di mana pekerja tersebut bekerja dan ketua jabatan pengeluaran Dibentuk berdasarkan projek pengeluaran yg berbeza

Kebaikan penjabatan mengikut matriks ialah :- Memberikan penekanan pada hasil akhir yg dijanakan Menitikberatkan hubungan antara keluran dgn keuntungan

Keburukan penjabatan mengikut matriks ialah:- Konflik autoriti cenderung wujud dlm organisasi Pertindihan arahan mungkin wujud Pengurus perlu melengkapkan diri dgn kemahiran perhubungan manusia

KONSEP PENGORGANISASIAN

AUTORITI Merujuk kepada hak seseorang individu dalam membuat keputusan dan

mengarahkan individu lain dalam organisasi Terdapat 2 jenis autoriti dalam sesebuah organisasi seperti yang berikut:

1. Autoriti lini• Hak yang dimiliki oleh seorang pengurus bahagian atau unit dalam organisasi atau hak dalam membuat keputusan.Pengurus bahagian bertanggungjawab untuk melaksanakan aktiviti utama organisasi 2. Autoriti staf• Hak untuk memberi nasihat kepada fungsi lini dalam organisasi berdasarkan pengkhususan dan kepakaran yang dimiliki setiap

TANGGUNGJAWAB• Tugas yang diagihkan kepada seseorang individu dan tugas tersebut wajib

dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh individu berkenaan

AKAUNTABILITI• Wujud apabila seseorang individu dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan

sesuatu tugas dan seterusnya menerima kesan daripada pelaksanaannya

PEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI• Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukan

pada seseorang individu sahaja dalam organisasi

ASPEK PEMUSATAN PEMENCARAN

Autoriti dan kawalan

Golongan kecil peringkat atasan

Diturunkan kepada peringkat bawahan, bilangan autoriti lebih ramai

penugasan Tertumpu dalam membuat keputusan, kurang penyertaan dalam proses membuat keputusan

Banyak penugasan berlaku. Pernyertaan tinggi dalam kalangan pekerja bawahan

Inovasi dan kreatif Kurang kerana tertumpu kepada pengurus atasan

Tinggi kerana pihak bawahan dilibatkan dalam pembuatan keputusan

keputusan Keputusan yang dibuat lebih seragam

Keputusan yang dibuat adalah pelbagai

Tempoh membuat keputusan

Cepat kerana tidak melibatkan ramai pembuat keputusan

Lambat kerana melibatkan ramai pembuat keputusan

PERBEZAAN ANTARA PEMUSATAN AUTORITI DAN PEMENCARAN AUTORITI

contoh Pengurus pengeluaran membuat keputusan sendiri berkaitan jumlah pengeluran yangperlu dikeluarkan

Dlm pejbat pemasran, rmai pihak yg terlibat dlm membuat keputusan berkaitan strategi pemasaran yang hendak dijalankan

Faktor yang mempengaruhi tahap pemusatan dan pemencaran autoriti ialah. Falsafah pengurusan organisasi Sejarah pertumbuhan organisasi Penyebaran geografik organisasi Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan Mutu pengurusan di peringkat yg berbeza Kos membuat keputusan Keseragaman polisi

Dalam membuat keputusan sama ada untuk melakukan pemencaran autoriti atau sebaliknya, faktor yang perlu diambil kira adalah seperti yang berikut.a) Beban tugas pengurusanSekiranya beban tugas pengurus dalam organisasi adalah pemencaran autoriti boleh dilakukan

B. Kepentingan sesuatu keputusanKeputusan yg sangat penting seharusnya dibuat melalui pemusatan autoriti

C. Kecepatan membuat keputusan Sekiranya keputusan perlu dibuat dengan cepat pemencaran autoriti boleh dibuat

D. KerahsianOrganisasi yang mengendalikan banyak maklumat rahsia dan wajar mengamalkan pemusatan autoriti

E. Kemahiran dan kebolehan pekerjaKuasa atau autoriti boleh diagihkan kepada pekerja yang mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam bidang tugas mereka

F. Saiz organisasiPemencaran autoriti lebih sesuai dilakukan oleh organisasi yang besar dan mempunyai ramai pekerja

1 . P e n g a g i h a n t a n g g u n g j a w a b d r p d s e o r a n g k e t u aK e p a d a p e k e r j a b a w a h a n n y a .

2 . S e ti a p p e n g u r u s @ k e t u a h a r u s m e l a k s a n a k a n a u t o r i ti u n t u k m e n g e l a k k a n m a n a - m a n a i n d i v i d u d a l a m o r g a n i s a s i M e m i k u l t a n g g u n g j a w a b y g t e r l a l u b e r a t .

BEBERAPA LANGKAH YG PERLU DIAMBIL OLEH SESEORANG KETUA @ PENGURUS BAGI MEMBOLEHKAN PENUGASAN

AUTORITI DILAKSANAKAN SECARA BERKESAN ANTARANYA . . . 1. Memilih pekerja yg berkebolahan untuk memegang autoriti.2. Memberikan penjelasan terperinci mengenai tugas yg perlu dilakukan dan memaklumkan harapan @ jangkaannya drpd pelaksanaan tanggungjawab tersebut.3. Menyediakan sumber dan kemudahan yg secukupnya utk pekerja yg telah diberi tanggungjawab.4. Memberikan sokongan dan tunjuk ajar apabila pekerja menghadapi masalah .5. Melakukan pemantauan dari masa ke masa utk memastikan penugasan autoriti berjalan dgn lancar.6. Mengambil langkah pembetulan dengan segera untuk menyelesaikan sebarang masalah yang timbul.7. Memberikan ganjaran atau penghargaan kepada pekerja bawahan Yang bejaya menyempurnakan tanggungjawabnya dgn baik dan memastikan pekerja yg sama dipilih untuk menjalankan tugas yg sama pada masa akan datang.

1. Menjimatkan masa-Iaitu pengurusan atasan dapat menumpukan kepada hal-hal yg lebih mendesak.

2. Membentuk pengurusan tahap bawahan -iaitu memberikan peluang kepada pengurus tahap bawahan memainkan peranan

dalam menjalankan tugas.

3. Penugasan membolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegawai sesuaiUntuk sesuatu tugasan.

4. Menaikkan nama pengurus-iaitu pekerja bawahan boleh menyokong pengurus yg disukainya.

JANGKAUAN KAWALANJ a n g ka u a n ka w a s a n l u a s- s e o ra n g ke t u a a ta u p e n g u r u s m e n ga w a sPe ke r j a a t a u s u b o r d i n a t ( w u j u d a p a b i l a b i l a n ga n p e ke r j a y g b y k d i l e ta k k a n d i b a w a h s e o ra n g ke t u a @ Pe n g u r u s . J a n g ka u a n ka w a l a n s e m p i t - s e o ra n g p e n g u r u s m e n ga w a l s e d i k i t o e ke r j a Ata u s u b o r d i n a t . ( w u j u d a p a b i l a b i l a n ga n p e ke r j a y g s e d i k i t d i l e t a k k a n d i b w h k a w a l a n s e o ra n g ke t u a @ p e n g u r u s .

- B e b a n k e r j a-Ta h a p k e s u k a r a n k e r j a- M a s a y g d i p e r l u k a n u n t u k m e n y e l e s a i k a n k e r j a- P e n g a l a m a n d a n k e m a h i r a n p e k e r j a b a w a h a n - K e m a m p u a n k e t u a u t k m e n g u r u s k a n p e k e r j a b a w a h a n - K e m a m p u a n k e w a n g a n p e r n i a g a a n u n t u k m e m b a y a r g a j i p e k e r j a

Autoriti Akauntabiliti

Jangkauan kawalan Pemecaran dan pemusatan

Rantaian arahan

Tanggungjawab Penugasan Autoriti lini Autoriti staf

1. Ialah hubungan langsung antara ketua dgn pekerja .Rantaian arahan juga Menunjukkan sistem pelaporan dlm sesebuah organisasi.2. Rantaian arahan ditunjukkan melalui aliran autoriti dan tanggungjawab Dlm bentuk satu garisan bersambung (tidak putus)drpd pihak pengurusan Atasan kepada pihak pngurusan bawahan.

Pengkhususan kerja mengelakkan pekerjaDrpd cuba melakukan semua kerja sehinggaMenyebabkan mereka hilang tumpuan terhadapKerja utama mereka.

KEBAIKAN

1. Pekerja dapat menguasai kemahiran kerja dgn cekap.2. Pekerja dapat mengurangkan kesilapan semasa bekerja.3. Pekerja dapat bekerja dgn lebih baik disebabkan tumpuan terhadap kerja yg tinggi.4. Produktiviti organisasi meningkat disebabkan peningkatan produktiviti setiap pekerja.5. Kos perniagaan dapat dikurangkan melalui pengurangan pembaziran dan kesilapan kerja.6. Dapat menikmati pelbagai faedah ekonomi seperti hasil hasil keluaran yg lebih banyak dan keuntungan yg lebih tinggi.

KEBURUKAN

1. Pekerja berasa bosan kerana terpaksa melakukan kerja yg sama pada setiap hari.2. Perasaan bosan menyebabkan motivasi terhadap kerja merosot dan komitmen pekerja menurun.3. Kekurangan komitmen menyebabkan produktiviti pekerja merosot.4. Produktiviti organisasi merosot kerana kuantiti keluaran yg dapat dihasilkan semakin berkurangan.5. Kos perniagaan meningkat kerana pekerja terus dibayar gaji walaupun produktiviti mereka merosot.6. Pelbagai kesan negatif drpd ekonomi bidangan akan timbul seperti keluaran yg dapat dihasilkan semakin berkurangan dan keuntungan perniagaan merosot.

TAMAT !!!!