1

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi (SI)

Menurut Satzsinger (2005, p7), sistem informasi adalah kumpulan dari

komponen-komponen saling berhubungan, yang dikumpulkan, diproses, disimpan, lalu

komponen-komponen tersebut digunakan untuk menyediakan informasi yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan bisnis, serta dapat membantu dalam

pengambilan keputusan.

Menurut Turban dan Volonino (2010, p11) mendefinisikan sistem informasi

sebagai proses fisik yang mendukung organisasi dalam mengumpulkan, memproses,

menyimpan, dan menganalisis data serta menyebarkan informasi keseluruh organisasi.

Menurut Stair dan Reynold (2010, p10) mendefinisikan sistem informasi sebagai

seperangkat element - element yang saling terkait untuk di-input, diproses, disimpan,

serta diserbarkan guna mendapatkan feedback dalam memenuhi tujuan tertentu pada

perusahaan.

2.2 Pengertian Sistem

O'Brien dan Marakas (2008, p24) menjelaskan bahwa sistem adalah sekumpulan

komponen yang saling berhubungan dengan batasan tertentu, saling bekerja sama untuk

mencapai tujuan bersama dengan menampung input serta menghasilkan output dalam

proses transformasi. menurutnya sistem memiliki tiga fungsi dasar, yaitu: input, process,

dan output.

7

Menurut Schoomaker (2005, p117) sistem adalah sebuah kumpulan orang, mesin

dan prosedur yang terorganisir dalam keadaan saling kebergantungan untuk

menyelesaikan sekumpulan fungsi tertentu. Kumpulan tersebut memiliki kemampuan

memproduksi, menggunakan, mengubah, atau pertukaran informasi dalam memenuhi

tujuan.

Dan menurut Stair dan Reynolds (2010, p8) sistem adalah sebuah set elemen dan

komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan terntentu. Hubungan tersebut

menentukan bagaimana sistem tersebut bekerja mulai dari input, mekanisme proses,

output hingga feedback.

2.3 Pengertian Informasi

Menurut Bernard (2005, p124), informasi yaitu data diproses atau diatur kembali

sehingga menjadi bentuk lebih berarti bagi seseorang. Informasi adalah bentuk dari

kombinasi data sehingga diharapkan dapat memiliki arti untuk yang menerima.

Menurut Widayana (2009, p13), informasi adalah data telah di susun atau di olah

dan di sertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti

menjadi bentuk lain sehingga lebih berguna bagi penerima dalam pengambilan

keputusan, masa sekarang dan masa depan.

2.4 Pengertian Data

Menurut Williams dan Sawyer (2005, p12), data adalah fakta mentah yang akan

diolah menjadi informasi tertentu, contohnya melakukan melakukan survey kepuasan

konsumen dengan menyebarkan kuesioner.

3

Menurut O'Brien (2005, p26), data adalah hasil observasi tentang fenomena fisik

seperti transaksi bisnis. Lebih rincinya data adalah pengukuran objektif dari atribut

(karakteristik) dan entitas (seperti manusia, tempat, barang, kejadian), dikelompokkan

serta dimasukkan tetapi tidak dioleh menjadi sesuatu yang memiliki arti.

Sedangkan Turban dan Volonino (2010, p41) mendefinisikan bahwa data

merupakan segala sesuatu, peristiwa, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasi,

serta disimpan, tetapi tidak diatur untuk mengungkapkan makna tertentu

2.5 Pengertian Knowledge Management (KM)

Menurut Tobing (2007, p8), KM adalah mekanisme dan proses untuk

penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis, pekerjaan saling

berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi aset intelektual organisasi

yang permanen.

Menurut Dalkir (2005, p3), KM adalah hubungan antara pegawai, teknologi,

proses, dan struktur organisasi yang sistematis dalam rangka untuk menciptakan inovasi.

Hubungan ini terjadi melalui membuat, berbagi, dan menerapkan pengetahuan serta dari

pengalaman dalam rangka untuk perkembangan organisasi itu pada masa yang akan

datang.

Menurut Widayana (2005, p9), KM adalah sistem yang dibuat untuk

menciptakan, mendokumentasikan, mengelompokkan dan menyebarkan knowledge

dalam organisasi, sehingga knowledge mudah digunakan kapanpun diperlukan oleh

siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.

4

Dan berdasarkan definisi dari Turban dan Volonino (2010, p392) dijelaskan

bahwa KM sebagai sebuah proses dalam mengidentifikasi, memilih, mengatur,

menyebarkan informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari knowledge

organisasi dan biasanya berada dalam organisasi secara tidah terstruktur. KM dapat

mendorong pembelajaran dalam organisasi yang dapat mengarah ke penciptaan

pengetahuan lebih lanjut.

2.6 Pengertian Knowledge

Menurut Tobing (2007, p8), Knowledge adalah informasi yang mengubah

sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk

bertindak atau ketika informasi tersebut dapat membantu seseorang dalam mengambil

tindakan berbeda.

Menurut Widayana (2009, p13), Knowledge merupakan informasi yang

dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman baik

individu maupun kelompok dalam organisasi, Knowledge merupakan penerapan

informasi dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam suatu

perusahaan.

Menurut Bernard and Tichkiewitch (2008, p7) knowledge adalah informasi yang

berada pada pikiran seseorang dan itu bernilai sebagai ide baru berwawasan, sehingga

dapat diinterpretasikan sebagai informasi yang memiliki kekuatan bersaing dan bernilai

tinggi.

5

2.7 Knowledge Management Cycle

Menurut Turban dan Volonino (2010, p394) KM memiliki suatu siklus yang

terdiri dari enam langkah fungsi (lihat Gambar 2.1). Alasan sistem tersebut berada dalam

siklus karena knowledge secara dinamik disempurnakan dari waktu ke waktu.

Knowledge dalam suatu sistem KM yang baik tidak akan pernah sempurna, karena

seiring berjalannnya waktu keadaan lingkungan terus berubah dan knowledge harus

selalu update untuk merepresentasikan perubahan tersebut.

Fungsi siklus KM menurut Turban dan Volonino (2010, p394) meliputi:

a) Create Knowledge: knowledge tercipta sebagai suatu cara baru dalam

melakukan sesuatu atau mengembangkan know-how, terkadang external

knowledge termasuk di dalamnya.

b) Capture Knowledge: knowledge baru harus diidentifikasi sebagai sesuatu yang

bernilai dan dapat direpresentasikan dengan beralasan.

c) Refine Knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam suatu makna

sehingga dapat ditindaklanjuti.

d) Store Knowledge: knowledge berguna harus disimpan dalam knowledge

repository dengan format sistematis, sehingga semua bagian dalam organisasi

dapat mengaksesnya.

e) Manage Knowledge: knowledge harus tetap update dan dapat di review untuk

memastikan knowledge tersebut relevan dan akurat.

f) Disseminate Knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang berguna

bagi organisasi kapan dan di mana saat dibutuhkannya.

6

Menurut Bukowitz dan Williams yang dikutip oleh Dalkir (2011, p38), KMC

merupakan suatu kerangka kerja yang terdiri dari tempat penyimpanan pengetahuan,

hubungan, TI, infrastuktur komunikasi, keahlian fungsional, lingkungan responsif,

kecerdasan organisasi dan sumber daya eksternal.

Gambar 2.1. Siklus Knowledge Management menurut Volonino (2010)Sumber: Volonino (2010, p394)

Tobing mendefisikan bahwa (2007, p25) siklus utama dalam KM yaitu proses

knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing/transfer, knowledge

utilization. Di mana salah satu proses utamanya adalah knowledge sharing/transfer,

7

maksudnya adalah penciptaan kesempatan yang luas untuk pembelajaran seluruh

anggota organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara mandiri.

2.8 Jenis Knowledge

Menurut Debowski (2006, p16-18) jenis knowledge dibagi menjadi dua macam:

a) Tacit Knowledge

Tacit knowledge (2006, p18) adalah knowledge yang diakumulasi dari pengalaman dan

pembelajaran seseorang. Tacit knowledge sulit untuk direproduksi atau dibagikan

dengan orang lain. Kelemahan dari tacit knowledge adalah sulitnya menerjemahkan tacit

knowledge menjadi produk yang tangible. Isu lain yang berkaitan dengan tacit

knowledge adalah bagaimana mengidentifikasi orang – orang yang memiliki knowledge

dan bagaimana memungkinkan orang lain untuk mengakses knowledge tersebut saat

dibutuhkan.

b) Explicit Knowledge

Explicit knowledge (2006, p17) adalah knowledge yang dapat dibagi, didokumentasikan,

dikategorikan, dan disebarkan kepada pihak lain sebagai informasi. Explicit knowledge

merupakan sumber daya utama dalam organisasi di mana fokus pekerjaan berubah

menjadi berfokus pada knowledge yang ada dalam organisasi.

Tacit knowledge

Menurut Tobing (2007, p9) tacit knowledge adalah knowledge yang terletak pada

otak atau melekat di dalam diri seseorang dan diperoleh melalui pengalaman namun

sangat sulit dikodifikasi. Sedangkan explicit knowledge adalah segala bentuk

8

knowledge yang sudah direkam, dan didokumentasikan dalam repository KM

sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola.

Menurut Dalkir Tacit knowledge (2011, p101) adalah knowledge yang tercipta

dari pengalaman dan keahlian seseorang.Proses pengambilan tacit knowledge ini

terdiri dari capturing, organizing, dan refining informasi yang bertujuan agar

knowledge tersebut bisa digunakan dan dipelajari oleh orang lain.

Explicit knowledge

Menurut Nonaka dan Ichijo (2007, p283) explicit knowledge dapat diekspresikan

dalam kata dan angka, serta mudah dikomunikasikan dan disebarkan dalam bentuk

dokumen, formulasi ilmiah, atau prosedur pengkodean. Tacit knowledge merupakan

personal knowledge, sulit diungkapkan dengan bahasa formal untuk

dikomunikasikan.

2.9 Proses Penciptaan KM

Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64), menyatakan

bahwa proses penciptaan knowledge perusahaan terjadi karena adanya konversi antara

tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi,

kombinasi, dan internalisasi.

9

Gambar 2.2. Pemetaan Infrastruktur TI ke dalam Proses SECISumber: Dalkir (2011, p66)

Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses aktivitas dan

pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan perwujudan dari model SECI

(Socialization, Externalization, Combination, Internalization) milik Nonaka, digunakan

perangkat teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan dari SECI:

Sosialisasi

Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya dilakukan melalui

pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Melalui pertemuan

tatap muka ini, SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang

dimilikinya sehingga tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang dilakukan

secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian menjadi

bentuk explicit (dokumentasi) dari knowledge. Di dalam sistem KM yang akan

dikembangkan, fitur-fitur Collaboration, seperti e-mail, diskusi elektronik,

10

communities of practice memungkinkan pertukaran tacit knowledge yang dimiliki

seseorang sehingga perusahaan semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide baru,

kreatif, dan inovatif. Perusahaan telah mendorong penggunaan intranet dan e-mail

kepada seluruh karyawannya. Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk

meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas, dan menumbuhkan budaya

belajar.

Eksternalisasi

Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk

mengartikulasikan tacit knowledge akan menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan

terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan mendokumentasikan

notulen rapat (bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya

pertemuan) ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada

yang berkepentingan. Perusahaan telah mendatangkan expert untuk melakukan

serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki oleh

perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan terdapat knowledge baru dalam

perusahaan yang dapat dipelajari, dikembangkan dan dimanfaatkan untuk

meningkatkan kompetensi sumber daya.

Kombinasi

Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai

explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk

proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database perusahaan dan internet

untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge

11

organization system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi

(taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Data yang

telah tersimpan dalam sistem dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah,

keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti pembuatan indikator-

indikator kinerja. Demikian pula content management memiliki fungsi untuk

mengolah informasi perusahaan baik terstruktur (database) maupun tidak terstruktur

(dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi ini.

Internalisasi

Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan dapat

disebarkan, dan terjadilah peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit

knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database perusahaan), surat

edaran atau surat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa

sebagai sumber external untuk dapat mendukung proses ini sistem perlu memiliki alat

bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain mendukung

proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk proses

ini adalah penerapan “learning by doing”. Fitur-fitur terdapat pada fungsi learning

akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan

(training) dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit

knowledge pada karyawan.

Menurut Setiarso (2009, p35), faktor budaya memegang peran yang sangat penting

dalam mendukung proses penciptaan knowledge perusahaan dan keberhasilan knowledge

manajemen di perusahaan. Berbagi knowledge berarti setiap anggota perusahaan

12

menyadari pentingnya knowledge bagi perusahaan, bersama-sama ingin membangun

knowledge perusahaan, serta rela membangun budaya knowledge sharing di dalam diri

SDM suatu perusahaan.

2.10 Knowledge Management Models

2.10.1 The European Foundation for Quality Management (EFQM) KM Model

Model EFQM (bhatt dikutip oleh dalkir, 2011, p89) adalah cara untuk melihat di

mana manajemen pengetahuan digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. model ini

didasarkan pada model tradisional kualitas dan keunggulan, sehingga ada hubungan

yang sangat kuat antara proses KM dan hasil organisasi yang diharapkan. Komponen

yang paling utama adalah kepemimpinan, sumber daya manusia, kebijakan, dan strategi,

kemitraan dan sumber daya proses, dan yang penting, hasil kinerja. Peran km secara

keseluruhan diposisikan sebagai alat yang membantu perusahaan mencapai tujuan.

Gambar 2.3 The key components of the EFQM modelSumber : www.efqm.org

13

Berikut adalah penjelasan 9 Kriteria dari EFQM:

a) Leadership: Bagaimana pemimpin mengembangkan dan memfasilitasi

tercapainya misi dan visi. Menciptakan nilai yang diperlukan untuk sukses

dalam jangka panjang dan mengimplementasikan melalui tindakan yang tepat.

b) People: Bagaimana organisasi mengelola, mengembangkan dan melepaskan

pengetahuan dan porensi penuh dari perusahaan dan bagaimana merencanakan

kegiatan dalam rangka mendukung kebijakan dan strategi dan operasi yang

efektif.

c) Strategy: Bagaimana organisasi melaksanakan visi dan misis melalui strategi

pemangku kepentingan yang jelas,dan didukung oleh kebijakan, rencana,

tujuan, sasaran, dan proses.

d) Partnership and Resources: Bagaimana organisasi merencanakan dan

mengelola kemitraan eksternal dan sumber daya internalnya untuk mendukung

kebijakan dan strategi serta operasi yang efektif dari proses-prosenya.

e) Processes, product and services: Bagaiman organisasi mengelola dan

meningkatkan proses untuk mendukung kebijakan dan strategi,dan sepenuhnya

memenuhi dan menghasilkan, meningkatkan nilai bagi pelanggan dan

stakeholder

f) People results: Menjelaskan apa tujuan dari organisasi untuk masyarakat.

g) Customer results: Menjelaskan apa tujuan dari organisai untuk pelanggan.

h) Society results: Menjelaskan apa tujuan dari organisasi untuk masyarakat local

dan internasional.

14

i) Key results: Menjelaskan tujuan organisasi terkait dengan kinerja yang telah

direncanakan.

Keuntungan dai EFQM Model adalah:

Memberikan dasar untuk keunggulan bagi perusahaan

Menyediakan kerangka holistik yang mencakup seluruh organisasi

Menghasilkan perbaikan kegiatan dari metode sistem self assesment

Menyediakan proses untuk benchmarking dan membandingkan hasil dari

pengguna lain

Memberikan kesempatan untuk menerjemahkan data penilaian internal ke

format yang digunakan oleh National and European Award

Radar adalah kerangka kerja penilaian dinamis dan alat manajemen yang

memberikan pendekatan terstruktur untuk menilai suatu kinerja organisasi. Penerapan

logika RADAR membantu organisasi mengidentifikasi, memprioritaskan,

merencanakan, dan melaksanakan perbaikan jika diperlukan.

Gambar 2.4 RADARSumber : www.efqm.org

15

Berikut merupakan penjelasan dari RADAR:

1. Required RESULTS: bertujuan sebagai bagian dari pembuatan strategi yang

mencakup kinerja organisasi, baik financial maupun operasional.

2. Plan and develop APPROACHES: digunakan untuk memberikan hasil yang

diperlukan sekarang dan di masa depan.

3. DEPLOY Approaches: berfungsi untuk menyebarkan pendekatan secara sistematis

untuk menetapkan suatu implementasi.

4. ASSESS and REFINE Approaches and Deployment: berguna untuk memantau dan

menganalisis hasil yang dicapai, menggunakan kegiatan belajar yang sedang

berlangsung serta mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan yang sesuai.

Keuntungan penggunaan dari RADAR:

Berguna untuk proses pencapaian dari suatu strategi.

Merencanakan dan mengembangkan pendekatan terintegrasi untuk memberikan

hasil yang diperlukan, baik sekarang maupun di masa depan.

Menyebarkan pendekatan secara sistematis untuk memastikan pelaksanaan.

Menilai pendekatan berdasarkan pemantauan dan hasil analisis dari kegiatan

pembelajaran yang sedang berlangsung.

16

Gambar 2.5 Key Changes EnablerSumber : www.efqm.org

Berikut adalah penjelasan dari Key Changes Enabler:

1. Sound

- Pendekatan dengan rasional yang jelas.

- Pendekatan dengan proses pencarian.

17

Integrated

- Pendekatan dengan strategi pendukung.

2. Implemented

- Pendekatan implementasi dengan area yang relevan.

Systematic

- Melakukan pendekatan terstruktur dan tepat waktu serta berkemampuan untuk

mengelola perubahan dalam lingkungan jika dibutuhkan.

3. Measurement

- Melakukan pengukuran secara rutin dari pendekatan dan pengimplementasian

yang dilakukan.

- Memilih pengukuran yang sesuai.

Learning and Creativity

- Belajar mengidentifikasi praktek yang baik di intenal dan eksternal dan peluang

untuk mengimplementasikannya.

- Membuat kreatifitas untuk menghasilkan pendekatan yang baru.

Improvement and innovation

- Hasil dari pengukuran dan pembelajaran digunakan untuk mengidentifikasi,

memprioritaskan, merencanakan dan melakukan perbaikan.

- Hasil dari kreatifitas digunakan untuk mengevaluasi.

18

Gambar 2.6 Key Changes ResultsSumber : www.efqm.org

Berikut adalah penjelasan mengenai Key Changes Result:

1. Relevance and usability

Scope

- Ruang lingkup yang disajikan yaitu membahas kebutuhan dan harapan

dari stakeholder.

- Konsisten dengan strategi dalam organisasi.

19

Integrity

- Hasil yang tepat waktu dan dapat diandalkan.

Segmentation

- Segmen hasil yang tepat.

2. Performance

Trend

- Trend positif yang berkelanjutan untuk proses kesempurnaan.

Target

- Serangkaian tujuan untuk kunci keberhasilan.

- Sasaran yang sesuai.

- Sasaran yang dicapai.

Comparisons

- Perbandingan yang dibuat untuk kunci keberhasilan.

- Perbandingan yang sesuai.

- Perbandingan yang menguntungkan.

Causes

- Hubungan antara hasil yang dicapai dan dapat dimengerti.

- Berdasarkan bukti yang diajukan, ada keyakinan bahwa kinerja positif

akan dipertahankan di masa depan.

2.10.2 The Inukshuk KM Model

Inukshuk KM Model (Menurut Girard yang dikutip oleh Dalkir 2011, p91)

dikembangkan oleh pemerintahan negara Kanada untuk mengelola pengetahuan mereka

20

lebih baik. Model ini dikembangkan dengan meninjau model utama yang ada untuk

menghasilkan lima kunci enabler (teknologi, kepemimpinan, budaya, pengukuran dan

proses) dan dengan melakukan penelitian kuantitatif untuk memvalidasi enabler.

Gambar 2.7. Overview of the Inukshuk KM ModelSumber : Dalkir (2011, p91)

Proses elemen Inukshuk secara langsung berasal dari Model SECI(Nonaka dan

Takeuchi 1995). Teknologi dan budaya merupakan merupakan unsur penting yang

membantu menjaga integritas. Pengukuran dan kepemimpinan ditempatkan dibagian

paling atas untuk memperlihatkan pentingnya fungsi menyeluruh dari pengukuran

dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta untuk mendukung pelaksanaannya.

MEASUREMENT

TACIT KNOWLEDGEEXPLICIT KNOWLEDGE

SOCIALIZATION

INTERNALIZATION COMBINATION

EXTERNALIZATION

LEADERSHIP

TECHNOLOGY CULTURE

21

2.11 KM untuk Individu, Komunitas dan Organisasi

menurut Dalkir (2011, p25), KM memberikan manfaat bagi individu, komunitas,

dan kepada organisasi. Berikut penjabaran dari manfaat tersebut:

Bagi individual:

Membantu setiap karyawan untuk pekerjaannya dalam

pembuatan keputusan serta pemecahan masalah.

Membangun rasa kebersamaan dalam organisasi.

Membantu setiap karyawan untuk tetap mengikuti dan mengetahui

perkembangan yang terjadi.

Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.

Bagi komunitas:

Mengembangkan keterampilan profesional.

Mengenalkan cara belajar secara peer-to-peer.

Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi.

Mengembangkan kode etik profesional yang dapat diikuti para karyawan.

Mengembangkan bahasa yang umum

Bagi organisasi:

Membantu dalam menjalankan strategi.

Membantu memecahkan masalah secara cepat.

Mendisfusikan praktek terbaik.

Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan.

Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang.

22

Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam menghadapi

persaingan.

Membangun memori organisasi.

Menurut Dalkir (2011, p145), Knowledge sharing groups dapat didefinisikan

sebagai sekelompok orang dengan segala sumber daya mereka dan juga hubungan yang

dinamis, berkumpul untuk memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan

pembelajaran dan menciptakan nilai bersama untuk grup. Konsep komunitas ini berbagi

pengetahuan dalam pengaturan organisasi berasal dari lave dan wenger. Banyak

organisasi telah menerapkan cara ini.

2.12 Knowledge Management System (KMS)Menurut Dalkir (2011, p207), KMS merupakan alat yang diarahkan untuk

mendukung KM. KMS berevolusi dari information management tools yang terintegrasi

dengan beberapa aspect dari computer-supported collaborative environment dengan

information and document management system. Karakteristik kunci dari KMS adalah

untuk:

Komunikasi antar berbagai pengguna.

Koordinasi pada aktivitas pengguna.

Kolaborasi dari beberapa kelompok pengguna dalam pembuatan, modifikasi, dan

penyebaran artefak serta produk-produk.

Mengontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan berguna dalam

melacak kemajuan proyek.

23

Sedangkan menurut Rainer (2011, p147), KMS merupakan suatu TI modern

dengan menggunakan teknologi internet, intranet, ekstranet, dan tempat penyimpanan

data secara sistematisasi. KMS menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi,

diantaranya adalah untuk:

Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi.

Menemukan dan mengakses.

Membuat dan anotasi.

Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi.

Penelusuran

Menurut Tobing (2007, p8-9), KMS adalah mekanisme dan proses yang terpadu

dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan

yang berhubungan dengan penciptaaan berbagai informasi menjadi aset intelektual yang

permanen.

2.13 Manfaat KM pada perusahaanMenurut Andriarto, et al (2008, p3) KM memiliki manfaat serta fungsi penting

yang terbagi dalam empat hal yaitu: mengidentifikasi aset kunci dari knowledge ada di

dalam perusahaan, merefleksikan apa yang organisasi diketahui, saling berbagi segala

knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya, menerapkan penggunaan

knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Keuntungan dan manfaat KM bagi perusahaan menurut Tobing (2007, p38),

cukup beragam dan banyak. Di antaranya adalah:

Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

24

Menekan biaya pengeluaran perusahaan.

Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan.

Cara kerja menjadi lebih baik dari sebelumnya.

Meningkatkan mutu produk dan layanan.

2.14 Pengertian Knowledge GoalMenurut Probst et al (2004, p40), tugas utama manajemen adalah mendefinisikan

tujuan agar dapat memberikan pengarahan tentang proses penting kepada perusahaan.

Kesepakatan tujuan strategis dalam perancangan strategis kemudian memberikan dasar

untuk implementasi dan pemantauan. Berikut adalah knowledge goal yang ingin dicapai

oleh perusahaan ini:

Normative knowledge goal

- Menciptakan kondisi di mana berorientasi kepada knowledge yang strategis dan

tujuan operasional.

- Bertujuan untuk menciptakan budaya sadar pengetahuan pada perusahaan.

- Membutuhkan komitmen dan keyakinan pada pihak manajemen pucak.

Strategic knowledge goal

- Strategic knowledge goal dapat melengkapi perencanaan strategis tradisional

dengan menyediakan deskripsi keahlian yang akan dibutuhkan dimasa depan dan

menjaga knowledge assets suatu organisasi.

- Bertujuan untuk menentukan jenis keahlian yang akan diperoleh untuk masa

depan.

Operational knowldge goal

25

- Mengarah pada sasaran operasional pengendalian dan pemantauan sistematis

pengetahuan dalam rangka pelaksanaan proyek serta proses.

- Pastikan KM dilaksanakan pada tingkat operasional

Tabel 2.1 Knowledge goals pada level yang berbedaStructures Activities Behavioral

Normative Management

Company Character

Legal Structure effect on KM

Company Policy

Knowledge vision an mission statement

Identification of critical area of knowledge

Company Culture

Knowlegde sharing desirable

Innovative spirit Intense

communication

Strategic Management

Organization Structure

Conference, reporting, structure.

R & D organization, experience groups

Management System

EIS, Lotus, Notes.

Programs

Co-operation Building core

competencies Information

provision

Approach to Problem

Orientation to knowledge goals

Problem oriented knowledge identification

Operational Management

Organizational Process

Control of knowledge flows

Deployment Process

Knowledge infraastructures

Supply of knowledge

Task

Knowledge project Build expect

databank

Performance and Co-operation

Knowledge sharing Kowledge in action

Sumber : Probst (2004, p45)

26

2.15 Knowledge Taxonomies (KT)Menurut Dalkir (2011, p124), taxonomy adalah sistem klasifikasi dasar yang

memungkinkan kita untuk menggambarkan konsep dan dependensi dengan cara hirarkis.

Semakin tinggi suatu konsep diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan, dan

semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik nama dari satu subclass.

Gambar 2.8 Example of Knowledge TaxonomySumber : Dalkir (2011, p125)

Menurut Dalkir (2011, p126), Taksonomi adalah suatu skema klasifikasi

kelompok yang saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis konsep

hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian tentang kategori secara

plants

House plants Landscaping plant Wild plants

foliage Ground cover

cacti

flowering trees

deciduousevergreen

27

umum dibandingkan contoh atau kasus khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat

pribadi, seperti contoh penamaan pada sebuah folder pribadi.

2.16 Analisis dan Rancangan Sistem Informasi2.16.1 Analisis Sistem

Analisis sistem ialah suatu masalah yang diselesaikan perusahaan dengan SI.

terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan

identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem. Menurut

Laudon (2010, p208).

Analisis sistem menurut Bently dan Whitten (2007, p160) adalah suatu teknik

pemecahan masalah yang mengurangi sistem menjadi potongan-potongan komponen

untuk tujuan mempelajari seberapa baik bagian-bagian komponen bekerja dan

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Analisis sistem menurut McLeod dan Schell (2007, p154), adalah suatu penelitian

terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru dan

kemudian diimplementasikan.

2.16.2 Perancangan Sistem

Menurut Laudon (2008, p210) perancangan sistem adalah keseluruhan rencana

atau model untuk sistem. Perancangan sistem menggambarkan apa yang harus

dilaksanakan oleh sistem dalam memenuhi kebutuhan informasi.

28

Perancangan sistem berdasarkan pendapat Stair dan Reynolds (2010, p497), adalah

fase pengembangan sistem dengan cara mendefinisikan bagaimana SI akan melakukan

apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah.

Menurut McLeod dan Schell (2011, p192), perancangan sistem adalah proses

penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi

kebutuhan pemakai dan memberikan gambaran serta perancangan bangun secara

lengkap dari pihak terlibat di dalamnya.

Simpulan dari perancangan sistem adalah suatu spesifikasi dengan cara

melakukan fungsi-fungsi yang telah diidentifikasi pada saat analisis sistem yang berguna

dalam menangani dan mengatasi masalah.

2.16.3 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design

Menurut Satzinger et al (2005, p60) pengertian Object-Oriented Analysis and

Design (OOAD) adalah:

Object-Orientied Analysis (OOA) adalah semua jenis objek yang melakukan

pekerjaan dalam sistem dan menunjukan interaksi pengguna apa dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem komputer

yang dapat merespon pesan-pesan.

Object-Oriented Design (OOD) adalah semua jenis objek yang diperlukan untuk

berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukan bagaimana

objek berinteraksi untuk meyelesaikan tugas, dan menyempurnakan definisi dari

29

masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa

tertentu.

Object Oriented Programming (OOP) menuliskan tentang pernyataan dalam bahasa

pemrograman untuk mendifinisikan tipe dari masing-masing objek.

Menurut Whitten dan Bentley (2007, p25), OOAD merupakan suatu kumpulan

alat serta teknik untuk mengembangkan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi

objek untuk membangun sebuah sistem dan piranti lunaknya.

2.17 Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

2.17.1 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Satzinger (2005, p48), Unified Modeling Language (UML) merupakan

suatu bentuk model dan notasi dikembangkan secara khusus untuk pengembangan

berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, analis dan end user dapat

menggambarkan serta memahami diagram spesifik yang digunakan dalam proyek

pengembangan sistem.

Menurut Chaffey (2007, p516), UML merupakan suatu bahasa yang digunakan

untuk memilah, menggambarkan, dan mendokumentasi artefak kedalam sistem yang

berorientasi objek. UML memberi akses untuk menjelaskan bagaimana model suatu

objek diterapkan untuk menganalisis proses alur kerja.

30

2.17.2 Activity Diagram

Menurut Satzinger (2005, p144), activity diagram adalah sebuah diagram alur

kerja yang menggambarkan kegiatan pengguna, orang yang melakukan setiap kegiatan,

dan aliran sekuensial kegiatannya.

Gambar 2.9 Activity diagram symbolSumber : Satzinger (2005, p145)

2.17.3 Class Diagram

Menurut Satzinger (2005, p63), class diagram adalah suatu model grafik,

digunakan pada pendekatan object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek di

pada suatu sistem.

31

++memesan()()

-order 1-order 2-order 3

ORDER

++membeli()()

-joni-yolai-gatot

CUSTOMER

++memesan()()

-baju-celana -topi

PRODUCT

*

* **

Gambar 2.10 Class DiagramSumber : Satzinger (2005, p64)

Menurut McLeod dan Scheel (2007, p164), class diagram merupakan teknik

penggambaran hubungan antar data sekaligus menunjukan tindakan apa yang akan

dilakukan terhadap data, secara grafis. Dinamakan class diagram dan merupakan salah

satu model berorientasi objek. Objek adalah satu konsep dalam TI, terdiri dari data,

tindakan yang akan dilakukan dan menandakan suatu hubungan.

2.17.4 Use Case

Menurut Satzinger (2005, p52), usecase merupakan suatu aktivitas sistem yang

melaksanakan tugas, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna. Setiap

usecase didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan fungsional. Serta

menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan suatu proses pengulangan. Menurut

Menurut McLeod dan Scheel (2007, p201), usecase adalah penjelasan dialog

terjadi antara sistem primer dan sekunder. Pertama naratif berkelanjutan dengan masing-

32

masing tindakan diberi nomor secara berurutan, kedua disebut format ping pong, terdiri

dari dua naratif dan nomor menandai bagaimana tugas dilaksanakan secara bergantian.

Menurut Chaffey (2007, p518) use case merupakan urutan transaki-transaksi

antara aktor dan sistem yang mendukung aktivitas pada aktor. Usecase memaparkan

aktivitas dan tugas yang merupakan suatu bagian antara aktor dan sistem, usecase

menjabarkan kebutuhan-kebutuhan pada suatu sistem dari masing-masing aktor.

Gambar 2.11 A simple Use Case with an actorSumber : Satzinger (2005, p215)

Stick figured called an actor and representing a role (for now,think “has hands” to remember the direct contact with the automated system)

Create new order

Connecting line to show which actors participate in which use cases

33

2.17.5 System Sequence Diagam (SSD)

Menurut Satzinger (2005, p226) System Sequence Diagram (SSD) digunakan

untuk menggambarkan alur informasi yang masuk dan keluar dari sistem secara

otomatis.

Gambar 2.12 Sample System Sequence DiagramSumber : Satzinger (2005, p229)

:system

inquireOnitem(catalogID,prodID,size)

Item information

The object lifeline;shows the "sequence" of messages, top

to bottom

An object(underlined) representing the

automated system

actor interacting with system

An input message

A returned value

34

2.17.6 User Interface

Menurut Satzinger (2005, p444), User Interface merupakan segala sesuatu yang

berhubungan dengan end user saat sedang menggunakan sistem seperti fisik, perseptual,

dan konseptual. Shneiderman (2010, p88-89) mengemukakan delapan aturan yang dapat

digunakan sebagai petunjuk dasar yang baik untuk merancang suatu user interface.

Delapan aturan ini disebut dengan Eight Golden Rules of Interface Design, yaitu:

a) Berusaha konsisten.

Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang

digunakan pada prompt, menu, serta layar bantuan.

b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut.

Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan

interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi,

dan fasilitas makro.

c) Memberikan umpan balik informative.

Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik.

Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input

data atau muncul pesan kesalahannya.

d) Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan.

Umpan balik yang informatif akan memberikan indikasi penutupan bahwa cara

yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan

berikutnya.

35

e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana

Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan

kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan

dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami

untuk penanganan kesalahan.

f) Mudah kembali ke tindakan sebelumnya

Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karena pengguna mengetahui

kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan; sehingga pengguna tidak takut untuk

mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan.

g) Mendukung tempat pengendali internal

Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan

yang dilakukan pengguna dari pada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol

pengguna.

h) Mengurangi beban ingatan jangka pendek

Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan sederhana atau banyak

tampilan halaman sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan

untuk kode, dan urutan tindakan.

36

2.17.7 Navigation Diagram

Berdasarkan Mathiassen et al. (2000, p151) interface merupakan fasilitas yang

membuat model dan fungsi tersedia untuk actor. Hasil dari interface adalah user

interface dan system interface. User interface adalah style dialog, bentuk presentasi, dan

daftar elemen lengkap. System interface adalah class diagram untuk eksternal device dan

untuk interaksi dengan sistem lain. Navigation diagram merupakan semua window dari

user interface dan hubungan dinamiknya yang dapat dilihat pada Gambar 2.12.

Main Main

PersonPerson

SessionSessionActivityActivity

PaperPaper

Gambar 2.13 Navigation Diagram menurut Mathiassen et.al. (2000)

37

vii