b2m1panduan pengurusan pejabat-short version

PANDUAN PENGURUSAN

PEJABATPEJABAT

PP BIL: 5 Tahun 2007(berkuatkuasa mulai 30 April 2007 &

menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974)

ARAHAN PERKHIDMATAN

Panduan asas pentadbiran sesebuah

pejabat / jabatan yang meliputi

pentadbiran am, perkara perkhidmatan,

BAHAGIAN PERKHIDMATANBAHAGIAN PERKHIDMATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIAJPA

2

pentadbiran am, perkara perkhidmatan,

alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan

kemudahan perhubungan.

ARAHAN PERKHIDMATAN

Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda:

- memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan



3

perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT;

- memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan

- memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhihmatan awam

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

- digubal berasaskan AP dan ditambahbaik dengan

mengambil kira ICT

- meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang untuk

perubahan bakal berlaku serta inovasi/ kreativiti



4

- agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk

laksana dan jelaskan mana-mana perkara

- penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuat

kuasa dari semasa ke semasa

KANDUNGAN

BAHAGIAN TAJUK

I PENGURUSAN AM PEJABAT

II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA



5

MANUSIA

III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN TAJUK

VI URUSAN SURAT KERAJAAN

VII PENGURUSAN FAIL

KANDUNGAN (SAMB.)



6

VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

BAHAGIAN I

PENGURUSAN AM PEJABAT

(AP- JABATAN DAN ORANG RAMAI)

Menjelaskan tanggungjawab ketua jabatan dalam urusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan



7

aktiviti dan senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat

Peruntukan baru

- penekanan kepada pematuhan undang-undang

- kemudahan komunikasi

- program kebajikan

BAHAGIAN I

PENGURUSAN AM PEJABAT (samb)

Undang-undang dan peraturan

- maklum dan difahami oleh setiap pegawai

- kaji dan kemaskini agar relevan dengan perkembangan



8

- kaji dan kemaskini agar relevan dengan perkembangansemasa dan boleh tingkatkan sistem penyampaian

Senarai Tugas

- sediakan untuk semua pegawai

- sentiasa dipantau agar kemaskini dengan perubahandasar Kerajaan atau jabatan

BAHAGIAN I


Kemudahan Komunikasi

- gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi

- perkhidmatan pos untuk hantar surat dan bungkusan. Pos berdaftar

dibuat jika bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan



9

dibuat jika bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan

- perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit dikawal

penggunaannya mengikut peraturan semasa

- penggunaan mesin faksimili ikut peraturan semasa

- persidangan video mengikut peraturan yang ditetapkan

- kaedah komunikasi manual lain seperti telegram

- boleh guna kaedah komunikasi terbaharu selaras dengan ICT

Program Kebajikan

- adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan

sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan

BAHAGIAN I




10

sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan

- contoh: hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab

kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis

keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

(AP – PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN)

Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran,

penilaian prestasi , sijil perhargaan dan pewartaan.



11

Peruntukan baru

- pemupukan budaya kerja positif

- pembangunan modal insan

- pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik

BAHAGIAN II


Rekod Perkhidmatan Pegawai

Tanggungjawab Ketua Jabatan

- pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawahpenyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap dan



12

penyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap danterkini. Direkod dalam komputer/ buku khas. Secaramanual direkod dengan dakwat kekal

Tanggungjawab Pegawai

- maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri danperubahan maklumat agar kemas kini

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (samb)

Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan

Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:



13

i. maklumat peribadi pegawai;

ii. semua maklumat perkhidmatan pegawai;

iii. maklumat cuti;

iv. lembaran kelakuan; dan

v. maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.

BAHAGIAN II


Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan

a. semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpakebenaran pegawai diberi kuasa

b. maklumat perlu direkod dengan segera denganmengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekod



14

mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekodberkomputer). Jika manual, ditandatangani pegawaidan dicop jabatan. Rekod disimpan di lokasi pegawaiberkhidmat

c. dokumen penting, tindakan sesuai untuk pastikan iaselamat. Adakan rekod pendua dan disimpan selamat

d. rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat dengankebenaran

BAHAGIAN II


Rekod Kehadiran

- selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang

sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu



15

meninggalkan pejabat

- adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang

bercuti atau tugasan di luar untuk tujuan pemantauan

BAHAGIAN II


Penilaian Prestasi

- sebahagian dari sistem pengurusan personel yangpenting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasikerja. Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikutprosedur yang ditetapkan



16

prosedur yang ditetapkan

- kaedah prestasi yang baik mempunyai ciri berikut:

i. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yangditetapkan

ii. penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim

iii. ekspektasi dari tahap yang perlu dicapai dimaklumkepada pegawai yang dinilai

BAHAGIAN II


Penilaian Prestasi (samb)

iv. pegawai penilai bersedia mendengar pandangan

pegawai yang dinilai



17

pegawai yang dinilai

v. pegawai penilai tidak guna penilaian prestasi sebagai

instrumen untuk menekan / mengugut pegawai yang

dinilai sebaliknya untuk meningkat motivasi/ prestasi

pegawai

BAHAGIAN II


Pemupukan Budaya Kerja Positif

Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan laksanakan perananberikut:



18

i. wujud dan memupuk semangat kerja berpasukan;

ii. memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;

iii. beri tunjuk ajar dan bimbingan;

iv. beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawaimelaksana tugas yang telah diamanahkan; dan

v. beri pengiktirafan dan perhargaan kepada pegawai yang telahmemberi sumbangan

BAHAGIAN II


Pembangunan Modal Insan

Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusiasupaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangandengan tindakan berikut:



19

i. rancang dan kelola program latihan yang sesuai

ii. bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelanpenggantian

iii. rancang dan laksanakan pusingan kerja ikut tempoh yangsesuai dalam pelbagai bidang

iv. beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkanpengetahuan dan pengalaman kerja

BAHAGIAN II


Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik

Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut:

- selaraskan di peringkat Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Unitmenguruskan sumber manusia

- sediakan pegawai yang melaksanakan tugas



20

- sediakan pegawai yang melaksanakan tugas

- sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi

- pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa kemas kini

- pastkan pegawai ikut program latihan dan lantik sebagai jurulatih diperingkat jabatan

- lantik pentadbir sistem

- aspek keselamatan mengikut standard yang ditetapkan

- wujudkan meja bantuan (help desk)

- uruskan inventori perkakasan

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

(Bahagian baru)

Menjelaskan aspek keperibadian dan ketrampilan meliputi cara berpakaian, cara



21

ketrampilan meliputi cara berpakaian, cara kerja, adab sopan semasa menjalankan tugas,

kepentingan menjaga emosi, sikap keterbukaan, bijaksana, berhemah, berfikiran positif, soal

disiplin dan tatakelakuan serta keperluan mematuhi Aku Janji

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN

PELANGGAN(Bahagian baru)

- Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangan karenah



22

dan adil kepada pelanggan, pengurangan karenah birokrasi, penyediaan perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan.

- Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama Pelanggan, pengurusan aduan awam dan pengurusan media.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan Pelanggan

Ketua Jabatan memberi penekanan kepada perkhidmatan berkualiti

seperti:



23

- beri layanan yang mesra & adil kepada pelanggan;

- wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

- perluaskan mekanisme penyebaran & penyampaian

kemudahan perkhidmatan; dan

- kurangkan kerenah birokrasi dalam urusan dengan pelanggan.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

(Bahagian baru)

Menekankan kepentingan sistem penyampaian

perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan



24

perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan

kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan

sistem dan prosedur kerja, borang permohonan,

menyemak semula keperluan lesen atau permit serta

mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (samb)

Perkhidmatan Telefon Berkualiti

Ketua Jabatan meningkat kualiti layanan telefon dengan melaksanakan

langkah berikut:

- pastikan layanan telefon cekap, berkesan dan memenuhi



25

standard kualiti yang ditetapkan

- pastikan sambutan telefon oleh pegawai sentiasa mesra, sopan

dan berbudi bahasa

- bekalkan maklumat tepat dan kemas kini

- sistem telefon diprogramkan jika panggilan tidak dijawab

- mesin rakaman dalam answering machine mesra pelanggan

- sistem telefon lain yang diperkenalkan berkesan

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

(AP- SURAT-MENYURAT)

Memperincikan cara penyediaan surat



26

Memperincikan cara penyediaan surat

rasmi kerajaan, kaedah pendaftaran,

pengedaran surat dan pengurusan surat

terperingkat.

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAANPendahuluan

- Satu cara perhubungan penting

- dokumen dan rekod rasmi

- penyaluran maklumat

- jelas, tepat dan ringkas

- sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos/ serahan tangan

Penyediaan



27

Penyediaan

- alamat pengirim

- alamat penerima

- nombor rujukan

- tarikh surat

- tajuk surat

- pembukaan dan pengakhiran surat

- penomboran perenggan, muka surat dan lampiran

- disediakan tiga salinan (penerima, fail & fail timbul)

- perakukan kepada Pegawai Pengelas menentukan taraf keselamatan

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN (samb)

Pendaftaran dan Pengedaran

- surat untuk Ketua Jabatan/ Timb. Ketua Jabatan diserahkan kepadaPembantu khas. Surat ‘untuk perhatian’ kepada pegawai;

- Pembantu Khas / pegawai bertanggungjawab boleh buka surat & daftar suratikut prosedur yang ditetapkan;

- sebelum edar , masukkan surat dalam fail;

- semua surat ambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan melalui surat



28

- semua surat ambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan melalui suratakuan terima;

- surat dihantar keluar,pastikan lengkap dan ditandatangani; dan

- hantar melalui mesin faksimile/ e-mel, peraturan hendaklah dipatuhi.

Pengurusan Surat Terperingkat

pengurusan dikawal dengan selamat ikut Arahan Keselamatan & peraturanyang berkaitan

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL

( AP – FAIL – MEMAIL)

Menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedah

pengkelasan fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dan

keperluan Fail Timbul.



29


Peruntukan Baru

- Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik

- Pembangunan sistem aplikasi komputer

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL (samb)

Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik

selaras dengan perkembangan ICT, digalakkan membangunkan aplikasi

agar penyimpanan capaian maklumat & rekod secara maya (virtual)

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer



30

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

pembangunan sistem aplikasi berkomputer bagi rekod elektronik

mendapatkan nasihat daripada Jabatan Arkib Negara agar ikut piawaian

kearkiban

Pelupusan Fail

Jabatan Arkib Negara dirujuk untuk mendapatkan nasihat bagi

pelupusan fail

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL

( AP – FAIL – MEMAIL)

Menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedah

pengkelasan fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dan




31


Peruntukan Baru

- Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik

- Pembangunan sistem aplikasi komputer

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail

- semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandungdalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan

- fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yangditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara

Pengelasan Fail



32

Pengelasan Fail

- fail dikategorikan kepada fail urusan am dan urusan fungsian

- fail terperingkat dikelaskan ikut Arahan Keselamatan

Pengelasan Perkara dan Pengkodan

- fail diberi tajuk berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskanfungsi dan aktiviti jabatan/ agensi

- fail diberi pengkodan yang menjadi nombor rujukan

- dapatkan khidmat nasihat daripada Jabatan Arkib Negara

BAHAGIAN VII


Pembukaan Fail

- semua dokumen diterima difailkan

- fail dilengkap dengan kertas minit dan dikandungkan surat yangdisusunkan seturut ikut tarikh transaksi , dakwat merah (masuk), biru /hitam (keluar)

- fail lebih 100 kandungan/ 4 cm ditutup dan fail baru



33

- fail lebih 100 kandungan/ 4 cm ditutup dan fail baru

Fail Sementara

- dibuka apabila surat / dokumen memerlukan tindakan segera dan failtak dapat dikesan atau lebih seorang pegawai guna fail yang sama

- guna nombor dan tajuk yang sama. Apabila selesai masukkan fail & isikandungan dalam fail asal sebagai satu kandungan. Jika tak dapatdikesan, buka fail baru

BAHAGIAN VII


Penyimpanan dan Pergerakan fail

- fail terbuka disimpan di Bilik Rekod, guna rak yang sesuai. Rakdisusun berturutan ikut nombor rujukan dan dilabel untukpengesanan;

- fail terperingkat disimpan ikut Arahan Keselamatan; dan

- pergerakan fail direkod untuk kawalan dan pengesanan.



34

- pergerakan fail direkod untuk kawalan dan pengesanan.

Simpan Dalam Perhatian (SDP)

kaedah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas suratdalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.

Fail Timbul

digunakan untuk maklumkan Ketua Jabatan/ pegawai atasantindakan yang telah diambil. Jika pengedaran secara ICT, fail timbultidak perlu.

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM

( AP – Memelihara dan menyimpan rekod – rekod Kerajaan)

Menjelaskan peranan ketua jabatan dalam penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod



35

penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.

Peruntukan Baru

- Jadual Pelupusan Rekod

- Program Rekod Penting

- Pelan Tindakan Bencana

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN

PELUPUSAN REKOD AWAM (samb)

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

- sediakan JPR Rekod Fungsian dan mendapat kelulusan JAN

- bagi pelupusan Rekod Urusan Am, tindakan hendaklah mengikutiJPR Am sediaan JAN

Program Rekod Penting



36

Program Rekod Penting

- kenalpasti dan membuat perancangan memelihara rekod penting

- salinan keselamatan hendaklah dibuat dan disimpan di lokasiberasingan

- dapatkan nasihat daripada JAN

Pelan Tindakan Bencana

sediakan pelan tindakan bencana untuk hadapi bencana, tindakanpemulihan dan dapatkan nasihat daripada JAN

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI

DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(Peruntukan Baru)

Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi

maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka



37

maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka

keselamatan IT, pembangunan sistem aplikasi dan laman

web jabatan.

Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan

internet dam emel sebagai saluran komunikasi.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT (samb)

Penggunaan Perkhidmatan – Internet

- rangkaian komputer global yang menyediakan pelbagai maklumatsebagai alat meningkatkan prestasi, keupayaan dan produktivitipegawai & jabatan



38

pegawai & jabatan

- pastikan penggunaan ikut etika, garis pansuan dan prosedurkeselamatan Internet dipatuhi

- layari laman yang dibenarkan dan dilarang melayari, menyedia,memuat naik / turun dan simpan laman web dilarang

- dilarang guna untuk tujuan peribadi kerana boleh ganggu kestabilantalian rangkaian (networking)

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI

MAKLUMAT (samb)

Penggunaan Perkhidmatan e-mel

- aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronikdilakukan lebih dari dua hala dengan cara yang pantas

- digunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betul dandisesuaikan dengan keperluan jabatan



39

- digunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betul dandisesuaikan dengan keperluan jabatan

- E-mel adalah rekod awam, menghantar e-mel tidak aktif yangmempunyai nilai arkib ikut format dan prosedur ditetapkan oleh JAN

- pegawai harus gunakan identiti / akaun e-mel sendiri apabila guna e-mel dan dilarang guna e-mel untuk tujuan peribadi termasuk yangdilarang

- masalah berkaitan penggunaan e-mel ke MAMPU, keselamatandirujuk ke Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

( AP- KELENGKAPAN PEJABAT)

Keperluan mematuhi peraturan berhubung



40

Keperluan mematuhi peraturan berhubung

urusan perolehan bekalan pejabat, kawalan

penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pemerikaaan dan pelupusan / hapuskira

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (samb)

Kawalan Penggunaan

Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan danpenyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:

- merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan sertadisimpan dengan selamat



41

disimpan dengan selamat

- pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluansemasa. Pengeluaran perlu dilulus & direkod dalam daftar. Pengeluarandilakasanakan secara ‘masuk dahulu keluar dahulu’

- mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selarasdengan peraturan kewangan

- jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuakuasa

- jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj / tatatertib

SEKIAN,

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

b2m1panduan pengurusan pejabat-short version

Documents