BAB I

PE NDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

sekarang ini mengharuskan kita untuk terus mengikutinya, paling tidak

berusaha untuk tidak tertinggal dari negara-negara lain. Dalam

perkembangannya sangat dibutuhkan tenaga kerja yang terampil dan

memiliki kualitas yang baik. Hal ini dapat terwujud apabila ada kerja

sama yang baik antar lembaga pendidikan sebagai penghasil sumber

daya manusia dan dunia usaha serta instansi yang terkait di dalamnya.

Program PKL merupakan bagian dari seluruh kurikulum yang

berlaku dan memilik peran yang sangat penting dalam menentukan

sikap mental lulusan dengan orientasi jurusan. Sehingga mahasiswa

dapat dibekali dengan seperangkat pengetahuan dan kemampuan

yang berkenaan dengan aktivitas nyata pada dunia kerja/usaha. Hal ini

dapat memberikan gambaran nyata tentang dunia kerja.

Program Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat menjembatani dua

aktivitas belajar yakni antara belajar teori di kelas dengan kondisi nyata

yang ada di lapangan sesungguhnya, dan juga sebagai sarana untuk

menjalin kerjasama bilateral yang baik antara dunia pendidikan dan

dunia usaha yang akan selalu menuntut lulusan bermutu dari dunia

pendidikan yang mampu memahami perkembangan dunia usaha

sedemikian sebaliknya agar mahasiswa mampu menghadapi

tantangan perkembangan zaman.

Pelaksanaan PKL ini ruang lingkupnya tidak hanya bertumpu pada

aktivitas kerja tetapi juga menyangkut berbagai kendala dan

permasalahan yang dihadapi serta solusi yang diambil dengan tetap

memperhatikan prosedur dan batasan-batasan yang telah ditetapkan,

sehingga kecakapan kerja yang diperoleh seperti struktur organisasi,

bidang kerja, hubungan sosial dan pada batasan-batasan tertentu

berbagai persoalan dan kendala yang dihadapi dan bagaimana upaya

pemecahannya.

Politeknik Negeri Medan merupakan lembaga pendidikan

profesional yang bertujuan menciptakan dan menempa sumber daya

manusia yang berkualitas sebagai tenaga kerja yang ahli dan cekatan.

Untuk mencapai tujuan tersebut Politeknik Negeri Medan membekali

mahasiwanya dengan keterampilan yang didukung dengan perpaduan

teori dan praktik yang cukup serta disiplin yang tinggi, sehingga dapat

berkembang menjadi tenaga kerja yang potensial. Hal ini bukan hanya

merupakan pemenuhan salah satu syarat dalam menyelesaikan program

pendidikan saja, melainkan juga bagaimana para mahasiswa mengenal

dunia kerja yang sesungguhnya.

Penulis memilih tempat PKL di PT PLN (Persero) wilayah Sumatera

Utara, karena penulis mengetahui bahwa PT PLN (Persero) Wilayah

Sumatera Utara merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

Jasa Pelayanan Kelistrikan yang sangat maju sehingga penulis sangat

bangga bisa PKL di perusahaan tersebut. Ditambah dengan pemimpin

dan pegawai yang ramah, sehingga penulis dapat lebih mudah dan tidak

membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan penyesuaian pada

lingkungan perusahaan tersebut. Hal ini dapat membantu penulis dalam

melakukan kegiatan PKL.

1.2 RUANG LINGKUP PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Penulis memilih PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara dengan

harapan dapat memahami sedikit banyaknya tentang kegiatan yang

digeluti para pegawai kantor tersebut. Dengan demikian wawasan dan

keterampilan serta kompetensi penulis bertambah dengan

dilaksanakannya PKL di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara ini.

Dengan demikian, penulis dapat mempersiapkan diri lebih baik lagi untuk

dapat terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya. Dengan mempersiapkan

hanya kemampuan skill/keahlian melainkan juga keahlian dan

kemampuan mental.

Mengingat keterbatasan waktu dan ruang lingkup yang diberikan

pihak perusahaan dalam melaksanakan PKL ini, maka dalam

pelaksanaan PKL ini penulis hanya memperoleh kesempatan untuk

memahami kegiatan pada divisi SEKUM (Sekretriat Umum).

Penulis diharapkan dapat mempelajari kegiatan-kegiatan karyawan

pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara khususnya bagian divisi

SEKUM, Administrasi persuratan yang meliputi mengagendakan surat dari

PLN Cabang, pusat dan pihak ke 3, mengekspedisikan surat dari PLN

cabang, pusat dan pihak ke 3, megetik surat yang akan dikirim ke PLN

cabang, pusat dan pihak ke 3, dan membuat Surat Perjalanan Dinas

Dalam Negeri/Luar Negeri (SPPD).

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT PKL

1.3.1 Tujuan PKL

Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu program di

Politeknik Negeri Medan untuk memperkenalkan mahasiswa dengan

dunia kerja sehingga mahasiswa dapat menerapkan secara langsung ilmu

yang diterima selama perkuliahan. Adapun tujuan yang diperoleh dari

kegiatan PKL yang dilaksanakan di PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera

Utara yaitu:

a. Melatih mahasiswa dalam hal disiplin dan tanggung

jawab.

b. Memberikan kesempatan pada mahasiswa untuk

mengaplikasiikan ilmu yang diperoleh serta mengadakan

perbandingan antara teori yang pernah diterima dalm

dunia pendidikan dengan keadaan sebenarnya.

c. Memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai

situasi kerja yang sebenarnya, sehingga mereka nantinya

akan lebih mudah menyesuaikan diri di dunia kerja.

d. Menumbuhkan kemampuan berinteraksi social dengan

orang lain di dalam dunia kerja.

e. Melatih mahasiswa untuk berdidsiplin dengan mengikuti

segala peraturan yang ada di perusahaan.

f. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

perkuliahan di Politeknik Negeri Medan.

1.3.2 Manfaat Praktek Kerja Lapangan

a. Membentuk kepribadian professional pada dunia kerja

serta memantapkan pengetahuan dan keterampilan

dalam menerapkan ilmu yang didapatkan selama

perkuliahan.

b. Meningkatkan dan memperertat hubungan kerjasama

antara Politeknik Negeri Medan dengan dunia usaha.

c. Menambah wawasan dan pengalaman kepada

mahasiswa tentang dunia kerja.

BAB II

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

2.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1.1 Sejarah Ringkas Perusahaan

Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik

mulai ada di wilayah Indonesia Tahun 1893 didaerah batavia (Jakarta

sekarang), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan

yang sekarang ada di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV

NIGEM/OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul

pembangunan kelistrikan di Tanjung pura dan Pangkalan Brandan (1924),

Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NVIWM) Berastagi dan Tarutung (1929),

Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936)

dan Tanjung Tiram (1937).

Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih

pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan

penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi

Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan

seterusnya sesuai struktur orgnisasi pemerintahan tentara Jepang waktu

itu.

Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah

Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik diseluruh penjuru tanah air

untuk mengambil alih perusahaan listrik milik swasta Belanda dari tangan

Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan

kepada Pemerintah RI dalam hal ini Untuk mengenang peristiwa ambil

alih itu,maka dengan Penetapan Pemerintah NO. 1 SD/45 ditetapkan

tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan

bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan

Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan

Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan

Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat

(2) UUD 1945. Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan

berdiri Perusahaan Lisrik Negara Distributor Cabang Sumatera Utara

(Sumatera Timur dan Tapanuli)yang mula – mula dikepalai R.Sukarno

(merangkap kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah.

Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal

20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan diubah. Sumatera Utara, Aceh,

Sumbar, Riau menjadi PLN Ekploitasi. Tahun 1965, PBU PLN dibubarkan

dengan Peraturan Menteri PUT No. 9/PRT/64 DAN Peraturan Menteri No.

1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan

daerah Ekploitasi. Sumatera Utara tetap menjadi Eksploitasi I.

2. Perubahan dari Eksploitasi I Sampai Wilayah II

Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara

tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS

s009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi

empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Sibolga, P.Siantar

(Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas

kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak,

wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan

mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh Wilayah RI. Dalam SK Menteri

tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara dirubah menjadi PLN

Eksploitasi II Sumatera Utara.

3. Perubahan Perum menjadi Persero

Setelah di keluarkannya peraturan pemerintah No. 23/1994 tanggal 16

Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagai Persero. Adapun yang

melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi

listrik yang terus meningkat dewasa ini. Pada abad 21 nanti, PLN tidak

dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus

mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu

berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka,

desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN

meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan

industri pada PJPT II yang tanggungjawabnya cukup besar dan berat,

kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga

yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.

4. Pemisahan Wilayah, Perkembangan dan Penyaluran

Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami

pertumbuhan dan perkembangan yang sangat pesat, hal ini ditandai

dengan semakin bertambahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas

kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan indikasi-indikasi pertumbuhan

lainnya. Untuk mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan

kelistrikan Sumatera Utara dimasa-masa mendatang serta sebagai upaya

untuk meningkatkan kualitas pelayanan jasa kelistrikan, maka

berdasarkan Surat Keputusan Nomor 078.K/023/DIR/1996 tanggal 8

Agustus 1996 dibentuk organisasi baru bidang jasa pelayanan kelistrikan

yaitu PT PLN (Persero) Pembangkit dan Penyaluran Sumatera Bagian

Utara. Dengan pembentukan Organisasi baru PT PLN (Persero)

Pembangkit dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang dipisah dari PT

PLN (Persero) Wilayah II, maka fungsi- fungsi pembangkitan dan

penyaluran yang sebelumnya dikelola PT PLN (Persero) Wilayah II

terpisah tanggung jawab pengelolaannya ke PT PLN Pembangkitan dan

Penyaluran Sumbagut. Sementara itu, PT PLN (Persero) Wilayah II

berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik. Pada Tahun

2003 PT PLN (Persero) Wilayah II Berubah Menjadi PT PLN

(Persero)Wilayah Sumatera Utara.

2.1.2 Struktur Orgnisasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

Dalam menjalankan perusahaan dan untuk memperlancar aktivitas-

aktivitas arus kerja sama perusahaan, maka diperlukan sturktur organisasi

yang jelas dan menggambarkan bidang-bidang yang membantu pimpinan

dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur

organisasi perusahaan yang jelas, maka dapat diketaui posisi, tigas dan

wewenang setiap departemen dan bagaimana hubungan antara

departemen tersebut. Jika diperhatikan sturktur organisasi pada PT PLN

(Persero) Wilayah Sumatera Utara ini menunjukkan bahwa tipe organisasi

yang digunakan adalah tipe “Organisasi Garis dan Staff” atau “Line and

Staff Organization” yang merupakan gabungan dari pada tipe organisasi

garis dan Organisasi Fungsional.PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera

Utara di pimpin oleh seorang pemimpin yang disebut dengan Pimpinan

Wilayah yang bertanggung jawab kepada Perusahaan Listrik Negara

Pusat yang nantinya akan bertanggungjawab kepada Menteri

Pertambangan dan Energi.

Susunan/Sturktur Organisasi pada PT PLN (Persero) Wilayah

Sumatera Utara, terdiri dari unsur:

1) Unsur Pimpinan disebut dengan pemimpin wilayah yang

bertanggung jawab kepada PLN Pusat

2) Unsur pembantu Pimpinan, yang terdiri dari beberapa bidang yang

dipimpin oleh seorang Manajer Pemimpin, yakni:

1. Bidang Perencanaan (Manajer Perencanaan)

Ringkasan Tugas Jabatan

Merumuskan rencana korporat dan mengevaluasi kinerja

wilayah, pengembangan system penyediaan tenaga listrik,

kebutuhan investasi, pembangunan system informasi dan

pengelohan data serta pengembangan listrik pedesaan.

2. Bidang Teknik (Manajer Teknik)

Ringkasan Jabatan

Mengelola pembangunan dan pemugaran sarana

penyediaan dan pendistribusian tenaga listrik.

3. Bidang Pengusahaan (Manajer Pengusahaan)

Ringkasan Tugas Jabatan

Merencanakan, mengendalikan dan membina

pengoperasian dan pemeliharaan sarana penyediaan tenaga listrik,

pelayanan pada pelanggan.

4. Bidang Keuangan (Manajer Keuangan)

Ringkasan Tugas Jabatan

Menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan

belanja, mengelola keuangan dan akuntansi pengusahaan,

pembangunan dan pemugaran sarana penyediaan sarana

listrik, membina tata usaha langganan dan penjualan tanaga

listrik serta menyusun laporan keuangan.

5. Bidang Umum (Manajer Umum)

Ringkasan Tugas Jabatan

Merencanakan pengembangan organisasi dan sumber daya

manusia serta mengendalikan dan membina kegiatan

administrasi umum, pelayanan hukum, hubungan masyarakat

dan melakukan pembinaan usaha kecil dan koperasi.

6. Bidang Niaga (Manajer Niaga)

Ringkasan Tugas Jabatan

Menyusun dan memantau anggaran pendapatan dan

belanja, mengelola keuangan dan akuntansi pengusahaan,

pembanguan dan pemugaran sarana penyediaan listrik,

membina tata usaha langganan dan penjualan tenaga listrik

serta menyusun laporan pendapatan.

7. Bidang Kontrol Intern (Kontrin)

Ringkasan Tugas Jabatan

Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan pengawasan

unit guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

2.2 VISI DAN MISI PLN

1. Visi

Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh-

kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi

insani.

2. Misi

a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait

berorientasi pada kepuasan pelanggan anggota

perusahaan dan pemegang saham.

b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk

meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong

kegiatan ekonomi.

d. Dari Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan

lingkungan.

2.3 MAKNA DAN LOGO PLN

Makna dari pada PLN adalah listrik untuk kehidupan yang lebih

baik. Logo yang terpampang dari logo PT PLN (Persero) adalah

penelitian dan pengembangan ketenagalistrikan.

Arti dan Maksud Lambang

1. Gambar lambang diartikan sebagai berikut:

a. Petir atau kilat melambangkan tenaga listrik yang terkandung di

dalamnya.

b. Lambing gelombang dipergunakan dalam lambing Perusahaan

Umum Listrik Negara, karena segala macam tenaga (energy)

dapat dinyatakan sebagai gelombang (cahaya, listrik, akustik,

dan lain-lain). Kegiatan Perusahaan Umum Listik Negara

antara lain mencakup konversi segala macam tenaga (energy)

menjadi tenaga listrik.

c. Tiga buah gelombang sejajar diartikan tiga sikap karyawan

Perusahaan Umum Listrik Negara dalam melaksanakan tugas

Negara: bekerja keras, bergerak cepat dan bertindak tepat.

Artinya yang lain adalah bahwa pelaksanaan tugas Perusahaan

Umum Listrik Negara harus serempak dalam tiga bidang:

Pembangkitan, Penyaluran dan Distribusi tenaga listrik.

2. Warna Lambang diartikan sebagai berikut:

a. Warna kuning keemasan melambangkan Keagungan Tuhan

Yang Maha Esa, serta agungnya kewajiban Perusahaan Umum

Listrik Negara.

b. Warna merah darah melambangkan keberanian dan dinamika

dalam melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran

pembangunan.

c. Warna biru laut melambangkan kesetiaan dan pengabdian pada

tugas untuk menuju dan mencapai kemakmuran dan

kesejateraan rakyat Indonesia seperti dinyatakan dalam

peraturan pemerintah Nomor 18 tahun 1972

2.4 TUGAS-TUGAS YANG DILAKSANAKAN SELAMA PKL

2.4.1 Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau berita yang diterima

dari PLN Pusat, Cabang ataupun dari pihak ketiga lainnya. Prosedur

penanganan surat masuk pada PT PLN Wilayah Sumatera Utara adalah

sebagai berikut:

1. Kegiatan penerimaan

Penerimaan dan pengumpulan surat-surat masuk dipusatkan

pengurusannya di bagian Sekretariat Umum. Bagian ini yang akan

menerima surat masuk yang di antar oleh pos atau pihak ketiga

yang ingin langsung mengantar surat tersebut.

2. Pembukaan dan Penyortiran

Setelah surat tersebut diterima maka kegiatan selanjutnya adalah

membuka surat untuk mengetahui bagian yang dituju oleh surat.

Kemudian dilakukan penyortiran surat berdasarkan bagian-bagian

yang dituju oleh surat tersebut.

3. Menginput data-data surat ke database

Setelah dilakukannya pembukaan dan penyortiran surat maka data-

data penting dari surat tersebut harus di input ke dalam database,

untuk mengetahui nomor agenda dari surat tersebut. Data-data

penting yang harus diinput ke dalam database tersebut adalah

kode masalah, nomor, tanggal surat, tanggal penerimaan, pengirim,

hal dan bagian tujuan surat tersebut.

Setelah data tersebut di input maka lembar kerja database tersebut

di print out yang kemudian lembar tersebut harus di stempel sejajar

dengan bagian tujuan dari surat tersebut dan akan di paraf oleh

supervisor.

4. Pencatataan

Pencatatan surat masuk merupakan kegiatan mencatat surat-surat

yang telah diterima dan disortir ke dalam buku besar dan buku

ekspedisi. Data yang dicatatkan ke dalam buku besar sama dengan

data-data yang diinput ke dalam database.

5. Pendistribusian

Setelah surat dicatatkan ke dalam buku ekspedisi dan buku besar

maka surat tersebut didistribusikan ke bagian yang dituju oleh

surat. Pendistribusian surat-surat tersebut disertakan dengan buku

ekspedisi yang nantinya akan ditandatangani oleh si penerima

sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

2.4.2 Membuat Surat Pengantar Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat perjalanan dinas dibuat bertujuan untuk mengetahui perincian

biaya perjalanan seorang karyawan selama melakukan perjalanan dinas.

Cara mengerjakannya adalah membuka database SPPD, lalu memberi

nomor sesuai dengan prosedur penomoran pada perusahaan tersebut

kemudian mencantumkan nama karyawan, tujuan perjalanan dinas,

kendaraan yang digunakan dan rincian biaya yang dibutuhkan selama

perjalanan dinas tersebut. Setelah SPPD dibuat dan di print out, SPPD

tersebut diberikan kepada manager Keuangan untuk direvisi dan disetujui.

2.4.3 Penanganan Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi internal maupun eksternal yang

sangat penting bagi perusahaan karena dapat dengan cepat dan tepat

menyampaikan berita.

Penulis dipercayakan untuk menerima telepon yang berasal dari dalam

dan luar lingkungan perusahaan. Dalam melaksanakan tugas-tugas ini

penulis mengerjakannya sesuai dengan teknik atau etiket menerima

telepon yang baik. Adapun yang penulis pelajari dan kerjakan dalam

menerima telepon itu tidak jauh berbeda. Yang menjadi teknik menerima

telepon ini adalah sebagai berikut:

a. Apabila telepon berdering sebelum tiga kali berdering maka dengan

segera diangkat.

b. Memberi salam (selamat pagi/siang/sore) dan menyebutkan

nama/identitas si penerima telepon.

c. Menanyakan keperluan si penelepon secara sopan.

d. Apabila orang yang dituju berada di tempat maka penulis langsung

menyambungkan kepada yang dituju dengan menekan hold

kemudian nomor ekstention yang dituju.

e. Bila orang yang dituju tidak di tempat, penulis mencoba meminta

pesan dari penelepon terutama hal-lah yang penting yang ingin

disampaikan.

f. Pesan tersebut dicatat dalam kertas selembar.

g. Bila ada pesan atau catatan penting penulis dapat meletakkannya di

atas meja yang dituju.

2.4.4 Memberi Nomor Surat Keluar

Dalam pemberian nomor surat keluar yang harus dilakukan adalah

menuliskannya di dalam buku agenda surat keluar. Karena di dalam buku

agenda terebut telah tercatat nomor-nomor surat yang telah dikeluarkan

sebelumnya, sehingga nomor surat berikutnya meneruskan nomor surat

yang sebelumnya. Sedangkan kode yang lain diberikan oleh bagian/divisi

yang membuat surat tersebut. Setelah surat tersebut diberi nomor maka

surat tersebut di copy untuk pertinggal di bagian sekretariat.

2.4.5 Mengkopy Surat

Setelah surat di distribusikan ke bagian yang dituju, maka surat-

surat yang teruskan ke bagian lain dikembalikan ke bagian secretariat

untuk diteruskan kebagian yang dituju. Sebelum surat itu diteruskan,

maka terlebih dahulu dicopy untuk dijadikan arsip atau pertinggal di

bagian secretariat untuk mempermudah pencarian surat yang telah

diteruskan.

2.4.6 Mengarsipkan Surat

Setelah surat tersebut diteruskan, maka hasil copy surat tersebut

diarsipkan. Tapi sebelum surat tersebut diarsipkan maka terlebih dahulu

di cek di buku agenda untuk memastikan surat tersebut sudah diarsipkan.

Bila surat tersebut belum dicatat dibuku agenda maka penulis melakukan

pencatatan di buku agenda. Setelah surat terserbut di agendakan maka

nomor agendanya dituluskan di bagian pojok kanan atas surat, untuk

memudahkan pengecekan ulang bila diperlukan.

System pengarsipan di bagian secretariat PT PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara adalah system tanggal. Maksudnya surat

tersebut diarsipkan berdasakan tanggal. Tanggal yang paling baru dan

nomornya paling kecil diletakkan paling atas. Bila pengarsipan surat telah

dilakukan maka outner disimpan di lemari arsip.

2.5 HAMBATAN DALAM PKL

Bagi mahasiswa yang baru terjun dalam situasi kerja, penulis

menemui beberapa hambatan dalam tahap permulaan. Hambatan-

hambatan ini terjadi karena situasi di lingkungan perkuliahan dan

lingkungan kerja agak berbeda sehingga membutuhkan waktu untuk

menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang sebenarnya, baik

secara teknik dan operasional kerja secara moril dengan melakukan

hubungan terhadap karyawan dan staf yang ada di perusahaan tersebut.

Penulis mengalami kendala dalam mengagendakan surat karena

kode masalah berbeda tergantung pada perihal surat tersebut. Selain itu

penulis juga sering melakukan kesalaha pada pemberian nomor pada

Surat Pengantar Perjalanan Dinas karyawan karena tidak adanya buku

panduan dalam pemberian nomor SPPD tersebut.

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Selama melaksanakan Praktek Kera Lapangan di PT PLN

(Persero) Wilayah Sumatera Utara selama satu bulan dari tanggal

13 Februari sampai dengan 10 Maret 2012 penulis memperoleh

banyak pengetahuan dan pengalaman yang baru yang sebelumnya

tidak pernah penulis lakukan selamavdi bangku perkuliahan dan

dapat disimpulkanan bahwa:

1. PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara merupakan

perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Pelayanan

Kelistrikan.

2. Semua surat maasuk dan surat ke luar pada PT PLN (Persero)

Wilayah Sumatera Utara di pusatkan padac bagian Sekretariat.

3. Dalam mendistribusikan surat ke bagian tujuan selalu

menggunakan buku ekspedisi sebagai bukti surat tersebut telah

didistribusikan.

4. Penomoran surat ke luar hanya bias dilakukan melalui

Sekretariat.

3.2 SARAN

Saran dari penulis setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT PLN

(Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah:

1. Sebaiknya PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menyiapkan

buku panduan dalam penomoran surat SPPD serta kode masalah

setiap perihal surat masuk untuk mempermudah mahasiswa yang

Praktik Kerja Lapangan dikemudian hari.

2 Untuk memperlancar kegiatan kerja, ada baiknya bagi perusahaan

untuk memikirkan penambahan mesin photocopy mengingat semua

bagian menggunakan alat tersebut.

3. Kerjasama yang lebih baik antara pegawai perusahaan dengan

mahasiswa yang Praktek Kerja Lapangan agar lebih ditingkatkan

guna tercapinya tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yaitu

menghasilkan sumber daya manusia yang siap pakai.