b carta organisasi bahagian pengurusan filemary 27 i an s ek y np g ur a t n h unit rekod &...
TRANSCRIPT
Sektor Pengurusan
Perolehan
Seksyen Belanja
Mengurus
Seksyen
Perancangan
Strategik
Seksyen
Belanjawan Am
Sektor
Pengurusan
Belanjawan
Unit panggilan
Tender/ Sebut Harga &
Rekod/ Daftar
Pembekal / Kontraktor
BAHAGIAN PENGURUSAN
KEWANGAN
B
Unit Pengurusan
Operasi Am
W27
Terence
W17
Noorain
W17
kosong
W17
Marlin
W27
Milawati
W27
Azera
W17
Chavrina
Penolong Bendahari
W41 Eldeon
Penolong Bendahari
W41 Hamsiah
Penolong Bendahari
Kanan W44 Roslinah
W27
Sarimah (k)
N17
Susil
(k)
W17
Suriani
W17
Carletus
Seksyen
Kontrak &
Pemantauan
Seksyen
Pentadbiran
Perolehan
Am
Sharmi
W17
Timbalan Bendahari W48
Badrul Hisham
Sektor Pengurusan
Harta & Risiko
Unit Pengurusan
Risiko
Unit pelupusan &
kehilangan
Unit penyelenggeraan
F29
Ikhwan (k)
W7
Natasa
W17
Azirul (k)
Penolong Bendahari
W41 Nazrah
W17
kosong
Seksyen Rekod
Seksyen
pelupusan &
penyelenggaraan
Timbalan Pendaftar
Kanan N52
Hj. Firdaus Abdullah
N17
Mary
W27
Liana
Seksyen Pengurusan
Tanah
Unit Rekod & Daftar
Rekod
W27
Rusdi
Penolong Bendahari
W41 Johnson Yong
Thau Sze
i.Mengendali,
mengatur dan
mengelola
mesyuarat
jawatankuasa
Belanjawan
universiti
Ii.Melaksanakan
dan mengambil
tindakan susulan
atas keputusan-
keputusan
mesyuarat
Jawatankuasa
Belanjawan
Universiti.
Iii.Menyediakan
khidmat nasihat
tentang penyediaan
dan pemantauan
belanjawan
universiti.
Iv.Mengadakan
bengkel dan latihan
berkaitan
belanjawan / MBS
V.Menyelenggara
dan mengawalsetia
modul BC dan EIS
dalam sistem
SAGA UMS.
Vi.Seliaan am dan
atas peruntukakn
dan prestasi
perbelanjaan
kumpulan-
kumpulan wang
seperti:-
-kumpulan Wang
Pembangunan
-Kumpulan Wang
Asrama
Kumpulan Wang
Pelajar
-Kumpulan wang
Penyelidikan dan
tabung-tabung
amanah Universiti.
i.Menyediakan
anggaran belanjawan
mengurus dwi-
tahunan universiti
untuk kelulusan
agensi Pusat.
Ii.Mengendalikan/
Mengatur/Mengelola
mesyuarat
Pemeriksaan Bajet
tahunan PTJ.
Iii.Menyediakan
agihan peruntukan
tahunan bagi
kumpulan wang
Mengurus.
Iv.mengurus
permohonan
peruntukkan PTJ
sama ada one-
Off,Tambahan atau
Pindahan.
V.mengenalpasti dan
menyediakan
keperluan
permohonan
tambahan
Peruntukan Kepada
agensi pusat
Vi.Menyediakan
laporan peruntukkan
dan perbelnjaan
berkala bagi
peruntukkan
mengurus.
Vii.Memantau dan
menyelaras
penyediaan laporan
perbelanjaan
mengurus berkala
kepada agensi pusat.
Viii.Memantau
penyelenggaran buku
Vot Universiti dan
PTJ.
i.Mengatur dan
mengendali dan
mengelola
Mesyurat
jawatankuasa
Pinjaman
kenderaan dan
komputer UMS.
Ii.Menguruskan
proses pinjaman
kenderaan dan
komputer.
Iii.Menyelenggar
a fail rekod
pinjaman.
Iv.Mengurus
proses bayaran
elaun cuti
belajar
kakitangan
V.Menyediakan
laporan
kakitangan cuti
belajar
Vi.Mengemukak
an tuntutan
biasiswa /
dermasiswa
kepada agensi
penaja
Vii.menyelengga
ra dan
mengawal selia
modul LC
1.Menerima dan
menyimpan
dokumen
tawaran tender
yang telah
dibuka dan
menguruskan
proses penilaian
teknikal dan
harga.
2.Menyediakan
kertas kerja dan
analisa
perolehan untuk
mesyuarat
Jawatankuasa
Kecil Perolehan
dan mesyuarat
Jawatankuasa
Lembaga
Perolehan UMS.
3.Mengatur,
mengendali dan
mengelola
Mesyuarat
Jawatankuasa
Kecil Perolehan
dan Lembaga
Perolehan UMS.
4.Mengambil
tindakan susulan
dan pemantauan
atas keputusan
Mesyuarat
Jawatankuasa
Kecil Perolehan
dan Lembaga
Perolehan UMS,
mesyuarat surat
niat,
menyediakan
surat tawaran
dan dokumen
kontrak bagi
tender UMS.
5.Menyelenggar
a rekod cagaran
dan proses
pemulangan
cagaran bagi
tender universiti.
6.Menguatkuasa
kan penerimaan
bekalan /
perkhidmatan /
kerja mengikut
syarat-syarat
kontrak.
1.Menyediakan
dan memantau
perancangan
perolehan
universiti.
2.Memantau
dan
mengawalselia
modul PU
dalam Sistem
SAGA.
3.Menguruskan
perolehan
secara
rundingan terus
dan perolehan
perkhidmatan
perunding
UMS.
4.Menguruskan
perolehan
kontrak sewaan
ruang dan
peralatan
universiti.
5.Seliaan am
atas perolehan
kontrak-kontrak
pusat universiti.
6.Menyelaras
pelaporan
pengurusan
perolehan
universiti
7.Menerima
dan
mendaftarkan
permohonan
perolehan
8.Menentukan
jenis dan
kaedah
perolehan bagi
permohonan
yang diterima.
1.Memproses
panggilan
perolehan
secara
sebutharga dan
tender.
2.Menguruskan
penjualan
dokumen dan
proses
pemanggilan
tender dan
sebutharga.
3.Menguruskan
sesi lawatan
tapak / taklimat
tender dan
sebutharga.
4.Mengatur,
mengendali dan
mengelola
mesyuarat
Jawatankuasa
Pembukaan
Tender /
Sebutharga
UMS.
5.Menguruskan
pendaftaran dan
menyelenggara
rekod maklumat
syarikat /
kontraktor.
6.Menguruskan
penilaian
prestasi
pembekal /
kontraktor.
7. Mengeluarkan
surat teguran
kepada
pembekal /
kontraktor yang
mendapat
penilaian
prestasi yang
rendah seperti
yang dinyatakan
dalam borang
penilaian
prestasi
pembekal.
1.Menyelenggar
a rekod
perakaunan
harta universiti.
2.Memantau
aktiviti verifikasi
aset dan
inventori
universiti.
3.Menyediakan
laporan-laporan
berkaitan harta
Universiti.
4.Menyelenggar
a dan
mengawalselia
modul FA
dalam sistem
SAGA
(termasuk
period end
reconcilition)
1.Mengendali,
mengatur dan
mengelola
mesyuarat
jawatankuasa
pelupusan harta
universiti.
2..Membuat
tindakan susulan
dan pemantauan
ke atas keputusan
yang dicapai oleh
Jawatankuasa
Pelupusan Harta
UMS.
iii.
Menguruskan
pelupusan aset
alih kerajaan
iv.
Menguruskan
hapuskira /
kehilangan aset
alih kerajaan
Menguruskan
Perlantikan
pegawai
pemeriksa,
lembaga
pemeriksa dan
jawatankuasa
penyiasat
1.Memantau aktiviti
penyelenggaraan,
pencegahan dan
pemulihan aset
2.Mengawalselia
daftar
penyelenggaraan
aset dan daftar
universiti.
3.Memantau
pengurusan waranti/
jaminan peralatan
universiti
4.Kenalpasti
keperluan
penyelenggaraan
aset universiti.
5Menyelenggara dan
mengawalselia
sistem pengurusan
aset dan intergrasi
dengan modul FA
Saga.
Pemangku Bendahari
W52
Zallifah Shadan
i.Menyediakan
perancangan
latihan kakitangan
untuk menin
gkatkan
pengetahuan dan
kemahiran
mengikut
kategoridari masa
ke semasa
Ii.Menyelenggara
pendaftaran dan
penamatan ID bagi
pengguna sistem
maklumat
kewangan dan
perakaunan
Iii.Menguruskan
pentadbiran sistem
maklumat
kewangan dan
perakaunan.
Iv.Membuat
penilaian prestasi
dan cadangan
penambahbaikan
sistem maklumat
kewangan dan
perakaunan dari
masa ke semasa.
W17
Iszwan
Pemerolehan
tanah baru;
perolehan dan
pembaikan
tanah;
pembayaran
cukai pintu;
pembayaran
cukai tanah;
bayaran
premium;
perjanjian
pajakan tanah
dan pelan
pembangunan
tanah
Penolong Bendahari
W41 Ammysiah
W17
Shamsudin
W27
Arianah
Seksyen
Pengurusan
Sebut
Harga & Tender
W17
Fender
W17
Azira
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN
i.Menerima dan
menyimpan dokumen
tawaran sebutharga
yang telah dibuka
dan menguruskan
proses penilaian
teknikal dan harga
Ii.Mengatur dan
mengendali dan
mengelola Mesyuarat
Jawatankuasa
Pemilihan
Sebutharga UMS.
Iii.Mengambil
tindakan susulan dan
pemantauan atas
keputusan
mesyuaratt
Jawatankuasa
pemilihan sebutharga
Ums.Mesyurat surat
niat,menyediakan
surat tawaran dan
dokumen kontrak
Iv.menyelenggara
rekod cagaran dan
proses pemulangan
cagaran bg
sebutharga
V.menguatkuasa
penerimaan bekalan/
perkhidma/kerja
mengikut syarat-
syarat kontrak.
Vi.Menguruskan
prerolehan
sebutharga MTO bagi
bekaln UMS (secara
tender/sebutharga)
Vii.Menyediakan
kertas kerja dan
analisa perolehan
untuk mesyuarat
jawatan kuasa
pemilihan sebutharga
UMS