aspek pengurusan saling berkaitan antara ipta : pengurusan akademik universiti

ASPEK PENGURUSAN SALING ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : BERKAITAN ANTARA IPTA :

PENGURUSAN AKADEMIK PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI UNIVERSITI

OlehBAHARUDIN YAACOB

Jabatan Hal Ehwal Akademik

Universiti Utara Malaysia

SEMINAR PEMANTAPAN PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006

Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai :

Struktur organisasi Fungsi utama Perjawatan Dasar dan prosedur Proses kerja

Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos.

Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan tindakan penambahbaikan yang berterusan.

ABSTRAK

PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010)

5 teras perancangan strategik IPT Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang

sistematik. Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi

negara. Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan

dalam pengajian tinggi Meningkatkan kualiti pengajian tinggi. Mengantarabangsakan pengajian tinggi.

PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-2010Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut:

Pendemokrasian pendidikan Pengantarabangsaan Menghasilkan graduan bermutu tinggi Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT) Pembudayaan yang berkualiti.

NILAI-NILAI KORPORAT Berintegriti

Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama

Profesionalisme

Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas

Semangat kerja berpasukan

Bekerjasama dalam melaksanakan tugas

Berorientasikan pelanggan

Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan

Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi.

Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi

Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA.

BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb.

BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa.

LATAR BELAKANG

GURU

PENTADBIR

MAHASISWA

KEMUDAHAN

SISTEMKURIKULUM

UNIVERSITI

AMANAHCEKAP

KEPIMPINAN

ILMU

LATIHAN

PENTADBIR

KREATIF

SISTEM

PENGIJAZAHAN

PEPERIKSAAN

PENDAFTARAN & PENGKULIAHAN

SENAT/ J/K TETAP SENAT

KEMASUKAN &

PROMOSI

FAKULTI

i. J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar

ii. J/Kuasa Peperiksaan

iii. J/Kuasa Hadiah

iv. J/Kuasa Ijazah Kehormat

v. J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik

vi. J/Kuasa Ijazah Lanjutan

vii. J/Kuasa Pengajian

viii. J/Kuasa Promosi Universiti

ix. J/Kuasa Pengijazahan

x. J/Kuasa Seminar Universiti

xi. J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan

xii. J/Kuasa Kerja Konvokesyen

xiii. J/Kuasa Majlis Profesor

xiv. J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah

xv. J/Kuasa Pemindahan Kredit

xvi. J/Kuasa Pengiktirafan

xvii.J/Kuasa Kajian Pengesanan Graduan

xviii.J/Kuasa Pentaksiran & Penilaian Akademik

FUNGSI BPA SEBAGAI SEKRETERIAT

Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk:

1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber

Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum.

Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap.

OBJEKTIF

supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit.

Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan.

Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan

Membolehkan beban kerja yang seimbang.

Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat

Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil .

2. Mengukuhkan Struktur Organisasi

OBJEKTIF

Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA.

Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa.

Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.

3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja

OBJEKTIF

Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA.

Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan.

Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT.

Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT.

4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam

OBJEKTIF

Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf.

Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan.

Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing

5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services”

OBJEKTIF

Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil.

Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan.

Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat.

Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA.

6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib

OBJEKTIF

Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam.

Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf.

Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf.

IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos.

7. Merancang kursus dan latihan secara bersama

OBJEKTIF

Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik.

Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal

8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama

OBJEKTIF

Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur.

Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.

9. Merancang Program Promosi secara bersama

OBJEKTIF

1. Carta Organisasi yang tidak seragam

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM, UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar.

Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/ Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan KUKUM.

Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.

Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS).

Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA),

Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM.

Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM


STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTAR

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

URUSETIA SENATKETUA PENOLONG

PENDAFTAR KANAN N52Pembantu Tadbir N17 ( 2 )

UNIT PENGAMBILAN

PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44

Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 )

Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

UNIT PEPERIKSAAN

DAN PENGIJAZAHAN

KETUA PENOLONG PENDAFTAR N48Penolong Pegawai

Tadbir N27 ( 1 )Pembantu Tadbir

N17 ( 14 )

UNIT PENDAFTARAN DAN PENJADUALAN

PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44


UNIT PENTADBIRAN DAN LOGISTIK

PENOLONG PENDAFTAR N41

Pembantu Tadbir Kanan N22 ( 1 )

Pembantu Tadbir N17 ( 2 )Juruteknik J17 ( 1 )

Pembantu Tadbir Rendah N4 ( 1)

Pembantu Tadbir Rendah N1 ( 1 )

TIMBALAN PENDAFTAR N54


BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKUNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA

DEANADM ASST

(N 22)

DEPUTY DEAN

DIRECTOR(N54)

ADM ASST (N17

DEP DIRADM ASST (N17)

ADM ASST(N17)

KEMASUKAN (A ) ASST DIR (N41)

SEKRET. SENAT

ASST DIR (N41)

KEMASUKAN (M) SEN. EXEC. OFF

(N32)

PENG. MAKLUMAT PENT. AWAM & KREW ASST

DIR (N41)

AISO (F29)AISO (F29)

EXEC OFF. (N27)

S. ADM ASST. (N22)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

JUN. GEN ASST (N1)

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor (Akademik & pengantarabangsaan)

Pendaftar

Unit Kemasukan, Pendaftaran & Rekod (N44)

Unit Peperiksaan, Tatatertib & Pengijazahan (N41

Unit Prasiswazah, Senat, Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa (N44)

Pengijazahan & Konvokesyen

Peperiksaan & Tatatertib Pelajar

Unit Pentadbiran & Kewangan

Unit Sistem Maklumat Pelajar & Pelajar & Penjadualan

Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa

Urusetia Senat

Pendaftaran Perkuliahan & RekodPelajar

Kemasukan

- Pengijazahan * Semakan kelayakan - Konvokesyen *Urusetia Konvokesyen * Urusetia ijazah kehormat *Hadiah/pingat elajar * Jubah Pelajar/Staf - Penyediaan & Pengeluaran Skrol/Transkrip/Sijil

- Kertas Soalan - Kertas Dududk Peperiksaan -Pengawasan Peperiksaan - Pemarkahan - Keputusan Peperiksaan - Tatatertib Pelajar (kecurangan Akademik)

AM

- Kehadiran - Cuti - Latihan Kakitangan -

Kewangan & pembangunan

- MBS/PTJ - Penyelenggaraan

Penerbitn & percetakan

- Takwim -Prospektus/Buku Panduan kemasukan

- Pengkalan Data Penyelenggaraan Sistem -Penyediaan Statistik Penyediaan Jadual Kuliah/Peperiksaan - Menyelenggara laman web BPA

- Penawaran dan Pengiktirafan Sekolah/Program baru - Jaminan Kualiti (QA)/Audit / ISO Akademik - Hubungan antarabangsa - Pengambilan, Tukar Program/Sekolah Pelajar Antarabnagsa - Pengesanan Graduat - Anugerah Pensyarah Cemerlang

- Urusetia J/K Pra siswazah - Urusetia J/K Senat J/K Perangcangan & Pembangunan Akademik - J/K Audit Akademik & Kurikulum J/K Pentaksiran & Penilaian Akademik - J/K Kajian Pengesanan Grdauan - J/K Penilaian & Pengambilan Pelajar Antarabangsa - Takwim Mesyuarat

- Unjuran - Syarat- syarat khas - E-Panduan Temuduga Kes E/F, A/S - Pengambilan Saluran Kedua Mesyuarat Pelarasan - Pengurusan Kes Rayuan - Surat Tawaran -Laporan kemasukan JPT/UMS

-Pendaftaran Universiti - pendaftaran Kursus - Proses Gugur/Tambah - Pemindahan/Pengecualian Jam Kredit - Pindah Sekolah/Program - Tangguh Pengajian - urusan Kod Kursus - Rekod/Fail Pelajar - Aktiviti perkuliahan

Ketua Bahagian Timbalan Pendaftar (Akademik)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK

UUM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA) Prof Madya Dr Abdul Razak B Chik

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)

Nadzipah Bt Salleh

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Alina Bt Mohd Mahdzir

DEKAN PEMBANGUNAN AKADEMIK Prof Madya Dr Mohd Zaini B Abd

Karim

PENGARAH HEA Baharudin B Yaacob

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan

) Norazianti

Zakaria

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Noor Asyikin Bt Omar

Unit Kemasukan

Pen.Peg. Tadbir Siti Aishah Adanan

Unit Kemasukan & Promosi

Unit Pendaftaran

& Perkuliahan

Unit Peperiksaan & Penilaian

Unit Pengijazahan

& Konvokesyen

Unit Perangkaan dan Rekod

Unit Pembangunan

Akademik

Unit Pentadbiran,Kewanga

n & Senat

Pen. Pengarah Mohd Irman Mohd Din

Pembantu Tadbir, Jurutaip

Pen. Pengarah Mohamad

Ezanee Yazid

Pembantu Tadbir ,

OMPD

Penolong Pengarah

Zanariah Yaakob

Pembantu Tadbir,

Jurutaip, Pembantu

Peperiksaan1

Pen. Pengarah Mohammad Fadzil Din

Pembantu Tadbir ,

Jurutaip

Peg. Sist. Maklumat Hidayati

Mohamad Yazid

Pen. Peg. Sist. Maklumat Ku Aslinawati Ku Ahmad

Pembantu Tadbir,

Jurutaip

Pen. Pengarah

Pembantu Tadbir

Pen. Pengarah

Pembantu Tadbir, Pem.

Percetakan, PAR

Pen. Pengarah Farhana Abdul

Wahab

Pembantu Tadbir

Jurutaip

Pen. Pengarah Maimunah Mohamad

Pembantu Tadbir

Jurutaip

Unit Peperiksaan & Pengijazahan

Pen. Peg. Tadbir Noor Aina Norrdin

DEKAN PPS Prof Dr Ku Ruhana Bt Ku Mahamud

Pen. Peg. Tadbir Badrul Hisyam

Mustafa

Pemb. Tadbir (Perkeranian/Operasi)

Kanan Salmah Bt Mat Ali

Pen.Peg. Tadbir Fadhlina Md

Pudzi

PENGARAH PHA

Pen. Pengarah Redzuan Ishak

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)

Junaidah Sahadan

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs)

UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

Unit Pengambilan dan Kemasukan Unit Pelajar Antarabangsa & Pengajian Sepanjang Hal Unit Peperiksaan Unit Senat, Pentadbiran Akademik

& Statistik

Jaedah Bejari

Penolong Pegawai Tadbir N27

Prof Azib Salleh TNC (A&A)

Ahmad bin Katang Ketua Penolong Pendaftar

Saptuyah Hj. Mahmud

Penolong Pendaftar Kanan (Memangku)

Mohd Hisyam Jamal Mohamed

Penolong Pendaftar

Samon Marsidi

Penolong Pendaftar

Prof Dr. Hamsawi Sani Pendaftar

Mohd Hairulnizam Mohd Zamri

Penolong Pegawai Sistem

Maklumat F29

Rafika Jamaludid

din Pembantu

Tadbir (Perkeranian/Operas

i) N17

Siti Fatimah

Mahamaddin

Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operas

i) N17

Sabtuyah

Bakawi Pemban

tu Tadbir

(Perkeranian

Operasi ) N17

Sarimah Royani Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi) N17

Jenifer Bujang

Pembantu Tadbitr/Operasi) N17

Khairunnisa

Abdullah

Pembantu

Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17

Masrinah Jumat Pemban

tu Tadbir


Siti Hadawati j. Daud

Operator Mesin

Prosesan Data F11

Suriani Sapuan Pemban

tu Tadbir


Mohd. Hadzan

Pemban

tu Tadbir

Ashor Ayok Pembantu Am rendah N1

Jenifer Bujang


Jenifer Bujang


CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTAR

KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N44)

Wahi Bin Nordin

PEMBANTU TADBIR (K) (N17)

Norhayati Bt. Mohd Shariff UNIT KEMASUKAN DAN

REKOD UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN

URUSETIA SENAT & KONVOKESYEN

PENOLONG PENDAFTAR (N41)

Misdom bin Lan

PENOLONG PEGAWAI TADBIR N27)

Mohd. Shuhaimi Bin Abu Bakar


Norihan bt. Abu Nawar

PEMBANTU TADBIR (N17)

Nurussalwa bt. Tamby Suleiman


Norlizwati bt. Ab. Rahman

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rozinah bt. Yakop


Noorhasyuddin bin Mohd Basri

PEMBANTU TADBIR N17

Rosli bin Mahmood

JURUTEKNIK (J17) Azizi bin Osman


Mohd Rozaihan bim Yunos

PEMBANTU AM RENDAH (N1)

Nordin bin Aman


Hazifah Bt. Hj. Mat Rais

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIK

KOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA

TIMBALAN

PENDAFTAR (N48) Arshad Hamzah

PEMBANTU TADBIR S/U (N17)

Rokiah Nawi

PENOLONG PENDAFTAR N41 (PEPERIKSAAN)

Nasrul Hakim Ahmad

PENOLONG PENDAFTAR (N41) (PENJADUALAN)

Mohd Akashah Abd. Rashid

PEMBANTU TADBIR KANAN (N22)

En. Wan Marzuki Wan Yusoff

PEMBANTU TADBIR P/O

N17 (PEPERIKSAAN

) Susilawati Abdullah

PEMBANTU TADBIR

P/O (N17) (PEPERIKS

AAN) Mohd.

Faizal Ismail

PEMBANTU TADBIR

P/O (N17) (PENJADU

ALAN) Malina Ab.

Majid

PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

(F27) (SISTEM MAKLUMAT)

Erra Roznie Othman

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (KEMASUKAN/ PENTADBIRAN/

KEWANGAN Shamsurul Akmar Mansor

PEMBANTU TADBIR P/O

(N17) (REKOD

PELAJAR) Muna Hayati M.

Alwi

PEMBANTU. AM RENDAH KANAN

(N4) Mohd Zulfadli

Lukman

PEMBANTU TADBIR

P/O (N17) Kosong

PENOLONG PENDAFTAR (N41) (SENAT & JAMINAN

KUALITI) Jumiati Pajakai

PEMBANTU TADBIR P/O (N17)

(JAMINAN KUALITI & PEMBANGUNAN

PROGRAM Siti Hajar Ramli

PEMBANTU TADBIR P/O

N17 SENAT & JPPA)

Noor Azren Abd Malek

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006

KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA

( ) Jawatan yang sedia ada [ ] Jawatan yang belum diisi

TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK DAN

PENGANTARABANGSAAN) VU6 ( 1 )

Pemandu ( R1 ) ( 1 )

Pembantu Tadbir (S/U)

N22 ( 1 ) Ketua Penolong

Pendaftar N52 [ 1 ]

UNIT KEMASUKAN, PENDAFTAR DAN

REKOD

Penolong Pendaftar N44 ( 1 )

UNIT SENAT, PEPERIKSAAN,

PENGIJAZAHAN DAN PENGKULIAHAN

Pembantu Tadbir (P/O)

N17 ( 1 )

Penolong Pendaftar N41 (

1 )

Penolong Pegawai Tadbir N27 [ 1 ]



N7 ( 1 )


N17 ( 1 )

UNIT PENTADBIRAN, KEWANGAN DAN

PENGANTARABANGSAAN

Pembantu Tadbir (

P/O ) N17 [ 1 ]

Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 ( 1 )

Pemandu R1 [ 1 ]

Pembantu Am

Rendah N1 [ 1 ]

Penolong Pendaftar N41 (

1 )

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTAR

KUKUM

KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N48) (Kosong)

UNIT KEMASUKAN DAN REKOD UNIT SENAT DAN PRA SISWAZAH UNIT PEPERIKSAAN


Ruzalina Ibnu Ruslan


Norren Shariza Mohamed Mukhtar

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Rosniza

Abd Hamid

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Azniyanty Abdullah


Wardah Hanim Md. Nor

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)

Maisarah Ab. Karim


Osman Ahmad

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rahaida Ab. Rahim


Norsyakiela Ramli


Norazlinda Abu Seman

PEMBANTU AM RENDAH (N1) Subelmi Wi @ Senawi

PENDAFTAR (N54) Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid

2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:


BIL IPTA NAMA UNIT / SEKSYEN

1 UM Kemasukan , Rekod

& Pelaksanaan Dasar

Peperiksaan Fakulti/ Akademi /Pusat

2 USM 3 UKM Pengambilan

U/setia Senat Peperiksaan & Pengijzahan

Pendaftaran & Penjadualan

Pentadbiran & Logistik

4 UPM 5 UTM 6 UITM 7 UIAM Kemasukan & Rekod Senat 8 UUM Kemasukan &

Promosi Pentadbiran, Kewangan &

Senat

Peperiksaan & Penilaian

Pengkuliahan Pengijazahan & Konvokesyen

Pembangunan Akademik

9 UPSI 10 UNIM

AS Pengambilan &

Kemasukan, Pelajar a/bangsa &

Pengajian Sepanjang hayat

Senat , Pentadbiran &

Statistik & Pengijzahan

Peperiksaan

11 UMS Kemasukan U/ setia Senat Peperiksaan & Tatatertib Pelajar

Pendaftaran, Pengkuliahan & Rekod Pelajar

Pentadbiran & Kewangan

Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA



Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

12 UDIM

13 KUITHO

14 KUTKM Kemasukan & Rekod U/Setia Senat &

Konvokesyen

Peperiksaan &

Pengijzahan

15 KUKTEM

16 KUIM Kemasukan / Pentadbiran &

Kewangan

Senat & Jaminan Kualiti

Peperiksaan Penjadualan Sistem Maklumat

17 KUSTEM Kemasukan , Pendaftaran & Rekod

Senat, Peperiksaan & Pengkuliahan

Pentadbiran , Kewangan

& Pengantarab

ngsaan

18 KUKUM Kemasukan & Rekod Senat & PraSiswazah

Peperiksaan

3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian

• Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:

Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah.

Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23;

Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak sama;

Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:


BIL IPTA JUMLAH PELAJAR

JUM STAF AKD NISBAH STAF AKD/ PELAJAR

JUM STAF BHG. PENG.

AKD

NISBAH STAF BHG. PENG.

AKAD/ PLJAR

GRED KETUA BHG/ JAB

1 UM 17,874 42 1;426 N54 2 USM N54 3 UKM 18,523 1,665 1:11 33 1:561 N54 4 UPM 19,498 1,640 1:12 50 1:389 N54 5 UTM N54 6 UITM 115,000 5,043 1:23 N54 7 UIAM 14,898 1608 1:9 23 1:648 N54 8 UUM 22,737 1,152 1:19 56 1:406 N52 9 UPSI N52

10 UNIMAS 6,055 538 1:11 19 1:318 N48 11 UMS 13,285 706 1:19 22 1:604 N48 12 UDIM N48 13 KUITHO N52 14 KUTKM 5,290 498 1:11 14 1:377 N44 15 KUKTEM N48 16 KUIM 2,718 253 1:11 14 1:194 N48 17 KUSTEM 5,162 307 1:17 13 1:397 N52 18 KUKUM 2,943 274 1:11 11 1:267 N41

Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian


4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan• Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang

diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:

Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan


BIL IPTA N54 N52 N48 N44 N 41 N32 N27 N22 N17 N11 N4 N1 W17 F41 F29 F27 F11 J17 J1 JUMLAH

1 UM 1

2 USM 1

3 UKM 1 1 1 2 1 1 1 21 1 1 1 1 33

4 UPM 1

5 UTM 1

6 UITM 1

7 UIAM 1 1 3 1 1 2 12 2 23

8 UUM 1 1 6 1 1 2 1 1

9 UPSI 1

10 UNIMAS 1 1 2 1 11 1 1 1 19

11 UMS 1 2 3 2 1 11 1 1 1 23

12 UDIM 1

13 KUITHO 1

14 KUTKM 1 3 1 7 1 1 14

15 KUKTEM 1

16 KUIM 1 3 1 1 8 1 1 16

17 KUSTEM 1 1 2 1 1 4 1 1 1 13

18 KUKUM 1 5 5 1 12

5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit

Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:


Perbandingan staf mengikut Unit

Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit


BIL IPTA Unit Tadbiran & Kwangan &

Senat & Logistik

Unit Pengambilan / Kemasukan

Unit Pendaftaran

&JWK

Unit Peperiksaan

Unit Konvokesyen

Unit Pembangunan

Akademik & Jaminan Kualiti

Pengurusam maklumat

1 UM 18 24

2 USM

3 UKM 10 3 2 16

4 UPM 2 6 24 8 8 2

5 UTM

6 UITM

7 UIAM 9 8 3

8 UUM 8 5 4 7 4 4 4

9 UPSI

10 UNIMAS 6 5 7

11 UMS 2 2 3 2 2 2

12 UDIM

13 KUITHO

14 KUTKM 3 3 3 3

15 KUKTEM

16 KUIM 3 4 6 1

17 KUSTEM 5 2 5

18 KUKUM 2 4 5

MODEL PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI LUAR NEGARA

Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut:

1. University of Minnesota State

Academic support program

Advising support Unit

2.University of Tennesse, UKResearch & Assessment Unit

3. University of WollonggongOne stop Centre

4. Keele University ,UKStruktur organisasi yang lengkap

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:

1. Struktur Organisasi

BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik .

Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan.

Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.


2. Perjawatan

UNIT KRITERIA

GRED

Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am

> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

N54 N52

Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar

> 3,000 ambilan < 3,000 ambilan

N48 N44

Ketua Unit Pengkuliahan


N48 N44

Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian


N48 N44

Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen

> 3,000 graduan < 3,000 graduan

N48 N44

Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod


F48 F44

Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Kualiti

> 30 Program < 30 Program

N48 N44

Ketua Unit Promosi & Penerbitan


N44 N41

Gred Perjawatan

Perbezaaan gred perjawatan bagi setiap unit BPA perlulah diseragamkan kerana beban dan tanggungjawab setiap penjawat jawatan tersebut adalah sama. Adalah dicadangkan kriteria bagi setiap penjawat jawatan dan gred adalah seperti berikut:


3. Gred Perjawatan

Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.


4. Norma perjawatan

UNIT KRITERIA GRED JUMLAH STAF

Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar

N54N44N41N27N17N 1N52N44N41N17N1

1 1 1 1 5 211131

Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar > 3,000 ambilan< 3,000 ambilan

N48N41N27N17N44N41N17

1113112

Ketua Unit Pengkuliahan > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

N44N17N41N17

1312

Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar

N48N44N41N17N44N41N17

1116113


UNIT KRITERIA GRED JUMLAH STAF

Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen > 3,000 graduan< 3,000 graduan

N44N44N17N41N17

11312

Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar

F44F41F27F41F27

11111

Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Fakulti

> 30 Program< 30 Program

N48N41N17N44N17

11211

Ketua Unit Promosi & Penerbitan > 30 program< 30 program

N44N27N17N41N27N17

112111


5. Norma perjawatan

Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA.

Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.


6. Fungsi Unit dan bidang tugas Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam

Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO.

Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf.

KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan.

Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.


7. Dasar, peraturan dan hukuman

Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:

Tempoh pendaftaran Tempoh gugur tambah Tempoh tarikh diri kursus Kalender akademik Denda dan hukuman Tempoh penangguhan pengajian

Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan kepada IPTA yang baru ditubuhkan.


8. Sistem Automasi Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua

IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama.

Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut:

a) Sistem pendaftaran kemasukan

b) Sistem Jadual Waktu Kuliah

c) Sistem Jadual waktu Peperiksaan

d) Sistem semakan pengijazahan

e) Sistem Rekod Senat

f) Sistem Perangkaan


9. Sistem rekod yang seragam

Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos pengurusan semua IPTA.


10. Latihan staf

Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan supaya BPA secara bersama berbincang untuk mengujudkan program berikut:

a) Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar negara / pertukaran staf antara IPTA

b) Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara

c) Menggunakan kepakaran dalaman dalam mengendalikan kursus dan latihan.

d) Pusat Latihan Universiti


11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama

Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh dilaksanakan.


12. Program Promosi secara bersama

IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan IPT luar negara.

Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta. Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini perlu


SYOR

Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat semua pihak.

Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA

SEKIAN TERIMA KASIH

aspek pengurusan saling berkaitan antara ipta : pengurusan akademik universiti

Documents