ASPEK PENGURUSAN SALING ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : BERKAITAN ANTARA IPTA :
PENGURUSAN AKADEMIK PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI UNIVERSITI
OlehBAHARUDIN YAACOB
Jabatan Hal Ehwal Akademik
Universiti Utara Malaysia
SEMINAR PEMANTAPAN PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006
Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai :
Struktur organisasi Fungsi utama Perjawatan Dasar dan prosedur Proses kerja
Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos.
Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan tindakan penambahbaikan yang berterusan.
ABSTRAK
PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010)
5 teras perancangan strategik IPT Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang
sistematik. Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi
negara. Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan
dalam pengajian tinggi Meningkatkan kualiti pengajian tinggi. Mengantarabangsakan pengajian tinggi.
PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-2010Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut:
Pendemokrasian pendidikan Pengantarabangsaan Menghasilkan graduan bermutu tinggi Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT) Pembudayaan yang berkualiti.
NILAI-NILAI KORPORAT Berintegriti
Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama
Profesionalisme
Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas
Semangat kerja berpasukan
Bekerjasama dalam melaksanakan tugas
Berorientasikan pelanggan
Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan
Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi.
Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi
Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA.
BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb.
BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa.
LATAR BELAKANG
GURU
PENTADBIR
MAHASISWA
KEMUDAHAN
SISTEMKURIKULUM
UNIVERSITI
AMANAHCEKAP
KEPIMPINAN
ILMU
LATIHAN
PENTADBIR
KREATIF
SISTEM
PENGIJAZAHAN
PEPERIKSAAN
PENDAFTARAN & PENGKULIAHAN
SENAT/ J/K TETAP SENAT
KEMASUKAN &
PROMOSI
FAKULTI
i. J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar
ii. J/Kuasa Peperiksaan
iii. J/Kuasa Hadiah
iv. J/Kuasa Ijazah Kehormat
v. J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik
vi. J/Kuasa Ijazah Lanjutan
vii. J/Kuasa Pengajian
viii. J/Kuasa Promosi Universiti
ix. J/Kuasa Pengijazahan
x. J/Kuasa Seminar Universiti
xi. J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan
xii. J/Kuasa Kerja Konvokesyen
xiii. J/Kuasa Majlis Profesor
xiv. J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah
xv. J/Kuasa Pemindahan Kredit
xvi. J/Kuasa Pengiktirafan
xvii.J/Kuasa Kajian Pengesanan Graduan
xviii.J/Kuasa Pentaksiran & Penilaian Akademik
FUNGSI BPA SEBAGAI SEKRETERIAT
Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk:
1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber
Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum.
Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap.
OBJEKTIF
supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit.
Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan.
Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan
Membolehkan beban kerja yang seimbang.
Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat
Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil .
2. Mengukuhkan Struktur Organisasi
OBJEKTIF
Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA.
Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa.
Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.
3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja
OBJEKTIF
Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA.
Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan.
Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT.
Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT.
4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam
OBJEKTIF
Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf.
Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan.
Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing
5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services”
OBJEKTIF
Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil.
Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan.
Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat.
Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA.
6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib
OBJEKTIF
Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam.
Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf.
Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf.
IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos.
7. Merancang kursus dan latihan secara bersama
OBJEKTIF
Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik.
Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal
8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama
OBJEKTIF
Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur.
Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.
9. Merancang Program Promosi secara bersama
OBJEKTIF
1. Carta Organisasi yang tidak seragam
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM, UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar.
Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/ Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan KUKUM.
Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.
Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS).
Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA),
Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM.
Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTAR
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
URUSETIA SENATKETUA PENOLONG
PENDAFTAR KANAN N52Pembantu Tadbir N17 ( 2 )
UNIT PENGAMBILAN
PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44
Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 )
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )
UNIT PEPERIKSAAN
DAN PENGIJAZAHAN
KETUA PENOLONG PENDAFTAR N48Penolong Pegawai
Tadbir N27 ( 1 )Pembantu Tadbir
N17 ( 14 )
UNIT PENDAFTARAN DAN PENJADUALAN
PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )
UNIT PENTADBIRAN DAN LOGISTIK
PENOLONG PENDAFTAR N41
Pembantu Tadbir Kanan N22 ( 1 )
Pembantu Tadbir N17 ( 2 )Juruteknik J17 ( 1 )
Pembantu Tadbir Rendah N4 ( 1)
Pembantu Tadbir Rendah N1 ( 1 )
TIMBALAN PENDAFTAR N54
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )
BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKUNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA
DEANADM ASST
(N 22)
DEPUTY DEAN
DIRECTOR(N54)
ADM ASST (N17
DEP DIRADM ASST (N17)
ADM ASST(N17)
KEMASUKAN (A ) ASST DIR (N41)
SEKRET. SENAT
ASST DIR (N41)
KEMASUKAN (M) SEN. EXEC. OFF
(N32)
PENG. MAKLUMAT PENT. AWAM & KREW ASST
DIR (N41)
AISO (F29)AISO (F29)
EXEC OFF. (N27)
S. ADM ASST. (N22)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
ADM ASST (N17)
JUN. GEN ASST (N1)
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Naib Canselor
Timbalan Naib Canselor (Akademik & pengantarabangsaan)
Pendaftar
Unit Kemasukan, Pendaftaran & Rekod (N44)
Unit Peperiksaan, Tatatertib & Pengijazahan (N41
Unit Prasiswazah, Senat, Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa (N44)
Pengijazahan & Konvokesyen
Peperiksaan & Tatatertib Pelajar
Unit Pentadbiran & Kewangan
Unit Sistem Maklumat Pelajar & Pelajar & Penjadualan
Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa
Urusetia Senat
Pendaftaran Perkuliahan & RekodPelajar
Kemasukan
- Pengijazahan * Semakan kelayakan - Konvokesyen *Urusetia Konvokesyen * Urusetia ijazah kehormat *Hadiah/pingat elajar * Jubah Pelajar/Staf - Penyediaan & Pengeluaran Skrol/Transkrip/Sijil
- Kertas Soalan - Kertas Dududk Peperiksaan -Pengawasan Peperiksaan - Pemarkahan - Keputusan Peperiksaan - Tatatertib Pelajar (kecurangan Akademik)
AM
- Kehadiran - Cuti - Latihan Kakitangan -
Kewangan & pembangunan
- MBS/PTJ - Penyelenggaraan
Penerbitn & percetakan
- Takwim -Prospektus/Buku Panduan kemasukan
- Pengkalan Data Penyelenggaraan Sistem -Penyediaan Statistik Penyediaan Jadual Kuliah/Peperiksaan - Menyelenggara laman web BPA
- Penawaran dan Pengiktirafan Sekolah/Program baru - Jaminan Kualiti (QA)/Audit / ISO Akademik - Hubungan antarabangsa - Pengambilan, Tukar Program/Sekolah Pelajar Antarabnagsa - Pengesanan Graduat - Anugerah Pensyarah Cemerlang
- Urusetia J/K Pra siswazah - Urusetia J/K Senat J/K Perangcangan & Pembangunan Akademik - J/K Audit Akademik & Kurikulum J/K Pentaksiran & Penilaian Akademik - J/K Kajian Pengesanan Grdauan - J/K Penilaian & Pengambilan Pelajar Antarabangsa - Takwim Mesyuarat
- Unjuran - Syarat- syarat khas - E-Panduan Temuduga Kes E/F, A/S - Pengambilan Saluran Kedua Mesyuarat Pelarasan - Pengurusan Kes Rayuan - Surat Tawaran -Laporan kemasukan JPT/UMS
-Pendaftaran Universiti - pendaftaran Kursus - Proses Gugur/Tambah - Pemindahan/Pengecualian Jam Kredit - Pindah Sekolah/Program - Tangguh Pengajian - urusan Kod Kursus - Rekod/Fail Pelajar - Aktiviti perkuliahan
Ketua Bahagian Timbalan Pendaftar (Akademik)
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK
UUM
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA) Prof Madya Dr Abdul Razak B Chik
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
Nadzipah Bt Salleh
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Alina Bt Mohd Mahdzir
DEKAN PEMBANGUNAN AKADEMIK Prof Madya Dr Mohd Zaini B Abd
Karim
PENGARAH HEA Baharudin B Yaacob
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan
) Norazianti
Zakaria
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Noor Asyikin Bt Omar
Unit Kemasukan
Pen.Peg. Tadbir Siti Aishah Adanan
Unit Kemasukan & Promosi
Unit Pendaftaran
& Perkuliahan
Unit Peperiksaan & Penilaian
Unit Pengijazahan
& Konvokesyen
Unit Perangkaan dan Rekod
Unit Pembangunan
Akademik
Unit Pentadbiran,Kewanga
n & Senat
Pen. Pengarah Mohd Irman Mohd Din
Pembantu Tadbir, Jurutaip
Pen. Pengarah Mohamad
Ezanee Yazid
Pembantu Tadbir ,
OMPD
Penolong Pengarah
Zanariah Yaakob
Pembantu Tadbir,
Jurutaip, Pembantu
Peperiksaan1
Pen. Pengarah Mohammad Fadzil Din
Pembantu Tadbir ,
Jurutaip
Peg. Sist. Maklumat Hidayati
Mohamad Yazid
Pen. Peg. Sist. Maklumat Ku Aslinawati Ku Ahmad
Pembantu Tadbir,
Jurutaip
Pen. Pengarah
Pembantu Tadbir
Pen. Pengarah
Pembantu Tadbir, Pem.
Percetakan, PAR
Pen. Pengarah Farhana Abdul
Wahab
Pembantu Tadbir
Jurutaip
Pen. Pengarah Maimunah Mohamad
Pembantu Tadbir
Jurutaip
Unit Peperiksaan & Pengijazahan
Pen. Peg. Tadbir Noor Aina Norrdin
DEKAN PPS Prof Dr Ku Ruhana Bt Ku Mahamud
Pen. Peg. Tadbir Badrul Hisyam
Mustafa
Pemb. Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Kanan Salmah Bt Mat Ali
Pen.Peg. Tadbir Fadhlina Md
Pudzi
PENGARAH PHA
Pen. Pengarah Redzuan Ishak
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
Junaidah Sahadan
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs)
UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
Unit Pengambilan dan Kemasukan Unit Pelajar Antarabangsa & Pengajian Sepanjang Hal Unit Peperiksaan Unit Senat, Pentadbiran Akademik
& Statistik
Jaedah Bejari
Penolong Pegawai Tadbir N27
Prof Azib Salleh TNC (A&A)
Ahmad bin Katang Ketua Penolong Pendaftar
Saptuyah Hj. Mahmud
Penolong Pendaftar Kanan (Memangku)
Mohd Hisyam Jamal Mohamed
Penolong Pendaftar
Samon Marsidi
Penolong Pendaftar
Prof Dr. Hamsawi Sani Pendaftar
Mohd Hairulnizam Mohd Zamri
Penolong Pegawai Sistem
Maklumat F29
Rafika Jamaludid
din Pembantu
Tadbir (Perkeranian/Operas
i) N17
Siti Fatimah
Mahamaddin
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operas
i) N17
Sabtuyah
Bakawi Pemban
tu Tadbir
(Perkeranian
Operasi ) N17
Sarimah Royani Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) N17
Jenifer Bujang
Pembantu Tadbitr/Operasi) N17
Khairunnisa
Abdullah
Pembantu
Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17
Masrinah Jumat Pemban
tu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) N17
Siti Hadawati j. Daud
Operator Mesin
Prosesan Data F11
Suriani Sapuan Pemban
tu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) N17
Mohd. Hadzan
Pemban
tu Tadbir
Ashor Ayok Pembantu Am rendah N1
Jenifer Bujang
Pembantu Tadbitr/Operasi) N17
Jenifer Bujang
Pembantu Tadbitr/Operasi) N17
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTAR
KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA
KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N44)
Wahi Bin Nordin
PEMBANTU TADBIR (K) (N17)
Norhayati Bt. Mohd Shariff UNIT KEMASUKAN DAN
REKOD UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN
URUSETIA SENAT & KONVOKESYEN
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Misdom bin Lan
PENOLONG PEGAWAI TADBIR N27)
Mohd. Shuhaimi Bin Abu Bakar
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Norihan bt. Abu Nawar
PEMBANTU TADBIR (N17)
Nurussalwa bt. Tamby Suleiman
PEMBANTU TADBIR (N17)
Norlizwati bt. Ab. Rahman
PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rozinah bt. Yakop
PEMBANTU TADBIR (N17)
Noorhasyuddin bin Mohd Basri
PEMBANTU TADBIR N17
Rosli bin Mahmood
JURUTEKNIK (J17) Azizi bin Osman
PEMBANTU TADBIR (N17)
Mohd Rozaihan bim Yunos
PEMBANTU AM RENDAH (N1)
Nordin bin Aman
PEMBANTU TADBIR (N17)
Hazifah Bt. Hj. Mat Rais
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIK
KOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA
TIMBALAN
PENDAFTAR (N48) Arshad Hamzah
PEMBANTU TADBIR S/U (N17)
Rokiah Nawi
PENOLONG PENDAFTAR N41 (PEPERIKSAAN)
Nasrul Hakim Ahmad
PENOLONG PENDAFTAR (N41) (PENJADUALAN)
Mohd Akashah Abd. Rashid
PEMBANTU TADBIR KANAN (N22)
En. Wan Marzuki Wan Yusoff
PEMBANTU TADBIR P/O
N17 (PEPERIKSAAN
) Susilawati Abdullah
PEMBANTU TADBIR
P/O (N17) (PEPERIKS
AAN) Mohd.
Faizal Ismail
PEMBANTU TADBIR
P/O (N17) (PENJADU
ALAN) Malina Ab.
Majid
PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
(F27) (SISTEM MAKLUMAT)
Erra Roznie Othman
PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (KEMASUKAN/ PENTADBIRAN/
KEWANGAN Shamsurul Akmar Mansor
PEMBANTU TADBIR P/O
(N17) (REKOD
PELAJAR) Muna Hayati M.
Alwi
PEMBANTU. AM RENDAH KANAN
(N4) Mohd Zulfadli
Lukman
PEMBANTU TADBIR
P/O (N17) Kosong
PENOLONG PENDAFTAR (N41) (SENAT & JAMINAN
KUALITI) Jumiati Pajakai
PEMBANTU TADBIR P/O (N17)
(JAMINAN KUALITI & PEMBANGUNAN
PROGRAM Siti Hajar Ramli
PEMBANTU TADBIR P/O
N17 SENAT & JPPA)
Noor Azren Abd Malek
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006
KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA
( ) Jawatan yang sedia ada [ ] Jawatan yang belum diisi
TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK DAN
PENGANTARABANGSAAN) VU6 ( 1 )
Pemandu ( R1 ) ( 1 )
Pembantu Tadbir (S/U)
N22 ( 1 ) Ketua Penolong
Pendaftar N52 [ 1 ]
UNIT KEMASUKAN, PENDAFTAR DAN
REKOD
Penolong Pendaftar N44 ( 1 )
UNIT SENAT, PEPERIKSAAN,
PENGIJAZAHAN DAN PENGKULIAHAN
Pembantu Tadbir (P/O)
N17 ( 1 )
Penolong Pendaftar N41 (
1 )
Penolong Pegawai Tadbir N27 [ 1 ]
Pembantu Tadbir N22 ( 1 )
Pembantu Tadbir (P/O)
N7 ( 1 )
Pembantu Tadbir (P/O)
N17 ( 1 )
UNIT PENTADBIRAN, KEWANGAN DAN
PENGANTARABANGSAAN
Pembantu Tadbir (
P/O ) N17 [ 1 ]
Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 ( 1 )
Pemandu R1 [ 1 ]
Pembantu Am
Rendah N1 [ 1 ]
Penolong Pendaftar N41 (
1 )
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTAR
KUKUM
KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N48) (Kosong)
UNIT KEMASUKAN DAN REKOD UNIT SENAT DAN PRA SISWAZAH UNIT PEPERIKSAAN
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Ruzalina Ibnu Ruslan
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Norren Shariza Mohamed Mukhtar
PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Rosniza
Abd Hamid
PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Azniyanty Abdullah
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Wardah Hanim Md. Nor
PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)
Maisarah Ab. Karim
PENOLONG PENDAFTAR (N41)
Osman Ahmad
PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rahaida Ab. Rahim
PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)
Norsyakiela Ramli
PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17)
Norazlinda Abu Seman
PEMBANTU AM RENDAH (N1) Subelmi Wi @ Senawi
PENDAFTAR (N54) Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid
2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA
Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL IPTA NAMA UNIT / SEKSYEN
1 UM Kemasukan , Rekod
& Pelaksanaan Dasar
Peperiksaan Fakulti/ Akademi /Pusat
2 USM 3 UKM Pengambilan
U/setia Senat Peperiksaan & Pengijzahan
Pendaftaran & Penjadualan
Pentadbiran & Logistik
4 UPM 5 UTM 6 UITM 7 UIAM Kemasukan & Rekod Senat 8 UUM Kemasukan &
Promosi Pentadbiran, Kewangan &
Senat
Peperiksaan & Penilaian
Pengkuliahan Pengijazahan & Konvokesyen
Pembangunan Akademik
9 UPSI 10 UNIM
AS Pengambilan &
Kemasukan, Pelajar a/bangsa &
Pengajian Sepanjang hayat
Senat , Pentadbiran &
Statistik & Pengijzahan
Peperiksaan
11 UMS Kemasukan U/ setia Senat Peperiksaan & Tatatertib Pelajar
Pendaftaran, Pengkuliahan & Rekod Pelajar
Pentadbiran & Kewangan
Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA
12 UDIM
13 KUITHO
14 KUTKM Kemasukan & Rekod U/Setia Senat &
Konvokesyen
Peperiksaan &
Pengijzahan
15 KUKTEM
16 KUIM Kemasukan / Pentadbiran &
Kewangan
Senat & Jaminan Kualiti
Peperiksaan Penjadualan Sistem Maklumat
17 KUSTEM Kemasukan , Pendaftaran & Rekod
Senat, Peperiksaan & Pengkuliahan
Pentadbiran , Kewangan
& Pengantarab
ngsaan
18 KUKUM Kemasukan & Rekod Senat & PraSiswazah
Peperiksaan
3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian
• Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:
Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah.
Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23;
Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak sama;
Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL IPTA JUMLAH PELAJAR
JUM STAF AKD NISBAH STAF AKD/ PELAJAR
JUM STAF BHG. PENG.
AKD
NISBAH STAF BHG. PENG.
AKAD/ PLJAR
GRED KETUA BHG/ JAB
1 UM 17,874 42 1;426 N54 2 USM N54 3 UKM 18,523 1,665 1:11 33 1:561 N54 4 UPM 19,498 1,640 1:12 50 1:389 N54 5 UTM N54 6 UITM 115,000 5,043 1:23 N54 7 UIAM 14,898 1608 1:9 23 1:648 N54 8 UUM 22,737 1,152 1:19 56 1:406 N52 9 UPSI N52
10 UNIMAS 6,055 538 1:11 19 1:318 N48 11 UMS 13,285 706 1:19 22 1:604 N48 12 UDIM N48 13 KUITHO N52 14 KUTKM 5,290 498 1:11 14 1:377 N44 15 KUKTEM N48 16 KUIM 2,718 253 1:11 14 1:194 N48 17 KUSTEM 5,162 307 1:17 13 1:397 N52 18 KUKUM 2,943 274 1:11 11 1:267 N41
Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan• Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang
diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:
Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL IPTA N54 N52 N48 N44 N 41 N32 N27 N22 N17 N11 N4 N1 W17 F41 F29 F27 F11 J17 J1 JUMLAH
1 UM 1
2 USM 1
3 UKM 1 1 1 2 1 1 1 21 1 1 1 1 33
4 UPM 1
5 UTM 1
6 UITM 1
7 UIAM 1 1 3 1 1 2 12 2 23
8 UUM 1 1 6 1 1 2 1 1
9 UPSI 1
10 UNIMAS 1 1 2 1 11 1 1 1 19
11 UMS 1 2 3 2 1 11 1 1 1 23
12 UDIM 1
13 KUITHO 1
14 KUTKM 1 3 1 7 1 1 14
15 KUKTEM 1
16 KUIM 1 3 1 1 8 1 1 16
17 KUSTEM 1 1 2 1 1 4 1 1 1 13
18 KUKUM 1 5 5 1 12
5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit
Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Perbandingan staf mengikut Unit
Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL IPTA Unit Tadbiran & Kwangan &
Senat & Logistik
Unit Pengambilan / Kemasukan
Unit Pendaftaran
&JWK
Unit Peperiksaan
Unit Konvokesyen
Unit Pembangunan
Akademik & Jaminan Kualiti
Pengurusam maklumat
1 UM 18 24
2 USM
3 UKM 10 3 2 16
4 UPM 2 6 24 8 8 2
5 UTM
6 UITM
7 UIAM 9 8 3
8 UUM 8 5 4 7 4 4 4
9 UPSI
10 UNIMAS 6 5 7
11 UMS 2 2 3 2 2 2
12 UDIM
13 KUITHO
14 KUTKM 3 3 3 3
15 KUKTEM
16 KUIM 3 4 6 1
17 KUSTEM 5 2 5
18 KUKUM 2 4 5
MODEL PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI LUAR NEGARA
Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut:
1. University of Minnesota State
Academic support program
Advising support Unit
2.University of Tennesse, UKResearch & Assessment Unit
3. University of WollonggongOne stop Centre
4. Keele University ,UKStruktur organisasi yang lengkap
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:
1. Struktur Organisasi
BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik .
Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan.
Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
2. Perjawatan
UNIT KRITERIA
GRED
Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
N54 N52
Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar
> 3,000 ambilan < 3,000 ambilan
N48 N44
Ketua Unit Pengkuliahan
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
N48 N44
Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
N48 N44
Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen
> 3,000 graduan < 3,000 graduan
N48 N44
Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
F48 F44
Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Kualiti
> 30 Program < 30 Program
N48 N44
Ketua Unit Promosi & Penerbitan
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
N44 N41
Gred Perjawatan
Perbezaaan gred perjawatan bagi setiap unit BPA perlulah diseragamkan kerana beban dan tanggungjawab setiap penjawat jawatan tersebut adalah sama. Adalah dicadangkan kriteria bagi setiap penjawat jawatan dan gred adalah seperti berikut:
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
3. Gred Perjawatan
Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
4. Norma perjawatan
UNIT KRITERIA GRED JUMLAH STAF
Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar
N54N44N41N27N17N 1N52N44N41N17N1
1 1 1 1 5 211131
Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar > 3,000 ambilan< 3,000 ambilan
N48N41N27N17N44N41N17
1113112
Ketua Unit Pengkuliahan > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar
N44N17N41N17
1312
Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar
N48N44N41N17N44N41N17
1116113
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
UNIT KRITERIA GRED JUMLAH STAF
Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen > 3,000 graduan< 3,000 graduan
N44N44N17N41N17
11312
Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod > 10,000 pelajar< 10,000 pelajar
F44F41F27F41F27
11111
Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Fakulti
> 30 Program< 30 Program
N48N41N17N44N17
11211
Ketua Unit Promosi & Penerbitan > 30 program< 30 program
N44N27N17N41N27N17
112111
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
5. Norma perjawatan
Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA.
Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
6. Fungsi Unit dan bidang tugas Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam
Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO.
Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf.
KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan.
Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
7. Dasar, peraturan dan hukuman
Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:
Tempoh pendaftaran Tempoh gugur tambah Tempoh tarikh diri kursus Kalender akademik Denda dan hukuman Tempoh penangguhan pengajian
Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan kepada IPTA yang baru ditubuhkan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
8. Sistem Automasi Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua
IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama.
Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut:
a) Sistem pendaftaran kemasukan
b) Sistem Jadual Waktu Kuliah
c) Sistem Jadual waktu Peperiksaan
d) Sistem semakan pengijazahan
e) Sistem Rekod Senat
f) Sistem Perangkaan
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
9. Sistem rekod yang seragam
Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos pengurusan semua IPTA.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
10. Latihan staf
Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan supaya BPA secara bersama berbincang untuk mengujudkan program berikut:
a) Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar negara / pertukaran staf antara IPTA
b) Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara
c) Menggunakan kepakaran dalaman dalam mengendalikan kursus dan latihan.
d) Pusat Latihan Universiti
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama
Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh dilaksanakan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
12. Program Promosi secara bersama
IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan IPT luar negara.
Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta. Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini perlu
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
SYOR
Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat semua pihak.
Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA
SEKIAN TERIMA KASIH