aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka.pdf

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas

Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009

1

Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka

Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”,

mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009

PENDAHULUAN

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan

juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan

perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh

perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang

berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak

mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa

adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi

yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.

Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur

kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin

mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka

perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan

dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu,

tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak

sedikit.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka

penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain:

a. Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy)

Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang

maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan

dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun

atasan langsung yang lain.

Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan

maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan.

Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik

itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan.

b. Dana

Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan

komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi

harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu

program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana,



2

karena dalam melakukan komputerisasi perpustakaan banyak peralatan

yang dibutuhkan baik hardware maupun software. Setelah

implementasi dan masa garansi sudah selesai maka hendaknya juga

mulai dianggarkan dana untuk pemeliharaan baik untuk pemeliharaan

software maupun hardware.

c. Studi banding

Studi banding dilakukan dengan tujuan untuk melihat perpustakaan

yang sudah melakukan komputerisasi sehingga kita mendapatkan

gambaran yang jelas tentang komputerisasi perpustakaan.

Pengetahuan yang diperoleh dari studi banding dapat digunakan

sebagai referensi untuk melaksanakan komputerisasi perpustakaan.

Studi banding bisa dilakukan di perpustakaan terdekat sudah

melakukan komputerisasi perpustakaan. Semakin banyak di

kunjunginya perpustakaan yang telah melakukan komputerisasi maka

semakin banyak pula hal yang diketahui karena biasanya masing-

masing perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri-sendiri.

d. Penentuan ruang lingkup kegiatan

Sebelum melakukan kegiatan komputerisasi perpustakaan, hendaknya

telah dipilih atau ditentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang nantinya

akan menggunakan teknologi komputer. Penentuan kegiatan ini perlu

dilakukan agar komputerisasi yang akan dilakukan dapat berjalan

dengan baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan

penentuan kegiatan ini maka akan membantu perpustakaan unutk

mengalokasikan dana pengadaan peralatan maupun pengadaan

software.

e. Pemilihan software

Sebagaimana diketahui bahwa sekarang telah banyak software

perpustakaan yang ditawarkan di pasaran yang masing-masing

mempunyai kelebihan dan kekurangan. Sebelum melakukan

komputerisasi, perpustakaan harus dapat memilih suatu software yang

benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

f. Pemilihan hardware

Hardware komputer merupakan salah satu komponen penting dalam

melakukan komputerisasi perpustakaan. Untuk itu pemilihan hardware

harus disesuaikan dengan kebutuhannya, dan yang terpenting adalah

spesifikasi komputer yang diperlukan hendaknya spesifikasi yang

mutakhir. Dipilihnya yang mutakhir karena agar tidak mengalami

kesulitan komponen bila terjadi kerusakan atau penggantian dan

penambahan peralatan.

PERANGKAT UNTUK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN



3

Untuk pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi dibutuhkan

beberapa perangkat, antara lain:

1.Komputer

Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi

informasi yang dapat diakses secara cepat dan tepat. Perangkat komputer

ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota

perpustakaan, dan OPAC (Online Public Accses Catalogue). Dengan

OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi koleksi buku

yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung ke rak buku.

Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet.

2.Internet

Salah satu manfaat internet dalam pengelolaan perpustakaan adalah sebagai

piranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai

sarana telekomunikasi dan pendistribusian informasi. Koneksi internet juga

bisa dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa

digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi kegiatan yang

dilakukan di perpustakaan maupun koleksi-koleksi yang dimiliki

perpustakaan.

3.Software

Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus

untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software

yang umum digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis

offline maupun online (open source), di antaranya Athenaeum Light dan

Freelib.

a.)AthenaeumLight

Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan

atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting NZ

untuk nama produk perangkat lunak 'gratisan' yang mereka buat.

Atheaneum Light 8.5.vi merupakan versi modifikasi dari Athenaeum

Light 6.0. yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker

8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data

hingga 8 Tera byte. Athenaeum Light 8.5 ini hanya dapat bekerja pada

OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal

Pentium 3 atau lebih tinggi.

Software ini dapat membantu para pustakawan dalam pengelolaan

perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC,

peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku.

Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat barcode,

karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian.

b.)Freelib

Freelib merupakan singkatan dari Freedom Library yang diambil dari

nama Perpustakaan Freedom, yang pertama kali menerapkan aplikasi



4

software ini. Sampai saat ini, Freelib sudah menginjak versi 3.0.2 untuk

aplikasi katalog, manajemen versi 1.0.2 sedangkan untuk Linux versi

0.0.4. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan minimal pentium 3,

600 Mhz dengan memori 64 Mb. Untuk versi Linux, spesifikasi

hardware yang dianjurkan lebih tinggi, minimal pentium 4 dengan

memori minimal 128Mb

Selain Athenaeum Light dan Freelib, masih ada banyak software lain

seperti CDS/ISIS, Open Biblio, IBRA, LIBRA, SIMPEL, Chyprus, dan

lain lain. Rata rata program itu merupakan open source dan dibuat

secara khusus untuk perpustakaan.

MIGRASI DATA

Migrasi data adalah sebuah proses konversi data yang telah diolah oleh satu

program komputer atau perangkat lunak komputer kepada program komputer lainnya.

Data dalam sebuah program komputer dibentuk atas satuan kecil yang dikodekan

dalam sebuah sistem bahasa komputer. Sistem bahasa itulah yang akan membedakan

bagaimana sebuah program komputer mengkodekan data yang yang diolahnya untuk

membedakan satu program komputer dengan yang lainnya.

Pada awalnya program komputer lebih banyak digunakan untuk membantu

kegiatan administrasi perpustakaan, dan proses migrasi pada kegiatan ini biasanya

tidak terlalu bermasalah. Pada perkembangan selanjutnya penggunaan program

komputer lebih terkonsentrasi pada bagaimana program komputer dapat mengolah

dan menampilkan data koleksi yang akan membantu proses temu-kembali di

perpustakaan.

Ada berbagai jenis program komputer yang dapat dipergunakan perpustakaan

untuk mengolah datanya. Perpustakaan juga memiliki beberapa jenis data yang dapat

diolah untuk mempermudah perkerjaannya, baik secara terintegrasi pada seluruh

kegiatannya, maupun secara terpisah pada tiap bidang yang berbeda.

PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN

BAHAN PUSTAKA

Selama ini kebanyakan pengelolaan administrasi perputakaan yang

menyangkut pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi serta kegiatan

penelusuran masih dikelola dengan cara manual. Sehingga pengelolaannya terkesan

komplek, bertele-tele dan kurang efisien. Seiring dengan perkembangan dan

kemajuan teknologi informasi maka pengelolaan administrasi perpustakaan dapat

dikelola dengan menggunakan teknologi informasi yaitu dengan melakukan kegiatan

automasi atau komputerisasi perpustakaan. Kegiatan automasi atau komputerisasi

perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi

dan penelusuran.

1.) Pengadaan Bahan Pustaka



5

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan data yang benar

dan akurat baik judul maupun jumlah eksemplarnya. Pengelolaan administrasi data

yang baik sangat diperlukan agar tidak terjadi duplikasi data dan koleksi. Pengelolaan

data yang dilakukan secara manual sering menimbulkan duplikasi pengadaan judul

yang sama, sehingga jumlah eksemplar buku dengan judul tertentu menjadi terlalu

banyak. Untuk itu perlu dilakukan pendataan secara komputerisasi, karena dengan

adanya ketersediaan data dalam computer akan memudahkan dalam melakukan

pengecekan judul buku yang telah diadakan.

Inventarisasi bahan pustaka Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang

dimiliki oleh perpustakaan, baik melalui pembelian maupun hadiah.

Ada beberapa sarana untuk inventarisasi bahan pustaka, antara lain :

a. Buku induk untuk menginventarisir buku

b. Kartu majalah untuk menginventarisir majalah dan sejenisnya

c. Kartu suratkabar untuk menginventarisir suratkabar

a.Inventarisasi Buku.

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam inventarisasi buku yaitu :

- Pemberian nomor induk pada setiap eksemplar buku. Pemberian

nomor induk tersebut harus berurutan dari tahun ke tahun untuk

mengetahui jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan.

- Membubuhkan stempel tanda MILIK PERPUSTAKAAN dan stempel

inventarisasi (nomor induk dicantumkan pada stempel inventarisasi).

Semua buku yang datanya sudah dimasukkan ke dalam komputer,

diberi tanda milik perpustakaan dengan membubuhkan stempel tanda

milik dan stempel inventarisasi.

- Memasukkan semua data buku baik dari pembelian maupun hadiah ke

dalam komputer.

Contoh Kolom pada Buku Induk

Tanggal No.

Induk Judul/Edisi Pengarang

Penerbit/

Kota terbit

Tahun

Terbit

Harga

(Rp)

Asal

Ket Hd Pb

0001

0002

0003

0004

b.Inventarisasi Majalah, Jurnal, buletin dan terbitan berkala sejenis

Inventarisasi majalah dilakukan pada kartu majalah. Selain berfungsi sebagai

sarana pencatatan penerimaan majalah, kartu majalah juga berfungsi sebagai alat

bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan majalah/jurnal yang dilanggan

atau diterima sebagai hadiah. Kartu majalah sebaiknya dibuat dari kertas karton



6

manila berukuran setengah folio dan difile berdasarkan urutan judul majalah.

Setiap majalah/jurnal yang sudah diinventarisir dibubuhi stempel tanda milik

perpustakaan.

Contoh Kartu Majalah

Judul :

Penerbit :

Alamat :

Dilanggan pada :

Alamat Agen :

Kala terbit :

Volume/Tahun Nomor Majalah Ket.

3. Inventarisasi surat kabar.

Inventarisasi surat kabar dilakukan dengan menggunakan kartu surat kabar. Setelah

dimasukkan dalam kartu surat kabar, dibubuhi dengan stempel tanda milik

perpustakaan.Kartu surat kabar berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui

kontinuitas penerimaan surat kabar.

Contoh Kartu Suratkabar

Judul :

Penerbit :

Alamat :

Tahun :

Harga Langganan : BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Jan

Feb

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agust

Sept

Okt

Nov

Des

Pembuatan Bar Code



7

Setelah koleksi buku-buku diinventarisasi, proses selanjutnya adalah

pembuatan barcode untuk masing-masing koleksi tersebut. Dalam barcode tercantum

no register buku, dan pemasangannya biasanya pada halaman judul buku dan bagian

buku bagian belakang. Untuk proses pembuatannya bias menggunakan program Note

Pad dan program Barcode Anything Label for Windows.

2. Pengolahan Bahan Pustaka

Sebelum bahan pustaka bisa dipergunakan oleh pemakai perpustakaan

biasanya diolah terlebih dahulu sehingga bahan pustaka benar-benar siap untuk

disajikan. Kegiatan pengolahan bahan pustaka ini kebanyakan masih dilakukan secara

manual. Pengolahan bahan pustaka secara manual dilakukan melalui serangkaian

kegiatan antara lain penentuan nomor klasifikasi, memasukan data buku dalam

komputer, pembuatan katalog buku, kartu peminjaman, pembuatan slip peminjam

buku, dan pembuatan label punggung buku. Serangkaian kegiatan ini tentunya

membutuhkan waktu dan tenaga. Untuk mempermudahkan pekerjaan ini maka

diperlukan komputerisasi dalam melaksanakannya.

Dengan komputerisasi maka sebagian pekerjaan yang secara manual harus

dilakukan, tidak perlu dilakukan lagi karena pekerjaan tersebut sudah dapat

digantikan atau dilakukan dengan komputer. Dalam komputerisasi pengolahan bahan

pustaka, pekerjaan yang paling terpenting adalah input data. Input data harus benar-

benar akurat, karena data-data inilah yang nantinya akan dipakai dalam kegiatan

sirkulasi dan penelusuran. Dari data yang telah diinputkan ini maka akan diolah oleh

komputer untuk berbagai keperluan. Misalnya: kartu katalog buku, label punggung

buku, daftar buku, statistic jumlah koleksi, grafik jumlah koleksi, dan sebagainya.



8

Contoh Format Tampilan Pengolahan Bahan Pustaka

Contoh Format Tampilan Profile Koleksi Hasil Pengolahan Bahan Pustaka



9

Deskripsi Katalog

Yang dimaksud dengan deskripsi katalog adalah memberikan keterangan

mulai dari judul sampai dengan informasi daerah jejajakan. Ketentuan pendeskripsian

katalog ini terdapat pada AACR (Anglo American Cataloguing Rules) edisi 2.

Pencatatan deskripsi bibliografi sebuah bahan pustaka terdiri atas beberapa

bagian atau unsur, yaitu:

1. Daerah judul/pernyataan kepengarangan

2. Daerah edisi

3. Daerah impresum (kota terbit, nama penerbit dan tahun terbit)

4. Daerah kolasi

5. Daerah keterangan seri

6. Daerah catatan

7. ISBN

Informasi yang diberikan oleh sebuah katalog ada yang bersifat lengkap,

tetapi ada yang bersifat sederhana. Tiga unsur yang pertama, yaitu informasi tentang

judul/pernyataan kepengarangan, edisi, impressum, dan jumlah halaman merupakan

data informasi katalog sederhana. Namun, pada tingkat pemakai tertentu, seperti

mahasiswa, pengajar (dosen), dan peneliti membutuhkan informasi sampai unsur

yang detail. Penyajian unsur-unsur katalog tersebut dimaksudkan untuk mengetahui

koleksi yang sebenarnya sampai sedetail-detailnya.

Untuk daerah catatan tidak perlu dikeluarkan semua, hal ini tergantung dari

kebijaksanaan perpustakaan yang bersangkutan.

1.) Susunan dan Tanda Baca Katalog

a. Daerah judul

Judul karya dapat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut:

• Judul Utama (official title) diawali dengan huruf besar

• Judul Tambahan (sub title) dipisahkan dari judul utama dengan tanda

titik dua (:)

• Judul sejajar /paralel yaitu judul yang sama dalam bahasa yang

berbeda, dipisahkan dengan judul utama dan diberi tanda (=)

b. Keterangan kepengarangan

Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam

deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda garis

miring (/), dengan ketentuan sebagai berikut:

• Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama

seperti pada tajuk, dicatat sesuai apa yang tertera dalam halaman judul,

dalam hal ini jika sebelum nama didahului dengan kata “oleh”, “by”

atau sejenisnya, kata tersebut dicantumkan juga.

• Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya

dicantumkan pada deskripsi, masing-masing dipisahkan dengan tanda

koma (,) jika perlu dipergunakan kata “dan” dalam kurung siku [dan]



10

• Jika pengarang ganda lebih dari tiga orang, maka dalam deskripsi di

cantumkan nama pengarang pertama dengan keterangan tambahan

“[et al]”

• Selain nama pengarang, semua semua yang terlibat dalam

kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama

pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya: nama penerjemah,

penyunting, editor dan lain-lain masing-masing dipisahkan dengan

tnda titik koma ( ; ).

• Nama gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam

deskripsi.

c. Keterangan edisi

Dalam mencantumkan keterangan edisi ditentukan sebagai berikut:

• Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam

bahasa buku dan disingkat misalnya:

Edition = ed. , cetakan= cet. ;

• Cetak ulang tanpa disertai dengan revisi tidak dianggap sebagai edisi.

Pencantuman nomor edisi didahului dengan tanda : 2 nd ed. ; 3 rd ed. ;

cet.5

d. Impresum

Yang dimaksud impresum adalahtempat terbit, nama penerbit, dan tahun

terbit.

1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut:

Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda: . –

Jika tempat terbit tidak diketahui cantumkan “s.l” = sine loco

2. Pencantuman nama Penerbit ditentukan sebagai berikut:

a. nama penerbit didahului dengan titik dua ( : )

b. Singkatan yang menunjukkan jenis perusahaan seperti PT, Fa, Co. dan

sejesnisnya tidak disebutkan dalam impresum.

c. Jika nama penerbit tidak diketahui cantumkan “s.n” = sine nomine

3. Pencantuman tahun terbit ditentukan sebagai berikut:

a) tahun terbit didahului dengan tanda koma ( , )

b) jika tahun penerbitan tidak diketahui dapat dibuatkan perkiraan dalam

kurung siku

c) Jika tahun terbit tidak diketahui cantumkan “s.a” = sine anno

e. Kolasi

Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik

bahan pustaka, yang terdiri atas: jumlah halaman, tinggi buku, dan

keterangan ilustrasi dan sejenisnya.

Keterangan kolasi dinyatakan sebagai berikut:

1) keterangan dinyatakan secara singkat dalam bahasa indonesia



11

- halaman disingkat hlm. Atau pagina disingkat p.

- ilustrasi disingkat ilus.

- Bibliografi disingkat bib.

- Centi meter disinkat cm.

2) jumlah halaman dinyatakan dalam romawi kecil dan dalam angka arab

diantara keduanya dipisahkan dengan tanda koma ( , )

3) keterangan ilustrasi yang terdiri dari gambar, peta, tabel, foto

didahului dengan tanda titik dua ( : )

4) ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahuli dengan

tanda titik koma

f. Daerah catatan

Hal-hal yang penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat

dinytakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan,

penunjukan halaman bibliografi dan indeks.

g. Standart Internasional Buku (ISBN)

ISBN didahului dengan huruf ISBN dan ditulis dengan tanda hubung (-)

diantara bagian nomornya

h. Jejakan

Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan

adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggadakan katalog, entri

tambahan apa saja yang perlu dibuat.

Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut:

a) untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka arab, dan istilah

subyek di seluruhnya ditulis dengan huruf kapital

b) jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi

2.) Sumber Informasi Utama

Sumber informasi utama untuk ke tujuh daerah tersebut di atas dapat diambil

dari unsur-unsur sebagai berikut:

Daerah Sumber

- judul dan pengarang - halaman judul

- edisi - halaman judul

- impressum - halaman judul

- kolasi - seluruh halaman buku

- seri - halaman judul

- ISBN - halaman judul



12

Contoh Format Tampilan Entri Data Pembuatan Katalog

Sistem Klasifikasi

Ada beberapa macam sistem klasifikasi koleksi perpustakaan, antara lain:

1. Klasifikasi Artificial, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan ciri-

ciri khusus misalnya, ukuran, warna dan data fisik lainnya.

2. Klaifikasi Fundamental, yaitu sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan

subyek. Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subyek ini yang lebih

banyak digunakan oleh pustakawan menangani pekerjaan di perpustakan.

Langkah-langkah Penentuan No. Klasifikasi

Agar lebih cepat, tepat, dan benar dalam menentukan nomor klasifikasi, perlu

diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Memahami pola pembagian subyek

Didalam sistem ini, ilmu pengetahuan di bagi dari subyek besar menjadi subyek

yang lebih kecil. Untuk itu perlu perlu dipahami adanya pembagian 10 kelas

utama, 100 divisi dan 1000 subdivisi, serta cara penggunaan tabel-tabel pembantu.

2. Menentukan Subyek

Didalam menentukan subyek hendaknya diusahakan mencari nomor yang paling

spesifik. Untuk menentukan subyek ini hendaknya dibaca dan dipahami informasi

yang diperoleh dari:

a. Halaman judul

b. Kata pengantar

c. Daftar isi

d. Pendahuluan (bila ada)



13

e. Dibaca tiap-tipa bab

f. Kesimpulan

3. Apabila dalam suatu buku terdapat dua subyek atau lebih, terlebih dahulu

diklasifikasi pada kelas yang utama dibahas.

4. Apabila tidak ada subyek yang utama, koleksi itu diklasifikasi pada kelas yang

paling bermanfaat bagi pengguna perpustakaan atau pada subyek yang disebut

lebih dahulu.

5. Mengklasifikasi menurut subyeknya dahulu, lalu menurut bentuk penyajiannya.

Pengelolaan Dokumen Elektronik / entry data Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki

perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen

elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses

digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan

dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam

pembangunan system perpustakaan digital (digital library).

1.) Proses Digitalisasi Dokumen Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi

dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen.

Seperti pada dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb)

diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen

elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi

apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses

dokumentasi sebuah organisasi.

2.) Proses Penyimpanan (Database Approach)

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk

didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan

indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa

menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey

Decimal Classfication) yang banyak digunakan di Perpustakaan-

perpustakaan di Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses

penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan

pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan

memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan

mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan. FileBase Approach:

data duplication, data dependence, incompatible file format, simple,

sedangkan database approach: data sharing and no duplication, data

independence, compatible file format, complex.

3.) Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian

kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan

dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses

penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini

lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data

sekala besar. Di sisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya



14

sistem dan proses yang harus kita lakukan. Dan menariknya, karena sifat

pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data

independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke

berbagai aplikasi lain yang berbasis web.

Contoh Format Tampilan Katalog Komputer (OPAC) Online Public Access Catalouge

Contoh Format Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC



15

\

Contoh Detail Tampilan Hasil Penelusuran Melalui OPAC

Finishing Touch

Setelah semua proses mulai dari inventarisasi bahan pustaka, pembuatan barcode,

katalogisasi dan klasifikasi, entry data, penempelan label buku dan atribut buku yang

lain, serta proses penyampulan buku selesai, buku-buku yang sudah diolah dicek

kembali dan dibuatkan daftar pengiriman buku, selanjutnya siap dikirim ke bagian

lain (sirkulasi, referens, atau reserve)

PENUTUP

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penerapan teknologi

informasi di perpustakaan antara lain: kebijakan pimpinan, dana, studi banding,

penentuan rung lingkup kegiatan, serta pemilihan hardware dan software yang cocok

untuk diaplikasikan di perpustakaan..

Meskipun dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi aplikasi teknologi

informasi tersebut sangat membantu perpustakaan dalam mengelola koleksi yang

dimiliki, dalam pelayanan kepada pemakainya, maupun dalam penelusuran informasi

secara cepat dan tepat.

Aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka sangat

membantu perpustakaan, karena dapat menghemat waktu dan tenaga. Perpustakaan

membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan bahan pustaka jika hal itu

dilakukan secara manual, akan tetapi dengan menggunakan teknologi informasi



16

sanagt membantu perpustakaan dalam melakukan semua kegiatan dapat dilakukan

secara cepat dan tepat dengan hasil yang bisa memuaskan pemakai perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ari Suseno Teknologi Informasi untuk

perpustakaan.http://citizennews.suaramerdeka.com/?option=com_content&tas

k=view&id=97 , diakses tanggal 17-03-2008,

Eryono, M. Kaliani, 1999. Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka

Hamakonda, T. 1983. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung

Mulia

Hamakonda, Towa P. 1987. Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi.

Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Lembaga Perberdayaan Perpustakaan dan Informasi (LpPI). 2001. Pedoman

Pengelolaan Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta: FKBA



17

Romi Satria Wahono Teknologi informasi untuk: perpustakaan:perpustakaan digital

dan sistem otomasi perpustakaan.

http://72.14.235.104/search?q=cache:x6xx8yjPlwAJ:www.ilmukomputer.org/

wp-content/uploads/2006/09/romi-otomasiperpustakaan-

15september2006.pdf+teknologi+informasi+dan+perpustakaan&hl=id&ct=cln

k&cd=1&gl=id, diakses tanggal 25 Januari 2007

Sjarial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman penyelenggaraan perpustakaan. Jakarta :

Djambatan

Supriyadi. 1985. Pengantar pengelolaan perpustakaan sekolah, editor : Y.Y.

Hasibuan. Malang : Proyek P3T IKIP Malang

aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka.pdf

Documents