anugerah inovasi kerajaan negeri pulau pinang...

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG

(ICT)

MAJLIS PERBANDARAN SEBERANG PERAI TAHUN 2018

ISI KANDUNGAN

BIL

KANDUNGAN

MUKA SURAT

1. BAHAGIAN 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF Ringkasan Eksekutif Bagi Laporan AIKNPP 1-3

2.

BAHAGIAN 2 : LATAR BELAKANG AGENSI Latar Belakang Majlis Perbandaran Seberang Perai (MPSP)

4-18

3.

BAHAGIAN 3 : LAPORAN INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG (BUKAN ICT) - SISTEM PERJANJIAN - SISTEM PENDAKWAAN - DEPOSIT VIA ELECTRONIC TRANSFER 7 DAYS - SISTEM PENGURUSAN BARANG SITAAN - SISTEM SURAT - MY MPSP - COB2U

19-39

40-50

51-59

60-74

75-88

89-103

104-134

4. BAHAGIAN 4 : RUMUSAN 135-136

1

RINGKASAN EKSEKUTIF

BAHAGIAN 1

2

BAHAGIAN 1 : RINGKASAN EKSEKUTIF

Sejajar dengan perubahan ekonomi dan sosial dunia pada masa kini, pelbagai cabaran

baru lagi kompleks yang terpaksa Majlis Perbandaran Seberang Perai (MPSP) hadapi

dan harungi sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Persekitaran ini

menuntut sistem penyampaian perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan

perkhidmatan yang dapat memenuhi ekspektasi serta melangkaui kehendak pelanggan

dan stakeholder.

Oleh yang demikian, MPSP terpaksa menggunakan pendekatan baru dan idea yang

lebih radikal untuk membolehkan MPSP meningkatkan tahap penyampaian

perkhidmatan agar lebih cekap dan berkesan. Budaya inovasi adalah sebahagian

daripada Program Transformasi / Penjenamaan Semula / BPR MPSP. MPSP telah

menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan kepada rasional-

rasional berikut: -

• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan

dan stakeholder secara lebih berkesan;

• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam

menangani kekangan sumber kewangan semasa;

• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan

baru apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;

• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara

optimum.

MPSP pada masa kini menghadapi pelbagai cabaran yang kompleks berikutan dengan

perubahan sosial dan ekonomi sedunia. Persekitaran ini menuntut sistem penyampaian

perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan perkhidmatan yang dapat

memenuhi ekpektasi serta sentiasa responsif kepada kehendak pelanggan dan

‘stakeholders’.

3

Membudayakan inovasi adalah amalan MPSP ketika memberi perkhidmatan kepada

stakeholders dengan menjadikan inovasi sebagai salah satu elemen dalam setiap

pekerjaan atau perkhidmatan. Dengan mengetengahkan sebanyak tujuh (7) inovasi

untuk Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Pulau Pinang (Kategori ICT) pada tahun 2018.

Inovasi yang diketengahkan bukanlah hanya untuk pengiktirafan tetapi ianya sebagai

satu elemen kepada MPSP bagi memberi perkhidmatan yang cemerlang kepada

semua stakeholders. Inovasi – inovasi yang dicalonkan adalah seperti berikut :-

• Sistem Perjanjian • Sistem Pendakwaan

• Deposit Via Electronic Transfer 7 Days

• Sistem Pengurusan Barang Sitaan

• Sistem Surat

• My MPSP

• COB2U

4

LATAR BELAKANG AGENSI

BAHAGIAN 2

5

Sejarah

Seberang Perai atau dahulunya dikenali sebagai Province Wellesley adalah merupakan

sebahagian dari tanah jajahan British pada sekitar tahun 1800. Pentadbiran Seberang

Perai ketika itu berpusat di Pulau Pinang. Dengan keluasan 489.3 kilometer persegi

(km²) dan bilangan penduduk seramai lebih kurang lima ribu (5,000) orang; kawasan

yang dipenuhi belukar, paya dan hutan ini kemudiannya bertukar kepada pertanian

apabila usaha-usaha penerokaan bermula pada tahun 1850.

Setelah Perjanjian Pangkor ditandatangani pada tahun 1874, keluasan Province

Wellesley bertambah menjadi 740.12 kilometer persegi (km²). Kependudukan pula

semakin bertambah khususnya di kawasan pusat perdagangan seperti Butterworth dan

Bukit Mertajam. Keluasan Seberang Perai walau bagaimanapun telah dikurangkan

kepada 738.41 kilometer persegi (km²) kesan daripada perubahan sempadan Sungai

Muda antara Negeri Kedah dan Negeri Pulau Pinang.

Pada tahun 1896, Ordinan Perbandaran diperkenalkan yang membolehkan Kerajaan

Negeri membuat Undang-Undang untuk mengendalikan hal ehwal awam. Pada tahun

1913, satu ordinan baru telah dikeluarkan di mana telah memberi kuasa kepada

Kerajaan Negeri untuk menubuhkan Lembaga Luar Bandar. Majlis Bandaran

Butterworth dan Bukit Mertajam serta Majlis Luar Bandar Utara, Tengah dan Selatan

telah ditubuhkan.

Pada tahun 1961, pentadbiran Majlis Bandaran dan Majlis Luar Bandar telah disatukan

di bawah satu kuasa Majlis Daerah dan ditadbirkan oleh Majlis Daerah masing-masing.

Pada 1 Julai 1974, Akta 171 iaitu Akta Kerajaan Tempatan telah diperkenalkan di mana

ketiga-tiga Majlis Daerah telah disatukan di bawah satu badan yang dikenali sebagai

‘Lembaga Pengurus Kerajaan Tempatan Seberang Perai’. Pada 15 Disember 1976,

melalui pemakaian Akta Kerajaan Tempatan 1976, Lembaga Pengurus Kerajaan

Tempatan Seberang Perai telah dinaiktaraf menjadi Majlis Perbandaran Seberang

Perai, atau lebih dikenali sebagai MPSP.

6

Penduduk

Pada tahun 2017, penduduk Seberang Perai berjumlah 897,600 orang iaitu 53.61% dari

keseluruhan penduduk Negeri Pulau Pinang, dengan pertambahan penduduk sebanyak

1.7% setiap tahun. MPSP kini mentadbir kawasan seluas 738.41 kilometer persegi

(km²). Gambarajah 1 adalah peta yang menunjukkan kawasan yang ditadbir oleh

MPSP kini dan gunatanah di Seberang Perai. Secara amnya, MPSP mentadbir seluruh

kawasan Seberang Perai, iaitu sebahagian daripada Negeri Pulau Pinang yang berada

di Tanah Besar Semenanjung Malaysia.

Gambarajah 1:

Peta Semenanjung Malaysia yang menunjukkan Kawasan Pentadbiran MPSP

7

Visi dan Misi

Bangunan Pentadbiran

Bangunan Ibu Pejabat Majlis Perbandaran

Seberang Perai yang telah dirasmikan pada tahun 1974

Bangunan Ibu Pejabat Majlis Perbandaran

Seberang Perai di Bandar Perda, Bukit

Mertajam mula beroperasi mulai

tahun 2006

8

Kini, Majlis Perbandaran Seberang Perai beroperasi di Bandar Perda, Bukit Mertajam

dan mempunyai dua (2) cawangan iaitu di Kampung Jawa, Butterworth, Seberang Perai

Utara dan Jawi, Seberang Perai Selatan.

9

Peranan

Hubungan MPSP Dengan Stakeholder

10

Carta Organisasi

MPSP ditadbir oleh satu badan pengurusan yang dianggotai oleh Yang Dipertua selaku

ketua eksekutif dan 24 orang Ahli Majlis. Ahli Majlis - Ahli Majlis ini dilantik oleh

Kerajaan Negeri bagi tempoh setahun manakala tempoh pelantikan Yang Dipertua

adalah bergantung kepada perakuan Kerajaan Negeri. Pada masa kini, Yang Dipertua

MPSP ialah YBhg. Dato’ Sr Haji Rozali Bin .

Tuan Yang Dipertua akan mengawal segala pengurusan yang diletakkan di bawah

seliaan Setiausaha Perbandaran. Setiausaha Perbandaran akan menjalankan

penyelarasan ke atas semua Jabatan di MPSP. Terdapat 17 buah Jabatan yang

diketuai oleh Ketua Jabatan masing-masing yang bergelar Pengarah atau Ketua

Jabatan.

11

Piagam Pelanggan

Piagam pelanggan adalah satu komitmen bertulis MPSP kepada pelanggan untuk

memberikan perkhidmatan mengikut standard yang telah ditetapkan.

Jabatan Piagam Pelanggan

Khidmat Pengurusan

Memastikan perkhidmatan multiskill dengan purata

masa menunggu sebelum berurusan di kaunter tidak

melebihi 20 minit

Undang-Undang

Perjanjian ditandatangani dan disetemkan dalam

masa 4 bulan selepas tarikh keluarnya Surat Setuju

Terima

Perbendaharaan

Bil-bil cukai taksiran akan dikeluarkan dalam bulan

Januari bagi setengah tahun pertama dan bulan

Julai bagi setengah tahun kedua tiap-tiap tahun.

Cek / EFT kepada pembekal akan

dicetak/dipindahkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh

dokumen lengkap diterima.

Bayaran cukai taksiran yang diterima, adalah

dikemaskini di paparan bil on-line seperti berikut:

• Bayaran melalui kaunter ibu pejabat MPSP-Serta merta

• Bayaran melalui kaunter pejabat cawangan

MPSP-Hari yang sama

• Bayaran melalui laman web MPSP , agen

bank,TM,TNB & POS-1 hari selepas transaksi • Bayaran melalui lain-lain agensi setempat-3 hari

selepas transaksi

12

Jabatan Piagam Pelanggan Bayaran kompaun letak kereta yang diterima, adalah

dikemaskini di paparan semakan on-line seperti

berikut:

• Bayaran melalui kaunter ibu pejabat MPSP-Serta merta

• Bayaran melalui kaunter pejabat cawangan

MPSP-Hari yang sama

• Bayaran melalui agen bank (RHB) & POS-1 hari selepas transaksi

• Bayaran melalui lain-lain agensi setempat-3 hari selepas transaksi

Penilaian & Pengurusan Harta

Notis kadaran untuk kes bangunan yang melibatkan

Skim Kediaman, Skim Perdagangan dan skim

Perindustrian yang diluluskan secara Sijil Perakuan

Siap dan Pematuhan (CCC) dihantar kepada

pembayar cukai pada hari yang sama Borang F

diterima.

Notis kadaran untuk kes bangunan / tanah selain

daripada Skim Kediaman, Skim Perdagangan dan

Skim Perindustrian yang diluluskan secara CCC

dihantar kepada pembayar cukai tidak melebihi 60

hari daripada tarikh penerimaan kes.

Kesemua keputusan permohonan Tukar Nama

diproses dalam satu (1) hari kecuali permohonan

yang diterima melalui pos atau secara berkelompok.

13


Perancang Bandar

Memberi keputusan permohonan kebenaran

merancang dalam tempoh 8 minggu daripada tarikh

penerimaan pelan yang telah ditunaikan syarat.

Bangunan

Memproses dan mengeluarkan keputusan terhadap

pelan Bangunan dalam tempoh 37 hari daripada

tarikh permohonan di OSC (Urusetia Pusat

Setempat).

Memproses dan meluluskan pelan bangunan rumah

kediaman dalam tempoh 21 hari

Memproses dan mengeluarkan keputusan permohonan Pelan permit Binaan Sementara Bagi Pelan Berlulus dalam tempoh 2 hari daripada tarikh syarat dipatuhi

Memproses dan meluluskan pelan pindaan dan tambahan rumah kediaman dalam tempoh 1 hari.

Memproses dan meluluskan pelan tambahan dan pindaan kecil rumah kediaman dalam taman perumahan (Buku Panduan) dalam tempoh 1 hari.

Kejuruteraan

Tindakan Pembaikan bagi lampu jalan dan lampu

isyarat yang rosak di ambil tindakan pembaikan

dalam tempoh 24 jam aduan diterima bagi hari

bekerja. Senarai tindakan pembaikan adalah seperti

berikut:

14

Jabatan Piagam Pelanggan Jenis pembaikan lampu jalan:

i. Trip ii. Penggantian alat ganti / komponen dalam kotak

kawalan (feeder pillar) / lantern lampu / tiang lampu jalan

iii. Menanggalkan tiang lampu isyarat dan kotak kawalan (controller) yang dilanggar atau sekiranya rosak akibat kemalangan.

Memastikan kerja-kerja menampal jalan di bawah bidang kuasa MPSP dan jalan dalam taman yang berlubang dilaksanakan dalam tempoh satu (1) hari selepas aduan diterima.

Perkhidmatan Perbandaran

Menjalankan pembersihan parit, jalan dan bahu jalan

dikawasan perumahan 1 kali seminggu .

Menjalankan pembersihan jalan dan bahu jalan di

kawasan komersial berpusat setiap hari.

Memberi perkhidmatan kutipan sisa pepejal domestik

di kawasan skim kediaman 3 kali seminggu.

Menjalankan kerja-kerja pemotongan rumput 21 hari

sepusingan di kawasan perumahan dan komersial.

Kemasyarakatan

Memberi maklum balas tempahan kompleks sukan

dan dewan dalam tempoh satu (1) hari bekerja

Korporat dan Perhubungan Antarabangsa

Maklum balas aduan dikemukakan kepada pengadu

dalam tempoh 3 hari bagi aduan melalui Media Baru

dan 5 hari bagi aduan melalui Sistem Aduan

Konvensional dari tarikh aduan diterima.

15


Pelesenan

Lesen premis dan iklan

i. Lesen Premis dan Iklan bagi kategori Tidak

Berisiko Dalam Skim dikeluarkan dalam

tempoh serta-merta selepas penerimaan

borang permohonan lengkap

ii. Permohonan Lesen Kategori Tidak berisiko

Luar Skim dan Kategori Berisiko diberi

keputusan dalam tempoh 21 hari setelah

penerimaan borang permohonan yang

lengkap

Lesen Penjaja dikeluarkan serta-merta selepas

penerimaan borang yang lengkap

Lesen Veterinar dikeluarkan serta-merta selepas

penerimaan borang yang lengkap

Permohonan Lesen Hiburan diberi keputusan dalam

tempoh 30 hari dari tarikh permohonan diterima

Menyediakan brif kelulusan penganjuran

(lulus/tolak) dalam tempoh 14 hari selepas tarikh

Mesyuarat Sehenti

Lesen Pemugut Sampah Boleh Dikitar Semula

dikeluarkan serta-merta selepas penerimaan borang

permohonan yang lengkap

Unit OSC (Urusetia Pusat Setempat)

Permohonan pelan pembangunan yang lengkap

diterima, direkod dan dirujuk kepada Jabatan Induk

dan Agensi Teknikal Dalaman dan Luaran dalam

tempoh dua (2) hari

Dokumen pemakluman Keputusan Permohonan dan

Penyerahan oelan berlulus / tolak direkod dan

dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh enam

(6) hari

16


Perkhidmatan Kesihatan

Memberi suntikan anti tifiod dalam tempoh 30 minit

selepas pendaftaran di Klinik MPSP.

Pesuruhjaya Bangunan

Menangani aduan berkaitan Akta 757 (Akta

Pengurusan Strata 2013) dan sebagainya dalam

tempoh 14 hari dari tarikh aduan diterima.

Mengeluarkan Sijil Perakuan Penubuhan Badan

Pengurusan Bersama (JMB) dalam tempoh 21 hari

selepas maklumat lengkap diperolehi.

Landskap

Melaksanakan kerja-kerja pangkasan 1,000 batang

pokok teduhan landskap di Jalan Negeri dan jalan

Perbandaran setiap bulan

Membaiki alat permainan yang rosak (pembaikan

kecil) dalam tempoh 15 hari daripada tarikh aduan

diterima.

Direktorat Penguatkuasaan

Permohonan Petak Khas

Memperolehi keputusan dalam tempoh tiga ( 3) hari

selepas permohonan dikemukakan.

17

Logo

Logo ini secara rasmi mula digunakan mulai 1hb Februari 1983. Pada keseluruhannya,

logo ini berbentuk perisai diganding oleh dua (2) ekor harimau di kiri dan kanan. Warna-

warna di logo MPSP memberikan maksud berikut:-

Warna Maksud Kuning Kemakmuran

Hijau Islam sebagai Agama Rasmi

Merah Keberanian

Biru Keindahan

Putih Aman dan Damai

18

Bunga Rasmi

Pada tahun 1985, Majlis telah menerima bunga Cassia Biflora atau Kembang Seberang

untuk dijadikan bunga rasmi Majlis Perbandaran Seberang Perai. Ia merupakan sejenis

pokok renek dan dipercayai berasal dari Amerika Utara dan Hindia Timur. Ia hidup

dengan baik dalam cuaca panas dan mengeluarkan bunga sepanjang tahun. Pokok

Bunga Kembang Seberang ini ditanam di seluruh kawasan MPSP dan pohonnya yang

rendang meneduhkan suasana Seberang Perai.

19

LAPORAN PENUH

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG

(KATEGORI ICT)

BAHAGIAN 3

20

INOVASI 1

21

NAMA INOVASI : SISTEM PERJANJIAN

KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT

1. PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Undang - Undang

Jabatan ini bertanggungjawab memberi nasihat perundangan, membuat

dan menggubal undang-undang kecil untuk Majlis. Seterusnya

menguatkuasa undang-undang di dalam kawasan pentadbiran Majlis

termasuklah mengeluar kompaun dan mengambil tindakan mahkamah.

Fungsi Jabatan Undang-Undang adalah :

1. Memberi nasihat perundangan.

2. Menguatkuasakan undang-undang.

3. Menggubal, meminda dan memansuhkan Undang-Undang Kecil yang lapuk.

4. Menjalankan pendakwaan kes-kes Majlis di Mahkamah.

5. Menyediakan dan menyemak kertas aduan, pertuduhan dan saman.

6. Membekal maklumat dan menapis semua affidavit kes sivil.

7. Melantik panel peguam dan menentukan bayaran fee panel peguam.

8. Menyedia dan menyemak perjanjian.

9. Mengkompaun kesalahan.

10. Menyemak kontrak, perintah-perintah dan notis termesti.

11. Melaksanakan waran tangkap dan menyerahkan saman.

12. Urusan keselamatan dan bantuan prosiding Mahkamah Munisipal.

22

Carta Organisasi Jabatan Undang-Undang ditadbir oleh seorang Pengarah iaitu Puan Rosnada Binti Abu

Hassan. Pengarah akan mengawal segala pengurusan yang diletakkan di bawah

seliaan dua (2) orang Penolong Pengarah Kanan. Penolong Pengarah Kanan akan

menjalankan penyelarasan ke atas bahagian di bawah seliaan beliau. Terdapat empat

(4) unit yang diketuai oleh Pengarah dibantu oleh Penolong Pengarah Kanan.

23

Menguruskan hal-hal perkhidmatan, belanjawan

dan kursus/latihan kakitangan mahkamah

M

PENGARAH UNDANG-UNDANG

(L52)

TIMB. PENG. UNDANG-UNDANG (L48 - KOSONG)

PEN. PENG. KANAN UNDANG-UNDANG (L44)


MAHKAMAH

PEMB. TADBIR (N19) (KONTRAK)

GUBALAN / PANDANGAN

UNDANG2 / KES2 SIVIL / LEMBAGA

RAYUAN / PERPUSTAKAAN

PENTADBIRAN

PEN. PEGAWAI TADBIR KANAN

(N32)

PEN. PEGAWAI UNDANG-UNDANG

(L29)

PEMBANTU OPERASI (N11) (KONTRAK)

PEN. PEGAWAI TADBIR (N29)

PEMB. TADBIR KANAN

(N22)

PENGHANTAR NOTIS (N11)

PENDAKWAAN


(KUP) (L32)

PERJANJIAN


(L29)

PEMB. TADBIR (N19)

PEMB. TADBIR (N19)

PEMB. TADBIR (N19)

PENGHANTAR NOTIS (N11)

PEMB. TADBIR (N19)

CARTA ORGANISASI JABATAN UNDANG-UNDANG

PEMB. TADBIR (KUP) (N22)


EMPAT (4) (PEMBANTU AWAM – H11)

24

MAKLUMAT UNIT PERJANJIAN Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pengarah Kanan dan dibantu oleh enam (6)

orang kakitangan yang terdiri daripada Penolong Pegawai Tadbir Kanan, Penolong

Pegawai Undang-Undang, Penolong Pegawai Tadbir, Pembantu Tadbir (KUP) dan dua

(2) orang Pembantu Tadbir.

UNIT PERJANJIAN

Fungsi Unit Perjanjian adalah:- 1. Menguruskan penyemakan dan penyediaan perjanjian untuk semua jenis kontrak

yang dikemukakan kepada Jabatan Undang-Undang yang melibatkan amaun

RM10,000.00 dan ke atas untuk semua jabatan dan unit di Majlis;

2. Memastikan semua jenis penyediaan / penyemakan perjanjian dimuktamadkan

dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan

kepada kontraktor bagi memenuhi Piagam Pelanggan Undang-Undang selaras

dengan Pekeliling 1PP.

3. Memastikan perjanjian yang dimuktamadkan dapat memelihara kepentingan

Majlis.


PEN. PEGAWAI TADBIR KANAN

(N32)


(L29)

PEN. PEGAWAI TADBIR (N29)


PEMB. TADBIR (N19)

PEMB. TADBIR (N19)

25

1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi

Sesuai dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar proses kerja

jabatan, Unit Perjanjian telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang boleh

digunakan sebagai penyelesaian masalah Unit Perjanjian. Satu inovatif telah dihasilkan

bagi meningkatkan kompetensi unit, dimana proses semakan/penyediaan perjanjian

yang sebelum ini dilakukan secara manual telah ditukar kepada Sistem Perjanjian yang

lebih efektif sejajar dengan perkembangan teknologi pada masa kini.

Di Majlis, Akta utama yang yang diguna pakai berkaitan kontrak adalah melalui Akta

Kerajaan Tempatan 1976 dan Perintah Tetap MPSP 1996.

Menurut Akta Kerajaan Tempatan 1976, dengan jelas menyatakan di dalam Seksyen

37 iaitu Kontrak melebihi RM 10,000.00 mana-mana pembelian, perkhidmatan atau

Kerja-Kerja yang melibatkan perbelanjaan Majlis lebih daripada RM 10,000.00

hendaklah dimeteraikan dengan meterai Majlis dan ditandatangani oleh Yang Dipertua,

Setiausaha dan seorang Ahli Majlis dan hendaklan menyatakan;

a) Kerja-kerja atau kewajiban yang hendak dijalankan.

b) Bahan-bahan yang hendak digunakan

c) Harga yang hendak di bayar untuk kerja, kewajipan atau bahan-bahan itu

d) Tempoh atau tempoh-tempoh dalam masa bila kerja atau kewajipan itu hendak

dilakukan atau bahan itu hendak dibekalkan dan

e) Gantirugi kerana pelanggaran kontrak oleh kontraktor,

Dan hendaklah dimeterai dengan meterai Pihak Berkuasa Tempatan itu

Di dalam Perintah Tetap 1996, perkara yang sama juga telah dinyatakan secara

khususnya melibatkan perbelanjaan Majlis. Sehubungan itu, ikatan Kontrak akan

terbentuk apabila semua elemen-elemen dipenuhi iaitu tawaran (offer), penerimaan

(acceptance), balasan (consideration), niat (intention), ketentuan (clarity), dan

26

keupayaan (capacity) sesuatu kontrak hanya boleh berkuat kuasa apabila memenuhi

elemen-elemen tersebut.

Jabatan Undang-Undang dipertanggungjawab untuk menguruskan semakan dan

penyediaan perjanjian bagi semua jenis perjanjian yang melibatkan amaun

RM10,000.00 dan ke atas untuk semua jabatan dan unit di Majlis. Oleh yang demikian,

Unit Perjanjian, Jabatan Undang-Undang telah mewujudkan suatu sistem iaitu Sistem

Perjanjian.

Dianggarkan 250 perjanjian disemak, disedia dan dimuktamadkan oleh Jabatan

Undang-Undang. Salah satu cara untuk mempercepatkan proses semakan/penyediaan

perjanjian adalah dengan mewujudkan Sistem Perjanjian. Jabatan Undang-Undang

mengambil pendekatan yang serius berikutan wujudnya kelewatan dalam menyiapkan

perjanjian sehingga dimatikan setem hasil di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)

Malaysia. Pelanggaran pentadbiran kontrak akan memberi implikasi perundangan yang

serius kepada Majlis.

Justeru, Jabatan Undang-Undang telah mengambil inisiatif menyediakan Sistem

Perjanjian bagi menambah baik pentadbiran kontrak dan memantapkan urus tadbir

pentadbiran kontrak sekaligus memastikan kepentingan Majlis terpelihara.

Oleh yang demikian, Unit Perjanjian terpaksa menggunakan pendekatan baru dan idea

yang lebih radikal untuk membolehkan Unit Perjanjian meningkatkan mutu proses

penyediaan / penyemakan agar lebih cekap dan berkesan. Budaya inovasi adalah

sebahagian daripada Program Transformasi / Penjenamaan Semula / BPR MPSP. Unit

Perjanjian telah menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan

kepada rasional-rasional berikut: -

• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan dan

stakeholder secara lebih berkesan;

• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam menangani

kekangan sumber kewangan semasa;

27

• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru

apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;

• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum.

Sistem ini diwujudkan hasil daripada cetusan idea daripada kakitangan-kakitangan Unit

Perjanjian dan dilaksanakan sepenuhnya oleh kontraktor yang telah dilantik oleh pihak

Majlis. Sistem Perjanjian mengambil masa selama 2 bulan untuk disiapkan sepenuhnya

dan pada ketika ini, sistem ini telahpun siap sedia untuk digunapakai.

Setelah sistem ini disiapkan, Unit Perjanjian telah menjalankan test run selama 1 bulan

untuk memastikan tiada error yang wujud. Pada waktu ini, Unit Perjanjian menerima

beberapa maklum balas daripada pengguna iaitu Ketua Jabatan, kakitangan Unit

Perjanjian berhubung sistem ini. Semua maklum balas tersebut telah dijadikan panduan

dan rujukan untuk menjadikan sistem ini lebih lengkap.

28

Sehubungan itu, Sistem Perjanjian dilihat mampu menjadi pemangkin menuju ke arah

menjadikan Jabatan Undang-Undang sebuah Jabatan yang efisyen dalam

memuktamadkan perjanjian-perjanjian Majlis sekaligus dapat menjimatkan kos, masa

serta mematuhi Pekeliling 1PP.

Sistem Perjanjian merupakan tulang belakang dalam melancarkan proses semakan dan

penyediaan perjanjian. Sistem Perjanjian ini lebih mesra pengguna, mudah difahami

dan memerlukan masa latihan tatacara penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh

diakses melalui komputer yang mempunyai talian intranet Majlis.

29

2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Perjanjian ini, Jabatan Undang-Undang telah

menggunakan format manual bagi menyiapkan dokumen-dokumen perjanjian melalui

proses daftar kontrak.

Proses semakan dokumen perjanjian hendaklah mematuhi peraturan-peraturan

pentadbiran berikut:-

(a) Menerima surat “covering” beserta draf perjanjian beserta Keputusan Lembaga

Tawaran / Jawatanjuasa Sebutharga / Majlis Penuh dari jabatan MPSP.

(b) Cap tarikh terima di atas surat iringan.

(c) Draf perjanjian berdasarkan butir-butir yang dinyatakan di dalam Keputusan

Lembaga Tawaran / Jawatanjuasa Sebutharga / Majlis Penuh.

(d) Draf perjanjian disemak oleh PUU/TPUU/PPUU untuk pindaan jika ada.

(e) Membuat pembetulan / pindaan berdasarkan ulasan PUU/TPUU/PPUU.

(f) Semak semula perjanjian untuk pastikan semua pembetulan / pindaan ke atas

perjanjian kontrak telah dibuat.

(g) Setelah diluluskan oleh PUU/TPUU/PPUU, sediakan empat (4) salinan perjanjian

untuk ditandatangani olek Kontraktor.

(h) Hantar surat kepada Kontraktor untuk hadir bersama-sama dengan saksi ke

Jabatan Undang-Undang untuk tandatangan perjanjian.

(i) Jika kontraktor tidak dapat hadir untuk tandatangan, wakil kontraktor boleh

menandatangani perjanjian dengan syarat mengemukakan surat kuasa / resolusi

syarikat.

(j) Tentukan wakil syarikat yang menandatangani perjanjian mempunyai surat

kuasa atau namanya tercatat dalam sijil-sijil pendaftaran.

30

(k) Pastikan nama, nombor kad pengenalan, tandatangan kontraktor / wakil / saksi &

cap syarikat diturun dalam muka surat bahagian tandatangan kesemua salinan

perjanjian. Juga pastikan bahagian bawah setiap muka surat dalam perjanjian

diturunkan tandatangan ringkas kontraktor.

(l) Lekatkan kertas bulat bewarna merah “commom seal” untuk tujuan menurunkan

meterai MPSP.

(m) Hantar surat pengesahan oleh PUU/TPUU/PPUU bahawa perjanjian boleh

ditandatangani kepada YDP / SUP / Ahli Majlis.

(n) Terima semua salinan perjanjian yang telah ditandatangni oleh YDP / SUP / Ahli

Majlis dan pastikan semua muka surat yang berkaitan telah ditandatangani.

(o) Masukan permohonan untuk pengecualian duti setem melalui sistem e-STAMP

Lembaga Hasil Dalam Negeri.

(p) Setelah sijil pengecualian dikeluarkan, kembalikan dua (2) salinan perjanjian

tersebut kepada jabatan berkaitan, satu (1) salinan perjanjian untuk simpanan

jabatan dan satu (1) salinan perjanjian untuk diserahkan kepada kontraktor.

Proses semakan /penyediaan dokumen perjanjian secara manual mengambil masa

yang lama untuk disiapkan terutamanya proses penghantaran dan penerimaan

dokumen sokongan. Jabatan-jabatan yang berkaitan juga mengambil masa yang lama

untuk memberi maklum balas dan mengemukakan dokumen-dokumen yang diminta

oleh jabatan untuk melancarkan proses penyediaan dokumen perjanjian.

Dalam proses kerja ini penggunaan kertas meningkat kerana setiap jabatan perlu

mengemukakan salinan dokumen sokongan “hard-copy” untuk semakan jabatan

undang-undang.

.

33

Contoh Borang Senarai Semak yang digunakan sebelum menggunakan Sistem

Perjanjian MPSP.

34

Permohonan melalui Sistem Perjanjian MPSP.

Notifikasi e-mel kenderaan siap yang dihantar kepada Pengawas Kenderaan dan Ketua

Jabatan.

Selain itu, sistem ini dapat memudahkan jabatan untuk membuat analisa berhubung

kos pembaikan kenderaan, kategori kerosakan, peratus pembaikan dalaman dan luaran

secara bulanan dan tahunan.

35

3. IMPAK INOVASI

Sistem Perjanjian ini lebih mesra pengguna, mudah difahami dan memerlukan masa

latihan tatacara penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh diakses melalui komputer

yang mempunyai talian intranet Majlis.

Sistem ini adalah satu inisiatif penambahbaikan proses semakan dan penyediaan

perjanjian yang kini dilakukan secara manual.

Sistem ini merangkumi perkara seperti berikut:-

a) Permohonan – daftar kontrak , draf perjanjian, muat naik template

b) Rekod

c) Manual sistem

Di dalam sistem perjanjian terdapat permohonan yang dapat dibuat oleh kakitangan

jabatan yang terlibat dengan memilih daftar kontrak dan boleh memuat naik template

perjanjian. Melalui daftar kontrak yang sedia ada di dalam sistem nombor perjanjian,

tajuk kontrak, dafftar kontrak, nama kontraktor, tarikh surat setuju terima dapat dilihat

melalui sistem.

Selain daripada itu melalui sistem perjanjian Pegawai yang mengendalikan perjanjian

ini dapat dikenalpasti sekiranya berlaku kelewatan penyediaan draf perjanjian dan

seterusnya tindakan tatatertib boleh diambil ke atas kakitangan yang lewat

menyediakan draf perjanjian mengikut arahan 1PP.

Oleh yang demikian melalui sistem perjanjian ini, ianya dapat memantau dan merekod

keseluruhan proses bermula perjanjian sehingga dimatikan setem. Dengan

penambahbaikan yang dilakukan dengan mengetahui status terkini perjanjian secara

online siapa pegawai di jabatan yang menyediakan perjanjian, perjanjian akan

disediakan mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan.

36

Antara faedah-faedah yang diperolehi adalah seperti berikut:-

a) Pemantauan terhadap pengurusan perjanjian menjadi lebih efektif.

b) Ketua Jabatan dan pegawai di unit perjanjian turut dapat memantau data status

perjanjian di bawah seliaan beliau melalui sistem ini.

c) Analisa perjanjian dapat dijana secara automatik sekaligus unit perjanjian dapat

mengenalpasti perjanjian-perjanjian yang menghampiri tarikh tamat.

Permohonan melalui Sistem Perjanjian MPSP.

37

4. ELEMEN INOVASI

4.1 Inovatif / Kreativiti

Inovasi yang dihasilkan adalah bersifat Leading Edge.

Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Perjanjian, semua Surat Setuju Terima dan

arahan untuk menyediakan perjanjian adalah diterima secara manual di Jabatan

dan perlu direkodkan dalam buku pendaftaran surat-surat di jabatan.

Saluran konvensional ini didapati menghadapi kekangan di mana maklum balas

lambat diterima kepada pegawai yang mengendalikan perjanjian. Masalah juga

timbul dari segi pengurusan dengan peningkatan jumlah penggunaan kertas

yang banyak dan sentiasa meningkat setiap tahun.

Sehubungan itu, Sistem Perjanjian dilihat mampu menjadi pemangkin menuju ke

arah menjadikan Jabatan Undang-Undang lebih efisyen dalam memuktamadkan

perjanjian sekaligus dapat menjimatkan kos MPSP.

Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan sistematik.

Perubahan sistem kerja yang lebih teratur melibatkan 3 elemen berkaitan iaitu

permohonan, penyediaan dan semakan perjanjian. Sistem Perjanjian lebih

mesra pengguna, mudah difahami dan memerlukan masa latihan tatacara

penggunaan yang singkat.

Sistem ini boleh diakses melalui komputer yang mempunyai talian internet dan

intranet. Melalui sistem ini, keseluruhan tempoh masa penyediaan dan semakan

dapat dikurangkan meliputi penjimatan masa dan kos.

38

4.2 Keberkesanan Bagi menjamin keberkesanan inovasi yang dihasilkan, ianya mestilah mempunyai faedah yang nyata.

Jabatan Undang-Undang menggunakan pendekatan baru dan idea yang lebih

radikal untuk membolehkan Majlis meningkatkan tahap penyampaian

perkhidmatan agar lebih cekap dan berkesan. Faedah yang diperolehi hasil dari

inovasi ini adalah :

i. Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan

secara lebih efisyen.

ii. Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam

menangani kekangan sumber kewangan semasa.

iii. Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru

apabila kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan.

iv. Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum.

4.3 Signifikan

Inovasi yang dihasilkan adalah signifikan yang mana ia memaparkan

keberhasilan yang penting. Usaha yang signifikan dalam penghasilan inovasi ini

adalah berimpak tinggi di mana terdapat penjanaan hasil yang ketara atau

menjimatkan kos.

39

4.4 Relevan

Inovasi yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan memenuhi agenda Nasional Negara.

Sistem Perjanjian ini relevan dengan peredaran semasa yang selari dengan matlamat

MPSP menjadikan Seberang Perai sebagai ‘Smart City’. Sistem ini membolehkan

Jabatan Undang-Undang memberi arahan, pemantauan, penguatkuasaan dan

kesimpulan yang lebih tepat berdasarkan kepada pelaporan melalui sistem.

Usaha inovasi yang ditunjukkan mengambil kira persekitaran samaada di peringkat tempatan ataupun global.

Pencapaian dan pengiktirafan yang diperolehi oleh MPSP berhubung inovasi yang telah

dilaksanakan adalah apabila MPSP menjadi penanda aras daripada pihak berkuasa

tempatan yang lain.

5. RUMUSAN

Sistem Perjanjian dari Unit Perjanjian Jabatan Undang-Undang wajar dipertimbangkan

untuk memenangi AIKNPP berdasarkan justifikasi berikut:

a) Inovasi yang dilaksanakan belum pernah dibuat di PBT lain.

b) Kecepatan masa dalam menyiapkan perjanjian dengan lebih cekap, cepat dan

berkesan.

c) Penggunaan sistem yang berdasarkan teknologi terkini dapat mendidik dan

meningkatkan pengetahuan kakitangan.

d) Membantu PBT lain dalam menambahbaik perkhidmatan melalui perkongsian

“Best Practices”.

e) Pengesanan maklumat melalui penggunaan Sistem Perjanjian yang merujuk

kepada usaha Unit Perjanjian dalam memaksimakan ekspektasi

pelanggan/kontraktor.

f) Melaksanakan transformasi dalam memenuhi agenda nasional negara.

40

INOVASI 2

41

NAMA INOVASI : SISTEM PENDAKWAAN


1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Undang-Undang

Jabatan ini bertanggungjawab untuk menguruskan kes-kes yang dirujuk oleh

jabatan-jabatan berkaian untuk tindakan pendakwaan ke mahkamah. Ia

bertanggungjawab untuk mengkaji kes siasatan bagi kesalahan-kesalahan dan

memberi nasihat serta arahan yang berkaitan dengannya. Jabatan Undang-

Undang juga mengendalikan perbicaraan dan prosiding kes di mahkamah serta

memberi nasihat perundangan berkenaan kes-kes yang dirujuk oleh jabatan-

jabatan dalaman MPSP. Jabatan Undang-Undan juga menyemak dokumen-

dokumen yang dihantar ke Jabatan Undang-Undang. Selain itu juga, Jabatan

Undang-Undang akan membawa fail kes yang telah lengkap ke Pejabat

Timbalan Pendakwaraya untuk mendapatkan izin mendakwa.

Fungsi Jabatan Undang-Undang adalah :

1. Bertanggungjawab untuk memberi nasihat perundangan

2. Menggubal, meminda dan memansuhkan Undang-Undang Kecil yang

lapuk

3. Menjalankan pendakwaan kes-kes Majlis di Mahkamah

4. Menyediakan dan menyemak kertas aduan, pertuduhan dan saman

5. Membekal maklumat dan menapis semua affidavit kes sivil

6. Melantik panel peguam dan menentukan bayaran fee panel peguam

7. Menyedia dan menyemak perjanjian

8. Menyemak kontrak, perintah-perintah dan notis termesti

42

MAKLUMAT UNIT PENDAKWAAN

Unit Pendakwaan diketuai oleh seorang Penolong Pengarah Kanan Undang-

Undang dan dibantu oleh dua (2) orang Penolong Pegawai Undang-Undang

yang bertindak sebagai Pegawai Pendakwa. Selain itu, Unit ini juga dibantu oleh

dua (2) orang Pembantu Tadbir bagi menguruskan kes-kes yang dihantar untuk

tindakan pendakwaan di Mahkamah.

FUNGSI UNIT PENDAKWAAN

Fungsi Unit Pendakwaan adalah bagi memastikan semua kesalahan yang

dilakukan diambil tindakan Mahkamah dengan adil dan saksama menurut

peruntukkan undang-undang yang digunapakai oleh Majlis Perbandaran

Seberang Perai. Selain itu, Unit ini juga akan menjalankan tindakan pendakwaan

dengan sebaik mungkin tanpa menjejaskan kepentingan awam bagi mewujudkan

sistem pendakwaan yang bersifat cekap dan teratur.

Di samping itu, Unit ini juga bertanggungjawab untuk menyemak dan meneliti

dokumen-dokumen bagi setiap kes yang dirujuk untuk tindakan pendakwaan.

Setelah dokumen-dokumen yang diserahkan tersebut disemak, maka Unit ini

akan menyediakan izin mendakwa, saman dan kertas pertuduhan dan dokumen-

dokumen yang lengkap untuk diserahkan kepada Timbalan Pendakwa Raya bagi

mendapatkan izin pendakwaan.

Selepas kes mendapat izin pendakwaan daripada Timbalan Pendakwa Raya,

kes tersebut akan didaftarkan di Mahkamah bagi mendapatkan tarikh sebutan.

Pada peringkat ini Pegawai Pendakwa akan hadir ke Mahkamah bagi

mengendalikan kes tersebut sehingga selesai. Setiap kes yang selesai untuk

tindakan pendakwaan di Mahkamah, Unit ini akan memaklumkan status

keputusan kes secara bertulis kepada Jabatan-Jabatan berkaitan.

43

Oleh itu, bagi mempertingkatkan mutu perkhidmatan ke arah yang lebih dinamik,

budaya kerja cemerlang dan bertanggungjawab, maka Unit ini mewujudkan

sistem pendakwaan bagi melancarkan proses semakan kes-kes yang dihantar

untuk didaftarkan di Mahkamah.

Selain itu, Jabatan yang terlibat juga boleh merujuk sistem ini untuk mengetahui status

tindakan pendakwaan bagi kes yang dirujuk dengan cepat dan mudah.

Unit ini juga secara tidak langsung dapat mengetahui kes-kes yang dirujuk untuk

tindakan pendakwaan memandangkan dokumen-dokumen telah dimuatnaik terlebih

dahulu dalam sistem pendakwaan sebelum kes dirujuk ke Jabatan Undang-Undang.

Jabatan berkaitan juga perlu menyerahkan dokumen-dokumen secara manual kepada

Jabatan Undang-Undang.


Selari dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar negara, MPSP telah

mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh pengurusan dalam

penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif

dan kreatif serta memberi peluang kepada kakitangan MPSP untuk menggilap

kebolehan dan meningkatan kompentasi diri.

Inovasi ini sejajar dengan rancangan transformasi untuk meledakkan MPSP sebagai

Pihak Berkuasa Tempatan yang moden, terkini dari segi inovasi dan daya cipta

terbaharu untuk memenuhi jangkaan masyarakat umum.

Menelusuri trajektori Malaysia sebagai sebuah negara membangun dan dinamik di

ambang negara maju, pemerkasaan inovasi sebagai kunci kejayaan dan pemacu

negara ke arah status negara maju berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.

Penjawat awam khususnya kakitangan MPSP perlu bertindak sebagai inovator dalam

pelaksanaan usaha-usaha transformasi penyampaian perkhidmatan awam bagi

memenuhi harapan negara dan menjamin kesejaheraan hidup rakyat.

44

Oleh yang demikian, Unit Pendakwaan Jabatan Undang-Undang telah mewujudkan

satu sistem bagi memudahkan penyemakan bagi kes-kes pendakwaan iaitu Sistem

Pendakwaan (e-pendakwaan).

Sistem ini juga melancarkan dan mempercepatkan proses tindakan mahkamah kerana

ianya sentiasa dipantau bagi memastikan setiap kes yang dirujuk diambil tindakan

pendakwaan dengan segera dalam tempoh masa dua puluh satu (21) hari selepas

dokumen lengkap yang diserahkan oleh jabatan-jabatan yang berkaitan.

Proses-proses tersebut perlu dilakukan oleh Pembantu Tadbir di Jabatan Undang-

Undang semasa menerima fail kes untuk tindakan pendakwaan iaitu:

1.

2.

1.SILA CLICK PADA MOZILLA FIREFOX

2. SILA MASUK DALAM LAMAN LAMAN WEB “mpspnet.mpsp.gov.my” dan pilih senarai jabatan iaitu

“Undang-Undang”

45

3.

4.

4. SILA CLICK PADA

“Sign In”

3. SILA CLICK PADA

“Sistem Pendakwaan”

46

5.

6.

5. Sila masukkan

“Username = admin1”

“Password = admin1”

6. SILA CLICK PADA “Permohonan”

47

7.

7. SILA CLICK PADA “KES JABATAN” DAN MASUKKAN BUTIR-BUTIR SEPERTI BERIKUT:

No. rujukan fail jabatan

Kesalahan yang dilakukan

Nama dan alamat Orang

Kena Saman (“OKS”)

Masukkan tarikh dan masa

kesalahan

Masukkan status kes (jika

telah diberikan oleh

Mahkamah)

48

8.

9.

8. setelah selesai menigi butir-butir sila click pada button “tambah” dan seterusnya disimpan

9. untuk semak semula sila click pada button “kes jabatan”

49

Apabila semua maklumat-maklumat ini dimasukkan ke dalam sistem e-pendakwaan,

maka Jabatan-Jabatan yang berkaitan boleh mengakses sistem ini bagi mengetahui

status kes yang dirujuk untuk tindakan pendakwaan di Mahkamah. Sistem ini

memudahkan pegawai-pegawai di Jabatan berkaitan mendapatkan maklumat berkaitan

status terkini kes yang dirujuk oleh Jabatan tersebut sahaja.

Jabatan Undang-Undang merupakan pentadbir sistem pendakwaan ini. Setiap

maklumat dalam sistem ini hanya boleh dimasukkan oleh pentadbir sistem ini.

Sekiranya terdapat sebarang tambahan maklumat ianya akan dimasukkan oleh

pentadbir sistem tersebut. Jabatan-jabatan yang merujuk kes untuk tindakan

pendakwaan hanya boleh melihat atau mendapatkan status kes sahaja.

Sistem pendakwaan ini lebih mesra pengguna, mudah difahami dan pelayaran masa

penggunaan yang singkat. Sistem ini boleh diakses melalui sistem intranet di Majlis

Perbandaran Seberang Perai.

2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Sebelum wujudnya aplikasi Sistem Pendakwaan, setiap fail kes yang dirujuk akan diisi

dalam buku pendaftaran kes untuk tindakan Mahkamah mengikut Jabatan-Jabatan

berkaitan. Maklumat yang diisi melibatkan nama dan alamat OKS, tempat kesalahan,

masa dan tarikh kesalahan, kesalahan yang dilakukan dan peruntukan Akta/ Undang-

Undang Kecil yang berkaitan. Selepas itu, dokumen-dokumen yang diserahkan akan

disemak berdasarkan borang senarai semak yang disediakan oleh Jabatan Undang-

Undang bagi memastikan ianya lengkap dan teratur.

Manakala bagi dokumen-dokumen yang tidak lengkap, fail kes akan dikembalikan ke

jabatan berkaitan bagi melengkapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk

tindakan pendakwaan. Ini akan melambatkan proses tindakan mahkamah apabila

jabatan perlu memohon dokumen sokongan yang tidak lengkap dan menghantarnya

50

semula ke jabatan berkaitan secara manual. Proses ini mengambil masa sehingga 3 - 7

hari untuk jabatan berkaitan mengemukakan dokumen bagi melancarkan proses

tindakan pendakwaan ke mahkamah.

Selain itu juga, Jabatan Undang-Undang akan melampirkan Borang Kepuasan

Pelanggan (“BKP”) untuk dilengkapkan oleh jabatan berkaitan. Ini akan menambahkan

penggunaan kertas di Jabatan Undang-Undang.

Justeru, e-pendakwaan ini merupakan inisiatif jabatan untuk menghasilkan output yang

lebih efektif dan efisien sejajar dengan usaha MPSP untuk memperkasakan jabatan

sebagai penyedia perkhidmatan berkualiti.

E-pendakwaan ini akan mempercepatkan proses tindakan mahkamah apabila semua

dokumen yang sebelum ini dihantar secara manual ke jabatan akan dimuatnaik ke

dalam sistem ini. Sistem ini akan memberi notifikasi apabila jabatan-jabatan berkaitan

menghantar kes untuk tindakan pendakwaan.

Dengan wujudnya notifikasi ini, Jabatan Undang-Undang dapat mengambil tindakan

segera dengan melihat dan menyemak dokumen secara atas talian dan memberi

maklum balas segera jika terdapat dokumen yang tidak lengkap yang perlu diserahkan

untuk tindakan pendakwaan. Sehubungan itu, sistem e-pendakwaan ini dapat

memendekkan proses untuk mendapatkan izin pendakwaan dari Timbalan Pendakwa

Raya.

Pada masa yang sama, dengan melihat notifikasi sistem ini, Jabatan Undang-Undang

boleh menyediakan kertas pertuduhan yang sempurna dan teratur berpandukan

maklumat awalan yang dibekalkan melalui sistem ini oleh jabatan berkaitan.

51

INOVASI 3

52

NAMA INOVASI : DEPOSIT VIA ELECTRONIC TRANSFER 7 DAYS


1. PENGENALAN

1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Perbendaharaan

Jabatan Perbendaharaan Majlis terdiri daripada 3 bahagian utama, iaitu Bahagian

Hasil, Bahagian Bayaran dan Bahagian Perakaunan. Objektif Jabatan Perbendaharaan

adalah pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan di samping memberi

perkhidmatan sokongan yang terbaik dan berkualiti berteraskan teknologi terkini kepada

Majlis.


E-Deposit merupakan satu inovasi yang dihasilkan di Unit Akaun yang terletak di bawah

Bahagian Perakaunan, di mana salah satu peranannya adalah untuk memproses

bayaran balik deposit.

Majlis mengutip pelbagai jenis deposit daripada warga Seberang Perai yang berurusan

dengan Majlis, antaranya termasuk deposit sewa gerai/dewan/kompleks sukan, deposit

banner, deposit pelan bangunan, deposit tawaran dan lain-lain lagi.

Pembayaran deposit ini adalah salah satu syarat yang perlu dipenuhi oleh pemohon

semasa memproses kelulusan permohonan bagi memastikan pemohon mematuhi

peraturan yang ditetapkan. Sekiranya peraturan berkenaan dipatuhi selepas aktiviti

tersebut selesai, deposit tersebut akan dikembalikan kepada pemohon.

Sebelum inovasi ini dilaksanakan, pemohon perlu datang ke Majlis untuk permohonan

bayaran balik deposit. Cara proses kerja yang selama ini bukan sahaja membebankan

pemohon tetapi juga tidak selaras dengan perkembangan teknologi terkini. Sehubungan

itu, Majlis telah mengambil inisiatif untuk mengkaji semula cara kerja baru yang lebih

inovatif dan efisyen untuk menambahbaik proses kerja ini.

53

Beberapa sesi-brainstorming antara kakitangan yang terlibat dalam proses bayaran

balik deposit telah diadakan untuk penghasilan inovasi ini. Cara permohonan yang

sedia ada berserta dengan teknologi baharu telah telah diambil kira dalam penghasilan

inovasi ini.


2.1 Impak Sebelum Inovasi Dihasilkan

Sebelum inovasi ini, proses bayaran balik deposit bermula dari penerimaan borang

permohonan berserta dokumen-dokumen sokongan yang lain daripada pemohon di

Kaunter Berpusat. Dalam borang permohonan tersebut juga, pemohon perlu memberi

pengesahan sama ada bersetuju untuk mengkontrakan tunggakan cukai taksiran

dengan deposit mereka. Selepas itu, borang permohonan akan dihantar kepada jabatan

teknikal yang berkaitan untuk semakan dan kelulusan sebelum dihantar kepada

Jabatan Perbendaharaan untuk proses pemindahan wang secara elektronik kepada

pemohon.

Proses kerja yang tradisional ini sering kali mendapat aduan daripada pemohon kerana

proses permohonan ini agak menyusahkan pemohon, di mana pemohon perlu

mengambil masa untuk datang ke Majlis untuk penyerahan borang permohonan kepada

Majlis. Sekiranya dokumen sokongan tidak mencukupi semasa permohonan

dikemukakan, mereka perlu datang sekali lagi untuk serahan dokumen.

Di samping itu, proses kerja ini juga membebankan kakitangan di kaunter terutama

pada waktu puncak pembayaran cukai taksiran kerana mereka perlu membuat

semakan tunggakan cukai taksiran premis pemohon secara manual dari sistem cukai

sekiranya pemohon tidak membawa bil cukai taksiran sekali semasa permohonan

dibuat.

Sehubungan dengan itu, cara permohonan bayaran balik deposit secara manual ini

dilihat sebagai kurang efisyen dan ketinggalan zaman kerana kebanyakan proses kerja

telah menuju ke arah diurus secara atas talian.

54

2.2 Impak Selepas Inovasi Dihasilkan

Pelaksanaan E-Deposit ini bertujuan untuk menambahbaik perkhidmatan bayaran balik

deposit yang sedia ada ke arah yang lebih mesra pelanggan di samping menambahbaik

proses kerja di Majlis.

Dalam pelaksanaan E-Deposit ini, proses bayaran balik deposit bermula dari semakan

status bayaran balik deposit di laman web Majlis. Sekiranya deposit tersebut masih

belum dituntut oleh pembayar, pemohon boleh memohon bayaran balik deposit dengan

mengisi borang permohonan dalam laman web MPSP.

Maklumat yang diperlukan dalam borang elektronik adalah sama dengan borang fizikal.

Malah, borang elektronik telah ditambah dengan keupayaan untuk pemohon

memuatnaik (upload) resit asal dan dokumen sokongan yang lain yang diperlukan untuk

proses bayaran balik deposit. Senarai dokumen yang diperlukan juga dipaparkan pada

skrin tersebut untuk makluman pemohon.

Di samping itu, borang versi elektronik juga dibuat penambahbaikan dari segi semakan

tunggakan cukai taksiran, di mana tunggakan cukai taksiran akan disemak secara

automatik dengan sistem cukai dan dipapar pada skrin permohonan sejurus nombor

akaun cukai taksiran diisi oleh pemohon. Lanjutan daripada itu, pemohon akan diminta

untuk mengesahkan sama ada mereka bersetuju atau tidak dengan pengkontraan

tunggakan cukai taksiran mereka sekiranya ada.

Apabila pemohon selesai mengisi borang dan muatnaik dokumen yang berkaitan,

borang tersebut akan dihantar ke jabatan yang berkaitan untuk proses semakan dan

bayaran.

Lanjutan daripada pelaksanaan E-Deposit ini, proses permohonan bayaran balik

deposit telah dipermudahkan kerana pemohon tidak lagi terikat untuk kehadiran secara

fizikal di Majlis dan waktu pejabat Majlis tetapi boleh membuat permohonan dari mana-

mana tempat lain dan pada bila-bila masa selagi dia ada akses kepada internet dan

dokumen di tangan.

55

Selain itu, pemohon juga tidak akan dibebankan dengan perjalanan berkali-kali ke

Majlis disebabkan dokumen sokongan tidak mencukupi selagi dia muatnaik semua

dokumen yang disenaraikan di borang permohonan elektronik.

Di samping itu, pelaksanaan E-Deposit ini juga telah menjimatkan tenaga kerja di

kaunter untuk terimaan permohonan dan semakan tunggakan cukai kerana kawalan

terimaan permohonan tidak lagi berpusat di kaunter tetapi berpusat di dalam sistem

perakaunan dan boleh diakses terus oleh jabatan yang berkaitan untuk tindakan

selanjutnya. Proses penyediaan baucer bayaran juga telah dipermudahkan kerana

kebanyakan maklumat boleh diekstrak terus dari borang elektronik tanpa perlu diinput

sekali lagi dalam sistem perakaunan.

Secara keseluruhan, inovasi E-Deposit ini telah mencapai objektifnya dengan

penambahbaikan ke atas perkhidmatan bayaran balik deposit yang sedia ada ke arah

yang lebih mesra pelanggan di samping menambahbaik proses kerja di Majlis.

3. IMPAK INOVASI

Perubahan cara permohonan bayaran balik deposit dari manual kepada online melalui

implementasi E-Deposit ini memaparkan satu keberhasilan yang penting kepada

perkhidmatan Majlis.

Ia menyumbang kepada perubahan persepsi warga Seberang Perai terhadap

perkhidmatan Majlis daripada agensi yang kelambatan dan kurang efisyen

penyampaian perkhidmatannya kepada penyampaian perkhidmatan yang efektif,

efisyen, cepat dan memudahkan pelanggan.

Pada masa yang sama, ia sedikit sebanyak juga menambahbaik persepsi orang awam

terhadap perkhidmatan awam secara amnya memandangkan Majlis adalah antara satu

sektor perkhidmatan awam juga.

56

4. ELEMEN INOVASI 2.1 Inovatif / Kreativiti

Perubahan cara kerja daripada manual kepada automasi

Penerapan teknologi baharu dan konsep industri 4.0 dalam proses kerja adalah antara

satu program dalam keutamaan strategik Majlis. Sehubungan dengan itu, pelaksanaan

e-deposit adalah salah satu usaha Majlis dalam menerapkan teknologi baharu dalam

permohonan bayaran balik deposit.

Pelaksanaan E-deposit ini telah mengubah pelbagai proses kerja Majlis yang sedia ada

daripada manual kepada automasi. Proses automasi yang pertama bermula semasa

pemohon membuat permohonan bayaran balik deposit secara online, di mana

maklumat pemohon akan diekstrak terus dari sistem Majlis ke dalam borang

permohonan online secara automatik.

Seterusnya, automasi kedua adalah semakan ke atas akaun cukai taksiran pemohon

dengan sistem cukai Majlis apabila nombor cukai taksiran pemohon dimasukkan dalam

borang permohonan online.

Apabila pemohon telah lengkap mengisi borang online dan muatnaik semua dokumen

yang berkaitan, sistem akan menjana satu nombor pendaftaran secara auto sebagai

rekod penghantaran permohonan tersebut. Pada masa yang sama, semua jabatan

teknikal yang berkaitan akan mendapat akses kepada maklumat penghantaran tersebut

dan memproses permohonan tersebut.

Penstrukturan semula proses kerja secara menyeluruh dan sistematik

Pelaksanaan E-DEPOSIT ini melibatkan perubahan struktur kerja di semua jabatan

yang berkaitan dengan deposit tersebut, bermula dari kaunter berpusat sehingga ke

Jabatan Perbendaharaan Majlis.

Permohonan bayaran balik deposit melalui e-deposit telah mengubah struktur proses

kerja yang sedia ada, di mana sistem komputer telah menggantikan peranan kaunter

57

berpusat sebagai pusat pengumpulan permohonan. Semasa permohonan dibuat,

sistem permohonan akan berkomunikasi dengan sistem perakaunan dan juga sistem

cukai untuk pengesahan maklumat permohonan. Apabila permohonan dihantar ke

Majlis secara online, jabatan teknikal yang berkaitan pula akan terima maklumat

permohonan melalui sistem untuk proses seterusnya.

Secara ringkas, pelaksanaan e-deposit telah menstruktur semula proses kerja pada

peringkat permohonan bayaran balik deposit supaya berkomunikasi secara online tanpa

melibatkan tenaga kerja fizikal Majlis.

2.2 Keberkesanan

Proses kerja yang lebih efektif dan efisyen

Proses kerja Majlis menjadi lebih efektif dan efisyen dengan ciri-ciri teknologi baharu.

Antaranya adalah ciri muatnaik dokumen sokongan semasa permohonan dibuat secara

online. Apabila permohonan bayaran balik deposit dibuat secara online, pemohon

diminta untuk memuatnaik dokumen sokongan yang berkaitan seperti penyata bank,

resit asal dan salinan kad pengenalan. Ini bertujuan untuk menjimatkan masa untuk

proses mendapatkan dokumen sokongan semula daripada pemohon semasa semakan

dan bayaran dibuat oleh Majlis.

Di samping itu, tenaga kerja untuk proses semakan tunggakan cukai taksiran dengan

sistem cukai secara manual oleh kakitangan Majlis tidak diperlukan lagi kerana

semakan telah dibuat secara automatik oleh sistem apabila pemohon menginput

nombor cukai taksiran dalam borang permohonan online.

Perkhidmatan yang lebih cepat dan memudahkan pelanggan

Tujuan utama pelaksanaan e-deposit ini adalah untuk memudahkan pelanggan Majlis

kerana permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat sahaja

selagi mereka ada akses kepada internet.

58

Cara mengisi borang permohonan telah dipermudahkan untuk permohonan secara

online, di mana semua maklumat asas deposit seperti nama pemohon, nombor deposit

dan jumlah cagaran akan diekstrak terus dari sistem Majlis ke borang permohonan

tanpa perlu diisi oleh pemohon kecuali ada pindaan oleh pemohon. Pemohon hanya

perlu mengisi maklumat bank untuk tujuan bayaran balik deposit.

Dalam era teknologi maklumat yang serba canggih ini, proses muatnaik dokumen

sokongan ke dalam borang permohonan online akan memudahkan lagi pemohon

daripada penghantaran dokumen fizikal ke Majlis kerana ia boleh dibuat melalui

smartphone dengan mudah.

Peningkatan tahap kepuasan pelanggan

Tahap kepuasan pelanggan, terutama golongan yang telah biasa dengan transaksi

online, telah dipertingkatkan melalui pelaksanaan E-Deposit kerana ia lebih mudah,

cepat dan efisyen.

2.3 Signifikan

Penjimatan Tenaga Kerja

Pelaksanaan inovasi ini dijalankan bersama tugas hakiki kakitangan sedia ada. Dengan

itu, tiada penambahan pekerja diperlukan untuk proses permohonan bayaran balik

deposit secara online.

Malah, tenaga kerja dapat dijimatkan bagi beberapa proses seperti berikut:

Proses penghantaran dokumen permohonan dari kaunter berpusat ke jabatan

teknikal yang berkaitan

Proses semakan tunggakan cukai taksiran

59

2.4 Relevan

Proses kerja hakiki ditambah baik bagi proses bayaran.

Pelaksanaan E-Deposit adalah selaras dengan Keutamaan Strategic (SP05) yang menekankan penerapan teknologi baharu dalam proses kerja Majlis.

Salah satu faktor pelaksanaan E-Deposit adalah usaha Majlis dalam menyahut saranan SP05 di mana perkhidmatan kaunter perlu digantikan dengan kaunter siber melalui perkhidmatan online.

Pelaksanaan E-Deposit adalah selaras dengan perubahan trend global yang berhala tuju ke pemprosesan transaksi secara elektronik.

5. PENGIKTIRAFAN

Sijil Bersih Penyata Kewangan bagi 15 Tahun berturut-turut

Johan Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) 2010 & 2011 Peringkat Negeri

Pulau Pinang

Anugerah Khas Untuk Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK) 2014, 2015 &

2016 Peringkat Negeri Pulau Pinang

Lapan Senarai Pendek Anugerah Inovasi Pihak Berkuasa Tempatan Peringkat KPKT

Untuk Ai-Kad

Tiga (3) Agensi Terbaik AIPK 2010 & 2011 Peringkat Kebangsaan

6. RUMUSAN

Secara keseluruhannya, pelaksanaan E-Deposit ini telah menyumbang kepada :

Pemprosesan bayaran balik deposit yang lebih mudah, cepat dan efisyen

Pengurangan aduan dan peningkatan tahap kepuasan “stakeholder”

Perubahan persepsi warga Seberang Perai kepada proses kerja Majlis ke

arah perkhidmatan yang lebih efisyen

60

INOVASI 4

61

NAMA INOVASI : SISTEM PENGURUSAN BARANG SITAAN


1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Direktorat Penguatkuasaan

Direktorat Penguatkuasan adalah satu jabatan yang menjalankan

tindakan penguatkuasaan di bawah undang-undang yang dikuatkuasakan

oleh MPSP dan membantu jabatan dalaman MPSP dan agensi luaran

menjalankan tindakan penguatkuasaan termasuk sitaan/ rampasan.

Skop ini meliputi proses pengurusan tindakan penguatkuasaan bagi setiap

tindakan sitaan/rampasan penjaja/premis yang dilakukan oleh Direktorat

Penguatkuasaan sehingga proses tuntutan selesai.

a) Tafsiran Sitaan

Mengambil, menahan, merampas barang-barang dengan waran atau

tanpa waran bagi tujuan menghentikan atau menghalang aktiviti itu

diteruskan berdasarkan undang-undang yang dikuatkuasakan.

b) Borang Sitaan (inventori)

Suatu borang yang menyenaraikan jenis-jenis dan kuantiti benda /

peralatan / dokumen dan lain-lain perkara yang disita.

c) Surat Pelepasan

Suatu borang yang dicetak selepas OKS (orang kena sita) membuat

pembayaran.

62

1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi Sistem e-sita merupakan satu sistem pengurusan barang sitaan bagi

(kenderaan, peralatan, dokumen) yang disita oleh Majlis Perbandaran

Seberang Perai secara sistematik melalui data base. Sistem ini adalah

satu inovasi yang dicipta untuk memudahkan proses pengurusan barang

sitaan yang mana sebelum ini dilakukan secara manual dan tidak

bersistematik. Walaupun terdapat prosedur yang jelas berhubung

pengurusan barang sitaan secara manual, sistem e-sita lebih efektif dan

keberkesanannya lebih memudahkan capaian data serta sistem

pelaporan yang lebih sistematik.

Muka hadapan e-Sita

63

Carta alir e-Sita adalah seperti berikut:-

Tidak Ya

Tidak Ya

Terima borang sitaan (inventori)

Semak borang sitaan (inventori)

Input Data borang sitaan

(inventori)

Tuntutan

Semakan / carian

Bayaran

Kemaskini bayaran dan data

Surat pelepasan

64

PROSES KERJA SISTEM E-SITA

JAWATAN PROSES Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Terima borang sitaan (inventori) daripada unit.

Pembantu Penguatkuasa/ Pembantu Penguatkuasa Kanan

Semak borang sitaan (inventori) daripada orang kena sita (OKS) dan juga salinan asal dalam rekod jabatan dan menulis butir-butir peribadi OKS.

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Input data seperti dalam borang sitaan (inventori) dan simpan.


Proses tuntutan. Maklumat / salinan borang sitaan (inventori) daripada OKS.


Menyemak / carian maklumat dalam e-Sita


Semakan resit pembayaran (Kew 38).


Kemaskini bayaran dan data OKS dalam sistem e-Sita.


Cetak surat pelepasan

65

PERBANDINGAN DI ANTARA SISTEM MANUAL DAN e-SITA

Aktiviti Manual e-Sita

Penyimpanan data Difailkan secara manual. Data disimpan di dalam data “base”.

Carian data

Semakan fail dan carian dilakukan secara manual berdasarkan kepada tarikh.

Semakan dan carian dalam sistem data e-Sita berdasarkan maklumat seperti tarikh, lokasi, nombor kenderaan dan lain-lain lagi.

Pelaporan

Laporan disediakan secara manual berdasarkan borang sitaan (inventori) yang difailkan.

Laporan secara automatik mengikut data yang disimpan.

66

2.0 IMPAK INOVASI

Inovasi sistem e-sita ini memberikan impak yang positif kepada MPSP. Impak ini

terbahagi kepada 4 aspek utama iaitu semakan dan carian data, proses tuntutan

barang sitaan, pelaporan dan pemantauan status kes sitaan.

Semakan data dan carian data lebih mudah dan cepat tanpa memerlukan masa

serta tenaga kerja yang banyak. Proses tuntutan barang sitaan dapat dilakukan

dengan lebih mudah dan pantas. Selain dari itu juga proses pelaporan dan

semakan status kes sitaan dapat disediakan secara automasi berdasarkan

kehendak dan keperluan MPSP umumnya dan kepada jabatan khususnya. Data-

data yang diperolehi boleh digunakan bagi proses perancangan

penguatkuasaan dan penetapan bajet di peringkat MPSP.

i. Semakan dan carian data

Semakan dan carian dilakukan secara lebih bersistematik berdasarkan

data-data yang telah diinput ke dalam sistem e-Sita seperti yang

terkandung di dalam borang sitaan (inventori). Carian dan semakan boleh

dilakukan mengikut nombor rujukan (inventori) , nama, tarikh, nombor

kenderaan, nombor kontena, akta ataupun daerah.

Proses semakan dan carian secara sistematik ini dapat memendekkan

masa carian yang mana sebelum ini carian dilakukan dengan menyemak

fail secara manual serta memakan masa yang panjang. Proses carian

data secara manual amat bergantung harap kepada proses filing yang

baik.

ii. Proses tuntutan barang sitaan

Tempoh masa bagi proses tuntutan barang sitaan oleh OKS dapat

dipendekkan dengan menggunakan sistem e-Sitaan. Ini adalah kerana

semua data yang berkaitan dapat dicapai dengan hanya memasukkan

maklumat carian. Pegawai bertugas tidak memerlukan masa yang

67

panjang untuk menyemak fail serta membuat carian atau semakan

dokumen. Ini akan memudahkan lagi proses tuntutan dilakukan. Tenaga

kerja berhubung proses pelepasan barang sitaan juga dapat dikurang dan

diganti dengan sistem yang lebih sistematik dan berkesan. Data yang

dicapai juga lebih tepat dan terperinci.

iii. Pelaporan

Sistem e-Sita menyediakan sistem pelaporan secara automasi yang mana

laporan tersedia dengan sendirinya berdasarkan program yang telah

ditetapkan manakala sistem pelaporan manual memerlukan masa dan

tenaga kerja yang banyak dari segi mendapatkan data dan mewujudkan

laporan. Statistik juga dapat diwujudkan secara automasi tanpa

memerlukan pemantauan secara berkala dan hanya memadai dengan

membuat kemaskini data semasa menginput data sitaan atau data

bayaran.

iv. Pemantauan Status Kes Sitaan

Pemantauan kes sitaan dapat dilakukan dengan lebih sistematik dan

setiap “progress” kes dapat dikenalpasti sama ada telah dtuntut, belum

dituntut, tidak dituntut atau telah dilupuskan berbanding sistem manual

sitaan yang memerlukan semakan secara fizikal dilakukan bagi

mengenalpasti status setiap kes sitaan.

68

Rekod e-Sita

69

Kemaskini / Selenggara

70

Statistik Maklumat

71

Pelaporan

72

Carian / Semakan

73

4. ELEMEN INOVASI

4.1 Inovatif / Kreativiti Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh

dan bersistematik kepada keseluruhan sistem pengurusan barang sitaan

yang mana sebelum ini sistem pengurusan secara fizikal dan manual

digunakan. Pengenalan sistem e-sita ini telah menerapkan penggunaan

sistem berkomputer secara menyeluruh yang merangkumi proses

simpanan data, tuntutan barang sitaan, pelaporan penguatkuasaan dan

pemantauan kes sitaan.

4.2 Elemen “value creation” Sistem yang diwujudkan mempunyai elemen “value creation”

sebagaimana berikut:-

• Memudahkan proses carian dan proses penyimpanan data yang lebih

berkesan.

• Penggunaan tenaga kerja dan masa yang minimum.

• Boleh diakses dari mana-mana komputer di dalam rangkaian mpsp

(intranet).

• Pelaporan dapat disediakan secara automasi dan data adalah tepat

dan boleh dipercayai.

• “Progress” kes sitaan dapat dipantau dengan lebih berkesan.

• Memeberi data yang diperlukan dengan kadar segera dalam proses

penyediaan perancangan operasi penguatkuasaan dan perancangan

kepada keperluan bajet diperingkat MPSP.

74

5.0 RUMUSAN

Sistem e-Sita merupakan satu inovasi sistem pengurusan barang sitaan yang

pada awalnya dijalankan secara manual. Sistem manual yang digunapakai

oleh Direktorat Penguatkuasaan mempunyai beberapa kelemahan yang

harus ditambah baik. Menyedari akan kelemahan ini, jabatan telah

mengambil langkah-langkah yang perlu dan atas kesedaran ini maka lahir lah

sistem e-Sita yang merupakan penambahbaikan kepada sistem manual sedia

ada.

Sistem e-Sita adalah satu sistem yang menyeluruh sebermulanya dari

terimaan borang sitaan sehingga pengeluaran borang pelepasan. Sistem ini

mengandungi elemen-elemen kreativiti dan “value creation” yang mana

memberikan kelebihan kepada pengguna dalam penyimpanan data,

pemantauan “progress”dan pelaporan penguatkuasaan sitaan.

Selain daripada itu juga, sistem e-Sita dibangunkan oleh Jabatan Teknologi

Maklumat secara dalaman yang mana tidak mengeluarkan sebarang kos.

Atas alasan-alasan dan elemen-elemen asas dalam pembangunan sistem ini,

jelas menunjukkan bahawa sistem e-Sita mendatangkan satu kelebihan serta

memberi kemudahan kepada jabatan dalam pengurusan barang sitaan yang

sebelum ini dijalankan secara manual dan kurang berkesan.

75

INOVASI 5

76

NAMA INOVASI : SISTEM SURAT JABATAN KEMASYARAKATAN


1. PENGENALAN

1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Kemasyarakatan

Aktiviti Utama Jabatan Kemasyarakatan: • Menguruskan kemudahan awam MPSP, perhubungan awam dan

menyelaras program-program rasmi MPSP.

Unit-Unit:

• Unit Pentadbiran & Perhubungan Awam

• Unit Sukan dan Kemudahan Awam

• Unit Eco-Komuniti

Objektif Jabatan Kemasyarakatan:

• Memastikan penyeliaan dan penyelenggaraan kemudahan-kemudahan sukan MPSP dibuat dengan teratur.

• Memastikan perancangan dan perlaksanaan program sukan dan sosial

berjalan dengan lancar.

• Memastikan penyaluran komunikasi/informasi majlis dengan orang ramai dapat disampai dengan berkesan.

• Mewujudkan komuniti mampan yang membantu penjagaan alam sekitar,

peningkatan kualiti hidup dan ekonomi yang kompetitif.

• Penerbitan laporan tahunan, buletin dan risalah yang berkaitan dengan program/aktiviti MPSP.

• Penyelarasan majlis-majlis rasmi MPSP dilaksana dengan sempurna

77

Fungsi – Fungsi Jabatan: • Menyelia dan menyelenggara kompleks sukan dan dewan dibawah

pentadbiran MPSP termasuk kemudahan-kemudahan yang disediakan. • Menyelia dan menguruskan dewan orang ramai di seluruh Seberang

Perai.

• Mengembangkan minat sukan dan riadah dikalangan kakitangan MPSP dan masyarakat.

• Bekerjasama dengan agensi-agensi kerajaan, swasta dan lain-lain

pertubuhan dalam penganjuran aktiviti sosial, sukan dan kebudayaan.

• Mewujudkan pasukan kerja LA21 yang meliputi lima aspek pasukan kerja iaitu mesra alam, kecemerlangan wanita, promosi industri hijau, kesayangan haiwan dan pembangunan warisan dan perlancongan.

• Menggerakkan masyarakat di Seberang Perai untuk menjadi komuniti

yang mampan dan mengamalkan aktiviti 8R’s (Rethink, Refuse, Reduce, Reuse, Repair, Regift, Recover & Recycle).

• Menyelaraskan lawatan-lawatan daripada agensi luar ke dalam Majlis. • Menguruskan permohonan cenderamata. • Menyelaras penggunaan bilik mesyuarat dan peralatan yang diperlukan

oleh pengguna. • Menerbitkan Laporan Tahunan, buletin dan risalah-risalah berkaitan

dengan Majlis dan kalendar tahunan. • Mengendali majlis-majlis rasmi MPSP. • Mengendali urusan perhubungan awam antara Majlis dan orang ramai

serta pemberita.

• Menganjur dan menyelaras aktiviti sukan dan riadah serta aktiviti kehidupan mampan ke arah lebih bersih, hijau, selamat dan sihat.

78

(6)

PEMBANTU AWAM

H11

(18)

PEMBANTU OPERASI

H11

(2)

PEMBANTU AWAM

(PENYELAMAT)

H11

(2)

PEMBANTU AWAM

H11

(4)

PEMANDU

H11

(1) (2) (3)

PEMBANTU AWAM

H11H11H11

PEMANDUPEMBANTU

OPERASI

PEMBANTU TADBIR

N19

(4)

N19

(4)

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU TADBIR (KUP)

N22

(1)


N22

(2)

PEMBANTU TADBIR KANAN

N22

(1)

PEMBANTU KESIHATAN

AWAM (KUP)

U24

(1)

(1)


N22

(1)

(3)

PEGAWAI KEBUDAYAAN

B29

(1)

U29

PENOLONG PEGAWAI

KESIHATAN PERSEKITARAN

(1)

PENOLONG PEGAWAI

VETERINAR

G29

UNIT PENTADBIRAN & PERHUBUNGAN AWAM

PENOLONG PEGAWAI TADBIR

N29

PENOLONG JURUTERA

JA29

(3)

PENOLONG PEGAWAI

KESIHATAN PERSEKITARAN (KUP) KANAN

PENGARAH KEMASYARAKATAN

N48

PENOLONG PENGARAH KANAN KEMASYARAKATAN

N44

UNIT EKO-KOMUNITI

(1)

U32

UNIT SUKAN & KEMUDAHAN AWAM

(1)

PENOLONG PEGAWAI TADBIR

(KANAN)

N32

CARTA ORGANISASI JABATAN KEMASYARAKATAN

79


Jabatan Kemasyarakatan Majlis Perbandaran Seberang Perai adalah satu jabatan

yang diwujudkan pada 5 Februari 2001. Pengwujudan Jabatan Kemasyarakatan

adalah bertujuan melicinkan pentadbiran yang berkaitan dengan sukan dan

kebudayaan. Jabatan ini juga akan dapat menumpukan perhatian kepada

perlaksanaan program sukan dan sosial yang lebih mantap ke arah membentuk satu

masyarakat yang cemerlang.

Selain itu, Jabatan ini juga menguruskan semua kemudahan sukan yang sedia ada,

dewan besar, dewan orang ramai dan kemudahan - kemudahan lain kepunyaan

MPSP dengan cekap dan berkesan melalui Unit Sukan & Kemudahan Awam.

Seterusnya, Unit Perhubungan Awam telah diserapkan ke jabatan ini pada 1 April

2004 di mana bahagian ini adalah untuk meningkatkan imej MPSP sebagai

organisasi yang cekap dan berkesan dengan cara mengadakan publisiti yang

meluas, mengendalikan hubungan melalui media massa dan penerbitan serta

menyelaras semua program-program rasmi MPSP.

Akhirnya, Unit Eko-Komuniti telah ditubuhkan di Jabatan Kemasyarakatan mulai 2

Januari 2014 bagi mempromosi dan menggalakkan komuniti terhadap kepentingan

Kitar Semula dan mewujudkan komuniti yang mampan yang mengamalkan 8R’s.

80

Oleh itu, disebabkan ketiga-tiga unit penting yang tubuhkan ini yang mana

menggunakan surat-menyurat yang banyak untuk berurusan dengan orang ramai

setiap hari di seluruh Seberang Perai menyebabkan inovasi dan idea baru telah

muncul untuk mewujudkan sistem surat berkomputeran pada awal bulan Februari

2016 bagi memudahkan urusan surat menyurat dengan lebih mudah, cepat dan

efisien.

Objektif Projek / Inovasi Sosial :

Tujuan / objektif untuk mewujudkan sistem ini ialah untuk memudahkan urusan kerja

seharian agar dapat menguruskan surat-menyurat dengan lebih cekap dan cepat.

Oleh itu, Pengarah bersama-sama pegawai yang terlibat telah merancang untuk

mewujudkan satu sistem yang boleh memudahkan urusan kerja kakitangan di

jabatan ini.

Proses Pelaksanaan / Tempoh Pelaksanaan / Peringkat Pelaksanaan /

Implikasi kewangan / Kaedah Cetusan Idea / Elemen Kolaborasi :

Proses penciptaan sistem ini adalah hasil usaha dan idea Pengarah

Kemasyarakatan pada masa berkenaan bersama-sama pegawai berkaitan untuk

mewujudkan satu sistem yang menyeluruh dan memudahkan urusan kerja.

Oleh itu, hasil idea yang dirancang ini telah diterjemahkan dengan melantik vendor

luar (out-source) untuk membantu membina satu sistem seperti dirancang. Kos yang

diperlukan untuk membangunkan Sistem Surat ini ialah RM 20, 000 sahaja dan

menggunakan hampir 3 bulan untuk menyiapkan keseluruhan pembinaan sistem ini

81

dan penambahbaikan dibuat dari masa ke semasa sehingga kini. Kos

penyelenggaran adalah tiada buat masa sekarang.

Kategori Inovasi / Indikator Inovasi / Input Pelanggan / Mekanisme Maklum

balas :

Inovasi yang dihasilkan ini adalah jenis ICT yang mana jabatan telah mewujudkan

satu sistem baharu untuk memudahkan urusan penghasilan semua jenis surat di

jabatan ini. Indikator inovasi yang dihasilkan ini merangkumi pembinaan sistem surat

yang cekap, menjimatkan kos, cepat dan memudahkan.

Penggunaan sistem ini juga dihasilkan secara komprehensif kerana sejak awal

pembinaannya, input dikumpulkan daripada semua kakitangan di jabatan ini

sehingga selesai proses membina sistem berkenaan.

Komen dan maklum balas pengguna sistem ini juga diambil kira selepas sistem ini

siap untuk penambahbaikan dari masa ke semasa. Maklum balas yang

dikemukakan kepada vendor yang mencipta sistem ini adalah secara lisan dan

tindakan penambahbaikan dibuat segera selepas maklumat diterima.

82


Impak sebelum dan selepas inovasi dihasilkan menunjukkan tahap yang amat positif

kepada Jabatan dimana sebelum ini aktiviti membuat surat adalah secara manual dan

kini telah bertukar kepada elektronik / sistem berkomputeran. Disebabkan wujudnya

sistem berkomputer ini menyebabkan jabatan dapat berfungsi dengan menjadi lebih

efektif, sistematik, menjimatkan masa, meningkatkan mutu kerja di Jabatan dan menjadi

rujukan apabila diperlukan.

IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Input diperolehi daripada Pengarah

Membuat surat secara manual dan mencetak

Surat di hantar kepada pengarah untuk tanda

tangan

Menyemak surat secara manual oleh

Penyelia setelah dicetak

Carian surat secara manual di dalam fail

Input diperolehi daripada Pengarah

Membuat surat secara bersistem

Mencetak terus surat melalui sistem dan dihantar kepada

pengarah untuk tanda tangan

Menyemak dan meluluskan surat

secara bersistem oleh Penyelia

Carian surat lebih sistematik

menggunakan sistem t

SEBELUM SISTEM SELEPAS SISTEM

83

3.0 IMPAK INOVASI

Jabatan Kemasyarakatan merupakan jabatan yang pertama mewujudkan

Sistem Surat di MPSP. Dalam Sistem Surat ini terdapat aktiviti mengelas,

mengindeks, menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu

supaya mudah dikesan kelak. Sistem surat ini juga merangkumi semua jenis

surat yang ada di MPSP dan penghasilan surat mengikut garis panduan yang

telah ditetapkan mengikut format yang telah disediakan di dalam sistem ini.

Selain itu juga, kos pembinaan sistem ini hanya menggunakan RM 20,000 sahaja dan tiada kos penyelenggaraan yang diperlukan sehingga kini. Hal ini

menunjukkan sistem ini memberi impak yang positif dan ‘value for money’

untuk jangka masa yang panjang kepada Jabatan Kemasyarakatan.

Sistem ini juga memudahkan carian surat, menjimatkan masa, menjimatkan

kos dan meminimakan penggunaan kertas selaras dengan konsep hijau

diamalkan di MPSP.

84

4.0 ELEMEN INOVASI


Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan

sistematik

Sistem ini merupakan idea asal mantan Pengarah Kemasyarakatan untuk

mewujudkan satu sistem berkomputeran yang sistematik dalam pengurusan

surat di Jabatan Kemasyarakatan. Oleh itu, perahan idea yang inovatif dan

kreatif telah dihasilkan antara pengarah, kakitangan yang terlibat dan dengan

kerjasama pihak vendor untuk menghasilkan satu sistem yang komprehensif dan

memudahkan semua pihak.

Surat-surat yang ingin dihasilkan telah dimudahkan melalui format-format surat

sedia ada yang telah ditetapkan dalam sistem ini mengikut format yang

ditetapkan oleh MPSP contohnya surat dalaman, surat luaran, kertas kerja dan

lan-lain.

Sistem ini juga merupakan enjin carian untuk memudahkan pencarian semula

surat-surat lama yang telah dibuat untuk rujukan surat-surat yang akan datang.

Sistem ini juga mempunyai menu pemantauan yang mana pengarah boleh

menyemak status surat yang telah disemak atau yang masih belum diluluskan

oleh penyelia.

Sistem ini juga membolehkan penyelia untuk menyemak dan menolak semula

surat yang dihantar kepada penyedia surat untuk dibaiki semula secara

bersistem. Hal ini memudahkan dan menjimatkan kos kerana tidak memerlukan

kertas dan aktiviti dijalankan secara berkomputer dan pantas.

Sistem ini juga membolehkan pengarah meluluskan terus surat melalui sistem

dan selepas surat dicetak dan dihantar kepada pengarah, surat ini hanya perlu

ditandatangan sahaja tanpa perlu menyemak semula.

85

Sistem ini juga menjana nombor rujukan surat secara automatik mengikut fail surat

masing-masing bagi memudahkan urusan filing. Perkara ini memudahkan kerana tidak

perlu untuk menyemak semula fail di dalam kabinet file.

Senarai pengirim tetap juga telah diset termasuk panggilan hormat dan ini

memudahkan pengguna untuk memilih senarai yang telah disediakan serta

menjimatkan masa kerana tidak perlu menaip semula.

4.2 Keberkesanan

Sistem Surat mempunyai faedah nyata seperti berikut:

• Capaian data yang mudah.

• Memudahkan kaedah membuat semua jenis surat.

• Menjimatkan masa dan kos untuk semakan dan kelulusan penyelia.

• Mesra pengguna.

• Surat yang dihasilkan mengikut format yang standard.

Inovasi yang dihasilkan juga menunjukkan keberkesanan dari segi peningkatan

produktiviti yang mampan

• Sistem Surat ini memberi kesan kerja yang lebih produktif kepada

kakitangan Jabatan.

• Memudah cara kerja dalam penyimpan data serta carian maklumat

sesuatu surat.

• Kerja pemantauan surat dapat dilakukan lebih cepat, mudah dan

menyelesaikan masalah jabatan yang perlu mengeluarkan surat

yang banyak setiap hari.

86

Inovasi yang dihasilkan mengingkatkan tahap kepuasan stakeholder:

• Dengan penyimpanan maklumat secara eloktronik ini, staf Jabatan

dapat mengakses sesuatu maklumat lebih mudah tanpa melakukan

carian di bilik fail. Hal ini membantu untuk membuat semula surat

dalam tempoh masa yang cepat kepada stakeholder.

4.3 Signifikan

Sistem Surat adalah inovasi yang signifikan dan wajar digunapakai oleh lain – lain PBT

di mana ia memaparkan keberhasilan yang penting seperti berikut:

• Sistem Surat mudah dikendali/diuruskan dan mesra pengguna

serta mesra penyelia.

• Dengan perlaksaan inovasi ini, kos dan masa dapat dikurangkan

kerana surat dapat dihasilkan dengan cepat dan berkomputer.

• Proses mencari maklumat dapat dilakukan dengan lebih pantas

dan menjimatkan masa tanpa merujuk semula rekod surat lama

yang perlu mencari fail asal di bilik fail. Carian maklumat ini dapat

memudahkan kakitangan Jabatan untuk menyampaikan maklumat

kepada orang awam.

• Surat yang dihasilkan mengikut standard dan format yang telah

ditetapkan oleh MPSP.

87

4.4 Relevan

Inovasi Sistem Surat ini yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan

memenuhi agenda nasional.

• Dengan mengikut peredaran masa serta trend masa kini,

kewujudan Sistem Surat ini adalah sangat tepat pada masanya

kerana inovasi ini adalah amat efektif serta memudahkan cara kerja

Jabatan dalam memantau serta menyelia data surat yang

dihasilkan.

• Inovasi Sistem Surat dapat merealisasikan transformasi pihak

berkuasa tempatan untuk lebih berdaya maju dan menuju ke arah

Smart City yang dibawa oleh MPSP.

• Dengan sistem ini kaedah penghasilan surat yang ‘kuno’ dapat

ditinggalkan serta dapat menjimatkan masa serta menjadikan

produktiviti kerja jabatan akan lebih efektif dan efisyen.

Usaha inovasi yang ditunjukan mengambil kira persekitaran semasa

samada di peringkat tempatan mahu pun global.

5.0 PENGIKTIRAFAN DITERIMA.

Buat masa kini, masih tiada pengiktirafan yang diterima kerana sistem ini masih

baru dan hanya digunakan di peringkat Jabatan Kemasyarakatan MPSP sahaja.

Namun sistem yang dicipta ini adalah yang pertama di MPSP.

88

6.0 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, inovasi yang dihasilkan dapat memastikan fungsi

Jabatan Kemasyarakatan berfungsi dengan lebih cekap dan efisien. Inovasi ini

juga bersifat mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna dan

disyorkan untuk digunapakai oleh setiap jabatan di MPSP serta Pihak Berkuasa

Tempatan (PBT) diseluruh Malaysia. Penambahbaikan terhadap inovasi ini akan

dijalankan dari masa ke semasa dalam memastikan ianya selaras dengan

standard surat MPSP dan mengikut perkembangan semasa.

89

INOVASI 6

90

NAMA INOVASI : MY MPSP


1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan Teknologi Informasi & Komunikasi

Jabatan ini bertanggungjawab menguruskan perkara - perkara berkaitan

perkhidmatan Teknologi Maklumat yang merangkumi perkakasan,

perisian, laman web, keselamatan dan rangkaian dengan baik dan

sempurna. Jabatan ini dibahagikan kepada 5 bahagian utama dan 1 unit,

iaitu :

• Bahagian Pengurusan Maklumat Geospatial (GIS).

• Bahagian Pengurusan Bandar Pintar (BDA, IOT, Cloud

Computing).

• Bahagian Pembangunan, Pengurusan Sistem Dan Pangkalan

Data.

• Bahagian Insfrastruktur, Rangkaian, Komputer, Audio Visual dan

Keselamatan ICT.

• Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan

Livestreaming.

• Unit Pentadbiran.

Fungsi Bahagian dan Unit adalah :

Bahagian Pengurusan Maklumat Geospatial (GIS)

• Memastikan server GIS berfungsi dengan baik

• Menyediakan capaian pengguna jabatan kepada Sistem GIS

• Menyediakan platform bagi data jabatan

91

• Membangun , mengurus dan memantau web app GIS

• Menyediakan integrasi data Jabatan

Bahagian Pengurusan Bandar Pintar (BDA, IOT, Cloud Computing)

• Pengurusan Projek hackathon setiap tahun

• Menyediakan perancangan dan peruntukan IOT

• Menguruskan projek BDA

• Menyediakan perancangan Industri 4.0

Bahagian Pembangunan, Pengurusan Sistem Dan Pangkalan Data.

• Membangunkan dan menyelenggara sistem - sistem aplikasi untuk

kegunaan setiap jabatan.

• Menyelenggara dan menambahbaik sistem - sistem sediaada.

• Mengkoordinasi pembangunan sistem - sistem oleh vendor.

• Mengkoordinasi penyelenggaraan sistem - sistem oleh vendor.

• Penyelenggaraan Server Pangkalan Data Majlis bagi memastikan ianya

dapat beroperasi sepanjang masa.

• Membuat salinan (Backup) data dan sistem aplikasi.

Bahagian Insfrastruktur, Rangkaian, Komputer, Audio Visual dan Keselamatan

ICT

• Mengurus dan menyelenggara peralatan di dalam Bilik Server agar

berfungsi dengan baik setiap masa.

• Semakan email yang masuk di dalam spam setiap pagi.

• Semakan kapasiti storan semua server Pusat Data di Tigkat 13.

• Pengurusan Emel Kakitangan dan Ahli - Ahli Majlis.

92

• Menyelenggara dan mengukuhkan rangkaian komputer di ibu pejabat,

pejabat cawangan dan depo pembersihan supaya sentiasa berada ditahap

yang memuaskan.

• Mengurus pemasangan dan penyelenggaraan WIFI di lobi, bilik - bilik

mesyuarat dan Auditorium.

• Memastikan peralatan ICT dan rangkaian internet berfungsi semasa

Kaunter bergerak.

• Bertanggungjawab menyelenggara, membaikpulih dan menaiktaraf kesemua

peralatan komputer dan pencetak yang rosak.

• Memberi khidmat nasihat dan bantuan kepada jabatan - jabatan mengenai

penggunaan peralatan dan perisian komputer.

• Pengurusan dan penyelenggaraan mesin ‘Thumb Print’ untuk pemantauan

kehadiran kakitangan dalam Sistem Kehadiran.

• Pengurusan dan menyelenggara peralatan Audio Visual di Auditorium dan

Dewan Kenanga.

• Pengurusan dan menyelenggara peralatan komputer dan LCD di semua bilik

mesyuarat termasuk bilik Ahli Majlis.

• Mengurus dan menyelenggara keseluruhan peralatan CCTV di Ibu Pejabat

MPSP.

• Melaksanakan kerja - kerja pelupusan peralatan komputer.Pengurusan

peralatan ICT dalam setiap pameran yang melibatkan MPSP.

Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming

• Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web rasmi

MPSP.

• Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web di

MPSP.

• Menghasilkan paparan video.

• Pengurusan paparan TV di Lobi dan Kaunter MPSP.

• Pengurusan paparan LED TV MPSP.

93

• Merekabentuk kad - kad perayaan, ‘banner’ dan ‘backdrop’ untuk YDP, SU

dan jabatan - jabatan.

• Memantau dan mengemaskini perisian Mobile Apps. • Merekod dan menguruskan video live Streaming Majlis Penuh MPSP dan

menyalurkan ke saluran youtube dan facebook MPSP.

Unit Pentadbiran

• Mengurus bekalan dakwat pencetak kepada setiap jabatan.

• Mengurus pembelian dan pembayaran peralatan komputer, rangkaian dan

pembangunan serta penyelenggaraan sistem - sistem untuk setiap jabatan.

• Membuat pendaftaran Aset (perkakasan komputer) untuk Harta Majlis (harta

modal dan harta inventori).

• Menguruskan segala urusan pendaftaran maklumat Petender /

Penyebutharga ICT ke dalam Sistem Kontrak dan Bekalan sehingga

menyediakan Kertas Perakuan.

• Menyediakan surat kelulusan, surat setuju terima dan kontrak untuk semua

kerja - kerja yang melibatkan pembangunan dan penyelenggaraan sistem

semua Jabatan.

• Memantau semua proses bayaran samada berjadual atau bayaran secara

sekaligus agar tidak ada bayaran yang ditangguh atau dikenakan denda

lewat.

• Menyediakan Laporan Bulanan Pencapaian Objektif, Sasaran dan Pelan

Tindakan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS).

• Menyediakan surat kelulusan, dokumen tender, surat setuju terima dan

kontrak untuk semua tender yang dikeluarkan oleh Jabatan ICT.

• Mengurus dan mengawal selia bajet di bawah vot ICT.

• Menyediakan kontrak penyelenggaraan peralatan dengan pihak vendor.

• Memantau surat masuk dan keluar Jabatan.

• Menetapkan tarikh dan membuat tempahan bilik mesyuarat.

• Pengurusan Latihan.

94

MAKLUMAT BAHAGIAN PENGURUSAN LAMAN WEB, APLIKASI MOBILE DAN LIVESTREAMING

Bahagian ini diketuai oleh seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat dan

dibantu oleh satu (1) orang Juruteknik.

Fungsi Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming Adalah :

1. Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web rasmi

MPSP.

2. Membangun, mengurus, memantau dan menyelenggara laman web di

MPSP.

3. Menghasilkan paparan video.

4. Pengurusan paparan TV di Lobi dan Kaunter MPSP.

5. Pengurusan paparan LED TV MPSP.

6. Merekabentuk kad - kad perayaan, ‘banner’ dan ‘backdrop’ untuk YDP,

SU dan jabatan - jabatan.

7. Memantau dan mengemaskini perisian Mobile Apps. 8. Merekod dan menguruskan video live Streaming Majlis Penuh MPSP dan

menyalurkan ke saluran youtube dan facebook MPSP. OBJEKTIF

Jabatan ini bertanggungjawab menguruskan perkara - perkara berkaitan

perkhidmatan Teknologi Maklumat yang merangkumi perkakasan, perisian,

laman web, keselamatan dan rangkaian dengan baik dan sempurna. PIAGAM PELANGGAN MYMPSP APPS

Memastikan pengemaskinian MyMPSP Apps dilakukan dalam tempoh dua (2) hari

bekerja selari dengan pengemaskinian laman web rasmi MPSP.

95

Carta Organisasi

Jabatan Teknologi Informasi Dan Komunikasi ditadbir oleh seorang Pengarah

iaitu Encik Abdul Fikri Ridzauddin Bin Abdullah. Pengarah akan mengawal

segala pengurusan yang diletakkan di bawah seliaan satu (1) orang Penolong

Pengarah Kanan dan satu (1) orang Penolong Pengarah. Penolong Pengarah

Kanan akan menjalankan penyelarasan ke atas bahagian di bawah seliaan

beliau. Terdapat lima (5) bahagian yang diketuai oleh Penolong Pengarah Kanan

dibantu oleh Penolong Pengarah.

97


MyMPSP apps merupakan sebuah aplikasi mudah alih yang di inovasikan

dari versi web (http://www.mpsp.gov.my) sebagai satu kemudahan

saluran perkhidmatan kerajaan dalam meningkatkan sistem penyampaian

kerajaan untuk orang awam (Government To Citizen - G2C). Aplikasi

mudah alih MyMPSP telah dibangunkan oleh MPSP khas untuk

kegunaan telefon pintar Android dan Apple IOS.

Untuk menjadikan Seberang Perai sebuah bandar yang pintar, MyMPSP

apps adalah one of the many “First” for MPSP di negara kita.

MyMPSP apps mengandungi pelbagai modul seperti pengumuman, info

mengenai MPSP, jadual aktiviti semasa, direktori ahli majlis dan pegawai

MPSP serta lokasi - lokasi tempat menarik di Seberang Perai. Disamping

itu juga pengguna boleh juga membuat aduan, undian serta memberi

maklumbalas melalui apps ini.

MyMPSP apps juga menyediakan peta lokasi tempat - tempat

perkhidmatan MPSP seperti :

• Pusat Kitar Semula

• Taman Awam

• Tong Sampah Komunal

• Ejen Jualan Kupon Letak Kereta

• Kompleks Sukan Dan Rekreasi

• Dewan Orang Ramai

• Kompleks Penjaja

• Pasar Awam

• Jadual Kutipan

• MPSP (Cawangan)

http://www.mpsp.gov.my/

98

• Depo Pembersihan

• Pejabat Kerajaan

• Pengangkutan Awam

• Taman Perumahan

• Bank

• Hotel

Terdapat juga capaian untuk perkhidmatan atas talian seperti:

• Menyemak Cukai Kadaran / Taksiran

• Menyemak Bayaran Balik Cagaran

• Menyemak Kompaun Letak Kereta

• Membuat Tempahan Kemudahan Dewan Dan Kompleks Sukan

• Membuat Tempahan Peralatan Gotong - Royong

Bagi yang telah memuat turun aplikasi ini, notifikasi hebahan

Pengumuman, Kalendar dan Tender / Sebutharga akan diterima dari

masa ke semasa.

MyMPSP apps boleh dimuat turun secara percuma melalui Apple

Appstore dan Google Playstore.

Berikut adalah objektif MyMPSP apps :

• Orang awam boleh menggunakan perkhidmatan kerajaan di mana –

mana dan pada bila - bila masa sahaja.

• Menjimatkan masa dan kos.

• Memanfaatkan keupayaan teknologi aplikasi mudah alih yang terkini

secara optimum.

99

MyMPSP apps telah direkabentuk secara in – house dan dibangunkan

pada tahun 2016 mengikut keperluan MPSP dan maklum balas

orang ramai bagi memudahkan orang ramai berurusan dengan

MPSP.

Aplikasi ini telah melalui beberapa fasa perancangan merekabentuk,

pengumpulan maklumat, pembangunan dan pengujian. Setelah proses

pengujian dijalankan, MyMPSP apps telah dilancarkan pada 06 Januari

2017 oleh YAB Ketua Menteri Pulau Pinang.

Sejak dua (2) tahun pelaksanaan aplikasi ini, orang awam mendapat

maklumat dengan pantas melalui notifikasi yang diterima dari pangkalan

data ke telefon pintar masing – masing.

Pembangunan MyMPSP apps adalah hasil cetusan idea daripada

Pengarah Teknologi Informasi Dan Komunikasi bersama Jabatan

dalaman MPSP dan agensi swasta iaitu Penang Institute. Kolaborasi idea

daripada pihak berkaitan telah diambil kira dalam semua peringkat

penghasilan aplikasi ini.

Media sosial seperti Facebook (https://www.facebook.com/mpsp.penang)

dan Twitter (https://twitter.com/mpsp_pg) antara mekanisme yang

digunakan sebagai saluran penerimaan maklum balas pelanggan

mengenai aplikasi ini.

https://www.facebook.com/mpsp.penang

https://twitter.com/mpsp_pg

100


Sebelum wujudnya MyMPSP apps, maklumat hanya boleh diperolehi

melalui laman web rasmi MPSP. Tambahan pula pelbagai kekangan yang

perlu dihadapi oleh orang awam, diantaranya :

• Kelewatan memperolehi makluman kekosongan jawatan di MPSP.

• Kelewatan mengetahui tender atau sebutharga yang diiklankan.

• Kelewatan mengetahui temuduga terbuka pasar awam dan kompleks

makanan.

• Tidak dapat mengambil bahagian dalam memberi idea atau pendapat

dalam penyediaan peruntukan bajet MPSP tahun berikutnya.

• Tiada saluran khas untuk membuat aduan.

Setelah MyMPSP apps dibangunkan dengan kemudahan ciri – ciri terbaru

seperti penghantaran notifikasi ke telefon pintar dan sistem dinaiktaraf

dengan mewujudkan satu saluran khas untuk membuat aduan, segala

kekangan dapat diatasi secara efektif dan efisien.

101

3.0 IMPAK INOVASI

Keberkesanan MyMPSP apps adalah memberikan perkhidmatan yang tepat dan

pantas kepada orang awam melalui kaedah penghantaran notifikasi. Justeru,

orang awam tidak lagi menghadapi masalah kelewatan penerimaan maklumat.

Kumpulan sasar bagi MyMPSP apps adalah petender, peniaga, stakeholders

dan orang awam di mana aplikasi ini boleh dimuat turun secara percuma melalui

Apple Appstore dan Google Playstore dimana – mana dan pada bila – bila masa

sahaja yang merangkumi seluruh negara.

4.0 ELEMEN INOVASI


MyMPSP apps merupakan inovasi perkhidmatan Kerajaan berasaskan mobile

yang bertujuan untuk mempelbagaikan saluran perkhidmatan Kerajaan melalui

peranti pintar. Bertepatan dengan tagline “Seberang Perai Aspirasi Bandar Masa Hadapan”, orang awam boleh menggunakan perkhidmatan Kerajaan

dimana – mana dan pada bila – bila masa sahaja.

MyMPSP apps merupakan aplikasi mudah alih yang berinovatif, relevan,

selamat, dipercayai dan sahih.

102

4.2 Keberkesanan & Relevan

MyMPSP apps telah meningkatkan tahap kepuasan orang awam dalam

penggunaan perkhidmatan kerajaan melalui penerimaan notifikasi di telefon

pintar.

4.3 Signifi

kan

My

103

MPSP apps merupakan aplikasi yang mesra pelanggan dimana orang awam

dapat mengakses maklumat dengan hanya satu klik pada ikon dalam aplikasi ini.

Tambahan pula, orang awam dapat menjimatkan kos dan masa dalam

mendapatkan maklumat yang terkini. Pihak MPSP pula, dapat memenuhi

kepuasan pelanggan selain dapat menjimatkan masa dalam menyalurkan

maklumat terkini. Ini kerana maklumat tidak perlu lagi dimasukkan dua (2) kali

berikutan maklumat dari laman web rasmi MPSP telah di synchronize ke

MyMPSP apps.

5.0 RUMUSAN

Bahagian Pengurusan Laman Web, Aplikasi Mobile dan Livestreaming wajar

dipertimbangkan untuk memenangi AIKNPP berdasarkan justifikasi berikut:

a) Inovasi yang dilaksanakan adalah one of the many “First” for MPSP di

negara kita.

b) Penyaluran maklumat lebih cekap, cepat dan berkesan.

c) Penggunaan aplikasi berasaskan mobiliti dapat diakses dimana –

mana dan pada bila – bila masa sahaja.

d) Membantu agensi Kerajaan yang lain dalam menambahbaik

perkhidmatan melalui perkongsian “Best Practices”.

e) Melaksanakan transformasi dalam memenuhi saranan Kerajaan

Malaysia.

104

INOVASI 7

105

NAMA INOVASI : COB2U


1. PENGENALAN

1.1 Pengenalan Mengenai Jabatan / Bahagian / Unit

UNIT-UNIT

• Unit Pentadbiran

• Unit Kewangan dan Akaun

• Unit Teknikal dan Penguatkuasaan

FUNGSI – FUNGSI JABATAN: • Memastikan penubuhan Badan Pengurusan Bersama (JMB) /

Perbadanan Pengurusan (MC) bagi setiap kawasan pemajuan bertingkat di

bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)

• Menguruskan pendaftaran dan pengeluaran sijil penubuhan JMB.

• Menguruskan pemfailan jadual petak.

• Menguruskan penerimaan deposit kecacatan harta bersama

• Menangani aduan berkaitan bangunan berstrata, penubuhan JMB/MC,

akaun penyenggaraan bangunan dan lain-lain.

• Menguatkuasakan undang-undang yang berkaitan, mengikut peruntukan

Akta 757

• Mengumpul dan menyelaras data-data berkaitan bangunan berstrata

untuk kegunaan Jabatan, Pihak Berkuasa Negeri dan Kerajaan Persekutuan

• Memberi khidmat nasihat berkaitan Akta 757

106

PERKHIDMATAN

• Menguruskan pendaftaran dan pengeluaran sijil penubuhan JMB

• Menyelaraskan aduan berkaitan bangunan berstrata


AKTIVITI UTAMA

• Pemfailan Jadual Petak

• Penerimaan Deposit Kecacatan Harta Bersama

• Memastikan penubuhan JMB/MC bagi setiap kawasan pemajuan bertingkat di

bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)

PIAGAM PELANGGAN BERKAITAN INOVASI E-COB 2.0

• Menangani aduan berkaitan Akta 757 (Akta Pengurusan Strata) 2013 dalam

tempoh 14 hari dari tarikh aduan di terima

• Mengeluarkan Sijil Perakuan Penubuhan Badan Pengurusan Bersama (JMB)

dalam tempoh 7 hari selepas dokumen lengkap diterima OBJEKTIF JABATAN

BIL MATLAMAT OBJEKTIF

1 Semua skim strata diwujudkan

Jawatankuasa Pengurusan yang

komited mengikut peruntukan Akta

Pengurusan Strata 2013 (Akta757)

1.1 Pengurusan dan pentadbiran akan

menjadi lebih cekap dan lancar.

1.2 Pentadbiran Jawatankuasa adalah

tertakluk kepada Akta Pengurusan Strata

2013 (Akta757)

1.3 COB memantau perjalanan

Jawatankuasa adalah seiring dengan

kehendak Akta.

1.4 Penduduk dapat menikmati kehidupan

lebih selesa dan harmoni.

107

PERUNDANGAN

• Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757)

• Peraturan – Peraturan Pengurusan Strata (Penyenggaraan Dan Pengurusan) 2015

• Peraturan – Peraturan Pengurusan Strata (Tribunal Pengurusan Strata) 2015

108

CARTA ORGANISASI



3. IMPAK INOVASI

4. ELEMEN INOVASI


4.2 Keberkesanan

4.3 Signifikan

4.4 Relevan

5. RUMUSAN

109


Skim pemajuan berstrata melibatkan pecah bahagi bangunan/tanah di bawah Akta

Hakmilik Strata 1985. Hakmilik strata merupakan satu bentuk pemilikan untuk

bangunan atau blok berbilang tingkat atau berbilang lapisan petak tanah yang

dibangunkan di atas sebidang tanah berimilik. Pemilik petak bertanggungjawab

terhadap pengurusan dan penyenggaraan harta bersama. Contohnya rumah pangsa,

apartmen, kondominium, rumah bandar, rumah kedai, pejabat, SOHO (Small Office

Home Office), SOVO (Small Office Virtual Office), SOFO (Small Office Flexible Office),

kompleks perniagaan, GACOS ( Gated & Guarded Community) dan lain-lain.

Pengurusan dan penyenggaraan bangunan berstrata bagi harta bersama di dalam

suatu skim diurus dan diselenggara oleh Badan Pengurusan Bersama (JMB)/

Perbadanan Pengurusan (MC). Kewajipan dan kuasa Badan Pengurusan Bersama

(JMB) /Perbadanan Pengurusan (MC) adalah tertakluk kepada peruntukan di bawah

Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).

Tujuan Projek Inovasi

• Mengikut data statistik Jabatan Pesuruhajaya Bangunan, MPSP sehingga 31 Disember 2017 sebanyak 1,063 skim pemajuan strata direkodkan dengan jumlah 74,883 bilangan petak. Dengan anggaran 1 petak : 4 penduduk menunjukkan sebanyak 299,532 iaitu 35% daripada penduduk Seberang Perai mendiami skim strata.

• Angka ini dijangka akan terus meningkat atas faktor pembangunan strata tidak

boleh dielakkan memandangkan tanah merupakan sumber yang tidak boleh

diperbaharui dan pembangunan strata menjadi fokus pada masa akan datang

untuk memenuhi keperluan perumahan di Pulau Pinang.

• Jabatan COB, MPSP mengambil inisiatif ini dengan mencari penyelesaian dalam

menguruskan data skim berstrata ini dengan lebih sistematik, efisien dan

mempunyai nilai tambah terhadap kesejahteraan komuniti berstrata di Seberang

Perai.

110

• Inovasi e-COB 2.0 ini adalah hasil gabungan idea daripada kakitangan

COB,MPSP dengan mengambil kira masalah yang dihadapi oleh Jabatan dalam

pengendalian data skim berstrata dan Akta 757 sebagai garis panduan.

Objektif Inovasi e-COB 2.0

1. Objektif Inovasi e-COB 2.0

• Data skim berstrata yang tepat dapat diperolehi / kongsi bersama jabatan – jabatan dalaman MPSP

Contoh – i) Data skim pemajuan berstrata (Jab Penilaian)

ii)Tarikh CCC – Unit OSC

iii)Pelan Bangunan – Jabatan Bangunan

• Maklumat yang tepat dapat diakses dengan pantas

• Meningkatkan kualiti kerja

• Dapat membantu menjaga kepentingan dan kebajikan komuniti berstrata di kawasan MPSP

Contoh : rekod pemfailan Jadual Petak, pemantauan penerimaan deposit kecacatan harta bersama dan rekod dokumen mesyuarat

2. Mematuhi Perundangan Akta Pengurusan Strata 2013

• Sistem e-COB 2.0 telah dimodifikasikan mengikut kesesuaian perundangan

terkini iaitu Akta 757 (2013) yang baru diimplementasi pada tahun 2015

3. Meningkatkan Tahap Efisien

• Berbanding dengan penggunaan rekod secara lama, sistem e-COB 2.0 ini amat

efisien dari pelbagai aspek seperti penjimatan kos, penjimatan masa dan

praktikal serta mengikut peredaran masa.

• Menjimatkan ruang penyimpanan dokumen

4. Peningkatan Kualiti Perkhidmatan

• Akses data yang pantas

111

• Kebarangkalian kesilapan yang amat minimum

5. Peningkatan Kepuasan Pengguna

• Memudahkan prosedur kerja kakitangan

• Pelanggan/Stake holder gembira dengan masa yang di ambil bagi maklumbalas

secara segera (prompt)

6. Peningkatan Perkhidmatan Talian

• Maklumbalas atas talian seperti melalui telefon adalah mudah

Contoh : maklumbalas data yang dimohon secara segera hanya perlu diakses

melalui sistem tanpa perlu merujuk fail fizikal bagi sesetengah kes

7. Peningkatan Tahap Kerja

• Bebanan kerja dapat dikurangkan

• Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan cekap

Pelaksanaan Inovasi

Idea dan proses kerja serta pematuhan keperluan undang – undang dibuat secara in

house oleh kakitangan COB yang “hands on” tugas- tugas pengurusan data. Manakala

vendor yang dipilih menterjemahkan dalam bentuk sistem.

Tempoh Pelaksanaan

1 tahun

112

Peringkat Pelaksanaan

Fungsi Jabatan Pesuruhjaya Bangunan adalah menjalankan tugas dan kuasa

Pesuruhjaya Bangunan (COB) Majlis Perbandaran Seberang Perai seperti mana yang

diperuntukan di bawah Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757). Antara aktiviti

Jabatan Pesuruhjaya Bangunan ialah:

• Memantau penubuhan JMB/MC di semua kawasan pemajuan berstrata

• Mengurus aduan berkaitan penubuhan /pengurusan /kewangan /penyenggaraan

/kerosakan dan lain-lain


• Penyediakan data/maklumat bagi kawasan pemajuan berstrata

• Menghadiri mesyuarat jemputan pihak luar (JMB/MC/Pemaju dll) mengikut

keperluan

• Menerima permohonan pemfailan jadual petak daripada pemaju

• Menerima bayaran deposit untuk membaiki kecacatan pada harta bersama dari

pemaju

Dengan pembangunan yang semakin pesat bagi skim berstrata di bawah Majlis

Perbandaran Seberang Perai, Jabatan Pesuruhjaya Bangunan (COB), MPSP

mengambil inisiatif dengan membangunkan Sistem Pengurusan Jabatan Pesuruhjaya

Bangunan (e-COB 2.0) secara client based untuk memudahkan jabatan menguruskan

data skim berstrata bagi kawasan Seberang Perai.

Kategori Inovasi

• E-COB 2.0 merupakan Inovasi ICT yang merupakan Inovasi yang berbentuk

produk

• Tujuan aplikasi e-COB2.0 ini adalah untuk mengatur dan mengawasi

pengurusan, aktiviti, pemantauan pematuhan Akta 757 dan pengurusam aduan

penduduk awam untuk meningkatkan mutu perkhidmatan

• Pengguna perlu memasukkan ID pengguna dan kata laluan bagi mendapatkan

kebenaran masuk

113

Pencetusan idea

• Inovasi e-COB 2.0 ini adalah hasil gabungan idea daripada pihak pengurusan

dan kakitangan COB,MPSP dengan mengambil kira masalah yang dihadapi oleh

Jabatan dalam pengendalian data skim berstrata dan Akta 757 sebagai garis

panduan.

Kolaborasi

• Data mentah perihal kemajuan diperolehi daripada Jabatan Penilaian

• Tarikh CCC diperolehi daripada Unit OSC bagi menentukan tarikh penerimaan

notis oleh pemaju mengenai niatnya untuk menyerahkan milikan kosong

• Kelulusan Pelan Bangunan diperolehi daripada Jabatan Bangunan bagi

pemantauan pemfailan Jadual Petak sebelum penjualan petak / unit oleh

pemaju

Indikator Inovasi

Peningkatan peratusan pemantauan kakitangan kepada pematuhan Pemaju/JMB/MC

terhadap peruntukan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757) sebanyak 80%.

Mekanisme maklumbalas pelanggan

• E-mel

• MPSP Watch

• Facebook

• Jendela Pelanggan

• Program Mesra Pelanggan MPSP


Impak sebelum dan selepas inovasi dihasilkan menunjukkan tahap yang amat positif

kepada Jabatan dimana sebelum ini secara manual bertukar kepada elektronik (e-COB

114

2.0). Cara kerja menjadi lebih efektif, sistematik, menjimatkan masa dan meningkatkan

mutu kerja di Jabatan.

IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Input diperolehi dari Jab. Penilaian / Jab.

Bangunan / Jab. OSC / Jab. COB

Semakan lebih komprehensif

Pemantauan lebih cekap dan proaktif

Surat disediakan secara automatik

Dikemaskini secara berjadual

Carian lebih sistematik dan terperinci

SELEPAS e-COB 2.0

Input diperolehi dari Jab. Penilaian

Semakan tidak menyeluruh

Sukar buat pemantauan

Surat disediakan secara manual

Kemaskini hanya di fail fizikal

Carian manual

SEBELUM e-COB 2.0

Menu Pemfailan jadual Petak

Menu Deposit Kecacatan Harta

Bersama

Senarai Data tambahan (EP, Juruaudit,

JTB,Pemaju, Caj Penyelenggaran )

115

3.0 IMPAK INOVASI

Antara COB PBT pertama di Malaysia yang mempunyai sistem secara elektronik untuk

menyimpan, memantau, pemfailan Jadual Petak, penerimaan deposit kecacatan harta

bersama dan membuat carian data berkaitan skim pemajuan strata di Seberang Perai.

• e-COB 2.0 merupakan satu sistem pengurusan data strata yang diperlukan oleh

setiap COB di PBT dan berupaya memenuhi keperluan masa depan dengan

melihat fokus pembangunan berstrata yang semakin meningkat

• Membantu pegawai COB dalam memantau prosedur berkaitan strata di

peringkat seawal sebelum penjualan petak/unit

• Memastikan hak dan kepentingan pembeli terhadap harta bersama terpelihara

melalui pemantauan penerimaan deposit kecacatan harta bersama

• Pemantauan efektif terhadap JMB/MC dalam mengadakan Mesyuarat Agung

Tahunan melalui auto surat ( cetakan surat peringatan/notis secara auto

generated)

• Meningkatkan tahap mutu kerja. Sebagai contoh, sebelum pelaksanaan e-COB

2.0 tempoh bagi pengeluaran sijil seperti yang dijanjikan di dalam Piagam

Pelanggan MPSP adalah 21 hari bekerja. Selepas pelaksanaan inovasi ini,

tempoh bagi pengeluaran sijil adalah dikurangkan kepada 7 hari bekerja

116

4.0 ELEMEN INOVASI

4.1. Inovatif/ Kreativiti

Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh dan sistematik

• e-COB 2.0 dibangunkan bagi membantu Jabatan menjalankan fungsi- fungsi COB.

Data mentah (raw data) yang sebelum ini hanya diperolehi daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta, telah dilaksanakan penambahbaikkan dengan

sumber daripada jabatan – jabatan lain seperti Jabatan Bangunan dan Unit One

Stop Centre (OSC). Data - data yang dibekalkan oleh jabatan- jabatan ini adalah

perihal kemajuan sesebuah skim strata seperti maklumat skim, maklumat pemaju,

maklumat bangunan,maklumat pemilik petak, kelulusan pelan bangunan dan tarikh

CCC. Data ini dikemaskini berdasarkan maklumat serta dokumen yang diperolehi

secara berkala daripada pihak berkaitan seperti pemaju, JMB,MC dan lain – lain

sumber menghasilkan satu maklumat yang lengkap dan terkini.

• e-COB 2.0 adalah satu sistem yang merupakan transformasi daripada sistem lama

dalam menjalankan penyimpanan data secara pemfailan fizikal kepada

penyimpanan yang lebih sistematik. Penggunaan e-COB 2.0 bersifat mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna yang berdaftar.

• e-COB 2.0 merupakan satu bentuk inovasi untuk menambah baik dari sistem

manual sebelum ini mengikut perkembangan teknologi masa kini ke arah industri 4.0. Ia merupakan perisian yang terkini dan sesuai digunapakai oleh mana-mana

Jabatan Pesuruhjaya Bangunan di semua PBT dalam memantau skim pemajuan

berstrata masing-masing secara menyeluruh daripada peringkat awal sebelum

penjualan petak / unit sehingga ke peringkat badan pengurusan.

• Hasilnya kerja-kerja di Jabatan menjadi lebih pantas,mudah dan efektif dalam

perkembangan berkaitan skim strata.

117

• Disamping itu juga kaedah pencarian maklumat skim-skim strata tertentu akan

lebih mudah dan pantas.

Inovasi mempunyai elemen value creation

• Data berpusat dapat diwujudkan dengan mengambil kira data utama berkaitan

pemajuan berstrata yang diperlukan dihimpunkan di e-COB 2.0 di mana ia

memudahkan dan meringankan kerja-kerja di Jabatan COB disamping jabatan –

jabatan lain yang berkepentingan berkaitan data strata.

• Pengunaan e-COB 2.0 memudahkan dan mempercepatkan dalam pencarian data

bagi mengetahui perkara-perkara yang diperlukan dengan kadar segera.

• Dengan inovasi ini, penyimpanan data dilakukan secara sistematik dan selamat

sekaligus dapat mengurangkan risiko kehilangan sesuatu data.

• Inovasi ini dapat menjimatkan masa dan ruang kerja kerana data skim strata

dapat disimpan secara eloktronik. Selain itu dapat mengurangkan kos dalam

penyediaan peralatan dan ruang tempat penyimpanan data

Muka Hadapan e-COB2.0

118

Muka Hadapan Maklumat Pedaftaran Sesuatu Skim

Auto Surat

Contoh Auto Surat

120

Maklumat Perihal Kemajuan

121

Maklumat Senarai Pemilik

Maklumat Pemaju

122

Maklumat Deposit Kecacatan Harta Bersama

Maklumat Mesyuarat Agung (AGM)

123



124


Maklumat Badan Pengurusan Bersama (JMB)/ Perbadanan Pengurusan (MC)

125

Contoh Sijil Badan Pengurusan Bersama

126

Maklumat Jadual Petak

127

Maklumat Dokumen Setiap Tahun

Maklumat Caj Perkhidmatan dan Tuntutan

128

Maklumat Kerja Pengurusan Dan Penyenggaraan

129

Maklumat Media

130

4.2 Keberkesanan e-COB 2.0 mempunyai faedah nyata seperti berikut:

• Capaian data yang mudah

• Data skim strata disimpan dengan lebih berkesan dan sistematik • Menjimatkan masa penyiasatan, kertas dan ruang penyimpanan fail

• Pemantauan skim berstrata dapat dilakukan dengan cekap

Ia merupakan satu sistem yang menyeluruh merangkumi semua prosedur dalam

fungsi jabatan mengikut peruntukan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757) yang

terdiri daripada senarai berikut :

Pemfailan Jadual Petak

Penerimaan Deposit Kecacatan Harta Bersama

Penubuhan JMB/MC

Pemantauan dokumen JMB/MC (minit Mesyuarat Agung, Akaun teraudit,

Insurans, salinan Geran Tanah, salinan Cukai Tanah dll)

Sijil Perakuan JMB

Surat peringatan/ notis secara auto generated ( auto surat )

Inovasi yang dihasilkan juga menunjukkan keberkesanan dari segi peningkatan

produktiviti yang mampan

• e-COB 2.0 memberi kesan kerja yang lebih produktif kepada kakitangan

Jabatan.

• Memudah cara kerja dalam penyimpan data serta carian maklumat sesuatu

skim.

• Kerja pemantauan skim strata dapat dilakukan secara berkala dan lebih tepat

dan cepat.

• Pemantauan pemaju terhadap pematuhan Seksyen 6 (Pemfailan Jadual

Petak) dan Seksyen 92 (Deposit untuk membaiki kecacatan pada harta

bersama) Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta757)

131

• Capaian pantas maklumat tambahan (senarai EP, Pemaju, Juruaudit, JTB) • Inovasi yang dihasilkan meningkatkan tahap kepuasan stakeholder

• Dengan penyimpanan maklumat secara eloktronik ini, staf Jabatan dapat

mengakses sesuatu maklumat lebih mudah tanpa melakukan carian di bilik

fail. Masa penyiasatan dikurangkan

• Kemudahan pop up message alert dapat menyelaras tindakan (syncronize)

dan perkongsian maklumat antara pengguna e-COB 2.0 dengan berkesan

• Data yang tersimpan di dalam e-COB 2.0 lebih selamat dan tidak risiko

berlaku kehilangan serta ketirisan data adalah minimum.

• Dengan pemantauan Jadual Petak dan Deposit Kecacatan Harta bersama

yang sistematik, hak dan kepentingan komuniti berstrata adalah terpelihara.

4.3 Signifikan

e-COB 2.0 adalah inovasi yang signifikan dan wajar digunapakai oleh lain – lain PBT di

mana ia memaparkan keberhasilan yang penting seperti berikut:

• e-COB 2.0 mudah dikendali / diuruskan

• Data yang tepat dan selaras dengan Jabatan dalaman yang lain di Majlis

Perbandaran Seberang Perai seperti berikut

o Jabatan Kejuruteraan ( cth : penamaan alamat, nama skim)

o Jabatan Bangunan (cth: Kelulusan Pelan Bangunan)

o Jabatan Penilaian (cth : perihal kemajuan)

o Unit OSC (cth : tarikh CCC)

• dapat memantau dan mengenalpasti status badan pengurusan kawasan

pemajuan berstrata yang aktif dan tidak aktif.

• pemantauan tarikh akhir Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) serta senarai

Jawatankuasa sesuatu skim strata. Surat Peringatan (auto-generate) akan

dikeluarkan melalui e-COB 2.0 setelah sesuatu skim yang tidak mengadakan

AGM dikenalpasti.

• e-COB 2.0 juga dapat mengenalpasti pemilik/pemunya atau bukan

pemilik/pemunya

132

• Dengan perlaksanaan inovasi ini,kos ruang kerja dapat dikurangkan kerana

semua maklumat tidak disimpan di dalam fail. Dengan ini dapat menjimatkan

kos dalam pembelian peralatan untuk penyimpanan data.

• Proses mencari maklumat dapat dilakukan dengan lebih pantas dan

menjimatkan masa tanpa merujuk kepada fail sesuatu skim. Carian

maklumat dapat dilakukan hanya pada e-COB 2.0 dan memudahkan

kakitangan Jabatan untuk menyampaikan maklumat kepada orang awam.

Tempoh yang diambil untuk siasatan kes

Sebelum e-COB 2.0 e-COB 2.0

1 jam 10 minit

Cara pemantauan pematuhan Akta 757


55 surat 99 surat Automatik (auto surat)

Maklumbalas kepada orang awam (Walk- in/ telefon)


10 minit Serta-merta

Tempoh masa pengeluaran Sijil Perakuan JMB


21 hari bekerja 7 hari bekerja

Bilangan rim kertas A4 yang digunakan dalam Setahun

133


52 rim setahun 47 rim setahun

4.4 Relevan

Inovasi e-COB 2.0 yang dihasilkan sangat relevan dengan arus perdana dan memenuhi

sebahagian kriteria industri 4.0

• Dengan mengikut peredaran masa serta trend masa kini, kewujudan e-COB 2.0 adalah sangat tepat pada masanya kerana inovasi ini adalah amat

efektif serta memudahkan cara kerja Jabatan dalam memantau serta

menyelia data skim-skim strata.

• Inovasi e-COB 2.0 dapat merealisasikan transformasi pihak berkuasa

tempatan dan mengambil kira keperluan MPSP dalam mencapai visi MPSP.

• Dengan sistem ini kaedah pemfailan yang ‘kuno’ dapat ditinggalkan serta

dapat menjimatkan masa serta menjadikan produktiviti kerja jabatan akan

lebih efektif dan efisyen.

e-COB 2.0 merupakan inovasi yang mengambil kira keperluan MPSP selaras dengan moto MPSP ‘Seberang Perai Aspirasi Bandar Masa Hadapan’ memandangkan sumber tanah yang semakin terhad di masa hadapan, perumahan strata merupakan solusi terbaik bagi pembangunan hartanah. Justeru sistem pengurusan data strata yang sistematik adalah menjadi keperluan.

Inovasi Jabatan COB ini juga selari dengan pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti yang dipersijilkan di MPSP seperti senarai berikut :

• Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 (QMS) • Sistem Pengurusan Alam Sekitar – ISO 14001:2015 (EMS) • Sistem Pengurusan Tenaga ISO 50001:2011(EnMS) • Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001:2013 (ISMS)

134

PENGIKTIRAFAN

Menerima lawatan dari Kementerian dan lain-lain PBT yang sangat berminat bagi

mengetahui e-COB antaranya ialah :

• Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan

Tempatan (KPKT)

• Majlis Bandaraya Pulau Pinang

• Majlis Bandaraya Kuala Terengganu

• Majlis Bandaraya Johor Bahru

• Majlis Bandaraya Shah Alam

• Majlis Perbandaran Seremban

• Majlis Perbandaran Manjung

• Majlis Daerah Kubang Pasu.

5.0 Rumusan

Secara keseluruhannya, inovasi yang dihasilkan dapat memastikan fungsi Jabatan

Pesuruhjaya Bangunan dapat dilaksanakan dengan lancar. Inovasi ini juga bersifat

mesra pengguna dan mudah dicapai oleh setiap pengguna dan disyorkan untuk

digunapakai oleh setiap Jabatan Pesuruhjaya Bangunan (COB), Pihak Berkuasa

Tempatan (PBT) diseluruh Malaysia. Penambahbaikan terhadap inovasi ini akan

dijalankan dari masa ke semasa dalam memastikan ianya selaras dengan peruntukan

dan penguatkuasaan Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757).

135

RUMUSAN RUMUSAN

Sejajar dengan perubahan ekonomi dan sosial dunia pada masa kini, pelbagai cabaran

baru lagi kompleks yang terpaksa Majlis Perbandaran Seberang Perai hadapi dan

harungi sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan. Persekitaran ini menuntut sistem

penyampaian perkhidmatan MPSP lebih inovatif dalam menghasilkan perkhidmatan

yang dapat memenuhi ekspektasi serta melangkaui kehendak pelanggan dan

stakeholder.

Oleh yang demikian, MPSP telah menggunakan pendekatan dan idea yang lebih radikal

untuk membolehkan MPSP meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan agar lebih

cekap dan berkesan. Penghasilan idea yang kreatif dan inovatif dan wujudnya

kolaborasi antara kerajaan dan komuniti disamping ianya tidak melibatkan kos

pengurusan yang tinggi.

MPSP telah menyusun strategi untuk meningkatkan budaya inovasi berpandukan

kepada rasional-rasional berikut: -

• Keperluan memenuhi perubahan ketara dalam kehendak pelanggan dan

stakeholder secara lebih berkesan;

• Keperluan meningkatkan kecekapan dan mengawal kos dalam menangani

kekangan sumber kewangan semasa;

• Keperluan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baru apabila

kaedah-kaedah semasa didapati kurang berkesan;

• Keperluan memanfaatkan keupayaan teknologi terkini secara optimum

BAHAGIAN 4

136

MPSP pecaya bahawa dengan adanya inovasi – inovasi ini, ianya dapat memberi

kesan yang positif serta impak yang tinggi member perkhidmatan kepada warga

Seberang Perai.

Antara kesan dan impak yang dihasilkan adalah :-

• Mengurangkan kos perkhidmatan kepada MPSP

• Mempercepatkan proses penyampaian kepada stakeholders

• Penambahan hasil dan kutipan

• Pengurangan Impak risiko kesihatan kepada stakeholders

anugerah inovasi kerajaan negeri pulau pinang...

Documents