1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedursokongan/prosed… · web view6.2. carta alir pinjaman...
Post on 26-Dec-2019
76 Views
Preview:
TRANSCRIPT
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 1/39
PROSEDUR
PEROLEHAN PERALATAN PK.UniMAP.(P).10
Disediakan oleh : Disemak oleh :
PEGAWAI KEWANGAN WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________(Pn. Saodah Hassan)
BendahariUniversiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 2/39
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan keperluan peralatan dan bahan
pengajaran di UniMAP mencukupi untuk kegunaan pengajaran dan pembelajaran.
2.0 SKOP
Prosedur ini diterimapakai bagi perolehan peralatan dan bahan pengajaran
dan penilaian prestasi syarikat/kontraktor.
3.0 SINGKATAN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 3/39
KU : Ketua Unit
KJ : Ketua Jabatan
Psy : Pensyarah
PLV : Pegawai Latihan Vokaysional
Bendahari : Jabatan Bendahari
Staf : Kakitangan UniMAP
PAcc : Penolong Akauntan
PBdh : Penolong Bendahari
JPSh : Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
JPH : Jawatankuasa Penilai Harga
JPT : Jawatankuasa Penilai Teknikal
SU : Setiausaha
JSh : Jawatankuasa Sebutharga
JPTd : Jawatankuasa Pembuka Tender
GRN : Good Receive Note
PTO : Pembantu Tadbir ( Pengoperasian )
4.0 DEFINISI
Pengguna : Pelajar / Pensyarah / Pembantu MakmalSistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 4/39
Bahagian Kewangan:
Bahagian yang mengendalikan harta tetap dan liabiliti
Harta Modal:
Aset dan Inventori yang didaftarkan oleh Unit Kewangan ( PTJ ) dan Bendahari
Sebutharga : 1. Kerja - Perolehan melebihi RM 20,000.00 sehingga RM 500,000.00
2. Bekalan & Perkhidmatan – Perolehan melebihi RM 50,000.00 sehingga RM 500,000.00
Tender : Perolehan melebihi RM 500,000.00
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 5/39
5.1 Manual Kualiti - Perolehan Seksyen 7.4
Bilik Dokumen MK-UniMAP-01
5.2 Tatacara Perolehan Universiti- Pembelian Terus- Sebutharga- Tender
Jabatan Bendahari
DS.PK.UniMAP.10-01
5.3 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)
Jabatan Bendahari
DS.PK.UniMAP.10-02
5.4 Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)
Jabatan Bendahari
DS.PK.UniMAP.10.03
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 6/39
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM 50,000.00)
Tanggungjawab Tindakan
KU 1. Menyemak peruntukan melalui “Budgeting System” dan Senarai Harta Modal.
Psy /PLV 2. Menyediakan permohonan pembelian.
3. Mendapat surat kebenaran dari Ketua Unit.
4. Mendapatkan kelulusan Naib Canselor UniMAP (Pembelian melebihi RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00)
KU / Psy 5. Dokumen pembelian yang lengkap dihantar kepada Jabatan Bendahari . Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)
Bendahari 6. Menyemak dan meluluskan pengeluaran Pesanan Pembelian Terus
KU 7. Terima bekalan dan semak sama ada bekalan mengikut spesifikasi. Jika tidak, alatan dihantar balik kepada pembekal.
8. Sahkan Pengakuan Penerimaan barang / peralatan Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan.
PTO 9. Membuat pendaftaran harta yang betul dan tepat di dalam Sistem Kewangan 10. Menghantar dokumen pembelian yang lengkap ke Jabatan Bendahari untuk
pembayaran
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 7/39
Psy 11. Kad Daftar dicetak dan ditandatangani. Disimpan oleh setiap bahagian dan pegawai bertanggungjawab.
6.2 Pinjaman Peralatan Bengkel
Tanggungjawab Tindakan
Psy (Pemohon) 1. Mengeluarkan surat permohonan dan hantar kepada Ketua Unit untuk mendapatkan kelulusan .
KU (Pemilik) 2. Terima surat Permohonan Pinjaman Peralatan serta memberi kelulusan.
Psy (Pemilik)
3. Sediakan alatan.
4. Rekodkan pengeluaran dan pemulangan harta modal tersebut di dalam Buku Pinjaman Peralatan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 8/39
6.3 Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM 500.00)
Tanggungjawab Tindakan
Staf / Psy (Pemohon)
1. Isi Borang Permohonan Menggunakan Wang Runcit.
2. Mendapatkan kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan.
PTO3. Serahkan jumlah yang dipohon kepada pemohon.
4. Dapatkan resit bayaran pembelian.
KJ
5. Sahkan resit bayaran pembelian.
PTO 6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan pengunaan sebenar wang panjar.
7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebih jumlah Wang Panjar yang diberikan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 9/39
6.4 Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTJ)
Tanggungjawab Tindakan
Pemohon 1. Buat perancangan/spesifikasi alat/bahan pakai habis.
2. Menghantar surat permohonan bersama dengan sebutharga pada Ketua Unit
KU 3. Meluluskan permohonan dan hantar ke bahagian pentadbiran di
PTJ.
PTO 4. Memproses dan mengeluarkan Borang pesanan Belian dan serta mendapatkan tandatangan Ketua Unit
Pemohon 12. Terima barang dan semak spesifikasi. Untuk alat ( jika perlu) ) lakukan ujilari sebelum mengesah penerimaan alatan tersebut.
Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal.
8. Sahkan GRN
9. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran.
PTO 10. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan, mendapatkan tandatangan Ketua Unit dan mendokumenkan semua dokumen pembelian tersebut dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk di buat bayaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 10/39
6.5 Perolehan / Pembelian Peralatan Secara Sebutharga
a. Sebutharga – Kerja ( Perolehan Melebihi RM 20,000.00 hingga RM 500,000.00 )b. Bekalan / Perkhidmatan ( Perolehan Melebihi RM 50,000.00 hingga RM 500,000.00 )
Tanggungjawab Tindakan
Pemohon 1. Hantar surat permohonan pembelian secara Sebutharga dan sediakan spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal.
Bendahari 2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan melalui “Budgeting System”
P.Ac 3. Menyediakan surat pengesahan sebutharga kepada PTJ dan surat kelulusan MITI jika ada peruntukan.
4. Terima pengesahan pengeluaran sebutharga dari PTJ dan mempelawa sebutharga dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal
PBdh 5. Tempoh Sebutharga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dipamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari dan Laman WEB UniMAP
P.Ac 6. Sediakan peti sebutharga dan label peti Sebutharga sebelum tarikh tutup tawaran
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 11/39
JPSh 7. Tutup peti sebutharga tepat jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan.
8. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah merekod dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan
JPSh 9. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga
10. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-
a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.
b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani ringkas.d. Dokumen sebutharga diserahkan kepada urusetia sebutharga
P.Ac11. Dokumen Sebutharga yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang
tidak mempunyai harga oleh urusetia sebutharga.
12. Salinan Pertama diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Salinan Kedua diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal untuk dibuat penilaian.
JPH 13. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Harga akan menghantar laporan penilaian kewangan bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh
Kuatkuasa7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 12/39
JPT 14. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan menghantar laporan penilaian teknikal bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)
SU 15. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
JSh (Perolehan Kecil)
16. Meluluskan sebutharga yang dipilih bagi pembelian RM 50,000 ke atas
Bendahari
17. Selepas diluluskan, keluarkan Surat Setuju terima kepada pembekal.
18. Bagi pembelian melebihi RM 50,000, Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.
PBdh
19. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh Unit Perundangan UniMAP
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 13/39
6.6 Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga Kerja (tender) - (Perolehan Melebihi RM 500,000.00)
Tanggungjawab Tindakan
Pemohon 1. PTJ sediakan spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal dan menghantar permohonan kepada pihak Bendahari
Bendahari 2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan secara tender
PBdh 3. Spesifikasi yang telah disediakan oleh PTJ di bawa ke mesyuarat Pra Tender untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pra Tender.
P.Ac 4. Sediakan surat pengesahan kepada Jawatankuasa Pra Tender untuk meluluskan spesifikasi yang telah disemak semasa mesyuarat Pra Tender.
5. Menyediakan surat pengesahan pengeluaran tender kepada PTJ dan surat kelulusan MITI jika ada peruntukan
6. Terima pengesahan pengeluaran Tender dari PTJ dan menyediakan iklan dan dokumen tender dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal
7. Iklan tender disiarkan di dalam surat khabar “Utusan Malaysia” selama 21 hari dan dipamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari dan Laman Web UniMAP
8. Sediakan peti sebutharga dan label peti tender sebelum tarikh tutup tawaran
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 14/39
JPT
9. Tutup peti tender pada jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang
telah ditetapkan.
10. JPT hendaklah merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen tender yang di dapati dalam peti tender menggunakan Jadual Tawaran Bekalan / Perkhidmatan.
11. JWPtd hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.
12. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-
a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani
ringkasd. Dokumen tender diserahkan kepada urusetia tender
P.Ac 13. Dokumen tender yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan
Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang tidak mempunyai harga oleh urusetia tender.
14. Salinan Pertama diberi kepada JPH dan Salinan Kedua diberi kepada JPT untuk dibuat penilaian.
JPH 15. Selepas penilaian dibuat, JPH akan menghantar laporan penilaian kewangan bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender )
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 15/39
JPT 16. Selepas penilaian dibuat, JPT akan menghantar laporan penilaian teknikal bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender)
SU 17. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Tender.
Bendahari 18. Selepas diluluskan Surat Setujuterima akan dikeluarkan kepada pembekal.
19. Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.
PBdh 20. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh Unit
Perundangan UniMAP.
6.7 Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO
Tanggungjawab Tindakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 16/39
Bendahari 1. Pastikan segala maklumat yang lengkap telah diisi oleh penender yang berjaya dalam borang arahan perkapalan (apendix I dan II) dan dihantar kepada Unit Tender & Sebutharga.
PA/Pacc
2. Sediakan borang sebutharga MTO untuk ditawarkan kepada sekurang-
kurangnya 6 agensi Pengangkutan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
3. Tawaran sebutharga MTO( 7 hari)
4. Sediakan peti sebutharga dan label peti sebutharga sebelum tarikh tutup Tawaran
JPsh
5. Tutup peti sebutharga pada jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan
6. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah merekod dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan
7. JPsh hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan
semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.
8. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-
a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.
c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani ringkas
d. Dokumen sebutharga diserahkan kepada urusetia tender dan sebutharga
9. Pemilihan MTO berdasarkan harga dan penghantaran
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 17/39
PA/Pacc cepat.
Bendahari
10. Selepas diluluskan Surat Setujuterima akan dikeluarkan kepada
pembekal.
6.8 Penyediaan dan Pengagihan Belanjawan Mengurus
Tanggungjawab Tindakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 18/39
Bendahari1. Penerimaan surat daripada Kementerian untuk penyediaan Belanja Mengurus.
2. Mengeluarkan surat arahan kepada PTJ untuk penyediaan belanjawan mengurus masing-masing.
3. Menyemak & menyediakan belanjawan UniMAP berdasarkan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTJ.
4. Menyediakan belanjawan UniMAP dan mendapat kelulusan pengurusan untuk di hantar ke Kementerian Kewangan.
5. Menghadiri mesyuarat pemeriksaan bajet
6. Menyediakan agihan kepada setiap PTJ sebelum mendapat kelulusan pengurusan selepas bajet diluluskan.
7. Agihan diluluskan dan dimasukkan di dalam sistem kewangan. 8. Menyemak dan memantau peruntukan setiap PTJ.
9. Menyemak viremen dan pindahan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTJ.
6.9 Penilaian Prestasi Pembekal
Tanggungjawab Tindakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 19/39
KJ 1. Menyemak senarai nama pembekal yang mempunyai transaksi perniagaan mulai Julai 2009.
3. Menilai prestasi pembekal dengan mengisi Borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor.
4. Bentangkan hasil penilaian di dalam mesyuarat
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 20/39
7.1 Borang Permohonan Pinjaman Peralatan( KEW.PA -6 )
RK.UniMAP.(P).10-01 Jabatan Bendahari
5 tahun
7.2 Borang Daftar HartaModal ( KEW.PA -2 )
RK.UniMAP.(P).10-02 Jabatan Bendahari
5 tahun
7.3 Borang Daftar Inventori( KEW.PA -3 )
RK.UniMAP.(P).10-03 Jabatan Bendahari
5 tahun
7.4 Buku Pinjaman Peralatan RK.UniMAP.(P).10-04 Jabatan Bendahari
5 tahun
7.5 Borang Spesifikasi Peralatan
RK.UniMAP.(P). 10-05
Jabatan Bendahari
5 tahun
7.6 Borang Pesanan Belian Jabatan
RK.UniMAP.(P). 10-06
Jabatan Bendahari
5 tahun
7.7 Borang menggunakanWang Runcit / Panjar
RK.UniMAP.(P). 10-07
Jabatan Bendahari
5 tahun
.8 Borang Penilaian Prestasi (Ruj. No.: BEND/ISO/0001)
RK.UniMAP.(P). 10-08
Jabatan Bendahari
5 tahun
8.0 LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk
Lampiran 1 – 6.1 A : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Pengeluaran Borang Pesanan Belian
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 21/39
Lampiran 2 – 6.1 B : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Penerimaan Alatan / Bekalan
Lampiran 3 – 6.1 C : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Daftar Harta
Lampiran 4 – 6.2 : Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel
Lampiran 5 – 6.3 : Carta Alir Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM500.00)
Lampiran 6 – 6.4 : Carta Alir Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTj)
Lampiran 7 – 6.5 A : Carta Alir Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Bekalan/ Perkhidmatan (Perolehana Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)
Lampiran 8 – 6.5B : Carta Alir Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga-Kerja (Perolehana Melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00)
Lampiran 9 – 6.6 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga Kerja (tender) - (Perolehan Melebihi RM 500,000.00)
Lampiran 10 – 6.7 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO
Lampiran 11 – 6.8: Carta Alir Penyediaan Dan Pengagihan Belanjawan Mengurus
Lampiran 12 – 6.9 : Carta Alir Penilaian Prestasi Syarikat / KontraktorSistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 22/39
Lampiran 1
6.1A : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) - Pengeluaran Borang Pesanan Belian
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
KU 1. Semak peruntukan VOT 35 PTJ
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 23/39
Psy/PLV 2. Menyediakan permohonan pembelian.3. Mendapatkan surat kebenaran dari
Ketua Unit4. Mendapatkan kelulusan dari Naib
Canselor UniMAP (Pembelian melebihi RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00)
KU/ Psy 5. Dokumen pembelian yang lengkap dihantar kepada Jabatan Bendahari. Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)
Bendahari 6. Menyemak dan meluluskan pengeluaran Pesanan Pembelian Terus
Borang Pesanan belian
Tamat
Lampiran 26.1B : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) -Penerimaan Alatan / Bekalan
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Ya
Tidak
Tidak
Ya
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 24/39
Mula
KU1. Terima alatan/bekalan dan membuat
pemeriksaan. Jika tidak mengikut spesifikasi akan dihantar balik kepada pembekal
2. Sahkan Pengakuan Penerimaan. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan
Alatan
Inbois dan Nota Hantaran
Salinan PO asal (Biru)
PTO 3. Membuat pendaftaran harta di dalam Sistem IUS Kewangan.
4. Menghantar dokumen pembelian yang lengkap ke Jabatan Bendahari untuk
pembayaran.
Sistem IUS Kewangan
Inbois dan Nota Hantaran
Salinan PO asal (Biru)
Psy5. Kad Daftar harta dicetak dan ditandatangani
Sijil Pendaftaran(KEW.PA)
Tamat
Lampiran 3
6.1C : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) -Daftar Harta
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Tidak
Ya
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 25/39
Mula
PTO(Semua PTJ yang
mempunyai peruntukan VOT 35 /Harta Modal)
1. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan.- Account Payable- Good Receive- Good Receive Entry- Good Receive Approval
Sistem IUS Kewangan
KU2. Meluluskan GRN di dalam Sistem
IUS Kewangan. - Good Receive Approval
Sistem IUS Kewangan
PTO 3. Memasukkan maklumat harta modal yang betul dan tepat di dalam Sistem IUS Kewangan.- Asset Information Update
- Asset Detail - Asset Owner - Serial Number - Model - Brand Name - Chasis No. / GRN No. - Current Building - Current Room
Sistem IUS Kewangan
Psy 4. Mencetak Kad Daftar Harta dan memastikan ditandatangani
Sijil Pendaftaran(KEW.PA)
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 26/39
Lampiran 4
6.2. Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 27/39
Psy (Pemohon) 1. Keluarkan surat permohonan dan hantar kepada Ketua Unit untuk kelulusan
KU (Pemilik) 2. Terima surat pemohonan serta beri kelulusan
Psy (Pemilik) 3. Sediakan alatan 4.5. 4. Rekodkan pengeluaran dan 6. pemulangan harta modal
Borang KEW.PA-6
Buku Log
Tamat
Lampiran 5
6.3. Carta Alir Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM 500.00)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
YaTidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 28/39
Staf/ Psy (Pemohon) 1. Isi Borang Permohonan Menggunakan Wang Runcit
2. Mendapatkan Kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan
Borang Permohonan
PTO 3. Serahkan jumlah yang dipohon kepada pemohon.
4. Dapatkan resit bayaran pembelian
KJ 5. Sahkan resit bayaran pembelian / “surat tanpa/ hilang resit”
Surat
PTO
6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan penggunaan sebenar wang panjar
7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebihi jumlah Wang Panjar yang diberikan
Tamat
Lampiran 6
6.4. Carta Alir Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTj)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula Perancangan / Spesifikasi
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 29/39
Pemohon 1. Buat perancangan / spesifikasi alat/bahan pakai habis
2. Hantar surat permohonan bersama dengan sebutharga pada Ketua Unit
Sebutharga
KU 3. Luluskan permohonan dan hantar ke bahagian pentadbiran di PTJ
PTO 4. Memproses dan mengeluarkan Borang Pesanan Belian dan serta mendapatkan tandatangan Ketua Unit
Borang Pesanan Belian
Pemohon
5. Terima barang dan semak spesifikasi. Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal.
6. Sahkan GRN7. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran
Alatan
Nota Hantaran dan Inbois
Salinan Borang Pesanan (Asal)
PTO8. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan , dapatkan tandatangan Ketua Unit, mendokumenkan semua dokumen dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk bayaran
Sistem IUS Kewangan
Tamat
Lampiran 76.5A : Carta Alir Perolehan Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Bekalan/ Perkhidmatan (Perolehan Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Ya
Tidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 30/39
Mula
KJ 1. Memastikan peruntukan dan spesifikasi,hantar kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bahagian Tender dan Sebutharga)
IUS Kewangan
PA/Pacc 2. Sediakan borang sebutharga dan rekodkan ke dalam buku
3. Mempamerkan notis sebutharga (selama 21 hari)
Borang sebutharga
Notis sebutharga
JPSh 4. Menerima dan membuka sebut harga
Borang sebutharga
JPSh/JPT 5. Membuat penilaian dan menyediakan laporan teknikal
6. Hartar laporan teknikal bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)
Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian Harga
Bendahari 7. Menyediakan kertas kerja (Unit Pengurusan Kewangan Bhg. Tender dan Sebutharga)
8. Membentangkan kertas kerja kepadaJ/K Sebutharga
Laporan syor setuju
Fail mesyuarat
Jk Perolehan 9. Membuat keputusan Minit mesyuarat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Ya
Tidak
YaTidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 31/39
Bendahari 10.Mengeluarkan borang pesanan oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)
11.Terima Borang Pesanan penyediaan Kontrak Kerja (bagi kerja bernilai RM20,000.00 ke atas.
Surat setuju terima/Borang PesananSurat tarahan penyediaan kontrak
Tamat
Lampiran 86.5B : Carta Alir Perolehan Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Kerja (Perolehan Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 32/39
Mula
KJ 1. Memastikan peruntukan dan spesifikasi,hantar kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bahagian Tender dan Sebutharga)
IUS Kewangan
PA/Pacc 2. Menyediakan surat pengesahan sebutharga dan surat kelulusan MITI (bagi barangan luar negara)
Surat meklumat kepada MITI
PA 3. Menyediakan borang sebutharga dan direkodkan ke dalam buku
4. Mempamerkan notis sebutharga (selama 21 hari)
Borang sebutharga
Notis sebutharga
JPTd 5. Menerimaan/Membuka sebutharga
Dokumen sebutharag/Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (lampiran B1 dan B2)
JPH/PHT 6. Buat penilaian dan sediakan Laporan Teknikal Dan Kewangan
7. Menghantar laporan teknikal dan kewangan bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)
Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian harga
PA/Pacc 8. Menyediakan kertas kerja ( Unit Pengurusan Kewangan, Bhg. Tender dan Sebutharga)
Laporan syor setuju terima
Bendahari 9. Membentangkan kertas kerja kepada J/K Perolehan Kecil
Fail mesyuarat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
YaTidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 33/39
J/K Perolehan 10. Membuat keputusan Minit Mesyuarat
Bendahari 11.Mengeluarkan surat setuju terima, borang pesanan dan sebutharga MTO (bagi alatan luar negara) oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga).
12. Menerima surat setuju terima jawapan dan mengeluarkan borang pesanan kepada pembekal.
13.Menyediakan Kontrak Bekalan (bagi alatan bernilai RM50,000.00 kle atas)
Surat setuju terima/Borang pesanan
Surat arahan penyediaan kontrak
Tamat
Lampiran 96.6 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebut Harga Kerja(tender) - (Perolehan Melebihi RM500,000.00)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 34/39
KJ 1. Mempastikan peruntukan, sediakan spesifikasi dan borang tender
IUS Kewangan
AJK Pra Tender 2. Menyemak spesifikasi teknikal
Fail pra tender
PA/Pacc 3. Mengiklankan tender di dalam salah satu akhbar utama
4. Sediakan dokumen tender untuk jualan
Iklan tender
Dokumen tender
JPtd 5. Menerima dan membuka sebut harga
Dokumen sebutharag/Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (lampiran B1 dan B2)
JPH/JPT 6. Membuat penilaian dan menyediakan Laporan Teknikal (2 minggu)
7. Menghantar Laporan Teknikal bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)
Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian harga
Bendahari 8. Menyediakan kertas kerja (Unit Pengurusan Kewangan, Bhg. Tender dan Sebutharga)
Laporan syor setuju terima
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
YaTidak
Ya
Tidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 35/39
Urusetia 9. Membentangkan kertas kerja kepada AJK Penilaian Tender
Fail mesyuarat
AJK Perolehan 10. Membuat keputusan Minit Mesyuarat
Bendahari 11.Mengeluarkan surat setuju terima, borang pesanan dan sebutharga MTO (bagi alatan luar negara) oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga).
12.Menerima surat setuju terima jawapan dan mengeluarkan borang pesanan kepada pembekal.
13.Menyediakan Kontrak Bekalan (bagi alatan bernilai RM50,000.00 kle atas)
Surat setuju terima/Borang pesanan
Surat arahan penyediaan kontrak
Tamat
Lampiran 10
6.7. Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 36/39
Bendahari 1. Pastikan maklumat lenkap peneder yang berjaya diisi dalam arahan perkapalan (apendix I dan II) dan dihantar ke Unit Tender & Sebutharga.
PA/Pacc 2. Sediakan borang sebutharga MTO untuk ditawarkan kepada sekurang-kurangnya 6 agensi pengangkutan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
3. Tawarkan sebutharga MTO selama 7 hari
4. Sediakan peti sebutharga dab label sebelum tarikh tutup tawaran
JPsh 5. Tutup peti sebutharga dan label peti sebutharga sebelum tarikh tutup.
6. Rekodkan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam sebutharga peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan.
7. Tandatangani muka surat pertama dan setiap muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.
8. Catakan dalam Lampiran B1 dan B2 seperti berikut;a. Kod penender, diberi
mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga
b. Menandatangani Kod Peneder yang diberi
c. Menandatangani sebarang pindaan (jika ada)
d. Serahkan dokumen sebutharga kepada urusetia tender
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Proses Tamat
Tidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 37/39
PA/Pacc 9. Pilih MTO berdasarkan harga dan penghantaran yang cepat
Bendahari 10. Keluarkan Surat Setuju Terima kepada pembekal selepas diluluskan.
Tamat
Lampiran 11
6.8. Carta Alir Penyadiaan Dan Pengagihan Belanjawan Mengurus
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Mula
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Ya
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 38/39
Bendahari 1. Menerima surat dari Kementerian Kewangan untuk penyediaan
2. Mengeluarkan surat arahan kepada semua PTj untuk menyediakan belanjawan mengurus masing-masing
3. Menyemak dan menyediakan belanjawan UniMAP berdasarkanperuntukan yang dipohon oleh setiap PTj
4. Menyediakan belanjawan UniMAP dan mendapatkan kelulusan pengurusan untuk dihantar ke Kementerian Kewangan
5. Menghadiri mesyuarat pemeriksaan bajet
6. Mendapatkan kelulusan pengurusan untuk mengagihkan bajet yang telah diluluskan kepada setiap PTj
7. Memasukkan agihan ke dalam sistem kewangan
8. Menyemak dan memantau peruntukan setiap PTj
9. Menyemak ’viremen’ dan pindahan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTj
Tamat
Lampiran 12
6.9. Carta Alir Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN
No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010
No Keluaran :No Pindaan :
0201
Mukasurat 39/39
Mula
KJ 10. Membuat semakan senarai nama syarikat /kontraktor
11. Mengisi borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor
12. Bentangkan hasil penilaian di dalam mesyuarat
Senarai Pembekal (IUS Kewangan)
Borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
top related