manual berkaitan proses-proses buku tunai

MANUAL BERKAITAN

PROSES-PROSES

BUKU TUNAI

Manual – Proses Berkaitan Buku Tunai

© Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd ( 2 ) Versi 1.2

Hakcipta Terpelihara

Sistem yang dinyatakan di dalam dokumen ini adalah hakmilik terkawal produk yang

dibangunkan oleh Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd. Produk ini adalah untuk

kegunaan ke atas satu perkakasan komputer sahaja dan ianya tidak boleh disalin dalam

apa jua bentuk/keadaan.

(c) 2009 Century Software (Malaysia) Sdn. Bhd. Hakcipta Terpelihara

Sebarang penyalinan dan pengunaan kerja di dalam sebarang bentuk media samada

elektronik, mekanikal dan sebagainya, termasuklah rakaman, penyalinan di dalam

sebarang bentuk penyimpanan adalah dilarang sama sekali tanpa kebenaran dari pihak

penerbit dan akan dikenakan tindakan undang-undang jika bersabit kesalahan.



KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN .............................................................................................................4

2.0 HUBUNGKAIT INTEGRASI MODUL CASHBOOK ................................................................ 5

3.0 PROSES TERIMAAN PELBAGAI ............................................................................................ 6

4.0 PROSES BAYARAN PELBAGAI ........................................................................................... 15

5.0 PROSES MEMBUAT PINDAHAN BANK .............................................................................. 36

6.0 PROSES PELARASAN TUNAI .............................................................................................. 40

7.0 PEMBATALAN CEK .............................................................................................................. 46

8.0 PEMBATALAN RESIT ........................................................................................................... 49

9.0 PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK ............................................. 52

10.0 CEK TAMAT TEMPOH (EXPIRED CHEQUES) ................................................................... 73

11.0 BAYARAN YANG TIDAK DITUNTUT (UNCLAIMED MONEY).......................................... 80

12.0 CETAKAN LAPORAN ........................................................................................................... 86

13.0 PROSES PENUTUPAN BULANAN/TAHUNAN ................................................................. 100

14.0 PENTADBIRAN SISTEM (SISTEM ADMINISTRTION) ...................................................... 105



1.0 PENGENALAN

Dokumen ini menyenaraikan segala proses-proses yang berkaitan dengan modul Buku

Tunai.

Kami ingin menyarankan kepada pengguna untuk mengenalpasti pegawai-pegawai yang

bertanggungjawab untuk membuat kerja-kerja yang terkandung di dalam dokumen ini.

Koordinasi antara jabatan, terutama sekali antara Kewangan dan Teknologi Maklumat,

juga perlu bagi menjayakan aktiviti-aktiviti yang dikenalpasti.



2.0 HUBUNGKAIT INTEGRASI MODUL CASHBOOK

Hubungkait modul Cash Book dengan modul yang lain

Agihan pinjaman

Bayaran kepada pembekal

Terimaan dari penghutang

Bayaran gaji

Perletakan, pengeluaran dan faedah simpanan tetap

Bayaran pelbagai

Agihan debit/kredit GL



3.0 PROSES TERIMAAN PELBAGAI

Tujuan: Proses terimaan pelbagai adalah proses untuk mendaftar sebarang terimaan yang

berlaku ke dalam sistem samada terimaan secara tunai, cek dan sebagainya.

Mengakses program ‘Cash Receipt’

Untuk mendapatkan skrin ‘Cash Receipt’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cash Receipt

Skrin ‘Cash Receipt’



Langkah 1

Pastikan bayaran telah dibuat.

Langkah 2

Klik butang Add untuk memulakan penambahan rekod.

Langkah 3

Sistem akan menjana nombor kelompok resit secara otomatik. Masukan kod bank di

medan ‘Bank’.

Langkah 4

Klik OK.

Langkah 5

Masukkan tarikh terimaan di medan ‘Date’.

(Nota: Pastikan tarikh yang dimasukkan dalam lingkungan bulan semasa seperti yang

tertera di ’Current Period’)

Langkah 6

Masukkan kelompok jumlah di medan ‘Control Total’.



Langkah 7

Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Receipt Details’.

Langkah 8

Tekan tab di medan ‘ID’.

(Nota: Sistem akan menjana nombor resit sebanyak 6 digit secara otomatik)

Langkah 9

Masukkan nombor rujukan di medan ‘Reference’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak 12

aksara)

Langkah 10

Masukkan butiran terimaan di medan ‘Description’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak

70 aksara)

Langkah 11

Masukkan nama pembayar di medan ‘Payer Name’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak

70 aksara)



Langkah 12

Masukkan jenis terimaan di medan ‘Type’.

(Nota: Klik ikon ’cash type’ untuk senarai terimaan yang terdapat di dalam sistem)

Langkah 13

Masukkan nama ringkas bank di medan ‘Bank’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak 8

aksara)

Sila guna ’-’ (sengkang) jika medan ’Type’ adalah Tunai.

Langkah 14

Masukkan nama ringkas cawangan bank di medan ‘Branch’. (Nota: Medan ini adalah

sebanyak 6 aksara)

Langkah 15

Masukkan amaun terimaan di medan ‘Amount’.

Langkah 16

Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Payer Details’.

Langkah 17

Di medan ’Payer Name’, sistem telah masukkan nama pembayar seperti yang anda

masukkan sebentar tadi. Masukkan alamat pembayar di medan ‘Address’ yang

disediakan.

(Nota: Medan ‘Address’ ini adalah sebanyak 30 aksara bagi setiap satu baris)



Langkah 18

Klik OK.

Langkah 19

Tetingkap ‘PC Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer projek jika ianya

melibatkan projek.

Jika tidak melibatkan projek, klik OK untuk langkah seterusnya.



Langkah 20

Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda ’skip’ caj kepada projek.

Klik YES.

Langkah 21

Tetingkap ‘GL Distribution’ akan muncul. Masukkan caj lejer yang berkaitan dengan

transaksi.

Klik OK.

Langkah 22

Anda akan kembali ke ruangan ‘Receipt Details’. Ulang langkah 7 hingga langkah 21

sekiranya ingin meneruskan transaksi.



Langkah 23

Klik OK dan kemudian klik Cancel. Tetingkap akan kembali ke ‘Receipt Entries’ dan klik

OK.

Langkah 24

Tetingkap Warning akan muncul.

Pilih No. Pastikan butiran transaksi di periksa. Status menjadi READY.

Langkah 25

Setelah di periksa dan mendapat kelulusan, pilih rekod yang telah didaftarkan tadi dan

’post’.

Langkah 26

Selesai.

Langkah 27

Untuk mengemaskini rekod yang belum di ’post’, klik butang ’UPDATE’



Langkah 28

Sila kemaskini di medan ’Bank’, ’Date’ dan ’Control Total’. Klik OK.

Langkah 29

Klik butang ’EDIT’ jika hendak mengemaskini di medan ’Receipt Detail’, ’PC Distribution,

dan di medan ’GL Distribution’.

Langkah 30

Klik OK. Selesai.



Langkah 31

Klik butang ’DELETE LINE’ jika hendak memadam sesuatu rekod. Rekod tersebut

hendaklah masih dalam status READY. Rekod yang telah di ’post’ tidak boleh dipadam.

Langkah 32

Klik butang ‘UPDATE’ dan klik OK

Langkah 33

Sila padam rekod mengikut barisan (line). Klik butang ‘delete line’.

Langkah 34

Klik Yes untuk memadamkan rekod.

Langkah 35

Klik OK. Selesai.



4.0 PROSES BAYARAN PELBAGAI

Tujuan: Untuk melakukan proses pembayaran melalui modul buku tunai.

Bayaran Pelbagai melibatkan 3 proses iaitu Prepare, Review dan Authorise dan setiap

proses akan dijanakan oleh individu yang berbeza.

4.1 PREPARE

Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Preparation’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Sistem Administration →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→

Prepare



CARA MENGGUNAKAN FUNGSI JIKA CEK ADALAH DIJANA MELALUI SISTEM

(BATCH TYPE = CHQ)

Langkah 1

Pastikan dokumen-dokumen sokongan telah ada sebelum memulakan proses.

Langkah 2


Skrin ‘Payment’

Langkah 3

Masukan kod bank di medan ‘Bank’.

(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih bank dari senarai kod bank

yang terdapat di dalam sistem)

Langkah 4

Pilih CHQ bagi jenis bayaran di medan ’Batch Type’.

(Nota: Pilih MAN jika cek dikeluarkan secara manual.

Pilih CHQ jika cek dijanakan daripada sistem.

Pilih MRA jika remitance advice dikeluarkan secara manual.

Pilih DDR jika bayaran melalui EFT



Langkah 5

Klik OK.

Langkah 6

Masukkan tarikh pembayaran di medan ’Batch Date’.

Langkah 7

Masukkan jumlah bayaran di medan ’Control Total’.

Langkah 8

Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Payment Details’.

Medan ‘Payment’ dan ‘Voucher No’ tidak perlu di isi kerana ianya akan dijana secara

otomatik oleh sistem.

Langkah 9

Masukkan nama penerima bayaran di medan ’Payee’. (Nota: Medan ini adalah sebanyak

70 aksara)



Langkah 10

Masukkan amaun bayaran di medan ’Amount’.

Langkah 11

Klik OK. Anda akan ke ruangan tab ‘Remittance Advice Details’.

Langkah 12

Di medan ’Payee’, sistem telah masukkan nama penerima seperti yang anda masukkan

sebentar tadi. Masukkan alamat penerima di medan ‘Address’ yang disediakan.

(Nota: Medan ‘Address’ ini adalah sebanyak 40 aksara bagi setiap satu baris)

Langkah 13

Klik OK. Anda akan ke ruangan butiran.

Langkah 14

Masukkan tarikh transaksi di medan ’Item Date’.

Langkah 15

Masukkan nombor rujukan di medan ’Item Reference’. (Nota: Medan ini adalah

sebanyak 12 aksara)

Langkah 16

Masukkan keterangan berkaitan bayaran di medan ’Comments’. (Nota: Medan ini adalah

sebanyak 70 aksara)



Langkah 17

Masukkan amaun bayaran di medan ’Amount’.

Langkah 18

Klik OK.

Langkah 19


melibatkan projek




Langkah 20

Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda ’skip’ caj kepada projek.

Klik YES.

Langkah 21


transaksi.

Klik OK.



Langkah 22

Anda akan kembali ke ruangan ‘Payment Details’. Medan ’Trx’ akan menunjukkan 2.

Langkah 23

Klik Cancel dan kemudian klik OK.

Langkah 24

Tetingkap Ready akan dipaparkan.

Sekiranya semua butiran yang dimasukkan adalah betul, klik Ready untuk ke proses

seterusnya.

Langkah 25

Klik Yes.



Langkah 26

Klik Yes untuk menghantar kepada “Reviewer“.

Langkah 27

Klik YES pada notis penghantaran kepada ‘Reviewer’.

Langkah 28

Senarai ’Reviewer’ dipaparkan. Klik OK untuk teruskan proses.

Langkah 29

Tetingkap INFORMATION dipaparkan dan klik OK.

Langkah 30

Selesai.



4.2 REVIEW

Reviewer akan menyemak bayaran yang telah dibuat dengan mengakses ke program yang

dikenali sebagai Tasklist ataupun boleh terus masuk melalui sistem.

Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Review’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→ Review

Langkah 1

� Tekan butang ‘Search’ kemudian ‘Selected’.

� Masukkan nama penerima pada ruangan ‘Payee’ bagi mengenalpasti pembayaran.

‘Reviewer’ juga boleh mengenalpasti pembayaran tersebut dengan mengklik butang

‘Search’ kemudian ‘All’.

� Pergi ke transaksi yang terakhir untuk mendapatkan pembayaran yang perlu disemak.



Langkah 2

Selesai proses penyemakan, ‘Reviewer’ perlu klik pada butang ‘Other Option’ dan

memilih dari senarai menu yang dikeluarkan.

� Approve Review Complete - untuk ke langkah seterusnya

� Reject Review Complete - rekod akan dihantar kembali ke preparer untuk

pembetulan mengikut nota yang diberi oleh ‘Reviewer’.

Langkah 3

Klik ‘Approve Review Complete’ jika bersetuju untuk meluluskan pembayaran ini.

Langkah 4

Klik YES untuk meluluskan pembayaran dan menjana baucar bayaran.



Langkah 5

Skrin paparan notis untuk tandatangan kelulusan baucar dipaparkan.

Langkah 6

Klik YES jika bersetuju untuk meluluskan baucar bayaran ini.

Langkah 7

Skrin memaparkan notis bahawa 1 baucar telah diwujudkan.

Langkah 8

Klik OK untuk teruskan proses.

Langkah 9

Skrin senarai kelulusan di paparkan



Langkah 10

Klik OK untuk teruskan proses.

Langkah 11

Selesai



4.3 AUTHORISE

Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Authorisation’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Workflow →→→→ Cash Book Workflow →→→→ Authorise

Langkah 1

Klik Search dan cari pembayaran yang telah disemak untuk diluluskan.



Langkah 2

Klik pada butang ‘Authorise’ untuk meluluskan pembayaran tersebut.

Langkah 3

Setelah pembayaran diluluskan, skrin akan memaparkan nama pihak yang meluluskan

pembayaran tersebut di ruangan ‘Sig 1 Who’ dan ‘Sig 1 When’ seperti gambar di bawah.

Klik OK.

Langkah 4

Setelah itu klik “Post and Exit” untuk pos transaksi ini. Tetingkap “Authorise and Post”

dipaparkan dan klik “Ok”.



Langkah 5

Status akan bertukar kepada ‘Authorised & Posted’.



4.4 PRINT VOUCHER

Untuk akses proses ini sila ikut cara seperti berikut:-

Menu Utama �� Workflow �� Cash Book Workflow �� Print

Langkah 1

Voucher bagi tuntutan yang telah diluluskan boleh dicetak dengan mengakses skrin ‘CB

Payment Post’. Klik pada butang ‘Search’ dan kemudian ‘Posted’. Skrin akan

memaparkan semua transaksi yang telah dipos.

Langkah 2

Pilih pembayaran yang berkaitan dan kemudian tekan butang ‘Other Option’. Seterusnya

pilih ‘Print Voucher’ dari senarai menu yang dipaparkan.

Ruangan ‘Printed By’ akan memaparkan nama individu yang berkaitan seperti gambar

dibawah.



Langkah 6

Selesai.



4.5 MENCETAK CEK

Mengakses program ‘DDR/Cheque Payments’

Untuk mendapatkan skrin ‘DDR/Cheque Payments’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ DDR/Cheque Payments

Skrin ‘DDR/Cheque Payments’

CARA MENYEMAK SENARAI DAFTAR CEK

Langkah 1

Tekan S atau butang Zoom untuk memilih bank.

Langkah 2

Masukkan kod bank di medan ’Bank’.



Langkah 3

Masukkan nombor daftar cek di ‘Register Start’.

Langkah 4

Klik OK.



Langkah 5

Senarai daftar cek akan di paparkan di skrin.

Langkah 6

Selesai.



4.6 MENJANA DAN MENCETAK CEK DI SISTEM

Langkah 1

Klik ‘Cheque’ di skrin ‘DDR/Cheque Payments’.

Langkah 2




Langkah 3

Masukkan tarikh cek di medan ‘Payment Date’.

Langkah 4

Nombor cek seterusnya akan di paparkan di medan ‘Payment Start’.

Langkah 5

Jika anda hanya ingin mencetak satu cek sahaja, masukkan nombor cek yang sama di

’Payment End’.

Langkah 6

Masukkan nombor daftar yang telah anda semak di dalam ‘Register Start’.

Langkah 7

Klik OK.

Langkah 8

Tetingkap “Printer Selection” akan muncul.



Langkah 9

Pilih pencetak yang sesuai untuk penjanaan laporan.

Langkah 10

Tetingkap ‘Cheque Printing’ akan muncul.

Jawab YES.

Langkah 11

Cek akan dicetak melalui pencetak yang dipilih sebentar tadi.

Langkah 12

Selesai.



5.0 PROSES MEMBUAT PINDAHAN BANK

Tujuan: Untuk membuat pindahan bank ke bank yang lain.

Mengakses program ‘Bank Transfer’

Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Transfer’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Transfer

Skrin ‘Bank Transfer’

Langkah 1

Kenalpasti pindahan yang ingin di buat.

Langkah 2

Klik Add untuk menambah rekod baru ke dalam sistem.



Langkah 3

Di medan bank, masukkan kod bank.



Setelah kod bank telah dimasukkan, klik OK.

Langkah 4

Setelah anda klik OK, sistem akan memberi nombor rujukan pindahan secara otomatik.

Masukkan tarikh pindahan di medan ‘Date’. Tekan tab sekali.

Langkah 5

Masukkan ID PTJ di medan ’Company’.

Langkah 6

Masukkan kod bank yang menerima pindahan tersebut di medan ’To Bank’. Tekan TAB.

Di peringkat ini, sistem akan memaparkan nama bank di medan ’Name’ dan kadar

pindahan di medan ’Transfer Rate’ secara otomatik.

Langkah 7

Masukkan jumlah pindahan di medan ’From Amount’. Klik OK.

Langkah 8

Sistem akan bertanya samada anda ingin ’post’ kan pindahan tersebut. Klik No.



Langkah 9

Pastikan anda mencetak senarai semak untuk pindahan bank dan mendapat kelulusan

pegawai.

Langkah 10

Setelah pengesahan di buat, pilih transaksi pindahan tadi dan ’post’ kan ke dalam sistem.

Langkah 11

Klik YES.

Langkah 12

Selesai.

UPDATE

Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada yang berstatus READY.

Langkah 1

Klik butang ’UPDATE’ untuk mengemaskini rekod.

Langkah 2

Kemaskini rekod yang berkaitan dengan Date, To Company, To Bank, dan From Amount.

Klik OK.

Langkah 3

Selesai.



DELETE

Untuk memadamkan rekod yang sedia ada yang berstatus READY.

Langkah 1

Klik butang DELETE.

Langkah 2

Klik Yes untuk memadamkan rekod.

Langkah 3

Selesai



6.0 PROSES PELARASAN TUNAI

Tujuan: Untuk membuat pelarasan yang berkaitan di dalam buku tunai.

Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti di bawah:

Main Menu →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Adjustment

Skrin ’CB Adjustment’

Langkah 1

Klik butang ’ADD’ untuk membuat rekod bagi pelarasan.

Langkah 2

Sila masukkan akaun bank di medan ’Account’. Klik OK.



Langkah 3

Masukkan maklumat berkenaan dengan ’Date’, Amount’, DR/CR dan penerangan di

medan ’Explanation’. Klik OK.

Langkah 4

Masukkan PC Distribution jika ada. Jika tiada Klik OK.



Langkah 5

Klik YES untuk teruskan proses.

Langkah 6

Masukkan kod akaun GL pada skrin GL Distribution di sebelah DR. Klik OK.

Langkah 7

Status akan bertukar kepada READY.



Langkah 8

Klik ’Other Option’ dan klik butang ’Post Current’ atau ’Post All’.

Langkah 9

Status akan bertukar menjadi POSTED.



UPDATE

Untuk mengemaskini rekod pelarasan yang sedia ada. Status rekod mestilah READY atau

HELD.

Langkah 1

Pilih rekod yang dikehendaki dan klik butang UPDATE.

Langkah 2

Kemaskini butiran yang berkaitan dengan “Date“, “Amaount“, DR/CR dan ’Explanation’.

Klik OK.

Langkah 3

Skrin PC Distribution dan GL Distribution akan muncul. Sekiranya ada keperluan untuk

kemaskini data data tersebut sila kemaskini. Dan Klik OK.



DELETE

Untuk memadam rekod yang sedia ada yang masih berstatus READY.

Langkah 1

Pilih rekod yang dikehendaki. Klik butang DELETE.

Langkah 2

Klik butang YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.

Langkah 3

Selesai. Rekod tersebut telah dipadamkan.



7.0 PEMBATALAN CEK

Tujuan: Untuk membuat pembatalan cek ke atas pembayaran yang telah dibayar.

Mengakses program ‘Payment Cancel’

Untuk mendapatkan skrin ‘Payment Cancel’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cancellation →→→→ Payment Cancel

Skrin ‘Payment Cancel’

CARA MEMBATALKAN CEK

Langkah 1

Kenalpasti cek-cek yang telah dicetak yang perlu dibatalkan.

Langkah 2

Klik Cheque.

Langkah 3




Langkah 4

Masukkan kod PTJ di medan ‘Company’.



Langkah 5

Masukkan nombor cek yang hendak dibatalkan di medan ’Payment Number’.

Langkah 6

Klik OK.

Langkah 7

Tetingkap ‘CB Payment Cancellation’ akan muncul.

Masukkan tarikh dan sebab pembatalan di medan yang disediakan. Klik OK.



Langkah 8

Tetingkap ‘Warning’ akan muncul.

Jawab YES.

Langkah 9

Tetingkap ’Cancellation Complete’ akan muncul untuk mengesahkan bahawa pembatalan

telah berlaku.

Di samping itu, sistem akan menjana transaksi otomatik di CB Adjustment dalam

status POSTED.

Langkah 10

Selesai.



8.0 PEMBATALAN RESIT

Tujuan: Untuk membatalkan penerimaan yang telah dibuat didalam sistem.

Mengakses program ‘Receipt Cancel’

Untuk mendapatkan skrin ‘Receipt Cancel’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Cancellation →→→→ Receipt Cancel

Skrin ‘Receipt Cancel’

CARA MEMBATALKAN RESIT

Langkah 1

Kenalpasti resit-resit yang telah dicetak yang perlu dibatalkan.

Langkah 2

Klik CBReceipt.



Langkah 3

Masukkan kod PTJ di medan ’Company Code’.

(Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk memilih PTJ dari senarai kod PTJ yang

terdapat di dalam sistem)

Langkah 4

Masukkan nombor resit yang hendak dibatalkan di medan ‘Receipt Number’.

Langkah 5

Klik OK.

Langkah 6

Tetingkap ‘CB Receipt Cancellation’ akan muncul.

Masukkan tarikh, kod sebab resit dibatal dan sebab pembatalan di medan yang

disediakan. Klik OK.

Langkah 7

Tetingkap ‘Warning’ akan muncul.

Langkah 8

Klik YES.



Langkah 9

Tetingkap ’Cancellation Complete’ akan muncul untuk mengesahkan bahawa pembatalan

telah berlaku.

Di samping itu, sistem akan menjana transaksi otomatik di CB Adjustment dalam

status POSTED.

Langkah 10

Selesai.



9.0 PROSES MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

Carta aliran sistem berkaitan memuatnaik penyata bank ke dalam sistem

Pindah fail penyata bank (softcopy) yang

disediakan oleh pihak bank ke dalam

server.

Upload penyata bank dengan menggunakan

fungsi upload yang disediakan. (Rujuk

3.2)

Setelah proses ini selesai, satu penyata

bank akan disediakan di dalam skrin input

penyata bank (‘Statement Entry’)

Buat carian di dalam input penyata bank

(‘Statement Entry’) untuk data yang telah

di muat naik.

‘Post’ penyata bank. Rekod-rekod

penyata bank dan buku tunai akan di

sesuaikan (match) secara otomatik.

Cetak penyata penyesuaian bank untuk

semakan.

Buat semakan dan gunakan CB journal

untuk membuat “force match” sekiranya

masih ada rekod-rekod yang tidak

disesuaikan (match) secara automatik.

Cetak Penyata Penyesuaian Bank Akhir

untuk simpanan.

Pindah Fail Penyata Bank ke Server

Upload Penyata Bank

Buat Carian Di Dalam Skrin Input Penyata Bank

Post Penyata Bank

Buat CB Jernal Untuk “Force

Match”

Cetak Penyata Penyesuaian Bank

Akhir

Cetak Penyata Penyesuaian Bank Untuk Semakan

SEMAK

OK

TAK OK



9.1 CARA MEMUATNAIK PENYATA BANK KE DALAM SISTEM

Penyata bank dalam bentuk ‘softcopy’ boleh di dapati dari bank. Ini akan memudahkan

anda kerana anda tidak perlu memasukkan kembali butiran penyata tersebut ke dalam

sistem.

Perhatian: Jika anda tiada atau belum mendapatkan ‘softcopy’ penyata bank, anda

perlu memasukkan penyata bank secara manual. Sila rujuk mukasurat 8 untuk

kemasukan secara manual.

Sistem akan menyemak jika penyata telah di ‘post’ atau di padankan dengan transaksi-

transaksi buku tunai sebelum penyata tersebut di muatnaik ke dalam sistem.

Untuk memuatnaik penyata bank ke dalam sistem, fungsi ‘Load Statement’ akan

digunapakai.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘Load Statement’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Load Statement

Skrin ‘Load Statement’



Langkah 1

Pastikan kesemua penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke

dalam sistem.

Langkah 2

Klik butang Load untuk meng’upload’ penyata.

Langkah 3

Masukan kod bank di medan ‘Account’.

Langkah 4

Masukkan rujukan fail di medan ‘Statement ref.’.

Langkah 5

Masukkan tarikh akhir bulan yang diproses di medan ‘Date’.

Jika penyata telah pun di ‘upload’ dan ada di dalam sistem, dan anda cuba untuk

‘upload’ lagi sekali, satu skrin akan keluar untuk mengesahkan ‘upload’ seperti di bawah:

Jika perlu untuk diteruskan, klik Yes.

Jika tarikh yang dimasukkan adalah lebih daripada tarikh semasa, sistem akan memberi

mesej sebegini: ’ERROR: you cannot run a statement greater than today’

Langkah 6

Tekan kekunci Tab dan anda akan berada di medan ‘Load File’ Secara otomatik, medan

‘Opening Balance’ akan dikemaskini dengan baki awal.

Baki ini merupakan baki yang di ambil kira dari penyata bank terakhir yang telah

di’post’kan ke dalam sistem.



Langkah 7

Di medan ‘Load File’, masukkan nama fail.

Langkah 8

Tekan OK.

Langkah 9

Tetingkap akan keluar untuk mengesahkan penyata bank yang perlu di ‘upload’.



9.2 MEMASUKKAN PENYATA BANK SECARA MANUAL

Carta aliran sistem berkaitan kemasukan penyata bank secara manual ke dalam sistem

Proses Keterangan

Input penyata bank melalui skrin

’Statement Entry’. (Rujuk 4.2)

‘Post’ penyata bank. Rekod-rekod

penyata bank dan buku tunai akan di

sesuaikan (match) secara otomatik.

Cetak penyata penyesuaian bank untuk

semakan.

Buat semakan dan gunakan CB jernal

untuk membuat “force match” sekiranya

masih ada rekod-rekod yang tidak

disesuaikan (match) secara otomatik.

(Rujuk 5.0)

Cetak Penyata Penyesuaian Bank Akhir

untuk simpanan.

Input Penyata Bank

Post Penyata Bank

Buat CB Jernal untuk “Force

Match”

Cetak Penyata Penyesuaian Bank

Akhir

Cetak Penyata Penyesuaian Bank Untuk Semakan

SEMAK

OK

TAK OK



CARA KEMASUKAN PENYATA BANK SECARA MANUAL KE DALAM SISTEM

Kemasukan secara manual ke dalam sistem adalah dengan menggunakan program

‘Statement Entry’. Ia akan membuat padanan transaksi buku tunai dengan penyata bank

secara satu dengan satu (one-to-one matching principle)

Jika anda perlu membuat padanan lebih daripada satu, anda perlu menggunakan program

‘CB Journal Entry’. Ini perlu dilakukan setelah penyata bank yang terdapat di ‘Statement

Entry’ di ‘post’kan terlebih dahulu sebelum anda membuat padanan di ‘CB Journal

Entry’.

Kaedah kemasukan penyata bank:

� Anda boleh memasukkan keseluruhan penyata bank untuk satu bulan bagi setiap bank

dalam satu rekod ‘Statement Entry’

� Anda bahagikan penyata bank mengikut mukasurat penyata bagi bulan tersebut.

Contohnya, jika ada 30 mukasurat untuk bulan Januari, anda boleh pecahkan kepada 30

rekod ’Statement Entry’. Yang anda perlu pastikan adalah baki awal dan baki akhir di

dalam ‘Statement Entry’ tersebut adalah bersamaan mengikut muksurat penyata bank

tersebut.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘Statement Entry’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Statement Entry

Skrin ‘Statement Entry’



Langkah 1

Pastikan penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke dalam

sistem.

Langkah 2


Langkah 3




Langkah 4

Tekan tab sekali. Di medan ‘Statement ref.’, masukkan rujukan penyata yang sesuai.

Contoh, jika anda memasukkan penyata untuk bulan Januari, anda boleh gunakan JAN/07

untuk menunjukkan bulan dan tahun.

(Untuk medan ini,maksima aksara adalah 8)

Langkah 5

Klik OK.

Langkah 6

Masukkan tarikh penyata di dalam medan ’Date’.

Langkah 7

Tekan tab. Di medan ‘Opening Balance’, sistem akan menunjukkan baki awal bagi bank

tersebut. Pastikan baki awal adalah sama dengan bulan sebelumnya dan sama dengan

penyata bank.

Langkah 8

Di medan ’Closing Balance’, masukkan baki akhir bagi bank untuk bulan tersebut.

Langkah 9

Tekan OK. Pada waktu ini, anda akan di bawa ke bahagian ‘Statement Items’.



Langkah 10

Pada peringkat ini, masukkan butiran mengikut penyata bank.

� Di medan ’date’, masukkan tarikh transaksi seperti di dalam penyata bank.

� Di medan ’reference’, masukkan nombor rujukan seperti di dalam penyata bank.

� Di medan ’DR/CR’, masukkan DR untuk transaksi bayaran dan ’CR’ untuk transaksi

terimaan.

� Di medan ’amount’, masukkan amaun untuk transaksi seperti di dalam penyata bank.

Langkah 11

Setelah selesai satu baris, tekan tab sekali. Sistem akan membuat padanan secara

otomatik. Jika ada padanan pada waktu tersebut, rujukan transaksi akan di paparkan di

medan ’Cash Book Reference’

Jika tiada padanan, sistem akan letakkan paparkan mesej ’*** no match available *’

Masukkan kesemua transaksi sehingga selesai. Jika telah dimasukkan dengan tepat,

medan di ’Balance so far’ akan sama dengan ’Closing Balance’.

Langkah 12

Tekan OK.

Langkah 13

Tetingkap ‘Warning!’ akan keluar.

Klik YES jika anda ingin ‘post’kan penyata tersebut ke dalam sistem.

Klik NO jika anda masih ingin membuat padanan di dalam ‘Statement Entry’.

Langkah 14

Selesai.



9.3 MEMBUAT ‘FORCE MATCHING’ MENGGUNAKAN CB JOURNAL ENTRY

Program ‘CB Journal Entry’ digunapakai untuk membuat padanan transaksi setelah selesai

membuat padanan di ‘Statement Entry’.

Padanan boleh di buat secara satu-per-satu (one-to-one) ataupun satu-dengan-banyak

(one to many) dan sebaliknya.

Sistem akan memaparkan kesemua transaksi yang belum di padankan mengikut julat

tarikh yang anda masukkan. Pada waktu padanan, anda boleh memadam rekod yang di

paparkan atau memanggil semula transaski yang telah dipadamkan dalam jernal.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘CB Journal Entry’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Bank Reconcilliation →→→→ Journal Entry

Skrin ‘CB Journal Entry’



Langkah 1

Pastikan penyata bulanan bank untuk bulan sebelumnya telahpun di ‘post’ ke dalam

sistem.

Langkah 2


Langkah 3

Masukan kod bank di medan ‘Bank’. (Jika anda tidak pasti, tekan butang ‘Zoom’ untuk

memilih bank dari senarai kod bank yang terdapat di dalam sistem)

Langkah 4

Klik OK. Sistem akan menjana nombor jernal secara otomatik.

Langkah 5

Tetingkap julat akan keluar.

Masukkan julat tarikh bagi bulan yang anda ingin membuat padanan.

Langkah 6

Klik OK. Kesemua transaksi mengikut julat tarikh yang dimasukkan tadi akan dipaparkan.

Langkah 7

Padam mana-mana transaksi yang tidak ingin dibuat padanan.

Perhatian: Bila anda memadam rekod tersebut, ianya akan dipadamkan untuk

padanan transaksi tersebut sahaja dan bukannya di padamkan terus dari sistem.

Langkah 8

Jika kesemua padanan telah dibuat, medan ‘Balance’ mesti menunjukkan 0.

Langkah 9

Tekan OK.

Langkah 10

’Post’kan jernal tersebut.

Langkah 11

Selesai.



9.4 PENJANAAN BANK DEPOSIT SLIP

Program ‘Bank Deposit Slip’ digunapakai untuk menjanakan senarai resit mengikut jenis

terimaan; samada Cek Tempatan, Cek Luaran, ‘Postal Order’, ‘Money Order’, ‘Bank

Drafts’ mahupun tunai.

Senarai tersebut kemudian boleh diserahkan kepada bank sebagai slip deposit terimaan.

Perlu ditekankan disini format senarai resit tertakluk kepada persetujuan bank.

Tarikh akan mengikut tarikh ‘posting’ bagi resit-resit tersebut.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Deposit Slip’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Report →→→→ Bank Deposit Slip

Skrin ‘Bank Deposit Slip’



Langkah 1

Klik butang SEARCH.

Langkah 2

Masukkan kod Bank

Langkah 3

Klik OK

Langkah 4

Masukkan Start Date, End Date, Time dan nama Company. Klik OK.



Langkah 5

Masukkan Deposit Slip ID dan Tik pada medan ‘Print’. Klik OK.

Langkah 6

Selesai



SEMASA MENGEMASKINI PENYATA BANK DI ’STATEMENT ENTRY’

Sila rujuk kepada topik berkaitan ’Kemasukan Penyata Bank’

Perhatian: Ini hanya boleh dilakukan untuk penyata bank yang berstatus ’NEW’, ’READY’

atau ’HELD’ sahaja.

Langkah 1

Cari rekod penyata bank yang berkaitan. Pastikan status bukannya ’POSTED’ atau

’MATCHED’

Langkah 2

Klik ’Update’ untuk kemaskini penyata bank.

Langkah 3

Bilamana anda berjumpa dengan transaksi yang berkaitan dengan caj bank contohnya,

gantikan nombor rujukan transaksi tersebut di medan ’Reference’ dengan ’service code’

yang telah di setkan.

SEBELUM



SELEPAS

Langkah 4

Setelah gantian di buat, tekan tab sehingga medan ’Amount’. Tekan tab lagi sekali.

Sistem akan membuat padanan secara otomatik.

Langkah 5

Setelah padanan telah selesai dilakukan, ’post’ kan penyata bank tersebut.



Langkah 6

Semak transaksi yang berkaitan dengan caj bank di General Journal seperti berikut:

Menu Utama →→→→ General Ledger →→→→ Process →→→→ General Journal

Langkah 7

Pilih rekod dengan menggunakan butang ’Search’.

PAPARAN SKRIN :

Langkah 8

Selesai.



9.6 KEMASUKAN TRANSAKSI YANG TIADA DI BUKU TUNAI TETAPI ADA DI PENYATA

BANK

Ini lebih kepada transaksi yang terdapat di penyata bank seperti caj bank dan faedah

bank yang sememangnya tiada di buku tunai.

Untuk kes-kes sedemikian, anda perlu masukkan transaksi tersebut di dalam ’CB

Adjustment’ untuk merekodkan transaksi tersebut ke dalam sistem.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘CB Adjustment’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ CB Adjustment

Skrin ‘CB Adjustment’



Langkah 1


Langkah 2

Masukkan kod bank di medan ’Account’.



Langkah 3

Klik OK.

Langkah 4

Masukkan tarikh di medan ‘Date’.

Langkah 5

Masukkan amaun transaksi di medan ‘Amount’.

Langkah 6

Di medan ‘DR/CR’, masukkan DR jika anda membuat pelarasan penambahan dan CR jika

anda membuat pelarasan pengurangan.

Langkah 7

Klik OK.

Langkah 8


melibatkan projek




Langkah 9

Tetingkap akan muncul untuk mengesahkan anda

Klik YES.

Langkah 10


transaksi.

Klik OK.

Langkah 11

Jika anda ingin ’post’kan transaksi, pilih

Tools →→→→ Other →→→→ Post Current

dan status akan berubah menjadi ’Posted’.

Langkah 12

Selesai.



9.7 LANGKAH-LANGKAH PENYESUAIAN BANK DI DALAM SISTEM

Langkah 1

Pastikan Akaun GL bagi bank berserta amaun bagi Laporan ‘Daybook’ untuk setiap bulan

sepatutnya SAMA SETIAP MASA. Jika ada perbezaan, bandingkan baki bank di GL dengan

pergerakan bulanan bank tersebut.

Contohnya:

A B C D

Bulan Akaun GL bagi

Bank di GL

Accounts

Maintenance

Laporan CB

Daybook

Perbezaan

(B-C)

Oktober 2006 5,000.00 5,000.00 0

November 2006 15,000.00 15,000.00 0

Disember 2006 25,000.00 25,000.00 0

Langkah 2

Adakah terdapat perbezaan antara keduanya? (iaitu B tolak C sepatutnya kosong):

a. Jika jawapan anda TIDAK, teruskan ke Langkah 3.

b. Jika jawapan anda YA, kemungkinan perkara-perkara berikut berlaku:

• Kewujudan Manual Journals berkaitan dengan akaun bank.

• Baki awal adalah tidak betul untuk bank.

Anda perlu cetak Laporan GL Transaction Detail untuk dibandingkan dengan Laporan CB

Daybook untuk setiap transaksi dan kemudian membuat pelarasan yang sewajarnya.

Langkah 3

Padankan transaksi menggunakan ‘Statement Entry’ dan ‘CB Journal Entry’.

Langkah 4

Setelah padanan telah dibuat, cetak Laporan Penyesuaian Bank dan pastikan baki GL dan

CB adalah sama.



9.9 TIPS BERKAITAN PROSES PENYESUAIAN BANK

Pastikan... Elakkan...

√

Transaksi untuk setiap bulan

telahpun dimasukkan, di semak dan

di’post’kan ke dalam sistem PADA

bulan itu juga.

X

Membuat ’matching’ untuk bulan

tersebut dengan transaksi pada bulan

hadapan. (Future Matching)

√

’Post’kan statement yang di muat

naik ke dalam sistem SEBELUM anda

membuat ‘load statement’ untuk

bulan berikutnya.

X

Membuat ‘matching’ dengan transaksi

yang salah. (Wrongly matched items)

√

’Post’kan penyata di skrin ‘Statement

Entry’ SEBELUM anda membuat

penyesuaian di ’CB Journal Entry’.

X

Membuat pelarasan berkaitan akaun

bank menggunakan GL ‘General

Journal’ (Manual journals)

√

Menjana proses penutupan setelah

aktiviti penyesuaian bank telah di

buat dengan sempurna. (Period End)

X

Meneruskan transaksi untuk tahun

berikutnya walaupun proses

penutupan tahunan belum lagi dibuat.

(Year End not done)



10.0 CEK TAMAT TEMPOH (EXPIRED CHEQUES)

Tujuan: Untuk mengisytiharkan cek tamat tempoh di dalam sistem.

Mengakses program ‘Expired Cheques’

Untuk mendapatkan skrin ‘Expired Cheques’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Expired Cheques

Skrin ‘Expired Cheques’



CARA MENGGUNAKAN PROGRAM INI

Langkah 1


Langkah 2


Langkah 3




Langkah 4

Masukkan had tarikh di medan ‘Cut off Date’.

Langkah 5

Klik OK.

Langkah 6

Cek-cek yang tamat tempoh dari had tarikh yang dimasukkan do ‘Cutoff Date’ akan

disenaraikan di ruangan ’Details’.



Langkah 7

Di ruangan ‘Expired’, pastikan YES bagi cek-cek yang sememangnya tamat tempoh.

Sistem akan membuat pengiraan otomatik bagi yang mana di tamatkan ‘Expired Amount’

dan cek mana yang di kecualikan dari tamat di ‘Retained Amount’ bila anda jawab No.

Langkah 8

Klik OK.

Langkah 9

Tetingkap ’Warning’ akan muncul.

Jika anda pasti cek yang tamat tempoh, klik No. Jika tidak, klik Yes dan dapatkan

pengesahan.



Langkah 10

Bila anda klik No sebentar tadi, satu lagi tetingkap ’Warning’ akan muncul.

Jika anda pasti untuk ’post’, klik Yes. Jika tidak pasti, klik No dan dapatkan

pengesahan.

Langkah 11

Selesai.

UPDATE

Untuk mengemaskini batch cek tamat tempoh.

Langkah 1

Klik butang UPDATE



Langkah 2

Kemaskini Batch Date. Klik OK.

Langkh 3

Kemaskini pada medan ’Details’ samada pilih YES/NO pada medan ’Expired’.

Langkah 4

Klik OK.

Langkah 5

Selesai

DELETE

Untuk memadamkan rekod sedia ada cek tamat tempoh yang berstatus READY.

Langkah 1

Pilih rekod yang sedia ada. Klik butang DELETE.

Langkah 2

Klik YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.

Langkah 4

Rekod telah dipadam.

Langkah 5

Selesai.



CARA MENJANA LAPORAN CEK TAMAT TEMPOH

Langkah 1

Pastikan anda berada di skrin ’Expired Cheque’.

Langkah 2

Pilih rekod yang perlu di buat laporan dengan menggunakan butang Search.

Langkah 3

Klik Other →→→→ Expired Cheques Report

Langkah 4

Tetingkap ‘Expired Cheques’ akan muncul.

Masukkan julat tarikh yang sewajarnya.

Langkah 5

Klik OK.



Langkah 6


Langkah 7


Langkah 8

Laporan akan dijanakan melalui pencetak yang dipilih.

Langkah 9

Selesai.



11.0 BAYARAN YANG TIDAK DITUNTUT (UNCLAIMED MONEY)

Tujuan: Untuk mengistiharkan bayaran yang tidak dituntut di dalam sistem.

Mengakses program ‘Unclaimed Money’

Untuk mendapatkan skrin ‘Unclaimed Money’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Process →→→→ Unclaimed Money

Skrin ‘Unclaimed Money’



CARA MENGGUNAKAN PROGRAM INI

Langkah 1


Langkah 2


Langkah 3




Langkah 4

Masukkan had tahun di medan ‘Year Ending’.



Langkah 5

Masukkan had tarikh di medan ‘Cutoff Date’.

Langkah 6

Klik OK.

Langkah 7

Cek-cek akan disenaraikan di ruangan ’Details’.

Langkah 8

Di ruangan ‘Transfer’, pastikan Yes bagi cek-cek yang sememangnya tidak dituntut.

Sistem akan membuat pengiraan otomatik bagi cek yang tidak di tuntut ‘Transfer

Amount’ dan cek mana yang di kecualikan dari tamat di ‘Retained Amount’ bila anda

jawab No.

Langkah 9

Klik OK.



Langkah 10

Tetingkap ’Warning’ akan muncul.

Jika anda pasti, klik No. Jika tidak, klik Yes dan dapatkan pengesahan.

Langkah 11

Bila anda klik No sebentar tadi, satu lagi tetingkap ’Warning’ akan muncul.

Jika anda pasti untuk ’post’, klik Yes. Jika tidak pasti, klik No dan dapatkan

pengesahan.

Langkah 12

Selesai.



CARA MENJANA LAPORAN CEK TIDAK DITUNTUT

Langkah 1

Pastikan anda berada di skrin ’Unclaimed Money’.

Langkah 2

Pilih rekod yang perlu di buat laporan dengan menggunakan butang Search.

Langkah 3

Klik Other →→→→ Print Report

Langkah 4

Pilihan jenis laporan akan muncul.

Pilih format laporan yang sewajarnya.

Langkah 5

Tetingkap ‘Unclaimed Money’ akan muncul.



Langkah 6

Klik OK.

Langkah 7


Langkah 8


Langkah 9

Laporan akan dijanakan melalui pencetak yang dipilih.

Langkah 10

Selesai.



12.0 CETAKAN LAPORAN

12.1 PENJANAAN LAPORAN PENYESUAIAN BANK

Laporan ini merupakan penyata penyesuaian bank di mana ianya akan menyenaraikan

segala transaksi yang belum lagi dibuat ‘matching’ pada julat tarikh yang dimasukkan.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Reconciliation Report’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Report →→→→ Bank Reconciliation

Skrin ‘Bank Reconciliation’



CARA MENJANA LAPORAN

Langkah 1

Klik kepada Cash Book → Report → Bank Reconciliation

Langkah 2

Tekan “Search” dan Masukkan Kod Bank

Langkah 3

Masukkan tarikh mula di medan ‘Start Date’ dan juga tarikh akhir di medan ‘End Date’

Langkah 4

Jika perlu, pilih tandakan medan-medan yang lain.

Langkah 5

Jika perlu, pilih medan “Company”

Langkah 6

Klik OK.

Langkah 7


Langkah 8


Langkah 9

Selesai.



12.2 Day Book

Untuk mencetak ‘Day Book’ untuk laporan setiap hari ini transaksi yang terlibat dalam

Buku Tunai.


Main Menu – Cash Book – Report – Day Book

Langkah 1

Klik butang Search dan masukkan maklumat yang berkaitan dengan ‘Bank Code’, ‘From

Date’, ‘To Date’ dan tik ‘Exclude Unprinted Cheques’ atau tidak tik.



Langkah 2

Klik OK.

Langkah 3

Selesai

12.3 Transaction Listing

Untuk memaparkan laporan senarai transaksi yang telah berlaku di dalam Buku Tunai.


Main Menu – Cash Book – Report – Transaction Listing

Langkah 1

Klik butang ‘Search’ dan masukkan ’Bank’, ’From Date’, ‘To Date’ dan ‘Company’.



Langkah 2

Klik OK.

Langkah 3

Pilih mencetak.

Langkah 4

Selesai.



12.4 Cheque Audit Trail

Untuk memaparkan laporan ’Cheque Audit Trail’.

Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti dibawah:

Main Menu – Cash Book – Report – Cheque Audit Trail.

Langkah 1

Masukkan Bank, Reported Year, Payment Number Start, Payment Number Stop, Payment

Date Start, Payment Date Start, Cheque Print Date, Company dan tk atau tidak pada

Cancelled Cheques.

Langkah 2

Klik OK



Langkah 3

Pilih mencetak

Langkah 4

Selesai

12.5 Bank Deposit Slip

Untuk mencetak senarai Bank Deposit Slip yang telah dimasukkan ke dalam sistem


Main Menu – Cash Book – Report – Bank Deposit Slip

Langkah 1

Tekan “Search” dan Masukkan Kod Bank.

Langkah 2

Masukkan Tarikh dan Masa Mula dan juga Tarikh Akhir dan Masa Akhir.



Langkah 3

Jika perlu, pilih medan “Company”.

Langkah 4

Klik OK.

Langkah 5

Pilih mana-mana jenis transaksi yang ingin dimasukkan kedalam laporan. Bagi setiap yang

dipilih, mesti dimasukkan “Deposit Slip ID”.

Langkah 6

Klik OK.

Langkah 7


Langkah 8


Langkah 9

Selesai.



12.6 GL Distribution

Untuk memaparkan laopran pengagihan lejar am (GL Distribution) bagi transaksi transaksi

yang berlaku di dalam Buku Tunai.


Main Menu – Cash Book – Report – GL Distribution

Langkah 1

Masukan tarikh mula pada medan ‘From Date’ dan tarikh akhir ’To Date’ dan klik OK.



Langkah 2

Tandakan √ pada medan hendak di keluarkan laporan samada ‘Fund’, ‘Branch’,

PTj/Fakulti’, ‘Dasar/Activity’ dan Accounts Code.

Langkah 3

Klik OK. Buat pilihan mencetak.

Langkah 4

Selesai.



12.7 Receipt Cancellation Report

Untuk memaparkan laporan terimaan yang telah dibatalkan dalam Buku Tunai.


Main Menu – Cash Book – Report – Receipt Cancellation Report

Langkah 1

Klik butang ‘Search’.



Langkah 2

Masukkan maklumat berkenaan dengan tarikh dari pada medan ‘Date From’ dan tarikh

kepada pada medan ‘Date To’.

Langkah 3

Klik OK.

Langkah 4

Pilih mencetak.

Langkah 5

Selesai



12.8 Voucher Listing Report

Untuk memaparkan laporan senarai baucar yang telah dijanakan di dalam sistem.


Main Menu – Cash Book – Report – Voucher Listing Report

Langkah 1

Masukkan status baucar pada medan ‘ Voucher Status’ sama ada ‘All’, ‘Printed’,

‘Delete’, dan ‘Cancelled’.



Langkah 2

Klik OK.

Langkah 3

Pilh mencetak.

Langkah 4

Selesai.



13.0 PROSES PENUTUPAN BULANAN/TAHUNAN

13.1 PENUTUPAN BULANAN (PERIOD END)

Langkah 1

Pastikan kerja-kerja ‘reconciliation’ di sudahi pada tarikh yang telah di tetapkan.

(rujuk kepada Manual – Proses Bank Reconciliation)

Langkah 2

Pastikan tiadanya sebarang traksaksi di dalam status ‘READY’ mahupun ‘HELD’ bagi setiap

proses yang tertera di bawah:

a. Resit Pelbagai / Cash Receipts

b. Bayaran Pelbagai / Payments

c. Pelarasan / Adjustments

Langkah 3

Pastikan setiap transaksi dari modul yang berkait dengan CB telah di ‘post’ kan ke dalam

sistem sebelum menutup modul AP.

a. Account Payables

b. Investment

c. Project Costing

Langkah 4

Janakan laporan-laporan berikut:

a. Laporan bulanan ‘Daybook’ bagi setiap akaun bank

b. Laporan bulanan ‘Bank Reconciliation’ bagi setiap akaun

bank

c. Senarai ‘Transaction Listing’ bagi setiap akaun bank



Langkah 5

Setelah laporan-laporan tersebut dicetak, janakan proses penutupan seperti berikut:


Main Menu – Closing – Process - Period End – CB Period End

Langkah 1

Klik ‘Roll Period’ untuk memulakan proses penutupan bulanan.



Langkah 2

Masukkan maklumat berkenaan akaun bank pada medan ‘Bank Account’. Klik OK.

Langkah 3

Pilih Mencetak.

Langkah 4

Klik YES untuk meneruskan proses penutupan bulanan.

Langkah 5

Selesai.



13.2 PENUTUPAN TAHUNAN

Untuk melakukan proses penutupan bulanan dan tahunan.


Main Menu – Closing – Process - Year End – CB Year End

Langkah 1

Klik ‘Roll Year’ untuk memulakan proses penutupan tahunan.



Langkah 2

Masukkan bank akaun pada medan ‘Bank Account’ dan klik OK.

Langkah 3

Pilihan mencetak laporan.

Langkah 4

Klik YES untuk meneruskan proses penutupan tahunan.

Langkah 5

Selesai.



14.0 PENTADBIRAN SISTEM (SISTEM ADMINISTRTION)

14.1 Bank Account (Akaun Bank)

Untuk memasukkan maklumat akaun bank yang lengkap.


Main Menu – Cash Book – Setup – Bank Account

Langkah 1

Klik butang ‘ADD’ dan masukkan nama akaun pada medan ‘Account’.

Langkah 2

Klik OK.



Langkah 3

Masukkan maklumat berkaitan seperti berikut:

Medan Keterangan

Name Masukkan nama bank

Company Masukkan nama syarikat

Address Masukkan alamat bank

Contact Masukkan nama untuk dihubungi

Fax Masukkan nombor fax

Phone Masukkan nombor telefon

Email Masukkan alamat email bank

Threshold Amount Masukkan amaun peruntukkan. cth panjar wang runcit

Account Name Masukkan Nama akaun

BSB Code Masukkan BSB Code

Account Number Masukkan nombor akaun

Langkah 3

Klik Ok

Langkah 4

Masukkan maklumat pada ruangan ‘Accounts and Codes’.

• Masukkan ‘Bank’ akaun lejar am, dan akaun lejar am untuk akaun penyelesaian

(Clearing).



• Masukkan ‘cheques’ format dan ‘remittance advices’, ‘period set’, ‘current year’,

‘period’ dan ‘Next Cheque’.

Langkah 5

Klik OK.

Langkah 6

Masukkan maklumat yang berkaitan dengan EFT Payroll.



Langkah 7

Masukkan maklumat yang berkaitan dengan ‘Expired Cheques’.

Langkah 8

Klik OK. Selesai

UPDATE

Untuk mengemaskini maklumat akaun bank yang sedia ada.

Langkah 1

Klik butang ‘UPDATE’.

‘Account and Codes’



‘EFT Payroll’

DELETE

Untuk memadamkan rekod yang sedia ada.

Langkah 1

Klik butang ‘DELETE’.

Langkah 2

Klik YES jika hendak memadamkan rekod yang dipilih. Pastikan rekod yang dipadamkan

tidak mempunyai sebarang transaksi.

Langkah 3

Selesai.



14.2 Perkhidmatan (Services)

Ini lebih kepada transaksi yang terdapat di penyata bank seperti caj bank dan faedah

bank yang sememangnya tiada di buku tunai.

Anda boleh membuat ’setting’ di dalam sistem terlebih dahulu dengan menggunakan

fungsi ’Bank Service’ sebelum membuat aktiviti penyesuaian bank.

Bilamana setting telah dibuat, apabila ada penyata bank yang mempunyai butiran

transaksi yang melibatkan caj bank contohnya, anda hanya perlu salurkan caj tersebut

kepada ’service code’ yang berkaitan. Sistem akan

� Membuat ’matching’ dengan penyata bank untuk transaksi caj bank tersebut secara

otomatik dan

� Menjana ’GL General Journal’ secara otomatik menggunakan akaun yang telah

di’set’kan.

Mengakses program

Untuk mendapatkan skrin ‘Bank Service’, pastikan anda klik sebegini:

Menu Utama →→→→ Cash Book →→→→ Setup →→→→ Bank Service

Skrin ‘Bank Service’



CARA MEMBUAT SETTING

Langkah 1


Langkah 2

Masukkan kod di medan ’Service Code’

(Cadangan: Jika transaksi merupakan caj bank, kemungkinan anda boleh gunakan ‘CAJ’)

Langkah 3

Pilih bank yang patutnya di medan ’Bank Account’.



Langkah 4

Klik OK.

Langkah 5

Masukkan keterangan bersesuaian dengan kod tersebut di medan ‘Description’.

(Nota: Medan ini adalah maksima 30 aksara)

Langkah 6

Klik OK.



Langkah 7

Masukkan akaun GL yang sepatutnya untuk dicajkan di medan ’G/L Account Code’.

Langkah 8

Tekan tab sekali. Sistem akan meletakkan butiran akaun GL tersebut secara otomatik di

medan ’Description’.

Langkah 9

Masukkan 100% di medan ’percentage’. Ini bermakna sistem akan terus membuat

transaksi mengikut peratusan yang telah di’set’kan. Jika kurang dari 100%, sistem kan

membuat pengiraan mengikut peratusan yang dimasukkan.

Langkah 10

Klik OK.

Langkah 11

Selesai.



UPDATE

Untuk mengemaskini rekod perkhidmatan yang sedia ada.

Langkah 1

Klik butang UPDATE. Kemaskini di medan ’Description’ dan klik OK.

Langkah 2

Kemaskini rekod di medan ’G/L Account Code’ dan ’Description’ akan keluar secara

otomatik.

Langkah 3

Klik OK.

Langkah 4

Selesai.



DELETE


Langkah 1

Klik butang DELETE.

Langkah 2

Klik YES jika hendak memadamkan rekod ini.

Langkah 3

Selesai



14.3 Jenis Jenis Terimaan Tunai (Cash Receipts Types).

Untuk mewujudkan jenis jenis terimaan tunai.


Main Menu – Cash Book – Setup – Cash Receipts Types

Langkah 1

Klik butang ’ADD’ untuk membuat penambahan rekod baru.

Langkah 2

Masukkan jenis tunai pada medan ’Cash Type’. Klik OK.

Langkah 3

Masukkan keterangan di medan ’description’.

UPDATE

Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada.

Langkah 1

Klik butang UPDATE

Langkah 2

Kemaskini keterangan rekod.

Langkah 3

Klik OK.

Langkah 4

Selesai



DELETE


Langkah 1

Klik butang DELETE.

Langkah 2

Klik YES untuk memadamkan rekod yang dipilih.

Langkah 3

Selesai.



14.4 Kod Pembatalan Terimaan (Receipt Cancel Code)

Untuk mewujudkan kod pembatalan terimaan.

Untuk mendapatkan skrin ini, sila klik seperti berikut:

Main Menu – Cash Book – Setup – Receipt Cancel Code

Langkah 1

Klik butang ‘ADD’ untuk penambahan rekod baru. Klik OK.

Langkah 2

Masukkan keterangan di medan ’Reason Code’.

Langkah 3

Klik OK.



UPDATE

Untuk mengemaskini rekod yang sedia ada.

Langkah 1

Klik butang ’UPDATE’.

Langkah 2

Kemaskinikan keterangan di medan ’Description’.

Langkah 3

Klik OK.

DELETE


Langkah 1

Klik butang DELETE

Langkah 2

Klik YES jika hendak memadamkan rekod yang dipilih.



Langkah 3

Rekod telah dipadamkan. Selesai.

manual berkaitan proses-proses buku tunai

Documents