taklimat asas spsk

TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH

KUALITI (SPSK) KELUARAN : 05 TAHUN 2015

AHMAD JAFNI BIN MOHAMADPENYELIA KANAN

SEKTOR JAMINAN KUALITIJABATAN PENDIDIKAN SELANGOR

1

jafni.ppdkl@btpnsel.edu.my 016-976 1441

•APA ITU SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI ?•SPSK

2

APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?

1. SPSK :-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN

( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

3

SIRI ISOISO 9000 - Istilah / Perbendaharaan kataISO 9001 – Keperluan StandardISO 9004 – Garis Panduan PelaksanaanISO 19011 – Garis Panduan Audit

4

MS ISO 9001 : 2008MS = Malaysia StandardISO = International Organization of Standardization9001 = Keperluan Standard2008 = Versi Keluaran

Pendekatan ISO1. Berdokumen dan Berprosedur2. DO WHAT YOU SAY- ( Buat apa yang dikata)3. SAY WHAT YOU DO - ( Cakap apa yang dibuat )4. RECORD WHAT IS DONE - ( Rekod kerja ikut prosedur )5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG

BETUL…6. Improve base on results ( Penambahbaikan berdasarkan keputusan ) 5

PUNCA KUASAISO DI MALAYSIA

1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman

2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003

3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti( Unit Piawaian dan Dokumentasi )- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti berdasarkan PKPA

6

SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMINBerdasarkan :1. SISTEM AUDIT

I. Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri) Pra Audit Dalam & Audit Dalam

ii. Audit Pihak Kedua ( Penilaian terhadap pembekal )

iii.Audit Pihak Ketiga – Audit Pematuhan ( Pensijilan – SIRIM )

iv. Penarafan Kendiri – Verifikasi * SPSK7

KEPERLUAN STANDARDMS ISO 9001:2008

SEKSYEN 4 - Sistem Pengurusan Kualiti

SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan

SEKSYEN 6 - Pengurusan Sumber

SEKSYEN 7 - Penghasilan Produk

SEKSYEN 8 - Pengukuran ,Analisis danPenambahbaikan

* Seksyen 1, 2, 3 = definasi pengurusan kualiti8

TAHUKAH ANDA….DOKUMEN KUALITI SPSK TELAH DIKEMASKINI DAN DIMURNIKAN

KELUARANNYA.TARIKH KUATKUASA : 15 APRIL 2015

NOMBOR KELUARAN : 05NOMBOR PINDAAN : 00

9

KENAPA PERLU SPSK DIKEMASKINI ?

1. Tidak relevan dgn keadaan semasa - SKPM2. Perlu selaras dengan kehendak stake holder

– KPM / JPNSel /PPD3. Peluang penambahbaikan - borang 4. Sistem pengurusan kualiti lebih efisien dan

up to date5. Terdapat perubahan istilah dan perubahan

proses . Cth P dan P – KSSR6. Keputusan Mesyuarat Pasukan Petugas

Kualiti JPN Selangor Bil.2/2015 – 16 Mac 201510

• KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN KE SEMUA SEKOLAH ?

1. SERAGAM2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH

AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG SAMA

3. GB/GPK1 BERTUKAR KE SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH

4. BANYAK KEBAIKAN DARI KELEMAHAN…

11

•BAGUS SANGAT KE SPSK NI..JIKA SEKOLAH MENGAMALKANNYA ?

12

KEBAIKAN SPSK1.Sekolah bukan buat benda / proses yang

baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan dilakukan setiap hari….Jadi..tiada pertambahan kerja tetapi Cuma perlu gunakan borang sebagai dokumentasi

2.Membantu pihak pentadbir menyediakan dan urus dokumentasi dengan baik. Jika diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk pengiktirafan…cth New Deals/ Kluster / SBT dll

13

KEBAIKAN SPSK3.Membantu pihak pentadbir mengurus

kerja dengan lebih mudah - Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan

p, pencerapan, peperiksaan, mesyuarat, aduan, pusat sumber & kewangan.. rujuk PK berkaitan.

4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas dengan lebih cekap berdasarkan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

14

KEBAIKAN SPSK5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kew tahu

macam mana nak urus dan guru/ketua panitia pun tahu macam mana nak urus/beli barang.

6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak payah buat 2 -3 kali kerja.

7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir dengan guru-guru dapat dipupuk dan dibugarkan…masing-masing tahu tugas/ peranan…semua ikut peraturan dan guna borang yang sama.

15

KEBAIKAN SPSK9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )

-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat-> Risiko/ kesalahan dikurangkan

-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah dengan markah JNJK

16

KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK

Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen :1.Manual Kualiti ( MK )2.Prosedur Kualiti ( PK )3.Dokumen Sokongan & Rekod

Kualiti / Borang( kesemuanya bila dirangkum

menjadi DOKUMEN KUALITI )17

HIERARKI DOKUMEN KUALITI1. MANUAL KUALITI:Menerangkan :i.Dasar dan Objektif P & Pii.Sistem Pengurusan Kualiti

mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

18

HIERARKI DOKUMEN KUALITI2. PROSEDUR KUALITI

Menerangkan:i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam P & P di Sekolah Rendah & Sekolah Menengah

19

HIERARKI DOKUMEN KUALITI3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:

i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb

ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb.

20

KAWALAN DOKUMEN KUALITIDOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):

i. Satu Folder Utama untuk simpanan sekolah.ii. Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di cap/print “SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL” di muka depan sahaja.iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print “ SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL” di muka depan PK.

21

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH

• Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah

• Baca dan fahami Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Borang

• Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada Pasukan Petugas Kualiti

• BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH…

TINDAKAN PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

1. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan2. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah

dipamerkan.3. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah

Kualiti telah diberi taklimat kepada semua guru dan staf serta murid.

4. Pastikan sekolah mendapat dan menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen Kualiti diterima ada No kawalan yang betul.

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK SEKOLAH

5. Pastikan Dokumen Kualiti yang dicetak dicap “SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL”.

TINDAKAN PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

1. Membantu Pengurus Kualiti merancang, mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.

- Mesyuarat SPSK sekolah- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )- Paparan visi, misi, objektif kualiti- Kawalan Dokumen ( borang-borang yang digunakan )- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp,

spsk ..dll )- Sistem fail SPSK mengikut arkib. Surat : fail kertas manila putih “ terbuka” & Borang-

borang : ring file / fail keras

TINDAKAN PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

2. Memastikan semua proses-proses yang terkandung di dalam MANUAL KUALITI SPSK dilaksana dan dipatuhi

3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan tugasan masing-masing.

4. Melaporkan kepada pengurusan atasan jika terdapat sebarang masalah berhubung pelaksanaan SPSK.

5. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti – punca kuasa

TINDAKAN PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

6. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti – punca kuasa

7. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan borang-borang yang terlibat.

8. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada semua ketua panitia.

9. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat menyurat dalam fail kertas putih “ Terbuka”.

10. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi oleh semua warga sekolah.

KEJAYAAN SPSK ADALAH KOMITMEN DARI SEMUA

PIHAK & WARGA SEKOLAHMANUSIA BANYAK RAGAM

PENGURUSAN KUALITI PERLU KESABARAN……

UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR BIASA…USAHA KITA JUGA PERLULAH YANG LUARBIASA

JUGA……

Kejayaan menunggu anda,Jika ada usaha untuk berjaya.

Kegagalan sedia menanti,Jika banyak alasan dicari

Sekian, Terima Kasih

29