prinsip penulisan
Post on 20-Oct-2015
100 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PANDUAN MEMBUAT MINIT MESYUARAT, MINIT CURAI
DAN MEMO
ZAINAP BINTI IBRAHIMKETUA PENOLONG PENGARAHSEKTOR PENDIDIKAN ISLAM
JPNWP
Bengkel Pemantapan Pengurusan Panitia Pendidikan Islam SK Zon Bangsar dan Pudu 12 April 2011
PRINSIP PENULISANMINIT MESYUARAT
BERKUALITI
Suatu perhimpunan tiga atau lebih
orang yang mempunyai matlamat yang sama di mana komunikasi merupakan cara utama bagi mencapai matlamat tersebut.
APAKAH MESYUARAT
Penyampaian dan Pertukaran
Maklumat Kerjasama, Penyelarasan
danKomunikasi Penyelesaian Konflik Hala cara dan perancangan masa
depan Memperbaiki prestasi kerjasemasa Latihan dan pembangunan
TUJUAN MESYUARAT
Mesyuarat Memberi
Maklumat Mesyuarat Membuat
Keputusan Gabungan Kedua-duanya
KATEGORI MESYUARAT
Apabila mesyuarat itu mencapai
matlamatnya dalam jangka masa yang singkat serta dapat memuaskan peserta (secara demokrasi)
Apakah mesyuarat berkesan?
MINIT MESYUARAT (MM)
Satu rekod atau kenyataan bertulis
secara formalmengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akandatang
DEFINISI
4C
Correct (Betul)
Clear (jelas)
Comprehensive (Lengkap)
Concise (Ringkas)
Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat
Aspek Bahasa: • Bahasa yang mudah
difahami. • Elakkan ayat yang terlalu
panjang hingga menyukarkan memahami.
Betul (Correct)
I Format penulisan mengikut kehendak
Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991 Ii Catatan minit mesyuarat sepatutnya
mengikut agenda iii Kandungan catatan minit:
Perkara, Keputusan dan Tindakan iv Sistem nombor diguna pakai
Jelas (Clear)
Lengkap (Comprehensive) •Maklumat yang dicatat perlulah lengkap. •Tidak menambah atau
mengurangkan perkara-perkara yang dibincangkan dan yang diputuskan dalam mesyuarat
Lengkap (Comprehensive)
• Bahasa yang ringkas dan penulisan
yang padat dari segi pengolahan. • Sekiranya pegawai tidak menghadiri
mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.
Ringkas dan Padat (Concise)
MM hendaklah merekodkan: Perkara-perkara penting yang
dibincangkan. Keputusan-keputusan yang dibuat. Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil perhatian.
Peringatan
OMinit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut diadakan.
Penghantaran/EdaranMinit Mesyuarat
FORMAT PENULISANM INIT MEYUARAT
PKPA BIL 2/1991
Catatkan Nama Mesyuarat Bil… Tahun…. (Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan
Tahun) Tarikh: Masa: Tempat:
FORMAT PENULISANMINIT MESYUARAT
Senaraikan nama ahli yang menghadirimesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat.Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
Kehadiran:
Senaraikan nama pegawai yang
bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
Turut Hadir:
O Ruangan ini mengandungi catatan tentang
perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi.
Perkara-perkara penting ini tidak semestinya
dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat,
semasa mesyuarat,membincangkan perkara-
perkara berbangkit atau semasa membincangkan
kertas-kertas kerja.
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lepas
a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang
perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.
b. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.
(Untuk memudahkan rujukan dibuat,muka surat dan perenggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.)
3. Perkara-perkara Berbangkit –Jika Berkaitan
c. Jika perkara-perkara berbangkit
itu masihmemerlukan tindakan, catatan juga
agensiatau nama jawatan pegawai yang
perlumengambil tindakan.
3. Perkara-perkara Berbangkit –Jika Berkaitan
4. Perkara –Perkara yang Dibincangkan
OBagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.
OPerkara-perkara yang perlu direkodkan adalah:
5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –
Jika Berkaitan
Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah
6. Hal-hal Lain – Jika Ada
O Ruangan ini merekodkan perkara sepertiyang berikut:
a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.
b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi.
c. Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan
datang jika tarikh telah ditentukan.
7. Penutup Minit Mesyuarat
Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab sebagai
Urus Setia Mesyuarat.
TarikhCatatkan tarikh MM berkenaan disediakan
Urus Setia
MINIT Mesyuarat bagi:i. Mesyuarat Bersiri atau Berkala:Format (7 langkah)Cth: Mesyuarat Jabatan, Mesyuarat AJK PIBG.
ii. Mesyuarat Khas Cth: MesyuaratMembincangkan PelancaranPanduan Pengurusan Jabatana. Perutusan Pengerusib. Perbincanganc. Hal-hal laind. Penutup
Minit Curai
OJika hadiri mesyuarat di luar sebagai ahli/wakil:Minit kepada Ketua Jabatan patut disediakan.
OBentuk:Catatan PerbincanganNota Perbincangan
Catatan Ringkas
A.Butiran Laporan
FORMAT MINIT CURAI
1. Kepada YBhg.Tuan Pengarah, JPNWP
2 Daripada Zainap binti Ibrahim (Setiausaha Sambutan Hari Guru 2011)
3 Salinan Kepada Semua Timbalan Pengarah
Semua Ketua Sektor
4 Rujukan K (BPSH-SPKD)600/03 Jld. 2 (25)
5 Perkara / Aktiviti Perayaan Hari Guru Peringkat Kebangsaan 2011Mesyuarat Setiausaha dan Pegawai Meja
6 Tarikh dan masa 25 Januari 2011 dan 8.30 pagi
7 Tempat Bilik Mesyuarat, Aras 2
Jabatan Pendaftaran Negara, Tkt 2, Bang. TDPT Haji Bujang, Kuching, Sarawak.
8 Anjuran Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Putrajaya
9 Pengerusi / Urus setia YBhg. Dato’ Pengarah BPSH, KPM
10 Turut Hadir
FORMAT
B. Perkara yang dibincangkanC. Tindakan yang Perlu DiambilD.Tarikh Mesyuarat Akan Datang.E.Tandatangan Pegawai Pelapor.F.Tarikh Laporan Disediakan:
Minit Bebas
top related