perancangan strategik jpn 2010
Post on 16-Dec-2016
293 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PERANCANGAN STRATEGIKJABATAN PENDAFTARAN NEGARA
MALAYSIA 2010
3
PROGRAM STRATEGIK IBU PEJABAT JPN 2010
BIL BAHAGIAN HALAMAN
1 BAHAGIAN KAD PENGENALAN 10-112 BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAIGUNA KERAJAAN 13-163 BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT 18-204 BAHAGIAN KEWANGAN 22-235 BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA 25-346 BAHAGIAN LATIHAN 36-377 BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN
KOMUNIKASI 39-44
8 BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN 46-499 BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN 5110 BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN 53-5411 BAHAGIAN WARGANEGARA 56-5912 PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN 6113 PUSAT PENGURUSAN REKOD 63-6414 UNIT KHAS ISO 66-67
R
ISU / MASALAH SEPANJANG TAHUN 2009 (IBUPEJABAT JPN)
BIL BAHAGIAN HALAMAN
1 BAHAGIAN KAD PENGENALAN 70-722 BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAIGUNA KERAJAAN 743 BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT 76-774 BAHAGIAN KEWANGAN 79-805 BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA 82-896 BAHAGIAN LATIHAN 917 BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN
KOMUNIKASI 93-94
8 BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN 969 BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN 98-10110 BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN 103-10411 BAHAGIAN WARGANEGARA 106-10912 PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN 11113 PUSAT PENGURUSAN REKOD 11314 UNIT KHAS ISO 115-116
PROGRAM STRATEGIK JPN NEGERI 2010
BIL PERKARA HALAMAN
1 PROGRAM STRATEGIK JPN NEGERI 2010 1182 CADANGAN BAGI ISU PENGURUSAN 1203 ISU / MASALAH YANG DIHADAPI SEPANJANG 2009
BAHAGIAN KAD PENGENALAN 123-126BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT 128-131BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN 133-134
4 KEPUTUSAN DAN CADANGAN MESYUARAT PERANCANGAN STRATEGIK BIL.1 / 2010 136-138
ISI KANDUNGANPROGRAM STRATEGIK KPPN
BIL PERKARA HALAMAN
1 SENARIO MASA KINI & ‘PEOPLE CENTRIC MODEL’ 52 ANALISIS SWOT & VISI JPN 63 PERANCANGAN PROGRAM 2010 7-8
4
PROGRAM STRATEGIK KPPN
5
Senario Masa Kini
• Gagasan 1 Malaysia Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan• High performance culture (Budaya Prestasi Tinggi)• NKRA dan KPI Menteri / Kementerian Dalam Negeri• ‘Business is not as usual’• ‘Economy slowdown’
‘
‘People Centric Model’
6
KEKUATAN KELEMAHAN• Perkhidmatan kaunter terbaik di dalam perkhidmatan awam• ICT terbaik dalam sektor awam – Penganugerahan MS ISO 27001
ISMS• Komitmen pengurusan• Sumber data penduduk negara• Aplikasi pelbagaiguna MyKad – 8 aplikasi utama• 210 cawangan seluruh negara• Modal insan yang mencukupi• Peningkatan perkhidmatan mobile unit• Perkhidmatan 7 hari seminggu termasuk waktu rehat• Sijil 5S
• Terlalu bergantung kepada kepakaran vendor• Masih ada data yang belum dikemaskini• Akta/prosedur/arahanjabatanyangsudahtidakrelevan• Kewibawaan anggota barisan hadapan dari segi pengetahuan
mengenai urusniaga utama JPN
PELUANG ANCAMAN• Perkhidmatan kaunter terbaik di dalam perkhidmatan awam dan
dunia• Infrastruktur bertaraf dunia• Menjadi tanda aras perkhidmatan kaunter• Kakitangan mahir dan berpengetahuan• Peningkatan teknologi dan sistem ICT• Mengurangkan kebergantungan dengan vendor – Transfer of
Technology
• Kemajuan ICT yang pesat• Sindiket pemalsuan data• Penyalahgunaan sistem oleh kakitangan• Managementbycomplaints-reactive• Keadaanpolitiksemasa• Pelanggan era baru• Budaya kerja lama di JPN• Tekanan pihak luar NGO, SUHAKAM• Kebebasan media• Kekangan kewangan
ANALISIS SWOT
VISI JANGKA PENDEK JPNJabatanPendaftaranNegaraSebagaiJabatanPerkhidmatanKaunterTerbaikDalamPerkhidmatanAwam
VISI JANGKA PANJANG JPNJabatanPendaftaranNegaraSebagaiJabatanPerkhidmatanKaunterTerbaikDunia
VISI PENGURUSAN JANGKA PENDEK JPNMelahirkanWargaJPNYangKompetenDanBerintegriti
VISI PENGURUSAN JANGKA PANJANG JPNMelahirkan Warga JPN Yang Mengamalkan Budaya Kerja Berprestasi Tinggi (High Performance Work Culture)
7
BIL ISU MATLAMAT PENCAPAIAN PELAN TINDAKAN1 Penambahbaikan sistem
penyampaian ) Dengan peningkatan sistem AFIS
Mengurangkan keperluan dokumen sokongan ) Memantapkan budaya kerja secara
berpasukan dan budaya membantu pelanggan ) AnggotaJPNyangberintegriti,telusdanakauntabiliti ) Sense of urgency
) KeutamaankepadapeningkatansistemAFISperludititikberatkanagar pengeluaran MyKad pada hari yang sama dapat dilaksanakan ) ISO perlu disemak semula supaya keperluan dokumen sokongan
dapat dikurangkan ) Memupuksikapkeperihatinansupayamaklumbalasdapat
dilaksanakan dengan segera ) Penggunaan pejabat pos dan balai polis terpilih untuk urusan JPN
2 Perkhidmatan dengan ‘big /quick win’ – impak maksimum
) Perkhidmatan yang memberi impak maksimum kepada rakyat
) Meningkatkan kerjasama dengan NGO dan pemimpin masyarakat ) Produk – ‘quick win’ ) Perkhidmatan – ‘big win’
3 Meningkatkan program outreach di akar umbi
) Untukmemastikanseluruhrakyatmalaysiamempunyai dokumen pengenalan diri ) Lebih dekat dengan orang ramai
) Implementasiunitmobilesecaraoptimum ) Perolehan kelengkapan mobile unit
4 Pembangunan sumber manusia
) Programlatihanyangrelevan ) High thinking, high doing ) Pewujudan skim KP42
) Mewujudkanlatihanyangbaruyanglebihrelevansepertikursusmenangani krisis dan pembinaan karakter
5 Promosi ) Memberikesedaranmengenaikepentingandokumen pengenalan diri bukan sahaja MyKad, ia termasuk sijil lahir, sijil warganegara dan lain-lain ) Meningkatkan penggunaan aplikasi MyKad
dengan promosi yang lebih meluas ) Meningkatkan promosi untuk urusniaga
utama ) Menanganimasalahkekhuatiranmasyarakat
mengenai keselamatan data di dalam MyKad
) Perbanyakkan promosi untuk kesemua urusniaga utama JPN ) Mewujudkan unit komunikasi korporat yang menguruskan hal-hal
berkaitan promosi
6 Penyemakan semula piagam pelanggan
) MyKad siap satu hari ( hari yang sama) ) Proses pengeluaran sijil warganegara dalam
tempoh seminggu ) Prosesdaftarkelahirandankematian ) Tempoh proses warganegara
) Kajian semula piagam pelanggan
PERANCANGAN PROGRAM 2010
8
BIL ISU MATLAMAT PENCAPAIAN PELAN TINDAKAN7 Mewujudkan sistem
pengurusan aduan yang komprehensif
) Menguruskan aduan dengan cepat, tepat dan mesra pelanggan
) Amalan terbaik dalam pengurusan aduan ) Klasifikasiaduan ) Analisa dan melapor aliran (trend) ) Tindakan pengurusan ) Tempoh penyelesaian yang singkat
8 Penggunaan email yang lebih meluas
) Maklumbalas yang cepat dan tepat ) Warga pengurusan JPN yang celik IT ) Memudahkan penyampaian maklumat ) Menjimatkan kos ) Mengurangkan penggunaan kertas
-paperless
) Penggunaannyatidaktertaklukhanyakepadapegawai-pegawaiatasan sahaja ) Mengadakanlebihbanyakkursusdanlatihankepadamerekayangmemerlukanlatihan
9 Isu di Sabah dan Sarawak ) Fokuskepadaisuketiadaandokumenpengenalan diri bagi penduduk Sabah dan Sarawak ) Sasaran penyelesaian bagi Sarawak adalah
pada hujung 2011 ) Sasaran penyelesaian bagi Sabah adalah
pada hujung 2012
) JPN Sabah dan Sarawak perlu membuat perancangan dan mengatur strategi yang perlu dilakukan ) Meningkatkan kerjasama dengan MKN, JIM dan PDRM ) Melihatsemulaperuntukanundang-undangyangtidakseragam
dengan Semenanjung
1. Walaupun ‘backlog’untukdaftarlewatdanwarganegaratelahselesai,bagaimanakahuntukkitamemastikantiadabackloglagiselepas ini?• Meningkatkan bilangan kakitangan• Semakan semula proses• Mengurangankan campurtangan urusan manual• Meningkatkan penggunaan ICT
2. Cadangancarauntukmengatasimasalahdaftarlewat:• Menaikkandendabagimemastikanperkarainitidakberulang• Memperhebat promosi
1. Apa yang kita perlu lakukan untuk jadikan JPN kaunter terbaik dalam perkhidmatan awam seterusnya peringkat dunia?• Kualitiperkhidmatan• Efficiency• Proactive-thinkahead• Always perform the best
•
TINDAKAN SUSULAN POINTS TO PONDER
9
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
10
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
1. Pengeluaran Kad Pengenalan Kepada Anggota Polis Dan Tentera
• Kertas Cadangan Pengeluaran Kad Pengenalan Polis dan Tentera telah dikemukakan kepada pihak KDN.(Sedang menunggu keputusan).
• Jika diluluskan, melibatkan Pindaan kepada PPPN 1990.
• Membolehkan anggota Polis dan Tentera yang sedang berkhidmat untukturutmenikmatikemudahan aplikasi yang terdapat pada MyKad.
• Membolehkan mereka menikmatisubsidipetrol oleh Kerajaan.
• Adalah disasarkan semua anggota Polis yang sedang berkhidmat telah memiliki kad pengenalan (MyKad) sebelum 31 Mac 2010.
Nota : Pengeluaran kad pengenalan kepada anggota tentera yang sedang berkhidmat telah diberhentikankeranatidakdibenarkanolehpihak MINDEF.
2. Tindakan Terhadap Kad Pengenalan Merah Yang Terkeluar Secara Salah
• Kertas Cadangan mengenai Isu Kad Pengenalan Merah yang Terkeluar Secara Salah telah dikemukakan kepada pihak KDN.(Tindakan susulan dengan KDN).
• Nota :
StatistikPengeluaranKad Pengenalan Merah yang Terkeluar Secara Salah adalah sebanyak 3403.
• Membersihkan rekod PemastautinTetapyangberdaftardiJPN.
• Memastikankadpengenalan merah yang dikeluarkan oleh Jabatan ini hanyalah bagi orang-orang yang layak dari segi dasar, peraturan dan perundangan sedia ada.
• Jun 2010
11
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
3. Pendaftaran Orang-Orang Yang Belum Memiliki Kad Pengenalan Setelah Berumur 12 Tahun
• Mengeluarkan surat pemberitahuan kepada pemohon yang telah mencapai usia 12 tahun supaya hadir bersama penganjur ke mana-mana pejabat JPN yang berhampiran untuk memohon kad pengenalan.
• Mengurangkan jumlah permohonanDaftarLewat Kad Pengenalan dan jumlah orang-orang yang masih belum memiliki kad pengenalan setelah mencapai usia 12 tahun.
• Mac2010–pengeluarannotisperingatanpermohonan kad pengenalan akan mula dikeluarkan.
• Sasaran sebanyak 95% daripada kanak-kanak 12 Tahun Warganegara Malaysia memiliki MyKad.
4. Pengeluaran Kad Pengenalan Berkonsepkan ‘Tunggu Dan Siap’.
• Perbincangan lanjut akan diadakan dengan pihak BTM dan BKW.
• Mengeluarkan kad siap dalam tempoh yang singkat.
• Memenuhi ekspektasi pelanggan yang mahukan perkhidmatan yang cepat dan cekap.
• Akan dilaksanakan setelah sistem AFIS dinaik taraf dan mesin pencetak diperolehi.
• Selewat-lewatnya penghujung tahun 2010.
12
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAIGUNA KERAJAAN
13
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAI GUNA KERAJAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
1. Kualiti Kad • Analisa kad-kad ditolak
• Analisa kegagalan cip
• Pengujian kad di SIRIM
• Mendapatkan khidmat perunding utk audit kualiticip
• Menganalisa kad-kad yang rosak, usaha-usaha penambahbaikan dan pemantauan
• Menurunkan kadar ditolak MyKad
2. Tender MyKad Bahan Baru
• Penyediaan senarai pendek
• Pengujian Prototype
• Pengujian kad
• Keputusan ke lembaga perolehan tender
• Ujian akhir
• Penyediaan kontrak
• Menguruskan, menilai , menguji cadangan-cadangan sistem oleh - penender yang disenaraipendek dan yang berjaya
• Bekalan pertama MyKad dapat diterima pada Januari 2011
3. Tender MyKid, MyKad Consumables
• Penyediaan senarai pendek
• Pengujian Prototype
• Pengujian kad
• Keputusan ke lembaga perolehan tender
• Ujian akhir
• Penyediaan kontrak
• Menguruskan, menilai , menguji cadangan-cadangan sistem oleh - penender yang disenaraipendek dan yang berjaya
• Bekalan pertama MyKid dapat diterima pada Jun 2010
14
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAI GUNA KERAJAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
4. Pembangunan Sistem online penggantian MyKad melalui portal JPN
• Latihanuntukpeningkatan kepakaran dalaman.
• Penyediaan kertas cadangan dan kelulusan.
• Pembangunan dan pengujian sistem
• ‘Pilot’ dan perlaksanaan
• Menyediakan kemudahan permohonan penggantianMyKadsecaraportal.Pembangunan dilaksanakan secara in-house
• ‘Pilot’ dan pelaksanaan dijangka siap pada Ogos 2010
5. Permohonan Penggantian MyKad secara on-line melalui portal MyEg
• Pembangunan dan pengujian sistem
• Pelaksanaan sistem
• MenyediakankemudahanpenggantianMyKadsecara online kepada agensi-agensi kerajaan melalui portal MY-EG.
• Pelaksanaan kepada orang awam akan bermula pada 15 Mac 2010
6. Memberi sokongan teknikal kepada Agensi TPG
• Terlibat bersama BTM secara langsung dalam menentukan keperluan teknikal projek termasuk sokongan infra, capaian data khasnya CLMS.
• Agensi-agensiyangterlibatialah:
• U -Library
• Pelaksaan dijangka siap pada Jun 2010
7. Kajian keselamatan MyKad, infrastruktur berkaitan & memperkukuh aspek keselamatan
• Terlibat dengan pasukan kajianyangdilantikolehMDEC
• Permohonan projek kepada Cybersecurity Malaysia
• Terlibat dengan kajian tersebut
• Sistem MyKad & antaramuka dengan agensi luar
• Kajian keselamtan cip untuk mendapatkan pengiktirafanMyCC(commoncriteriaversiMalaysia–internationalstandardsuntukproduk-produk keselamatan)
• Kajian berserta laporan dijangka dapat diselesaikan pada Mei 2010
15
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAI GUNA KERAJAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
8. Promosi • Kertas kerja dikemukakan untuk kelulusan pihak pengurusan
• Membuat cetakan 10,000 unit dari Syarikat PNB
• Mengemukakan cadangan sampel cenderahatiuntuktempahan
• Pameran 8 kali setahun
• Lawatan 6 kali setahun
• Pengiklanan MyKad dalam radio dan surat khabar nasional
• Bahancetak(brosur,risalah)dancenderahati
• Perolehan LCD untuk pameran
• Perolehan ‘booth’ pasang siap untuk 7 bahagian
• Ekspo dan pameran / lawatan delegasi luar negara
• Pengiklanan MyKad dalam radio dan surat khabar nasional
• Bahan cetak (brosur, risalah) dancenderahati
• Penyertaan dalam ekspo dan Pameran
- 15 ekspo/pameran• Persediaan lawatan delegasi
luar negara ke JPN - 10 lawatan
9. Pusat Penyelidikan dan Pembangunan (R&D)
• Kertas kelulusan cadangan.
• Kertas kajian pelaksanaan.
• Latihan• Dokumentasi • Pelaksanaan • Penyediaan peralatan
sedia ada dan pengumpulan peralatan baru jika ada.
• Penyediaan SOP• Pelaksanaan • Memantau syarikat
penerima ‘Command Set’.
• Membangunkan Standard dokumen keselamatan JPN.
• Menyediakan pusat pengujian ‘reader’ MyKad oleh penerima ‘Command Set’ JPN.
• Pembangunan ‘Standard’ dokumen keselamatan (JPN) dijangka siap pada Julai 2010
• Pusat Pengujian ‘Reader’ dijangka siap pada Jun 2010
16
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAI GUNA KERAJAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
10. IQC • Menerima bekalan Kad (MyKad / MyKid / MyPr / MyPr / MyKas) dari pembekal dan melaksanakan IQC secara pensampelan
• MemastikanKadyangditerimamematuhistandard yang telah ditetapkan
• Memeriksa kad tahap pada pertama penerimaan untuk mengurangkan kadar kad yangditolaksemasaprosesinitialisasidanpengeluaran kad
• Untuk mendapatkan kad yangberkualititinggidanmengurangkankadargantiankad
11. Pengurusan Alat Pembaca kad
• Memantau isu-isu penggunaan reader
• Di JPN dan agensi-agensi luar
• System Mobile Management
• Penyelenggaraan
12. IPR dan Trademark • Proses pemeriksaan dan penialaian oleh pihak pendaftartrademark
• Penyiaran dalam gazet kerajaan
• Menyediakan taklimat / kronologi kontrak / minit mesyuarat / salinan kontrak kepada PUU KDN.
• Trademark
• PendaftaranTrademarkMyKad-5Class(16,35, 39, 44, 45)
• -PendaftaranTrademarkMyKid-4Class(9,16, 44, 45)
• -PendaftaranTrademarkMyKad-6Class(9,16, 35, 39, 44, 45)
• Penyelesaian Hakmilik Harta Intelek Bagi Aplikasi-aplikasi MyKad, MyKid dan MyPR (IPR Sistem Pengoperasian MCOS)
• Proses pemeriksaan dan pe-nilaianolehpihakpendaftartrademark
A. MyKad (Kelas16, 35, 39, 44)B. MyKid (Kelas 16, 35, 39, 44)C. MyPR(Kelas 16, 35, 39, 44)• Penyelesaianpendaftaran
Trademark dan penyiaran dalam gazet Kerajaan bagi kelas
A. MyKad(Kelas 45)B. MyKid (Kelas 45)C. MyPR(Kelas 45)• PUU KDN merumuskan
‘Source Code’ MCOS bukan Hak Harta milik Kerajaan (selesai).
17
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
18
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Memperluaskan
pembukaan kaunter JPN di hospital-hospital kerajaan.
• Memperluaskan pembukaan kaunter JPN ke seluruh hospital-hospital kerajaan secara berperingkat-peringkat.
• Pegawai JPN dapat berhubung terus dengan hospital kerajaan untuk mendapatkan maklumat kelahiran yang berlaku di hospital.
• Perbincangan lanjut akan dibuat dengan Kementerian Kesihatan untuk membincangkan tentang perkara di atas.
• Memastikansetiapkelahiranyangberlakudihospitaldidaftarkandalamtempohmasayangditetapkan.
• Memudahkan orang ramai berurusan dengan pihak JPN.
• Mengurangkanjumlahpendaftaranlewatkelahiran.
Disasarkan sekurang-kurangnya empat (4) buah kaunter JPN berjaya dibuka di hospital kerajaan seluruh negara
19
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 2. Memperkasakan
Unit Bergerak di setiap negeri di Semenanjung (Operasi MyDaftar)
• Menyediakan dan memantapkan usaha turun padang secara khusus mengikut zon dan lokasiyangdikenalpastimempunyai masalah.
• Program kaunter bergerak akan dilaksanakan secara berkala dan berterusan mengikut zon/lokasi yang telah ditetapkan.
• Menyediakan penambahan set ‘unit mobile,’ kakitangan, serta kemudahan pengangkutan.
• Mengurangkanjumlahpendaftaranlewatkelahiran.
• Mengatasi masalah penduduk tanpa dokumen.
• Memastikansetiappendudukyanglayakmempunyaidokumen pengenalan diri yang sah.
Disasarkan sekurang-kurangnya sebanyak 100 operasiMyDaftardiSe-menanjung Malaysia,25 operasi Unit Bergerak di Sabah serta 60 operasi di Sarawak ber-jaya dilaksanakan sepan-jang tahun 2010.
3. Pelaksanaan Sistem Pengesanan Pendaftaran Kelahiran Secara ‘Online’ di antara JPN dan Hospital/Klinik.
• Pembangunan sistem dan penambahan peralatan-peralatan ICT.
• Perbincangan awal akan dibuat dengan pihak hospital bagi ‘Pilot Standby’
• Membolehkan JPN mengesan dan menyemak samada setiapkelahirankanak-kanakdihospital/kliniktelahdidaftarkankelahirannyadalamtempohyangditetapkan.
• MembolehkanJPNmengambillangkahproaktifuntukmenghubungi keluarga kanak-kanak bagi tujuan pendaftarankelahiran.
• Pengesahan/ laporan lahiran yang tepat secara ‘online’ oleh pihak hospital/klinik ke JPN.
• Mengurangkan pemalsuan pengesahan kelahiran .
Disasarkan Hospital Putra-jaya sebagai ‘pilot project’ berjaya dilaksanakan pada tahun 2010.
20
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Meneruskan
projek Pengujudan, Pengemaskinian dan Pengesahan Rekod Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat ( Mass Data Verification)
• Memasukkan / mewujudkan semua data kelahirandankematiandaripadadaftarfizikalkedalam sistem.
• Memerlukan kakitangan tetap untuk tugasan pengesahan rekod yang telah di ‘key in’ dalam sistem.
• Memberi kuasa kepada kakitangan kontrak yang terpilih, untuk tugasan pengesahan rekod dengan diawasi oleh penyelia yang dilantik.
• Mempercepatkan kerja-kerja mewujudkan, mengemaskinikanrekodkelahiran,kematiandananakangkat.
• Membolehkan permohonan cabutan sijil kelahiran, kematian,dananakangkatdikeluarkandalamtempohmasa yang ditetapkan.
• Memudahkan semakan rekod individu tanpa memerlukan penyemakan dokumen asal bagi urusan-urusan di JPN.
• Memastikansemuarekod,kelahiran,kematiandananakangkat telah diwujudkan, dikemaskini dan disahkan ke dalam sistem pengkomputeran JPN.
Pengurusan Projek MDV telah diambil alih oleh Bahagian Pengurusan Rekod.
5. Pembukaan Kaunter Kutipan MyKid
• Membangunkan sistem serahan MyKid di kaunter BKA.
• MyKidyangtelahsiapbolehterusdikutipdikaunterBKA.
• Memudahkan pemohon untuk membuat sebarang pertanyaan berkaitan MyKid.
Disasarkan kaunter BKA sebagai ‘Pilot Project’ untuk pembukaan kaunter kutipanMyKiddiikutikaunter-kaunter lain di JPN Negeri berjaya dibuka pada tahun 2010.
6. Sistem Fail Elektronik bagi Permohonan Daftar Lewat Secara ‘Online’
• Penyemakan permohonan daftarlewatkelahirandankematiandapatdilakukansecara ‘online’ bagi tujuan kelulusan.
• Perbincangan lanjut berkaitan ini akan diadakan dengan pihak BTM.
• Mengurangkanpergerakanfailfizikaluntukketelusan.
• Mengurangkan karenah birokrasi.
• Mempercepatkanproseskelulusanpermohonandaftarlewat.
Disasarkan untuk Fasa Per-tama, pelaksanaan Sistem Fail Elektronik Permohonan DaftarLewatbagiKeteran-gan Temuduga berjaya dilaksanakan dengan Ibu Pejabat JPN Putrajaya seb-agai ‘Pilot Project’.
21
BAHAGIAN KEWANGAN
22
BAHAGIAN KEWANGAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Penyediaan Bajet
Dasar Baru Dan ‘One-Off’ Tahun 2011
• Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Bagi ‘One-Off’ Dan Dasar Baru
• Menampung Perbelanjaan Peruntukan Mengurus Atas Perluasan Dasar Jabatan
Menyiapkan cadangan Bajet Men-gurus (ABM) 2010 pada 15 Mac 2010
2. Penyediaan Projek RMK-10
• Mendapatkan maklumat daripada akar umbi
• Menubuhkan Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Peringkat Jabatan (Arahan Pegawai Pengawal Bil 4/2009)
• Projek disenaraikan mengikut KRA dan KPI Jabatan
Mengemukakan permohonan RMK-10 ke EPU pada 26 Februari 2010.Permohonan ini akan disemak oleh EPU dalam pemeriksaan bajet sekitar pertengahan Mac 2010
3. Ubahsuai Ruang Pejabat
• Putrajaya
• Bertam
• Anak Bukit
• Melaka
• Jempol
• Rengit
• Kuala Kangsar
• Pelabuhan Klang
• Mencari penjimatan
• Bekerjasama dengan JKR Negeri/Daerah untuk melaksanakan ubahsuai
• Memberikan ruang yang selesa dan selamat kepada anggota JPN dan pelanggan
Ubahsuaiakandijangkasiapsepertijadualdibawah:
BIL CAWANGAN DIJANGKA SIAP
1 PutrajayaDitanggguh dan dimasukkan dalam masa RMK-10
2Bertam/ Anak Bukit/ Melaka
Jun 2010
3Jempol/ Kuala Kangsar
April 2010
4 Rengit Mei 2010
5Perlabuhan Klang
Disember 2010
23
BAHAGIAN KEWANGAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Perpindahan /
Ubahsuai ruang Pejabat
• Port Dickson
• Kanowit
• Lundu
• K. Tganu
• Marang
• Kerteh
• Bayan Baru
• Teluk Intan
• Kamunting
• Tongod
• Tangguh disebabkan kekangan kewangan
• Memberikan ruang yang selesa dan selamat kepada anggota JPN dan pelanggan
Telah memaklumkan kepada JPN Negeri berkenaan penangguhan ini.
5. Menampung Perbelanjaan Operasi Bergerak Bagi Sabah/Sarawak
• Menyediakan semula Kertas Kerja yang lebih komprehensif
• MemastikanKPIMenteridapatdilaksanakan dengan lancar
Mengemukakan permohonan dasar pada bulan Januari 2010. Peruntu-kan tambahan bagi penanggungan operasi bergerak di Sabah/Sarawak dijangka dibentangkan di Parlimen pada bulan April 2010.
24
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DANSUMBER MANUSIA
25
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
Unit HRMIS
1. Membuat sandangan jawatan semua pegawai dan kakitangan JPN (Ibu pejabat dan negeri).
• Mendapatkan maklum balas dari Unit Perjawatan, BPM berkaitan pengisian dan kekosongan jawatan di JPN (Ibupejabat dan negeri).
• Supaya sandangan jawatan selaras dengan pengisian dan kekosongan jawatanpadasetiaptahun.
• Disember 2010
2. Memperkenalkan Modul-modul baru HRMIS iaitu:
• Submodul Laporan Penilaian Prestasi tahunan (LNPT)
• Submodul Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri
• Submodul Pelan Tindakan Perolehan Sumber Manusia.
• Submodul Pengurusan Saraan (Kew 8)
• Mengadakan bengkel bagi kesemua modul baru yang diperkenalkan di Ibupejabat dan negeri.
• Memudahkan proses-proses yang berkaitan dengan menggunakan Sistem HRMIS
• Disember 2010
3. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana HRMIS.
• 4 kali setahun. • Memberi dan mendapatkan maklum balas isu-isu berkaitan Sistem HRMIS
• Disember 2010
4. Mesyuarat Jawatankuasa Teras HRMIS.
• 6 kali setahun • Memberi dan mendapatkan maklum balas isu-isu berkaitan Sistem HRMIS
• Disember 2010
26
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
5. Minggu Kesedaran HRMIS. • Ceramah, taklimat dan mengedar brosurkepentinganHRMIS.
• 6 kali setahun.
• Memperhebatkan promosi HRMIS ke bahagian-bahagian dan negeri-negeri
• Disember 2010
6. Mengurus dan memantau pengemaskinian data-data asas :
• Pengemaskinian data rekod peribadi
• Pengemaskinian data profil perkhidmatan
• Pengemaskinian data perjawatan
• Mengemaskini data perjawatan di dalam HRMIS sama dengan data sebenar di dalam waran.
• Memastikansemuadata-datadidalam Sistem HRMIS dikemaskini
• Disember 2010
7. Melatih Pasukan Kerja HRMIS di peringkat Ibupejabat dan negeri untuk modul-modul baru yang diperkenalkan.
• Memberipendedahandanmelatihmelalui bengkel yang dijalankan.
• Mewujudkan pemilik modul sebagai sumber rujukan daripada pegawai dan kakitangan JPN kepada warga JPN
• Disember 2010
Unit Perkhidmatan
8. Mengemaskini profil perkhidmatan di dalam Sistem HRMIS berdasarkan waran baru.
• Mendapat maklumat daripada Unit HRMIS berkaitan maklumat yang belum dikemaskini
• Pengemaskinian di buat secara berkala.
• Membuatpengemaskinianprofilperkhidmatan di dalam Sistem HRMIS secara berterusan.
• Disember 2010
27
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
9. Mengadakan Bengkel Pengurusan Perkhidmatan Kepada kakitangan yang menguruskan perkhidmatan di Bahagian dan Negeri
• Menyediakan slot-slot kursus yang bersesuaian
• Menjemput penceramah dari JPA dan agensi yang berkaitan untuk bengkel tersebut.
• 4 kali setahun
• Memberi pendedahan kepada semua pegawai/kakitangan JPN berkenaan dengan pengurusan perkhidmatan.
• Disember 2010
10. Mengadakan Program Bagi Bakal Pesara
• Bengkel akan diadakan berdasarkan kepada keperluan
• Pendedahan kepada bakal pesara untuk menjalani kehidupan selepas bersara.
• Disember 2010
11. Mengwujudkan proses kerja melalui sistem
• Menyediakankertaspertimbanganbagi mewujudkan sistem mengikut keperluan Unit Perkhidmatan
• Mengadakan perbincangan dengan BTM dari semasa ke semasa.
• Bagi memudahkan pencapaian sesuatu maklumat dibuat dalam waktu yang singkat.
• Disember 2010
Unit Prestasi
12. Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang
• Mengadakan Majlis Penganugerahan selepas Panel Pembangunan Sumber Manusia membuat keputusan pencapaian prestasi melalui LNPT.
• Untukmengiktirafpencapaianprestasi kerja pegawai dan kakitangan JPN
• Julai 2010
13. Perisytiharan Harta bagi Pegawai dan Kakitangan JPNM
• Mengeluarkan memo dan surat edaran kepada Bahagian dan Negeri
• MengadakanbengkelPerisytiharanHarta menggunakan Sistem HRMIS kepada bahagian dan negeri.
• Memastikansemuapegawaidankakitanganmembuatperisytiharanharta (melalui sistem HRMIS)
• Disember 2010
28
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
14. Panel Pembangunan Sumber Manusia(PPSM) – Anjakan Gaji
• Mendapatkan maklumat dari Unit Kompetensi
• Memberi anjakan gaji kepada pegawai dan kakitangan yang berkelayakan
• Disember 2010
15. Pengurusan Tindakan Tatatertib
• MelantikRakanPembimbingdisetiapbahagian dan negeri.
• Meningkatkan displin dan mengurangkan salah laku di kalangan pegawai dan kakitangan JPN
• Disember 2010
Unit Peperiksaan16. Bengkel / Taklimat Kepada
Penggubal soalan-soalan Kursus PTK selaras dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19/2008
• Mengadakan bengkel/taklimat dengan menjemput penceramah daripada JPA
• Memberi pendedahan kepada penggubal tentang cara-cara mengubal soalan PTK mengikut format baru
• Januari 2010
17. Kursus Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)
KP 17 KP 22 KP 26 KP 27 KP 32 KP 38
• Menyediakan bahan-bahan kursus• 4 kali setahun • MelantikPengerusidanahlipanel• Melantikpenggubaluntuk
mendapatkan soalan-soalan• Melantikpengawaspeperiksaan
• Meningkatkan kemahiran diri & kompetensi.
• Untuk memenuhi salah satu syarat kenaikan pangkat
• Disember 2010
18. Mesyuarat Panel Peperiksaan Perkhidmatan
• 4 kali setahun • Untuk mendapatkan soalan-soalan yang dipersetujui oleh Ahli Panel.
• Disember 2010
19. Mesyuarat Panel Kursus PTK
• 4 kali setahun • Untuk memperakukan keputusan Kursus PTK sebagai syarat kenaikan pangkat
• Disember 2010
29
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
20. Peperiksaan Perkhidmatan • 2 kali setahun • Untuk memenuhi Syarat Pengesahan Perkhidmatan
• Disember 2010
21. Peperiksaan Khas: Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)
• 2 kali setahun • Untuk memenuhi syarat kenaikan pangkat
• Julai 2010
22. Mewujudkan permohonan peperiksaan secara online
• Kemaskini bersama BTM dan Sistem HRMIS
• Bagi memudahkan permohonan dan mengemaskini data
• Disember 2010
23. Kursus Penilaian PTK bagi Gred 1 – 16
• 1 kali setahun • Untuk memenuhi syarat kenaikan pangkat
• Disember 2010
Unit Penjawatan
24. Permohonan jawatan Kumpulan D secara online
• Menyediakan kertas cadangan untuk kelulusan pihak pengurusan bagi membangunkan sistem
• Memastikankancalondapatmengemukakan permohonan secara terus di samping memudahkan penyebaran dan penyampaian maklumat
• Jun 2010
25. Mewujudkan jawatan Pegawai Pendaftaran Gred KP44 hingga KP54
• Menyediakan kertas cadangan untuk kelulusan KDN/JPA
• Memberi peluang kenaikan pangkat kepadaPegawaiPendaftaranGredKP41/42
• Disember 2010
26. Pengisian kekosongan jawatan di Ibu Pejabat dan negeri
• Mengemukakan maklumat kekosongan jawatan kepada KDN/SPA
• Mengisi 533 kekosongan jawatan di Ibu Pejabat dan negeri
• Disember 2010
30
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
27. Naziran perjawatan secara berkala di semua JPN negeri dan daerah
• Menyediakan program naziran• 2 kali setahun
• Memastikanpenempatanmencukupi dan memenuhi keperluan sebenar negeri dan daerah
• Oktober 2010
Unit Pentadbiran
28. Penggunaan dan Penyelenggaraan kenderaan Jabatan
• Mewujudkan Sistem Rekod Pusat Kenderaan Berkomputer.
• Mengadakan borang kawalan servis kenderaan.
• Kelulusan borang servis kenderaan perlu ditandatangani sekurang-kurangnya oleh pegawai gred 41 dan ke atas.
• Memastikansemuaurusanpenyelengaraan kenderaan dilakukan mengikut peraturan yang telah ditetapkan
• Disember 2010
31
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
29. Pengurusan pemandu / pengawal keselamatan Jabatan
• Mengadakan kursus / bengkel pengendalian kenderaan Jabatan mengikut jenis kenderaan kepada semua pemandu demi meningkatkan kemahiran dan mengurangkan kadar kemalangan jalanraya yang melibatkan kenderaan Jabatan.
• Pengeluaran jadual kerja kepada pemandu Jabatan sekurang-kurangnya 2 hari sebelum hari perjalanan untuk mengelakkanpertindihankerjadancutirehat antara pemandu Jabatan. Nama pemandugantiandisertakandalamjadual (cadangan awal).
• Pemindahan bilik pemandu dari Aras G ke Aras 11 (Bilik Stor) untuk memudahkan penyelia membuat pemantauan kehadiran dan disiplin kerja pemandu Jabatan.
• Penyediaan senarai nama pengawal yang masih belum menerima pakaian seragam untuk proses tempahan segera. Tindakan susulan perlu diambil bagi pakaian seragam yang belum diterima walaupun sudah 2 atau 3 bulan ditempah.
• Meningkatkan kecekapan, kemahiran dan disiplin di kalangan pemandu / pengawal keselamatan Jabatan yang mapan dan berkesan
• Dirancang oleh BPL
32
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
30. Penempahan makanan untuk mesyuarat semua Bahagian di Jabatan
• Kertas kerja / taklimat khusus mengenai pengurusan penempahan makanan perlu diadakan kepada semua Bahagian untuk membantu Unit Pentadbiran setiapBahagian.
• Penyediaan senarai nama penyedia perkhidmatan / ‘caterer’ untuk di edarkankepadaUnitPentadbiransetiapBahagian.
• Melicinkan pengurusan penempahan makanan untuk mesyuarat
• Januari / Februari 2010
31. Pengurusan Dewan Balora Perdana
• Penyediaan kertas kerja bagi pembelian meja khas yang sesuai untuk kemudahan majlis-majlis di Dewan Balora Perdana.
• Pelaksanaan kerja baik pulih meja-meja peperiksaan yang rosak akibat penggunaan ‘staple-gun’.
• Penyediaan surat arahan untuk mengembalikan peralatan Dewan Balora Perdana yang telah dipinjam olehBahagian-Bahagiantetapitidakdikembalikan semula ke tempat asal.
• Penubuhan jawatankuasa khas yang akan menguruskan penggunaan dan keperluan Dewan Balora Perdana (dan majlis-majlis lain)
• Melaksanakan pengurusan am di Dewan Balora Perdana dengan lebih cekap dan teratur
• Januari / Februari 2010
33
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
32. Pengeluaran LO untuk pembelian peralatan pejabat/servis perkhidmatan
• Menyediakan jadual lengkap pembelian barangyangsentiasamemerlukanpembekalanberkalasepertiisiansemula ‘printer toner’, kertas, fail sampul kecil dan sebagainya. Jadual disediakandengankekerapansetiapsuku tahun.
• Pengurusan pengeluaran LO secara lebih teratur
• Januari / Februari 2010
33. Pengurusan aset oleh Pejabat Perkhidmatan Pelanggan (PPP)
• Penurunan kuasa secara rasmi kepadaPPPuntukmendaftarkandanmenguruskan sendiri aset-aset yang dibeli.
• Penyediaan memo untuk pemberitahuan penurunan kuasa.
• Mengelakkan sebarang percanggahan mengenai pengurusan aset PPP dan BPM
• Januari / Februari 2010
34. Penyelenggaraan infrastuktur dan bangunan
• Mengadakan perbincangan berkala dengan pihak kontraktor.
• Menentukan KPI terhadap kontraktor yangdilantik.
• Memastikansegalalaporankerosakan infrastuktur dan bangunanJabatandiambiltindakansegera oleh pihak kontraktor yang telahdilantik.
• Disember 2010
35. Penjagaan kebersihan premis Jabatan
• Tandas awam dibersihkan pada kekerapansetiap30minitsehari.Kekerapan membersihkan tandas awam akanditingkatkankepadakekerapansetiap15minitseharijikaterdapatmajlis rasmi di Jabatan.
• Borang kepuasan pelanggan oleh pihak kontraktor perlu dilaksanakan dengan kekerapan1kalisetiapbulan.
• Memastikantahapkebersihandikawasan podium dan menara berada dalam keadaan yang baik.
• Disember 2010
34
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
36. Pengurusan keselamatan pekerja dan bangunan
• Pembahagian jadual bertugas pengawal keselamatan Jabatan mengikut kumpulanuntukmengoptimumkantahap keselamatan Jabatan secara 24 jam.
• Memastikantahapkeselamatanpekerja dan bangunan berada dalam tahap yang terbaik
• Disember 2010
35
BAHAGIAN LATIHAN
36
BAHAGIAN LATIHAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Program Latihan 2010 • Mengenalpastikeperluankursusmengikutkumpulan
• MenyediakanProgramLatihanTahunan2010
• Memastikansetiapanggotamengikutikursus minimum 7 hari setahun
ProgramLatihanTahunan2010 telah diedarkan bu-lanJanuarisepertisasaran
2. Perlaksanaan Kursus • Menganjurkan kursus mengikut zon
• Mengadakan taklimat / bengkel (1 hari)
• Peruntukanlatihandigunapakai secara efisiendanberhemah
Sasaran bulan Februari semasa kursus dapat di-jalankan mengikut zon.
3. Kajian Keberkesanan Kursus
• Mengkaji semula format Kajian Keberkesanan Kursus
• PenilaianbersdasarkanaspekSikap(Attitude),Kemahiran (Skill) dan Pengetahuan (Knowledge)
• DibentangkandalamMesyuaratJawatankuasaLatihan
• Memenuhi keperluan MSISO9001:2008
Sasaran bulan Mac 2010, kajian keberkesanan Kursus dapat dijalankan mengikut Kursus yang ditentukan.
4. Sistem Pengurusan Latihan
• Mengenalpastipenambahbaikan
• Memperluaskan penggunaan SISPEL ke Bahagian dan Negeri
• Taklimat penggunaan SISPEL
• Sistem pengurusan latihanyangsistematik
Sasaran bulan Februari, SISPEL akan diedarkan ke semua Negeri dan Baha-gian.
5. Pemberian sijil penghargaan
• Mengemaskini rekod kehadiran kursus
• Mengeluarkan Sijil Penghargaan
• Memberi penghargaan kepada anggota yang telah menghadiri kursus melebihi 7 hari setahun
Sasaran bulan Disember, semua anggota JPN yang berjaya menghadiri 7 hari berkursus akan dia-nugerah Sijil Penghargaan
37
BAHAGIAN LATIHAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 6. Book Review • SetiapanggotadiBahagian/Negeri/Cawangan
dikehendaki untuk membaca sekurang-kurangnya 3 buah buku dalam setahun
• Membuat pembentangan bookreviewsecara giliran
• Menggalakkan anggota menambah kemahiran dan pengetahuan melalui pembacaan
• Pembelajaran Kendiri
Sasaran bulan Disember
7. Program Mentor - Mentee
• Mengenalpastianggotayangberkelayakan
• Mengadakan Kursus Mentoring dan Coaching
• Melaksanakanprogramsecarasistematik–BukuLog
• Melahirkan anggota Jabatan yang boleh dijadikan pakar rujuk
Sasaran bulan Jun 2010, Program Mentor-Mentee dapat dilaksanakan setelah kursus pendeda-han dilaksanakan
8. Perpustakaan Jabatan • Menambah buku / sumber rujukan
• Promosi menggalakkan anggota membaca
• Pemberian Sijil Penghargaan kepada anggota yang mengunjungi / meminjam buku paling kerap / banyak
• Menjadikan Perpustakaan Jabatan sebagai Pusat Pembelajaran Berterusan
Sasaran bulan Disember, pemberian sijil penghar-gaan akan dilaksanakan.
38
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
39
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Menaiktaraf bilik
latihan • Biliklatihanakandipecahkankepadadua(
2)bilikyangberlainan.Kapasitibiliklatihanakandipertingkatkansepertiberikut:-
•Biliklatihan1:33buahcomputer
•Biliklatihan2:21buahkomputer
• Kertas cadangan akan dihantar pada awal tahun 2010
• Biliklatihandapatdijadikansepertismart classroom
2. Laman Web JPN (Baru)
• Menggunakan perisian open source (Drupal)
• Latihanteknikalakandiberikankepadapasukan laman web
• Latihanpenggunaakandiberikankepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan maklumat di laman web.
• Dibangunkan secara dalaman – web based
• Menggunakan perisian CMS
• Mengekalkan/ meningkatkan kedudukan di MDEC/ MAMPU
• Setiapbahagianbolehmemasukkan/ mengemaskini maklumat terkini
• Penambahbaikan laman web dapat diselesaikan dalam bulan Mac 2010 .
• Sasaranpengiktirafan5bintang dalam penilaian akan datang yang dibuat oleh MDEC
3. Sistem Pindaan Butiran Kad Pengenalan
• Menggunakan perisian open source (php dan MySQL)
• Dibangunkan secara dalaman – intranet
• Menggunakan konsep pangkalan data
• Semakan permohonan pindaan boleh dibuat dengan cepat
• Memantau permohonan yang berulang
• Sistem akan digunakan mulai akhir Mac 2010
40
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Sistem Peperiksaan
PTK dan Jabatan, JPN (Fasa 1)
• Menggunakan perisian open source (php dan MySQL)
• Dibangunkan secara dalaman – intranet
• Akan berdasarkan pekeliling baru PTK
• Kakitangan jabatan (gred KP) boleh memohon peperiksaan secara ‘online’
• Kakitangan jabatan boleh memeriksa keputusan peperiksaan secara ‘online’
• Semua urusan PTK dapat dibuat secara ‘online’ mulai Disember 2010
5. Intranet JPN (Fasa 1)
• Menggunakan perisian open source (php dan MySQL)
• Dibangunkan secara dalaman – web based
• Sistem pergerakan pegawai
• Forum
• Pengumpulan sistem-sistem (internal) dan borang-borang di intranet
• Boleh diakses oleh semua kakitangan JPN
• Dapat menyediakan kemudahan ini pada November 2010
6. Projek Peningkatan CUID
• Pembangunan Sistem CUID Biometrik (peningkatan kepada Sistem CUID sedia ada)
• Peningkatan peralatan dan perkakasan bagi menampung keperluan masa hadapan
• Membolehkan Sistem CUID beroperasisecaraoptimumdanmenjaga tahap keselamatan dan integritisistemsediaada.
• Membolehkan pengarah akses di semua cawangan
• Penambahbaikan sistem CUID dapat disiapkan dalam bulan Julai 2010.
7. Sistem Maklumat Eksekutif (BIS)
• LatihanakandiadakankepadasemuaPengurusanTertinggidiIbuPejabatdanCawangan JPN
• Sistem akan roll out kepada semua pengguna
• BIS sedia untuk digunapakai oleh pengguna.
• LaporandanStatistiksertapiagam pelanggan sedang ditambahbaik
• Sistem dapat disiapkan sepenuhnya dalam bulan Mac 2010 dan Pengarah Bahagian/Negeri boleh menggunakan mulai April 2010
41
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 8. Transfer of
Technology (TOT) dan latihan dengan pihak pembekal
• Latihanperludiberikansecara hands on kepada pegawai-pegawai yang terlibat oleh pihak pembekal mengikut komponen-komponen secara berperingkat
• Mengurangkan kebergantungan kepada vendor
• Membolehkan pegawai-pegawai BTM berkemahiran untuk mengambil alih kerja-kerja penyenggaraan sistem
• Pembangunankan sistem baru akan dilakukan se-cara dalaman. Penyengg-araan sistem dan operasi sedia ada akan dibuat secara berperingkat.
9. Menyediakan keperluan projek RMK10
• Menyediakanjustifikasidanpelantindakanpelaksanaan untuk projek-projek RMK10
• Pembentangan kepada pengurusan JPN
• Pembentangan kepada KDN
• Pembentangan MAMPU/EPU
• Semua urusan pen-dokumentasian dan permohonan ‘online’ ke EPU diselesaikan pada bulan Feb 2010
10. Peningkatan Infra di Bilik Server
• Membaikpulihbilikserveryangtidakmengikut standard keselamatan
• Garispanduan bilik server akan disediakan dan diedar kepada semua cawangan bagi memudahkan urusan perpindahan/pembukaan cawangan baru
• Kebanyakanbilikservertidakmemenuhi standard keselamatan.
11. Menaiktaraf bandwith di semua cawangan
• Menjalankan pilot ke negeri untuk peningkatan talian kepada ‘bandwith’ 2MB
• Meningkatkan prestasi rangkaian dan capaian sistem/OA
• Jika bajet mengizinkan peningkatan akan dibuat mulai Julai 2010
12. Menambah talian jaring
• Perluditingkatkandaripada2x2MBkepada4x2MB
• Perluasan email kepada semua kakitangan JPN
• Meningkatkan keupayaan capaian internet. Penggunaan sediaada telah mencapai 99%.
• Selesai Jun 2010
42
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 13. Penambahbaikan
sistem rangkaian mobile bus
• Membuat kajian semula menggunakan produk-produk baru yang ada dipasaran yang bersesuaian dengan sistem iJPN
• Meningkatkan prestasi hubungan komunikasi secara online di antara mobile bus ke sistem Hos di JPN Ibu Pejabat supaya lebih stabil dan pantas
• Meningkatkan keu-payaan capaian online dalam bulan Disember 2010
14. Peningkatan mobile set luar talian (offline) kepada atas talian (Online)
• Menguji aplikasi mobile menggunakan teknologi BGAN
• Membuat kajian untuk menggunkan teknologiterkinisepertiSSL-VPN(Broadband) dan produk (CDMA –EVDO)
• Membolehkan semakan maklumat secara online dengan sistem Hos JPN di Ibu Pejabat
• Dijangka dapat menggu-nakan teknologi network yang sesuai dalam bulan Nov 2010
15. Projek tambahan peralatan dan pembukaan cawangan hospital
• Pemasangan di dua(2) cawangan hospital • Pembukaan cawangan baru yang masih belum dilaksanakan
• Sekurang-kurangnya 2 pejabat JPN dibuka di hospital atau di tempat lain
16. Penukaran kamera ET kepada S50
• MenggantikanKameraETyangtelahobsolete dan sering bermasalah.
• UntukmenggantikanKameraETyang telah obsolete dan sering bermasalah.
• Dapatmenggantikansemua kamera ET ber-masalah dengan kamera digital yang sesuai
17. Peningkatan Sistem Biometrik AFIS
• Peningkatan perisian, perkakasan, data migration, sistem dengan komponen sub-sistem yang lain.
• Peningkatan AFIS akan dilaksanakan pada tahun 2010.
• Mengalihkan fungsi server siren gateway dan CDS.
• Menguruskan borang secara online, dimasukkan dalam salah satu modul peningkatan AFIS.
• MemastikansistemAFISbolehmenampung keperluan transaksi untuk 5 tahun yang akan datang.
• MenggantikanSistemyangsudah obsolete.
• Menghapuskan single point of failure (server sw dan cds)
• Menambahbaik pengurusan borang aliran kerja harian dan bulanan.
• Keseluruhan Sistem AFIS dapat diselesaikan akhir bulan September 2010
43
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 18. Sistem
Warganegara back-end menggantikan Workflow
• Membuat penyelenggaran merangkumi pembaikan ralat sistem dan pangkalan data.
• ‘Change Request’ (CR), penyelenggaraan sistem secara berkala (dibuat secara ‘in-house’).
• Sistemyanglebihmenepatikeperluan bisnes dan perkembangan teknologi.
• Sistem ‘workflow’ baru Warganegara dapat digunakan sepenuhnya dalam bulan April 2010
19. Integrasi antara Sistem Warganegara dan Sistem MyKad
• Perbincangan berkaitan keperluan dan prosedur bersama business owner
• Sekiranya persetujuan dicapai berkaitan prosedurdanproseskerja:
• Mengenalpastiurusniagaterlibat
• Pembangunan aplikasi
• Pengujian aplikasi rollout
• Membolehkan pengeluaran MyKad dibuat terus selepas pengeluaran sijil Warganegara
• Disember 2010
20. Sistem Warganegara – IJPN (di kaunter)
• Mengenalpastiurusniagaterlibat
• Mengenalpastikeperluanperalatan
• Pembangunan aplikasi
• Pengujian dan Rollout
• Menambahbaik dengan penggunaan biometrik dalam urusniaga di kaunter
• Disember 2010
21. Sistem PATI • Penambahbaikan aplikasi yang telah dibangunkan
• Pengujian aplikasi
• Latihan
• Rollout
• Menyemakanbiometrik(1:n)bagi pelanggan tanpa dokumen melalui operasi khas JPN di kaunter JPN
• Sistem jangka dapat digunakan dalam bulan Julai 2010
44
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 22. Pelaksanaan Citizen
Registry System (CRS)
• Membuat penilaian cadangan tender bersama MAMPU
• Membangunkan sistem
• Menyediakan sistem untuk agensi luar mencapai maklumat peribadi secara atas talian
• Dijangka dapat disiapkan dalam bulan Dis 2010
45
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
46
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Ke Arah Persijilan ke-2
5s• Melaksanakan konsep
SeragamdanSentiasaAmal
• Permohonan untuk mendapatkan persijilan kedua daripada MPC
• Pemantauan oleh Jawatankuasa Induk
• Tindakan Penambahbaikan
• MemastikanIbuPejabatJPNPutrajayamemperolehi Pensijilan Kedua Amalan 5S sebagai satu Jabatan pada bulan Mei 2010 .
• Persijilan kedua di Ibu Pejabat JPN Putrajaya pada 25 Mei 2010.
2. Penambahbaikan Piagam Pelanggan
• Mengadakan mesyuarat dengansetiapbahagianutama di JPN
• MemastikanPiagamPelanggan yang disediakan adalah selaras dengan konsep1Malaysia:RakyatDidahulukan, Pencapaian Diutamakan
• Mengemaskini dan menambahbaik Piagam Pelanggan sedia ada
• Jun 2010
47
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Ke Arah Persijilan ke-2
5s• Melaksanakan konsep
SeragamdanSentiasaAmal
• Permohonan untuk mendapatkan persijilan kedua daripada MPC
• Pemantauan oleh Jawatankuasa Induk
• Tindakan Penambahbaikan
• MemastikanIbuPejabatJPNPutrajayamemperolehi Pensijilan Kedua Amalan 5S sebagai satu Jabatan pada bulan Mei 2010 .
• Persijilan kedua di Ibu Pejabat JPN Putrajaya pada 25 Mei 2010.
2. Penambahbaikan Piagam Pelanggan
• Mengadakan mesyuarat dengansetiapbahagianutama di JPN
• MemastikanPiagamPelanggan yang disediakan adalah selaras dengan konsep1Malaysia:RakyatDidahulukan, Pencapaian Diutamakan
• Mengemaskini dan menambahbaik Piagam Pelanggan sedia ada
• Jun 2010
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 3. Pemantauan Status
Perlaksanaan KPI JPN• Peringatan melalui Mesyuarat
Penyelarasan Pelaksanaan Urusniaga Utama JPN
• Membangunkan sistem pemantauan pelaksanaan keputusan/ dasar/ arahan yang diberikan oleh Jabatan/ Kementerian
• MemastikanKPIJPNdapatdicapaisepenuhnyasepertiyangditetapkaniaitu:
• Memastikansetiapkanak-kanakyangdilahirkan di hospital kerajaan mempunyai sijil kelahiran;
• Memastikansetiappermohonandaftarlewat kelahiran lebih 12 tahun yang diluluskan dikeluarkan dengan kad pengenalan;
• Pengurangan tempoh masa bagi pengeluaran MyKad yang dipohon di Ibu Pejabat JPN;
• Pengurangan tempoh masa bagi pengeluaran MyKad yang dipohon di Ibu Pejabat JPN Negeri;
• Permohonandaftarlewatkelahiranbolehdidaftarkandimana-manapejabatJPNdiSemenanjung;
• Pengeluaran Sijil Warganegara secara cetakan berkomputer;
• Pendaftarankelahirandankematianbolehdidaftarkandimana-manapejabatJPNdiSemenanjung Malaysia;
• Meningkatkan bilangan petugas kaunter (frontliners) yang bukan bumiputera.
• Berterusan
48
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Penyelarasan
Penganjuran Mesyuarat-Mesyuarat Utama/Wajib Jabatan
• Menyediakan taqwim mesyuarat bagi tahun 2010
• Menyelaras persiapan dan persediaan mesyuarat
• Meningkatkan kecekapan penganjuran mesyuarat yang dilaksanakan mengikut kekerapan dan tempoh yang ditetapkan selaras dengan kehendak pekeliling selain penjimatan kos.
5. Buku Soalan-Soalan Lazim JPN
• Mengadakan mesyuarat dengansetiapbahagianutama di JPN untuk membincangkan maklumat yang perlu dimasukkan di dalam buku berkenaan
• Menyediakan buku soalan lazim sebagai rujukan dan panduan kepada Y.B. Menteri, Timbalan Menteri dan Pegawai-Pegawai Kanan JPN.
• April 2010
6. Pengukuhan Fungsi BDP
• Cadangan pengujudan perjawatan baru
• Penyelarasan fungsi Bahagian Penyelarasan Dasar dan Pemantauan
• Mengukuhkan fungsi Bahagian Penyelarasan Dasar dan Pemantauan selaras dengan fungsi Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Pemantauan, Kementerian Dalam Negeri.
• Berterusan
7. Dokumentasi Program Kualiti Jabatan
• Membukukan Buku Program KualitiJabatan
• Mengedarkan ke semua Bahagian/Negeri untuk tujuan rujukan
• MenyediakanBukuProgram-ProgramKualitiJabatan yang telah dilaksanakan sejak mula pelaksanaanHariKualitiJabatanuntuktujuan rujukan.
• Mei 2010
49
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Penyelarasan
Penganjuran Mesyuarat-Mesyuarat Utama/Wajib Jabatan
• Menyediakan taqwim mesyuarat bagi tahun 2010
• Menyelaras persiapan dan persediaan mesyuarat
• Meningkatkan kecekapan penganjuran mesyuarat yang dilaksanakan mengikut kekerapan dan tempoh yang ditetapkan selaras dengan kehendak pekeliling selain penjimatan kos.
5. Buku Soalan-Soalan Lazim JPN
• Mengadakan mesyuarat dengansetiapbahagianutama di JPN untuk membincangkan maklumat yang perlu dimasukkan di dalam buku berkenaan
• Menyediakan buku soalan lazim sebagai rujukan dan panduan kepada Y.B. Menteri, Timbalan Menteri dan Pegawai-Pegawai Kanan JPN.
• April 2010
6. Pengukuhan Fungsi BDP
• Cadangan pengujudan perjawatan baru
• Penyelarasan fungsi Bahagian Penyelarasan Dasar dan Pemantauan
• Mengukuhkan fungsi Bahagian Penyelarasan Dasar dan Pemantauan selaras dengan fungsi Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Pemantauan, Kementerian Dalam Negeri.
• Berterusan
7. Dokumentasi Program Kualiti Jabatan
• Membukukan Buku Program KualitiJabatan
• Mengedarkan ke semua Bahagian/Negeri untuk tujuan rujukan
• MenyediakanBukuProgram-ProgramKualitiJabatan yang telah dilaksanakan sejak mula pelaksanaanHariKualitiJabatanuntuktujuan rujukan.
• Mei 2010
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 8. Pemantauan
Perlaksanaan Projek KIK
• Mengenalpasticadangandaripada mana-mana projek KIK yang boleh dilaksanakan untuk tujuan memudahkan kerja
• Membuat ujicuba di bahagian yang berkaitan sebelum cadangan di roll-outke seluruh negara
• MemastikanpelaksanaanprojekKIKyangbersesuaian dapat diimplementasikan ke pejabat-pejabat JPN seluruh Malaysia
• Jun 2010
9. Penetapan Program Kualiti Jabatan
• Merancang persiapan programkualitiJabatanlebihawal.
• Merancang dan menyelaras persiapan penganjuran programkualitidenganJPNNegeri.
• Memastikanpenganjurandanpelaksanaanprogramkualitiyanglebihmeluaskeperingkat negeri
• September dan Oktober 2010
10. Sistem e-Parlimen • Menambahbaik Sistem e-Parlimen.
• Skop sistem yang membolehkan soalan/jawapan parlimen diuruskansistematikselainmembolehkan pihak Jabatan memastikanjawapanyangakandikemukakantidakbercanggah dengan jawapan yang telah diberikan sebelum ini.
• Membuat ujicuba di bahagian yang berkaitan
• Mewujudkan perkhidmatan Sistem Pengendalian Soalan & Jawapan Parlimen yangmembolehkanJabatanmemastikanpengurusan Parlimen dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan mengikut kehendak Jabatan.
• Mac 2010
50
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
51
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
1. Meningkatkan Imej Dan Kredibiliti PPP (Outsource)
• Setiapnegeriwajibmengaturprogram1-3hariuntuk Sesi Taklimat dan Perbincangan antara PPP dengan JPN
• Pemeriksaan Laporan Audit PPP oleh Unit Audit Dalam
• Memperketatkansyarat/kelayakanperlantikanPPP
• PendaftaranPerkahwinanBukan Islam yang selaras dan mencapai Standard ISO bagi JPN seluruh Malaysia
• Aduan ‘SIFAR’ terhadap PPP
• Berjaya mengawal jumlah perlantikanPPP
Semua negeri.
5% dari jumlah PPP diaudit.
Oktober, 2010
2. Memantapkan Tahap Keberkesanan (Tribunal Perkahwinan)
• Merangkumkan subjek urusniaga Tribunal Perkahwinan dalam skop Kursus Kaunseling
• “Knowledge worker”
• Peningkatankualitikerja
2 kali setahun
3. Sistem Intergrasi ICT JPN Dan Agensi-Agensi Luar
• Fasa1:Perbincangandankajianberperingkatdengan pihak BTMK, BKW dan agensi berkenaan untuk mewujudkan sistem intergrasi online
• Agensiterlibat:KLN,MahkamahTinggi
• Rekod perceraian yang up to date dalam sistem JPN
• Rekod perkahwinan di luar negara dikemaskini dengan cepat dan tepat
• Tiada kes penyamaran dan pemalsuan dokumen perkahwinan
Disember 2010
4. ‘ONE STOP’ MARRIAGE RECORD CENTRE
• Meningkatkankuotakemasukkandaftarperkahwinan dalam sistem komputer yang dianggarkan 1,258,745 bagi seluruh Malaysia (sehingga Jun 2009)
• Penambahan KS
• Kerjasama JPN Negeri
• Tunggakan rekod perkahwinan “SIFAR”
20 %
52
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
53
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Perundangan dikaji
semula • Bersama PUJ menyemak
peringkat permohonan pindaan undang-undang JPN
• Memperuntukkan kuasa menyiasat, mendakwa dan mengadakan operasi pemeriksaan dokumen dalam semua undang-undang di bawah pentadbiran JPN
Dalam semakan Kemen-terian
2. Pemantapan kemahiran anggota Penguatkuasa JPN
• Merancang/melaksanakan latihan/KursuskepadaanggotaPenguakuasaJPNberkaitan:
• Kursus Penyiasatan
• Kursus Pendakwaan
• KursusPerisikan/Intipan
• Kursus Pengecaman Dokumen Palsu
• Kursus Sains Cap Jari; Forensik dan DNA
• Kursus Jenayah Siber
• Sebagai usaha memperkasakan BSK Dengan kerjasama ILKAP Kursus Pendakwaan Asas dan Lanjutan akan diada-kan pada bulan April dan Mei 2010
3. Program ‘Security Awareness’
• Mengadakantaklimat/latihanpengecaman dokumen palsu kepada agensi kerajaan dan swasta
• Usaha membasmi masalah pemalsuan maklumat dalam permohonan/permintaan perkhidmatanagensi.Contohnya:permohonan talian telefon, buka akaun, mendaftaruntukmendudukipeperiksaanPMR/SPM/STPM dan lain-lain
Taklimat/latihanpenge-caman telah diadakan di KPTG Ibu Pejabat
54
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 4. Operasi Terancang
dilaksanakan di setiap negeri
• BSK Ibupejabat mewujudkan anggota ‘Flying Squad’ yang sentiasabersediauntukmembantu merancang strategik operasi terancang dan menghantar anggota (sekiranya perlu) untuk melaksanakan operasinya
• Sebagai usaha membenteras kegiatan penyelewengan dokumen JPN dengan mengesan mereka yang terlibat terutamanya warga asing
5. Bekalan Peralatan dan Logistik BSK
• Menyedia/membekalkanalat:
• Jaket/Vest yang seragam
• Kasut keselamatan
Alat komunikasi (Telefon bimbit) – sekurang - kurangnya 2 unit untuk kegunaan perhubungan semasa operasi
• Pengeluaran dokumen impaun melalui Sistem ‘online’ dengan alat AXIA
• Kenderaan yang dilengkapi dengan ‘laptop’ yang mempunyai pencapaian ke Hos
• Bilik tahanan yang diwartakan
• Kenderaan ‘Black Maria’
• AnggotaPenguatkuasadisetiapnegeridibekalkan dengan alat yang mencukupi agar dapatmelaksanakantugasdenganefisien
Dalam proses membuat pembelian peralatan sepertiJaket/Vest/BegOperasi kepada semua anggota Penguatkuasaan Ibu Pejabat dan Negeri
55
BAHAGIAN WARGANEGARA
56
BAHAGIAN WARGANEGARA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran1. Memproses permohonan
kewarganegaraan
Tahun 2007 (6568) & 2008 (7891)
Tahun 2009 (15,227-hingga 2009)
Tahun 2010
• Pertambahan kaunter
• Melaksanakan Ujian Bahasasetiapharidenganpenglibatan 2 Panel
• Pemohonyangtidakhadir ujian Bahasa tanpa makluman, permohonan dibatalkan
• Permohonanyangtidakmemenuhi syarat dikembalikan ke JPN Negeri untuk dibatalkan
• Diselesaikan pada tahun 2010.
• Diselesaikan pada 2011
• Diselesaikan pada 2012
• Diselesaikan pada 2013
Setiappermohonandiberikeputusanmengi-kut tahun penyelesaian yang ditetapkan.
2. Menyediakan kertas kerja penyediaan Buku Panduan dan Arahan kepada Kedutaan Malaysia di luar Negara berhubung:
Pendaftaran Kelahiran Luar Negara.
Pendaftaran
• Membuat draf pertama
• Mendapat kelulusan pihak pengurusan
• Menyediakan Buku Panduan dan
• Arahan kepada Kedutaan Malaysia
• Memberi taklimat kepada Pegawai Petugas di
• Kedutaan Luar Negara
• Memberi pengetahuan, kefahaman dan kemahiran kepada konsulat berhubung dengan Kewarganegaraan
Supaya tiada kesilapan semasa menerimadan memproses permohonan pendaftarankelahiran dan pendaftaran pelepasanhak ke-warganegaraan
57
BAHAGIAN WARGANEGARA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran3. Kursus Undang-Undang dan
Peraturan Kewarganegaraan • Kursus Undang-
Undang dan Peraturan Kewarganegaraan 2 sessi setahun.
• Membuat perancangan
• Pemilihan peserta
• Menentukan kandungan kursus
• Melantikpenceramah
• Mengadakan kursus
• Memberi kefahaman dan kemahiran berhubung dengan Undang-Undang dan Peraturan Kewarganegaraan, meningkatkan prestasi kerja disamping persediaan untuk PTK kepada pegawai dan kakitangan.
Tiadakesilapandalamurusanaktivitike-warganegaraan.
4. Bengkel Pendaftar Warganegara
• BengkelPendaftarWarganegara 1 sesi setahun.
• Merancang mengadakan bengkel
• Pemilihan peserta
• Menentukan kandungan bengkel
• Melantikpenceramah/fasilitator
• Mengadakan bengkel
• Menambahbaik prosedur-prosedur kerja sedia ada, mempertingkatkanmutu kerja dan sistem penyampaian kepada pelanggan serta memberi pemahaman kepada PendaftarWarganegaradiperingkat negeri dan cawangan memahami dasar-dasar Jabatan
Meningkatkemahiranpegawaidantiadakesi-lapandilakukanbagiaktivitikewarganegaraan.
58
BAHAGIAN WARGANEGARA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran5. Menambahbaik sistem
Kewarganegaraan (SyMAC)• Mengkaji pembangunan
sistem
• Menyediakan kertas cadangan mempertingkatkanpenggunaan sistem sedia ada untuk persetujuan pihak pengurusan Jabatan.
• Memudahkan semakan dan prosedur kerja agarlebihefektifdanproduktif
• Semua permohonan dan proses kewarganegaraan dilakukan secara integrasi sistem (bukan stand alone)
Tiadakesilapandalamurusanaktivitikewarganegaraan.
6. Penyerahan dokumen negara asal setelah disahkan sebagai WN Malaysia
• Menyediakan Kertas Cadangan supaya dokumen negara asal diserahkan sebelum Sijil WN dikeluarkan sebagai buktikesetiaankepadaKerajaan Malaysia
• Kertas cadangan agar kanak-kanak membuat pilihan WN setelah mencapai umur 21 tahun dengan mengangkat sumpahtaatsetiakepadaKerajaan Malaysia untuk mengekalkan taraf Warganegara Malaysia
• 1 orang hanya 1 taraf Warganegara
Meningkatkemahiranpegawaidantiadakesi-lapandilakukanbagiaktivitikewarganegaraan.
59
BAHAGIAN WARGANEGARA
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran7. Pembukuan “Success Story
of Task Force” • Pembentangan draf
laporan untuk makluman Ahli Mesyuarat Perancangan Strategik Jabatan 2010
• Membuatpenyuntinganke atas laporan
• Mencetak laporan
• Menjadi garis panduan pelaksanaan tugas
Supayasetiappermohonankewarganegaraandiberi keputusan.
60
PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN
61
PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
1. Pelan Perancangan Perhubungan Awam
• Sebaran Maklumat melalui media cetak dan media elektronik
• Sebaran Maklumat bersemuka melalui Outreach Programme
• Penglibatan berkesan daripada Pengurusan Atasan Ibu Pejabat dan Negeri
• Penyebaran maklumat menyeluruh
• Meningkatkan imej Jabatan
• Menangani dan memperbetulkan persepsi orang awam ke atas JPN
Berterusan sepanjang tahun
2. Peningkatan Kefungsian Pejabat Perkhidmatan Pelanggan
• Pelanjutan penggunaan Sistem Pemantauan Aduan Awam Bersepadu ke semua Pejabat Perkhidmatan Pelanggan negeri
• Inisiatifkhidmatpelanggan
• Mengkaji semula proses pengendalian aduan awam
• “Customer Focus”
• Menangani aduan pelanggan dengan lebih cepat dan sistematik
• Mengelakkan masalah bertukar menjadi aduan
Berterusan sepanjang tahun
3. Penilaian Pencapaian / Prestasi Pejabat Perkhidmatan Pelanggan
• Melaksanakan sepenuhnya“Mystery Shopping” Berdasarkan PKPA Bil.1/2008
• Menganalisis Dan Menilai Cadangan Penambahbaikan oleh Pelanggan
• Keberkesanan Perkhidmatan Berdasarkan Piagam Pelanggan danPerspektifPelanggan
• Lebihresponsifdanefektif
• Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan
Berterusan sepanjang tahun
62
PUSAT PENGURUSAN REKOD
63
PUSAT PENGURUSAN REKOD
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 1. Menyelesaikan
Kerja-Kerja Peralihan Mikrofilem
(Rekod Kelahiran sebanyak 4.5 juta.)
• Pelaksanaan –
Setahun - 3 juta
Baki 1.5 juta selama 6 bulan
• Menyelesaikan kesemua baki dokumenyangperludimikrofilem
Menyelesaikan baki kerja kerjaperalihanmikrofilemsebanyak 4.5 juta dalam tempoh 2 tahun.
2. Kerja-kerja pemuliharaan rekod-rekod lama
• Pelabelanbukudaftarkelahiran,kematian,kahwinceraidan warganegara.
• Kerja-kerja memulihara dan pengawetan buku lejar kelahiran, kematiandankadpengenalan.
• Memelihara semua rekod simpanan kekal di Pusat Pengurusan Rekod.
Penjilidan rekod sebanyak 2,000,000 helaian rekod setahun.
3. Pengambilan rekod-rekod Kad Pengenalan Lama Sabah dan Sarawak (berdasarkan Kertas Cadangan Pemusatan Rekod)
• Sarawak 676,000
• Sabah 447,000
• Pelaksanaan – Pengambilan dilakukan oleh kontraktor pengangkutan di bawah kontrak penyelenggaraan Pusat Pengurusan Rekod.
• Menyimpan semua rekod Kad Pengenalan Lama di Pusat Pengurusan Rekod.
Rekod boleh dicapai dengan cepat, berada dalam keadaan teratur dan kemas, boleh dikenalpastidanmudahdise-lenggara.
4. Menambahbaik Sistem Penyimpanan Rekod bagi JPN1/1
• Menambahbaik sistem pemfailan dan pelabelan.
• Memelihara dan mempercepatkan proses carian.
Rekod boleh dicapai dengan cepat, berada dalam keadaan teratur dan kemas, boleh dikenalpastidanmudahdise-lenggara.
5. Pertambahan Ruang bagi Penyimpanan Rekod-Rekod SIREN
• Pelaksanaan • Untuk penyimpanan rekod-rekodfizikalSIRENyangsemakinbertambah dari masa ke semasa.
Setiaprekoddisimpandilokasinya tersendiri bagi memudahkan carian dan kawalan rekod serta men-gelakkan kerosakan.
64
PUSAT PENGURUSAN REKOD
Program / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran 6. Menambahbaik
Sistem Permohonan Rekod secara On-line
• Kajian dan pelaksanaan. • Memudah dan mempercepatkan aktivitipermohonanrekoddiPPR.
Menwujudkan satu sistem permohonan rekod secara berkomputer dan online.
7. Kursus Pengurusan Rekod
• Perancangan – 3 kali • Supaya dapat memberi pendedahan kepada kakitangan di bahagian urusniaga utama dan JPN Negeri mengenaiaktivitiPPR.
2 kali Kursus Pengurusan Rekod
8. Menambahbaik dan mengintegrasi Sistem Pengurusan Rekod Pra-SIREN.
• Sistem Index Mikrofilem
• Sistem Pengesanan Rekod Fizikal Kad Pengenalan Kertas
• Sistem Dokumen JPN 1/1 Annex
• Sistem Buku Kawalan Kelahiran dan Kematian
• Kajian dan pelaksanaan. • Mempercepatkan Sistem Carian ke atasrekodfizikal.
Mewujudkan satu sistem pengurusan rekod Pra-Siren yang baru, bersepadu dan menyeluruh bagi memu-dahkan kawalan dan carian rekod dilaksanakan.
65
UNIT KHAS ISO
66
UNIT KHAS ISOProgram / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
1. Pemantauan Pelaksanaan
MS ISO 9001:2008 Di JPN Semenanjung Malaysia
• Memantau keberkesanan pelaksanaan Sistem PengurusanKualitimengikutstandardMSISO9001:2008;
• MelaksanakanAuditKualitiDalamanmengikutjadual;
• Mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
• Melaksanakan Audit Persijilan Semula (Re-CertificationAudit) yang akan dikendalikan oleh BadanPersijilanyangdilantikolehJabatansebelumtamat tempoh sah laku sijil pada 23 September 2010.
• Mengekalkanpengiktirafanpersijilan yang telah diterima oleh Jabatan bagi Semenanjung Malaysia
Januari - Ogos 2010
2. Perluasan Skop Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Ke JPN Sabah Dan Sarawak
• MemastikanJPNSabah&SarawakmelaksanakanSistemPengurusanKualitimengikutstandardMSISO9001:2008mengikutdokumenkualitiyangtelahdiedar secara online ke semua pejabat JPN negeri dan daerah;
• MelaksanakanAuditKualitiDalaman;• Melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan; • Melaksanakan Audit Pematuhan (Compliance
Audit) bersekali dengan Audit Persijilan Semula (Re-CertificationAudit) yang akan dikendalikan di Semenanjung Malaysia sebelum tamat tempoh sah laku sijil sedia ada pada 23 September 2010 oleh pihak Moody.
• MemastikanJPNSabahdanSarawakmemperolehi persijilan MS ISO 9001:2008 yang telah diperolehioleh Ibu Pejabat dan JPN negeri-negeri di Semenanjung Malaysia.
Januari - Ogos 2010
67
UNIT KHAS ISOProgram / Projek Pelan Tindakan Matlamat Pencapaian Sasaran
3. Persijilan Semula Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 Di JPN Seluruh Negara Untuk Tempoh 3 Tahun Mulai 2010 Hingga 2013
• Membuat persiapan yang perlu untuk menghadapi Audit Persijilan Semula (Re-CertificationAudit) yang akan dikendalikan oleh Moody di JPN Ibu Pejabat dan JPN Negeri-Negeri iaitu Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur, Selangor, Negeri Sembilan dan Melaka di peringkat Ibu Negeri dan Daerah yang belum di audit pada tahun 2007 di Semenanjung Malaysia dan juga di JPN Sabah dan Sarawak;
• Mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
• Melaksanakan Audit Persijilan Semula (Re-CertificationAudit) yang akan dikendalikan olehBadanPersijilanyangdilantikolehJabatansebelum tamat tempoh sah laku sijil sedia ada pada 23September2010diJPNberikut:
• JPN Ibu Pejabat
• JPN Negeri W/Persekutuan Kuala Lumpur & Daerah belum di audit
• JPN Negeri Selangor & Daerah belum di audit
• JPN Negeri Sembilan & Daerah belum di audit
• JPN Negeri Melaka & Daerah belum di audit
• JPN Sabah & 5 Daerah dipilih
• JPN Sarawak & 7 daerah dipilih
• MemastikanJPNdapatmengekalkanpengiktirafanpersijilan yang telah diterima oleh Jabatan bagi tempoh 3 tahun lagi mulai2010hingga2013meliputiSabah dan Sarawak
Januari - Ogos 2010
68
ISU / MASALAH YANG DIKENALPASTI SEPANJANG TAHUN 2009
69
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
70
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Pengeluaran Semula Kad Pengenalan Hijau
• Banyak menerima permohonan daripada kategori yang TIDAK LAYAK. Contoh kes : Pemohon lahirdi Malaysia dan mempunyai Sijil Lahir yang sah. Ibubapa tidak memiliki dokumen tetapi pada SijilLahir tersebut mempunyai catatan ‘PendaftaranOrang Asing’ (POA).
• Ketidakjelasan mengenai takrifan ‘Stateless’ bagi orang –orang yang layak dikeluarkan kad pengenalan hijau.
• Penangguhan secara pentadbiran pengeluaran Kad Pengenalan Hijau bagi permohonan kali pertama
• Pelaksanaan Pengeluaran Kad Pengenalan Hijau khususnya di Sabah.
• Kertas cadangan telah dihantar ke KDN bagi mendapatkan keputusan dasar yang jelas. (Tindakan susulan dengan KDN).
• Kad pengenalan hijau bagi permohonan Kali Pertama diteruskan bagi orang-orang yang memenuhi syarat kelayakan yang ditetapkan oleh pihak KDN.
• Dari segi pelaksanaan, permohonan dan pengeluaran kad pengenalan hijau kali pertama HANYA boleh dilakukan di Ibu Pejabat JPNM, Putrajaya sahaja. Bagi kes Sabah dan Sarawak bergantung kepada kesesuaian.
2. Penukaran kad pengenalan pemastautin tetap kepada MyPR
• Masih ramai pemegang kad pengenalan merah yang masih belum menukar kepada MyPR walaupun tempoh penukaran telah dilanjutkan.
• Pengeluaran surat makluman penukaran MyPR kepada PR yang belum menukar kad pengenalan mereka kepada MyPR. Berdasarkanstatistik30November
2009, sebanyak 72,023 surat telah dipos dan 12,872 daripadanya telah dikembalikan.
Isu – PR mengguna pakai alamat orang lain.
Beberapa surat aduan daripada orang awam telah diterima berikutan kes pemalsuan alamat. Kes ini telah dimajukankeBSKuntuktindakanlanjut.
• Satu pasukan ‘task force’ diwujudkan untuk mengeluarkan dan menghantar surat makluman penukaran kad pengenalan pemastautin tetapkepada MyPR. (Task force berakhir pada 31 Disember 2009).
• PR yang masih belum menukar kad pengenalan mereka kepada MyPR selepas surat makluman ini dihantar akan ditukar statusnya kepada ‘TIDAK AKTIF’.
71
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3. Penyelesaian Tunggakan Permohonan Tangguh Di Unit GQD Bagi Permohonan Yang Mempunyai Masalah Berkaitan Taraf Tidak Selari / Belum Ditentukan (Status Q)
• Permohonan yang mempunyai masalah berkaitan taraf telah dirujuk ke Unit GQD untuk tindakanpenentuantaraf.Isu/masalahyangtimbul:
• Tunggakan permohonan semakin meningkat. Permohonan tertunggak sehingga 30 Jun 2009 berjumlah 14,693.
• GQD bukan berperanan untuk menentukan taraf penduduk / taraf kewarganegaraan seseorang. Fungsi sebenar Unit GQD adalah menyelesaikan permohonan yang mempunyai masalah berkaitan data dan cap jari.
• Masih terdapat cawangan yang tidak mengambiltindakanselenggaradanmenangguhkanpermohonantersebut ke Unit GQD
• Arahan JPNM Bil.14/2009 telah dikeluarkan bagi membolehkan PPP KP 27 dan ke atas yang diberi kuasa oleh Pengarah Negeri menyelenggara taraf pemohon(bagimasalahtaraftidakselari).
• Panduan juga diberikan bagi menyelesaikan masalah taraf ‘Q- Belum Ditentukan’.
• Pasukan Panel Pelulus telah ditubuhkan bagi menyelesaikan tunggakan permohonan selewat-lewatnya pada 31 Disember 2009.
• Sehingga 15 November 2009, sejumlah 9625 permohonan telah diluluskan. Baki yang perlu diluluskan sebelum 31 Disember 2009 adalah sebanyak 5068 permohonan. Daripada jumlah tersebut, baki tunggakan permohonan yang melibatkan masalah taraf sahaja adalah sebanyak 1795.
4. Sistem Yang Bergerak Lancar (Smooth Running System)
• Masalah‘Pending1:N’kerapberlaku. Memberi kesan yang besar kepada Piagam
Pelanggan dan usaha mengeluarkan MyKad siap pada hari yang sama. (Konsep tunggu dan siap).
Gangguan sistem sering berlaku pada hari Sabtu dan Ahad. Perkara ini telah sedikit sebanyak menjejaskan operasi Kaunter Kad Pengenalan pada waktu tersebut.
• Tindakan pemulihan yang cekap dan cepat daripada pihak BTM.
• Perlu ada Pegawai BTM yang ‘standby’ di pejabat pada hari Sabtu dan Ahad sebagai sokongan teknikal.
72
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
5. Permohonan Gantian Kad Pengenalan Kerana Cip/Kad Rosak
• Peningkatanpermohonangantiankadpengenalandikaunter kad pengenalan akibat cip/kad rosak.
• Kualiticipdankadyangtidakmemuaskan.• Menimbulkan rungutan dan aduan daripada
pelanggan.• Statistikpermohonangantiankadpengenalankerana
cip/kadpengenalanrosakadalahsepertiberikut:• Tahun 2008 = 1,090,834• Tahun 2009 (sehingga Sept 2009) = 937,667.
• Pemantauan berterusan operasi Makmal IQC (Incoming Quality Check) Unit PC, BKP.
• Kajian dan pembangunan oleh pihak BKPPK terhadapkualitikaddancip.
6. Kad Pengenalan Yang Tidak Dituntut
• Terdapat sejumlah 4122 keping MyKad yang belum dituntut (3-24 bulan) oleh pemohon yang berada dalam simpanan Unit Pengambilan Kad, BKP, Ibu Pejabat JPNM, Putrajaya.
• Lambakan MyKid yang tidak dituntut di BKPsejak tahun 2003 sehingga 2009. Keseluruhannya berjumlah 3978.
• Tindakan pelupusan TIDAK BOLEH dilakukan terhadapMyKidyangtidakdituntutinikeranatiadasatu arahan / prosedur yang jelas mengenainya.
• Suratperingatankutipankadakandihantarkepadapemohon MyKad supaya datang mengambil MyKad mereka.
• Kaedah yang sama perlu dilaksanakan di peringkat negeri/daerah.
• PerbincangandenganpihakBKA tentangtindakanyang boleh dilakukan terhadapMyKid yang tidakdituntut.
• Serahan MyKid dikendalikan sepenuhnya oleh BKA.
73
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAIGUNA KERAJAAN
74
BAHAGIAN KAD PINTAR PELBAGAIGUNA KERAJAAN
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN1. Kualiti MyKad 1. Kad kotor / conteng
2. terdapat UV asing pd kad 3. Cip tertanggal4. Cip Rosak5. Cip Tinggi
1. Mengambil sampel kad dan diuji dengan menggunakan peralatan IQC
2. Membuat Analisa kegagalan cip dimakmal MIMOS atauluaryangdiiktiraf
3. MembuatpengujianfizikalkaddiSIRIM4. Meminta pihak pembekal membuat laporad 8D
besertapelantindakanpembaikan5. Memantau cadangan penambahbaikan perunding
dan pembekal
75
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
76
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKKAN
1. Pembukaan kaunter JPN di hospital-hospital kerajaan.
1) Tidak mendapat kerjasama sepenuhnya daripada pihak pengurusan hospital tentang cadangan pembukaan kaunter JPN di tempat mereka.
2) Pihak hospital tidak dapat menyediakan ruangpejabat untuk dijadikan kaunter JPN.
3) Salah faham pihak hospital terhadap bebanan tugas mereka yang akan bertambah sekiranya kaunter JPN dibuka di tempat mereka.
4) Kebimbangan pihak hospital timbulnya masalahkesesakan lalu-lintas dan tempat meletak kenderaan.
1) Telah dilaksanakan di Hospital Alor Setar, Kedah, Hospital Kuala Lumpur dan Hospital Likas, Sabah.
2) Mengadakan Mesyuarat lanjut berkaitan perkara tersebut dengan pihak Kementerian Kesihatan agar memilih hospital yang bersesuaian.
2. Penubuhan Unit Bergerak di setiap negeri (Operasi MyDaftar)
1) Kurangnya sambutan daripada penduduk.2) Kurangnya pengetahuan penduduk mengenai
prosedurmendaftarkelahirandankematian.3) Alat Kelengkapan operasi seperti ‘Mobile Unit’
sertakemudahanpengangkutantidakmencukupi.4) Kurangnya kakitangan yang dapat turun padang
semasa operasi berjalan.
1) Memperhebatkan lagi aktiviti promosi melaluimedia cetak dan media elektronik termasuklah melalui hebahan radio dan televisyen.
2) Mengadakan kerjasama dengan pihak NGO, ketua masyarakat, dan wakil rakyat sesuatu kawasan.
3) Mempermudahkanpermohonandaftarlewat
3. Pindaan Undang-undang Kelahiran, Kematian, dan Anak Angkat.
Undang-undangkelahiran,kematian,dananakangkatdipinda selaras dengan keadaan semasa.
Memastikan progres pindaan undang-undang berjalandengan lancar
77
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKKAN
4. Pengeluaran Cabutan Sijil Kelahiran, Kematian dalam Bahasa Inggeris
Mengeluarkan cabutan sijil kelahiran dan kematiandalam versi Bahasa Inggeris bagi pemohon yang memerlukan.
Melaksanakan penambahbaikan kedalam sistem SIREN bagi urusniaga cetakan dalam Bahasa Inggeris.
5.
Meneruskan projek Pengujudan, Pengemaskinian dan Pengesahan Rekod Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat (Mass Data Verification).
1) Masalah kekurangan kakitangan tetap untuk membuat urusniaga kemaskini dan pengesahan kepada rekod-rekod yang telah diwujudkan.
2) ID kemaskini dan pengesahan hanya diberi kebenaran kepada kakitangan tetap sahaja.
1) Menaiktaraf ID kemaskini dan pengesahan kepada kakitangan kontrak.
2) Menaikkan kuota kakitangan tetap daripada 160 sehari kepada 200 sehari.
6. Pelaksanaan Penyeragaman Permit Menguburkan
Menetapkan permit kubur yang selaras untuk tujuan penyeragamanpendaftarankematian.
Menunggu keputusan dasar daripada KDN dan mengadakan perjanjian persefahaman dengan pihak polis, pihak hospital, dan pihak berkuasa tempatan.
78
BAHAGIAN KEWANGAN
79
BAHAGIAN KEWANGAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Pemantauan Prestasi Perbelanjaan
B62 – Belanja Mengurus (92%)
1) Unjuran Aliran Tunai Tidak Tepat
2) Perbelanjaan Diluar Perancangan
3) Implikasi Kewangan Program Tidak Meny-eluruh
1) Ketua Ptj/Pk Perlu Meneliti Perancangan AktivitiMengikut Keutamaan
2) Sekiranya Terdapat Perbelanjaan Yang Tiada Peruntu-kan Dan Perlu Dibuat Secara Mendesak, Ketua Ptj/Pk Perlu Mengenalpasti Penjimatan Daripada Peruntu-kan Sedia Ada Ptj/Pk
3) Sediakan Peruntukan Mencukupi Sehingga Akhir Ta-hun Bagi Kontrak Yang Berkuatkuasa
2 Pemantauan Prestasi Perbelanjaan
P62 – Belanja Pembangunan (63%)
1) Unjuran Aliran Tunai Tidak Tepat
2) Bil Tidak Diterima Daripada Bahagian Pem-bangunan KDN.
1) Bagi Projek ICT , BTM/BKPK Perlu Memberikan S-curve Projek Supaya Projek Dapat Dipantau Mengikut Jadual
Perolehan 1) Barangan Diterima Sebelum Pesanan Tem-patan Dikeluarkan
2) Pecah Kecil Perolehan
1) Perancangan Perolehan Dilaksanakan Lebih Awal
2) Mengenakan Surcaj Kepada Pegawai Yang Bertang-gungjawab
3 Ubahsuai Ruang Pejabat (13 Dilak-sanakan)
Hospital (Tiada)
1) SpesifikasiTidakMengikutStandardJKR
2) KetiadaanRuangUntukDiJPNDiHospital
1) Setiap Ubahsuai Perlulah Melibatkan JKR Daerah /Negeri
2) Menangguhkan Perlaksanaan JPN Di Hospital Meman-dangkan Tiada Ruang Dan Kurang Sambutan Dikalan-gan Pelanggan
4 Sewaan Ruang Pejabat
( 33 Sewaan Telah Selesai)
Kelewatan Borang JRP Mengadakan Mesyuarat Tapak Bersekali Dengan Semua Agensi Terlibat
80
BAHAGIAN KEWANGAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
5 Pemantauan Kontrak Kerajaan
(119 Kontrak Yang Berkuatkuasa)
1) Kontrak Ditandantangani Oleh Pegawai Yang Tidak Berkelayakan
2) Kontrak Tidak Dipantau Secara Rapi
3) Kontrak Lewat Ditandatangani
4) PenyediaanKontrakYangTidakTeliti.
1) Kontrak Ditandatangani Semula
2) SetiapBahagianDanNegeriMelaksanakanDaftarKontrak
3) Draf Kontrak Yang Standard Diedarkan Kesemua Negeri
6 Bil 14 Hari
Jumlah Bil Jan – Nov
1-7 Hari = 98.77%
8-14 Hari = 1.17%
>14 Hari = 0.06%
Jumlah = 12,276
1) Pegawai Tiada Di Pejabat
2) Kesilapan Kunci Masuk Tarikh Terima Bil Peruntukan Tidak Mencukupi Disebab-kanBelanjaLuarJangka(Cth:OS21000T&T Dan OS14000 Kerja Lebih Masa)
1) Menambah Pegawai Yang Diberikuasa
2) KetuaPTJMemastikanPergerakanPegawaiDiran-cang Sebaiknya
3) PerakuMestilahMenyemakDenganTelitiSebelumMemperakukan Bil
4) Ketua Ptj/Pk Perlu Memantau Prestasi Perbelan-jaanDanMerancangDenganTeliti
7Sistem Pengurusan Aset
Pengurusan Stor
1) PegawaiAsetYangDilantikTidakMahirDengan Pengurusan Aset
2) Pekeliling Baru Dan Kurang Difahami
1) PegawaiPerlukan LatihanTambahanDanPende-dahan Dengan Negeri/Bahagian Yang Telah Mahir.
2) Kursus Pengurusan Stor Akan Dilaksanakan
81
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DANSUMBER MANUSIA
82
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH
YANG DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. HRMISHelpdesk
Kekurangan talian helpdesk i. Menambah talian helpdesk
ii. MelatihkakitanganContractForServices untuk melayan aduan HRMIS
iii. Memperhebatkan promosi HRMIS ke bahagian-bahagian dan negeri-negeri
iv. Mencadangkan penambahbaikan ke JPS dari semasa ke semasa
v. Menyediakan infra yangmenepati spesifikasiHRMIS
vi. Menyediakan server latihan untuk melatihpengguna-pengguna baru
vii. Menukar komputer yang sedia ada kepada komputeryangberprestasitinggi
viii. Menambah komputer secara gunasama di Unit HRMISuntukkegunaankakitanganyangtiadakomputer.
2. Kakitangan Terlatih KetiadaankakitangankhasuntukmelayanaduanHRMIS
3. Penerimaan Pengguna Pengguna kurang berminat untuk menggunakan HRMIS
4. Masalah talian dan sistem HRMIS Sistem slow
5. Infra Ketiadaan infra (scanner, server latihan dankomputer) serta infra yang sedia ada tidakberprestasitinggidantidakmencapaispesifikasiyang telah ditetapkan untuk HRMIS
6. EIS EIS tidak dapat digunakan berikutan ketiadaaninfrayangsesuaidanmenepatispesifikasi.
83
BAHAGIAN PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Unit PenjawatanPengambilan lantikan Pembantu Pendaftaran Gred KP17187 orang1 kali setahun02.11.2009
i. Proses penempatan mengambil masa apabila apabila pertukaran dalaman dibuat oleh negeri tanpa memaklumkan kepada Ibu Pejabat
ii. Ibu Pejabat JPN Negeri tidak memberitahupegawai baru yang telah melapor diri/ melepaskan jawatan/meninggaldunia/berhentikerjake IbuPejabat. Perjawatan akanmenjadi tidak selarasdengan kekosongan jawatan yang ada.
iii. ** KDN membuat pertukaran pegawai terus ke JPNNegeridansuratsalinantidakdisertakan
iv. Penempatan untuk Gred N dan W bertindihdengan penempatan yang dibuat oleh JPN Ibu Pejabat dan penempatan yang dibuat oleh KDN
i. Meminta negeri mengemaskini maklumat kekosongan secara berkala
ii. Membuat surat dan hantar ke semua JPN Negeri supaya memaklumkan pegawai yang telah melapor diri/melepas jawatan/meninggal dunia/ berhentikerja.
iii. ** Buat surat ke KDN untuk menyelesaikan masalah yang ada.
2. Pengambilan Penolong Pegawai Pendaftaran gred KP27163 orang16.02.2009 – 11 orang30.03.2009 – 117 orang02.05.2009 – 2 orang13.10.2009 – 33 orang
-sda- -sda-
3. Pengisian jawatan pengawal keselamatan Gred KP11 bagi mengisi 15 kekosongan jawatan
-sda- -sda-
4. Pengisian jawatan pemandu Kenderaan Gred R3 bagi mengisi 32 kekosongan jawatan
-sda- -sda-
84
BAHAGIAN PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
5. Pengisian jawatan Pembantu Am Pejabat Gred N1 bagi mengisi 27 kekosongan jawatan
-sda- -sda-
6. Pengambilan jawatan Gunasama Skim M sebanyak 11 jawatan
-sda- -sda-
7. Pengambilan jawatan Gunasama Skim W sebanyak 76 jawatan
-sda- -sda-
8. Pengambilan jawatan Gunasama Skim N sebanyak 110 jawatan
-sda- -sda-
9. Pengambilan jawatan Gunasama F, FT sebanyak 84 jawatan -sda- -sda-
10. Pengambilan jawatan Gunasama Skim S sebanyak 10 jawatan
-sda- -sda-
85
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAHYANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Unit PerkhidmatanKelewatan dalam mengendalikan permohonan dan pengurusan aktiviti-aktiviti dalam Unit Perkhidmatan
Pada masa ini, kebanyakan kakitangan di Unit Perkhidmatanterdiridarikakitanganbarudilantikyang perlu bimbingan dalam mengendalikan urusan-urusan perkhidmatan.
Mengadakan Bengkel Pengurusan Perkhidmatan kepada kakitangan yang menguruskan hal ehwal perkhidmatan.
2. Urusan pencen Daripada maklumat yang diterima, ramai pesara yang mendapat Culture Shock selepas bersara.
Mengadakan program khas khusus bagi bakal pesara.
3. Mewujudkan proses kerja melalui sistem yang lebih berkesan dan efisien.
i. Unit Perkhidmatan menghadapi masalah kelewatan dalam mengesan status permohonan seseorang kakitangan. Hal ini kerana Unit Perkhidmatan menguruskan 29aktivitiperkhidmatan.
ii. Dengan jumlah permohonan yang diterima setiap hari, ia menyukarkan kakitanganUnit Perkhidmatan untuk terpaksa merujuk fail peribadi setiap kakitangan untukmengetahui status permohonan mereka keranatiadasatusistempengesanankhasuntuk tujuan tersebut.
Perlu mengadakan perbincangan dengan pihak BTM bagi mewujudkan satu sistem pusat rekod bagi memudahkan kakitangan mengesan dan memantau status permohonan semua aktiviti diUnit Perkhidmatan. Ini juga dapat membantu Unit Perkhidmatan menjalankan tugas harian dengan lebih cekap dan berkesan.
86
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAHYANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Unit PentadbiranPengurusan kenderaan Jabatan
Isu pengeluaran LO yang tidak teratur.Perkhidmatan seperti servis kenderaan danpembelian alat ganti dibuat terlebih dahulusebelum pengeluaran LO.
i. Mengeluarkan LO bagi baki servis kenderaan yang belum dilaksanakan.
ii. Melakukanpembelianalatgantidenganmengeluarkan LO terlebih dahulu.
2. Pengurusan pemandu / pengawal keselamatan Jabatan
i. Kecuaian pemandu yang mengakibatkan kemalanganberlaku(Contohnya:diKelantandanGentingHighlands.
ii. Terdapat masalah pada pusingan kerja pemandu Jabatan. Ada pemandu Jabatan yang enggan menerima kerja yang diberikan dan ini seterusnya menyebabkan pusingan kerja terganggu.
iii. Masalah disiplin pemandu / pengawal keselamatanJabatan(tidakhadirbekerja/ hadir lewat ke pejabat / ‘punch’ kehadirandalamsistemtetapitidakbertugas).
iv. Masalah pemakaian baju seragam yang telah dibekalkan kepada pemandu / pengawal keselamatan Jabatan.
v. Masalah tuntutan kerja lebih masa yangberlebihan(Contohnya:menuntutbayaran tambang teksi tanpa resit walhal menggunakan kenderaan sendiri untuk ke pejabat).
i. Menggantikanpemanduyanglebihberpengalaman untuk memandu bas ke kawasan-kawasanberisikotinggisepertiGentingHighlands.
ii. Penyediaan jadual sementara untuk melancarkan pusingan kerja semasa.
iii. Pengeluaran Surat Tunjuk Sebab kepada pemandu / pengawal bermasalah.
iv. Pengeluaran Surat Tunjuk Sebab kepada pemandu / pengawal bermasalah.
v. Semakan lanjut dilakukan oleh Bahagian Kewangan dan Pembangunan untuk mengesahkan tuntutantidakmelebihikelayakan.
87
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAHYANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3. Pengurusan penempahan makanan untuk mesyuarat semua Bahagian di Jabatan
Penempahan makanan oleh Bahagian-Bahagian di Jabatan dilaksanakan oleh BPM. Penempahan yang ‘ad – hoc’ menyebabkan sistem penempahan makanantidakteraturdanBPMjugamenanggungbeban kerja yang besar.
Penempahan makanan oleh Bahagian-Bahagian lain perlu dilakukan sekurang-kurangnya 2 (dua) hari sebelum mesyuarat diadakan.
4. Pengurusan perabot dan peralatan am di Dewan Balora Perdana
i. Meja peperiksaan kebanyakannya telah rosak kerana digunakan dalam majlis yang memerlukan meja-meja tersebut dipasang ‘skirting’ (penggunaan ‘staple-gun’ untuk memasang ‘skirting’merosakkan permukaan tepi meja).
ii. Jumlah perabot milik Dewan Balora Perdana semakin berkurangan kerana rosak atau dipinjam oleh Bahagian-Bahagian lain dan tidak dikembalikan ke tempat asal.
iii. Tiada jawatankuasa khas yang menguruskan penggunaan Dewan Balora Perdana, perabot, dan peralatannya.
i. Baik pulih secara sementara dilakukan oleh kakitangan BPM dengan mencabut baki ’staple-gun’ yangtertinggaldenganmenggunakantukul.
ii. Memaklumkan kepada Pengarah Bahagian secara lisan dalam Mesyuarat Pengurusan.
iii. Pengurusan penggunaan Dewan Balora Perdana dibuat oleh Unit Pentadbiran, BPM dengan perancangan pertambahan unit khas bagi pengurusan majlis.
88
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAHYANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
5. Pengeluaran LO untuk pembelian peralatan pejabat/servis perkhidmatan
i. Penempahan makanan yang terlalu banyak dan tidak teratur menyumbangkepada masalah pengeluaran LO oleh BPM.
ii. Semua pesanan dilakukan dan barang pesanan sampai terlebih dahulu tanpa adanya LO.
iii. Terdapat situasi yang mana pembekal telah menghantar bekalan dan kemudiannya tidakmenerimaLOpadahariyangsama.Ini menyebabkan LO yang dikeluarkan kadangkala melebihi harga tempahan/barang kerana LO tersebut dikeluarkan selepas penerimaan barang (jarak masa penerimaan dan penyerahan LO terlalu besar:2atau3bulan).
i. Penempahan makanan oleh Bahagian-Bahagian lain perlu dilakukan sekurang-kurangnya 2 (dua) hari sebelum mesyuarat diadakan.
ii. Mengenalpasti barang-barang yang perlu dibelisecaraberjadualsepertiisiansemula‘printer toner’.
iii. Mengenalpasti pembekal-pembekal yang terlibatdan menasihatkan kakitangan agar sentiasamenyimpan sebarang resit yang diterima daripada pembekal.
6. Pengurusan aset oleh Pejabat Perkhidmatan Pelanggan (PPP)
Pengurusan aset PPP dilakukan oleh BPM. Masalah berlaku apabila terdapat aset baru yang perlu didaftarkan ke dalam Sistem PengurusanAset. BPM tidak boleh mendaftarkan aset barutersebut kerana pembelian dilakukan sendiri oleh PPP dan resit pembelian tidak dihantar kepadaBPMuntukdidaftarkan.
Memaklumkan kepada Pengarah Bahagian secara lisan tentang cadangan pengurusan aset oleh PPP sendiri dalam Mesyuarat Pengurusan.
89
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
BIL PROGRAM / AKTIVITI ISU-ISU / MASALAH-MASALAHYANG DIKENALPASTI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
7. Penyelenggaraan Bateri UPS di Data Centre
Bateri UPS di Data Centre telah tamat tempoh penggunaan (melebihi 5 tahun).
i. Kontraktor Jabatan (HBS Engineering) sentiasabersedia jika terdapat gangguan bekalan elektrik.
ii. Kertas kerja penukaran bateri UPS sedang dibuat dan dijangka siap pada Disember 2009. Sebutharga akan dibuat pada Januari 2010 dan penukaran bateri dijangka siap pada hujung bulan Januari 2010.
8. Pemantauan kebersihan premis Jabatan i. Kebersihan di kafetaria JPN adalah pada tahap yang tidak memuaskankerana peniaga gagal mematuhi syarat-syarat kontrak perjanjian.
ii. Masih terdapat pelanggan dan kakitangan yang merokok walaupun tanda ”Dilarang Merokok” telah dipamerkan.
i. Surat arahan untuk menjaga kebersihan dan larangan untuk memasak pada hari Sabtu dan Ahad telah dikeluarkan pada bulan November 2009.
ii. Memaklumkan kepada Pengarah Bahagian secara lisan dalam Mesyuarat Pengurusan agar memantau setiapkakitangandiBahagianmasing-masing.
90
BAHAGIAN LATIHAN
91
BAHAGIAN LATIHAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Pelaksanaan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
• MempastikansetiapanggotaJabatanmenghadiri kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun
• Sehingga 30 November 2009, hanya 1,400 orang anggota (40%) sahaja yang telah mecapai sasaran tujuh hari berkursus
• Seramai 552 orang anggota masih belum menghadiri kursus pada tahun ini
• Bahagian/Negeri/Cawanganperlumengambilinisiatifbagimemastikananggotanyamenghadirikursussekurang-kurangnya 7 hari setahun
• Mengikutikursus-kursusanjuraninstitusilatihanawamatauagensi-agensiKerajaansepertiINTAN
• Penganjuran kursus dalaman oleh Bahagian / Negeri
2 Pengemaskinian Data Kursus (SISPEL)
• SISPEL hanya merekod kursus yang dianjurkan oleh BPL dan BTM sahaja
• Hanya boleh diakses olah pegawai BPL dan BPM
• Rekodanggotatidakdikemaskini(GredJawatan, pertukaran dan persaraan)
• SISPEL diperluaskan ke semua Bahagian dan Negeri• Taklimat penggunaan SISPEL di Bahagian dan Negeri
3 Sesi Perkongsian Ilmu (Knowledge Sharing)
• Tidak dilaksanakan secara menyeluruh / sistematik
• Melaksanakan program mentor-mentee, kaunseling (Rakan AKRAM)
• Menggalakkan Pembelajaran Kendiri – BookReview
4 Kajian Impak Keberkesanan Kursus Terhadap Anggota
• Format dan pelaksaan kajian keberkesanan sediaadakurangefektif
• Mengkaji semula format kajian keberkesanan kursus • Kajian keberkesanan kursus oleh penyelia terhadap anggota
di bawah seliannya di akhir tahun
5 Perpustakaan Sebagai Pusat Pembelajaran Berkesan
• Kekurangan sumber• Kurang promosi
• Menambah buku / sumber rujukan• Pinjaman berkelompok dengan Perputakaan Negara• Meningkatkan promosi – pertandingan, kuiz, cabutan bertuah
92
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
93
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Pelaksanaan SisPeL (Sistem Pen-gurusan Latihan) ke setiap baha-gian di Ibu Pejabat JPN dan cawa-ngan JPN
• Penggunaan sekarang hanya di BTM dan di BPL sahaja
• Server yang sedia ada tidak dapatmenampung keperluan tambahan
DipertingkatkankepadaserveryangberkeupayaanlebihtinggiPerludiadakanlatihanintensifkepadapenggunaPromosi sistem perlu diadakan
2 Latihan Teknikal (ICT) • Bilik latihan terhad dan perlu dikongsidengan Bahagian Latihan yang membuatlatihanbagipegawaiJPNdiseluruhNegara
Menaiktarafdanpengubahsuaianbiliklatihanharusdilakukandengan segera
3 Portal dan Web
Pembangunan sistem menggu-nakan perisian Open Source
• Pada masa ini, laman web dikemaskini secara hard-coded
• Tidak menggunakan perisian Content Management System (CMS) yang menyebabkan maklumat sukar dikemaskini
• Dengan penggunaan CMS, pengguna / bahagian boleh mengemaskini maklumat
• Memerlukan latihan bagi meningkatkan kemahiran dalammenggunakan perisian CMS bagi membangunkan laman web
4 Pelaksanaan ID Biometrik • Akses LU2 bagi pihak pengurusan (Pengarah) perlu boleh diakses dari mana-mana JPN Cawangan. Masalah timbulkerana sistem CUID Biometrik sedia ada tidakmembenarkanaksesdarimana-manaJPN cawangan
• PeralatanIDBiometriktidakmencukupi.
• Pengwujudan table baru yang mengandungi Nama dan No KPT Pengarah di semua server cawangan.
• SekiranyaNoKPTwujuddalamtabletersebut,minutiaeakandi download daripada host ke PC. Jika match , akses LU2 akan diberikan
• Menambah peralatan baru
5 Sistem Maklumat Eksekutif (BIS) • Tahap capaian ke sistem perlahan disebabkan server yang sedia ada tidakdapat menampung kapasiti data yangsemakin bertambah (high volume data)
• Server sedia ada perlu dinaiktaraf.
94
BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
6 Mengurangkan kebergantungan kepada vendor
• Ketiadaan dokumentasi lengkapdan kemaskini daripada pihak vendor menyebabkan pegawai BTM agak sukar mengambil alih skop penyelenggaraan aplikasi bisnes utama terutama MyKad
• Pegawai baru kurang mahir tentang bisnes utama JPN dan pengaturcaraan yang digunakan di dalam Aplikasi.
• Mendapatkan dokumentasi yang lengkap dan kemaskini daripada pihak vendor.
• MemberilatihandanTOTyangberterusankepadapegawai-pegawai yang terlibat
7 Penambahbaikan sistem rangkaian mobile bus
Terdapaturusniagayangtidakbolehdijalankanmenggunakan talian Ku Band(Inquiry MyKad dan AFIS, Merging kewangan di Penghujung hari). Walubagaimanapun proses permohonan masih boleh dijalankan
Membuat kajian semula menggunakan produk-produk baru yang ada dipasaran yang bersesuaian dengan sistem IJPN
8 Penukaran kamera ET kepada S50
Kamera ET telah obsolete dan sering berma-salah
Memasang kamera S50 yang telah diagih ke cawangan untuk menggantikankameraETyangbermasalah.
9 Sistem AFIS 1)Sistem yang sudah obsolete. 2)Server siren gateway dan CDS yang tidak
stabil – services sering hang mengakibatkan transaksi pending.
3)Pengurusan borang aliran kerja harian dan bulanan secara hardcopy pengurusan borang aliran kerja harian dan bulanan secara hardcopy.
Peningkatan Sistem
10 Data Centre Bateri UPS Data Centre gagal berfungsi dan menyebabkan gangguan ke atas operasi Data Centre serta tidak boleh menampung keper-luan elektrik Data Centre
• Bahagian kewangan telah mengesyorkan agar pembelian bateri UPS dibuat secara sebutharga.
• Dijangka sebutharga akan dikeluarkan pada hujung Disember ini.
95
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
96
BAHAGIAN PENYELARASAN DASAR DAN PEMANTAUAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Penyediaan Buletin JPNM Mendapatkan Input / Maklumat daripada bahagian atau negeri
1. MemastikanBahagian/Negeriyangmenganjurkansebarang aktiviti/ program yang melibatkanJabatan untuk menyediakan bahan bagi tujuan buletin;
2. PemantauanolehUnitKualiti;3. Tindakan penambahbaikan.
97
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
98
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Penolong Pendaftar Perkahwinan (PPP)
a) Tiada penyelarasan dalam pelaksanaan prosidur pengupacaraan pendaftaranperkahwinan
b) KeselamatandokumentasiJPNtidakdijaga
c) Kelewatan kemasukkan data perkahwinan dalam sistem komputer Jabatan
d) Perlantikan meningkat sedangkankeperluan tidak berasas – (jumlahkependudukan/jarak)
a) ProsidurKerjaMSISO9001:2008secaratalianuntukrujukanPPP
b) Sesi Taklimat dan Perbincangan antara PPP dengan JPNM mengikut negeri
c) Memperketatkan kriteria/kelayakan bagi perlantikan barudan perlanjutan – langkah kawalan
d) Laporan Audit PPP oleh JPN Negeri/Daerah yang lebih sistematikdanberkesan–PemeriksaanolehUnitAuditDalamJPNM
2. Perlantikan ahli tribunal perkahwinan
a) Kekurangan ahli yang pakar dan berpengalaman dalam bidang kaunseling/psikologi
b) Kekurangan ahli dan sukar menetapkan ahli yang konsisten – (mesyuarat/kursus/cuti/kerjaluar)
c) Pemohon kurang fasih atau tidak tahubertutur Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris
d) Pengendalian Tribunal Perkahwinan tidakmenepati MS ISO 9001:2008 dan jugaSeksyen 106, Akta 164
a) Bekerjasama dengan KPWKM– menggalakkan penubuhan Badan Pendamai oleh NGO’s
b) Menggalakkan lebih ramai pegawai JKM/LPPKN di Negeri/Daerah
c) Mendapatkan maklum balas KDN mengenai Elaun Ahli Tribunal Perkahwinan
d) Permohonan PPP perlu disertai dengan pemohonan Badan Pendamai [Sek. 106(3)(b)]
e) Merangkumkan subjek Tribunal Perkahwinan dalam Kursus Asas Kaunseling Bil. 1 – 4/2010
99
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3. Pendaftaran Penceraian dalam Sistem Komputer
1) Kelewatan Mahkamah Tinggi menghantar Dekri Nisi Mutlak/Perintah Pembatalan ke BKC,IbuPejabat:
kemaskini status perkahwinan lambat ketidakpuasan hati pelanggan – perlu
mendapatkan Dekri Nisi Mutlak daripada Mahkamah Tinggi yang berkenaan sekiranya hilang / tiadadalam simpanan pemohon
2) Tenaga kerja TETAP untuk mendaftarkankemasukan data perceraian hanya 1 orang sedangkan permohonan dihantar daripada Mahkamah Tinggi seluruh Malaysia, Peguam dan Individu melalui pos
FASA1:PeringkatperbincangandankajiandenganpihakBTMK,BKW dan agensi berkenaan mengenai sistem online antara JPN dengan Mahkamah Tinggi
100
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
4. Pendaftaran Perkahwinan di Pejabat Perwakilan Malaysia
1) Kelewatan kemasukkan data perkahwinan dalam sistem oleh BKC Ibu Pejabat boleh menyebabkan:berlaku kes Bigami/perkahwinan taksah kesukaran membuat Cabutan Daftar
Perkahwinan
2) Kekurangan pengalaman dan pengetahuan oleh pegawai KLNM mengenai prosidur danundang-undangmenyebabkan:ketidakpuasanhatipelangganterhadap
JPNM percanggahan informasi kelewatan pemprosesan
3) Proses penghantaran (pos) permohonan pendaftaran perkahwinan ke KLNM keJPN Putrajaya ke JPN Negeri atau Daerah – hampir3bulan.Inikeranatiadapangkalandata secara talian untuk semakan taraf perkahwinan warganegara Malaysia di luar negaraKeskehilanganbegdiplomatik
/dokumenBKCmenyebabkan:pendaftaranperkahwinantidakdilakukan pada tarikh yang ditetapkan di luar negara
ketidakpuasanhati pelanggan
FASA1:PeringkatperbincangandankajiandenganpihakBTMK,BKW, BDP dan agensi berkenaan mengenai;
i. Sistem online bagi semakan status perkahwinan
101
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
5. Pangkalan cap jari bagi warganegara Malaysia dan warganegara asing di BKC
Ketiadaan cap jari warganegara asing dalampangkalan data JPN boleh menyebabkan masalah penipuan, penyamaran dan pemalsuan dokumen perkahwinan serta berlaku kes Bigami / perkahwinan taksah
FASA1:PeringkatperbincangandankajiandenganpihakBTMK,BKW dan agensi berkenaan mengenai sistem online bagi simpanan cap jari warga asing yang berkahwin dengan warganegara Malaysia.
6. Kemasukan dan pengemaskinian daftar perkahwinan dalam sistem pengkalan data
Sebanyak1,258,745daftarsehinggaJun2009yang belum dimasukkan dalam pangkalan data
Perbincangan dengan pihak BKA supaya program ini dirangkumkan dalam projek MDV
102
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
103
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. SIASATAN1.1 Permohonan Gantian KP Merah keMyPR (Kelahiran Malaysia) Ibubapa tiadadokumendanGantianHilang KPBiru lebih 5kali dan KP Merah lebih 2 kaliTujuan Siasatan• Bagi mengesan samada pengeluarannya
adalah teratur atau sebaliknya• Bagi mengesan kehilangan KP
tersebut kerana penyelewengan (menjual,meminjam) dan untuk menguatkuasakan Per.6 PPPN 1990
Hasil Siasatan• Daripada statistik tahun 2007 sehingga
2009 sebanyak 5,806 kes Gantianberkenaan telah disiasat dan hanya 1 kes sahaja yang meragukan
• Bagi kehilangan pula sebanyak 7,131 kes telah disiasat hanya 1 kes meragukan (siasatan lanjut) dan 1 kes didakwa di mahkamah
• Arahan dimansuhkan dan permohonan disemak dan diproses oleh BKP. Hanya kes-kes yang meragukan dan wujud unsur penyelewengan sahaja dirujuk ke BSK untuk siasatan
• Jumlah kekerapan kehilangan dinaikkan dari 5 kali hilang KP Biru kepada 10 kali hilang
• Dari 2 kali hilang bagi KP Merah kepada 5 kali hilang
1.2 Kes-kes siasatan dari negeri-negeri dikemukakan ke BSK• Menyebabkan jumlah kes
bertambah dan mengambil masa terlalu lama untuk menyelesaikan sesuatu kes dan menyukarkan pemohon untuk bergerakbebasatautidakdapatmembuat sebarang urusan tanpa dokumen pengenalan diri
• Mulai 01.01.2010 semua kes siasatan di peringkat negeri diselesaikan oleh BSK Negeri. Dengan yang demikian ianya dapat meningkatkan kemahiran Pegawai Penyiasat di peringkatnegeridanpihakBSKIbuPejabatbertindaksebagaipenasihat sahaja
104
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
• Tiada kuasa menyiasat (Order to Investigate) dalam Akta Kelahiran; AktaPerkahwinan dan Perlembagaan
•• Tindakan undang-undang tidak dapat
diambil ke atas Orang Yang Disyaki•• Tiada kuasa merampas (Forfeiture Power)
harta / peralatan OKT yang digunakan untuk mengeluar / mencetak/ mengangkut dokumen palsu
• Meminda undang-undang JPN dengan menambah kuasa berkenaan
2. PENDAKWAAN • PO JPN bukan berlatar belakang pendidikan jurusan Undang-undang dan menghadapi masalah terutamanya dalam kes perbicaraan
• Tiada pakar rujuk pendakwaan
• PUJ sebagai PO dalam kes perbicaraan sahaja dengan dibantu PO BSK
• Meletakkan seorang M41 (jurusan undang-undang) di Unit Pendakwaan BSK
3 OPERASI / RISIKAN• Operasi Terancang yang dianjurkan oleh
JPN sendiri tidak dilaksanakan di negeri-negeri kurang mahir
• BSK mewujudkan ‘flying squad’ yang akan membantu BSK negeri dalam operasi terancangnya
• Menghadapi masalah untuk menyimpan OKT kerana Balai Polis enggan menerima OKT kerana Lokap Polis penuh
• Mengadakan perbincangan dengan pihak Bukit Aman• Kajian lanjut ke atas urusan Lokap JPN dengan meminda
undang- undang sedia ada• Memohon kenderaan ‘Black Maria’• Tambahan perjawatan dalam urusan kawalan lokap; iringkawal
OKT ke mahkamah dan penjara.
105
BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
• Tiada kuasa menyiasat (Order to Investigate) dalam Akta Kelahiran; AktaPerkahwinan dan Perlembagaan
•• Tindakan undang-undang tidak dapat
diambil ke atas Orang Yang Disyaki•• Tiada kuasa merampas (Forfeiture Power)
harta / peralatan OKT yang digunakan untuk mengeluar / mencetak/ mengangkut dokumen palsu
• Meminda undang-undang JPN dengan menambah kuasa berkenaan
2. PENDAKWAAN • PO JPN bukan berlatar belakang pendidikan jurusan Undang-undang dan menghadapi masalah terutamanya dalam kes perbicaraan
• Tiada pakar rujuk pendakwaan
• PUJ sebagai PO dalam kes perbicaraan sahaja dengan dibantu PO BSK
• Meletakkan seorang M41 (jurusan undang-undang) di Unit Pendakwaan BSK
3 OPERASI / RISIKAN• Operasi Terancang yang dianjurkan oleh
JPN sendiri tidak dilaksanakan di negeri-negeri kurang mahir
• BSK mewujudkan ‘flying squad’ yang akan membantu BSK negeri dalam operasi terancangnya
• Menghadapi masalah untuk menyimpan OKT kerana Balai Polis enggan menerima OKT kerana Lokap Polis penuh
• Mengadakan perbincangan dengan pihak Bukit Aman• Kajian lanjut ke atas urusan Lokap JPN dengan meminda
undang- undang sedia ada• Memohon kenderaan ‘Black Maria’• Tambahan perjawatan dalam urusan kawalan lokap; iringkawal
OKT ke mahkamah dan penjara.
BAHAGIAN WARGANEGARA
106
BAHAGIAN WARGANEGARA
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Permohonan Kewarganegaraan bagi tahun 1997-2006
1) Jumlah/Statistiksebenarfailtertunggaktidakdapatdipastikan(HQ/Negeri/KDN)
2) Jumlah yang perlu diselesai sebanyak 30,310
3) Kekurangan kakitangan bagi menyelesaikan permohonan dalam jangka masa yang ditetapkan.
4) Beban kerja adalah di luar jangkaan.
5) Penerimaan permohonan Kewarganegaraantidakmempunyaikelayakan yang ditetapkan.
1) Penubuhan Jawatankuasa Kerja ‘Task Force’ 2) Jangka Pendek:
Penambahan kakitangan secara Pentadbiran dan penempa-tan kakitangan kontrak
3) Jangka Panjang:
Cadangan penstrukturan semula perjawatan
4) Mengemaskini prosedur dan proses kerja
• Membuat Laporan Mingguan untuk memantau perkembangan status permohonan
• Mengadakan kursus / bengkel Kewarganegaraan
107
BAHAGIAN WARGANEGARA
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
2. Isu Kewarganegaraan menjadi NKRA oleh Y.A.B Perdana Menteri dan KPI oleh Y.B. Menteri Dalam Negeri.
1) Permohonan Kewarganegaraan meningkat/bertambahsecaramendadak:
• Tahun 2007 - 6,568
• Tahun 2008 - 7,891
• Jan-Okt. 2009 -15,227
2) Kesesakan pelanggan di kaunter 3) Pemohon terus membuat permohonan
baru sejurus mendapat keputusan GAGAL
4) Pemohon salah tanggapan permohonan tahun 2009 diselesaikan selewat-lewatnya akhir tahun 2009
5) Pelanggan semakin demanding dan agresif
1) Sistem dan cara kerja ‘Task Force’ diteruskan
2) Perancangan penyelesaian masalah bergantung kepada pengenalpastian‘bottleneck’peringkatproseskerja
Jangka Pendek:
Pembukaan kaunter sementara di BKP, aras 2
Jangka Panjang:
Kertas cadangan Ubah suai ruang kerja dan penambahan kaunter telah dikemukakan ke BKW
Ujian Bahasa:
i) Tarikh ditetapkan semasa permohonan dikemukakan
ii) Dilaksanakansetiapharidenganpenglibatan2Panel
iii) Pemohon yangtidak hadirUjian Bahasa tanpamaklu-man, permohonan dibatalkan
• Permohonanyangtidakmemenuhi syarat dikembalikankeJPN Negeri untuk dibatalkan
• Pihak pengurusan perlu membetulkan persepsi orang ramai melalui media massa
• MembuatperbincangandenganKementerianbagi:
• Menetapkan tempoh masa‘cooling period’ sebelum mengemukakan permohonan baru bagi permohonan yang DITOLAK, contoh 2 tahun
ii) Memperketat penganugerahan taraf Kewarganegaraan
Membatalkan permohonan yang Berjaya tetapitidakmembuatbayaran selepas (3) tiga tahun dari tarikh surat kelulusandikeluarkan(2kalisuratulangantidaktermasuksuratkelulusan)
108
BAHAGIAN WARGANEGARA
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3. Sistem Komputer Bahagian Ke-warganegaraan
1) Sistem sedia ada tidak stabil danketinggalan manakala sistem baru masihdalam pembangunan.
Sistemsediaada:
• tidakon-line dengan sistem I-JPN
• perlu key-indatakeranatidaklinkdengandata person BKA & BKP walaupun memiliki Sijil Lahir dan MyPR
1) Wujudkan sistem baru yang link dengan I-JPN bagi menjimatkan masa dan memudahkan proses kerja
2) Gambar dan cap jari diambil secara on-line semasa penerimaan permohonan di kaunter
3) Mesyuarat Penyelarasan mengenai sistem antara BTM/BWN dibuat secara berkala
4. Perundangan 1) Proses Pelucutan terlalu lama. Terdapat kes sedang dalam tindakan proses pelucutandalam masa yang sama dikeluarkan PTW/KP/Pasport
Mengadakan perbincangan dengan Kementerian/ Agensi/Bahagianberkenaanuntuk:
i)tidakdikeluarkansebarang
dokumen Malaysia
ii) sistem di link untuk halang
pengeluaran dokumen.5. Penyediaan Sijil Kewarganegaraan 1) Sistem BWN agak ketinggalan – Sijil
Warganegara dikeluarkan secara manual. 2) Kekurangan kakitangan
1) Penyediaan Sijil secara sistem berkomputer 2) MemperkasaUnitPenyediaanSijilWarganegara:
i) ruangan khas untuk penyediaan sijil
ii) tambah kakitangan dan peralatan (scanner, komputer, printer,
workstation)
109
BAHAGIAN WARGANEGARA
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
6. Penyelesaian Dwi Warganegara • Pemohon memperolehi Warganegara Malaysia tetapi masih memiliki pasport negara asal
• Mempunyai tuntutan WN Malaysia Kuatkuasa Undang-undang dan pada masa yang sama mempunyai tuntutan WN asing (contoh kelahiran di Singapura bagi pasangan ibu/bapa seorang WN)
• Kertas Cadangan Jabatan untuk mendapat persetujuan Kementerian agar dokumen negara asal diserahkan sebelum SijilWNdikeluarkansebagaibuktikesetiaankepadaKerajaanMalaysia
• Kertas cadangan agar kanak-kanak membuat pilihan WN setelah mencapai umur 21 tahun dengan mengangkat sumpahtaatsetia
110
PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN
111
PEJABAT PERKHIDMATAN PELANGGAN
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Penempatan Pegawai Pejabat Perkhidmatan Pelanggan
Tidak Dapat Melaksanakan Latihan LanjutanKhidmat Pelanggan Kerana Tertumpu Pada Kursus Asas Sahaja
Penempatan Berdasarkan Kesesuaian Dan Kecenderungan
2 Sistem I-SPPA MenuYangKurangMesraPelangganDikhuatiriMenimbulkan Aduan Lain
Akan Mencadangkan Kepada Pihak BPA Selepas Kajian Atas Flow Aduan Selesai Dilaksanakan
3 Siaran Media PPP Ibupejabat Lambat Menerima Respon daripada PPP Negeri Apabila Aduan Disiarkan Di Media
Penyelia PPP Sebagai Pegawai Perhubungan Media
4 Aduan Media Cara Sebenar Menangani Aduan Perseorangan Yang Disiarkan Di Media
Garis Panduan Yang Lebih Jelas Sebagai Panduan Penyelesaian Masalah
5 Pelaporan Media Pelaporan Media Yang Kurang Adil / Berat Se-belah Keatas Jabatan
Pelan Perhubungan Media Agar Wujud Rapport Dengan Pihak Media
6 ISO Pengendalian Aduan Percanggahan Pengendalian Pengurusan Ad-uan Ispaaa Dan Dokumen ISO
Kajian Semula Ke Atas Dokumen ISO
112
PUSAT PENGURUSAN REKOD
113
PUSAT PENGURUSAN REKOD
BIL. NAMA PROGRAM/AKTIVITI ISU-ISU/MASALAH-MASALAH YANG DIKENALPASTI
1. Kursus Pengurusan Rekod
• ( 1/3) - 33%
TerdapatbanyakdokumenfizikalyangdihantarkePusatPengurusanRekoddalamkeadaantidaklengkapsepertitiadatandatangandancoppelulus.
2. Pengubahsuaian Ruang Bagi Penyimpanan Rekod Fizikal
• 0%
Kerja kerja pengubahsuaian ruang masih tidak dapat dilaksanakan. Peruntukkan belum disalurkan olehkementerian kepada JPN.
3. Penyewaan Peralatan Mikrofilem(Reader Printer)
• 100%
Telah dibekalkan oleh syarikat yang dipilih.
4. Pembelian Peralatan Dan Bahan MentahUntukaktivitipengawetandan pemuliharaan
• 50%
Pembelian peralatan belum dilaksanakan. Cuma bahan mentah untuk urusan pengawetan dan pemuliharaan telah dibekalkan.
5. Membangunkan Sistem Pengesanan Rekod Fizikal Kad Pengenalan Kertas
• 100%
Pembangunansistemaplikasitelahsiaptetapimasihdalamperingkatpengujianakhir.Olehitu,aktivitikemasukkandatabelumdapatdilaksanakan lagi.Dijangkakanaktiviti kemasukkandata akanbermulapadabulan Januari,2010.
6. Membangunkan Sistem Pendaftaran Permohonan RekodBerasaskan Web
• 60%
Aktivitipembangunan sistemmasihdalamperlaksanaan. Terdapatbeberapamodul aplikasi yangtidakdapatdisiapkan dalam tahun ini. Dijangkakan sistem ini boleh digunakan sepenuhnya pada bulan Mac, 2010.
114
UNIT KHAS ISO
115
UNIT KHAS ISO
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 Pemantauan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO9001:2000 &MS ISO9001:2008Di JPN Seluruh Negara
Tugas-tugas pemantauan oleh Unit Khas ISO Ibu Pejabat seperti penyediaan input-inputuntuk Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, memantau keberkesanan pelaksanaan dan keberkesanan audit kualiti dalaman, kajiansemula dan pindaan ke atas dokumen kualitiBahagian-Bahagian, memantau tugas-tugas pengukuran dan analisis data prestasi proses dan pencapaian KPI di Bahagian dan JPN Cawangan tidak dapat dilaksanakan dengansebaiknya dan segera.
1. Mengaktifkan/mewujud peranan Pegawai Liason/Unit ISOdi peringkat Bahagian-Bahagian dan Negeri-Negeri untuk membantu Unit Khas ISO Ibu Pejabat.
2. Menambah pegawai dan kakitangan Unit Khas ISO Ibu Pejabat sebagai mana telah dipohon melalui Cadangan Struktur Baru Unit Khas ISO yang telah dikemukakan kepada BPM baru-baru ini.
2 Perluasan Skop Pelaksanaan MS ISO9001:2008KeSabahdanSar-awak
MasihterdapatpejabatJPNDaerahyangtiadakemudahan online dan ini mengakibatkan dokumenkualititidakdapatdiaksesuntuk rujukan dan kegunaan kakitangan. (Contohnya JPN Tongod, Telupid & Kabong)
1. Dicadangkan pejabat berkenaan dibekalkan CD Dokumen online untuk sementara waktu sehinggalah pejabat berkenaan mendapat kemudahan online.
2. Mempercepat penyediaan kemudahan network dan peralatan yang diperlukan untuk pejabat-pejabat berkenaan.
Tugas Audit Kualiti Dalaman di Sabah danSarawak menggunakan peruntukan kewangan yang banyak kerana penggunaan Juruaudit dari Semenanjung dan tuntutan elaun penginapan, perjalanan dan makan minum Juruaudit. Bilangan pejabat JPN yang akan di audit ialah 27 di Sabah dan 50 di Sarawak.
1. Meminimumkan penggunaan Juruaudit dari Semenanjung dan menggunakan Juruaudit Sabah dan Sarawak.
2. Cadangan Jadual tugas audit berkaitan akan dikaji semula.
116
UNIT KHAS ISO
BIL PROGRAM / AKTIVITIISU-ISU / MASALAH-MASALAH YANG
DIKENALPASTICADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3 Mengendalikan Pindaan Doku-men Kualiti MS ISO9001:2000 kerana sebab-sebabberikut:
a) Perluasan skop pelaksa-naanMSISO9001:2008keSabah dan Sarawak
b) Peralihan dari standard versi 2000 kepada versi 2008
• Prosedur Kualiti PK-JPN-PR-PS-04PengurusanRekodKelahiran,KematiandanAnak Angkat Sabah dan Sarawak berkaitan penubuhan dan pelaksanaan Unit Rekod Kelahirandan Kematian di JPN Sabahmasih belum boleh dilaksanakan kerana melibatkan penyediaan infrastruktur ruang pejabat, pegawai dan kaki tangan, peralatan dan sebagainya yang diperlukan.
• Pelaksanaan Unit Rekod berkenaan di JPN Sabah ditangguhkan sementara waktu sehingga keperluan asas penubuhan Unit ini dapat disediakan terlebih dahulu.
• Dibuat pindaan ke atas Prosedur Kualiti berkaitandengan tidak melibatkan JPN Sabah bagi mengelakkandariketidakpatuhankepadaprosedurberkenaan
4 Peralihan Sistem Kawalan Doku-men Kualiti Dari Bentuk ManualKepada Bentuk Online (Elektronik) Menggunakan Sistem Document Online JPN
• Server lambat respond kerana pertambahan beban dan pengguna kemudahan OA
• Kekurangan peralatan OA untuk akses Sistem Document Online kerana OA sedia ada juga diguna untuk kegunaan lain seperti HRMIS, emel, internet, kewangandan diperuntukkan kepada penyelia dan pegawai tertentu sahaja.
• Ada pejabat yang kekurangan ID kerana ID dibekalkan kepada penyelia dan pegawai dan oleh yang demikian ID perlu dikongsi dengan kakitangan yang lain yang juga perlu merujuk kepada Prosedur Kualitionline.
• Upgrade keupayaan server berkaitan supaya selaras dengan pertambahan beban tugas dan bilangan pengguna kemudahan OA
• Dibuat kajian/semakan keperluan peralatan OA dan ditambah dimana perlu.
• Dibuat kajian/semakan keperluan ID dan ditambah dimana perlu. •
117
PERANCANGAN STRATEGIK JPN 2010 NEGERI - NEGERI
118
PERANCANGAN 2010Bil Program Matlamat Pencapaian Pelan Tindakan
1 Pelantikan Pesuruhjaya Sumpah Bagi Semua Pejabat
• Kemudahan pelanggan• Kelancaran memproses
Permohonan
• Mengenalpasti pegawai-pegawai (KP22 ke atas) yang berkelayakan untukdilantiksebagaiPesuruhjayaSumpah
• Menguruskanpelantikantersebutdenganmahkamah
2 Penurunan Kuasa Kepada Pengarah Negeri
• Dapat menjimatkan masa pemprosessan
• Memastikanperjanjiandapat ditandatangani dalam tempoh yang ditetapkan
• Memberi kuasa kepada Pengarah JPN Negeri untuk menandatangani perjanjian pada Had Kuasa RM 100,000
• Memohon kebenaran dan kelulusan Ibu Pejabat bagi membolehkan had kuasa tersebut diberi kepada Pengarah Negeri
3 Mengadakan Kursus • Memberi pendedahan kepada kakitangan mengenai aspek keselamatan dan perlindungan
• Memberi pendedahan penggunaan Emel dan Internet
• Memotivasikanpegawaidan kakitangan
• Kursus Keselamatan Perlindungan Fasa 2 • Kos:RM10,000
• Kursus Penggunaan Emel dan Internet • Kos:RM5,000
• KursusMotivasidanPengurusanKendiri• Kos:RM10,000
119
CADANGAN BAGI ISU PENGURUSAN 2010
120
CADANGAN BAGI ISU PENGURUSAN 2010Bil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
1 Pengurusan Pelanggana) Aduan pelanggan berkenaan
masa menunggu di kaunter
• Review semula Piagam Pelanggan bagi urusniaga-urusniaga utama JPN
2 Penyelarasan Operasi Urusniaga Utamaa) Banyak isu urusniaga utama
yangtidakdiselaraskanb) Tiada sumber rujukan yang
utama
• Pelanggan menerima maklumat dan layanan yang berbeza
• Menjejaskan imej jabatan
• Aktifkansemulamesyuaratpenyelarasanoperasi
3 Promosi JPNa) Tiadaaktivitipromosiyang
agresif berkenaan Perkhidmatan Teras JPN
b) Menyumbang Kepada Markah RendahDalamStarRating
• Masyarakattiadamakluman berkenaan aktivitiJPN
• Tiada hebahan Media Massa
• Edaran Flyer/ Pamplet kepada lokasi sasaran berpotensi (Hospital, Stesen Bas Etc.)
• Promosi Ke luar premis (Pameran Di Ekspo-Ekspo Utama)
4 Borang Permohonana) Borang permohonan terlalu
banyak sirinya mengikut urusniaga
• Menyusahkan dan mengelirukan pelanggan
• Mewujudkan Borang Komposit (Gabungan borang yang lebih komprehensif)
121
ISU / MASALAH YANG DIKENALPASTI SEPANJANG TAHUN 2009
(JPN NEGERI-NEGERI)
122
BAHAGIAN KAD PENGENALAN
123
BAHAGIAN KAD PENGENALANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan1 MyKad
a) Penggunaan2identitipolis(MyKad & kad kuasa)
b) MyKad diserah, dikemaskini rekoddanstatustidakaktif–sepertimanastatuskadpengenalan bagi anggota tentera
c) Konsep awal penggunaan MyKadtidaktercapai(1penduduk, 1 kad)
• Percanggahan dengan peraturan 27(G)
• Sukar mengenalpasti I.D. yang perlu digunakan dalamdokumen rasmi
• MyKadtidakdiserah,rekodKadPengenalantidakdikemaskinidanstatusmasihaktif(PuncaMasalah)
• Maklumat peribadi tidak selaras dengan data JPN danberkemungkinan untuk penyalahgunaan identiti semasaberurusan dengan JPN
• Perbincangan dengan pihak Polis & Tentera untuk penyelarasan dengan Akta dan;
• Keseragaman perlaksanaan antara Polis & Tentera
2 Kualiti Kada) Kualitifizikalkadyang
rendah berbanding kad-kad lain
b) Cipkadyangtidakberkualiti(tidakberfungsi)
• Bilanganpermohonangantiankadmeningkat>30%
• Menyumbang kepada jumlah aduan yang tinggi kepadaJabatan
• Peningkatan kos pelanggan dan jabatan
• Menjejaskan imej negara dan jabatan
• Menambahkan tekanan kepada petugas kaunter dan pegawai
• Menyegerakan tindakan penambahbaikankualitikad.
• Menambah tempoh waranti daripada 1tahun ke 3 Tahun (Langkah Jangka Pendek)
3 Dokumen Sementara (KP09 Dan KP11)
a) Pengiktirafandokumensementara KP 09 & KP 11 oleh agensi kerajaan dan swasta
b) Kesahihan cara pengeluaran dokumen dipersoalkan
• Menyusahkan orang ramai• Imej jabatan tercalar kerana kesahihan dokumen
Dipersoalkan Oleh Agensi Lain• Tiada kesedaran masyarakat & agensi berkenaan taraf
dokumen
• Hebahan secara menyeluruh• Peningkatan kualiti dokumen (rekaan
berwarna)• Mesyuarat bersama agensi berkaitan
(Imigresen, Jabatan Pelajaran, Bank Negara Dsb.)
124
BAHAGIAN KAD PENGENALANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan4 Mengurangi / Pengecualian
Kompaun Kehilangan MyKada) Kesukaran
menggunakan budi bicara dalam membuat keputusan oleh pegawai
b) Ketidakseragamankeputusan mengenakan kompaun
c) Dibangkitkan oleh PDRM berkaitan indeks jenayah dan penipuan oleh orang ramai
• Petugas sukar memberikan penjelasan di kaunter• Rungutan orang ramai berkenaan layanan berbeza
Pengecualian sepenuhnya bayaran kompaun kepada pemohon yang dapat mengemukakan laporan Polis
5 Permohonan KP 10a) Penerimaan
permohonan yang terlalu banyak dan membebankan.
• Pembaziran sumber manusia• Liabiliti kakitangan sebagai saksi kes perbicaraan di
mahkamah
• Pemberian Alis kepada semua IPK PDRM & Jabatan Insolvensi
6 Keperluan Pengesahan MyKad Dan Sijil Lahir Oleh Pihak Sekolaha) Penerimaan permohonan
yang terlalu banyak dan membebankan.
• Pembaziran Sumber Manusia Dan Masa• Keraguan Kesahihan Dokumen JPN Oleh Jabatan/ Agensi
Lain• Dokumen JPN Diragui
• Perbincangan bersama Kementerian Pelajaran bersama kementerian dalam negeri
7 Operasi ‘Back Office’ 7 Hari Seminggua) Sebahagianurusniagatidak
dapat dilaksanakan kerana pembukaan urusniaga ‘back-office’tidakseragam
• Menyusahkan pelanggan• Menjejaskan imej jabatan
• Menyeragamkan pembukaan urusniaga ‘Back-Office’ peringkat Ibu Pejabat dan Negeri.
125
BAHAGIAN KAD PENGENALANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan8 Cabutan Daftar Kad Pengenalan
(KP12 Dan KP13)a) PengeluarancabutanDaftar
Kad Pengenalan (JPN KP 12 / 13), dikeluarkan oleh JPN Ibu Negeri Sahaja
• Cabutan Daftar Kad Pengenalan bolehdikeluarkan oleh semua JPN Daerah
9 Pertukaran KPT Merah Kepada MyPRa) Surat pemberitahuan yang
dikeluarkan oleh HQ kepada pemegangKPTMerahtidakcukup maklumat (Dokumen Cth: Permit Masuk, LahirDi Malaysia tetapi Tiada Permit Masuk)
• Menyusahkan pelanggan• Menjejaskan imej jabatan
• Kajian Semula
10 Perluasan Permohonana) Permohonan MyPR
pertama kali di Sabah hanya di JPN Kota Kinabalu
• Menyusahkanpelangganyangtinggaljauh• Kesesakan kaunter Kad Pengenalan di JPN Kota Kinabalu
• Membenarkan permohonan dibuat di Pejabat JPN Daerah (Tawau, Lahad Datu, Sandakan & Keningau)
126
BAHAGIAN KAD PENGENALANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan11 Pengeluaran Kad Pengenalan
Hijau Yang Tidak Konsisten Dengan Seksyen 5(3)(C) Akta Pendaftaran Negara
1. Pengeluaran dibenarkan kepada individu yang tidaklayakmengikutAktaPendaftaranNegara.
2. Pemberhentianpengeluaran kepada mereka yang layak di bawah Akta
• Tidak konsisten dengan Akta • Kajian ke atas status pemilikan kad pengenalan yangtelahdikeluarkankepadayangtidaklayak(Sabah) supaya hanya yang layak diberikan.
127
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKAT
128
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKATBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
1 Pembetulan Rekod Kelahiran – 27(2)a) Pembetulan maklumat
rekod kelahiran kesalahan perkeranian
b) Maklumat dalam salinan pemaklum berbeza dengandalamdaftarpenguasapendaftar/pendaftarbesar
c) Pembetulan di bawah 27(2).
• Pemaklum enggan membuat permohonan dan bayaran kerana kesilapandikatakanberlakudalamdaftarpenguasapendaftar/pendaftarbesar
• Dalam prosedur kerja memerlukan pemaklum membuat permohonan pembetulan
• Tidak perlu isi borang 27(2) – dibetulkan terus dalam buku rekod kelahiran dan salinan dihantar ke ibu pejabat untuk tindakanselanjutnyabagikesyangmanasemakan awal menunjukkan memang berlaku kesilapan dalam salinan penguasa pendaftar/pendaftarbesardanlu2
• Meminda proses/ prosedur kerja ISO
2 Ruang ‘Waktu Kematian’ Dalam Permit Mengubur
a) Tiada ruangan waktu kematiandalampermitkubur
• Terdapatruangan‘waktukematian’dalamsistemurusniagadanlaporanpengesahankematianolehpengamalperubatan
• Pendaftarhanyamenggunakankenyataan/catatanolehpemaklummengenaiwaktukematian
• Meletakkanruangan‘waktukematian’dalam permit mengubur secara pentadbiran (bagi pengeluar permit mengubur)meminda permit mengubur sedia ada dengan memasukkan ‘waktu kematian’
3 Catatan Status Agama Ibu Bapa Dalam Daftar Kelahirana) Tiada catatan status
agamadalamrekoddaftarkelahiran asal
b) Maklumattidakdimintasemasamendaftarkelahiran
• PermohonanCabutanDaftarKelahiranDicatatkan‘MaklumatTidakDiperolehi’ Di Ruangan ‘Status Agama’
• MenimbulkanRasaTidakPuasHatiPemohon
• Membuat keputusan berdasarkan kertas yang akan dibentangkan oleh Pengarah W.P. Kuala Lumpur
129
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKATBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
4 Penurunan Kuasa Daftar Lewat Kelahiran Yang Berlaku Di Rumaha) Kelahiran di rumah bagi
kanak-kanak berumur 12 tahun ke atas disahkan oleh bidan kerajaan - kuasa melulus oleh PendaftarBesar
• Meyusahkan pelanggan• Mengambil masa yang lama untuk mendapat kelulusan
sedangkan dokumen amat diperlukan oleh pelanggan untuk urusan rasmi
• Kajian semula berkenaan penurunan kuasakepadaPenguasaPendaftar
5 Pengesahan Kelahiran Palsu Oleh Pengamal Perubatana) Pengamal perubatan
membuat pengesahan palsu/ meragukan ke atas kelahiran
• Mengakibatkan berlaku kesalahan menentukan status/ taraf kanak-kanak (Warganegara dan Nasab)
• Merujuk semula kertas kerja yang dibentangkan oleh Selangor dan W.P. Kuala Lumpur
6 Sijil Lewat Kelahiran Orang Aslia) Kesukaran menyerahkan
salinan pemaklum bagi kelahiran kanak-kanak orang asli sebab berpindah randah
• Berlakupendaftaransemulakelahirankanak-kanakorangaslidilokasi lain
• Lambakansijil-sijilkelahiranorangasliyangtidakdapatdiserahkan
• Penyerahan kepada Jabatan Hal Ehwal Orang Asli secara rasmi (kerjasama dengan JHEOA)
• kelulusan dan pengeluaran serta merta bagiprogrampendaftaranbergerak(mobile) di kawasan-kawasan orang asli
7 Sijil Nikah & Perkahwinan Luar Negaraa) Kesukaran bagi
petugas kaunter untuk menentukan kesahihan sijil nikahyangtidakseragam
• Mengakibatkan Berlaku Kesalahan Menentukan Status/ Taraf Kanak-Kanak (Warganegara Dan Nasab)
• Menggubalgarispanduanmengenalpastikesahihan
130
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKATBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
8 Pertambahan Permohonan Cabutan Disebabkan Perubahan Format Sijil Lahira) Keraguan terhadap
kesahihan format lama sijil kelahiran oleh agensi-agensi lain
• Kesusahan kepada pelanggan• Pembaziran sumber dan masa kepada JPN• Kredibilitidanimejjabatan
• Hebahan secara rasmi kepada semua agensi yang berkaitan
• Hebahan kepada masyarakat melalui Media Massa
9 Kemasukan Dan Pengesahan Data Kelahirana) Bilangan data yang belum
dimasukkan dan disahkan terlalu besar
• Kebimbanganberlakunyalambakandatayangtidakdikemaskini• Kesahihan data diragui• Lambat dan menyusahkan pelanggan• Peningkatan kos operasi
• Desentralisasi urusan kemasukan data kepada pejabat-pejabat JPN Negeri
10 ‘Anak Tumpang’a) Ibubapamendaftarkan
kelahiran kanak-kanak yang bukan anak kandung
b) Tindakan semasa adalah di bawah Seksyen 27(3) Akta 299, bukan pendakwaan Seksyen 36.
• Kesalahan dalam penentuan status• Ketidakupayaanuntukmelakukanpendakwaan• Kesan sosial kepada kanak-kanak jika pendakwaan dilakukan
• Menyeragamkantindakan-pendakwaan
11 Laporan Sosial Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM)a) Laporan Sosial bukan
dokumenpentingsemasainkuiri berdasarkan Prosedur Kerja ISO. Keputusan inkuiri hanya boleh dibuat setelah Jabatan menerima Laporan Sosial daripada JKM
• Laporansosialtidakdapatdijadikanbahanrujukansemasainkuiri(sedangkaniamerupakandokumenpenting)
• Penyelarasan keperluan dengan prosedur kerja
131
BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK ANGKATBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
12 Laporan Sosial Bagi Kanak-Kanak Bukan Warganegara Untuk Tujuan Pengangkatana) Kelonggaran peraturan/
syarat pengangkatan keranatidakmewajibkanlaporan sosial dikemukakan
• Penyalahgunaan peraturan pengangkatan bagi tujuan tertentu • Mewajibkan laporan sosial daripada Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM)
13 Maklumat Kelahiran Di Kawasan Pedalamana) Pengesahan maklumat
mengenai kelahiran diragui
• Kesukaranuntukmendaftar • Mewujudkan rangkaian hubungan dan kerjasama klinik-klinik desa kerajaan/ swasta
132
BAHAGIAN PERKAHWINAN DANPENCERAIAN
133
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
1 Perkahwinan Di Antara Warganegara Malaysia Dengan Warga Asing a) Peraturan terlalu mudah
• Penyalahgunaankepadaaktivititidakbermoral
• Alasan perlanjutan visa• Pengeluaran lesen seksyen 21 (Ibu
pejabat, WPKL & Selangor)
• Kajian semula peraturan dan kaedah permohonan pendaftaranperkahwinan
• Mewajibkan semua perkahwinan jika salah satu pihak adalah warganegara china atau vietnam mematuhi seksyen14–20dengantidakmengeluarkanlesendibawah seksyen 21 akta 160
2 Kemasukan Dan Pengesahan Daftar Perkahwinana) Mengelakkan penyalahgunaan
poligamib) Dataperkahwinantidak
dikemaskini untuk LU2
• Pengesahan bujang terutamanya kepada warganegarayanginginmendaftarperkahwinan di luar negara
• Kes perkahwinan poligami akibat ketiadaanmaklumatperkahwinanterdahulu dalam sistem
• Mewujudkan kemasukan data perkahwinan sebagai program tumpuan 2010
3 Peraturan Penolakan Awal (Summary Rejection) Kes Ke TribunalKetiadaanperaturanmembuatpenolakan awal (summary rejection)permohonanrujukanke tribunal perkahwinan bagi penentangsepertiberikut:• Tinggaldiluarnegara>6bulan
masuk islam• Gila (unsound mind)• Tinggal berasingan melibihi 5
tahun• Menerima hukuman penjara
• Pembaziran Sumber • Hebahan mengenai kelayakan perlu dilakukan untuk mengelakkan pembaziran sumber dan penyebab kelewatan dalam proses tribunal
• Menyediakan garis panduan khusus mengenai kelayakan permohonandankonsepsummaryrejection
134
BAHAGIAN PERKAHWINAN DAN PENCERAIANBil Isu Masalah Cadangan Penambahbaikan
4 Kelonggaran Peraturan Pengupacaraan Perkahwinan Oleh Penolong Pendaftar Perkahwinana) Seksyen14-20tidakdikenakan
kepadaPendaftaran/Pengupacaraan Perkahwinan olehPenolongPendaftar
• Pendaftarantidakterhadkepadaahlipersatuan/ gereja
• Pamerandipapankenyataantidakdiperlukansepertiseksyen21(1)
• Mewajibkan menyiarkan permohonan di papan kenyataan pejabatpenolongpendaftar(seksyen15)
• Penguatkuasaan ke atas peraturan 4(2) mengenai keahlian gereja, kuil, tokong atau persatuan
• Kajian dan semakan semula peraturan tetap penolong pendaftar
5 Tahap Keselamatan Sijil-Sijil Perkahwinan Pada Penolong Pendaftar Perkahwinana) Sijil–SijilPerkahwinandidapati
disimpan di rumah Penolong PendaftarPerkahwinan–tidakmengikutproseduryangditetapkandantidakselamat.
• Kemungkinan berlaku kehilangan dan penyelewengan
• Tidak mematuhi peraturan• Pra-syarat hanya kepada alamat tempat
tinggal• Ketiadaankemudahankepadapihakkeluarga
atauyangberkepentinganuntukmembuatbantahansebelumpendaftarmembuatpengesahan
• Buat pemeriksaan dan hantar surat teguran kepada PenolongPendaftarPerkahwinan• (Penguatkuasaan Terhadap Peraturan 4(2) Arahan
TetapPenolongPendaftar)• Laporan dihantar ke Ibu Pejabat dengan cadangan supaya
pelantikanPenolongPendaftarPerkahwinantersebutditamatkan
• Kajian semakan semula peraturan tetap Penolong Pendaftar
6 Penolong Pendaftar Perkahwinan Yang Telah Tamat Tempoh Pelantikannyaa) PenolongPendaftar
perkahwinan yang telah tamat tempohpelantikannyamasihmenjalankantugas,tidakmenyerahkansijilpelantikan,sijil perkahwinan dan buku kawalan kepada pejabat JPN terdekat
• Keselamatan terhadap penyelewengan dokumenpendaftaranperkahwinan
• WujudkansatusistemyangbolehmemastikanPenolongPendaftarPerkahwinanmenjalankantugasdalamtempohpelantikannya
135
KEPUTUSAN DAN CADANGAN MESYUARAT PERANCANGAN STRATEGIK
BIL. 1 /2010
136
BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN1 Membuatkajianberhubungisupegawai/anggotadiperingkatnegeri(diperintaholehpihakpembangkang)yangtidakmembenarkan
anggotakerajaanuntukmenghadirikursus-kursusyangdianjurkanolehkerajaansepertiBiroTatanegaradansebagainya. BPL
2 Masih relevan untuk JPN menyertai operasi dengan agensi-agensi penguatkuasaan yang lain memandangkan Y.B Menteri Dalam Negeriseringkalimengingatkanagensi-agensidibawahKDNsupayatidakbertindakbersendirian. PKW
3 Menyemak dengan agensi-agensi yang melibatkan penguatkuasaan untuk melihat keperluan-keperluan yang diperlukan oleh JPMPKW
4 Memberi kerjasama mengemukakan sebarang maklumat yang diperlukan pada kadar yang segera bagi memudahkan penyediaan maklumbalas yang diperlukan.
Semua Pengarah Bahagian /
Negeri5 Laporan Tahunan bagi tahun 2009 dibuat secara dwi-bahasa.
BDP
6 Mengenalpastimana-manaprojekKIKyangbersesuaianuntukdiimplementasikan.BDP
7 BPMterlibatsamadalampenganjuranHariKualitiJabatan.BDP/BPM
8 Mengenalpastitajuk-tajukyangbersesuaianberkenaandenganurusniagautamaJPNuntukdibuatkajianimpak.BDP
9 Menubuhkan Unit Perhubungan Antarabangsa yang akan bertindak sebagai focal point di antara JPN dan agensi lain sepertiKementerian Luar Negeri serta organisasi-organisasi antarabangsa. BDP
10 Melihat semula keperluan penjawatan seperti Pegawai Perkhidmatan Pelanggan di mana-mana cawangan di peringkat negeriyangdifikirkanperludankritikalberdasarkanjumlahpelanggandanmembuatpenempatansecarapentadbiransekiranyaterdapatkeperluan yang mendesak sementara menunggu untuk membuat penstrukturan semula penjawatan yang hanya boleh dilaksanakan semulaselepastiga(3)tahun.
BPM
11 Perbelanjaan Jabatan mengikut prosedur kewangan yang berkuatkuasa. Semua Pengarah Bahagian /
Negeri
137
BIL KEPUTUSAN MESYUARAT TINDAKAN12 Permohonan penurunan kuasa kepada Pengarah Negeri menandatangani penjanjian bernilai RM 50 ribu telah pun dihantar ke
Bahagian Perolehan,KDN. PKW
13 Unit Komunikasi Korporat ditubuhkan dan menggunakan penjawatan sedia ada sebelum mendapat penstrukturan semula penjawatan.Makluman
14 Melihat semulaMisi danVisi JPNdanmengemukakan cadangan bagi kajian semulaMisi dan jugaVisi Jabatan kepada urusetiamesyuaratuntuktindakanselanjutnya.
Semua Pengarah Bahagian /
Negeri15 Meningkatkankualitiperkhidmatan,efisyensertaproaktifdanmelaksanakantugasanditahapyangpalingmaksimumdalamusaha
menjadikan JPN sebagai kaunter terbaik dalam perkhidmatan awam seterusnya di peringkat dunia.Semua Pengarah
Bahagian / Negeri
16 MelihatsemulahalatujuMyKiduntukmembolehkanianyadigunapakaisepertimanaMyKad.BKA
17 Kakitangan yang bertugas di kaunter diperingatkan agar mematuhi peraturan yang ditetapkan. Ini adalah kerana selama ini Jabatan terpaksa menguruskan semua permohonan Warganegara ini pada kadar yang segera memandangkan ianya telah lama tertunggak. Walaubagaimanapun,bagipermohonanbaruyangakandatang,setiappermohonanakanmengikutiprosedurdanperaturanyangditetapkan
BWN
18 Kajian impak disediakan berhubung isu pengurusan pegawai/kakitangan multi-skimdi JPN.BPM
19 Menyediakan kursus-kursus yang bersesuaian bagi pegawai/anggota multi-skim.BPL
138
BIL CADANGAN MESYUARAT TINDAKAN1 Tindakansusulandiambilbagimemastikantiadalagibacklog terhadappermohonandaftarlewatkelahirandanjugawarganegarapada
masa akan datang dengan mengambilkira peningkatan bilangan kakitangan, semakan semula proses kerja, mengurangkan prosedur kerja manual serta meningkatkan penggunaan ICT.
Semua Pengarah Bahagian /
Negeri
2 Mengatasimasalahdaftarlewatkelahiraniaitudenganmenaikkandendabagimemastikanianyatidakberulangselainmemperhebatkanpromosi. BKA/BKP
3 Penyelarasanprogram-programJPN,maklumat-maklumatsepertistatistikdansebagainyauntukmemudahkanpihaknegeriberurusandengan bahagian terbabit sahaja.
Semua Pengarah Bahagian /
Negeri4 Urusan kemasukan/pengesahan dilaksanakan secara centralised di Ibu Pejabat JPN Putrajaya untuk memudahkan pemantauan.
BKA
5 Selaraskan cadangan mengurangkan penggunaan borang-borang oleh JPN.BDP
6 Membenarkan penguatkuasaan penggunaan MyKid dalam akta JPNBKA
PERANCANGAN STRATEGIKJABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA
2010
top related