penyelenggaraan dan penyesuaian …€¢memberi penerangan lengkap dan jelas mengenai proses...

PENYELENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

UPP, JANM PULAU PINANG

04-2555 522

SKOP

PENGENALAN BUKU VOT

FORMAT BUKUVOT

MEREKODTRANSAKSI

PENYESUAIAN BUKUVOT

Buku Vot

• Suatu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod Perbelanjaan, Tanggungan, Peruntukan dan Pelarasan Urusniaga.

• Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan kewangan jabatan.

• Mengawal dan memastikan peruntukan diterima dikemaskini dan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan

3

Pengenalan

AP95 – Tiap-tiap Pegawai Pengawalatau pegawai yang diamanahkanmengawal mana-mana bahagianMaksud Perbelanjaan atau KumpulanWang Amanah, hendaklahmenyelenggara sebuat buku vot ataubuku vot elektronik

PP Bil. 8 tahun1987

Garis Panduan Penyelenggaraandan Penyesuaian Vot

• Tujuan dan matlamat

• Peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal

• Peranan dan tanggungjawab Pegawai Penyelia Kewangan

SPP Bil.8 tahun1993

• Tambahan & Pindaankepada PP Bil.8 tahun 1987

SPANM Bil.7 Tahun 2018

• Tatacara PengurusanBayaran

• Lampiran I: Garis Panduan Tatacara Penyelenggaraan & Semakan Laporan

• Buku Vot dalam persekitaran Elektronik, integrasi sistem dan separa elektronik

Punca Kuasa

4

PP BIL.8 TAHUN 1987• TUJUAN DAN MATLAMAT

5

• Untuk mengawal dan memastikan perbelanjaan dan tanggungantidak melebihi peruntukan

• Penyeragaman tatacara penyelenggaraan Buku Vot danpenyesuaian perbelanjaan

• Memberi penerangan lengkap dan jelas mengenai proses pengisianBuku Vot dan penyedian Penyata Penyesuaian

• Sebagai garis panduan kepada pegawai kewangan dalampenyediaan Buku Vot dan Penyata Penyesuaian

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

6

• Memastikan Buku Vot diselenggara selaras dengan Garis Panduan

• Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengurusan wang yang telah diperuntukkan kepada Jabatan/ Kementerian

• Tanggungjawab ini antara lain merangkumi tugas-tugaspenyelenggaraan buku-buku vot dan rekod-rekod perakaunansecara cekap dan berkesan seperti yang ditetapkan oleh ArahanPerbendaharaan 95

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

7

• Semua pusat tanggungjawab dan pusat kos di bawahKementerian/Jabatan yang menerima peruntukan atau peruntukankecil dari Pegawai Pengawal perlu menyelenggara buku vot yang sempurna untuk merekod peruntukan, tanggungan dan sebarangpelarasan urusniaga

• Buku vot hendaklah diselenggara selaras dengan garis panduanyang ditetapkan dalam manual dan perbelanjaan

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

8

• Penyata perbelanjaan bulanan hendaklah dikemaskini untukmembolehkan penyediaan dan penyampaian laporan bulananperbelanjaan mengurus dan pembangunan dibuat dan dihantar keAkauntan Negara pada tempoh yang ditetapkan seperti yang dikehendaki oleh Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1986

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

9

• Memastikan laporan laporan yang perlu dihantar;• Kedudukan pengesahan perbelanjaan bulanan

• Penyata penyesuaian

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

10

• Melaksanakan pemeriksaan mengejut ke atas semua buku vot bagimemastikan buku vot telah diselenggara dan disimpan dengansempurna

• Memastikan Penyata Kewangan yang disediakan oleh AkauntanNegara pada akhir tahun adalah menggambarkan perbelanjaanyang dicatatkan di dalam buku vot setelah penyesuaian dibuat

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENYELIA KEWANGAN

11

• Pegawai kewangan hendaklah mempunyai pengetahuan yang mencukupi di dalam penyediaan dan penyelenggaraan Buku Votdan penyesuaian

• Pemeriksaan dijalankan dari semasa ke semasa bagi memastikanBuku Vot sentiasa dikemaskini dan diselenggara dengan sempurna

• Baucar hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasaselepas disemak baki peruntukan di dalam Buku Vot

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENYELIA KEWANGAN

12

• Laporan terperinci perbelanjaan bulanan yang diterima dariAkauntan Negara hendaklah disemak dan dibuat penyesuaiansebelum disahkan

• Semua catatan pelarasan hendaklah dipastikan telah dikemaskini di dalam Buku Vot

• Sebarang keraguan terhadap catatan atau urusniaga yang diterimahendaklah dimaklumkan kepada penyelia sebelum dikemaskini kedalam Buku Vot

PP BIL.8 TAHUN 1987• PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENYELIA KEWANGAN

13

• Penyata penyesuaian yang telah disediakan hendaklah diperiksaoleh penyelia sebelum dihantar ke Akauntan Negara di dalamtempoh 14 hari setelah diterima

SPP BIL.8 TAHUN 1993• PINDAAN DAN TAMBAHAN KEPADA PP BIL.8 TAHUN 1987-

GARUS PANDUAN PENYELENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

14

• Setiap peruntukan kecil yang keluar perlu didebitkan di dalam BukuVot bukan lagi dianggap sebagai tanggungan

• Sekiranya terdapat kredit perbelanjaan yang memerlukan bayaranbalik di masa hadapan, tiada catatan perlu direkodkan di dalamBuku Vot apabila cek diterima atau dibatalkan. Cek-cek bataltersebut hendaklah dikreditkan ke dalam Akaun Penyelesaian CekTerbatal (APCT)

SPP BIL.8 TAHUN 1993• PINDAAN DAN TAMBAHAN KEPADA PP BIL.8 TAHUN 1987-

GARUS PANDUAN PENYELENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

15

• Pengemaskinian Buku Vot – untuk menyemak perbelanjaan bersihdi dalam Buku Vot

• Catatan penutup

• Catatan yang tidak melibatkan debit atau kredit

• Penerangan mengenai penyesuaian Buku Vot dengan LaporanTerperinci

• Penerangan Mengenai Buku Vot Berkomputer

Peruntukan danJumlah

Transaksi/ urusniaga/ tanggungan

BHGN IMaklumat Vot/

Prog/ Akt/ Projek/ Objek

BHGN II BHGN III

FORMAT BUKU VOT

16

17

Contoh BukuVot Manual

BAHAGIAN IBAHAGIAN I BAHAGIAN II

BAHAGIAN III Penyesuaian Vot - BukuVot disemak bersama

Laporan Terperinci yang dikeluarkan dari JANM

18

Contoh BukuVot eSPKB

19

Contoh Lap Terperinci

C230/ C231/ C232

20

Contoh Lap BV500

Format A

21

ContohFormat A1

Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Bulan : FEB 2001

Vot : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O. : 20000

1 13.2.2001 00042 IWK

JUMLAH

Tandatangan :……………………

Nama :……………………………

Jawatan :…………………………

Tarikh :…………15.3.2001

145.00

145.00

DokumenButiran

TarikhBil. RM

FORMAT A1

Dokumen

No. Ruj.

22

ContohFormat A2

Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

Bulan : FEB 2001

Vot : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O.: 20000

1 16.2.2001 A0005 WARAN T/BALIK

2 27.2.2001 PP00082 KUTIPAN TALIPON

PERSENDIRIAN 58.08

JUMLAH 58.08

Tandatangan :…………………..

Nama :…………………………..

Jawatan :………………………..

Tarikh: …………15.3.2001

50,000.00

50,000.00

Kredit

Catatan

RM RM

Bil.Tarikh

Dokumen

No. Ruj.

Dokumen

FORMAT A2

ButiranDebit

23

ContohFormat A3

Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

Bulan :

Vot :

PTJ/PK :

PGM/AKT :

S.O.D.O.:

JUMLAH

Tandatangan :…………………..

Nama :………………………….

Jawatan :………………………..

Tarikh: …………

Dokumen Debit Kredit

No. Ruj.Butiran

FORMAT A3

CatatanBil.

Tarikh

Dokumen

RM RM

24

Latihan

BAHAGIAN IBAHAGIAN I BAHAGIAN II

BAHAGIAN III

LATIHAN BUKUVOT• SILA ISIKAN MAKLUMAT DAN TRANSAKSI BERIKUT KE DALAM BUKU VOT

25

• Vot: B26

• Prog/Akt: 020424

• Terima Waran Peruntukan W0012 bertarikh 1.1.2019 berjumlah RM10,000.00

• Terima Waran Peruntukan Tambahan W0015 bertarikh 2.2.2019 berjumlah RM 20,000.00

• Melakukan Tanggungan P001/19 bertarikh 15.3.2019 berjumlah RM1,000.00

• Waran Tarik Balik W0016 bertarikh 30.3.2019diterima berjumlah RM3,000.00

• Melakukan Tanggungan P002/19 bertarikh 1.4.2019 berjumlah RM3,000.00

• Bayaran kepada P002/19 pada 30.4.2019 berjumlah RM3,000.00

• Membatalkan Tanggungan P001/19 berjumlah RM1,000.00

LATIHAN BUKUVOT

26

PROG/AKT

020424 Jumlah peruntukan tahun ini

OBJEK

SEBAGAI

Tarikh Tang. Kod No. Br. Debit

dibawa ke S.O.D.O. Ruj. lain

hadapan

( 1 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )

3,000.00

3,000.00

1. Menerima Waran Peruntukan W0012

2. Menerima Waran Tambahan W0015

3. Tanggungan P001/19

4. Waran Tarik Balik W0016

7. Membatalkan Tanggungan P001/19

5. Tanggungan P002/19

6. Bayaran kepada P002/19 3,000.00 23,000.00

(1,000.00) - 24,000.00

(3,000.00) 1,000.00

26,000.00

3,000.00 4,000.00 - 23,000.00

- -

1,000.00 1,000.00 29,000.00

20,000.00

10,000.00 10,000.00

30,000.00

( 2 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 )

dikenakan/ belum jaan masih

(dijelaskan) selesai bersih ada

Butir-butir Kredit Tang. Tang. Perbelan- Baki

10,000.00 10,000.0020,000.00 30,000.00

(3,000.00) 27,000.00

hingga

tarikh

SPANM BIL.7 TAHUN 2018• LAMPIRAN I: GP TATACARA PENYELENGGARAAN DAN

SEMAKAN LAPORAN

27

• AP95 – penyelenggaraan Buku Vot elektronik – Laporan KedudukanVot/ Dana

• AP103(a) – bil hendaklah dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari selepas ianya diterima dengan lengkap dan sempurna –Laporan Bil/ Invois

• AP143(b) – arahan mengenai penyesuaian Vot, Hasil dan Amanah.

• Semakan dan pengesahan Laporan di dalam persekitaranelektronik sepenuhnya, elektronik dan integrasi sistem, separaelektronik

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

28

• Semakan dan pengesahan Laporan di dalam persekitaran elektroniksepenuhnya, elektronik dan integrasi sistem, separa elektronik

• PTJ dan AO menggunakan sistem perakaunan yang sama dari mulaproses data awal hingga ke penyediaan laporan

• Transaksi perakaunan dilakukan dan dikemaskini real time basis

• Laporan boleh diakses pada bila-bila masa, harian atau bulanan

• PTJ hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat dalamLaporan adalah tepat dan betul dan melengkapkan Sijil PengesahanBaki di Lampiran I-2 dan mengemukakan kepada AO selewat-lewatnyapada 14hb bulan berikutnya

• LAMPIRAN I: GP TATACARA PENYELENGGARAAN DAN SEMAKAN LAPORAN

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

29

• LAMPIRAN I: GP TATACARA PENYELENGGARAAN DAN SEMAKAN LAPORAN

Persekitaran Elektronik Sepenuhnya • PTJ dan AO menggunakan systemperakaunan yang sama dari data awalsehinggalah ke Laporan (iGFMAS, iSPEKS)

- Baki di PTJ dan AO adalah merujuk kepadalaporan yang sama kerana transaksidilakukan secara real time basis

- Laporan boleh diakses pada bila-bila masa- Sijil Pengesahan Baki hendaklah

dikemukakan kepada Ao selewatnya pada14hb bulan berikutnya (Lampiran I-2)

- Kaedah semakan dan pengesahan adalahmerujuk kepada Lampiran I-3

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

30

• LAMPIRAN I: GP TATACARA PENYELENGGARAAN DAN SEMAKAN LAPORAN

Persekitaran Elektronik + Integrasi Sistem • PTJ dan agensi luar• Semakan dan pengesahan dibuat dengan

melengkapkan Sijil Pengesahan baki sepertidi Lampiran I-4

• Sekiranya terdapat perbezaan PTJ hendaklahmengemukakan Penyata Penyesuaianselewat-lewatnya pada 14hb bulanberikutnya seperti di lampiran I-5

Persekitaran Separa Elektronik • iGFMAS dan laporan yang disediakan secaramanual

• Akaun Amanah / deposit yang disediakansecara manual

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

31

• LAMPIRAN I-1: RINGKASAN SENARIO SEMAKAN DAN PENGESAHAN LAPORAN

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

32

• LAMPIRAN I-1: RINGKASAN SENARIO SEMAKAN DAN PENGESAHAN LAPORAN

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

33

• LAMPIRAN I-2: SIJIL PENGESAHAN BAKI (PERSEKITARAN ELEKTRONIK SEPENUHNYA)

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

34

• LAMPIRAN I-2: SIJIL PENGESAHAN BAKI (PERSEKITARAN ELEKTRONIK SEPENUHNYA)

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

35

• LAMPIRAN I-3 KAEDAH DAN TATACARA SEMAKAN

• Jana dan simpan Laporan berkaitan pada hari pertama bulan berikutnya

• Semak Laporan Kedudukan Vot/ Dana Ringkasan dan Terperinci

• Pastikan maklumat berikut tepat (KPTJ/ PTJ, Vot Dipertanggung, Prog/ Akt)

• Pastikan amaun Objek Am dan Objek Sebagai adalah sama dan betul

• Sila tandakan ‘/’ sebagai bukti semakan

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

36

• LAMPIRAN I-3 KAEDAH DAN TATACARA SEMAKAN

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

37

• LAMPIRAN I-3 KAEDAH DAN TATACARA SEMAKAN

• Jana dan simpan Laporan berkaitan pada hari pertama bulan berikutnya

• Semak Laporan Bil/ Invois (AP103) Kedudukan Vot/ Dana Terperinci

• Pastikan maklumat berikut tepat (KPTJ/ PTJ, Vot Dipertanggung, Prog/ Akt)

• Pastikan no. rujukan Arahan Pembayaran dan butiran bayaran adalah sama dan betul denganLaporan Kedudukan Vot/ Dana Terperinci

• Sila tandakan ‘/’ sebagai bukti semakan

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

38

• LAMPIRAN I-3 KAEDAH DAN TATACARA SEMAKAN

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

39

• LAMPIRAN I-3 KAEDAH DAN TATACARA SEMAKAN

• Jana dan simpan Laporan berkaitan pada hari pertama bulan berikutnya

• Semak Laporan Prestasi Pembayaran Bil Sempurna dan tanda ‘/’ sebagai bukti semakan

• Kenalpasti tiada bil diproses melebihi 14 hari

• Semak laporan Bulanan Pembayaran Pukal dengan Laporan Kedudukan Vot/ Dana Terperinci

• Pastikan pembayaran dilakukan kepada invois yang betul

• Sediakan Sijil Pengesahan Baki (Persekitaran Elektronik Sepenuhnya) dan kemukakan kepadaAO selewat-lewatnya pada 14 haribulan bulan berikutnya

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

40

• LAMPIRAN I-4 FORMAT SIJIL PENGESAHAN BAKI (PERSEKITARAN ELEKTRONIK DAN INTEGRASE SYSTEM)

SPANM BIL.7 TAHUN 2018

41

• LAMPIRAN I-4 FORMAT SIJIL PENGESAHAN BAKI (PERSEKITARAN ELEKTRONIK DAN INTEGRASE SYSTEM)

TERIMA KASIH

42