pengurusan organisasi, kepimpinan dan penyeliaan berkesan

PENGURUSAN ORGANISASI, KEPIMPINAN & PENYELIAAN BERKESAN

DR LEE OI WAH

KANDUNGAN CERAMAH

• PRINSIP ORGANISASI & AMALAN PENGURUSAN• PERSEKITARAN ORGANISASI• PENGURUSAN ORGANISASI• DEFINISI KEPIMPINAN • JENIS-JENIS KEPIMPINAN(LEADERSHIP STYLES)• FUNGSI DAN NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN• PENYELIAAN BERKESAN• MOTIVASI PEKERJA

ORGANISASI

DEFINISI ORGANISASI• Organisasi Adalah Jentera Yang Menggembeling

Tenaga Manusia Dan Kerja Untuk Mencapai Sesuatu Matlamat”

• “Satu Proses Penstrukturan Atau Penyusunan Bahagian/ Jabatan/ Unit Di Dalam Organisasi”

UNSUR-UNSUR ORGANISASI

• A collection of people

• A structur of power• An objective to

fulfill• A communication

interlink

• Sekumpulan manusia• Susunan kuasa• Matlamat untuk

dipenuhi• Hubungan organisasi

6

• Sistem/cara pembahagian kerja & penyusunan kerja & digambarkan dalam bentuk carta organisasi.

• Struktur organisasi menunjukkan hubungkait di antara satu bahagian, unit atau jawatan dengan yang lain dalam organisasi.

• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-beza mengikut saiz dan fungsi-fungsi jabatan.

7

KETUA PENGARAH

PENGARAHKEWANGAN

PENGARAHSISTEM

MAKLUMAT

PENGARAHPEMBANGUNAN

PEMBANTU TADBIR (GAJI)

PEMBANTU TADBIR (VOT)

PENYELIA KERANIP/TADBIRAN

KERANIP/JAWATAN

PEMBANTU KHAS

PENGARAH LATIHAN

PENGARAHPENTADBIRAN

EKSEKUTIF EKSEKUTIF

P E K E R J A

P E K E R J A P E N G E L U A R A N

FUNGSI LINIFUNGSI STAF

8

• Membantu Pengarah Urusan dalam bidang tugasnya serta bidang lain

• Bertindak bagi pihak Pengarah Urusan (wakil)• Boleh menggunakan sebahagian aktiviti Pengarah

Urusan untuk memberi arahan kepada pekerja bawahan.

9

• Membantu Pengarah Urusan dan Pengarah-Pengarah lain dalam hal-hal yang berkaitan.

• Tidak mempunyai autoriti ke atas Pengarah lain.

10

• Keselarasan arahan (unity of direction)• Keselarasan perintah (unity of command)• Deligasi/ Perwakilan kuasa• Kuasa (authority) dan tanggungjawab• Kemampuan kawalan (span of control)• Hiraki• Perseimbangan

11

1.Pembahagian kerja2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan3. Jenis kerja yang dijalankan4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja5. Tingkat pengurusan

12

ORGANISASIOBJEKTIF, DASAR,

STRATEGI, PROGRAM,

PERSEKITARAN DALAMAN

SUMBER-SUMBERBUDAYA KERJA

PERSEKITARAN KERJA• KETUA ORGANISASI• KERAJAAN• PELANGGAN• PESAING• PEMBEKAL

PERSEKITARAN MASYARAKAT• SOSIAL BUDAYA• POLITIK & PERUNDANGAN• TEKNOLOGI • EKONOMI

PENGURUSAN ORGANISASI• Proses melakukan sesuatu aktiviti melalui

manusia lain bagi mencapai sesuatu matlamat di dalam persekitaran yang sentiasa berubah-ubah.

14

P O D C• PERANCANGAN (PLANNING)

• PENGELOLAAN (ORGANIZING)

• PENGARAHAN (DIRECTING)

• PENGAWALAN (CONTROLLING)

15

• Objektif (matlamat)• Polisi (dasar)• Program

SOP

16

• Struktur• Perjawatan• Koordinasi

Format Organisasi

17

Manusia dan Produk

• Motivasi• Kepimpinan• Penyeliaan

18

Bajet dan Sumber

• Kos• Kualiti• Kuantiti

19

1. Kepimpinan dan penyeliaan2. Motivasi3. Komunikasi4. Perhubungan manusia5. Membuat keputusan6. Penyelesaian masalahH

KEPIMPINAN

21

“Leadership is the art of getting someone else to do something you want done because he wants to do it”

“You do not lead by hitting people over the head — that's assault, not leadership”

Dwight Eisenhower

“Leadership is action, not position”

Donald McGannon

APA ITU KEPIMPINAN (WHAT IS LEADERSHIP?)

“One measure of leadership is the calibre of people who choose to follow you”

Dennis Peer

22

Kepimpinan delegatif – penglibatan minima di dalam proses membuat keputusan and menggalakkan ahli kumpulan membuat keputusan secara berdikari.

Kepimpinan autokratik – membuat semua keputusan untuk kumpulan dan mengagihkan tugasan kepada ahli

Kepimpinan demokratik- mengalakkan perbincangan kumpulan dan keputusan dibuat mengikut consensus

3 JENIS GAYA KEPIMPINAN

Personaliti pemimpin

Personaliti kumpulan/organisasi

Keadaan persekitaran

Faktor organisasi

4 DIMENSI UTAMA YANG MEMPENGARUHI GAYA KEPIMPINAN

Peranan seorang pemimpin8

Peranan pemimpin1. Menentukan matlamat (The Goal Setter )2. Jurucakap (The Spoke Person)3. Kompas (Halatuju + Moral) (Destination compass

+ Moral Compass)4. Penyelesai masaalah (The Problem Solver)5. Pengagih sumber (The Distributor of Resources)6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)7. Pemberi motivasi (The Motivator)8. Melatih pemimpin pengganti (The Future Leaders

Cultivator)

1. Menentukan matlamat (The Goal Setter)

• Menentukan matlamat organisasi untuk satu tempoh masa yang ditetapkan.

• Pemimpin mestilah mampu memberikan arah atau halatuju yang jelas ke atas visi, misi dan objektif organisasi.

• Tujuan untuk membolehkan semua warga organisasi mempunyai panduan asas untuk menumpukan fokus ke atas aktiviti-aktiviti yang menyumbang kepada pencapaian visi, misi dan objektif organisasi.

2. Jurucakap kumpulan (The Spoke Person)

• Pemimpin merupakan jurucakap utama untuk kumpulannya.

• Komunikasi bukan sahaja mengenai organisasi itu sendiri sahaja , malah harus mengkomunikasikan hubungan organisasi tersebut dengan organisasi lain dalam persekitaran yang lebih luas.

• Jurucakap bukan sahaja secara verbal tetapi meliputi tingkahlaku hariannya..

3. Kompas (The Compass)

• Pemimpin seumpama kompas kepada organisasi – memberi pengarahan kepada organisasi untuk berkembang ke arah destinasi yang telah ditetapkan.

• Pemimpin berfungsi sebagai kompas moral/etika- sebagai penandaaras untuk apa yang ditakrifkan sebagai baik kepada organisasi.

4. Penyelesai Masaalah ( The Problem Solver )

• Pemimpin dilihat sebagai seorang yang bijaksana dan berpengalaman.

• Maka , pemimpin merupakan seorang yang boleh diharapkan oleh warga organisasi bila menghadapi masaalah.

• Penyelesaian masalah merupakan fungsi utama seorang pemimpin.

5. Pengagaih sumber (The Distributor of Resources)

• Sumber organisasi adalah terhad dan sentiasa tidak mencukupi.

• Peranan pemimpin haruslah mengaihkan sumber yang terhad itu dengan bijak.

• Agihan sumber yang tidak cekap akan menghalang organisai daripada mencapai potensi maksimanya.

6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)

• Manusia mempunyai sifat ingin tahu terutamanya pandangan pemimpin ke atas diri mereka dan prestasi kerja mereka.

• Adalah penting untuk memberi maklumbalas yang membina terutamanya berkaitan dengan kemajuan kerja atau kerja-kerja yang telah diselesaikan oleh anggota bawahannya.

7. Pemberi motivasi (The Motivator)

• Pemimpin haruslah boleh memberi harapan kepada pekerja dan memberi motivasi untuk bekerja keras untuk mencapai matlamat .

• Pemimpin mampu memberi motivasi dan inspirasi supaya meneruskan perjuangan tanpa berputus asa.

A leader who will give them a pat at the back and a “Good Job!” praise if they had done a good job

“Well done! “

“You have done a good job!”

“The Organisation is very lucky to

have a worker like you!”

8. The Cultivator of Future Leaders

• Pemimpin yang bagus mampu untuk membentuk bakal pemimpin yang lebih bagus daripada dirinya sendiri.

• Melalui kepimpinan melalui teladan , mengajar , perkongsian pengalaman , coaching dan mentoring dan teknik-teknik lain

• Menggunakan kuasa yang diberikan dengan tanpa menimbulkan syak wasangka di kalangan pekerjanya.

• Tidak gila kuasa dan menyalahgunakan kuasa.• Bersih, Cekap & Amanah.• Rela untuk menghadapi risiko dan mencuba benda yang

baru demi kebaikan organisasi.• Sikap hormat-menghormati, sentiasa mengambilberat

dan bertanggungjawab.• Bertimbangrasa dan mengambil pendekatan penyertaan

dalam pengurusan.

NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN

• Rela berkongsi kuasa dengan pekerja-pekerja.• Menyedari kekuatan dan kelemahan sendiri.• Menyedari tentang kemajuan sendiri dan pekerja-pekerja

bawahannya.• Sentiasa berfikiran terbuka dan mengalu-alukan nilai-

nilai positif di kalangan pekerja-pekerjanya.• Mempunyai emosi yang seimbang dan boleh berjenaka.• Sentiasa memberi teladan yang baik kepada pekerja.

NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN

• Bertenaga, memberikan dorongan , mengiktiraf dan menghargai setiap sumbangan pekerja.

• Mewujudkan mutu kehidupan bekerja yang baik dan selesa.

• Tidak mengawal pekerja sehingga menimbulkan ketegangan.

• Sentiasa terbuka kepada kritikan yang membina.• Bertindak dengan sabar dan adil tanpa pilih kasih.

NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN

PENYELIAAN

38

Seseorang Yang Diberi Kuasa, Tanggungjawab Untuk Merancang,

Mengelola, Memimpin dan Mengawal Tugasan dan Pekerjanya Untuk

Mencapai Visi, Misi dan Objektif Organisasinya.

PENYELIA

39

1. Kemahiran Kemanusiaan

2. Kemahiran Teknik

3. Kemahiran Pentadbiran

4. Kemahiran Konsep

4 KEMAHIRAN ASAS YANG PERLU ADA DALAM DIRI SEORANG PENYELIA

40

Kebolehan untuk sama-samabekerja , memahami danmendorong orang lain sama ada sebagai individu atau

kumpulan.

41

Kebolehan menggunakan alat, tatacara atau teknik melaksanakan sesuatu kerja ‘Job-Know-How’

mengikut bidang khusus.

42

Berpengetahuan ke atas seluruh organisasi dan mengetahui bagaimana ia menyelaras, merancang dan mengawal serta sistem rekod dan sistem maklumatnya.

MOTIVASI PEKERJA

Rangsangan dalaman atau semangat iatu penggerak kepada kelakuan untuk membangkitkan tindakan yang berpunca daripada satu tujuan atau beberapa tujuan

MOTIVASI

45

KENAPA MANUSIA TIADA MOTIVASI

Tidak ada tujuan hidup Meragui potensi diri Puas dengan apa yang ada Tabiat suka menangguhkan kerja Mempunyai simbol-simbol palsu dalam kejayaan

Ahmad Atory Hussain

PETANDA KEMELESETAN DORONGAN /MOTIVASI

• Sering engkar arahan Ketua• Selalu bosan dengan kerja• Tidak produktif dan malas bekerja.• Selalu datang lewat / balik cepat.• Kerap mengambil cuti• Sering ponteng kerja• Kerapkali tidak hadir mesyuarat tanpa sebab• Gemar melaksanakan kerja tanpa mengikut peraturan.• Selalu tidak menyiapkan tugasan.• Mengasingkan diri dari rakan-rakan kerja.• Selalu bertengkar dengan pelanggan.

47

Penetapan Matlamat

Pengurusan Bermatlamat(MBO)

Rekabentuk/Pusingan Kerja(Job Rotation)

Pengkayaan Kerja(Job Enrichment)

Ganjaran

Kualiti Suasana Kerja

Perluasan Kerja(Job Enlargement)

Kaedah Memotivasikan Pekerja

Pengupayaan(Empowerment)

TERIMA KASIH