pengurusan harta.ppt

PENGURUSAN HARTA AWAM

• Sekyen 3 Acara Kewangan MENYATAKAN ia adalah: – loji, – kelengkapan, – Perabut,– Radas, – bahan – bahan &– Bekalan

Dibeli dgn

Wang kerajaan

untuk kegunaan

Atau Stok

PENGURUSAN HARTA AWAM

PENTINGNYA

• Kerana nilai harta kerajaan snagat besar jumlahnya

ISTILAH HARTA

Pemilihan sesuatu yang berharga diperolehi bagi tujuan memegang atau menggunakannya dalam sesuatu tempoh ATAUPUN sepanjang masa di dalam menguruskan sesuatu perniagaan

HARTA BENDA KERAJAAN

• Wang awam• Harta berbentuk fizikal

1. Tanah dan bangunan2. Kenderaan dan lori3. Senjatapi dan peluru4. Stor(perubatan,alat-alat ganti kenderaan,alat

tulis…dll)5. Stor 6. Alat kelengkapan pejabat

JENIS-JENIS HARTA

1. HARTA TETAP (FIXED ASSETS)• Peralatan/kemudahan yang

dipegang/dimiliki dalam perniagaan /urusan

• Penggunaan yang agak panjang (biasanya lebih dari setahun )

Contoh: Tanah, bangunan,loji,jentera

2. Harta Semasa

• Penggunaannya agak singkat (biasanya kurang dari setahun )

Contoh: Wang tunai, baki di dalam bank, stok simpanan,

akaun belum diterima.

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

1. Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor

2. Memastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancangan

3. Memastikan semua loji-loji dan lain-lain barang tidak luak diselenggara dengan teratur

4. Memastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan disegerakan

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

5. Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan kerajaan

6. Menentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok tahunan dilakukan

7. Memberikan perhatian kepada masalah-masalah perkhidmatan dan kebajikan pegawai / kakitangan stor

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM1. MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:

a. Tidak ada barang yang tidak digunakanb. Menentukan stok sentiasa kekalc. Menyimpan stok pada paras optima

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM1. MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:

d. Mendapat barang-barang yang bermutu

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wang

a. Pembelian yang paling menguntungkanb. Pastikan peruntukan kewangan mencukupic. Kuasa pembelian diperolehi

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wang

d. Spesifikasi barang-barang ditentukane. Nasihat teknikal diperolehi jika

pembelian teknikal

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wangf. Pengurusan pembelian mematuhi

• Dasar-dasar kerajaan• Peraturan-peraturan jabatan• Tatacara pembelian ditetapkan(sebutharga,

tender )• Dapatkan sijil mutu barang dari pembekal• Memeriksa barang yang diterima

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhana. Simpan di tem[pat yang sesuai dengan keadaan barang-barabg. (komputer,bahan kimia,bahan-bahan mudah terbakar …)

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:

• barang-barang kerap digunakan• Barang-barang berat• Barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:

• barang-barang mudah pecah

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanc. Menjaga keselamatan:

• Kecurian• Kekurangan (pengawapan,usang/cepat

rosak)

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:

• “DILARANG MEROKOK”• “MUDAH TERBAKAR”• “MUDAH PECAH”

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM3. Penyimpanan:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:

• “RACUN”• “BAHAYA-SIMPAN DI TEMPAT

KERING.KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN.MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB”

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM4. Penyelenggaraan Harta:

Tujuan : Melanjutkan usia penggunaan barang tersebut dan sentiasa di peringkat efisyen yang optima dan menentukan keselamatan pengguna.a. Mempunyai tenaga mahirb. Merancang program penyenggaraanc. Memeriksa dengan lebih kerap

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAMJenis-jenis Penyenggaraan:

a. Penyenggaraan dirancang iaitu kerja-kerja penyenggaraan yang diatur dan dilaksanakan mengikut program yang telah dirancang atau jadual yang ditetapkan

Contoh:Kenderaan,bangunan dan

mesin-mesin pejabat.

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAMb. Penyenggaraan tidak dirancang iaitu

tindakan memperbaiki dengan secepat mungkin. (Dilaksanakan apabila berlaku kerosakan )

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM5. Pemindahan/Pengeluaran :

Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimaa. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulisb. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasi yang ditujukanc. Dapatkan surat akuan terima bagi segala barang yang dipindahkan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM5. Pemindahan/Pengeluaran :

Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimad. Barang-barang yang masih belum diakuterima – disusuli dengan surat peringatane. Pastikan barang-barang yang dikeluarkan adalah dalam kuantiti yang munasabah demi mengelakkan pembaziran

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM6. Penggunaan:

Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentua. Penggunaan mengikut keperluan/barangb. Penggunaan mengikut manual pembuatc. Penggunaan di bawah kawalan/penyeliaan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM6. Penggunaan:

Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentud.Melarang orang yang tidak berkenaan menggunakan sesuatu barange. Menggunakan barang kerajaan dengan berhati-hati ( Handle With Care )

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM7. Merekod:

Tujuan : Kawalan Secara Dokumen supaya dapat mengesan & mengakaun semua harta benda yang dimilikia. Rekodkan butir-butir asas mengenai Harta Modal,Inventori dan Bekalan Pejabatb. Rekodkan lokasic. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini & berkesand. Cop “Hak Milik Kerajaan “ dan nama jabatan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskana. Pegawai Pengawal-Kelaskan barang-barang kepada 3 peringkat:

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskan

• Tidak menarik: 2 tahun sekali• Menarik: 1 tahun sekali

(pakaian,perabot,alat-alat dapur…)• Sangat menarik: Tidak kurang dari 2 kali

setahun. (kain-kain, perkakas letrik…)

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskanb. Huraikan tentang laporan verifikasi yang perlu disediakan dan sijil verifikasi yang perlu dikeluarkan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM9. Pelupusan:

Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagia. Membolehkan jabatan membeli/mendapatkan barang barub. Menjimatkan ruangan simpananc. Mengelakkan susutnilai yang berterusand. Mengelakkan daripada kemungkinan barang disalahgunakane. Aturkan tindakan pelupusan mengikut syor laporan pemverifikasi stok

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM9. Pelupusan:

Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

f.Sediakan sijil pelupusan:• Diambil semula• Dipindahkan• Dijual• Dimusnahkan(hapuskira)

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM9. Pelupusan:

Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

g. Pelupusan secara dijual:• Dapatkan nilai barang• Panggil tender atau lelong• Tetapkan harga minima

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM9. Pelupusan:

Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

h. Pelupusan secara musnah:• Disaksikan oleh pegawai lain• Dapatkan sijil daripada pegawai yang

menyaksikan pemusnahan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM10. Kehilangan:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.

a. Kehilangan boleh disebabkan oleh kecurian,kekurangan,termusnah.

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM10. Kehilangan:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.

b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:

• Keadaan yang boleh dikawalkecuaian pegawai mengatur tindakan keselamatan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM10. Kehilangan:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.

b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:

• Keadaan yang tidak boleh dikawal:bencana alam

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAMc. Melaporkan kehilangan kepada polis jika ada

alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan.

d. Buat laporan permulaan dalam Lampiran Je. Mengemukakan laporan itu kepada:• Pegawai pengawal• K/S Perbendaharaan• Akauntan Negara• Audit Negara

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA

BENDA AWAM

f. Ketua Jabatan mengatur siasatan

g. Sediakan Laporan Akhir dengan Lampiran Borang K

SOALAN ESEI

1997:

Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut:a. Pemverifikasi stokb. Lembaga Pemeriksa

JAWAPAN

a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:i. Mengadakan lawatan mengejut dan

membuat pemeriksaan ke atas harta benda awam

ii. Mengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan

JAWAPAN

a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:iii. Menyediakan verifikasi stok dan

mengemukakan kepada pegawai pengawaliv.menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas

barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor iaitu:Sangat menarik- tidak kurang 2x semingguMenarik – sekali setahun

JAWAPAN

a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:Tidak menarik- 2 tahun sekali

b. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut:

i. Membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dinaggap tidak digunakan dan bernilai tinggi

JAWAPANa. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas

berikut:ii. Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan

dengan cara:Jualan lelongJualan TenderTukar beliPindah/hadiahdan lain-lain cara yang sesuai tanam atau bakar

SOALAN ESEI

1996:

Sebagai seorang Pegawai Pengawal,huraikan langkah-langkah yang perlu diambil apabila didapti kehilangan wang atau barang-barang awam berlaku di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga akhir laporan dibuat

JAWAPANi. Mengaturkan siasatan jabatan sepenuhnya

mengenai kehilangan itu dan memberi suatu laporan akhir yang lengkap

ii. Laporan itu hendaklah mengandungi salinan Polis yang lengkap dan satu ringkasan perbicaraan muktamat kepada KSU Perbendaharaan atau pihak berkuasa Kerajaan Negeri atau kedua-duanya jika keadaan memerlukan.

iii. Laporan tersebut mestilah mengandungi segala butir yang berkenaan dalam Lampiran K,Arahan Perbendaharaan

JAWAPANiii. Bersama dengan pandangan Pegawai

Penagawaliv. Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah

dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai Pengawal

v. Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara, Juruaudit Negara dan wakil tempatan Juruaudit Negara dalam negeri itu.

SOALAN ESEI

1998:Encik Rosli dan Encik Mohamad ialah 2 orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai ahli lembaga pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannyaa.Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh merekab.Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan tanpa melalui lembaga

JAWAPANa. Barang-barang yang tidak boleh

digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:

i. Jualan lelongii. Jualan melalui tenderiii. Secara tukar beliiv. Pindah/hadiah pada mana-mana

jabatan/pertubuhan/institusi di bawah kawalan/anjuran kerajaan.(melaui KSU Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan bagi penyelarasan

JAWAPANa. Barang-barang yang tidak boleh

digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:

i. lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan contohnya:ditanam, kitar semula, dibakar di dalam tempat khas dan buang ke laut jadikan tukun

JAWAPANB. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh

sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:

I. Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM10,000 tiap-tiap satu atau RM100,000 jumlah kesemuanya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomi serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja

ii. Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual misalnya pinggan mangkuk pecah dan sebagainya

JAWAPANB. Barang-barang yang boleh dilupuskan

oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:

iii. Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar Kerajaan atau keselamatan awam.