pengurusan harta.ppt
TRANSCRIPT
PENGURUSAN HARTA AWAM
• Sekyen 3 Acara Kewangan MENYATAKAN ia adalah: – loji, – kelengkapan, – Perabut,– Radas, – bahan – bahan &– Bekalan
Dibeli dgn
Wang kerajaan
untuk kegunaan
Atau Stok
PENGURUSAN HARTA AWAM
PENTINGNYA
• Kerana nilai harta kerajaan snagat besar jumlahnya
ISTILAH HARTA
Pemilihan sesuatu yang berharga diperolehi bagi tujuan memegang atau menggunakannya dalam sesuatu tempoh ATAUPUN sepanjang masa di dalam menguruskan sesuatu perniagaan
HARTA BENDA KERAJAAN
• Wang awam• Harta berbentuk fizikal
1. Tanah dan bangunan2. Kenderaan dan lori3. Senjatapi dan peluru4. Stor(perubatan,alat-alat ganti kenderaan,alat
tulis…dll)5. Stor 6. Alat kelengkapan pejabat
JENIS-JENIS HARTA
1. HARTA TETAP (FIXED ASSETS)• Peralatan/kemudahan yang
dipegang/dimiliki dalam perniagaan /urusan
• Penggunaan yang agak panjang (biasanya lebih dari setahun )
Contoh: Tanah, bangunan,loji,jentera
2. Harta Semasa
• Penggunaannya agak singkat (biasanya kurang dari setahun )
Contoh: Wang tunai, baki di dalam bank, stok simpanan,
akaun belum diterima.
PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:
1. Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor
2. Memastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancangan
3. Memastikan semua loji-loji dan lain-lain barang tidak luak diselenggara dengan teratur
4. Memastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan disegerakan
PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:
5. Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan kerajaan
6. Menentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok tahunan dilakukan
7. Memberikan perhatian kepada masalah-masalah perkhidmatan dan kebajikan pegawai / kakitangan stor
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM1. MERANCANG KEPERLUAN:
Tujuan : Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:
a. Tidak ada barang yang tidak digunakanb. Menentukan stok sentiasa kekalc. Menyimpan stok pada paras optima
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM1. MERANCANG KEPERLUAN:
Tujuan : Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:
d. Mendapat barang-barang yang bermutu
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:
Tujuan : Mendapat nilai untuk wang
a. Pembelian yang paling menguntungkanb. Pastikan peruntukan kewangan mencukupic. Kuasa pembelian diperolehi
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:
Tujuan : Mendapat nilai untuk wang
d. Spesifikasi barang-barang ditentukane. Nasihat teknikal diperolehi jika
pembelian teknikal
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM2. Perolehan / Pembelian:
Tujuan : Mendapat nilai untuk wangf. Pengurusan pembelian mematuhi
• Dasar-dasar kerajaan• Peraturan-peraturan jabatan• Tatacara pembelian ditetapkan(sebutharga,
tender )• Dapatkan sijil mutu barang dari pembekal• Memeriksa barang yang diterima
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhana. Simpan di tem[pat yang sesuai dengan keadaan barang-barabg. (komputer,bahan kimia,bahan-bahan mudah terbakar …)
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:
• barang-barang kerap digunakan• Barang-barang berat• Barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:
• barang-barang mudah pecah
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhanc. Menjaga keselamatan:
• Kecurian• Kekurangan (pengawapan,usang/cepat
rosak)
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:
• “DILARANG MEROKOK”• “MUDAH TERBAKAR”• “MUDAH PECAH”
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM3. Penyimpanan:
Tujuan : Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan/kekurangan/kerosakan/keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:
• “RACUN”• “BAHAYA-SIMPAN DI TEMPAT
KERING.KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN.MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB”
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM4. Penyelenggaraan Harta:
Tujuan : Melanjutkan usia penggunaan barang tersebut dan sentiasa di peringkat efisyen yang optima dan menentukan keselamatan pengguna.a. Mempunyai tenaga mahirb. Merancang program penyenggaraanc. Memeriksa dengan lebih kerap
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAMJenis-jenis Penyenggaraan:
a. Penyenggaraan dirancang iaitu kerja-kerja penyenggaraan yang diatur dan dilaksanakan mengikut program yang telah dirancang atau jadual yang ditetapkan
Contoh:Kenderaan,bangunan dan
mesin-mesin pejabat.
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAMb. Penyenggaraan tidak dirancang iaitu
tindakan memperbaiki dengan secepat mungkin. (Dilaksanakan apabila berlaku kerosakan )
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM5. Pemindahan/Pengeluaran :
Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimaa. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulisb. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasi yang ditujukanc. Dapatkan surat akuan terima bagi segala barang yang dipindahkan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM5. Pemindahan/Pengeluaran :
Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimad. Barang-barang yang masih belum diakuterima – disusuli dengan surat peringatane. Pastikan barang-barang yang dikeluarkan adalah dalam kuantiti yang munasabah demi mengelakkan pembaziran
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM6. Penggunaan:
Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentua. Penggunaan mengikut keperluan/barangb. Penggunaan mengikut manual pembuatc. Penggunaan di bawah kawalan/penyeliaan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM6. Penggunaan:
Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentud.Melarang orang yang tidak berkenaan menggunakan sesuatu barange. Menggunakan barang kerajaan dengan berhati-hati ( Handle With Care )
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM7. Merekod:
Tujuan : Kawalan Secara Dokumen supaya dapat mengesan & mengakaun semua harta benda yang dimilikia. Rekodkan butir-butir asas mengenai Harta Modal,Inventori dan Bekalan Pejabatb. Rekodkan lokasic. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini & berkesand. Cop “Hak Milik Kerajaan “ dan nama jabatan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:
Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskana. Pegawai Pengawal-Kelaskan barang-barang kepada 3 peringkat:
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:
Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskan
• Tidak menarik: 2 tahun sekali• Menarik: 1 tahun sekali
(pakaian,perabot,alat-alat dapur…)• Sangat menarik: Tidak kurang dari 2 kali
setahun. (kain-kain, perkakas letrik…)
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM8. Pemeriksaan/Verifikasi:
Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskanb. Huraikan tentang laporan verifikasi yang perlu disediakan dan sijil verifikasi yang perlu dikeluarkan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM9. Pelupusan:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagia. Membolehkan jabatan membeli/mendapatkan barang barub. Menjimatkan ruangan simpananc. Mengelakkan susutnilai yang berterusand. Mengelakkan daripada kemungkinan barang disalahgunakane. Aturkan tindakan pelupusan mengikut syor laporan pemverifikasi stok
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM9. Pelupusan:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi
f.Sediakan sijil pelupusan:• Diambil semula• Dipindahkan• Dijual• Dimusnahkan(hapuskira)
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM9. Pelupusan:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi
g. Pelupusan secara dijual:• Dapatkan nilai barang• Panggil tender atau lelong• Tetapkan harga minima
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM9. Pelupusan:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi
h. Pelupusan secara musnah:• Disaksikan oleh pegawai lain• Dapatkan sijil daripada pegawai yang
menyaksikan pemusnahan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM10. Kehilangan:
(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.
a. Kehilangan boleh disebabkan oleh kecurian,kekurangan,termusnah.
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM10. Kehilangan:
(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.
b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:
• Keadaan yang boleh dikawalkecuaian pegawai mengatur tindakan keselamatan
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM10. Kehilangan:
(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.
b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:
• Keadaan yang tidak boleh dikawal:bencana alam
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAMc. Melaporkan kehilangan kepada polis jika ada
alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan.
d. Buat laporan permulaan dalam Lampiran Je. Mengemukakan laporan itu kepada:• Pegawai pengawal• K/S Perbendaharaan• Akauntan Negara• Audit Negara
PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
f. Ketua Jabatan mengatur siasatan
g. Sediakan Laporan Akhir dengan Lampiran Borang K
SOALAN ESEI
1997:
Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut:a. Pemverifikasi stokb. Lembaga Pemeriksa
JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:i. Mengadakan lawatan mengejut dan
membuat pemeriksaan ke atas harta benda awam
ii. Mengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan
JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:iii. Menyediakan verifikasi stok dan
mengemukakan kepada pegawai pengawaliv.menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas
barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor iaitu:Sangat menarik- tidak kurang 2x semingguMenarik – sekali setahun
JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:Tidak menarik- 2 tahun sekali
b. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut:
i. Membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dinaggap tidak digunakan dan bernilai tinggi
JAWAPANa. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas
berikut:ii. Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan
dengan cara:Jualan lelongJualan TenderTukar beliPindah/hadiahdan lain-lain cara yang sesuai tanam atau bakar
SOALAN ESEI
1996:
Sebagai seorang Pegawai Pengawal,huraikan langkah-langkah yang perlu diambil apabila didapti kehilangan wang atau barang-barang awam berlaku di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga akhir laporan dibuat
JAWAPANi. Mengaturkan siasatan jabatan sepenuhnya
mengenai kehilangan itu dan memberi suatu laporan akhir yang lengkap
ii. Laporan itu hendaklah mengandungi salinan Polis yang lengkap dan satu ringkasan perbicaraan muktamat kepada KSU Perbendaharaan atau pihak berkuasa Kerajaan Negeri atau kedua-duanya jika keadaan memerlukan.
iii. Laporan tersebut mestilah mengandungi segala butir yang berkenaan dalam Lampiran K,Arahan Perbendaharaan
JAWAPANiii. Bersama dengan pandangan Pegawai
Penagawaliv. Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah
dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai Pengawal
v. Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara, Juruaudit Negara dan wakil tempatan Juruaudit Negara dalam negeri itu.
SOALAN ESEI
1998:Encik Rosli dan Encik Mohamad ialah 2 orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai ahli lembaga pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannyaa.Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh merekab.Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan tanpa melalui lembaga
JAWAPANa. Barang-barang yang tidak boleh
digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:
i. Jualan lelongii. Jualan melalui tenderiii. Secara tukar beliiv. Pindah/hadiah pada mana-mana
jabatan/pertubuhan/institusi di bawah kawalan/anjuran kerajaan.(melaui KSU Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan bagi penyelarasan
JAWAPANa. Barang-barang yang tidak boleh
digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:
i. lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan contohnya:ditanam, kitar semula, dibakar di dalam tempat khas dan buang ke laut jadikan tukun
JAWAPANB. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh
sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:
I. Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM10,000 tiap-tiap satu atau RM100,000 jumlah kesemuanya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomi serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja
ii. Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual misalnya pinggan mangkuk pecah dan sebagainya
JAWAPANB. Barang-barang yang boleh dilupuskan
oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:
iii. Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar Kerajaan atau keselamatan awam.