pembentangan asas pengurusan komunikasi

BAB 8

PENGARAHAN KOMUNIKASI

PENGENALAN

Perkara yang amat penting dalam sesebuah organisasi ialah komunikasi.

Dengan adanya komunikasi yang berkesan pengurus dapat menjalankan aktiviti dalam organisasi dengan baik.

Jika tidak ada komunikasi yang baik dalam sesebuah organisasi maka matlamat organisasi tidak akan tercapai.

DEFINISI

Menurut Stoner(1995) komunikasi ialah suatu proses bagaimana manusia cuba untuk berkongsi makna atau maklumat melalui penghantaran, pesanan yang simbolik.

Stoner menekan 3 perkara utama dalam komunikasi iaitu:

a)Komunikasi melibatkan manusia

b)Komunikasi melibatkan perkongsian maksud

c)Komunikasi melibatkan simbol

Menurut S.Bernard:pertukaran idea, pendapat, maklumat yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara personal / tidak personal melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.

PROSES KOMUNIKASI

Terdapat tiga elemen penting yang biasa berlaku dalam proses komunikasi iaitu sumber(penghantar),maklumat(mesej) dan penerima

Pengirim Mesej Penerima

MODEL PROSES KOMUNIKASI KOMPLEKS

MAKLUM BALAS

PENGIRIM

PENERIMA

ENKOD

DEKOD

SALURAN

HALANGAN

PENERANGAN

Pengirim atau sumber

Ia merupakan orang yang memulakan komunikasi. Beliau mempunyai maklumat yang perlu dikongsi bersama dengan orang lain.

Pengkodan

Ia berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak dihantar menjadi sekumpulan simbol atau konsep.

Simbol ini selalunnya dipilih dalam bentuk perkatan atau isyarat.

Saluran

Ialah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan menyebarkan malaumat kepada penerima.

Saluran yang diguna mestilah bersesuaian dengan pesanan yang hendak dihantar.

Dekod

Ialah mesej kepada bentuk yang dapat di fahami oleh sipenerima.

Komunikasi yang berkesan jika mesej yang diterjemahkan oleh sipenerima bertepatan dengan maksud yang hendak disampaikan oleh penghantar mesej.

PENERIMA

adalah orang di mana maklumat hendak dikongsi bersama oleh sipengirim.

HALANGAN

Boleh berlaku pada mana-mana peringkat dalam proses komunikasi.

Halangan boleh mengakibatkan maklumat tidak sampai atau tidak jelas

MAKLUM BALAS

Adalah tindakbalas penerima terhadap pesanan yang dihantar oleh pengirim.

Dengan adanya maklum balas, dapatlah diketahui samada maklumat telah diterima dengan baik atau tidak.

Berapa segera maklum balas diberi dan di terima bergantung kepada saluran atau kombinasi saluran yang digunakan di dalam proses komunikasi.

Jenis dan Bentuk Komunikasi

Jenis Komunikasi

Terdapat dua jenis komunikasi iaitu:

Komunikasi verbal

Komunikasi berlaku secara lisan di mana si pengirim dan si penerima berkongsi maklumat melalui perkataan samada secara tulisan ataupun percakapan.

Komunikasi non-verbal

Iaitu komunikasi yang berlaku tanpa menggunakan perkataan bagi mengkodkan pandangan. Faktor-faktor tidak lisan seperti gerak badan, isyarat atau simbol, mimik muka, “ eye contact”, dan ketinggian suara.

Bentuk-bentuk Komunikasi

• Ada beberapa bentuk komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara formal iaitu:

• komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, komunikasi mendatar dan komunikasi silang.

• Keempat-empat bentuk komunikasi boleh dilakukan samada secara lisan atau tidak lisan.

Komunikasi Atas Ke bawah

• Komunikasi yang datangnya daripada suatu peringkat atasan ke peringkat yang lebih rendah.

• Komunikasi ini biasanya dilakukan untuk memberi maklumat kepada peringkat bawahan tentang tujuan , matlamat, polisi dan rancangan organisasi baik yang berbentuk kualitatif dan kuantiti. Ini dapat diterangkan berdasarkan Rajah di bawah.

Ini dapat diterangkan berdasarkan Rajah di bawah.

Komunikasi ke Atas -komunikasi yang bermula dari pihak bawahan atau subordinat kepada peringkat lebih tinggi-maklumat yang diperolehi biasanya berbentuk maklum balas ,laporan prestasi yang dicapai oleh pekerja bawahan,masalah yang dihadapi dan pendapat yang boleh diterima pakai jika organisasi ada masalah -Ini dapat diterangkan dalam rajah dibawah

Komunikasi Mendatar-Komunikasi ini berlaku diperingkat pertengahan dan peringkat bawahan iaitu komunikasi antara individu pada peringkat yang sama-Ini adalah rajah komunikasi mendatar

Komunikasi Silang

Berlaku seperti contoh antara pengurus pemasaran berkomunikasi dengan seorang penyelia di jabatan pengeluaran untuk membincangkan pesanan khas pelanggan baru

Berlaku pada peringkat yang berbeza dan pada fungsi yang sama

Ini adalah rajah komunikasi silang

Halangan Kepada Komunikasi

-individu-organisasi

Halangan kepada komunikasi boleh berlaku sama ada dari individu sendiri atau persekitaran

a) Individu -emosi atau persepsi individu -kesilapan memilih saluran komunikasi -masalah semantik atau dialek -ketidaktekalan diantara komunikasi lisan/ tidak lisan

b)Organisasi-perbezaan kuasa dan status-masalah jabatan-kurang saluran formal dalam organisasi

Mengatasi Halangan Komunikasi

a) Persepsi atau emosi

-pekerja perlu berkemahiran mendengar dengan baik,aktif dan empati

-contoh:seorang pelajar dan pensyarah saling soal-menyoal untuk menunjukkan merekaberinteraksi

b)Kesilapan saluran komunikasi

-memilih saluran komunikasi yang bersesuaian dengan mesej yang ingin disampaikan

-contoh: telefon

c) Masalah Semantik

-menggunakan bahasa yang boleh difahami di antara pengirim dan penerima

-contoh: pensyarah tidak boleh menggunakan bahasa yang tidak difahami kepada nelayan

d)Ketidaktekalan antara komunikasi lisan/tidak lisan

-perlu bergaul dengan lebih ramai dan cuba beramah mesra dengan rakan sejawat

-pekerja tidak mudah rasa segan untuk menyampaikan sesuatu berita yang gembira