lpj advokasi-buku conference-kajian partisipasi lanjutan-website
Post on 21-Dec-2015
27 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
ANALISIS PEMANGKU KEPENTINGAN
1. Nama Program:
Analisis Pemangku Kepentingan
2. Nama PJ :
Muhamad Jauhar
3. Tujuan Program :
Mendapatkan gambaran posisi pemangku kepentingan dilihat dari kekuatan dan
ketertarikan melibatkan mahasiswa dalam kegiatan dan penentuan sebuah kebijakan.
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Pra Kegiatan :
a) Mencari referensi tentang stake holder mapping dari berbagai sumber.
b) Mencari referensi sebagai data sekunder dari pemangku kepentingan.
c) Menentukan daftar pemangku kepentingan.
d) Membuat pengantar pemetaan pemangku kepentingan untuk Ormawa.
e) Mengirimkan pengantar pemangku kepentingan kepada Ormawa untuk
ditindaklanjuti.
Intra Kegiatan :
a) Presentasi pengantar dari PIC tentang pemetaan pemangku kepentingan.
b) Pandangan masing-masing Ormawa terhadap pemangku kepentingan sebagai data
primer untuk pemerataan pemangku kepentingan.
c) Pemetaan pemangku kepentingan bersama oleh Ormawa.
Pasca Kegiatan :
a) Membuat referensi hasil pemetaan pemangku kepentingan.
b) Mengirimkan hasil pemetaan pemangku kepentingan kepada Ormawa.
5. Dinamika tim :
Pemetaan pemangku kepentingan disusun oleh Tim Advokasi HPEQ Student dan
Pimpinan Ormawa atau perwakilan yang hadir dalam workshop penyusunan
pemetaan pemangku kepentingan.
6. Output/capaian hingga saat ini :
Referensi dalam bentuk softfile hasil pemetaan pemangku kepentingan sebagai acuan
dalam melakukan kegiatan advokasi oleh Ormawa.
7. Follow up :
Jangka Pendek :
Sosialisasi hasil pemetaan pemangku kepentingan ke mahasiswa atau institusi
kesehatan melalui Ormawa.
Jangka Panjang :
Pemetaan kembali secara berkala hasil perkembangan dukungan dan keaktifan
pemangku kepentingan terhadap keterlibatan mahasiswa dalam kurun waktu tertentu.
8. Hambatan/Kendala :
Keterbatasan pengetahuan PIC dalam penempatan pemangku kepentingan dalam peta
kuadran pemangku kepentingan sehingga terjadi kesalahan dalam penempatan
pemangku kepentingan tetapi masalah ini sudah terselesaikan setelah konsultasi
dengan pakar atau orang yang berpengalaman dalam bidang advokasi.
TRAINING ADVOKASI
1. Nama Program:
Training Advokasi
2. Nama PJ :
Muhamad Jauhar
3. Tujuan Program :
a) Memberikan pemahaman kepada mahasiswa kesehatan tentang strategi advokasi
pendidikan tinggi kesehatan.
b) Memberikan motivasi budaya advokasi di kalangan mahasiswa kesehatan di
Indonesia.
c) Memberikan pelatihan kepada mahasiswa kesehatan teknik advokasi efektif termasuk
pemanfaatan media ICT untuk advokasi.
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Pra Kegiatan :
a) Pembentukan Tim Advokasi Pusat yang merupakan perwakilan masing-masing
Ormawa dan merumuskan konsep training advokasi.
b) Menentukan materi pelatihan setiap sesi pada training advokasi.
c) Menentukan pembicara setiap sesi pada training advokasi.
d) Membuat Term of Reference untuk pembicara setiap sesi pada training advokasi.
e) Mengajukan surat permohonan pembicara kepada HPEQ melalui sekretaris
Conference.
f) Mengirimkan surat permohonan pembicara dan Term of Reference kepada pembicara.
g) Follow up kesedian dan kepastian kehadiran pembicara pada saat training advokasi.
h) Mengumpulkan Curricullum Vitae pembicara dan moderator.
i) Menentukan moderator dan PIC pembicara setiap sesi training advokasi.
Intra Kegiatan :
a) Materi training advokasi sesi 1 tentang manajemen strategi advokasi pendidikan
tinggi oleh Mas Dedi dimoderatori oleh Rara.
b) Materi training advokasi sesi 2 tentang best practice in advocacy oleh Kak Sammy
dimoderatori oleh Jojo.
c) Materi training advokasi sesi 3 tentang pemanfaatan media ICT untuk advokasi oleh
Mbak Dewi dimoderatori oleh Revi.
Pasca Kegiatan :
a) Pengarahan dari Tim Advokasi tentang maksud, tujuan, dan tindak lanjut dari training
advokasi.
b) Training advokasi diberikan kepada peserta sebagai bekal untuk pelaksanaan kegiatan
Audiensi Bersama pada hari berikutnya.
5. Dinamika tim :
Pelaksanaan training advokasi merupakan kerjasama dari Tim Advokasi Pusat yaitu PIC
Advokasi HPEQ Student dengan perwakilan masing-masing Ormawa baik itu Pimpinan
Ormawa maupun Pengurus Divisi Kajian Strategis dan Advokasi Ormawa dan Tim
Conference HPEQ Student 2012.
6. Output/capaian hingga saat ini :
Terselenggaranya training advokasi mahasiswa kesehatan Indonesia sebagai bekal bagi
mahasiswa untuk pelaksanaan Audiensi Bersama dengan Asosiasi Institusi Pendidikan
dan Organisasi Profesi pada hari berikutnya.
7. Follow up :
Jangka Pendek :
Audiensi Bersama pada hari berikutnya yang merupakan aplikasi dari training advokasi.
Jangka Panjang :
Training advokasi menjadi bekal bagi mahasiswa kesehatan untuk pelaksanaan Audiensi
Berkala atau pelaksanaan audiensi berikutnya.
8. Hambatan/Kendala :
a) Penentuan pembicara mengalami kesulitan karena pelaksaan training advokasi
weekdays, calon pembicara mempunyai kesibukan masing-masing.
b) Materi final yang disampaikan ketika training advokasi ada perbedaan dengan
perencanaan karena pembicara yang dituju tidak dapat hadir, sehingga penentuan
materi mengikuti keahlian pembicara yang bisa hadir tetapi masih dalam konteks
advokasi.
c) Surat permohonan pembicara cukup lama prosesnya sehingga menghambat dalam
pencarian dan penentuan pembicara.
Pembuatan Panduan Teknis Advokasi (PTA)
1. Nama Program: Pembuatan Panduan Teknis Advokasi (PTA)
2. Nama PJ : Astarini
3. Tujuan Program:
a. Membuat suatu pedoman advokasi dari mahasiswa ke pemangku kebijakan
b. Memb uat suatu standar penyampaian aspirasi isu pendidikan profesi ke
asosiasi pendidikan
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
- Pada awalnya, PJ untuk proker ini berpindah tangan dari yang sudah expert
kepada orang yang agak awam sehingga awal kepengurusan banyak dihabiskan
untuk masa pembelajaran penganggungjawab yang baru
- Sepanjang pembuatan PTA, proses yang paling lama adalah proses pembelajaran
dan proses revisi. Saat proses pembuatan draft PTA yang pertama kali, tidak ada
terlalu banyak hambatan. Ketika PTA sudah memasuki tahap uji publik, PJ mulai
merasakan tantangan yang lebih tinggi.Hambatan saat uji publik adalah komitmen
pengumpulan uji publik dan pengolahan hasil uji publik menjadi tambahan di
PTA. Draf PTA pertama masih sangat banyak kekurangannya sehingga ketika
diadakan forum Sekjen untuk membahas PTA ada begitu banyak masukan dan
juga kritikan yang membangun. PJ PTA harus memiliki pemahaman yang baik
mengenai posisi HPEQ Student, ormawa, dan pihak pemangku kepentingan
seperti Dikti agar dapat menyampaikan argumen yang kuat apabila ada masukan
yang dirasa agak jauh dari prinsip jaringan HPEQ Student. PJ Advokasi juga
harus terbuka akan kesempatan. Forum di pertemuan sekjen yang pertama kali
membahas PTA, peserta memberikan begitu banyak masukan dan momen tersebut
saya gunakan untuk menawarkan apabila para peserta bersedia menjadi tim
kontributor. Hal ini menguntungkan dua pihak. Saya dan tim terbantu dari segi
SDM dan knowledge, pihak Ormawa pun diberi kesempatan lebih untuk
berkontribusi menulis PTA sehingga harapannya rasa memiliki PTA ini menjadi
lebih tinggi. Namun demikian, PJ Advokasi harus memiliki kontrol ketika
meminta bantuan dari tim kontributor tersebut, mengingat kebanyakan orang yang
bergabung untuk membantu tim advokasi bersifat kritis dan persevere dalam
memberikan argumen/pendapat.
- Setelah draf PTA dibuat bersama dengan para perwakilan pertemuan Sekjen,
forum sudah menyetujui bahwa konten yang dibuat bersama merupakan draf yang
sudah final. Draf tersebut dikirimkan ke Ormawa sebagai bentuk berita/informasi
bahwa PTA telah selesai dibuat dan tinggal menunggu kesepakatan para Sekjen
dalam bentuk penandatanganan lembar kesepakatan.
- Pada saat Vicon Harmoni Pendidikan, para Sekjen atau perwakilan Sekjen
menandatangani lembar kesepakatan PTA sebagai simbol peluncuran PTA untuk
digunakan mahasiswa kesehatan.
- Pada konferensi tahun ini (2012), PTA diaplikasikan dalam bentuk
training/pelatihan dan dibuat dalam adisi PTA-book.
5. Dinamika tim:
- Tidak terlalu banyak dinamika tim pada saat pembuatan buku PTA, hanya saja PJ
PTA dituntut untuk bisa fleksibel dan idealis di saat yang bersamaan. Setelah
melewati masa tersebut, ke depannya tidak ada terlalu banyak hambatan berarti.
6. Output/capaian hingga saat ini:
PTA telah berhasil diterbitkan (launched). Pelatihan advokasi yang merujuk pada
PTA juga sudah berhasil diselesaikan.
7. Follow up:
- Optimalisasi bantuan dari Ormawa atau tim advokasi ormawa
- Pengembangan PTA dari waktu ke waktu, jika diperlukan dan disetujui oleh pihak
(ormawa) yang terlibat dalam pembuatan dan sebagai pengguna dari PTA itu
sendiri
8. Hambatan/Kendala: sudah termasuk di penjelasan sebelumnya.
AUDIENSI BERSAMA 1
1. Nama Program:
Audiensi Bersama
2. Nama PJ :
Muhamad Jauhar
3. Tujuan Program :
Menyampaikan hasil aspirasi mahasiswa berupa isu pendidikan tinggi kesehatan kepada
pemangku kepentingan yaitu asosisasi institusi pendidikan dan organisasi profesi bidang
kesehatan.
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Pra Kegiatan :
a) Membentuk Tim Advokasi Pusat yaitu perwakilan Ormawa dan PIC Advokasi HPEQ
Student.
b) Menyusun konsep audiensi bersama.
c) Menentukan pemangku kepentingan masing-masing profesi kesehatan yaitu asosiasi
institusi pendidikan dan organisasi profesi bidang kesehatan.
d) Membuat Term of Reference untuk pemangku kepentingan.
e) Menentukan isu pendidikan tinggi kesehatan oleh Ormawa.
f) Mengadakan kajian isu yang akan disampaikan internal Ormawa.
g) Membuat dan mengirim surat undangan kepada pemangku kepentingan.
h) Follow up kesediaan dan kepastian kehadiran pemangku kepentingan.
i) Membuat bahan presentasi hasil kajian internal Ormawa yang akan disampaikan
kepada pemangku kepentingan.
Intra Kegiatan :
Audiensi bersama dilaksanakan secara paralel per profesi (7 ruangan/profesi) dipimpin
oleh PIC masing-masing profesi yaitu perwakilan Ormawa yang tergabung dalam Tim
Advokasi Pusat. Kedokteran (ISMKI, CIMSA, dan AMSA), Kedokteran Gigi (PSMKGI),
Farmasi (ISMAFARSI), Keperawatan (ILMIKI dan HIMADIKA), Kesehatan Masyarakat
(ISMKMI), Gizi (ILMAGI), dan Kebidanan (IKAMABI).
Pasca Kegiatan :
a) Evaluasi kegiatan audiensi bersama oleh internal Tim Advokasi Pusat.
b) Pengumpulan slide presentasi, notulensi, dan dokumentasi dari masing-masing profesi
ke PIC Advokasi HPEQ Student.
c) Penyusunan lembar evaluasi audiensi bersama untuk peserta dan PIC advokasi
profesi.
d) Penyebaran lembar evaluasi audiensi bersama kepada peserta.
5. Dinamika tim :
Pelaksanaan audiensi bersama oleh Tim Advokasi Pusat yang terdiri dari PIC Advokasi
HPEQ Student dan perwakilan Ormawa baik Pimpinan Ormawa maupun Pengurus Divisi
Kajian Strategis dan Advokasi masing-masing Ormawa.
6. Output/capaian hingga saat ini :
a) Terlaksananya kegiatan audiensi bersama isu pendidikan tinggi 7 profesi kesehatan
yaitu kedokteran, kedokteran gigi, farmasi, keperawatan, kesehatan masyarakat, gizi,
dan kebidanan.
b) Terjalinnya silaturahmi antara pemangku kepentingan (asosiasi institusi pendidikan
kesehatan dan organisasi profesi kesehatan) dengan mahasiswa kesehatan Indonesia.
c) Tersampaikannya hasil kajian internal Ormawa terkait isu pendidikan tinggi
kesehatan masing-masing profesi kepada pemangku kepentingan.
7. Follow up :
Jangka Pendek :
a) Ormawa mengirimkan hasil notulensi dan kesepakatan (jika ada), dokumentasi, dan
slide presentasi (jika ada) audiensi bersama kepada PIC Advokasi.
b) Ormawa menyusun rencana strategis atau follow up isu pendidikan tinggi kesehatan
yang diangkat masing-masing profesi.
Jangka Panjang :
Ormawa melaksanakan audiensi lanjutan untuk menindaklanjuti hasil diskusi atau
kesepakatan terkait isu pendidikan kesehatan yang diangkat baik secara mandiri maupun
bersama.
8. Hambatan/Kendala :
a) Tidak semua pemangku kepentingan yang hadir adalah pimpinan dari asosiasi
institusi pendidikan dan organisasi profesi kesehatan.
b) Surat undangan untuk pemangku kepentingan yang sangat mepet dengan hari
pelaksanaan kegiatan sehingga menyulitkan pemangku kepentingan untuk
menentukan siapa yang hadir jika pimpinan sedang ada kesibukan lain.
c) Hanya beberapa Ormawa yang komitmen untuk bekerja sama dalam hal pengumpulan
hasil audiensi bersama padahal hal ini sudah tertulis di PTA bahwa Ormawa dihimbau
untuk memberikan hasil audiensi bersama kepada PIC Advokasi HPEQ Student
ketika via jalur kerja sama.
d) Penyebaran lembar evaluasi audiensi bersama untuk peserta belum maksimal karena
sebagai syarat Ormawa bisa menyebarkan lembar evaluasi ke peserta setelah Ormawa
mengirimkan berkas hasil audiensi bersama kepada PIC Advokasi HPEQ Student.
AUDIENSI BERSAMA 2
1. Nama Program: Audiensi Bersama
2. Nama PJ : Astarini dan Jauhar
3. Tujuan Program: (ga punya softcopy TOR nya :”)
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
- Proker Audiensi Bersama awalnya merupakan proker yang bernama Audiensi
Berkala dengan deskripsi kegiatan yang berbeda pula. Audiensi Berkala memiliki
waktu kerja yang lebih panjang dan (setelah ditilik kembali) lebih banyak
memakan waktu dan tenaga. Akhirnya setelah dievaluasi, Audiensi Berkala
disepakati untuk diubah menjadi Audiensi Bersama yang dilakukan pada hari dan
waktu yang bersamaan untuk ketujuh program studi yang tergabung dalam
jaringan HPEQ Student.
- Pada awalnya, rangkaian training advokasi (travo) dan Audiensi Bersama (AB)
dilaksanakan dengan jarak waktu tertentu, tidak berbarengan dalam satu rangkaian
acara. Akan tetapi, untuk efisiensi waktu akhirnya kedua proker tersebut
dilaksanakan bersamaan pada saat konferensi. Karena kekurangan SDM untuk
mewujudkan training advokasi dan Audiensi Bersama, tim advokasi HPEQ
Student menawarkan kesempatan pada Ormawa untuk berkontribusi lebih dengan
mengirimkan SDM nya sebagai tim bantuan yang selanjutnya dikenal sebagai tim
advokasi Ormawa.
- Persiapan hari-H banyak di-handle oleh Jauhar.
- Pada hari-H, travo dan ABberjalan lancar tanpa terlalu banyak hambatan.
5. Dinamika tim:
- Pada pelaksanaannya, tidak terlalu banyak hambatan untuk koordinasi. Akan
tetapi, setelah anggota tim bertambah dari tim advokasi Ormawa, koordinasi mulai
berdinamika. Ke depannya, perlu banyak pertimbangan dan persiapan yang lebih
matang terutama dalam hal komunikasi. Selebihnya, tidak ada hambatan yang
terlalu berarti.
6. Output/capaian hingga saat ini:
PTA telah berhasil diterbitkan (launched). Pelatihan advokasi yang merujuk pada
PTA juga sudah berhasil diselesaikan.
7. Follow up:
- Kesepakatan alur koordinasi antara tim advokasi HPEQ Student dan tim advokasi
Ormawa dengna jalur komunikasi yang jelas
- Optimalisasi bantuan dari Ormawa atau tim advokasi ormawa untuk konsep dan
pelaksanaan proker advo ke depan
Hambatan/Kendala: sudah termasuk di penjelasan sebelumnya
Penyusunan Buku Hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ
International Conference
1. Nama Program:
Penyusunan Buku Hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ International Conference
2. Nama PJ :
Ayusa
3. Tujuan Program:
Tersusun dan terbitnya buku hasil Konferensi Mahasiswa 2nd HPEQ International
Conference
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Proses perjalanan program ini tidak seperti yang diharapkan, pengumpulan artikel dari
beberapa penulis bervariasi, ditengah kesibukan tim penulis, proses editingpun
berjalan lancar, demikian juga proses layouting, hingga pada agustus kemarin draft
buku sudah siap. Hanya saja karena pada buku ini dibutuhkan kata penantar dari
manajemen proyek, maka buku ini di tunda dulu finalisasinya, menunggu kata
pengantar dr manajemen proyek. Hanya saja sampai saat ini beum ada, sehingga
sampai sekarangpun buku ini belum rampung penyusunannya.
5. Dinamika tim:
pergerakan tim membutuhkan follow up intens.
6. Output/capaian hingga saat ini:
terselesaikannya draft akhir buku.
7. Follow up:
Perencanaan untuk nasib buku ini apakah jadi dilanjut atau tidak.
Follow up pihak proyek terkait kata pegantar.
8. Hambatan/Kendala:
Multi amanah tim
Kesibukan manajemen proyek hpeq.
Workshop Online Pelatihan Penulisan dan Publikasi Ilmiah
1. Nama Program:Workshop Online Pelatihan Penulisan dan Publikasi Ilmiah
2. Nama PJ : Kiki –Enggar
3. Tujuan Program:- Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa kesehatan mengenai
penulisan danpublikasi ilmiah, meliputi:
a. kaidah penulisan artikel penelitian
b. teknik publikasi
- Pengenalan kepada mahasiswa kedokteran mengenai teknologi
media komunikasiterbaru, yakni video conference
- Uji coba mekanisme workshop online dengan media video
conference sebagaipendahuluan untuk persiapan Konferensi HPEQ
2012, yang akan berbasis TIK
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
o Video conference merupakan sesuatu yang baru bagi kami (Kiki dan Enggar)
selaku PiC, proses pembuatan proker ini membutuhkan pencerdasan via webinar
yang diselenggarakan organisasi HIFA, dan pematangan konsep teknisnya
dibantu oleh Mas Herul selaku tim ICT Dikti
o Pencerdasan pun dilakukan melalui OLM dan ToT kepada PJ Ormawa (9
Ormawa menyatakan siap bergabung melaksanakan Vicon ini), acara tersebut
meningkatkan rasa kebersamaan dan semangat antaranggota pelaksanan Vicon
o Pelaksanaan Vicon berlangsung dengan penundaan sebanyak 2 kali dari rencana,
dikarenakan beberapa hal, misalnya belum cukupnya publikasi, belum siapnya
pembicara, dan belum fixnya TOR. Hal ini cukup menimbulkan kericuhan di
grup fb panitia Vicon, beberapa ada yang menuntut surat permohonan maaf resmi
dari HPEQ Student kepada dekan setempat atas penundaan ini. Namun, hal ini
bisa terselesaikan dengan baik.
o Prof. Saleha selaku pembicara tiba-tiba berhalangan untuk memberikan materi,
untunglah atas rekomendasi Pak Widyo, Prof. Wasmen bersedia menggantikan
Prof. Saleha untuk menyampaikan materi tersebut
o Moderator untuk workshop online, tentu berbeda dengan workshop temu
langsung, pada awalnya direkomendasikan nama seorang doktor dari fakultas
teknik UGM untuk menjadi moderator, namun atas berbagai pertimbangan,
terutama untuk menyegarkan suasana, maka dipilihlah moderator yang masih
muda, yaitu Kak Laurentya Olga
o Demi kesiapan koneksi, tes koneksi dilakukan berkali-kali, dan yang paling
panjang adalah H-1 acara, yaitu tanggal 20 Juli 2012. Tes koneksi dilakukan
sepanjang hari, dengan PiC Dini dan Anggie, serta Mas Alwi dan Mas Dodi dari
tim ICT HPEQ.
5. Dinamika tim:
a. Tim yang terbentuk antara Enggar dan Kiki berlangsung dengan baik dan
sangat kompak. Enggar sebelumnya sulit dihubungi, karena menggunakan
handphone tanpa fasilitas chat, namun setelah berganti smartphone,
komunikasi berjalan dengan sangat lancar
b. OLM antara PiC – tim ICT – PJ Institusi – PJ Ormawa berlangsung dengan
sangat intens, dibuat pula grup FB panitia Vicon, database kepanitiaan vicon,
grup whatsapp tim vicon, dan lain-lain
c. Adanya teman-teman dari HPEQ Student yang bersedia membantu
pelaksanaan kegiatan sangat berperan dalam kesuksesan kegiatan ini. Mereka
adalah Dini, Anggie, Eel, Kak Saski, Kak Sam, Mbak Lafi, dan Kak Mawar.
Semua berbagi peran, sehingga kegiatan berlangsung dengan lancar.
6. Output/capaian hingga saat ini:
a. Kegiatan telah selesai dilakukan, diikuti oleh 700an mahasiswa di 18
Pustekkom se Indonesia.
b. Sertifikat panitia sudah dibuat dan ditandatangani, sebagian telah diberikan
kepada yang bersangkutan.
c. Honorarium pustekkom telah diberikan.
7. Follow up:
a. Membuat SOP pelaksanaan Vicon/seminar online
b. Membuat daftar kebutuhan penyelenggaraan Vicon, dan dimasukkan ke dalam
SOP
c. Memperjelas koordinasi dengan panitia lokal dan pihak ICT HPEQ
d. Membuat HPEQ Student sebagai badan resmi yang memiliki kop surat yang
diakui legalitasnya, sehingga surat undangan dan publikas pendahuluan dapat
dilakukan, sebelum surat resmi dari Dikti keluar
e. Mengantisipasi ketidakstabilan koneksi dengan optimalisasi video streaming
maupun pelaporan via sosmed
f. Menggencarkan publikasi minimal 2 minggu sebelum kegiatan
g. Meminta PJ Lokal Pustekkom berkoordinasi dengan Dekan/wakil Dekan
kemahasiswaan dan bidang kemahasiswaan prodik masing-masing, agar
koordinasi dan publikasi institusi lebih merata
h. Pembuatan pre dan post test via online, agar peserta streaming dapat dinilai
juga kualitasnya
i. Melakukan vicon selanjutnya, dengan mengambil tema-tema nyang –cukup
general dan urgent
8. Hambatan/Kendala:
a. Surat dan TOR kegiatan keluar mepet, sehingga publikasi terbatas
b. Hari pertama puasa, kinerja beberapa pustekkom terkendala
c. Kordinasi dengan pihak ICT HPEQ kurang lancar
d. Panitia lokal belum bekerja maksimal
e. Publikasi mepet, fokus pada beberapa hal teknis
f. Keterbatasan pustekkom yang dapat mengikuti vicon
g. Koneksi yang kurang stabil sewaktu-waktu
KOMPETISI
1. Nama Program:Kompetisi
2. Nama PJ :
Candrika Dini Khairani
Elia Nur Ayunin
3. Tujuan Program:
a. Menjaring ide segar dan menumbuhkan kebiasaan menyalurkan pendapat
mahasiswa
b. Publikasi kegiatan HPEQ Student melalui sarana kompetisi
c. Meningkatkan kolaborasi interprofesi antar mahasiswa kesehatan di Indonesia
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Pada tanggal 10 September 2012, telah diumumkan 20 (dua puluh) nama
pemenang kompetisi Essay HPEQ Student 2012 berdasarkan penilaian tim juri yang
terdiri dari : dr. Rahmat Sarwo Bekti dan dr. Nani Cahyani, Sp KO. Kompetisi Essay
HPEQ Student 2012 dibuka tanggal 1 Mei 2012 Dan ditutup tanggal 31 Mei 2012.
Total jumlah essay yang masuk adalah sebanyak 234 buah dan seluruhnya dikirimkan
kepada tiga orang juri untuk dilakukan proses penilaian selama 3 bulan mulai tanggal
10 Juni 2012 hingga 10 September 2012. Namun karena adanya kendala dalam proses
penjurian, hingga akhir masa penjurian, hanya nilai dari dua orang juri, yaitu dr
Rahmat Sarwo Bekti dan dr. Nani Cahyani, SpKO, yang masuk ke panitia.
Penilaian dilakukan dengan mengirimkan via pos hasil cetak kompilasi karya
peserta yang telah dinomori untuk mempermudah penilaian. Penentuan pemenang
kompetisi dilakukan dengan mengakumulasikan hasil penilaian kedua juri yang
masuk ke panitia, dengan total skor maksimal 200. Setelah itu, diambil 20 karya
terbaik yang berhak mendapatkan undangan dan akomodasi untuk hadir pada HPEQ
3nd Confrence. Karya-karya tersebut juga akan dipublikasikan di media sosialis
HPEQ Student, berupa website, Facebook, dan Twitter. Daftar pemenang kompetisi
essay HPEQ Student 2012 terlampir.
5. Dinamika tim:
Tim kompetisi terdiri dari Elia dan Candrika.Komunikasi internal di dalam tim bagus
dan tidak ada masalah.
6. Output/capaian hingga saat ini:
Terlaksananya kompetisi essay HPEQ Student 2012
Terpilihnya 20 pemenang untuk essay terbaik untuk mengikuti Konferensi
HPEQ 2012
7. Follow up:
-
8. Hambatan/Kendala:
Kompetisi yang awalnya terdiri dari 4 jenis kompetisi harus dipotong menjadi
hanya satu kompetisi yaitu ‘Kompetisi Essay HPEQ Student 2012’.
Kesulitan dalam berkomunikasi antar PJ selama bulan Juli-September
sehingga pengumuman pemenang sedikit terlambat.
Kesulitan menghubungi salah satu juri menyebabkan penilaian sedikit
tertunda.
NEWSLETTER
1. Nama Program: Newsletter
2. Nama PJ :
CandrikaDiniKhairani
3. Tujuan Program:
Membuat media sosialisasi dari program kerja HPEQ Student dalam bentuk
newsletter
Menjaring kontributor kontributor dari mahasiswa kesehatan.
Melatih mahasiswa untuk menumbuhkan kebiasaan menulis dan menyalurkan
pendapat.
Publikasi newsletter ke mahasiswa kesehatan di seluruh Indonesia.
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Padaawalnya program ini bertujuanuntukmembuat newsletter untuk HPEQ Student.
Namun seiring dengan waktu, program kerja ini berubah menjadi tim penulis HPEQ
Student. Untuk melatih kemampuan menulis tim pada tanggal 23 Juni 2012, telah
dilaksanakan program pelatihan untuk membuat artikel berita.
Kegiatan kegatan HPEQ Student yang perlu dipublikasikan kepada masyarakat
kemudian dikirim ke tim newsletter RnD HPEQ project. Artikel artikel di antaranya
yang telah terbit di newsletter adalah Harmoni Pendidikan, Pelatihan BIMKES,
VICON Pelatihan Penulisan Publikasi Ilmiah dan laporan kegiatan All Together
Better Health (ATBH VI)
5. Dinamika tim:
6. Output/capaian hingga saat ini:
Terpublishnya kegiatan kegiatan HPEQ Student di 2 Newsletter RnD HPEQ
Project
7. Follow up:
Mengupdate dropbox dengan artikel artikel terbaru tentang HPEQ Student
Berkoordinasi dengan media social dan website untuk melaporkan hasil acara
HPEQ Student
Menyimpan dokumentasi acara HPEQ Student
8. Hambatan/Kendala:
Kesulitan dalam membagi tugas untuk menulis artikel laporan mengenai kegiatan
HPEQ Student, karena tim penulis tidak ada yang mengikuti kegiatan sehingga harus
mendelegasikan penulisan artikel ke non tim penulis. Kesibukan anggota HPEQ
Student untuk membuat artikel laporan kegiatan. Kurangnya koordinasi dengan media
social dan website untuk mempublish artikel.
Kajian Partisipasi Lanjutan
1. Nama Program: Kajian Partisipasi Lanjutan
2. Nama PJ : Redho Meisudi
3. Tujuan Program: Mempublikasikan hasil kajian partisipasi dalam bentuk artikel
ilmiah melalui berkala ilmiah
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Pada rapat tanggal 17-18 maret 2012 telah disusun program kerja kajian partisipasi
lanjutan. Pada tanggal 19 april 2012 telah dilakukan pengolahan data dengan
melakukan perbaikan pada kode universitas karena tertulis acak. Hal ini telah dibantu
oleh Rianto mahasiswa farmasi Universitas Brawijaya. Namun, penulis masih
kesulitan dalam melakukan pengolahan data. Pada rapat tanggal 26-27 mei 2012,
penulis berdiskusi dengan kak ita dan beliau siap membantu untuk mempermudah
pengolahan data dan berkala ilmiah yang dituju adalah Majalah Kedokteran Indonesia
(nasional) dan Education for Health (internasional). Pada rapat itu juga dibuat langkah
kerja, dimana deadline ditetapkan pada bulan agustus 2012. Selanjutnya kak ita
membantu dengan melakukan pengolahan data melalui program SPSS tetapi masih
banyak kekurangan karena sulitnya dilakukan scoring sehingga tidak banyak data
yang dibandingkan. Pada bulan juni dilakukan pelatihan penulisan tetapi penulis tidak
diundang sehingga tidak ikut serta. Sehingga, penulis hanya membuat draft artikel
ilmiah sesuai dengan kemampuan penulis dan olahan data dari kak Ita. Pada rapat
tanggal 11-12 agustus 2012 penulis melakukan rapat dengan para ahli seperti dr.
Bekti, dr. Gandhes, dr. Dony dan kak Fay. Berdasarkan hasil diskusi, diperlukan
strategi dimana naskah publikasi diubah menjadi bentuk short report atau really good
stuff serta berkala ilmiah yang dituju sebaiknya berupa medical teacher. Setelah
berdiskusi dengan beberapa pihak seperti kak fay, mbak april dan kak sam, maka
sebaiknya dimasukkan saja semua data dalam bentuk buku, selain itu adanya
pertimbangan bahwa abstrak penelitian ini telah dikirimkan juga oleh dr. Bekti ke
AMEE 2012. Penulis bersama kak Ita bersama-sama bertugas untuk membuat buku
Apa Kata Mahasiswa dimana merupakan gabungan hasil kajian IPE dan partisipasi.
Pada rapat tanggal 15-16 september, penulis tidak datang karena mengikuti kongres
FAPA di Bali. Selama proses ini, penulis sangat sedikit terlibat tetapi mendapat
dukungan penuh dari kak Ita, kak Fay, kak Henry dan kak Yoshi. Selama proses ini,
penulis hanya memberikan masukan dan bantuan informasi terkait data penelitian.
Selain itu, penulis juga menghubungi dr. Bekti untuk mendapatkan masukan terkait
buku. Buku ini dilaunching pada 20 oktober 2012 namun penulis tidak diundang
dengan alasan karena telah dua kali tidak ikut rapat. Pada tanggal 7 november 2012
penulis berdiskusi dengan dr. Bekti terkait kelanjutan kajian ini. Karena penulis
bersama kak fay bertanggungjawab pada sesi akreditasi maka penulis mendapat
inspirasi akan pentingnya budaya mutu. Berdasarkan hasil diskusi dengan dr. Bekti
dan kak fay, serta hasil FGD di konferensi, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa
diperlukan adanya pengembangan penelitian melalui triangulasi dengan dosen sebagai
bentuk justifikasi terhadap hasil survey mahasiswa dimana survey ini berupa survey
online menggunakan jasa survey monkey. Selain itu diperlukan pula data kualitatif
melalui FGD. Sejalan dengan itu, diperlukan pula karakter building terkait budaya
mutu dan capacity building terkait akreditasi. Dimana, hasil penelitian ini akan dibuat
menjadi artikel ilmiah dan dilakukan sintesis partisipasi mahasiswa dalam akreditasi
yang selanjutnya akan diadvokasikan kepada para pemangku kepentingan.
5. Dinamika tim:
Saya cukup banyak terlibat dengan kak fay, kak ita, kak henry dan kak yoshi. Saya
kurang proaktif dan memiliki sense of belonging yang rendah. Tetapi mereka
berempat banyak mem-back up pelaksanaan program ini selama 1 tahun.
6. Output/capaian hingga saat ini:
Telah dihasilkan draft artikel kajian partisipasi, abstrak amee 2012 dan buku apa kata
mahasiswa.
7. Follow up:
Belum ada
8. Hambatan/Kendala:
Kurangnya pemahaman saya terhadap hal ini
WEBSITE
1. Nama Program : Pembuatan Halaman Web (Website)
2. Nama PJ : Pony Purnamasari H
3. Tujuan Program : Dibentuknya sebuah website dinamis untuk diseminasi
informasi mengenai penataan pendidikan ilmu kesehatan, dan sebagai forum
komunikasi masyarakat dengan para pengambil kebijakan serta terbuka bagi
mahasiswa ilmu kesehatan sebagai forum pertukaran informasi kesehatan.
4. Deskripsi Perjalanan Program dari Awal sampai dengan saat ini:
Objektif 1. Dibentuknya sarana pengembangan kapasitas mahasiswa dalam bidang pendidikan ilmu kesehatan
Key Activities Expected Outcome Indicators Time
1.1 Halaman web Dibentuknya halaman web
untuk diseminasi informasi
mengenai penataan
pendidikan ilmu kesehatan,
dan sebagai forum
komunikasi masyarakat
dengan para pengambil
kebijakan serta terbuka bagi
mahasiswa ilmu kesehatan
sebagai forum pertukaran
informasi kesehatan dan
pendidikan ilmu kesehatan,
wadah inisiasi riset bersama,
dan lain-lain
Proses:
Webmaster Recruitment April 2012
Perancangan fiturhalaman
webdan rencana updating
Mei 2012
Penentuan nama Domain Juni2012
Pembelian Domain Juni 2012
Penentuan kapasitas hosting dan
pembelian hosting
Juni 2012
Pembuatan dan designinghalaman
web
Juni 2012
Penentuan administrator Juni 2012
Pengumpulan data untuk konten Juli 2012
Pengisian Konten Agustus 2012
Membuat aliansi website dengan
organisasi mahasiswa maupun
dikti
Sebtember 2012
Hasil:
Terbentuknya halaman web September 2012
Launching dan Publikasi halaman
web
Oktober 2012
5. Dinamika tim:
Pembuatan halaman web ini membutuhkan supporting tenaga dan keahlian dari
beberapa pihak, diantara lain: webmaster untuk pembangunan konstruksi website,
designer untuk pembuatan design website, video maker untuk pembuatan video
pengenalan website dan video HPEQ Profile. Dinamika yang dirasakan berupa
koordinasi antar webmaster dan sulitnya menciptakan atau mengimplementasikan
design ke dalam bentuk coding website seperti saat ini, sehingga membutuhkan waktu
yang lebih lama dari timeline yang telah ditetapkan sebelumnya.
6. Output/capaian hingga saat ini:
a. Telah terbentuk halaman web
b. Terbentuknya Forum dan Panduan Penggunaan Forum
c. Terpublikasikannya produk-produk HPEQ Student hingga saat ini
d. Video profile HPEQ Student
e. Video pengenalan website
f. Meminta tautan link ke ormawa baik melalui surat elektronik maupun
perwakilan ormawa
7. Follow up:
a. Pengaktifan penggunaan forum dari dan oleh mahasiswa kesehatan Indonesia
b. Updating content secara berkala
Project STATUS
1. Berita acara Workshop Tentative
2. Publikasi Project Tentative
3. Essay / Article Sharing @ 2 Minggu
4. Forum Issue @ bulan
8. Hambatan/Kendala:
Minimnya contributor artikel atau content website
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
3rd HPEQ Conference 2012
Student Session
Jakarta, 7-8 November 2012
Auditorium Gedung D Dikti Lantai 2 Jakarta
Jakarta
November 2012
A. Pendahuluan
I. Latar belakang
Health Professional Education Quality (HPEQ) Project atau Proyek HPEQ
merupakan suatu proyek di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian
Pendidikan Nasional Republik Indonesia yang didanai oleh Bank Dunia (World Bank)
dan bertujuan untuk menghasilkan kebijakan pemerintah dalam meningkatkan kualitas
pendidikan inggi kesehatan di Indonesia. Target utama Proyek HPEQ adalah penguatan
sistem akreditasi dan uji kompetensi dalam sistem pendidikan tinggi kesehatan serta
peningkatan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter melalui program hibah
kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter. Proyek HPEQ diharapkan mampu
memberikan kontribusi dalam dunia pendidikan tinggi kesehatan agar menghasilkan
lulusan terbaik untuk profesi kesehatan di Indonesia.
Pada tahun 2010, Proyek HPEQ bekerjasama dengan Asosiasi Pendidikan Dokter
se-Asia Tenggara (SEARAME) telah sukses menyelenggarakan “The First HPEQ
International Conference” pada tanggal 20-22 November 2010 di Jakarta. Konferensi
Internasional HPEQ yang pertama ini dihadiri oleh 850 orang peserta yang terdiri dari
akademisi bidang kesehatan, pengambil kebijakan, para ahli dan pemerhati dalam
pendidikan bidang kesehatan, dan pihak-pihak terkait, baik pemerintahan maupun
organisasi-organisasi non pemerintahan yang tertarik dalam dunia pendidikan
kesehatan di Indonesia dan negara-negara Asia Tenggara untuk saling berbagi
pengalaman dan pelatihan. Salah satu pencapaian dalam konferensi ini adalah lahirnya
deklarasi mahasiswa dari tujuh profesi kesehatan. Bulan Desember 2011 yang lalu,
tepatnya tanggal 3-5 Desember 2011, Proyek HPEQ berkolaborasi dengan tujuh
asosiasi institusi pendidikan tinggi profesi kesehatan, tujuh organisasi profesi
kesehatan, serta organisasi mahasiswa pendidikan profesi kesehatan dari kedokteran,
kedokteran gigi, keperawatan, kebidanan, gizi, farmasi, dan kesehatan masyarakat,
menyelenggarakan konferensi internasional HPEQ yang kedua, yaitu “The 2nd HPEQ
International Conference” di Nusa Dua, Bali, dengan tema “Promoting Health Through
Interprofessional Education”. Konferensi yang dihadiri oleh 1273 orang peserta ini
bertujuan untuk menyediakan forum bagi para praktisi kesehatan untuk saling berbagi
pelatihan, pengalaman, kendala, dan pencapaian terbaik dalam mewujudkan pendidikan
interprofesi kesehatan di masa depan. Melalui forum ini pula, diharapkan para ahli
pendidikan dan praktisi kesehatan Indonesia dapat mengembangkan konsep dan teori
lebih baik berdasarkan kearifan dan adat istiadat lokal. Beberapa pencapaian dalam
konferensi ini adalah penjaringan pendapat mahasiswa kesehatan melalui small working
group (SWG), training advokasi dari pembicara luar negeri, peluncuran buku panduan
‘Mahasiswa Kesehatan Harus Tahu!’, sosialisasi kajian partisipasi mahasiswa dalam
sistem pendidikan tinggi kesehatan, serta sosialisasi kajian persepsi dan kesiapan
implementasi interprofessional education.
Di tahun 2012 ini, Proyek HPEQ bekerja sama dengan tujuh asosiasi institusi
pendidikan tinggi profesi kesehatan, tujuh organisasi profesi kesehatan, serta
organisasi mahasiswa pendidikan profesi kesehatan dari kedokteran, kedokteran gigi,
keperawatan, kebidanan, gizi, farmasi, dan kesehatan masyarakat yang diwakili oleh
Center for Indonesian Medical Students' Activities (CIMSA), Asian Medical Students’
Association (AMSA), Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (ISMKI), Ikatan
Lembaga Mahasiswa Ilmu Keperawatan Indonesia (ILMIKI), Himpunan Mahasiswa
Diploma III Keperawatan (HIMADIKA), Persatuan Senat Mahasiswa Kedokteran Gigi
Indonesia (PSMKGI), Ikatan Mahasiswa Kebidanan (IMABI), Ikatan Senat Mahasiswa
Farmasi Seluruh Indonesia (ISMAFARSI), Ikatan Senat Mahasiswa Kesehatan
Masyarakat Indonesia (ISMKMI), dan Ikatan Lembaga Mahasiswa Gizi Indonesia
(ILMAGI), kembali menyelenggarakan konferensi tahunan yang dinamakan “The 3rd
HPEQ Conference 2012” dengan tema “Penguatan peran mahasiswa dalam
peningkatan kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT”.
Sejalan dengan tema konferensi yang diangkat oleh pihak Dikti sebagai penyelenggara
pusat, yaitu “Mengangkat Budaya Akademik melalui Penggunakan TIK dalam rangka
Mengintegrasikan Sistem Pendidikan dan Pelayanan Kesehatan”, maka konferensi
tahun ini bertujuan untuk memperkuat keterlibatan mahasiswa dalam penataan sistem
pendidikan ilmu kesehatan, termasuk pengambilan keputusan, guna meningkatkan
kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan, memberikan pemahaman kepada
mahasiswa mengenai akreditasi terkait dengan peran dan posisi mahasiswa di
dalamnya, serta training advokasi yang dapat meningkatkan kemampuan mahasiswa
dalam melakukan advokasi tentang isu-isu pendidikan tinggi kesehatan melalui
pemanfaatan ICT, yaitu melalui media-media sosial yang tersedia.
II. Tujuan kegiatan
Adapun tujuan diadakannya kegiatan ini adalah:
1. Memaparkan tentang pentingnya keterlibatan mahasiswa dalam penataan sistem
pendidikan ilmu kesehatan
2. Memaparkan tentang penguatan peran mahasiswa dalam peningkatan kualitas sistem
pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT
3. Memaparkan tentang perbandingan sistem akreditasi perguruan tinggi di dalam dan
luar negeri, serta posisi dan peran mahasiswa dalam akreditasi
4. Memaparkan tentang manajemen advokasi pendidikan tinggi kesehatan dan peran
media sosial dalam proses advokasi isu-isu pendidikan tinggi kesehatan
5. Menjalin hubungan baik antara mahasiswa kesehatan, organisasi mahasiswa
kesehatan, dan pemangku kepentingan
6. Sosialisasi hasil kajian Interprofessional Education dan partisipasi mahasiswa dalam
sistem pendidikan kesehatan, Panduan Teknis Advokasi (PTA) Pendidikan Tinggi
Kesehatan kepada pemangku kepentingan
7. Merumuskan upaya-upaya konkret dalam penjaminan mutu pendidikan masing-
masing profesi kesehatan, yaitu antara organisasi mahasiswa kesehatan dan
pemangku kepentingan.
B. Kegiatan
I. Nama kegiatan
Nama kegiatan yang diselenggarakan adalah “3rd Health Professional Education
Quality 2012 – Student Session” atau disingkat menjadi “3rd HPEQ Conference 2012
– Student Session”.
II. Tempat kegiatan
Kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini diselenggarakan di
Auditorium Gedung D Dikti Lantai 2 Jakarta.
III. Waktu kegiatan
Pelaksanaan kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session diadakan
pada hari Rabu dan Kamis, 7-8 November 2012.
IV. Penyelenggara kegiatan
Penyelenggara dari kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini
adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi selaku pelaksana HPEQ Project bekerja
sama dengan HPEQ Student.
V. Bentuk kegiatan
Adapun bentuk dari kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini
antara lain:
1. Kuliah pakar
2. Diskusi
3. Small working group (SWG)
4. Main conference
VI. Target luaran kegiatan
1. Meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai pentingnya keterlibatan mahasiswa
dalam penataan sistem pendidikan ilmu kesehatan
2. Meningkatkan dukungan terhadap penguatan peran mahasiswa dalam peningkatan
kualitas sistem pendidikan tinggi kesehatan melalui pemanfaatan ICT
3. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang sistem akreditasi di dalam dan luar
negeri, posisi dan perannya dalam akreditasi, serta menumbuhkan kesadaran
mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam akreditasi perguruan tinggi kesehatan
4. Meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang manajemen advokasi pendidikan
tinggi dan memotivasi mahasiswa untuk melakukan advokasi isu-isu pendidikan
tinggi kesehatan dengan memanfaatkan peran media-media sosial yang ada
5. Terjalinnya hubungan baik antara mahasiswa kesehatan, organisasi mahasiswa
kesehatan, dan pemangku kepentingan
6. Tersampaikannya hasil kajian Interprofessional Education dan partisipasi
mahasiswa dalam sistem pendidikan kesehatan kepada pemangku kepentingan, serta
didapatkannya rekomendasi atau masukan dan kesepakatan bersama pemangku
kepentingan terkait hasil kajian
7. Pemangku kepentingan mengetahui adanya Panduan Teknis Advokasi (PTA)
Pendidikan Tinggi Kesehatan sebagai hasil kesepakatan mahasiswa kesehatan
8. Terbentuknya rumusan upaya-upaya konkret dan kesepakatan bersama dalam
penjaminan mutu pendidikan masing-masing profesi kesehatan, yaitu antara
organisasi mahasiswa kesehatan dan pemangku kepentingan.
VII. Peserta kegiatan
Peserta yang mengikuti 3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session ini terdiri
dari pemenang kompetisi essay yang diadakan oleh HPEQ Student dan delegasi dari
masing-masing ormawa yang tergabung di dalam HPEQ Student, yaitu Center for
Indonesian Medical Students' Activities (CIMSA), Asian Medical Students’ Association
(AMSA), Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (ISMKI), Ikatan Lembaga
Mahasiswa Ilmu Keperawatan Indonesia (ILMIKI), Himpunan Mahasiswa Diploma III
Keperawatan (HIMADIKA), Persatuan Senat Mahasiswa Kedokteran Gigi Indonesia
(PSMKGI), Ikatan Mahasiswa Kebidanan (IMABI), Ikatan Senat Mahasiswa Farmasi
Seluruh Indonesia (ISMAFARSI), Ikatan Senat Mahasiswa Kesehatan Masyarakat
Indonesia (ISMKMI), dan Ikatan Lembaga Mahasiswa Gizi Indonesia (ILMAGI).
C. Susunan kepanitiaan
SUSUNAN KEPANITIAAN
3rd HPEQ Conference 2012 – Student Session
Koordinator HPEQ Student : dr. Samuel Josafat Olam
Ko-Koordinator HPEQ Student : Saskia Piscesa
Koordinator utama conference : Anggie Hardiyanti
Divisi Acara
Koordinator : Ayu Solehati Agustina
Anggota :
1. Zulva Fuadah
2. Wimzy Prabhata
Divisi ICT
Koordinator : Enggar Sari Kesuma Wardhani
Anggota :
1. Dira Gemiani
Divisi LO Pembicara
Koordinator : Kiki Saputri
Anggota :
1. Dina Fauziah
2. Andi Utomo
Divisi Publikasi dan Dokumentasi (Pubdok)
Koordinator : Pony Purnamasari
Anggota :
1. Abdul Aziz
2. Candrika Dini Khairiani
Divisi Kesekretariatan (KSK)
Koordinator : Elia Nur ‘Ayunin
Anggota :
1. Diana Pratiwi
Seksi Perlengkapan dan Dekorasi
Koordinator : Prasetyo Aji Nugroho
Anggota :
1. Nadia Safitri
2. Moses Wingky Sangidu
3. Masrur Huda
D. Susunan Acara
Selasa, 6 November 2012
Waktu Kegiatan Pengisi/Pembicara
15.00-21.00Kedatangan peserta dan registrasi peserta
Kesekretariatan
Rabu, 7 November 2012
Waktu Kegiatan Pengisi/Pembicara
05.30-06.30 Breakfast Panitia
06.30-07.30 Perjalanan peserta dari hotel menuju tempat acara
PJ Transportasi
07.30-08.00 Pengisian daftar hadir peserta dan Kesekretariatan
registrasi peserta yang baru tiba08.00-08.15 Pembukaan dan pengenalan HPEQ
StudentMC
08.15-08.40 Pembukaan conference dan keynote speech dari Kasubdit Kemahasiswaan Proyek HPEQ
MCWidyo Winarso
08.40-08.55 Opening Remarks: Follow Up on The 2nd HPEQ International Conference 2011: A Brief Report
dr. Samuel Josafat Olam
08.55-09.00 Ice breaking (Safe Time)
Sesi Advokasi
09.00-09.10 Pembukaan MC
09.10-10.10 Sesi I: Manajemen Advokasi Pendidikan Tinggi
Dedi Supratman, SKM
Moderator: Muhamad
Jauhar
10.10-10.25 Coffee break Panitia
10.25-12.15 Sesi II: Best Practice in Advocacy dan presentasi ATBH
dr. Samuel Josafat Olam
12.15-13.15 ISHOMA -
13.15-14.25 Sesi III : Optimalisasi Media Sebagai Sarana Propaganda Advokasi dan presentasi proyek HPEQ di FK UI: Program Pertukaran Mahasiswa untuk Peningkatan Kesehatan Ibu dan Bayi
Dewi Widya NingrumShela Putri SundawaNovita G LimanJelita Artha Purba
14.25-14.40 Kesimpulan dan penutup MC
14.40-15.40 Perjalanan peserta kembali dari Dikti ke hotel
PJ Transportasi
15.40-16.10 Sholat Panitia
Sesi Akreditasi
16.10-16.30 Pemaparan terkait esai (akreditasi oleh 3 mahasiswa)
MCModerator: Redho Meisudi
16.30-17.30 Pemaparan akreditasi dalam dan luar negeri serta peran mahasiswa dalam proses akreditasi
dr. Rachmad Sarwo Bekti
17.30-17.50 Tanya jawab materi sesi sebelumnya Moderator: Redho Meisudi
17.50-18.10 Pemaparan Penugasan SWG Aplikasi Peran Mahasiswa dalam Akreditasi
Moderator: Redho Meisudi
18.10-20.30 ISHOMA dan Pengerjaan Tugas SWG
Moderator
20.30-22.00 Pleno SWG PJ Acara
22.00-22.15 Briefing kegiatan hari ke-2 PJ Acara
Kamis, 8 November 2012
Waktu Kegiatan Pengisi/Pembicara
05.30-06.30 Breakfast Panitia
06.30-07.30 Perjalanan peserta dari hotel ke tempat acara
PJ Transportasi
07.30-08.30 Persiapan main conference Panitia
08.30-09.00 Registrasi Panitia
09.00-12.00 Main Conference Panitia Pusat
12.00-13.30 ISHOMA Panitia
13.30-15.00 Audiensi Bersama Ormawa, AIP, dan OP
15.00-17.00 Closing ceremony PJ Acara
E. Deskripsi perjalanan program dari awal sampai dengan saat ini
Di awal perjalanan program “3rd HPEQ Conference 2012” ini, langkah awal yang
diambil oleh tim konseptor acara adalah menentukan koordinator utama conference, PJ
Acara, dan PJ ICT, menentukan divisi-divisi yang dibutuhkan beserta PJnya masing-
masing, membahas konsep acara conference yang meliputi penentuan tema yang akan
diusung pada conference tahun 2012 ini, metode pelaksanaan, dan susunan acara, serta
membahas mengenai pembagian kuota peserta conference untuk masing-masing ormawa
(organisasi mahasiswa) yang tergabung di dalam HPEQ Student. Setelah konsep acara
conference disepakati dan susunan kepanitiaan juga sudah terbentuk, maka seluruh panitia
mulai menjalankan tugasnya masing-masing sesuai dengan arahan dan saling
berkoordinasi antar divisi untuk mempersiapkan segala kebutuhan conference dengan
mengacu kepada deadline yang sudah ditentukan untuk per divisinya. Di samping itu, tim
conference juga berkoordinasi dengan panitia pusat untuk persiapan conference ini. Pada
awalnya, kerja tim conference berjalan cukup baik dan lancar, namun di pertengahan
sampai beberapa hari menjelang hari H conference, mulai bermunculan beberapa masalah
yang harus dihadapi oleh tim. Masalah yang dihadapi oleh tim tersebut antara lain
perubahan nama-nama delegasi ormawa yang akan dikirim sebagai peserta conference,
perubahan konsep acara, pembicara conference yang belum pasti, pengiriman undangan
conference untuk peserta yang terlambat, dan kurang jelasnya arahan-arahan dari panitia
pusat untuk panitia student mengenai pelaksanaan hari H conference. Akan tetapi, dengan
kerja sama tim yang baik dan kuat, pada akhirnya semua masalah tersebut dapat
diselesaikan sebelum conference dimulai. Pada saat pelaksanaan conference, tim juga
sempat menghadapi beberapa masalah, seperti kurangnya persiapan tempat conference dan
terjadinya kemunduran waktu pelaksanaan acara di hari pertama conference dari yang
sudah dijadwalkan. Namun, secara keseluruhan, kegiatan conference ini berjalan dengan
baik dan apresiasi peserta terhadap conference ini pun juga sangat baik.
F. Dinamika tim
Dinamika yang terjadi di dalam tim cukup bervariasi dari awal terbentuknya
kepanitiaan conference sampai pada pelaksanaan hari H conference. Di awal, seluruh
anggota tim conference menunjukkan antusiasme yang tinggi dalam mempersiapkan 3rd
HPEQ Conference 2012. Namun, di dalam perjalanannya kinerja beberapa anggota tim
sempat menurun yang mungkin dikarenakan fokus mereka terpecah untuk fokus pada
akademik di institusi masing-masing dan mengurus persiapan conference, tetapi hal
tersebut masih bisa diatasi oleh anggota tim conference. Meskipun sempat mengalami
penurunan dalam periode persiapan conference, pada saat hari pelaksanaan conference,
seluruh anggota tim kembali menunjukkan semangat mereka untuk menyukseskan
kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 dengan menjalankan tugasnya masing-masing sesuai
yang telah diinstruksikan.
G. Hambatan/kendala
Adapun hambatan/kendala yang dihadapi selama persiapan dan pelaksanaan 3rd
HPEQ Conference 2012 berasal dari internal dan eksternal tim conference, antara lain
sebagai berikut.
Hambatan/kendala internal
1. Banyaknya panitia tim conference yang berdomisili di luar Jakarta
2. Kurangnya komunikasi dan koordinasi antar tim conference student
3. Kurangnya inisiatif dan respect antara panitia yang satu dengan yang lain
Hambatan/kendala eksternal
1. Kurang terjalinnya komunikasi yang baik antara panitia conference untuk student
session dengan panitia pusat Dikti
Komunikasi menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam
mempersiapkan suatu acara. Kurangnya komunikasi yang terjalin dengan baik
antara tim conference dari student dengan panitia pusat Dikti mengakibatkan
persiapan untuk conference pun menjadi kurang matang dan banyak terjadi
kesalahpahaman di antara kedua belah pihak.
2. Perubahan jadwal conference yang berulang kali
Pelaksanaan 3rd HPEQ Conference 2012 yang sebelumnya dijadwalkan akan
diselenggarakan di pada weekend di minggu pertama bulan November 2012,
ternyata mengalami beberapa kali perubahan yang sempat membuat bingung
panitia. Sampai pada akhirnya diputuskanlah bahwa pelaksanaannya jatuh pada
tanggal 7-8 November 2012 yang ternyata itu adalah weekday dan hal ini jelas
menjadi pokok permasalahan karena tanggal tersebut berada di minggu-minggu
ujian beberapa mahasiswa yang tergabung ke dalam kepanitiaan conference
sehingga ada beberapa panitia yang tidak dapat hadir pada hari H conference
terkait dengan masalah perizinan akademik di institusinya. Di samping itu, hal ini
juga cukup menyulitkan panitia untuk mencari pembicara yang dapat
memberikan materi di conference sesuai dengan apa yang telah dikonsepkan oleh
panitia karena banyak pembicara yang tidak dapat hadir oleh karena mereka
masih ada pekerjaan yang harus dikerjakan (weekday).
3. Pembatalan meeting untuk konsolidasi panitia conference student
4. Lamanya proses pengeluaran surat untuk pembicara
5. Terlalu banyaknya perubahan-perubahan dari panitia pusat yang tidak
dikomunikasikan dengan baik kepada tim conference student.
H. Output/capaian program
Berdasarkan testimoni yang diberikan oleh peserta conference, acara 3rd HPEQ
Conference 2012 ini berjalan dengan baik dan apresiasi peserta terhadap pelaksanaan
kegiatan ini pun juga sangat tinggi. Apa yang menjadi tujuan-tujuan di dalam conference
ini pun juga tercapai, seperti peserta mendapatkan pengetahuan tentang gambaran sistem
akreditasi di dalam dan luar negeri, serta suasana IPE yang lebih terasa di antar peserta
conference.
I. Evaluasi program
Pada dasarnya, kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 ini berjalan dengan baik. Akan
tetapi, tim juga menghadapi beberapa hambatan/kendala yang dihadapi, baik dalam hal
persiapan maupun pelaksanaan conference. Dalam hal persiapan conference, komunikasi
dan koordinasi internal panitia student masih kurang berjalan dengan baik sehingga
persiapan conference menjadi kurang dapat dipersiapkan dengan matang. Pada saat
pelaksanaan hari H conference, juga terjadi beberapa kendala seperti kemunduran waktu
pelaksanaan poin-poin acara conference, pelaksanaan jobdesc panitia yang tidak sesuai
dengan apa yang sudah tertuang pada matriks, miskomunikasi dengan panitia pusat untuk
kebutuhan conference.
J. Solusi
Solusi untuk kegiatan 3rd HPEQ Conference 2012 ini yang terpenting adalah
peningkatan komunikasi dan koordinasi yang baik antara internal panitia student dengan
panitia pusat
K. Follow up
Sejauh ini, follow up yang dilakukan hanya sebatas menampung pendapat dan saran
mengenai pelaksanaan 3rd HPEQ Conference 2012 lewat form evaluasi yang diisi oleh
seluruh panitia conference student.
L. Penutup
Demikian laporan pertanggung jawaban kegiatan ini kami buat. Semoga dengan apa
yang telah terlaksana dapat menjadi bahan kajian dan bermanfaat bagi pelaksanaan
conference ataupun acara-acara selanjutnya. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima
kasih.
NOTE:
1. Ditinjau kembali perwakilan-perwakilan yang kemarin menjadi CP apabila ingin dijadikan representative ormawa
2. Sesi paling menarik: SWG IPE dan Audiensi bersama
3. Sesi paling tidak disukai: sambutan dan media
4. Tema conference: kurikulum dan ipe
top related