fail meja dan manual prosedur kerja

FAIL MEJA DAN

MANUAL PROSEDUR KERJA

Disediakan oleh: INTAN SHARIZATPEN. PENGARAH (PENGURUSAN)HOSPITAL KUALA KRAI

KANDUNGAN

BIL KANDUNGAN

A OBJEKTIF UMUM

B PUNCA KUASA

C SEJARAH MPK & FAIL MEJA

D PERBEZAAN MPK DAN FAIL MEJA

E MPK• Konsep • 8 Elemen

F FAIL MEJA• Konsep • 14 Elemen

G NOTA SERAH TUGAS

SILA RUJUK:

PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN

AWAM BILANGAN 8 TAHUN 1991.

KONSEP

• Sejarah penubuhan jabatan

• Tujuan/ matlamat jabatan

• Lokasi• Perjawatan

• Contoh: “Lembaga Pemasaran

Pertanian Persekutuan (FAMA) ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Tujuan penubuhannya adalah……….”

1. Apa yang hendak dicapai oleh jabatan

2. Kepentingannya• Memberi halacara jelas kepada

jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan

• Asas perancangan & pembangunan aktiviti jabatan

• Asas penilaian keberkesanan jabatan

• Keutamaan jangkaan panjang

Contoh:

1. Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti.

2. Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan

3. Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan

4. Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa

5. Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

1. Pembahagian & pengumpulan aktiviti berdasarkan unit / seksyen

2. Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hierarki, kuasa dan tanggungjawab

3. Perancangan kaji saiz organisasi & anggota4. Perancangan latihan5. Salauran maklumat berkesan

Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi aktiviti dan hierarki dalam sesebuah jabatan.

TUJUAN

PEN. PENG. (PENGURUSAN)

PENGARAH HOSPITAL

IT IT

PEG. IT KANAN

PEG. IT

PEN. PEG. IT

JURUTEKNIK

AKAUNTAN

KEWANGAN KEWANGAN

PPT

HASIL HASIL BAYARAN BAYARAN

PT KANAN

PT KANAN

PT (4)

PT (3)

PENT. / PEROLEHANPENT. / PEROLEHAN

SUMBER MANUSIASUMBER MANUSIA

PT KANAN

KESELAMATAN KESELAMATAN PEROLEHANPEROLEHAN

PK (1)

PT (3)

PT KANAN

SERVICESERVICE KHMT PLGGNKHMT PLGGN

LATIHANLATIHAN

PT (6)

PT (8) PT (1)

JURUTERA

PAP (3) PPK (1) JAGA (1)

SUMBER MANUSIA SUMBER MANUSIA

KEJURUTERAANKEJURUTERAAN

TIMB. PENG. HOSPITAL

PPT

PRA (1)

CONTOH

CONTOH

Tugas-Tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/ Pejabat mencapai

tujuan penubuhannya. Ia bergantung kepada jenis kegiatan sesebuah jabatan

Bahagian PengurusanFungsi Utama : Urusan Sumber Manusia

CONTOH

Ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti

melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M)

Bahagian Pengurusan Fungsi Utama : Sumber Manusia Aktiviti : Urusan Pelantikan Pengesahan dalam jawatan Kenaikan pangkat

1. Membantu pekerja jelas dengan tindakan yang perlu dilaksanakan.

2. Elak kesilapan operasi dan perundangan3. Memperlihatkan tindakan yang lengkap4. Membantu kerja penyeliaan5. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses

kerja apabila urusan kemaskini6. Kurangkan arahan biasa berulang-ulang7. Pendekkan masa latihan kepada pekerja8. Kekalkan tahap kecekapan seseorang pekerja9. Semak pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja

ditetapkan.

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan megikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan suatu aktiviti.

TUJUAN

CONTOH

CIRI-CIRI

1. Semak senarai aktiviti 2. Pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan

proses kerja3. Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan

aktiviti tersebut.4. Mulakan dengan perkatan perbuatan bagi setiap

proses5. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu ambil

tindakan ke atas langkah-langkah berkenaan6. Masukkan peraturan yang digunakan dalam aktiviti

tersebut.

SIMBOL MAKSUD

MULA

TAMAT

TINDAKAN (LANGKAH) DLM PROSES

ALIRAN

PILIHAN / KEPUTUSAN

TINDAKAN SERENTAK

PENYAMBUNG PROSES KERJA

SIMBOL

TUJUAN

Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu melicinkan jentera sesuatu jabatan

A. Menyimpan dan merekod maklumatB. Maklumat dapat direkod dengan teraturC. Maklumat perlu / mustahak sahaja direkod

KONSEP

eLEMEN

1. Melaksanakan perkhidmatan penjagaan pesakit yang berkualiti.

2. Memenuhi kehendak dan harapan pelanggan mengikut kemampuan

3. Melaksanakan penambahbaikan kualiti perkhidmatan berterusan

4. Meningkatkan keupayaan dan kemahiran anggota sesuai dengan keperluan semasa

5. Melaksanakan perkhidmatan yang berkualiti mengikut peraturan dan amalan standard yang telah ditetapkan

• Pecahan kepada objektif jabatan

• Dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh jabatan/unit.

• Setiap aktiviti yang dijalankan menjurus kepada pencapaian objektif jabatan keseluruhannya.

• Objektif unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas dan boleh dicapai, diukur

SOKONGANBUKAN KLINIKAL KLINIKAL SOKONGAN

KLINIKAL

PERKHIDMATANPERUBATAN

PERKHIDMATANPEMBEDAHAN

PERKHIDMATANIBU DAN ANAK

PENGARAH HOSPITAL

PENGURUSAN / GOVERNING BODY

02/06/2013

MAC

TIMBALAN PENGARAH (KLINIKAL)

SAJIAN MAKANAN

C44

SOSIAL PERUBATAN

S41

SUCIHAMA (CSSU)

U32

PENTADBIRAN M41

KEW/HASIL W41

REKOD PERUBATAN

N27

RADICARE P.C

PENDIDIKAN PESAKIT

S41

TEKNOLOGI MAKLUMAT

F44

PERUBATAN AM

JUSA C

PSIKIATRIK JUSA C

NEFROLOGI UD54

RESPIRATORY UD54

PEMBEDAHAN AM

JUSA C

ORTHOPEDIK JUSA C

KECEMASAN UD54

PEMBIUSAN JUSA C

OFTALMOLOGI JUSA C

ENT UD54

PAEDIATRIK JUSA C

PERBIDANAN & SAKIT PUAN

JUSA C

PENGIMEJAN DIAGNOSTIK

JUSA C

PATOLOGI UD54

OPTOMETRI U48

FARMASI DAN BEKALAN

U54

PSIKOLOGI & KAUNSELING

U41

KEJURURAWATAN U42

REHABLITASI/PEMULIHAN

U41

FORENSIK U32

KLINIK PAKAR U38

NEONATALOGI UD54

MARTENA FETAL

UD54

DENTAL PEDIATRIK

UD54

ORAL SUGERI UD54

DERMATOLOGI UD54

INFECTION DISEASE

UD54

TIMBALAN PENGARAH (PENGURUSAN)

KLINIK PAKAR U32

KEJURUTERAAN J41

• Pecahan dari carta organisasi jabatan (HKK)• Carta unit yang ada kaitan dengan individu/ pekerja

yang perlu ditunjukkan• Kedudukan individu perlu ditandakan dalam carta

organisasi unit.• Aktiviti yang dilaksanakan dan penempatan

pekerja• Kedudukan rakan-rakan sekerja

CONTOH

• Senaraikan mengikut undang-undang yang melibatkan bidang kuasa pekerja.

• Contoh:1. Perintah Am 2. Akta Fee Perubatan 3. Akta Pemberi Pinjam Wang (Akta 400) 4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

• Senarai borang yang digunakan untuk satu aktiviti• Contoh:

SENARAI BORANG KENAIKAN PANGKAT (KUP)

1. Borang Perakuan Kenaikan Pangkat2. Borang Tapisan Keutuhan (jika berkenaan)3. Surat Akuan Pinjaman Pendidikan/ Tabung Pendidikan4. Borang laporan tindakan tatatertib5. Borang keputusan pengisytiharan harta6. LNPT 3 tahun terakhir7. Surat Litup

• Senaraikan semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pekerja sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan

• Tujuannya:1. Pegawai boleh bersedia dan merancang awal

untuk hadir mesyuarat2. Pegawai baru boleh ambil alih tugas barunya

• Definisi Pengukuran kerja iaitu penggunaan teknik-teknik

untuk tetapkan masa kepada seorang pekerja mahir bagi menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang ditetapkan.

• Ia adalah pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

• Panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai

• Asas pengukurusan pencapaian produktiviti sesuatu aktiviti

• Norma kerja perlu diubahsuai selaras dengan penambahbaikan yang dijalankan

• Membantu membaiki kaedah bekerja