amalan 5s bpp kementerian kerja raya

KEMENTERIAN KERJA RAYABahagian Pembangunan & Penswastaaan

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5SPerkongsian Audit Dalaman

MOHAMAD FAZRUL BIN ABDUL RAZAK

OBJEKTIF1) Meningkatkan kecekapan proses kerja demi mencapai

kecemerlangan.

2) Mewujudkan ukhwah di kalangan warga kerja.

3) Memupuk budaya kerja cemerlang dan berkualiti untuk meningkatkan produktiviti.

4) Memastikan kos operasi dioptimumkan.

5) Menambahbaikkan keselamatan di tempat kerja.

5 S ? APA KEJADAH 5S TU

SERAGAM

SENTIASA AMAL

SISIH

SUSUN

SAPU

i. Patuh etika & tatacara penggunaan

ii. Disipliniii. Mengurangkan

kos kerosakan

i. Tanggungjawabii. Disipliniii. Membudayakan

amalan 5S

i. Persekitaran sihatii. Amal kebersihan

i. Menjimatkan masa

i. Persekitaran bersih dan selesa

APA YANG AUDIT

AKAN TENGOK ?

CONTOH AMALAN 5S

1. SUDUT 5SCarta Organisasi

Carta Perbatuan

Polisi dan Objektif 5S

Pelan tindakan aktiviti termasuk gambar & jadual

Pelan lantai zon 5S

Tarikh kemaskini

Laporan audit

2. FAIL AJK / ZON

Polisi

Minit mesyuarat zon & tindakan susulan

Pelan tindakan aktiviti

Gambar sebelum selepas

Jadual audit & keputusan audit

Maklumat terkini fasilitator & ketua zon

Separator bagi setiap perkara

Objektif

Carta Organisasi

Pelan lantai zon 5S

Kandungan

3. KAUNTER

Telefon

Maklumat pegawai bertugas & pegawai bertanggungjawab

(nama & no telefon )

Komputer

Direktori telefon

Borang & Kotak kajian kepuasan pelanggan

Buku kedatangan pelawat

Senarai bertugas pegawai

Susunan barang yang berada di kaunter

4. BILIK PEGAWAI / RUANG PARTITION

Fail meja

Tanda nama penuh & jawatan (dihadapan pintu & tempat

mudah dilihat)

Ring file disusun & dilabel

Hiasan perlu dikemas & bersih

Borang Kew PA7

5. MEJA KERJA

TelefonSet Komputer

i. Skrin di atas mejaii. CPU diletak diatas / dibawahiii. Kabel diikat dgn kemasiv. Wayar computer & printer

tersusunBekas cop (jika ada)

Rubber stamp dilabel (jika ada)

Fail2 atas meja disusun dgn kemas

Kalender (jika ada)

Tray Surat (Masuk/Keluar/KIV)

Hiasan peribadi perlu kemas & bersih (jika ada)

6. LACI MEJA

Laci 2 : Alat tulis & pelbagai

Laci 3 : Peribadi

Semua laci dilabel

Semua brg di atas meja sisi disusun dgn kemas & teratur

Laci 1: Alat tulis

7. FAIL & BILIK FAIL

Fail disusun dr kiri ke kanan mengikut nombor

Label bagi ring file (ikut setiap bahagian)

I. Tetulang : Tajuk fail & bilangan fail

II. Muka depan : Nama fail, logo kementerian, tajuk fail & subtajuk fail

Lebel kabinet

Indeks kabinet

Tatacara pengurusan fail• Buku daftar penggunaan

Label setiap fail

Maklumat pegawai bertanggungjawab

Pelan susun atur kabinet

8. Stor / alat penyimpan brg

Pelan susun atur rakKad stok

• Diletak di tempat yg di sediakan mengikut rak & aras

• dikemaskiniKedudukan item

Menentukan tahap maksimum & tahap minimum kuantiti yg

disimpan

Rekod tarikh luput (bagi stor yang berkaitan)

Label rak

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Borang Kew PA 7

9. Bilik mesyuarat

Pelan susun atur

Slot in board (bersidang / tidak bersidang)

Jam dindingSuis bilik mesyuarat dilabel kan beserta petunjuk

White board beserta pemadam & marker pen

Etika penggunaan bilik

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Borang Kew PA 7

LCD, projector & mikrofon sentiasa tersusun dan kemas

serta tiada habuk

10. Tandas

Jadual pembersihan kontraktor

Etika penggunaan tandas

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Dalam keadaan bersih dan tidak kotor

11. Pantri

Label item

Barang tajam disimpan secara rapi (jgn campur dgn sudu garfu)

Jam dindingBorang Kew PA 7

Tiada alat dapur gas

Etika penggunaan pantri

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Tong sampah

Hiasan lain boleh dibuat seperti informasi pyramid makanan

12. Papan pergerakan pegawai

Nama setiap pegawai dan

pergerakannya

13. Pigeon hole

Tersusun dan tidak berselarak

Kedudukan label mengikut kesesuaian & mudah dilihat

Label

14. Peralatan Pejabat

Panduan penggunaanTiada penghalang laluan

Peralatan yg rosak dilabel tarikh penyelenggaraan & baik pulih

Berhampiran work station

Etika penggunaan

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Berfungsi & disusun dgn kemas

14. Surau

Selipar disusun rapi

Jadual waktu solat

Rujukan agama disusun dgn kemas dalam rak

Petunjuk kiblat

Telengkung & sejadah disusun, digantung / dilipat dgn kemas

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Label pintu masukJam dinding berfungsi

15. Bilik Mesin Fotostat

Borang Kew PA 7

Panduan penggunaan mesin fotostat & mesin lain

Bakul tong sampah

Etika penggunaan

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Buku rekod penggunaan

16. Papan Kenyataan

Imej korporat

Bahan paparan terkini Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

17. Ruang rehat & Menunggu

Bahan bacaan disusun atas meja / rak

Bersih, Kemas & teratur Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

18. Alat pemadam api

Cara penggunaannya

Digantung tempat strategikMaklumat pegawai

bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Tarikh luput

Maklumat penyelenggaraan

Tidak di halang dgn objek lain

19. Keselamatan Persekitaran

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup

Arahan keselamatan dipatuhi

Maklumat pegawai bertanggungjawab (nama, jawatan & nombor telefon)

Tanda amaran keselamatan dipamer di kawasan berisiko

(dilarang merokok)

Tiada pendawaian tambahan tanpa kebenaran

Wayar / kabel elektrik dikemas dgn mnggunakan bahan sesuai

(cabel casing) dan tersorok

Pelan lantai setiap tingkat lif

Digantung tempat strategik