1 penubuhan - spppk.moh.gov.myspppk.moh.gov.my/spppk/include/help/html_ltahunan/lt2013/bahi.pdfuntuk...

1. PENUBUHAN

Cawangan Audit Dalam (CAD), Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) telah ditubuhkan pada

tahun 1980, selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979. Peranan dan

tanggungjawab CAD telah dimantapkan lagi melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun

2004. CAD merupakan sebahagian daripada komponen kawalan dalaman Kementerian dan

bertanggungjawab terus kepada Ketua Setiausaha Kementerian (KSU). CAD menjalankan

pengauditan secara bebas dan melaporkan hasil pengauditan tersebut kepada Ketua

Setiausaha dan pihak yang berkaitan.

2. FUNGSI AUDIT DALAM

Fungsi utama CAD ialah untuk:

mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan

dalaman KKM;

mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan

arahan yang berkuat kuasa;

mengkaji aktiviti KKM diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;

mengkaji aset dan kepentingan KKM dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan

penyelewengan;

memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem

termasuk sistem ICT;

melaporkan kepada KSU hasil pengauditan dan memantau tindakan susulan yang

diambil oleh pihak KKM terhadap perkara yang dibangkitkan; dan

membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

3. BIDANG KUASA AUDIT DALAM

Cawangan Audit Dalam mempunyai kuasa menjalankan kerja pengauditan yang meliputi

semua Program dan Aktiviti di peringkat Ibu Pejabat Kementerian, Jabatan Kesihatan Negeri,

Institusi, Hospital, Pejabat Kesihatan Daerah/Kawasan/Bahagian, Makmal, Kolej Latihan,

Pejabat/Klinik Pergigian, Majlis, Klinik-klinik Kesihatan dan lain-lain Pusat Tanggungjawab

(PTJ) di bawah kawalan KKM.

2 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM

4. PROGRAM DAN STRATEGI

4.1 Program Audit

Program Audit merangkumi pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan prestasi/aktiviti

dan pengauditan khas/siasatan. Penggunaan manual, soal selidik dan senarai semak yang

seragam digunakan bagi menghasilkan laporan yang berkualiti dan mengikut standard yang

ditetapkan.

4.1.1 Pengauditan Pengurusan Kewangan

Pengauditan Pengurusan Kewangan adalah pendekatan audit bagi menentukan

wujudnya kawalan dalaman bagi sistem kewangan dalam organisasi yang diaudit

meliputi 6 aspek kawalan iaitu, kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan,

kawalan perbelanjaan, kawalan pengurusan Akaun Amanah/Deposit dan kawalan aset.

Pengauditan Pengurusan Kewangan juga menentukan sama ada sistem perakaunan dan

rekod-rekod kewangan dapat menghasilkan maklumat yang tepat dan cepat untuk

kegunaan pihak pengurusan atasan membuat keputusan.

4.1.2 Pengauditan Prestasi/Aktiviti

Pengauditan Prestasi/Aktiviti merangkumi penilaian terhadap aktiviti/program KKM

untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara ekonomi,

cekap dan berkesan. Aspek yang dikaji adalah dari peringkat perancangan,

pelaksanaan dan pemantauan.

4.1.3 Pengauditan Khas/Siasatan

Pengauditan Khas/Siasatan dijalankan berdasarkan arahan pihak pengurusan atasan

terhadap sesuatu aduan yang diterima.

4.1.4 Program Anak Angkat

Program Anak Angkat mula dilaksanakan pada tahun 2013 bertujuan untuk

membimbing dan membantu PTJ supaya prestasi pengurusan kewangan dapat

dipertingkatkan ke tahap cemerlang. Pemilihan Anak Angkat adalah berdasarkan

penilaian lawatan lepas dan kekerapan isu yang berulang dan sering dibangkitkan

oleh CAD semasa pengauditan dijalankan.

KKM | LAPORAN TAHUNAN 3

4.2 Strategi

Antara strategi yang diambil oleh CAD setakat ini bagi mencapai objektif adalah merancang

pengauditan, penempatan pegawai Audit Dalam di Jabatan Kesihatan Negeri, pengauditan

pengurusan kewangan dilakukan secara giliran bagi semua PTJ dan penilaian melalui Sistem

3PK dilakukan 2 kali setahun oleh PTJ sendiri. Selain itu, pengauditan prestasi dilaksanakan

dengan memberi tumpuan kepada program/aktiviti yang memerlukan perhatian termasuk isu-

isu semasa.

4.3 Urusetia Jawatankuasa

4.3.1 Jawatankuasa Audit (JKA)

Jawatankuasa Audit (JKA) Kementerian Kesihatan Malaysia ditubuhkan pada 8 Julai

2009 melalui Mesyuarat Pagi Bil. 8 Tahun 2009. Penubuhan ini selaras dengan Surat

Arahan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia Bil. BPKS(8.15)/5-4JLD.3(28)

bertarikh 5 Mei 2009 yang bertujuan bagi membincangkan isu-isu yang dibangkitkan

oleh CAD dan Jabatan Audit Negara. Mesyuarat hendaklah bersidang sekurang-

kurangnya 4 kali setahun dan CAD adalah urus setia kepada mesyuarat ini.

Sepanjang tahun 2013, Mesyuarat JKA telah bersidang sebanyak 4 kali seperti di

Jadual 1.

Jadual 1

Mesyuarat Jawatankuasa Audit

Bil. Mesyuarat Suku Tahun Tarikh

1. Bil. 1 Tahun 2013 Januari - Mac 18.01.2013

2. Bil. 2 Tahun 2013 April - Jun 15.04.2013

3. Bil. 3 Tahun 2013 Julai - September 15.07.2013

4. Bil. 4 Tahun 2013 Oktober - Disember 21.10.2013

4.3.2 Jawatankuasa Pematuhan

Jawatankuasa Pematuhan Kementerian Kesihatan Malaysia telah ditubuhkan pada 5

Ogos 2011 di mana Ketua Audit Dalam telah dilantik sebagai Pegawai Pematuhan

KKM. Penubuhan ini adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa

Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) Siri 66 Bil. 2

Tahun 2010 pada 19 Ogos 2010 yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri

yang secara dasarnya bersetuju supaya Compliance Unit diwujudkan di semua

jabatan peringkat Persekutuan dan peringkat Negeri.

4 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM

Walau bagaimanapun, Jawatankuasa ini telah dibubarkan selaras dengan Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2013 mengenai Penubuhan Unit Integriti Di Semua

Agensi Awam berkuatkuasa mulai 1 Ogos 2013. Pada tahun 2013, Jawatankuasa

Pematuhan telah bermesyuarat pada 6 Jun 2013.

5. PERHUBUNGAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARA

Kuasa dan tanggungjawab Jabatan Audit Negara ditetapkan oleh Perlembagaan

Persekutuan dan Akta Audit 1957 manakala kuasa dan tanggungjawab CAD dinyatakan

secara pentadbiran melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2004. Audit Dalam

merupakan komponen kawalan dalaman KKM dan bertanggungjawab terus kepada Ketua

Setiausaha. Manakala Jabatan Audit Negara melapor kepada Parlimen. Bagaimanapun,

Jabatan Audit Negara dan CAD mempunyai matlamat yang sama, iaitu mempertingkatkan

keberkesanan tadbir urus dan akauntabiliti dalam pentadbiran awam.

Kerjasama dan hubungan yang baik di antara Jabatan Audit Negara dan CAD adalah penting

demi mencapai matlamat tersebut. Sehubungan itu, semasa proses penyediaan Rancangan

Tahunan Audit Dalam, CAD akan berbincang dengan pihak Jabatan Audit Negara dari segi

pengauditan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Ini adalah untuk mengelakkan

pertindihan tugas di samping dapat saling membantu dalam mengenalpasti bidang atau

perkara yang perlu diaudit.

6. ORGANISASI DAN PERJAWATAN

6.1 Kedudukan Perjawatan

Cawangan ini diketuai oleh Ketua Audit Dalam yang telah dinaiktaraf ke Juruaudit Gred

JUSA C pada 1 Jun 2013 dan dibantu oleh 80 orang pegawai. Carta organisasi yang

lengkap adalah seperti di Lampiran A. Kedudukan perjawatan CAD KKM setakat 31

Disember 2013 adalah seperti di Jadual 2.

KKM | LAPORAN TAHUNAN 5

Jadual 2 Kedudukan Perjawatan Yang Diluluskan Berbanding

Perjawatan Diisi Setakat 31.12.2013

Jawatan Kumpulan Bil. Jawatan

Lulus Isi Kosong

Ketua Audit Dalam Gred Utama C Pengurusan & Profesional 1 1 0

Juruaudit W52 Pengurusan & Profesional 1 1 0

Juruaudit W48 Pengurusan & Profesional 5 4 1

Juruaudit W44 Pengurusan & Profesional 3 2 1

Peg. Teknologi Maklumat F44 Pengurusan & Profesional 1 1 0

Juruaudit W41 Pengurusan & Profesional 5 5 0

Penolong Juruaudit W36 Sokongan 11 11 0

Penolong Juruaudit W32 Sokongan 9 8 1

Penolong Juruaudit W27 Sokongan 33 28 5

Setiausaha Pejabat N27 Sokongan 1 1 0

Pembantu Tadbir N22 Sokongan 1 1 0

Pembantu Tadbir N17 Sokongan 8 8 0

Pembantu Am Pejabat N4 Sokongan 1 1 0

Pemandu R3 Sokongan 1 1 0

Jumlah 81 73 8

6.2 Pertukaran Dan Penempatan Pegawai

Pada tahun 2013, seramai 5 pegawai telah melapor diri dan 5 pegawai telah

bertukar keluar dari CAD dan seorang pegawai telah bersara pilihan. Butirannya

adalah seperti di Jadual 3.

Jadual 3 Pertukaran Dan Penempatan Pegawai Setakat 31.12.2013

Nama Pegawai Jawatan Tarikh

Pertukaran Masuk

1. Encik Mohamad Hakim b. Saman N17 14.01.2013

2. Puan Nurhidayah bt. Nordin W41 04.03.2013

3. Puan Faridah bt. Abd. Ghani W36 20.05.2013

4. Puan Kong Hee Eng JUSA C 01.11.2013

5. Puan Rageni bt Mohamad W48 01.12.2013

Pertukaran Keluar

6. Puan Norhasniza bt. Norkhalid W27 15.07.2013

7. Encik Sawaludin b. Md Nor W54 02.09.2013

8. Puan Aida bt. Md. Rashid W48 17.09.2013

6 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM

Nama Pegawai Jawatan Tarikh

9. Puan Rashidah bt. Ya W27 30.09.2013

10. Puan Wan bt. Hasan W48 01.11.2013

Bersara Pilihan

11. Encik Ahmad Noor b. Injau W32 31.12.2013

7. PENINGKATAN KUALITI AUDIT SECARA BERTERUSAN

CAD sentiasa berusaha untuk menghasilkan kerja yang berkualiti. Ini adalah selaras dengan

kehendak Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam dan International Auditing Guidelines

(IAG). Di Cawangan ini, kualiti audit dikawal serta dikesan melalui rancangan audit yang

tersusun dan program audit yang terperinci.

Kerja-kerja audit dari peringkat permulaan sesuatu audit sehingga laporan dikeluarkan,

disemak dan dipantau oleh pegawai-pegawai bertanggungjawab. Bagi menjamin laporan

audit yang berkualiti, pegawai-pegawai digalakkan untuk meningkatkan pengetahuan dan

memperoleh kepakaran teknik pengauditan melalui bahan bacaan, menghadiri kursus,

bengkel, taklimat dan forum yang dianjurkan oleh pelbagai pihak seperti KKM, Institut

Tadbiran Awam Negara (INTAN), Jabatan Audit Negara, Bahagian Pengurusan Kewangan

Strategik, Kementerian Kewangan, Jabatan Akauntan Negara dan lain-lain.

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor

Awam menekankan bahawa setiap anggota perkhidmatan awam perlu melengkapkan

diri/dilengkapkan dengan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (knowledge)

yang bersesuaian, melalui program pembangunan sumber manusia yang terancang

berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. Ia dilaksanakan

berdasarkan strategi di mana Ketua Jabatan hendaklah memastikan anggota masing-masing

di semua peringkat mengikuti kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Latihan yang

telah dihadiri oleh pegawai CAD sepanjang tahun 2013 adalah seperti di Lampiran B dan

ceramah yang telah disampaikan oleh pegawai CAD adalah seperti di Lampiran C.

8. SISTEM PENILAIAN PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN

(SISTEM 3PK)

Sistem 3PK adalah sebuah aplikasi yang dibangunkan untuk membantu KSU memantau dan

menilai prestasi kewangan di PTJ dan seterusnya terhadap KKM secara keseluruhannya.

Sistem ini dibangunkan pada tahun 2007 berdasarkan sistem rating yang berlandaskan

Accountability Index yang disediakan oleh Jabatan Audit Negara.

Ketua Setiausaha melalui Surat Pekeliling KSU Bilangan 1 Tahun 2008 telah mewajibkan

setiap PTJ untuk menjawab semua soalan yang disediakan dalam Sistem 3PK. Sistem ini

KKM | LAPORAN TAHUNAN 7

boleh dilayari di http://spppk.moh.gov.my. Penilaian ini dilakukan sebanyak 2 kali bagi

tempoh satu tahun iaitu setengah tahun pertama dan setengah tahun kedua. Tempoh yang

ditetapkan seperti berikut:.

Tempoh Penilaian

Setengah Tahun Pertama (Januari - Jun)

Setengah Tahun Kedua (Julai - Disember)

Tempoh Untuk Menjawab Soalan

1 Julai hingga 31 Julai 1 Januari hingga 31 Januari

tahun berikutnya

Modul KSU Dashboard di dalam sistem ini boleh memaparkan Prestasi Keseluruhan KKM

mengikut Rating, Kawalan Pengurusan Kewangan dan Prestasi setiap PTJ. Paparan skrin

mengikut kawalan pengurusan kewangan bagi PTJ adalah seperti di bawah:

Sistem ini berfungsi sebagai self-auditing bagi membolehkan PTJ mengenalpasti tahap

pematuhan ke atas prosedur kewangan mengikut peraturan kewangan Kerajaan yang

sedang berkuatkuasa.

Tempoh penilaian bagi setengah tahun kedua 2013 (Julai hingga Disember) telah dibuka

untuk penilaian pada 1 hingga 31 Januari 2014. Hasil dari keputusan penilaian tersebut,

KKM memperolehi markah keseluruhan sebanyak 91.83% menurun sebanyak 2.22%

daripada penilaian setengah tahun pertama iaitu 94.05%. Tahap pencapaian 455 PTJ bagi

penilaian setengah tahun kedua 2013 adalah seperti di Jadual 4. Manakala purata markah

bagi setiap PTJ 1 adalah seperti di Carta 1 dan tahap pencapaian bagi semua PTJ terlibat

adalah seperti di Lampiran D. Bagi PTJ yang tidak mengesahkan (4 PTJ) dan tidak

melengkapkan penilaian (5 PTJ), surat tunjuk sebab telah diedarkan kepada PTJ berkenaan.

8 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM

Jadual 4

Tahap Pencapaian Sistem 3PK Tahun 2013

TAHAP / MARKAH

2013

SETENGAH TAHUN PERTAMA SETENGAH TAHUN KEDUA

BIL. PTJ (%) BIL. PTJ (%)

Cemerlang

(90 - 100%) 384 85.14 370 81.32

Baik

(70 - 89%) 67 14.86 76 16.70

Memuaskan

(50 - 69%) 0 0 0 0

Kurang Memuaskan

(0 - 49%) 0 0 0 0

Tidak Disahkan 0 0 4 0.88

Tidak lengkap 0 0 5 1.10

JUMLAH* 451 100 455** 100

NOTA:

* Jumlah ini tidak termasuk 27 PTJ 1, Pej. Pengarah Institut Kanser Negara(PTJ 2), Hospital Rompin

(PTJ 2) dan Bhg. Pembangunan (PTJ 3)

** Perbezaan bilangan PTJ bagi setengah tahun pertama dan setengah tahun kedua disebabkan

pembatalan/penggabungan PTJ berikut:

• Kolej Kejururawatan Seremban

• Kolej Pembantu Perubatan Seremban

• Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson

• Kolej Kejururawatan Masyarakat Batu Pahat

KKM | LAPORAN TAHUNAN 9

Carta 1 Purata Markah Setengah Tahun Pertama dan Kedua Tahun 2013

Mengikut PTJ 1

92.75

93.69

96.17

95.2

90.58

91.32

95.95

91.78

92.46

93.56

92.38

94.44

97.5

94.56

93.94

94.17

94.33

96.84

95.23

95.42

95.69

98.06

96.04

81.09

87.53

90.03

90.34

90.98

91.27

92.2

92.38

92.44

92.58

92.86

93.43

93.48

93.61

94.1

95.21

95.71

95.82

95.85

96

96.21

96.8

98.17

0 20 40 60 80 100 120

JKN Sabah

JKN Sarawak

KLPM

JKN Perak

JKN Perlis

JKN Selangor

IMR

JKN Kelantan

JKN Melaka

JKN Terengganu

JKN Kedah

JKN Johor

PDN

JKN Pahang

JKWPKL&P

JK WP Labuan

JKN Negeri Sembilan

SUB (P)

JKN Pulau Pinang

BPFK

IPK

HKL

IKU

SETENGAH TAHUN KEDUA 2013 SETENGAH TAHUN PERTAMA 2013

10 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM

9. SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT PENGAUDITAN (SPMP)

SPMP mula dilaksanakan dalam tahun 2010 dengan memasukkan maklumat pengauditan

pengurusan kewangan yang dijalankan di PTJ. Keputusan penilaian dari Sistem 3PK telah

diintegrasikan ke dalam SPMP seterusnya memberi kemudahan kepada juruaudit untuk

membuat semakan bagi memastikan ketepatan maklumat yang diberikan oleh PTJ.

Paparan perbandingan markah Sistem 3PK dengan Pengauditan oleh CAD adalah seperti

contoh di bawah:

Perbandingan antara self-auditing Sistem 3PK PTJ dengan SPMP terhadap 76 PTJ yang

telah dilawati pada tahun 2013 adalah seperti di Jadual 7.

Jadual 7

Penilaian Sistem 3PK Dengan Pemerhatian Audit Tahun 2013

Perbezaan Markah Bilangan PTJ

Tiada perbezaan/Lebih Baik 7

Perbezaan kurang dari 5 19

Perbezaan lebih dari 5 dan kurang dari 10 19

Perbezaan lebih dari 10 dan kurang dari 20 26

Perbezaan melebihi 20 5

Jumlah PTJ 76

KKM | LAPORAN TAHUNAN 11

10. AMALAN 5S

Amalan 5S dapat membantu warga CAD bekerja di dalam persekitaran tempat kerja yang

lebih kondusif dan selesa serta selamat diduduki. CAD telah mendapat 98.74% markah

semasa pengauditan IPKKM pada 22 November 2013 dan IPKKM telah berjaya mendapat Sijil

Amalan 5S dari MAMPU pada 1 Jun 2012.

CAD juga bertindak sebagai urus setia bagi Jawatankuasa Audit Amalan 5S di IPKKM. Pada

tahun 2013, Jawatankuasa tersebut yang dipengerusikan oleh Ketua Audit Dalam telah

bersidang sebanyak empat (4) kali. Manakala pengauditan amalan 5S telah dilaksanakan

sebanyak dua (2) kali.

11. HALA TUJU CAWANGAN AUDIT DALAM BAGI TAHUN 2014

CAD dipertanggungjawabkan untuk membantu KKM mempertingkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan kepada pelanggan dengan cara berhemah dan berkesan. Aspek kawalan

dalaman pengurusan KKM akan terus menjadi teras aktiviti pengauditan dan terus

dipertingkatkan dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

Selaras dengan matlamat tersebut, CAD akan terus menumpukan sekurang-kurangnya 40%

aktiviti pengauditan dalam aspek perolehan dan ICT yang diterapkan dalam aktiviti

pengauditan sedia ada. Bagi meningkatkan keberkesanan pengauditan, penumpuan

terhadap punca masalah dititikberatkan supaya penyelesaian menyeluruh dapat dibuat

berbanding tindakan pembetulan hanya diambil terhadap sampel yang dilaporkan.

Selepas menyaksikan peningkatan prestasi pengurusan kewangan PTJ yang dipilih sebagai

Anak Angkat pada tahun 2013, Program Anak Angkat akan terus dilaksanakan pada tahun

2014. PTJ yang terpilih akan dilawati 2 kali setahun. Selain penilaian tahap pengurusan

kewangan yang dilaksanakan semasa pengauditan, pihak PTJ juga akan dibimbing secara

terus terutamanya terhadap masalah pengurusan kewangan yang berulang.

12 I - CAWANGAN AUDIT DALAM| KKM