4.Menerangkan dan memperincikan alat pengurusan Strategi peningkatan berterusan serta menghuraikan keadah pelaksanaan operasi alat pengurusan tersebut dalam membantu mempertingkatkan operasi proses orgarnisasi.

5.Memperjelaskan implikasi Strategi peningkatan berterusan ke atas analisis output dan potensi ramalan ke atas output baru serta usaha tindakan terhadap pengawalan output organisasi.

6.Memperjelaskan kaedah pemantauan terhadap tindak balas yang wujud hasil daripada Strategi peningkatan berterusan serta penentuan bentuk pengukur dalam memperjelaskan pencapaian dan keberkesanan Strategi peningkatan berterusan ke atas operasi masa depan organisasi.

Alat Pengurusan Strategi Peningkatan BerterusanAlat pengurusan strategi peningkatan berterusan yang dipilih iaitu penggunaan Amalan 5S. Pengunaan amalan 5S ini dapat membantu mempertingkatkan operasi di dalam sesebuah organisasi. Amalan 5S ialah salah satu kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran yang berkualiti di tempat kerja bagi mewujudkan keadaan yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan S yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik.Awalan S yang dimaksudkan iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

2.0 Prinsip Amalan 5S

2.1 Sisih (Seiri ) : Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja. Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

Kesan nyata pelaksanaan Sisih dapat dilihat dari 2 sudut iaitu: a) Kuantitatif dapat menjimatan ruang, boleh mengawalan stok dan produk dengan cekap serta dapat menjimatkan masa mencari stok dan produk dengan pantas.b) Kualitatif - Tempat kerja adalah lebih selamat,Suasana kerja yang lebih selesa serta mudah mengesan alat / bahan yang rosak lebih awal.2.2 Susun (Seiton) : Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu telah diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah:-a. menjimatkan penggunaan ruang;b. Penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan

c. Memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang. Kesan nyata pelaksanaan susun (seiton) iaitu dari sudut kuantitatif iaitu:- Kawalan stok dan produk boleh dibuat dengan cekap, dapat menjimatkan masa pencarian dan dapat mencari bahan atau data dengan pantas, proses kerja menjadi lebih pantas, dapat mengelak kesilapan dan kesalahan dan kadar kehilangan peralatan dapat dikurangkan. Manakala dari sudut kuanlitatif pula iaitu;

a. Suasana kerja menjadi lebih selesab. Mendidik pekerja agar memupuk disiplin positifc. Menjana idea kreatif di kalangan pekerjad. Mewujudkan sikap bermoral tinggi d ikalangan pekerjae. Menjadikan tempat kerja lebih selamat.f. Mengamalkan FIFO (First In First Out)2.3 Sapu (Seiso) : Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa lebih selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang

disapu / dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang

berkesan.2.4 Seragam (Seiketsu) : Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas.2.5Sentiasa Amalkan (Shitsuke) : Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala.

3.0 Kesan Amalan 5S keatas peningkatan kualiti dan produktiviti :-

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

(c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk

penyelesaian masalah dan penambahbaikan;

(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan

prestasi kerja yang lebih baik;

(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;

(f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang.

(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi. 3.1 Faedah Melaksanakan Amalan 5S

3.1.1 Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi;

3.1.2Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;

3.1.3 Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif3.1.4 Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja;

3.1.5 Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing);3.1.6 Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses

pengeluaran/pemberian perkhidmatan;

3.1.7Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;

3.1.8 Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan

persekitaran yang berkualiti;

3.1.9 Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;

3.1.10 Pengurusan kos yang lebih berkesan;

3.1.11 Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian

perkhidmatan;

3.1.12Memudahkan urusan penyelenggaraan;

3.1.13Meningkatkan semangat kerja berpasukan;

3.1.14Meningkatkan imej korporat organisasi.3.2 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

3.2.1 Penjimatan Kos:

Amalan ini dapat menjimatkan penggunaan inventori serta menghalang kerosakan ke atas inventori. Amalan 5S ini juga dapat menghalang daripada tersalah meletak peralatan dan perkakasan; dan dapat mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

3.2.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

Amalan 5S ini juga dapat mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja. Ia juga dapat menjimatkan masa untuk mencari peralatan dan mengelakkan pembaziran bahan mentah/proses. Di samping itu juga dapat memudahkan kawalan dan proses penyelenggaraan bahan.3.2.3Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan :

Amalan 5S dapat juga mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai. Ia juga dapat meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; serta dapat mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan lain.3.2.4 Jaminan kualiti :

Ia juga meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan. Boleh jua meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat dan apat memastikan penyampaian produk/perkhidmatan lebih cekap dan berkesan. 3.2.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja :

Alat strategi ini juga dapat meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja,dan

dapat mengelak atau menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan di tempat kerja. Amalan ini juga dapat mengelakkan daripada berlakunya kesilapan dan kecuaian dan ketidak pematuhan kepada peraturan-peraturan organisasi. 3.2.6 Meningkatkan motivasi pekerja:

Amalan ini juga dapat mewujudkan perhubungan yang baik antara anggota serta dapat membentuk disiplin yang tinggi, kerjasama dan kerja berpasukan.Amalan dan Konsep 5S mudah difahami oleh setiap orang kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat di dalam organisasi. Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab. Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga organisasi dapat menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S dan perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi yang cemerlang. 4.0 Implikasi Strategi peningkatan berterusan ke atas analisis outputMenurut Normah dan zuraini (2011), mendapati secara tidak langsung, semua staf PMM akan memberikan komitmen dan kerjasama terhadap sebarang aktiviti yang dijalankan terutamanya dalam pengekalan pensijilan Amalan 5S ini. Kejayaan membudayakan program amalan 5S hingga ke akarnya memerlukan iltizam dan komitmen yang tinggi dari semua peringkat pengurusan (Yayasan Islam Kelantan, 2010). Responden bersetuju bahawa amalan 5S dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja dalam organisasi. Kenyatan tersebut telah dibuktikan dalam kajian Muhamad Nazi Bin Hussin (2006) yang telah mengkaji tentang pelaksanaan amalan 5S dalam sistem pengurusan kualiti di Politeknik Universiti Teknologi Tun Hussein Onn di mana, beliau mendapati bahawa pelaksanaan amalan 5S ini, jika diberi tumpuan, ia secara tidak langsung akan meningkatkan prestasi kerja.Responden bersetuju bahawa amalan 5S ini akan dapat mendisiplinkan staf di dalam semua aspek. Menurut JPA 2009, semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang baik. Selain daripada itu amalan ini akan dapat menyuburkan sikap tanggungjawab menjaga kebersihan serta keceriaan persekitaran. Kerja-kerja pembersihan di PMM bukan sahaja dilakukan oleh pekerja pembersihan sahaja tetapi semua staf PMM berperanan dalam membersihkan dan menceriakan persekitaran Politeknik. Secara tidak langsung melalui pelaksanaan 5S ini, akan dapat memupuk semangat kerjasama di kalangan staf supaya bersama-sama menjaga kebersihan menerusi program gotong royong. Menurut Tuan Haji Abang Mohd Shibli Bin Haji Abang Mohd Nailie (2005), pelaksanaan 5S ini mengkehendaki semua anggota organisasi terlibat sama serta bertanggungjawab dalam memastikan etika pelaksanaannya diikuti. Dalam aspek kos, responden bersetuju pada tahap yang rendah kerana mereka tidak dapat melihat dari amalan 5S ini dapat menjimatkan kos dan mengurangkan pembaziran. Sebagai contoh jika jabatan atau unit mempunyai lebihan barang yang tidak digunakan akan menyebabkan berlakunya pembaziran dan merugikan organisasi. Politeknik Merlimau mempraktikan melalui amalan sisih, jika ada lebihan barang atau tidak ingin digunakan lagi tetapi masih dalam keadaan yang baik, penawaran akan dibuat kepada jabatan atau unit yang memerlukan. Dengan itu, pelaksanaan 5S secara secara berterusan ini akan dapat menghasilkan penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran (JPA, 2009). Responden juga bersetuju promosi amalan 5S dan sistem penyampaian pada tahap yang sederhana, Unit Promosi 5S perlu membuat hebahan atau maklumat 5S perlu disampaikan kepada semua warga PMM melalui saluran-saluran komunikasi yang bersesuaian seperti email, website, memo, telefon, paging system dan lain-lain. Kaedah-kaedah komunikasi ini juga dapat membantu sistem penyempaian dengan lebih cekap dan berkesan. Untuk menggalakan semua staf PMM mengambil bahagian dan memberi komitmen berterusan kepada amalan 5S, ganjaran dan hadiah-hadiah menarik boleh disediakan dengan menyediakan pelbagai pertandingan dan inovasi amalan 5S.

Rujukan:JurnalNormah binti jantan dan Zuraini bt Zainal Abidin (2011). Kajian Terhadap Impak Pelaksanaan Amalan 5S di Kalangan Staf Politeknik Merlimau Melaka . Politek Melimau Melaka.

www.mampu.gov.my/amalan 5s

webjabatan kedah.gov.my/ bahagian 1 mengenai amalan 5s