7.4

Model 8 Langkah Kotter

Satu lagi model diguna pakai dalam pengurusan perubahan adalah model 8 langkah dari John Kotter.Beliau merupakan professor di Harvard University.Kotter telah menyenaraikan 8 langkah di dalam bukunya pada tahun 1995.Langkah-langkah berikut ialah :

Langkah Pertama : Cipta Keperluan Untuk melakukan perubahan, proses akan menjadi lebih mudah sekiranya semua ahli organisasi sedar akan kepentingannya. Semua pengurus organisasi haruslah memainkan peranan dengan membantu ahli organisasi supaya sedar akan kepentingan

perubahan.Sekiranya mereka memahami akan kepentingannya maka, motivasi untuk berubah akan terbentuk di dalam diri masing-masing. Pengurus juga perlulah jujur dengan segala masalah di dalam organisasi tetapi bukanlah bermaksud langkah ini adalah sebagai satu jalan untuk mencari kesalahan di dalam organisasi.Sebaliknya, untuk menyedarkan semua ahli tentang kebaikan untuk melakukan perubahan.Jika semua orang mempunyai kesedaran, maka proses di dalam perubahan akan berlakunya dengan sendiri dan menjadi lebih mudah untuk dicapai. Untuk langkah ini, pengurus boleh melakukan : Mengenalpasti potensi ancaman dan membina senario yang bakal berlaku di masa hadapan. Menjangkakan peluang yang akan atau boleh di eksploitasikan. Memulakan perbincangan yang jujur dari hati ke hati, dan memberi alasan yang kukuh untuk membuatkan orang lain berfikir dan meluahkan pendapat masingmasing. Mendapatkan sokongan dari pelanggan, pemegang saham dan warga organisasi untuk menguatkan hujah .

Langkah Kedua : Membentuk Pakatan yang Kuat Untuk melalui langkah kedua ini,pengurus perlu ada dua aspek penting di dalam diri iaitu :

1. Sifat kepemimpinan yang tinggi 2. Sokongan yang kuat dari semua ahli organisasi Menjadi pemimpin perubahan di dalam sesebuah orgainisasi,proses ini tidak hanya tertumpu kepada system hierarki tradisional sahaja.Pemimpin haruslah berusaha bersunggunsungguh untuk mencari pengaruh disekelilingnya.Beliau juga harus bijak memahami fikiran, keperluan dan kehendak ahlinya, ini kerana setiap ahlinya mempunyai latar belakang bidang kerja, status, kepakaran dan kepentingan politil yang berbeza.Apabila seseuatu pasukan telah Berjaya dibentuk, kama ini akan memudahkan proses perubahan yang diperlukan. Untuk melalui langkah ini, pengurus mestilah menggunakan kaedah di bawah: Kenalpasti pemimpin sebenar dalam organisasi anda Dapatkan komitmen dari key player ini. Bekerjasama dalam pasukanya dengan baik. Periksa bidang kerja pasukan anda, pastikan ianya adalah adunan dari jabatan yang berbeza dan tahap pengurusan yang berbeza dalam organisasi anda. Langkah Ketiga : Cipta Visi Perubahan Sekiranya pemimpin mahukan perubahan untuk penambahbaikan di dalam organisasinya, sudah tentu beliau telah memikirkan idea atai jalan penyelesaian yang terbaik.Idea yang ada mestilah berkaitan dengan visi organisasi.Ini adalah untuk memastikan, segala perancangan dan tindakan tidak tersasar daripada matlmat organisasi yang telah ditetapkan. Matlamat yang jelas membantu ahli organisasi untuk memahami segala tindakan yang dilakukan mestilah berfokus kepada apa yang telah dirancang.Selain itu , ia menyebabkan orang bawahan akan mudah memahami arahan dan kehendak pemimpin. Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah: Tentukan nilai utama yang ingin dicapai dalam perubahan. Buat rumusan atau ayat pendek (satu atau dua ayat) yang menggambarkan visi anda terhadap masa hadapan organisasi. Bentuk strategi untuk menjayakan visi.

Pastikan ahli pasukan dapat menerangkan visi anda dalam atau kurang dari lima minit. Selalu mengadakan latihan untuk ucapan menyampaikan visi perubahan.

Langkah Keempat : Sampaikan Visi Melalui Komunikasi Setelah matlamat dijelaskan kepada semua ahli organisasi, kebiasannya ahli akan menjadikan ia sebagai isu perbualan harian.Maka, pengurus perlulan mengambil alternatif dengan selalu berkomunikasi dengan mereka.Ini penting untuk memberi kefahaman yang lebih jelas tentang apa yang akan dilakukan. Beliau seharusnya mengunakan peluang di dalam kesempatan yang ada.Tidak hanya tertumpu kepada majlis formal sahaja seperti mesyuarat,tetapi gunakan setiap masa yang terluang sewaktu bersama mereka, contohnya seperti ahli diberi tugasan atau kerja dan waktu makan tengahari.Apabila mereka selalu diingatkan tentang tujuan perubahan, maka ia akan memudahkan proses perubahan pengurusan tersebut. Pengurus boleh enngunakan langkah ini, iaitu: Selalu memperkata dan mengingatkan tentang visi perubahan. Jujur dan menangani kerisauan dan pandangan orang lain. Aplikasikan visi dalam setiap aspek operasi kerja. Contoh melalui teladan..tunjukkan peribadi tang terbaik kepada semua ahli

Langkah Kelima : Hapuskan Halangan Apabila sudah melalui lima langkah di atas, ia bermaksud pengurus sudah berjaya membentuk stuktur perubahan.Langkah seterunya ialah, beliau mestiah memastikan tidak ada halangan dan rintangan yang boleh menghalang ke arah perubahan pengurusan.Sekiranya perkara ini tidak diberi perhatian, maka ia akan mewujudkan ahli atau golongan akan meenghalang proses tersebut.Mereka tidak akan mengikut apa yang di arah oleh pemimpin.Ini akan memberi kesan kepada matlamat yang telah dirancang dan akan menyebabkan perubahan tersebut gagal dilaksanakan.

Apa yang boleh dilakukan oleh pengurus adalah: Kenalpasti atau melantik ketua pelaksana perubahan di setiap peringkat. Pastikan struktur organisasi, deskripsi kerja dan prestasi kerja selari dengan visi anda Kenalpasti dan beri penghargaan kepada orang yang berjaya menjalankan tugasnya dengan baik dalam proses perubahan ini. Kenalpasti orang yang menentang perubahan dan bantu mereka untuk melihat apa yang sepatutnya mereka berikan kepada syarikat. Jika perlu, hapuskan halangan tersebut. (pekerja, birokrasi atau lain-lain). Langkah Keenam : Bentuk Sasaran Masa Pendek Kejayaan yang dicapai memberi impak yang besar di dalam setipa individu.Ia akan member motivasi kepada semua ahli.Kemungkinan matlamat atau sasaran yang dirancang adalah terlalu lama untuk dicapai.Sekiranya masa yang diambil terlalu lama, dikhuatiri akan member kesan yang negatif kepada semua ahli.Mereka akan merasa jemu mudah berputus asa dengan usaha yang dilakukan kerana belum merasai hasilnya. Jadi, pemimpim haruslah membentuk matlmat atau sasaran pendek dalam peoses mencapai matlamat itu.Ia akan memberi semua ahli merasai kejayaan-kejayaan kecil.Dan yang paling penting, walaupun hanyalah kejayaan kecil, ia mesti di raikan untuk memberi kegembiraan dan semangat kepasa ahli oraganisasi meneruskan perubahan yangtelah disasarkan. Untuk langkah ini pengurus mestilah : Meletakkan sasaran awal yang boleh dicapai dan dilihat Jangan meletakkan sasaran awal yang terlalu tinggi atau panjang. Ini kerana pengurus boleh mengubah mana-mana kelemahan sistem kerja yang didapati tidak sesuai dan menyedarinya dari awal lagi. Mengnalisa dan menilai kebaikan dan keburukan sasaran awal tersebut. Kegagalan mencapai sasaran awal akan menyebabkan keseluruhan proses perubahan gagal. Beri penghargaan pada setiap kejayaan awal kepada ahli yang Berjaya.

Langkah Ketujuh : Terus Bina Perubahan

Organisasi akan dianggap hebat sekiranya Berjaya melancarkan produk yang baru.Jika mampu melancarkan 10 prudok bermaksud sitem tersebut telah Berjaya dirancang dan diaplikasi oleh organisasi dengan baik dan berkesan.Untuk mencapai kejayaan seperti itu, pengurus mestilah berterusan membina dan mewujudkan perubahan dan tidak terlalu berpuas hati dengan kejayaan awal yang dicapai.Sentiasa melakukan penambahbaikan yang berterusan. Pengurus haruslah memasrikan bahawa: Selepas setiap kejayaan awal, mestilah disusuli dengan analisa apa yang telah berlaku dengan baik dan apa yang yang perlu ditingkatkan. Pelajari aplikasikan konsep kaizen, iaitu peningkatan berterusan. Kreatif dengan idea baru dan inovatif dengan membawa agen perubahan yang baru dan ketua pakatan agen perubahan yang baru.

Langkah Kelapan : Kukuhkan Perubahan Ke Dalam budaya Langkah yang ke lapan iaitu yang terakhir mesti dilaksanakan oleh pengurus adalah beliau perlu satukan, mantapkan, dan kukuhkan perubahan yang telah dirancang dan akan dilaksanakan untuk organisasi supaya ianya menjadi satu budaya.Budaya organisasi adalah kayu ukur hasil daripada usaha yang dilaksanakan,Perubahan yang disasarkan mestilah memberi kesan positif di dalam organisasi dan ahlinya. Jangan tinggalkan usaha yang telah dilakukan kerana ia membolehkan pengurus menilai perubahan tersebut ada di dalam semua aspek organisasi.Sekiranya semua ahli bersatu hati dan matlamat itu berfokus ia akan menyebabkan perubahan tersebut menjadi semakin berkesan. Pengurus juga tidak boleh terlepas pandang untuk memastikan setiap ketua jabatan dan kumpulan sentiasa menyokong perubahan tersebut.Pastikan semua staf samada lama atau baru sentiasa berada di dalam kelompok yang membantu dan sentiasamenyokong usaha perubahan pengurusan organisasi.Mereka ini adakah kumpulan penting yang perlu bersamasama berganding bahu untuk mencapai perubahan.Jika golongan ini tidak turut serta,mungkin

pengurus terpaksa memulakan proses perubahan dari langkah pertama semula.Ini akan membuang masa dan meberi kesan negatif kepada pengurusan sesebuah organisasi. Bagi memastikan perubahan pengursan terlaksana,seseorang pengurus haruslah : Memberi penerangan tentang kemajuan perubahan pada setiap kesempatan yang ada. Sampaikan dan hebahkan cerita tentang kejayaan proses perubahan itu dan ulanginya. Malah boleh juga diceritakan kejayaan perubahan yang sama jika ada berlaku di tempat atau organisasi lain. Beri penerangan dan kefahaman tentang idea dan nilai perubahan yang berlaku kepada staf baru. mengenal pasti watak penting dalam kejayaan perubahan. Pastikan semua warga organisasi mengenang sumbangan watak penting yang telah menjayakan kejayaan perubahan tersebut.