Penulisan

JABATAN PENGAJIAN UMUM

Khairul Azlan TaibBSc .(hons) UiTM

1. Surat kiriman rasmi mempunyai format yang khusus.

2. Format surat rasmi mempunyai ciri-ciri teknikal tertentu.

3. Surat kiriman rasmi mestilah bersifat formal dan tidak menyentuh perkara-perkara peribadi.

4. Gunakanlah bahasa yang mudah, tepat dan padat. Bahasa yang digunakan mestilah baku dan betul dari segi ejaan dan tanda baca.

5. Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan peribahasa dalam penulisan

(a) Surat aduan   (b) Surat rayuan   (c) Surat memesan barangan   (d) Surat undangan menghadiri

mesyuarat- mesyuarat yang penting dan rasmi

(e) Surat permohonan (f) Surat pekeliling

Alamat pengirim Ditulis di sebelah kiri bahagian atas surat

Garis panjang melintang Dibuat di bawah alamat pengirim

Nama dan alamat penerima Ditulis di bawah garis melintang Baris akhir alamat digariskan

Tarikh Ditulis disebelah kanan surat (huruf besar) Sebaris dengan baris akhir alamat penerima

Panggilan hormat penerima Ditulis di bawah alamat penerima Dibubuh koma (,) di hujungnya

Perkara Ditulis selepas panggilan hormat penerima & digarisi Huruf besar digunakan di setiap awal kata & tiada

nokhtah(.) dihujungnya

Isi-isi Perenggan pertama & akhir tidak dibubuh nombor Ditulis dari tepi surat Hanya perenggan kedua & seterusnya dibubuh nombor Ditulis jarak sedikit daripada nombor

Pengakuan & tandatangan pengirim Ditulis dibahagian kiri bawah surat

Nama & jawatan pengirim Nama ditulis di bawah tangdatangan dengan huruf besar

sepenuhnya dan dibubuh kurungan Jawatan ditulis dibawah nama & Huruf besar digunakan

di setiap awal kata

Minit Mesyuarat adalah satu bentuk pelaporan mengenai turutan [kronologi] perbincangan rancangan-keputusan gerak kerja sebelum, semasa dan selepas suatu program berlangsung.

Kronologi ini amat penting sebagai suatu rujukan semasa Jawatan Kuasa Pelaksana Program.

Minit Mesyuarat bagi mesyuarat yang sebelumnya perlu diedarkan sebelum mesyuarat selanjutnya [jika ada] untuk bacaan dan semakan ahli-ahli mesyuarat yang dijemput.

Seterusnya, semua catitan hendaklah direkodkan oleh Setiausaha atau timbalannya dan disahkan kemudian oleh Pengarah program.

Tulen Lengkap Tepat Sahih Berstruktur

01. Tajuk Minit(Nyatakan minit mesyuarat beserta bilangan)

02. Maklumat Mesyuarata. Tarikhb. Masac. Tempat

03. Kehadirana. Ahli-ahli yang hadirb. Tidak hadir dengan kenyataan

04. Perkaraa. Ucapan alu-aluan Pengerusi Majlis*b. Pengesahan minit mesyuarat yang laluc. Perkara-perkara yang dibincangkan seperti dalam agendad. Hal-hal lain (Nyatakan dengan ringkas, padat dan tepat)

*Pengerusi Majlis [MC] biasanya ialah Timb. Setiausaha. Jika tiada, ianya akan diambil alih oleh Pengarah Program.

05. Tindakan / Makluman(Nyatakan tindakan / makluman bagi setiap perkara untuk rujukan)

06. Penangguhan Mesyuarat(Nyatakan masa penangguhan mesyuarat)

07. Tandatangana. Pencatit (Semakan) -- Setiausahab. Pengesah (Pengesahan) -- Pengarah / Pengerusi Program

(Nyatakan nama, jawatan dan tarikh**)

**Ditulis berdekatan dengan tandatangan

Dokumen yang digunakan bagi menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca tertentu. Maklumat yang dipaparkan harus mengambil kira aspek ketepatan dan kepadatan disamping disusun dengan sistematik serta mencapai objektif yang ditetapkan.

~Ellis dan Hopkins (1985)

Stuktur dan gaya yang formal (format khas meliputi tajuk, m/surat, pengenalan ringkas,

isi, senarai cadangan, penutup dan lampiran)

Pembentangan yang berilustrasi (gambarajah, carta, graf)

Pernyataan pendapat (penulis akan membuat kesimpulan setelah mengkaji,

menilai dan mengupas bukti-bukti yg diketengahkan)

Fungsi laporan (satu dokumen bertulis jika penulisnya memahami

keperluan pembaca dan mengemukakan butiran yg sesuai)

Perkara / Isi Kandungan

a. Nama Projek / Aktiviti

b. Pendahuluan

c. Tarikh / Masa

d. Tempat

e. Perasmi Pembukaan

f. Perasmi Penutupan

g. Penyertaan

h. Perjalanan Projek / Aktiviti beserta perincian

i. Penilaian Projek / Aktiviti- Sama ada mencapai objektif atau tidak- Masalah yang dihadapi (sebelum, semasa dan selepas)- Cadangan memperbaiki

j. Gambar-gambar terpilih

Hasil utama ttg sesuatu yg dicatat utk Hasil utama ttg sesuatu yg dicatat utk dikemukakan kpd ssbuah kumpulan dikemukakan kpd ssbuah kumpulan @org ramai dlm ssuatu bgkel @ seminar.@org ramai dlm ssuatu bgkel @ seminar.

K.kerja jg dibntangkan utk urusan2 lain K.kerja jg dibntangkan utk urusan2 lain spt perancangan ssuatu projek, kajian spt perancangan ssuatu projek, kajian dan penyelidikan.dan penyelidikan.

Terdapat 3 peringkat iaitu sebelum, semasa dan selepas menulis.

SEBELUM- tentukan tujuan utama dan audien yg menjadi sasaran.- kumpulkan data t,kini melalui rujukan p,pustakaan dan penyelidikan.

SEMASA- draf - tentukan idea dalam setiap perenggan- pastikan wujudnya kesinambungan dalam penulisan-tentukan istilah2 teknikal diberi penjelasan

SELEPAS- sebelum menaip @ m,cetak manuskrip hendaklah disunting @diedit- pastikan kertas kerja itu m,menuhi kehendak audien dan sasaran

01. Tajuk Kertas KerjaTajuk hendaklah jelas dan menggambarkan matlamat / objektif program.

02. TujuanNyatakan dengan jelas tujuan kertas kerja disediakan sama ada;- Kelulusan / Makluman / Perbincangan / Lain-lain.- Untuk siapa dikemukakan.

03. ObjektifNyatakan objektif / matlamat yang ingin dicapai.- Dinyatakan mengikut keutamaan [maksimum 5].

04. Maklumat Projek- Tarikh / Hari- Masa- Tempat- Kerjasama / Bantuan mnna-mana pihak- Tema

05. PenyertaanNyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada pelajar pengajian tinggi, kakitangan, pelajar sekolah, masyarakat umum atau lain-lain.

06. Jawatan Kuasa Pelaksana / Penganjur- Carta Organisasi- Struktur Organisasi [lengkap dengan nama penuh, No. Pelajar dan Jawatan]- Peranan dan Tugas Ahli Jawatan Kuasa

07. Aturcara ProgramNyatakan tentatif program yang terperinci dari awal hingga akhir program termasuk acara Perasmian dan Penutup dengan memasukkan maklumat terperinci, Perasmi dan Jawatan, Penceramah, Tajuk Syarahan dan lain-lain.

08. PenceramahSenaraikan cadangan nama penceramah / pembentang / pengerusi beserta maklumat terperinci seperti alamat, pekerjaan, alamat majikan dan lain-lain.

09. SokonganPerlu dikemukakan terlebih dahulu kepada Dekan / Pengetua / Penasihat / YDP MPP - mana yang berkenaan bagi tujuan komen / pandangan dan sokongan.

10. Belanjawan- Anggaran Pendapatan- Anggaran Perbelanjaan [Nyatakan dengan terperinci]

11. PenutupNyatakan harapan dan terima kasih atas pertimbangan untuk diluluskan / seumpamanya. Tulis nama, jawatan dan tandatangan Pengerusi / Pengarah Program.

Sekian….Terima Kasih!!!!