BAB 4

SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER

USER BUSINESS SYSTEM (UBS)

COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM

4.1 Pengenalan

Penggunaan komputer untuk membuat sesuatu urusan adalah perkara biasa

dan manjadi normal masyarakat sekarang. Penggunaan komputer akan

mempercepatkan sesuatu urusan disiapkan di samping mudah untuk disemak

semula jika berlaku apa-apa kesilapan atau perubahan. Begitu juga dengan

sistem perakaunan. Penggunaan komputer untuk memasukkan proses key-in

akaun-akaun kini digunakan secara berleluasa. Sebenarnya terdapat banyak

perisian yang berkaitan dengan perakaunan seperti Bookkeeping, Mr. Account,

Microsoft Excel dan sebagainya. Tetapi semasa saya menjalankan latihan

industri di LQ Management Service Sdn. Bhd., hanya UBS Computerised

Accounting System sahaja digunakan untuk membuat akaun.

52

UBS Computerised Accounting System melakukan proses penyimpanan

rekod-rekod kewangan dan laporan-laporan kewangan, dimana ia biasa

ditemui dalam operasi merekod akaun secara manual. UBS ialah satu

perisian perakaunan berkomputer yang komprehensif kerana bentuk

perisiannya yang sesuai untuk semua jenis perniagaan. UBS

Computerised Accounting System ialah satu pakej penyelesaian

kewangan yang fleksibel. UBS membolehkan kita untuk membina dan

mengekalkan keseluruhan set akaun. Ia mengandungi 3 modul iaitu

General Ledger (GL), Debtors Ledger (AR) & Creditor Ledger (AP)

Di dalam UBS, kita hanya perlu memasukkan data kewangan daripada

sumber dokumen, dengan serta merta kita boleh memperolehi senarai

jurnal, lejar dan semua laporan kewangan yang di perlukan. UBS

Computerised Accounting System boleh digunakan oleh sesiapa sahaja,

mereka hanya perlu mempunyai sedikit pengetahuan berkaitan asas

perakaunan dan komputer. Untuk memasukkan sistem perakaunan UBS

ini, sesebuah komputer itu mestilah mempunyai sistem minimum seperti

Tetikus ( Mouse ), Pencetak kertas ( Printer ), Window 98 SE, Win2000,

WinXP dan ke atas, Pentium 11 266Mhz / ke atas, 128MB memori / ke

atas, 800MB ‘disk space’ / ke atas, 1 ‘Floppy Disk Drive’, 1 ‘CD ROM Drive

4.2 Langkah Penyediaan Sistem Perakaunan UBS

Sesiapa yang akan menggunakan UBS Computerised Accounting System

perlulah memastikan bahawa ia sudah dipasang dalam komputer. Langkah

penggunaan akan diterangkan secara terperinci seperti berikut:

i. Klik butang Start, pilih all programs, pilih UBS Software dan klik pada UBS

Accounting System 9.0 atau klik dua kali pada icon UBS Accounting yang

muncul di desktop.

53

ii. Kotak sistem perakaunan di bawah akan muncul. Kemudian klik butang Add

dan taip masuk Company name atau nama syarikat serta Directory.

Seterusnya klik Save dan Cancel. Syarikat yang saya pilih adalah The Sant

Record Sdn. Bhd. seperti berikut.

Rajah 4.1: Penyediaan akaun melalui UBS Computerised Accounting

System dilindungi direktori tertentu

iii. Pilih syarikat The Sant Record Sdn. Bhd. dan klik Select. Kotak Generate

Data Files akan muncul dan klik OK.

Rajah 4.2: Cara pemprosesan data yang belum disediakan sebelum ini

54

iv. Selepas itu, kotak UBS Computerised Accounting System akan keluar,

maka saya dikehendaki memasukan kata laluan di ruang password. Jika

tiada pertukaran kata laluan, semuanya akan ditaip UBS tetapi ia akan

muncul dalam bentuk ***.

Rajah 4.3: Bahagian hadapan UBS Computerised Accounting System

dan dilindungi dengan kata laluan

Nota: Kata laluan adalah fungsi keselamatan yang penting. Dalam UBS

Computerised Accounting System, terdapat 5 nombor pin iaitu 0, 1, 2, 3,

dan 4 yang mana setiap nombor pin mempunyai fungsinya masing-

masing. No. pin ‘0’ paling sesuai digunakan kerana semua kakitangan

pengurus dibenarkan membuka sistem ini di samping ia membolehkan

pengguna menggunakan semua fungsi dalam sistem ini. Manakala untuk

mengelakkan berlakunya pencerobohan maklumat penting, nombor pin 1,

2, 3 dan 4 boleh digunakan. Tetapi nombor ini tidak membenarkan

pengguna memasuki ke beberapa fungsi yang terdapat dalam sistem

UBS. Selain itu, sebagai permulaan perakaunan, kata laluan bagi setiap

no pin adalah UBS. Penukaran kata laluan boleh dibuat sekiranya

pengguna tidak mahu pengguna lain menggunakan maklumat perakaunan

yang dibuatnya. Penukaran kata laluan perlu melalui Boss Menu.

55

v. Setelah memasukan kata laluan, menu utama UBS Computerised

Accounting System akan muncul seperti berikut.

Rajah 4.4: Transaksi dan maklumat yang terdapat dalam

UBS Computerised Accounting System

4.3 Masukkan Data Syarikat Baru

Maklumat atau data sesebuat syarikat perlulah dimasukkan dalan general

setting terlebih dahuu sebelum sesuatu transaksi dimulakan. Langkah

memasukkan data syarikat baru adalah seperti berikut:

i. Klik pada Housekeeping Run Setup General Setting Pages 1

ii. Company Name – Nama penuh syarikat mesti direkod sebelum transaksi

dimulakan.

56

iii. Address – Alamat perlu dimasukkan supaya dapat mengetahui lokasi

sesebuah syarikat itu beroperasi.

iv. Debtor Account Groups – Jika hanya terdapat penghutang perdagangan

sahaja dalam ruang ini tidak perlu diubah tetapi jika terdapat penghutang

pelbagai ruang ini perlu diubah berdasarkan kod akaun yang sesuai.

v. Creditors Account Groups – Jika hanya terdapat pemiutang perdagangan

sahaja dalam ruang ini tidak perlu diubah tetapi jika terdapat pemiutang

pelbagai ruang ini perlu diubah berdasarkan kod akaun yang sesuai.

vi. Last Accounting Year – Tarikh akhir perakaunan yang ditutup pada tahun

lepas.

vii. Starting dan Closing Period – Tarikh awal bermulanya perakaunan dan

tarikh akhir akaun ditutup pada tahun semasa.

viii. This Accounting Year – Tempoh ini berdasarkan tempoh akaun yang

ditentukan pada tarikh akhir perakaunan dan dan tempoh mula dan tutup

akaun.

Rajah 4.5: General Setting

57

4.4 Mencipta Akaun Lejar

Setiap akaun dalam UBS Computerised Accounting System mestilah

mempunyai kod masing-masing yang berbeza antara satu sama lain. Format

kod yang di gunakan dalam sistem perakaunan ini adalah xxxx/xxx. Langkah

untuk menyediakan lejar adalah seperti berikut:

i. Klik pada General General Ledger A/C Maintenance, dan klik butang

Add.

ii. Account Number – Kod sesuatu akaun.

iii. A/C Description – Masukkan nama atau tajuk akaun yang sesuai.

iv. Special Account – Kod akaun khusus diberikan ketika sesuatu akaun

memerlukan kesan atau fungsi tertentu dalam laporan.

v. Account Type – Huruf dalam bahagian ini yang ditanda menunjukkan jenis

akaun. Semua jenis akaun akan dikelaskan dalam dua kategori utama,

iaitu Kunci Kira-kira dan Akaun Pendapatan dan Perbelanjaan.

Rajah 4.6: General Ledger Account Maintenance

58

Nota: Kaedah manual perakaunan biasanya akan menggunakan format ‘T’

kerana mudah dalam membuat perbandingan dan proses penyemakan.

Tetapi dalam UBS Computerised Accounting System, setiap akaun akan

mempunyai satu kod yang tersendiri. Penggunanya perlu menentukan

nombor akaun untuk setiap akaun lejar dan cabang-cabang akaun yang lain.

Bentuk nombor akaun adalah:

AAAA / BBB kod utama kod kedua

Asas lejar bagi UBS Computerised Accounting System adalah

No. Akaun Akaun Berkaitan Jenis Akaun

1xxx/xxx Modal, Ambilan, Liabiliti Jangka Panjang A,B,C

2xxx/xxx Aset Tetap, Peruntukan Susut Nilai D,E

3xxx/xxx Aset Semasa, Belanja Terdahulu F

4xxx/xxx Liabiliti Semasa, Belanja Terakru G

5xxx/xxx Jualan, Pendapatan, Pulangan Jualan H,I,L,S

6xxx/xxx Semua akaun di bawah ‘Kos Barang Dijual’ J

7xxx/xxx Akaun Perkilangan J

8xxx/xxx Cukai, Derma P,T

9xxx/xxx Belanja, Susut Nilai M

Jenis akaun dalam UBS Computerised Accounting System akan ditunjukkan seperti

dalam rajah di bawah.

Rajah 4.7: Jenis akaun

59

4.5 Menguruskan Jurnal

Jurnal ialah buku catatan pertama untuk merekodkan urus niaga tertentu yang

sama kategori atau boleh disatukan dalam akaun yang sama. Sebelum sesuatu

transaksi dalam UBS Computerised Accounting System, pengguna perlu

merancang dan menguruskan jurnal mengikut kesesuaian akaun. Langkah

mengurus jurnal adalah seperti berikut:

i. Pergi ke Transaction Organize Batch, klik pada butang Add.

ii. Masukkan Tajuk Jurnal dan tekan Enter untuk tajuk yang seterusnya.

iii. Masukkan tajuk jurnal yang seterusnya. Jika jurnal sudah cukup jangan

tekan Enter.

iv. Klik pada butang Exit.

Rajah 4.8: Organise Batches

Nota: Jika transaksi yang dibuat lebih daripada satu bukan maka ia perlu diasingkan

mengikut bulan yang berlaku dan jurnal pula akan dibahagikan mengikut bulan.

60

4.6 Memasukkan Baki Awal

Pengguna perlulah memasukkan baki awal atau baki bawa bawah di bahagian

opening balance berdasarkan akaun kunci kira-kira perniagaan untuk tahun

sebelumnya. Ini amat penting untuk mendapatkan jumlah yang tepat serta baki

akhirnya adalah sama. Contohnya, jika kita tersalah memasukkan nilai di

opening balance, nilai pada akaun bank tidak sama dengan nilai di penyata

bank.

Rajah4.9: Enter Opening Balance

4.7 Memasukkan Transaksi

Dalam UBS Computerised Accounting System, terdapat dua kaedah untuk

merekodkan sesuatu transaksi atau akaun, iaitu kaedah Add Entry dan kaedah

Quick Entry. Add Entry adalah kaedah yang mana transaksi perlu direkod satu

persatu. Manakala kaedah Quick Entry adalah kaedah yang mana akaun akan

dikontrakan dengan bergunya secara automatik. Di firma yang saya menjalani

latihan industri biasanya akan menggunakan kaedah Quick Entry kerana dapat

menjimatkan masa serta jarang berlaku kesilapan. Tetapi kaedah Add Entry

61

juga akan digunakan bagi sesuatu transaksi yang memerlukan banyak akaun.

Di bahagian ini saya hanya akan menerangkan tentang kaedah Quick Entry

sahaja. Langkah untuk memasukkan transaksi adalah:

i. Pergi ke Transaction Transaction File Maintenance.

ii. Kotak Transaction File Maintenance akan muncul dan klik pada butang

Quick.

iii. Masukkan Master Account iaitu akan yang ditetapkan untuk dikontrakan

secara automatik apabila tansaksi dimasukkan.

iv. Klik butang OK.

Rajah 4.10: Menetapkan Master Account

Setelah menetapkan Master Account, kotak Transaction File Maintenance akan

muncul semula dengan menunjukkan Master Account yang telah ditetapkan

sekali. Pengguna perlu memasukkan maklumat-maklumat berikut dalam kotak

tersebut untuk merekodkan transaksi.

i. Batch No. – Tetapkan journal yang berkaitan dengan transaksi.

ii. Period – Pilih sesuatu tempoh perakaunan yang berkaitan.

62

iii. Date – Tarikh berlakunya sesuatu transaksi.

iv. A/C No. – Nombor akaun yang telah ditetapkan pada bahagian permulaan.

v. Ref. No. – Nombor rujukan yang terdapat dalam dokumen sumber.

vi. Desp. – Merupakan tajuk akaun yang berkaitan.

vii. Amount – Masukkan nilai transaksi berdasarkan dokumen sumber.

Rajah 4.11: Transaction File Maintenance

4.8 Melihat dan Mencetak Laporan

Setelah siap merekodkan semua transaksi, pengguna boleh melihat laporan

perakaunan yang telah dibuat tadi. Dalam UBS Computerised Accounting

System terdapat banyak laporan perakaunan yang telah disediakan secara

automatik oleh sistem setelah pengguna memasukan atau merekodkan

transaksi. Antaranya ialah lejar, imbangan duga, akaun untung dan rugi, kunci

kira-kira, akaun perkilangan dan sebagainya. Langkah untuk melihat laporan

perakaunan adalah seperti berikut:

i. Pergi ke menu Report dan klik sekali.

63

ii. Pilih mana-mana akaun yang anda ingini untuk melihat laporannya.

Rajah 4.12: Menu Laporan Perakaunan

4.9 Memadam Transaksi dan Menghapuskan

Kesilapan yang terdapat dalam UBS Computerised Accounting System boleh

dipadam dan dihapuskannya daripada laporan yang akan dicetakan. Langkah

pertama adalah pengguna perlu mencari transaksi yang tersilap dan ingin

padamkan tersebut. Apabila sudah dapat transaksi tersebut, pengguna perlulah

memenuhkan simbol ‘************’ pada ruang Ref. No. menggantikan nombor

rujukan yang telah dimasukan sebelum ini manakala dalam ruang Amount pula

sama ada debit atau kredit perlulah kosongkan. Kemudian tekan Save.

Kemudian, pengguna perlu ke menu Housekeeping dan klik pada Clear file/

generate sample chart dan klik butang OK. Transaksi tadi akan dihapuskan.

64

Rajah 4.13: Memadam sesuatu transaksi

4.10 Backup dan Restore

Maklumat perakaunan yang telah direkodkan atau dimasukan dalam UBS

Computerised Acounting System secara automatik akan simpat dalam Hard

Dick Drives C: tetapi pengguna juga boleh menyimpannya dalam kepingan

CD, pendrive, disket atau cakeram padat lain apabila selesai menyediakan

akaun tersebut. Ia perlu melalui proses Backup dan Restore. Backup ada

proses menyimpan maklumat perakaunan manakala Restore pula adalah

proses memanggil balik maklumat perakaunan yang disimpan dalam penyimpan

lain.

Untuk menyimpan maklumat perakaunan ke dalam disket contohnya, pengguna

perlulah mengikut langkah-langkah seperti berikut.:

i. Pilih menu Periodic dan klik pada Backup.

ii. Pilih Diskette Drive. Biasanya di Hard Disk Drives C:

65

iii. Tentukan Harddisk Directory iaitu lokasi untuk menyimpan maklumat

perakaunan.

iv. Klik Backup.

Rajah 4.14: Kotak Backup

Manakala untuk mengembalikan maklumat perakaunan yang disimpan dalam

cakera keras, pengguna perlu mengikut langkah-langkah berikut:

i. Pilih menu Periodic dan klik pada Backup.

ii. Pilih Diskette Drive. Biasanya C:.

iii. Tentukan Harddisk Directory iaitu lokasi maklumat perakaunan tersebut

disimpan.

iv. Klik Restore.

v. Masukkan perkataan ‘RESTORE’ dalam ruang diatas butang Restore.

vi. Klik Restore sekali lagi.

66

Rajah 4.15: Kotak Restore

67