BAB 3 PERAKAUNAN

3.1

Pengenalan Dipercayai rekod perakaunan yang paling awal telah wujud sejak zaman tamadun purba iaitu di Babylonia pada tahun 3,500 S.M. Pada tahun 2,300 S.M., rekod perakaunan didapati dibuat di atas kepingan tanah liat. Perkembangan selanjutnya berlaku di Mesir pada tahun 400 S.M. dengan ciptaan papyrus, iaitu kertas dan calamus atau pen. Pada abad ke-5 dan ke-6 S.M., sistem kewangan telah digunakan dan urus niaga direkod dalam nilai wang. Luca Pacioli, seorang ahli matemetik dan rahib Francisca telah dikenali sebagai Bapa Perakaunan kerana penerbitan sebuah buku matematik yang dinamakan Summa De Arithmetica, Geometrica, Proportioni et Propotionalita di Venice pada tahun 1495 mempunyai kandungan asas perakaunan simpan kira yang berdasarkan catatan bergu yang diamalkan sehingga kini dan dikenali sebagai Kaedah Vanice. Dengan adanya Revolusi Perindustrian di England pada pertengahan abad ke-18, perniagaan dan perkembangan berkembang dengan pesat. Bidang perakaunan turut mengalami perkembangan.

23

Perakaunan ialah satu proses menyediakan maklumat mengenai kedudukan kewangan dan hasil kendalian sesebuah entiti untuk membantu pihak-pihak yang berkepantingan membuat keputusan. Perakaunan merangkumi simpan kira dan memproseskan data perakaunan seperti mengelas, menganalisis, mentafsir, malaporkan data mengenai peristiwa dan urusniaga yang bersifat ekonomi dengan tujuan untuk memberikan maklumat mengenai kedudukan kewangan dan hasil kendalian sesebuah entiti serta untuk membuat perancangan masa hadapan. Secara ringkasnya ia melibatkan proses mengelas, merekod dan meringkaskan urus niaga dalam ukuran wang. Kerja perakaunan ini perlu dilakukan oleh setiap badan perniagaan yang ditubuhkan untuk menjalankan perniagaan atau apa sahaja bentuk urusan yang mendatangkan keuntungan. Setiap badan perniagaan iaitu milikan tunggal, perkongsian dan syarikat yang berdaftar diwajibkan untuk penyediakan penyata kewangan seperti mana yang diperuntukan dalam undang-undang. Tujuan utama proses membuat akaun adalah untuk mengenalpasti prestasi syarikat tersebut dalam menjalankan aktiviti perniagannya untuk mendapatkan keuntungan yang maksimum. Biasanya kerja perakaunan ini akan dilakukan oleh akauntan dalam syarikat, penolong akauntan atau kerani akaun dalam syarikat sahaja. Kerja perakaunan ini merangkumi penyediaan Akaun Untung Rugi serta Kunci Kira-Kira berpandu kepada jumlah pendapatan serta perbelanjaan sesebuah syarikat untuk satu jangka masa tertentu. Untuk menyediakan kerja perakaunan, terlebih dahulu saya akan mendapatkan semua bahan rujukan dan maklumat kewangan yang berkaitan seperti buku tunai, resit-resit, baucerbaucer penerimaan dan pembayaran, buku-buku invois, penyata bank, fail-fail yang berkaitan seperti fail insurans, dan fail pemiutang sewabeli serta pungutan-pungutan cek daripada pihak pelanggan. Tujuan mendapatkan maklumat seperti di atas adalah untuk membantu dalam penyediaan buku catatan pertama, lejar am dan akaun penamat (Akaun

24

Perdagangan dan Akaun Untung Rugi) serta Kunci Kira-Kira bagi tahun perakaunan kewangan sesebuah syarikat. Untuk menyenangkan kerja perekodan di dalam buku tunai semua bahan rujukan dan maklumat kewangan ini perlu dibahagikan mengikut bulan atau mengikut nombor siri yang terdapat di buku-buku tersebut. Ini adalah kerana catatan dimasukkan ke dalam buku tunai secara bulanan. Perakaunan merupakan satu rekod yang meliputi proses simpan kira dan penyediaan maklumat perakaunan untuk kegunaan pihak yang berkepentingan yang terdiri daripada pemiutang, jurubank, Lembaga Hasil Dalam Negeri, pesaing, pemilik, pekerja, dan lain-lain lagi. Pihak yang berkepentingan ini akan membuat keputusan yang berkaitan dengan operasi perniagaan dengan adanya perakaunan ini. Perakaunan bukan sahaja setakat merekod urusniaga sematamata, ia juga menitikberatkan soal penggunaan, analisis dan taksiran rekodrekod urusniaga. Ia digunakan dalam amalan perniagaan untuk menerangkan urusniaga yang dibuat oleh pelbagai jenis organisasi. Akaun biasanya disediakan bagi perniagaan milikan tunggal, syarikat sendirian berhad dan perkongsian. Setiap tahun pelanggan perlu menghantar dokumen perniagaan untuk akaun yang akan disediakan pada tahun tersebut. Dokumen yang dihantar oleh pelanggan akan disemak. Kemudian semua dokumen yang dihantar akan disenaraikan dalam Borong Pengesahan Penerimaan. Borang tersebut perlu ditandatangani oleh pelanggan. Salinan borang tersebut akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penyerahan dokumen perniagaan bagi tujuan penyediaan akaun. Salinan asal akan disimpan oleh firma. Antara dokumen-dokumen yang diperlukan bagi penyediaan akaun adalah penyata bank, keratan buku cek, senarai perbelanjaandan penerimaan tunia, resit, penyata pinjaman dan lain-lain yang berkaitan. Oleh itu, perakaunan adalah satu budang yang agak penting sekali dalam memainkan peranan dalam bidang kewangan bagi sesebuah badan perniagaan.

25

3.2

Tujuan Perakaunan Perakaunan mempunyai beberapa tujuan, antaranya ialah:-

a. Proses perakaunan memberi maklumat yang berkaitan denganperniagaan kepada pihak yang berkaitan dan berkepentingan untuk membuat perancangan dan tindakan seterusnya. b. Perakaunan akan menjadi pengawalan dan pengawasan yang berkesan bagi sesuatu urusniaga kewangan iaitu dengan mancatat, mengkelas, meringkas dan mentafsir semua urus niaga tersebut.

c. Penyata kewangan bukan sahaja dianalisis bagi mengetahui keputusankeputusan yeng lepas, tetapi juga dapat menolong pihak pengurusan merangka strategi dan polisi perniagaan pada masa hadapan. d. Kedudukan dan stabiliti sesuatu perniagaan dapat ditakrifkan melalui maklumat-maklumat daripada laporan kewangan dan penyata-penyata pada akhir tahun.

3.3

Kaedah Perakaunan Terdapat tiga kaedah untuk memproses data perakaunan iaitu kaedah manual, kaedah mekanikal dan kaedah elektronik. Walaupun kaedah adalah berbeza, malah asasnya adalah sama iaitu semua urus niaga direkod berdasarkan catatan bergu. Perbezaannya adalah dari segi pengumpulan data, penyimpanan data dan kelajuan data diproses. Kaedah manual tidak dibantu oleh alat mekanikal. Seluruh operasi perakaunan dilakukan secara manual atau tangan. Kaedah ini sesuai untuk perniagaan secara kecil-kecilan misalnya menjaja. Kelemahan kaedah ini adalah lambat. Banyak masa dan tenaga diperlukan untuk membuat kerja seperti merekod dan

26

mengira. Kekerapan mengira dan menghitung boleh menyebabkan berlakunya kesilapan merekod. Kaedah mekanikal pula dibantu oleh alat mekanikal seperti mesin taip sebagai alat merekod, abakus, kalkulator dan mesin daftar tunai sebagai alat menghitung. Alat bantu perakaunan bukan satu kaedah perakaunan tetapi merupakan alat mengira (atau merekod) yang memudahkan kerja penghitungan. Kaedah ini sesuai untuk perniagaan sederhana seperti perniagaan borong. Kebaikan kaedah mekanikal berbanding dengan kaedah manual ialah masa pemprosesan data perakaunan dapat dijimatkan dan kesilapan menghitung dapat dikurangkan. Kaedah pemprosesan data yang lebih canggih ialah kaedah elektronik yang menggunakan komputer. Kelemahan kaedah manual dan kaedah mekanikal membawa kepada kaedah elektronik. Dengan kaedah elektronik, maklumat perniagaan yang tepat dan kemas kini boleh diketahui dengan lebih cepat. Kaedah ini sesuai untuk perniagaan yang besar kerana kos pemasangan, kos perkakasan dan kos penyelenggaraan sangat tinggi.

3.4

Pengguna-Pengguna Maklumat Kewangan Penguna maklumat perakaunan boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu pengguna dalaman dan penguna luaran.

3.4.1

Pengguna Dalaman Pengguna dalaman maklumat kewangan terdiri daripada mereka yang yang mengurus dan mengendalikan perniagaan. Pengguna dalaman terdiri daripada pemilik, Pegawai Pengeluaran, Pegawai Pemasaran,. Pengurus dan lain-lain. Pengurus perniagaan menggunakan maklumat tersebut untuk menetapkan matlamat organisasi, menilai pencapaian

27

matlamat dan membuat tindakan pembetulan. Pemilik perniaagaan juga menggunakan maklumat kewangan untuk mengetahui keuntungan atau pulangan yang dihasilkan oleh modal yang telah dilaburkan oleh pemilik dalam perniagaan.

3.4.2

Pengguna Luaran Pengguna luaran pula adalah pengguna yang berada di luar daripada perniagaan. Pengguna luaran adalah seperti:i. Pemiutang Pemiutang bagi sesebuah perniagaan memerlukan maklumatmaklumat kewangan perniagaan daripada pihak yang berurusan dengannya untuk mengetahui kekukuhan periagaan dari segi kemampuan perniagaan menyelesaikan hutangnya sebelum memberikan kemudahan kredit. ii. Bank Pihak bank memerlukan maklumat-maklumat kewangan sesubuah perniagaan untuk mengetahui dan mengenalpasti kemampuan perniagaan untuk membayar balik pinjaman yang dibuat pada masa hadapan sebelum meluluskan permohonan pinjaman yang diingini. iii. Pihak berkuasa cukai Pihak berkuasa cukai seperti Lembaga Hasih Dalam Negeri memerlukan maklumat-maklumat kewangan untuk menentukan cukai yang perlu dibayar oleh perniaga yang mana ia ditentukan dengan menggunakan maklumat kewangan tersebut untuk

28

menganalisis dan memnentuan cukai yang perlu dibayar mengikut nisbah yang ditetapkan dalam setahun. iv. Pelabur Pera pelabur memerlukan maklumat kewangan untuk menganalisis dan menilai hasil yang bakal diperolehi daripada pelaburan dalam perniagaan tersebt dan membuat keputusan sama ada untuk mengekalkan pelaburan atau menjual kepentingan kewangan mereka. Mereka ingin mengetahui keuntungan masa akan depan syarikat untuk menilai pendapatan yang boleh diperoleh daripada pelaburannya. v. Bakal Pelabur Pihak yang bakal menjadi pelabur dalam sesuatu syarikat itu memerlukan maklumat kewangan untuk melihat prestasi perniagaan sebelum membuat keputusan untuk melabur atau tidak.

3.5

Kitaran Perakaunan Maklumat perniagaan bagi sesuatu entiti boleh disediakan melalui beberapa proses perakaunan yang dikenali sebagai kitaran perakaunan. Ianya bermula daripada dokumen sumber (dokumen sokongan) dan akan berakhir dengan penyediaan akaun penamat dan Kunci Kira-kira. Kitaran perakaunan dilengkapkan dalam suatu tempoh tertentu dan akan berulang pada tempoh perakaunan yang berikutnya bagi setiap tahun yang anjalankan perniagaan. Sesiapa sahaja yang melakukan kerja akaun termasuklah saya yang melakukan kerja-kerja perakaunan di LQ Management Service Sdn. Bhd. perlulah mengikut langkah-langkah ini supaya proses membuat akaun dapat dijalankan berdasarkan standard yang telah ditetapkan ini. Kitaran Perakaunan adalah seperti berikut:

29

Dokumen perniagaan

Catatan Penutup

Buku Catatan Pertama

Penyediaan Penyata Kewangan

Pengeposan ke Lejar

Imbangan Duga Terselaras

Imbangan Duga

Pelarasan Rajah 3.1: Kitaran Perakaunan i. Dokumen Perniagaan Dokumen punca membuktikan bahawa sesuatu urus niaga telah berlaku. Maklumat urusniaga diperoleh daripada dokumen yang dikeluarkan atau diterima. Contohnya invois (belian dan jualan), nota debit, nota kredit, resit, baucar pembayaran dan memo pejabat. ii. Buku Catatan Pertama Data urus niaga yang dikumpulkan daripada dokumen punca dicatatkan dalam Buku Catatan Pertama berikut: a. b. c. d. Jurnal Belian: Belian kredit Jurnal Jualan: Jualan kredit Jurnal Pulangan Belian: Semua pulangan belian Jurnal Pulangan Jualan: Semua pulangan jualan

30

e. f. g.

Jurnal Penerimaan Tunai: Semua penerimaan tunai/cek Jurnal Pembayaran Tunai: Semua pembayaran tunai/ cek Jurnal Am: Semua urus niaga lain yang tidak boleh dicatat dalam

buku catatan pertama yang lain. Nota: Buku Tunai boleh disediakan untuk merekod semua penerimaan dan pembayaran dengan tunai atau cek jika Jurnal Penerimaan Tunai dan Jurnal Pembayaran Tunai tidak digunakan. iii. Lejar Catatan di Buku Catatan Pertama akan diposkan ke akaun tertentu di lejar seperti Lejar Belian (Akaun pemiutang), Lejar Jualan (Akaun penghutang) dan Lejar Am (Semua akaun yang lain). iv. Imbangan Duga Imbangan Duga disediakan pada akhir tempoh perakaunan dengan menyenaraikan baki akaun lejar dalam lajur debit dan lajur kredit serta untuk mnyemak ketepatan pengiraan, iaitu kesamaan jumlah debit dan jumlah kredit. Akaun aset dan belanja akan didebitkan dan akaun liabiliti, hasil dan ekuiti pemilik perlu dikreditkan berdasarkan konsep persamaan perakaunan iaitu aset sama dengan ekuiti pemilik tambah liabiliti. Walau bagaimanapun, jumlah yang sama antara sebelah debit dan sebelah kredit tidak semestinya menunjukan bahawa perakaunan itu betul. v. Pelarasan Setelah Imbangan Duga disediakan, pelarasan mesti dilakukan kepada baki akaun lejar yang memerlukan pelarasan. Hanya perbelanjaan yang berhubung dengan tahun kewangan berkenaan dipadankan dengan hasil yang diperoleh pada tahun kewangan berkenaan yang sama dengan penghitungan untung atau rugi tahun berkenaan (dibuat pada akaun hasil dan akaun belanja selaras dengan konsep pemadanan).

31

vi.

Imbangan Duga Terselaras Imbangan Duga Terselaras disediakan dengan memasukkan semua baki akaun yang telah disemak, dikemaskini, dan yang tidak memerlukan pelarasan. Angka dalam lajur debit dan kredit Imbangan Duga Terselaras dihitung dan jumlah lajur debit harus sama dengan jumlah lajur kredit.

vii.

Penyediaan Penyata Kewangan Penyata Pendapatan terdiri daripada: a. b. c. Akaun Perdagangan menentukan untung kasar atau rugi kasar Akaun Untung Rugi menentukan untung bersih dan rugi bersih Kunci Kira-Kira menyenaraikan aset dan liabiliti bagi tahun itu.

viii.

Catatan Penutup Catatan penutupan dibuat di Jurnal Am dan kemudian diposkan ke lejar untuk menutup akaun hasil dan akaun belanja.

3.6

Kerja-kerja Perakaunan Yang Dilakukan Langkah untuk menyediakan satu penyata perakaunan perlulah dibuat berdasarkan kitaran perakaunan yang ditetapkan sebagai standard perakaunan. Antara langkah-langkah penyediaannya adalah: 3.6.1 Menerima, Menyemak dan Menyusun Dokumen Sumber Pihak LQ Management Service Sdn. Bhd. akan menerima dokumen sumber daripada pihak pelanggan pada akhir tahun perakaunan syarikat tersebut untuk proses membuat akaun kepadanya. Dokumen sumber tersebut biasanya terdiri daripada invois, resit-resit rasmi, penyata bank,

32

nota debit, nota kredit, memo, baucar, cek dan lain-lain. Individu yang menghantar dokumen tersebut perlulah menandatangani bersama dengan staf yang menerima dokumen tersebut dalam Borang Penerimaan dan Penyerahan Dokumen yang pihak LQ Management Service Sdn. Bhd sediakan. Kemudian, dokumen tersebut akan disimpan dengan baik di tempat yang selamat dan ia akan dikeluarkan apabila staf yang bertanggungjawab terhadap akaun di syarikat tersebut bersedia untuk melakukannya. Sebagai permulaan untuk membuat akaun, dokumen-dokumen sumber yang dihantar oleh pelanggan itu perlu disemak terlebih dahulu oleh staf yang akan membuat akaun kepada syarikat tersebut termasuklah saya. Tujuan dokumen-dokumen ini disemak adalah kebanyakannya dokumen yang diberi oleh syarikat pelanggan adalah tidak lengkap dan tidak mencukupi. Ini disebabkan terdapat sesetengah syarikat pelanggan yang mungkin tidak menyemak dokumen tersebut terlebih dahulu sebelum menghantar untuk membuat akaun. Selain itu, terdapat juga beberapa kesilapan yang tidak diingini seperti silap merekod, silap prinsip dan sebagainya. Oleh itu, penyemakan dokumen perlu dilakukan dalam kerja perakaunan kerana ia adalah penting dan akan memberi kesan ke atas sesebuah syarikat jika nilai yang direkod adalah tidak sama dengan nilai dalam sebenar transaksi. Setelah semua dokumen telah disemak, ia perlu disusun mengikut jenis dan kategorinya. Tujuan semua dokumen ini disusun adalah untuk memudahkan proses merekod dan mengenalpasti belanja yang dibuat dalam satu pempoh perakaunan itu. Contohnya, invois yang diterima atau dikeluarkan akan disusun mengikut nama syarikat yang menjadi penghutang atau pemiutang kepada syarikat dan kemudian ia akan disusun pula mengikut tarikh urusniaga itu berlaku. Manakala, penyata akaun yang dikeluarkan pula akan digunakan sebagai rujukan bahawa urusniaga tersebut telah berlaku dalam satu tempoh perakaunan itu.

33

3.6.2

Buku Catatan Pertama dan Lejar Buku Catatan Pertama merangkumi Buku Tunai dan juga jurnal-jurnal. Ia merupakan catatan pertama yang digunakan untuk merekod semua urus niaga perniagaan syarikat pelanggan dengan lengkap sebelum dicatatkan ke dalam akaun lejar. Jurnal pula terbahagi kepada dua jenis iaitu jurnal am dan jurnal khas. Jurnal am adalah buku yang akan mencatatkan segala urusan yang tidak terkandung dalam jurnal khas dan ia tidak kerap berlaku dalam perniagaan. Jurnal khas pula terbahagi kepada empat di mana setiap jurnal tersebut mempunyai fungsi masingmasing. Antaranya jurnal jualan, jurnal belian, jurnal pulangan jualan dan jurnal pulangan belian. Buku lejar ialah catatan pada peringkat ketiga dalam carta peakaunan. Lejar digunakan untuk mencatatkan urusniaga-urusniaga yang berlaku dalam perniagaan pelanggan. Dengan adanya buku-buku lejar semua urusniaga-urusniaga dapat dikumpulkan mengikut jenis bagi memudahkan kerja-kerja penyediaan akaun-akaun akhir. Catatan dalam lejar adalah berdasarkan prinsip catatan bergu di mana bagi setiap urus niaga akan dipindahkan dari jurnal dan akan dicatat kepada 2 akaun lejar iaitu satu akaun akan didebitkan dan satu lagi akan dikreditkan. Oleh itu, saya perlu menganalisiskan dokumen sumber yang diterima untuk dikategorikan atau direkodkan dalam buku catatan pertama dan lejar yang berkaitan dengannya. Contohnya, Syarikat Singa Maju Sendirian Berhad membeli komputer secara tunai daripada Kedai Komputer The Best, ia perlu debitkan lejar peralatan pejabat dan kreditkan akaun tunai di dalam Buku Tunai. Jadi, saya perlu memastikan bahawa setiap catatan yang dibuat atau direkod itu adalah bergu iaitu satu akaun didebitkan dan satu akaun dikreditkan supaya ia tidak berlaku ketinggalan catatan dalam akaun tersebut dan ia tidak menjejaskan imbangan duga yang akan disediakan nanti.

34

3.6.3

Penyata Penyesuai Bank Penyata penyesuaian bank disediakan bertujuan untuk memastikan baki bank di penyata bank sama dengan baki bank di buku tunai. Apabila kita mendapati buku tunai (lejar am) dan penyata bank berbeza, penyelarasan baki buku tunai dan bank perlu dibuat. Sekiranya kita meneliti penyata bank yang dihantar, kita akan mendapati sesetengah penyata bank cara untuk menyediakan penyata penyesuaian bank. Kita dapat melihat pergerakan wang masuk dan wang keluar. Selain itu, kita dapat melihat cek yang dijelaskan atau belum, jumlah caj bank, pembelian buku cek serta jumluh wang masuk.

3.6.4

Imbangan Duga, Pelarasan dan Imbangan Duga Terselaras Imbangan Duga merupakan satu senarai baki-baki akaun lejar pada sesuatu tarikh untuk menguji ketetapan dalam catatan yang telah dibuat terhadap urusniaga-urusniaga yang berlaku. Baki-baki akan disenaraikan di ruang kredit manakala baki-baki debit akan disenaraikan di ruang debit Imbangan Duga. Di LQ Management Service Sdn. Bhd. imbangan duga akan dibuat dalam kertas tiga lajur yang mana ia mengandungi tiga lajur iaitu lajur untuk imbangan duga sebelum pelarasan, lajur untuk pelarasan dan lajur untuk imbangan duga selepas pelarasan. Pelarasan akan dibuat apabila dikenalpasti bahawa terdapat transaksi yang dibuat oleh pihak syarikat itu adalah bukan untuk tahun perakaunan yang sedang dijalankan. Oleh itu, saya perlu menyemak dan mengenalpasti bahawa setiap amaun yang direkodkan itu adalah untuk tahun perakaunan tersebut sahaja. Contohnya, tahun perakaunan 2009 hanya akan mencatatkan urusniaga yang dilakukan untuk tahun 2009 sahaja. Setelah pelarasan dibuat, imbangan duga selepas pelarasan perlu dibuat untuk mendapatkan amaun yang sebenar bagi tahun kewangan tersebut.

35

. 3.6.5 Akaun Pendapatan Setelah selesai menyediakan imbangan duga, akaun pendapatan (gabungan akaun perdagangan dan akaun untung rugi) perlu disediakan untuk mengenalpasti bahawa syarikat tersebut menerima keuntungan atau mengalami kerugian dalam tempoh perakaunan tersebut disamping akan digunakan oleh pihak syarikat untuk mengira cukai yang perlu dibayar kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Biasanya kami digalakan untuk merujuk penyata pendapatan bagi tahun lepas. Tujuan merujuk penyata pendapatan tahun lepas adalah untuk mengira stok awal dan juga untuk merujuk format. 3.6.6 Kunci Kira-kira Tujuan kunci kira-kira ini disediakan adalah untuk mengimbangkan akaun-akaun yang telah dibuat. Sekiranya kunci kira-kira yang dibuat adalah tidak imbang, maka akaun tersebut perlu disemak semula kerana ia mungkin berlaku kesilapan semasa pengiraan ataupun semasa masuk butiran dan juga mungkin salah debit atau kredit di mana-mana akaun dan menyebabkan akaun-akaun yang lain terjejas. Biasanya kami digalakan untuk membuat kunci kira-kira dalam bentuk penyata.

3.7

Dokumen Perniagaan Dokumen perlu digunakan bagi setiap urus niaga sebagai bukti bertulis bahawa sesuatu urus niaga telah berlaku antara peniaga dan pembeli. Maklumat dalam dokumen ini merupakan sumber rekod dalam Buku Catatan Pertama. Sebelum dicatat dalam Buku Catatan Pertama, maklumat mengenai urusniaga yang terkandung dalam dokumen perlu diperiksa dan ditakrif terlebih dahulu seperti tarikh urus niaga, jenis dan maksud dokumen, dokumen dihantar atau diterima,

36

butir-butir urus niaga, jumlah urus niaga, ia berlaku secara tunai atau kredit dan syarat atau maklumat. Jenis dokumen yang biasanya digunakan dalam perniagaan adalah seperti berikut: a. Surat Tanya

Surat yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan maklumat tentang barang yang hendak dibeli (meminta pembekal menghantar sebut harga serta cara pembekal dan pembayarannya). b. Surat jawapan

Surat yang membalas surat pertanyaan pembeli dan biasanya disertakan bersama katalog dan sebut harga. c. Pesanan belian

Pesanan belian disediakan oleh pelanggan untuk memesan barang secara rasmi. Jenis dan kuantiti barang yang dipesan mesti dinyatakan. Syarat pembelian dalam pesanan belian ialah angkutan dibayar, diskaun niaga dan diskaun tunai. d. Nota maklumat

Nota ini dikirimkan kepada pembeli untuk memberitahunya bahawa barang yang dipesan itu telah dihantar dan dalam perjalanan. e. Nota serahan

Nota ini dikirimkan bersama-sama dengan barangan. Ia hanya membolehkan pembeli memeriksa dan mengakui barang itu telah diterima dengan selamat tetapi harga barang tidak disebutkan dalam nota serahan.

37

f.

Invois

Invois dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli atau penghutang bagi jualan barang secara kredit. Fungsi dokumen ini adalah untuk menunjukkan jumlah hutang yang perlu dibayar. Invois mengandungi maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli dan syarat-syarat pembayaran. g. Nota debit

Nota debit dikeluarkan kepada pembeli bagi menambah jumlah pada invois atau mengekalan caj tambahan seperti apabila catatan tertinggal dalam invois, bayaran yang telah dikenakan terkurang daripada harga yang sepatutnya, faedah dikenakan atas pembayaran lewat dan lain-lain. h. Nota kredit

Nota kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal bagi mengurangkan jumlah pada invois yang dihantar kepada pembeli. Pengurangan ini biasanya terjadi jika terdapat pulangan barang atau invois yang dikeluarkan telah terlebih caj. i. Cek dan keratan cek

Cek ialah bil perintah bertulis yang mengarahkan bank untuk membayar sejumlah wang yang dinyatakan kepada penama yang tertulis pada cek. Keratan cek pula akan disimpan oleh sesebuah organisasi perniagaan sebagai pengesahan pembayaran cek. j. Baucar pembayaran

Baucar merupakan dokumen yang mengesahkan sewaktu pembayaran sama ada secara tunai atau cek.

38

k.

Resit

Resit dikeluarkan oleh pembekal apabila bayaran diterima daripada pembeli sebagai pengesahan penerimaan bayaran dan sebagai bukti bahawa pembayaran telah dibuat. l. Penyata akaun

Satu ringkasan tetang semua urus niaga yang berlaku antara penjual dengan pembeli bagi satu tempoh perniagaan, biasanya satu bulan. Ia membolehkan pembeli menyemak dan membandingkan butir di penyata akaun dengan invois, nota debit, nota kredit dan resit yang diterima sehingga tarikh tertentu. Penyata akaun menunjukkan hutang yang perlu disediakan oleh pelanggan. m. Memo pejabat

Memo pejabat digunakan untuk memberitahu seseorang dalam syarikat tentang urus niaga yang telah berlaku antara syarikat dengannya. Biasanya memo pejabat digunakan untuk merekod ambilan tunai atau barang oleh pemilik, kemasukan aset tetap dan belanja perubatan pekerja yang melebihi jumlah yang dihadkan oleh syarikat. n. Bil Tunai

Bill tunai merupakan dokumen yang dikeluarkan kepada pembeli bagi urus niaga jualan tunai. o. Slip Daftar Tunai

Slip daftar tunai juga dikeluarkan kepada pembeli bagi urus niaga jualan tunai. Pembekal akan menggunakan mesin daftar tunai untuk urus niaga.

39

p.

Slip Simpanan Bank

Slip simpanan bank merupakan dokumen yang perlu digunakan apabila pembekal membuat deposit tunai atau cek dalam akaun semasa di bank. q. Bil Bayaran

Bil bayaran adalah bil yang perlu dibayar oleh peniaga setelah menggunakan perkhidmatan seperti elektirk, air dan telefon.

3.8

Sistem Catatan Bergu Dalam bahagian cara merekodkan urusniaga dalam Persamaan Perakaunan didapati bagi setiap urus niaga, harus dicatatkan sekurangkurangnya dua kali supaya persamaan perakaunan sentiasa seimbang. Sistem menyimpan rekod yang mengambil kira dua kesan sesuatu urusniaga disebut sistem catatan bergu. Maka perakaunan yang berdasarkan sistem catatan bergu adalah satu sistem yang melibatkan : a) b) c) Setiap urus niaga harus dicatatkan sekurang-kurangnya dalam Jumlah debit sentiasa sama dengan jumlah kredit. Debit (Dt) mewakili penambahan aset dan pengurangan liabiliti dua akaun, iaitu satu akaun didebitkan dan yang satu lagi dikreditkan.

dan ekuiti pemilik. Kredit (Kt) mewakili pengurangan aset dan penambahan liabiliti dan ekuiti pemilik. Merekodkan urus niaga mengikut sistem catatan bergu membolehkan kita mengesan ketepatan catatan dan kesilapan. Maklumat yang lengkap berdasarkan sistem ini juga memudahkan perniagaan mencari untung rugi perniagaan dan mengetahui kedudukan kewangannya.

40

3.9

Imbangan Duga Imbangan duga ialah satu senarai baki yang diambil daripada akaun-akaun dalam lejar pada satu tarikh tertentu dan bukannya satu akaun. Imbangan duga disediakan untuk menguji ketepatan sistem catatan bergu yang dibuat yang mana setiap urus niaga dicatatkan sekurang-kurannya dua kali, iaitu apabila satu akaun didebitkan, akaun yang satu lagi dikreditkan dengan jumlah yang sama supaya kedua-dua jumlah debit dan jumlah kredit sentiasa sama. Jika terdapat kesilapan mengira dalam sebarang akaun di dalam lejar, kesilapan itu akan digambarkan melalui bakinya. Oleh itu, imbangan duga boleh membuktikan ketepatan sistem catatan bergu. Jika hanya satu catatan dibuat bagi suatu urusniaga, jumlah dalam imbangan duga adalah berbeza. Imbangan duga disediakan pada suatu tarikh yang tetentu, misalnya pada akhir suku tahun, akhir setengah tahun, atau akhir tahun. Imbangan duga terbahagi kepada 2 bentuk iaitu bentuk T dan bentuk Penyata. Tetapi semasa saya menjalani latihan industri, biasanya saya akan diarahkan untuk membuat imbangan duga dalam bentuk penyata sahaja. Semasa menyediakan imbangan duga, hanya stok awal sahaja yang diambil kira manakala nilai stok akhir hanya akan dimasukan ke dalam Kunci Kira-kira. Modal yang ditunjukkan di dalam imbangan duga merupakan modal awal bagi jangkamasa perniagaan yang dijalankan. Baki-baki di dalam imbangan duga dijumlah supaya jumlah debit menyamai jumlah kreditnya. Imbangan duga mempunyai ciri-ciri yang berikut:a. b. c. d. e. f. Tajuk imbangan duga di tulis sebagai Imbangan Duga pada........... Mengesahkan ketepatan catatan bergu Tarikh menyediakan imbangan duga di tulis pada tajuknya. Imbangan duga mempunyai ruang debit dan kredit. Sebagai maklumat asas untuk penyediaan penyata kewangan. Imbangan duga boleh disediakan pada bila-bila masa, biasanya pada suatu akhir tempoh perakaunan.

41

3.12.1

Had Penggunaan Imbangan Duga Imbangan Duga yang seimbang tidak selalunya betul kerana mungkin terdapat kesilapan berikut: i. Ketinggalan sesuatu urus niaga ii. Pengeposan ke akaun yang salah iii. Kesilapan prinsip iv. Kesilapan-kesilapan yang saling berimbangan v. Kesilapan pada catatan asal vi. Catatan terbalik sama songsang Jika Imbangan Duga tidak seimbang, kesilapan berikut mungkin ada. i. ii. iii. iv. Kesilapan ketinggalan satu catatan Kesilapan amaun Kesilapan catatan di sebelah yang salah Kesilapan penghitung

3.12.2

Cara Mengesan Kesilapan Untuk mengelak kesilapan, kerani akaun mesti berhati-hati setiap masa. Apabila kesilapan dijumpai, pembetulan patut dibuat dengan segera. Semakan semula untuk mencari kesilapan yang perlu dilakukan dengan mengikut langkah berikut: i. Semak dan pastikan penghitungan jumlah debit dan jumlah kredit di Imbangan Duga adalah betul. ii. Hitungkan perbezaan antara jumlah debit dan jumlah kredit. Cari sama ada terdapat item yang sama jumlahnya dengan perbezaan ini (mungkin terdapat baki tertentu yang tidak tersenarai).

42

iii. Bahagikan perbezaan antara jumlah debit dan jumlah kredit dan kemudian cari sama ada terdapat akaun yang mempunyai jumlah ini dalam Imbangan Duga. Jika ada, pastikan item itu direkot ke sebelah yang betul kerana esilapan ini mungkin disebabkan oleh tersalah letak bak di sebelah yang salah (debit dicatat sebagai kredit dan sebaliknya).

iv. Semak semula untuk memastikan semua baki debit dalam lejar disusun di sebelah debit Imbangan Duga dengan jumlah yang betul dan semua baki disusun di sebelah kredit. v. Semak akaun dalam lejar a. Pastikan pengiraan semua baki akaun dalam lejar adalah betul. b. Pastikan amaun diposkan ke akau yang betul dan ke sebelah yang betul dalam sesuatu akaun. c. Pastikan amaun dari Buku Catatn Pertama diposkan ke akaun tertentu di lejar. d. Pastikan amaun dari lajur diskaun dalam Buku Tunai diposkan ke Akaun Diskaun Diberi dan Akaun Diskaun Diterima. 3.12.3 Format Imbangan Duga (Lampiran A)

3.10

Penyata Pendapatan Akaun penamat biasanya terdiri daripada Akaun Perdagangan, Akaun Untung Rugi dan Kunci Kira-Kira. Ia adalah keputusan yang diperolehi daripada proses perakaunan dalam perniagaan bagi setiap akaun pelanggan. Akaun ini melaporkan maklumat-maklumat yang berguna mengenai perniagaan dari segi

43

prestasi dan kedudukan perniagaan kewangan bagi setiap syarikat pelanggan. Penyata Pendapatan atau Akaun Pendapatan ialah hasil gabungan antara du akaun iaitu Akaun Perdagangan dan Akaun Untung Rugi. Walau bagaimanapun, kedua-dua akaun ini mempunyai fungsi yang berbeza dari segi mendapatkan untung iaitu untung kasar dan untung bersih. Untung kasar diperoleh melalui Akaun Perdagangan. Untung bersih diperolehi melalui Akaun Untung Rugi. Akaun Perdagangan biasanya disediakan oleh perniagaan-perniagaan yang terlibat dalam proses membeli dan menjual barang-barang. Semua akaun nominal yang berkaitan dengan barang-barang perniagaan seperti stok, belian, jualan, pulangan jualan, pulangan belian dan perbelanjaan belian dipindahkan ke akaun perdagangan pada tarikh imbangan. Untung kasar diperolehi dengan menolak kos jualan daripada jumlah jualan. Jika kos Jualan melebihi jualan, maka rugi kasar diperolehi. Kos jualan ialah kos yang terlibat dalam pembelian barang-barang niaga iaitu harga belian barang-barang, campur belanja-belanja yang terlibat untuk mendapatkan barang seperti duit kastam, belanja angkutan dan lain-lain. Jualan bersih ialah jualan kasar tolak dengan jumlah barang yang telah dipulangkan oleh pelanggan. Manakala Akaun Untung Rugi dugunakan untuk mendapatkan untung atau rugi bersih yang mana hasil pendapatan dipadankan dengan semua perbelanjaan perniagaan untuk mengira untung atau rugi bersih. Contoh perbelanjaan perniagaan ialah gaji, belanja elektrik dan air, caj bank, komisen jurujual dan sebagainya. Untung kasar yang dapat daripada Akaun Perdagagan akan dikreditkan dalam Akaun Untung Rugi dan ditambah dengan hasil sampingan seperti diskaun diterima, faedah diterima dan Hutang lapuk terpulih sebelum ditolak dengan belanja perniagaan untuk mendapatkan untung bersih. Jika mendapat rugi kasar, cara untuk menyediakannya adalah sebaliknya. Format Pendapatan ditunjukan pada Lampiran B .

44

3.11

Kunci Kira-Kira Ia merupakan aliran carta perakaunan yang terakhir sekali atau sebagai penutup bagi sistem perakaunan dalam syarikat pelanggan bagi satu tahun perakaunan. Hubungan diantara modal, liabiliti, dan aset ditunjukkan dalam persamaan perakaunan yang dikenali sebagai Kunci Kira-kira. Selain Kunci Kira-Kira, ia juga di panggil sebagai Penyata Hal Ehwal. Kunci Kira-kira ini adalah menunjukkan tentang kedudukan aset-aset syarikat, modal dan keuntungan yang diperolehi serta tanggungan-tanggunggan syarikat dan juga pelaburan-pelabuan syarikat. Format Kunci Kira-Kira ditunukkan dalam Lampiran C. Berikut adalah komponen-komponen di dalam Lembaran Imbangan ini: a. Aset tetap Aset tetap merupakan harta perniagaan yang bersifat tidak mudah tunai sama ada berbentuk mudah alih atau tidak mudah alih. Contoh ialah kenderaan dan perabot dan contoh aset tetap tidak mudah alih ialah tanah, bangunan dan logi. Sesuatu harta dianggap aset tetap apabila diperolehi untuk kegunaan sendiri oleh perniagaan dalam tempoh jangka masa panjang dan bukan untuk tujuan dijual semula dan memperolehi nilai daripadanya. Sebagaimana yang diketahui, nilai aset tetap yang dibentangkan dalam Lembaran Imbangan adalah pada nilai kos. Walaubagaimanapun nilai kos tersebut perlu ditolak susutnilai terkumpul berdasarkan tempoh aset tetap tersebut dimiliki oleh perniagaan.

b.

Aset Semasa Aset semasa adalah perniagaan yang bersifat mudah tunai. Ia dipanggil mudah tunai kerana pada bila-bila masa dalam urus niaga seharian, aset semasa ini boleh bertukar menjadi tunai. Sebagai contoh ialah stok barang

45

niaga yang pada waktu pagi bersifat inventori yang tergolong ke dalam kategori aset semasa akan bertukar menjadi wang tunai setelah barang niaga tersebut dijual kepada pelanggan di waktu petang. Aset Semasa terdiri daripada kategori berikut: i. Inventori

Inventori adalah stok barang niaga sesuatu perniagaan pada akhir tempoh perakaunan. Dalam menilai kos ini, kebiasaannya akan menggunakan kos sejarah semasa membeli barangan tersebut. Walaubagaimanapun, sekiranya berlaku perubahan ketara kepada fizikal barang niaga tersebut yang menyebabkan ia hanya boleh dijual pada harga yang lebih rendah berbanding kos asal, maka harga boleh jual tersebut akan digunakan sebagai kos inventori tersebut. Bagi syarikat pembuatan, inventori ini boleh terdiri daripada barangan siap, baranagan separuh siap dan bahan mentah. ii. Penghutang Perniagaan Penghutang Perniagaan adalah hutang-hutang pelanggan kepada perniagaan yang terhasil dari jualan barang niaga atau memberikan perkhidmatan kepada pelanggan tersebut. iii. Penghutang Lain dan Deposit Penghutang lain merupakan hutang-hutang pihak lain selain pelanggan kepada perniagaan. Sebagai contoh, ia mungkin terdiri daripada pendahuluan gaji kepada pekerja-pekerja atau wang pendahuluan kepada pihak lain untuk membeli sesuatu barang niaga atau aset ataupun untuk mendapatkan sesuatu perkhidmatan. Ia juga boleh terdiri daripada faedah pelaburan atau simpanan tetap yang sepatutnya diterima tetapi masih lagi belum diterima pada akhir tempoh perakaunan. Deposit pula merupakan cagaran kepada pihak

46

lain bagi mendapatkan perkhidmatan seperti deposit elektrik, air, telefon dan sewaan. iv. Tunai dan wang Di Bank Tunai adalah wang tunai di tangan manakala wang di bank adalah wang milik perniagaan yang disimpan di dalam bank. Ia boleh terdiri daripada akaun semasa atau simpanan tetap.

c.

Aset lain Aset lain adalah harta-harta yang bukan Aset tetap dan bukan juga aset semasa. Ia terdiri daripada Pelaburan dan Aset Tak Ketara. Pelabuaran merupakan sejumlah wang yang dilaburkan oleh perniagaan ke agensiagensi pelaburan amanah saham mahupun bursa saham. Manakala Aset Tak Ketara pula terdiri daripada goodwill atau muhibah atau nama baik. Apabila sesebuah perniagaan telah berkembang besar dan maju serta dikenali oleh orang ramai sebagai mempunyai reputasi yang baik secara amnya perniagaan itu telah mempunyai nama baik dalam pasaran. Nama baik itu dilihat sebagai goodwill dalam perakaunan dan ia akan menambah nilai kepada aset perniagaan. Walaubagimanpun goodwill dikira berdasarkan anggaran dan pengiraannya adalah subjektif berdasarkan asas-asas tertentu.

d.

Liabiliti Semasa Liabiliti Semasa adalah tanggungan-tanggungan hutang perniagaan yang mudah tunai. Liabiliti semasa juga dipanggil sebagai liabiliti jangka pendek. Liabiliti Semasa terdiri daripada:

47

i.

Pemiutang Perniagaan Pemiutang Perniagaan adalah sejumlah wang yang belum dibayar oleh perniagaan kepada pembekal-pembekal barang niaga atau perkhidmatan yang diterima oleh perniagaan.

ii.

Pemiutang Lain dan Prabayar Pemiutang Lain adalah sejumlah wang belum bayar oleh pembekal kepada pihak lain selain daripada pembekal. Pemiutang lain boleh terdiri daripada gaji, elaun dan bonus pekerja yang belum bayar atau belanja utiliti yang belum lagi dijelaskan. Prabayar merupakan amaun pendahuluan yang diterima daripada pelanggan bagi mendapatkan barang niaga atau perkhidmatan daripada perniagaan.

iii.

Pinjaman jangka Pendek Pinjaman jangka Pendek adalah pinjaman perniagaan daripada institusi perbankan yang perlu dibayar dalam tempoh kurang dari 12 bulan.

e.

Liabiliti Jangka Panjang Liabiliti jangka panjang biasanya terdiri daripada pinjaman angka panjang iaitu perniagaan daripada institusi perbankan yang perlu dibayar dalam tempoh lebih dari 12 bulan. Liabiliti jangka panjang meliputi semua hutang perniagaan yang dibenarkan penjelasannya lebih daripada tempoh satu tahun perakaunan. Selain itu, pinjaman bank, pinjaman bercagar, gadai janji harta benda dan debentur juga dikategorikan sebagai liabiliti jangka panjang.

48

f.

Ekuiti Pemilik Ekuiti Pemilik adalah jumlah bersih yang dimiliki oleh pemilik perniagaan. Ia terdiri daripada Modal dan Pendapatan Tertahan. Ekuiti pemilik mencerminkan jumlah kepentingan pemilik dalam perniagaan.

3.12 a)

Kebaikan Penyimpanan Rekod Dengan Baik.

Dapat mengetahui perkembangan syarikat sama ada mengalami keuntungan atau kerugian. Ini memberi peluang kepada syarikat untuk membuat perancangan masa hadapan yang lebih sistematik dan berkesan untuk mencapai objektif syarikat.

b)

Dapat mengenalpasti jumlah penghutang, pemiutang dan lain-lain maklumat penting dengan lebih tepat.

c)

Dapat mengelakkan daripada berlakunya penipuan atau penyelewengan dalam sesebuah syarikat.

d)

Memudahkan merekod segala urusniaga dan membuat perangkaan perbelanjaan bagi proses penyediaan akaun.

3.13

Masalah-Masalah Dalam Penyediaan Akaun Kebiasaannya, kita akan mengalami masalah dalam menyediakan akaun-akaun pelanggan. Sepertimana yang kita sedia maklum, sesuatu akaun yang lengkap dan tepat dapat disediakan dengan berpandukan dokumen-dokumen yang diberikan oleh syarikat berkenaan. Dokumen yang diberikan oleh syarikat ini mestilah lengkap dengan maklumat-maklumat penting dan ia akan dijadikan bukti bagi setiap urusniaga yang berlaku.

49

Hal ini kerana proses penyediaan akaun dapat dilakukan dengan lancar dan tepat. Walaupun demikian, sekiranya maklumat yang dikehendaki tidak diperolehi, penyedia akaun syarikat mungkin menghadapi banyak masalah. Antara masalah-masalah yang sering timbul dalam proses penyediaan akaun ini ialah segala invois, baucer dan resit yang diberikan oleh pelanggan tidak lengkap dengan maklumat-maklumat yang dikehendaki seperti tujuan pembayaran, belian dan lain-lain lagi. Selain itu, buku cek yang diberikan oleh pelanggan juga kadangkala tidak mencukupi dan butiran yang dinyatakan ada kalanya mengelirukan serta tidak jelas sehingga sukar untuk diklasifikasikan. Ada kalanya, slip kemasukan bank yang diberikan oleh pelanggan juga tidak mencukupi. Hal ini boleh menyebabkan masalah untuk mengetahui jumlah wang yang diterima oleh pelanggan tersebut dalam tempoh perakaunan mereka.

3.14

Cara Untuk Mengatasi Masalah Sekiranya berlakunya sebarang masalah dalam proses penyediaan akaun, langkah-langkah berikut perlu dilakukan bagi menyelesaikan sebarang masalah yang timbul. Antara langkah-langkah tersebut ialah :-

a)

Meminta pelanggan menyediakan maklumat dokumen perniagaan dengan teratur, kemas, lengkap dan mencukupi. Contohnya baucer bayaran yang jelas tujuan pembayaran, kepada siapa pembayaran dibuat dan jumlah yang dibuat dicatat dengan betul.

b)

Memastikan segala dokumen yang diberikan disimpan dengan baik bagi mengelakkan kehilangan data-data penting untuk membuat akaun.

c)

Memastikan maklumat yang diberikan oleh pelanggan adalah betul mengikut tahun perakaunan syarikat tersebut.

50

d)

Sebarang masalah yang timbul perlu dirujuk kepada pelanggan kerana hanya pelanggan yang tahu sistem perjalanan syarikat mereka. Langkah-langkah ini tidak tetap dan tidak semua masalah yang timbul boleh diselesaikan mengikut langkah-langkah ini. Kesemua masalah ini dapat diselesaikan mengikut kepandaian dan kebolehan pegawai akaun mengikut inisiatif masing-masing.

51