20150121070000_topik 4 reka bentuk organisasi

� PENGENALAN

Apabila kita membincangkan reka bentuk organisasi, kita tidak boleh lari daripada membincangkan struktur organisasi. Struktur organisasi merujuk kepada pembangunan fungsi-fungsi organisasi yang dikumpulkan dan diselaraskan secara rasmi. Struktur organisasi merupakan susunan kerja di seksyen atau jabatan yang mengarahkan tingkah laku individu-individu dan kumpulan-kumpulan ke arah pencapaian objektif sesebuah organisasi. Ini adalah satu sistem yang menghubungkan tugas-tugas, aliran kerja dan saluran komunikasi antara individu-individu dan pelbagai kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk memudahkan penggunaan setiap sumber dan individu secara kolektif sebagai satu sistem pengurusan bagi mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan.

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan konsep struktur organisasi;

2. Mengenal pasti empat faktor yang mempengaruhi struktur organisasi;

3. Membandingkan jenis-jenis struktur organisasi yang berbeza;

4. Menjelaskan konsep autoriti dalam organisasi;

5. Membezakan antara konsep pemusatan dengan konsep pemencaran;

6. Menilai jenis-jenis reka bentuk kerja yang berbeza; dan

7. Membincangkan kemunculan reka bentuk organisasi yang baru.

HASIL PEMBELAJARAN

TTooppiikk

44 � Reka Bentuk

Organisasi

TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI �

65

Suatu struktur organisasi biasanya dipaparkan dalam bentuk grafik yang dipanggil carta organisasi. Secara tradisionalnya, carta organisasi digambarkan dalam bentuk carta piramid dengan individu-individu di bahagian atas piramid mempunyai autoriti dan tanggungjawab-tanggungjawab yang lebih tinggi berbanding individu-individu yang berada di tahap bawah piramid tersebut.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

Terdapat empat faktor yang mempengaruhi struktur sesebuah organisasi iaitu strategi-strategi organisasi, saiz, teknologi dan faktor-faktor persekitaran. Kita akan membincangkan setiap faktor satu persatu.

4.1.1 Strategi Organisasi

Persoalan penting bagi sesebuah organisasi dalam mencapai objektif-objektifnya ialah bagaimana organisasi tersebut distrukturkan. Struktur-struktur yang tepat tidak semestinya menjamin kejayaan tetapi ia akan meningkatkan kebarangkalian kadar kejayaan. Ini bermakna struktur organisasi boleh membantu pihak pengurusan dalam mencapai objektif-objektif yang ditetapkan. Memandangkan objektif-objektif merupakan sebab strategi organisasi digubal, kedua-dua objektif dan strategi mestilah saling berkaitan. Secara khususnya, struktur organisasi perlu dirangka mengikut strategi-strategi yang telah digubal oleh organisasi tersebut. Dalam erti kata lain, perubahan-perubahan dalam strategi-strategi organisasi akan membawa kepada perubahan-perubahan dalam struktur organisasi tersebut. Perubahan-perubahan dalam struktur organisasi ini akan membantu memudahkan dan menyokong perubahan-perubahan dalam strategi organisasi tersebut. Walaupun kajian telah menyatakan pentingnya struktur organisasi dirangka mengikut strategi yang telah diputuskan, ianya adalah jelas di sini bahawa strategi bukanlah faktor utama yang perlu diambil kira. Proses memadankan struktur dengan strategi adalah suatu yang rumit dan ia mesti dilakukan melalui pemahaman yang mendalam tentang sejarah struktur organisasi semasa dan faktor-faktor lain seperti saiz organisasi, persekitaran dan teknologi.

4.1

� TOPIK 4 REKA BENTUK ORGANISASI

66

4.1.2 Saiz Organisasi

Terdapat banyak kaedah untuk mengukur saiz sesebuah organisasi. Ukuran yang sering digunakan adalah kuantiti jualan dan bilangan tenaga kerja. Saiz boleh mempengaruhi struktur sesebuah organisasi. Organisasi yang bersaiz kecil mempunyai kecenderungan untuk kurang pengkhususan kerja, kurang penstandardan dan lebih ke arah pemusatan pembuatan keputusan. Sementara itu, organisasi yang bersaiz besar mempunyai kecenderungan ke arah pengkhususan kerja, penstandardan dan pengagihan pembuatan keputusan. Ini bermakna organisasi yang lebih besar lebih menitikberatkan pengkhususan kerja, penjabatanan, pengembangan carta organisasi dan peraturan berbanding dengan organisasi yang lebih kecil saiznya.

4.1.3 Teknologi

Antara faktor lain yang mempengaruhi struktur organisasi adalah teknologi. Teknologi merujuk kepada bagaimana sesebuah organisasi mengubah inputnya menjadi output atau pengeluaran. Setiap organisasi akan mempunyai sekurang-kurangnya sejenis teknologi yang mengubahkan sumber-sumber kewangan, tenaga kerja dan fizikal kepada produk atau perkhidmatan. Tahap rutin adalah satu aspek yang membezakan teknologi, sama ada teknologi itu adalah aktiviti rutin atau aktiviti bukan rutin. Aktiviti-aktiviti yang bukan rutin merupakan sesuatu yang khusus misalnya operasi pengeluaran produk dan perkhidmatan yang spesifik mengikut keperluan pengguna-pengguna seperti yang diamalkan oleh tukang jahit, tukang masak dan tukang gunting rambut. Apakah hubungan antara struktur dan teknologi? Tugas-tugas rutin biasanya mempunyai kecenderungan ke arah struktur penjabatanan yang lebih besar. Oleh yang demikian, aktiviti-aktiviti rutin mewujudkan struktur-struktur yang lebih berpusat, manakala aktiviti-aktiviti bukan rutin banyak bergantung kepada kepakaran seseorang individu, sebagai contoh, tukang gunting; ini akan mewujudkan satu struktur yang lebih terpencar. Bagi memudahkan pemahaman anda, sila teruskan pembacaan anda tentang contoh berikut. Sekiranya operasi tersebut berdasarkan teknologi yang rutin di mana pengeluaran produk dan perkhidmatan dihasilkan secara pukal seperti kilang pakaian yang beroperasi dengan cara yang lebih formal, maka lebih banyak penjabatanan, pengkhususan kerja dan pematuhan terhadap peraturan dan undang-undang akan dibuat. Sebaliknya jika organisasi tersebut beroperasi dengan teknologi bukan rutin seperti perniagaan tukang gunting rambut, ia tidak memerlukan banyak penjabatanan, pengkhususan kerja dan pematuhan yang ketat kepada peraturan, seperti yang dikehendaki oleh sebuah kilang.


67

4.1.4 Persekitaran

Faktor seterusnya adalah persekitaran. Setiap organisasi akan menghadapi pengaruh-pengaruh luaran yang memberi kesan kepada kewujudan sesebuah organisasi, yang dikenali sebagai pengaruh persekitaran atau faktor-faktor yang khusus atau umum. Mengapakah persekitaran memberi kesan ke atas struktur sesebuah organisasi? Ini kerana perubahan-perubahan dalam persekitaran tidak dapat ditentukan. Sesetengah organisasi akan menghadapi persekitaran statik, manakala sesetengah akan menghadapi persekitaran yang dinamik. Persekitaran yang statik lebih selamat daripada persekitaran yang dinamik kerana tidak perlu risau dengan persekitaran yang tidak menentu. Memandangkan ketidaktentuan dalam persekitaran boleh menggugat keberkesanan organisasi, pihak pengurusan akan cuba sedaya upaya untuk mengurangkan ancaman tersebut. Salah satu cara mengurangkan ketidaktentuan dalam persekitaran ialah dengan membuat perubahan kepada struktur organisasi tersebut.

MEREKA BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

4.2.1 Penjabatanan

Struktur organisasi diwujudkan berdasarkan jenis-jenis penjabatanan. Penjabatanan bermaksud pembahagian kerja dan pekerja kepada unit-unit organisasi yang berbeza, yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberi. Setiap individu dalam unit-unit yang berbeza akan bekerja dan semua hasil kerja akan disasarkan ke arah objektif-objektif yang telah ditentukan. Terdapat lima jenis penjabatanan iaitu penjabatanan berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks. Kelima-lima jenis penjabatanan ini boleh dilihat dalam Rajah 4.1 berikut.

4.2

Senaraikan faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.

LATIHAN 4.1


68

Rajah 4.1: Jenis-jenis penjabatanan

(a) PPenjabatanan Fungsian Penjabatanan fungsian menyelaraskan, kerja dan pekerja melalui unit-unit

yang berbeza dan setiap unit bertanggungjawab untuk fungsi perniagaan atau bidang kepakaran yang tertentu. Contohnya, penjabatanan yang mengikut fungsi-fungsi atau bidang-bidang yang sama adalah akaun, jualan, pemasaran, pengeluaran, operasi dan jabatan sumber manusia. Penjabatanan yang berasaskan fungsi digunakan secara meluas oleh organisasi. Rajah 4.2 menunjukkan penjabatanan fungsian dengan lebih jelas lagi.

Rajah 4.2: Contoh penjabatanan fungsian

Jabatan jenis ini mempunyai beberapa kelebihan. Pertama, ia membolehkan kerja dilaksanakan oleh individu-individu yang berkelayakan dan berkemahiran dalam bidang berkenaan. Kelebihan kedua pula ialah ia dapat mengurangkan kos dengan mengurangkan pertindihan kerja dan penggunaan sumber-sumber dalam organisasi. Ketiga, setiap individu dalam jabatan yang sama akan memperoleh pengalaman kerja atau latihan, komunikasi dan penyelarasan yang sama, seterusnya ia dapat mengurangkan masalah kepada pengurusan. Walau bagaimanapun, penjabatan jenis ini juga mempunyai beberapa kelemahan, seperti kesukaran untuk menyelaras antara jabatan-jabatan. Penjabatanan berfungsi boleh menyebabkan kelewatan dalam pembuatan keputusan dan menghasilkan golongan pengurus dan pekerja yang terbatas daripada segi pengalaman dan kepakaran.


69

(b) PPenjabatanan Produk Penjabatanan ini adalah berdasarkan kepada produk-produk dan kerja

pekerja-pekerja dalam unit-unit yang berbeza, masing-masing dengan tanggungjawab untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan. Berdasarkan Rajah 4.3 berikut, setiap jabatan mewakili satu jenis output atau pengeluaran organisasi. Sesebuah organisasi yang mengamalkan penjabatanan jenis output seperti ini mempunyai beberapa kelebihan. Salah satu kelebihan yang utama adalah ia membolehkan pengurus dan pekerja mengembangkan pengalaman dan kepakaran mereka yang berkaitan dengan aktiviti keseluruhan produk atau perkhidmatan yang dihasilkan. Selain daripada itu, struktur jabatan berdasarkan produk membolehkan pengurusan menilai prestasi kerja bagi setiap unit kerja. Namun demikian, penjabatanan produk juga mempunyai beberapa kelemahan. Pengurus-pengurus mungkin memberi tumpuan kepada produk mereka sehingga mengabaikan aspek lain dalam organisasi. Kos pentadbiran mungkin juga meningkat kerana setiap produk mempunyai pakar-pakar bidang fungsiannya sendiri.

Rajah 4.3: Contoh penjabatanan produk

(c) PPenjabatanan Pengguna Penjabatanan jenis ini menyelaras kerja dan pekerja dalam unit-unit yang

berbeza yang bertanggungjawab kepada jenis-jenis pengguna tertentu sahaja. Kelebihan jabatan berasaskan pengguna ini adalah organisasi akan dapat menumpukan segala usahanya dalam memenuhi keperluan pengguna. Oleh itu, sesebuah organisasi akan menubuhkan unit-unit yang berbeza untuk menyediakan perkhidmatan kepada pengguna-pengguna yang tertentu. Di samping itu, ia juga membolehkan organisasi mengkhusus dan menyesuaikan produk dan perkhidmatan untuk memenuhi keperluan dan menyelesaikan masalah-masalah pengguna.

Beberapa kelemahan penjabatanan ini adalah wujudnya pertindihan kerja dan penggunaan sumber dan kesukaran untuk menyelaraskan antara jabatan-jabatan yang menyediakan perkhidmatan kepada jenis-jenis


70

pengguna yang berbeza. Penjabatanan pengguna menyebabkan pekerja-pekerja terlalu menumpukan usaha kepada memenuhi keperluan pelanggan sehingga ia menjejaskan prestasi perniagaan organisasi tersebut. Sila rujuk Rajah 4.4 berikut untuk memahami dengan lebih baik tentang penjabatanan jenis ini.

Rajah 4.4: Contoh penjabatanan pengguna

(d) PPenjabatanan Geografi

Penjabatanan geografi menyelaraskan kerja dan pekerja daripada unit-unit yang berbeza yang bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti-aktiviti perniagaan di lokasi geografi yang tertentu.

Kelebihan jabatan berasaskan lokasi geografi ini adalah keupayaan organisasi untuk bertindak balas dengan cepat dan cekap terhadap keperluan pasaran-pasaran tertentu yang mana merupakan dalam skop tanggungjawab sesebuah jabatan. Kelebihan ini adalah lebih penting apabila produk dan perkhidmatan yang dihasilkan dipasarkan ke negara-negara yang berbeza. Selain itu, ia juga membantu untuk mengurangkan kos dengan mengagihkan sumber-sumber organisasi tersebut lebih dekat kepada pengguna-pengguna sasaran.

Kelemahannya pula ialah ia mewujudkan pertindihan kerja dan penggunaan sumber-sumber organisasi. Selain itu, kesukaran akan timbul dalam menyelaraskan antara jabatan-jabatan memandangkan jabatan-jabatan berada di kawasan geografi yang terletak jauh antara satu sama lain. Rajah 4.5 menggambarkan penjabatanan geografi.

Rajah 4.5: Contoh penjabatanan geografi


71

(e) PPenjabatanan Matriks Struktur ini menggabungkan dua atau lebih jenis penjabatanan pada masa

yang sama. Terdapat beberapa faktor yang membezakan penjabatanan matriks daripada struktur-struktur yang lain iaitu dalam penjabatanan matriks, pekerja-pekerja melaporkan kepada dua orang penyelia atau pengurus yang berlainan. Selain itu, ia juga menuju ke arah fungsi interaktif bersilang yang tidak boleh dilakukan pada jenis-jenis penjabatanan yang lain. Kelebihan jabatan matriks adalah ia membolehkan organisasi untuk menguruskan dengan cekap projek-projek atau aktiviti-aktiviti yang berskala besar dan kompleks.

Kelemahan struktur matriks adalah ia memerlukan tahap koordinasi yang lebih tinggi untuk menguruskan kerumitan yang terlibat dalam usaha menjalankan projek-projek besar atau projek-projek yang mempunyai banyak peringkat untuk disiapkan. Keadaan ini sering menyebabkan jabatan matriks memberi tumpuan kepada konflik kuasa dan kekeliruan di kalangan pekerja yang perlu melaporkan diri kepada lebih daripada seorang penyelia atau pengurus. Selain itu, jabatan matriks tersebut juga memerlukan kemahiran pengurusan di peringkat yang lebih tinggi berbanding dengan lain-lain jenis penjabatanan.

AUTORITI

Autoriti adalah sebahagian daripada struktur organisasi. Autoriti bermaksud hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan yang berkaitan dengan aktiviti-aktiviti untuk mencapai objektif-objektif sesuatu organisasi. Kuasa atau autoriti merujuk kepada hak yang diberi kepada jawatan pengurusan yang merupakan pihak berkuasa dalam sesebuah organisasi. Autoriti biasanya disalurkan daripada atas ke bawah, iaitu, kepada peringkat

4.3

Terangkan konsep penjabatanan dan nyatakan satu kelebihan dan satu kelemahan bagi setiap penjabatanan yang anda tahu.

LATIHAN 4.2

Apakah jenis penjabatanan yang diamalkan oleh organisasi anda?

SEMAK KENDIRI 4.1


72

pengurusan bawahan. Autoriti diletakkan pada sesuatu jawatan tanpa mengambil kira faktor-faktor peribadi pemegang jawatan tersebut. Hak ini wujud berdasarkan kedudukan rasmi dalam sesebuah organisasi. Apabila seseorang meninggalkan kedudukan rasminya, autoriti masih kekal dengan jawatan tersebut.

4.3.1 Rantaian Arahan

Dalam Rajah 4.6, terdapat garisan-garisan yang menghubungkan segi empat tepat di bahagian paling atas dengan segi empat tepat yang berada di bahagian yang lebih rendah. Garisan-garisan ini dikenali sebagai rrantaian arahan. Rantaian arahan menerangkan tentang siapa melapor kepada siapa dalam sesebuah organisasi. Individu-individu dalam segi empat tepat yang paling atas mempunyai kuasa terhadap individu-individu dalam segi empat tepat yang lebih rendah, mengikut garisan-garisan yang menghubungkan mereka. Individu-individu di peringkat paling atas mempunyai hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan tentang kerja individu-individu (subordinat) yang berada di bawah mereka. Individu-individu di peringkat yang lebih rendah mesti melaporkan semua aspek kerja mereka kepada orang-orang di peringkat atas daripada mereka mengikut rantaian arahan tersebut.

Bagi mengelakkan peringkat bawahan daripada kekeliruan dan konflik kuasa akibat daripada keperluan untuk melaporkan kepada lebih daripada seorang pengurus, perpaduan arahan diperlukan dalam sesebuah organisasi. Kesepakatan arahan adalah prinsip pengurusan yang menyatakan bahawa pekerja-pekerja hanya melaporkan kepada seorang pengurus pada satu-satu masa. Dalam erti kata lain, hanya seorang pengurus diberi kuasa untuk menjadi pemimpin pada satu-satu masa atau untuk sebarang aktiviti dalam sesebuah organisasi.

Rajah 4.6: Rantaian arahan


73

4.3.2 Autoriti Lini dan Staf

Dimensi autoriti yang seterusnya membezakan antara autoriti lini dengan autoriti staf. Perbezaan antara kedua-duanya ditunjukkan dalam Jadual 4.1. Autoriti lini dan autoriti staf perlu bekerjasama antara satu sama lain untuk mengekalkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi. Untuk memastikan kedua-duanya bekerja dengan produktif, pihak pengurusan mesti memastikan yang kedua-dua kumpulan autoriti ini memahami misi organisasi tersebut, mempunyai objektif-objektif yang khusus dan yakin bahawa perkongsian mereka itu dapat membantu organisasi mencapai objektif-objektifnya.

Jadual 4.1: Perbezaan antara Autoriti Lini dan Autoriti Staf

Autoriti Lini Autoriti Staf

Autoriti lini berhak membuat keputusan dan memberi arahan kepada pekerja-pekerja yang diletakkan di bawah rantaian arahannya. Pengarah, yang mempunyai autoriti lini, berhak memberi arahan kepada pengurus-pengurus di bawahnya. Pada umumnya, autoriti lini adalah berhubung kait dengan urusan-urusan yang melibatkan sistem pengurusan organisasi terutamanya dalam semua aspek yang berkaitan dengan kerja dan perlakuan yang berhubung kait dengan usaha-usaha untuk mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Autoriti lini membantu mereka yang menerimanya untuk bekerja dan memastikan kecekapan aktiviti-aktiviti di bawah tanggungjawab mereka.

Autoriti staf pula melibatkan hak untuk memberi nasihat dan bantuan kepada pihak-pihak yang mempunyai autoriti lini dan juga pekerja-pekerja lain, meskipun mereka bukan bawah rantaian tersebut. Perlu diingatkan bahawa autoriti staf adalah hanya untuk memberikan nasihat dan bantuan dan bukannya memberi arahan seperti autoriti lini. Autoriti staf membolehkan sesetengah pihak untuk membantu dalam meningkatkan keberkesanan autoriti lini melaksanakan tugas-tugas di bawah tanggungan mereka.

4.3.3 Fungsi Lini dan Staf

Istilah „lini dan staf‰ digunakan untuk menerangkan pelbagai fungsi dalam sesebuah organisasi. Fungsi lini adalah satu aktiviti yang menyumbang secara langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah organisasi kepada pengguna-pengguna. Sebagai contoh, aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan pengeluaran dan pemasaran dikenali sebagai fungsi lini. Fungsi staf pula merupakan satu aktiviti yang menyumbang secara tidak langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah organisasi termasuklah aktiviti-aktiviti pendukungnya. Khususnya, fungsi staf


74

dalam sesebuah organisasi adalah aktiviti yang dijalankan oleh jabatan-jabatan seperti akaun, sumber manusia dan undang-undang. Sebagai contoh, pengurus jabatan pemasaran boleh meminta nasihat daripada jabatan undang-undang untuk memastikan yang perkataan-perkataan yang digunakan dalam iklan-iklan tertentu adalah selaras dengan undang-undang.

4.3.4 Jangkauan Kawalan

Jangkauan kawalan merujuk kepada bilangan pekerja yang melapor terus kepada seseorang pengurus atau penyelia. Ahli-ahli teori pengurusan klasik seperti Henri Fayol percaya bahawa struktur- struktur organisasi adalah menegak dan terdiri daripada beberapa peringkat pengurusan yang mempunyai jangkauan kawalan yang terhad. Jangkauan kawalan yang terhad ini membolehkan organisasi untuk meningkatkan usaha-usahanya dalam memantau kakitangannya. Jangkauan kawalan yang terhad bermakna bilangan pekerja yang diletakkan di bawah penyeliaan seorang pengurus adalah kecil; justeru memastikan penyeliaan yang lebih rapi. Walau bagaimanapun, organisasi-organisasi yang mempunyai struktur organisasi yang panjang dan jangkauan kawalan yang terhad akan menanggung kos yang lebih tinggi terutamanya gaji pekerja. Kos yang tinggi adalah disebabkan oleh struktur organisasi menegak yang mana ia memerlukan peringkat pengurusan yang berganda. Selain itu, peringkat pengurusan berganda ini merupakan punca kelewatan dalam pembuatan keputusan dan kakitangan/pengurus mempunyai kecenderungan untuk merujuk masalah mereka kepada pihak pengurusan atasan. Kreativiti di kalangan pekerja akan menjadi terhad kerana kawalan ketat dan kurang kebebasan yang diberikan oleh pihak pengurusan. Pada masa ini, kebanyakan organisasi mengamalkan jangkauan kawalan yang luas kerana ia mampu mengurangkan kos, mempercepatkan proses pembuatan keputusan, meningkatkan kreativiti dan kefleksibelan, mengurangkan jurang terhadap pengguna-pengguna dan memberikan kuasa kepada pekerja-pekerja. Pada masa yang sama, organisasi tersebut berusaha untuk memastikan yang jangkauan kawalan yang luas ini tidak menjejaskan organisasi dengan

Sebelum anda menyambung bacaan, sila renung sejenak. Apakah yang anda faham dengan terma „jangkauan kawalan‰?

SEMAK KENDIRI 4.2


75

menyediakan latihan kepada semua pekerja supaya mereka lebih memahami keperluan kerja mereka dan menggunakan bantuan rakan-rakan mereka untuk menyelesaikan isu-isu yang timbul.

PEMUSATAN DAN PEMENCARAN

Dalam subtopik ini, kita akan membincangkan tahap pemusatan dalam sesebuah organisasi. Pemusatan merupakan satu situasi di mana hampir semua kawalan adalah berpusat, terutamanya kawalan dalam pembuatan keputusan kepada satu pihak iaitu pengurusan tertinggi dalam sesebuah organisasi. Organisasi-organisasi yang mengamalkan kaedah ini menyerahkan kuasa kepada pengurus-pengurus untuk membuat keputusan, walaupun ia melibatkan perkara yang remeh. Pemencaran merupakan satu situasi di mana sejumlah kuasa diturunkan kepada subordinat atau pekerja di peringkat yang lebih rendah di sesebuah organisasi. Organisasi-organisasi yang mengamalkan pemencaran mempunyai lebih banyak penugasan kuasa di semua peringkat. Sejauh mana sesebuah organisasi perlu memusatkan atau memencar kawalan bergantung kepada keadaan yang dihadapi oleh organisasi tersebut. Seperti yang diterangkan sebelum ini, organisasi-organisasi yang besar akan mendapat lebih banyak kelebihan dengan mengamalkan pemencaran. Apabila saiz organisasi berkembang, pihak pengurusan perlu menangani pengembangan dan peningkatan tanggungjawab dan pelbagai jenis tugas yang mesti dilaksanakan. Delegasi adalah satu langkah yang berkesan yang boleh membantu pengurus dalam menangani isu penambahan beban kerja. Dalam isu-isu lain, pengurusan peringkat atasan mungkin berpendapat bahawa organisasi telah menjadi terlalu besar dan mempunyai tahap delegasi yang tinggi. Salah satu petanda yang

4.4

Terangkan secara ringkas perkara-perkara berikut:

(a) Maksud rantaian arahan.

(b) Perbezaan antara autoriti lini dengan fungsi lini.

(c) Maksud jangkauan kawalan.

LATIHAN 4.3


76

organisasi itu telah menjadi terlalu besar ialah dengan peningkatan dalam kos buruh yang lebih tinggi berbanding kos-kos lain dalam organisasi tersebut. Oleh itu, peningkatan pemusatan dalam aktiviti-aktiviti tertentu boleh membantu mengurangkan keperluan tenaga kerja, yang juga akan mengurangkan kos buruh kepada tahap yang boleh diterima. Sekiranya organisasi-organisasi menghadapi keadaan di mana pengguna- pengguna produk dan perkhidmatan berada di tempat-tempat yang berbeza, maka pemencaran haruslah diamalkan. Pemencaran mampu meletakkan sumber-sumber pengurusan lebih hampir kepada pengguna-pengguna dan dengan berbuat demikian, organisasi tersebut akan dapat memberi tindak balas dengan lebih cepat terhadap perubahan dari segi citarasa pengguna. Sekiranya organisasi tersebut memerlukan pembuatan keputusan yang pantas untuk mengatasi semua masalah yang dihadapi, pemencaran merupakan pilihan yang terbaik. Pemencaran boleh mengurangkan birokrasi dan membolehkan pekerja-pekerja di peringkat bawahan membuat keputusan dengan lebih cepat apabila berhadapan dengan sesuatu masalah. Sekiranya kreativiti diperlukan dalam sesebuah organisasi, maka pemencaran juga merupakan pilihan terbaik. Pemencaran memberikan penugasan kuasa yang akan memberikan kebebasan dalam mencari pilihan yang terbaik untuk mewujudkan atau menyelesaikan sesuatu isu. Selain itu, kebebasan yang diberikan kepada pekerja dapat menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam teknik kerja atau produk.

REKA BENTUK KERJA

Reka bentuk kerja menentukan aktiviti-aktiviti yang dilakukan oleh pekerja-pekerja atau sekumpulan pekerja. Ia menentukan bagaimana dan di mana kerja tersebut mesti dilakukan serta oleh siapa. Selain itu, reka bentuk kerja juga termasuk alat-alat dan kelengkapan yang akan digunakan semasa menjalankan aktiviti-aktiviti kerja. Objektif reka bentuk kerja adalah untuk mencapai produktiviti. Kejayaan reka bentuk kerja mengambil kira faktor kecekapan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti tersebut. Dalam erti kata lain, reka bentuk kerja boleh memastikan persekitaran kerja yang sihat dan selamat bagi pekerja-pekerja dalam jangka masa pendek dan panjang.

4.5


77

4.5.1 Pengkhususan Kerja

Pengkhususan kerja merujuk kepada tindakan menyerahkan kandungan-kandungan bahagian yang lebih kecil daripada keseluruhan kerja atau proses kepada individu-individu. Sebagai contoh, proses keseluruhan penyediaan burger terdiri daripada aktiviti-aktiviti kecil seperti menggoreng daging, menyediakan sayur-sayuran, menyediakan ban dan membungkusnya. Dalam kes ini, pengkhususan kerja mungkin boleh dilakukan kerana langkah-langkahnya mudah dipelajari dan tidak banyak aktiviti yang dipelbagai dan aktiviti-aktivitinya pula kerap berulang. Seorang pekerja yang bertanggungjawab melakukan pembungkusan akan mengendalikan aktiviti yang mudah untuk dipelajari. Kepelbagaian kerja adalah rendah (hanya perlu untuk membungkus) dan tahap pengulangannya adalah tinggi (pembungkusan). Salah satu kelemahan pengkhususan kerja adalah dalam kes-kes di mana tugasnya senang, maka orang yang menjalankan tugas tersebut akan mudah merasa bosan. Ia menyebabkan tahap kepuasan kerja yang rendah dan kadar ketidakhadiran menjadi tinggi dan selepas itu ia boleh menyebabkan organisasi mempunyai kadar pusing ganti pekerja yang tinggi. Sebab utama pengkhususan kerja dilaksanakan adalah ia lebih menjimatkan. Dengan adanya pengkhususan kerja, contohnya tugas membungkus burger, ia mengambil masa yang lebih singkat untuk mempelajarinya dan menjadi mahir. Jika terdapat pekerja yang telah meletak jawatan atau tidak datang bekerja, organisasi tersebut hanya akan menghadapi penurunan kecil dari segi produktiviti apabila pekerja baru diambil sebagai pengganti. Selain daripada itu, apabila reka bentuk kerja adalah mudah, upah atau gaji yang ditawarkan juga adalah rendah. Kerja yang mudah tidak memerlukan gaji yang tinggi untuk menarik perhatian pekerja-pekerja.

4.5.2 Pusingan, Perluasan dan Pengayaan Kerja

Disebabkan oleh kecekapan pengkhususan kerja, organisasi-organisasi mendapati sukar untuk menghapuskan pelaksanaannya. Oleh yang demikian, mereka bentuk semula kerja adalah penting untuk mengekalkan kelebihan-kelebihan pengkhususan kerja. Tiga kaedah telah diperkenalkan, iaitu pusingan kerja, perluasan kerja dan pengayaan kerja. Pusingan kerja diamalkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengkhususan kerja dengan memindahkan pekerja-pekerja daripada satu jenis pengkhususan kepada pengkhususan yang lain secara berkala. Sebagai contoh, pekerja-pekerja yang bertanggungjawab membungkus burger dipindahkan kepada aktiviti


78

menggoreng daging. Tujuan pusingan kerja adalah untuk menyediakan pekerja-pekerja dengan pelbagai aktiviti dan juga peluang untuk memanfaatkan kemahiran yang berbeza. Penggiliran kerja membolehkan organisasi untuk terus mengamalkan pengkhususan kerja. Selain itu, kepelbagaian aktiviti juga akan dapat mengurangkan kebosanan pekerja-pekerja dan memberi kepuasan kerja yang lebih. Perluasan kerja adalah satu lagi kaedah untuk mengatasi kelemahan pengkhususan kerja. Perluasan kerja melibatkan penambahan bilangan tugas dalam sesuatu aktiviti. Sebagai contoh, sebelum ini, pekerja hanya perlu mengendalikan pembungkusan burger tetapi apabila skop kerja diperluaskan, pekerja tersebut tidak lagi hanya menjalankan aktiviti pembungkusan tetapi juga melaksanakan aktiviti-aktiviti lain seperti menuang sos dan melabel burger. Walaupun ramai pekerja mengadu yang mereka tertekan disebabkan perluasan kerja, namun yang lain merasakan bahawa perluasan kerja memberikan mereka peluang untuk membangunkan kemahiran yang lain. Pengayaan kerja melibatkan peningkatan dalam bilangan tugas dalam aktiviti dan memberi kuasa serta kawalan kepada pekerja-pekerja dalam membuat keputusan yang berkaitan dengan kerja mereka. Ahli-ahli psikologi termasuklah Frederick Herzberg menyatakan bahawa pekerja-pekerja yang hanya mengendalikan tugas yang sedikit akan mudah menjadi bosan. Pekerja tidak menginginkan aktiviti-aktiviti yang mudah dan kurang mencabar. Ahli-ahli psikologi yang lain seperti Herzberg, Maslow dan Alderfer percaya bahawa apa yang diperlukan oleh pekerja-pekerja daripada aktiviti-aktiviti kerja mereka adalah pencapaian kerja yang dihasilkan daripada menjalankan kerja dengan jayanya dan pengiktirafan bagi kejayaan yang datang daripada kemahiran dan potensi yang mereka miliki. Pengayaan kerja cuba menangani isu-isu ketidakpuasan hati mereka dengan menambah cabaran kerja. Pengayaan kerja yang disyorkan oleh Herzberg adalah berdasarkan dua faktor pendekatan motivasi. Pengayaan kerja bermakna membina pendorong-pendorong (motivator) dalam aktiviti-aktiviti kerja untuk menjadikan kerja tersebut lebih menarik dan mencabar. Ini boleh dilakukan dengan memberikan pekerja-pekerja sedikit kebebasan dan membenarkan mereka merancang dan memeriksa tugas, yang lazimnya dilakukan oleh penyelia atau pegawai atasan mereka. Pekerja boleh diberikan tanggungjawab secara individu dalam menentukan tahap kemajuan kerja mereka dan juga untuk membetulkan kesilapan mereka sendiri. Apabila kerja tersebut menjadi lebih mencabar dan tanggungjawab pekerja bertambah, maka motivasi dan minat mereka juga turut bertambah.


79

REKA BENTUK PROSES ORGANISASI

Reka bentuk organisasi terbahagi kepada dua jenis iaitu organisasi mekanistik dan organisasi organik. Organisasi mekanistik adalah sebuah organisasi yang dikategorikan mengikut pengkhususan kerja dan tanggungjawab, peranan yang tetap dan rantaian arahan yang lebih ketat yang disebabkan oleh kawalan berpusat dan komunikasi menegak. Organisasi jenis ini adalah yang paling sesuai untuk perniagaan yang stabil dan tidak berubah-ubah. Sebuah organisasi organik merupakan sebuah organisasi yang dikategorikan berdasarkan takrif kerja dan tanggungjawab yang luas, peranan yang berubah-ubah dan pemencaran dan komunikasi mendatar. Organisasi organik adalah yang paling sesuai untuk perniagaan yang dinamik dan sentiasa berubah. Kriteria utama yang membezakan antara kedua-dua pendekatan ini ialah organisasi mekanistik memberi tumpuan kepada struktur organisasi, manakala organisasi organik pula lebih tertumpu kepada proses organisasi yang merangkumi himpunan aktiviti-aktiviti dalam organisasi yang menukarkan input kepada output yang mempunyai nilai kepada pelanggan-pelanggan.

4.6.1 Kemunculan Reka Bentuk Organisasi Baru

Sejak awal 1980an, pengurusan organisasi sudah mula memikirkan beberapa reka bentuk organisasi yang baru. Tujuannya adalah untuk membangunkan pilihan untuk reka bentuk baru agar organisasi tersebut dapat bersaing dengan lebih kompetitif. Dalam bahagian ini, empat reka bentuk organisasi baru akan diterangkan � struktur pasukan, organisasi modular, organisasi maya dan organisasi tanpa sempadan.

4.6

Berdasarkan pemahaman anda, terangkan secara ringkas yang berikut: (a) Perluasan kerja;

(b) Pengayaan kerja; dan

(c) Pusingan kerja.

LATIHAN 4.4


80

(a) Struktur Pasukan Penggunaan pasukan telah menjadi semakin popular dalam menyelaras

aktiviti-aktiviti kerja. Kriteria utama dalam struktur pasukan adalah disintegrasi jabatan dan

pemencaran dalam pembuatan keputusan kepada tahap pasukan kerja. Bagi organisasi yang kecil daripada segi saiznya, keseluruhan organisasi tersebut boleh dilihat sebagai satu pasukan. Organisasi yang lebih besar mempunyai struktur pasukan yang melengkapi apa yang kita panggil birokrasi. Ini membolehkan organisasi tersebut mencapai penstandardan yang cekap yang diamalkan oleh birokrasi selain daripada mempunyai unsur fleksibiliti yang datang bersama struktur pasukan. Penggunaan pasukan seperti pasukan tunggal dan pasukan silang fungsi akan meningkatkan lagi produktiviti dan kecekapan dalam sesebuah organisasi.

(b) OOrganisasi Modular Setiap organisasi mempunyai kelebihan dan keunikan masing-masing

dalam menghasilkan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan-pelanggan mereka. Kelebihan dan keunikan ini terkandung dalam aktiviti teras perniagaan di mana organisasi dapat melaksanakannya dengan baik, cepat dan murah berbanding dengan organisasi-organisasi lain.

Maksud perkataan „modular‰ digunakan sebagai aktiviti-aktiviti perniagaan boleh „dibeli‰ daripada organisasi-organisasi lain bagi tujuan menambahkan aktiviti-aktiviti dan boleh digugurkan apabila mereka tidak diperlukan lagi. Organisasi modular mempunyai beberapa kelebihan. Sebagai contoh, bayaran bagi aktiviti-aktiviti penyumberan luar seperti buruh, tenaga pakar atau keupayaan pengeluaran hanya berlaku apabila transaksi tersebut diperlukan. Ini akan menyebabkan kos yang ditanggung adalah

Sebuah oorganisasi modular akan menyumber luar aktiviti-aktiviti perniagaannya kepada organisasi-organisasi, pembekal-pembekal, pakar-pakar dan konsultan-konsultan yang lain.

Sejauh manakah anda bersetuju dengan penggunaan pasukan dalam melaksanakan kerja?

SEMAK KENDIRI 4.3


81

lebih rendah jika semua aktiviti tersebut diuruskan dengan sendiri. Kedua, aktiviti penyumberan luar dapat memberi tumpuan kepada tugasnya yang sendiri sekali gus memastikan prestasi yang lebih baik.

Namun demikian, untuk mengekalkan kelebihan-kelebihan ini, terdapat beberapa prasyarat yang mesti dipenuhi terlebih dahulu. Syarat yang paling penting adalah organisasi modular memerlukan kerjasama yang erat dengan organisasi-organisasi yang melakukan aktiviti perniagaan penyumberan luar. Walau bagaimanapun, organisasi modular juga mempunyai kelemahan-kelemahan tertentu. Kelemahan yang paling kritikal bagi organisasi modular adalah hilangnya kawalan apabila aktiviti perniagaan melibatkan penyumberan luar kepada organisasi-organisasi lain. Selain itu, organisasi juga mungkin mengurangkan kelebihan daya saingnya secara tidak disedari melalui dua cara. Pertama, perubahan dalam teknologi dan persaingan boleh menyebabkan keadaan di mana aktiviti-aktiviti penyumberan luar yang pada awalnya telah dikenal pasti sebagai aktiviti sampingan kemudiannya menjadi saingan kepada organisasi tersebut. Kedua, organisasi yang menerima aktiviti penyumberan luar boleh menjadi pesaing pada satu hari nanti.

(c) OOrganisasi Maya

Syarikat pengeluar kasut, Puma, merupakan salah satu contoh sebuah

organisasi maya. Puma bertanggungjawab bagi strategi dan pasaran di Jerman. Satu rangkaian firma kecil di Asia juga mengendalikan pembelian dan pengedaran bahan-bahan mentah yang akan digunakan untuk menghasilkan kasut sukan Puma. Organisasi yang berbeza di China, Taiwan dan Indonesia adalah bertanggungjawab untuk menghasilkan kasut Puma. Rangkaian organisasi yang berbeza mengendalikan rangkaian jualan dan pengedaran produk yang beroperasi di Afrika, Asia, Australia, Eropah, Amerika Utara dan Amerika Selatan. Secara keseluruhannya, 80 organisasi yang berbeza dari seluruh dunia terlibat dalam membuat dan menjual kasut sukan Puma.

Sebuah oorganisasi maya adalah sebuah organisasi yang telah menjadi sebahagian daripada sebuah rangkaian perniagaan. Organisasi-organisasi maya wujud dalam satu rangkaian yang berkongsi kepakaran, kos, keupayaan, pasaran dan pelanggan secara kolektif bagi mengatasi masalah-masalah pelanggan atau mengeluarkan produk-produk atau perkhidmatan-perkhidmatan yang tertentu.


82

Tidak seperti organisasi-organisasi modular yang boleh dilihat sebagai stabil dan mempunyai hubungan yang berpanjangan dengan organisasi-organisasi yang berurusan dengannya, organisasi maya mempunyai hubungan yang lebih singkat dan sementara dengan organisasi-organisasi yang berada dalam rangkaiannya. Oleh itu, komposisi organisasi maya sering berubah-ubah. Gabungan organisasi yang menjadi rakan kongsi dalam rangkaiannya bergantung kepada kepakaran yang diperlukan untuk menyelesaikan sebarang masalah atau menghasilkan produk dan perkhidmatan yang khusus kepada pengguna.

Organisasi maya ini mempunyai kelebihan-kelebihannya yang tersendiri.

Salah satu kelebihan organisasi maya adalah ia membolehkan organisasi yang terlibat dalam rangkaian untuk berkongsi semua kos yang terlibat. Oleh kerana ahli-ahli rangkaian boleh menggabungkan usaha mereka dalam memenuhi keperluan-keperluan pengguna dengan pantas, mereka akan dapat bertindak dengan pantas dan fleksibel. Selain itu, oleh sebab ahli-ahli melakukan yang terbaik, secara teorinya organisasi maya akan mampu menghasilkan produk dan perkhidmatan yang terbaik dalam semua aspek.

Kelemahan yang dihadapi oleh organisasi modular juga dihadapi oleh

organisasi maya. Apabila aktiviti perniagaan disumber keluar, ia akan menjadi sukar untuk dikawal terutamanya dari segi kualiti kerja yang dihasilkan oleh rakan dalam rangkaian. Sebaliknya, kelemahan yang paling ketara bagi organisasi maya adalah pelaksanaan organisasi maya memerlukan tahap kepakaran pengurusan yang tinggi demi memastikan rangkaian organisasi yang terlibat akan bekerjasama dengan lebih baik terutamanya jika ia cenderung ke arah hubungan jangka masa pendek disebabkan oleh aktiviti yang dijalankan atau hubungan-hubungan yang berdasarkan projek.

(d) OOrganisasi Tanpa Sempadan

Sebuah oorganisasi tanpa sempadan merupakan sebuah organisasi yang cuba untuk menghapuskan rantaian arahan dan menggantikan penjabatanan dengan autoriti pasukan. Ini bermakna organisasi tersebut berusaha ke arah menghapuskan sempadan-sempadan, sama ada yang menegak atau melintang dalam sesebuah organisasi.


83

Keadaan ini tidak bermakna bahawa pengurus pada peringkat bawahan dan pekerja-pekerja tidak lagi bertanggungjawab kepada pihak pengurusan atasan tetapi apa yang dimaksudkan di sini ialah penekanan kepada kepantasan, tindak balas yang cepat dan fleksibiliti. Jenis organisasi seperti ini juga menghapuskan sempadan-sempadan yang memisahkan antara persekitaran dalaman sesebuah organisasi dengan persekitaran luarannya. Salah satu kelebihan organisasi tanpa sempadan adalah organisasi ini akan dapat memanfaatkan pengetahuan, kepakaran dan keupayaan pekerja-pekerjanya dengan cara yang lebih baik. Dalam hal ini, menyelesaikan masalah tidak lagi menjadi tanggungjawab individu-individu yang terlibat dengan masalah yang berkenaan. Misalnya, masalah-masalah dalam jabatan pemasaran yang sepatutnya diselesaikan oleh individu-individu dalam bahagian pemasaran boleh diselesaikan oleh pakar-pakar dalam perkara tersebut, sama ada dari dalam mahupun luar organisasi. Kelebihan seterusnya adalah hubungan yang rapat antara semua bahagian dalam organisasi dengan komponen-komponen di luar. Hubungan rapat ini terbentuk akibat daripada disintegrasi sempadan yang memisahkan kedua-dua persekitaran tersebut. Walau bagaimanapun, organisasi tanpa sempadan juga mempunyai kelemahan-kelemahannya. Pertama sekali, pengurus dan pekerja-pekerja sering menganggap bahawa peralihan organisasi kepada struktur tanpa sempadan akan mengancam keselamatan kerja mereka. Kelemahan yang paling ketara adalah tidak ada cara yang jelas untuk mencapai struktur organisasi sebegini.

Apakah yang anda faham tentang „organisasi tanpa sempadan‰?

SEMAK KENDIRI 4.4


84

Soalan Esei Terangkan perbezaan antara organisasi mekanistik dengan organisasi organik. Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Faktor manakah yang tidak mempengaruhi struktur sesebuah

organisasi? A. Teknologi B. Strategi organisasi C. Jenis produk dan perkhidmatan yang dikeluarkan D. Saiz organisasi 2. Apakah jenis penjabatanan yang menyelaras kerja dan pekerja-

pekerja dalam unit-unit yang berbeza berdasarkan produk dan perkhidmatan?

A. Produk B. Fungsian C. Geografi D. Maya 3. Apabila seorang pekerja ditambah bilangan tugasnya dalam sesuatu

aktiviti ia dikenali sebagai:

A. Pusingan kerja B. Perluasan kerja C. Pengayaan kerja D. Pengkhususan kerja

4. Apakah yang BBENAR berkaitan penjabatanan pelanggan? A. Mewujudkan pertindihan kerja. B. Mewujudkan penjabatanan berdasarkan fungsi. C. Menambahkan kos pengagihan sumber. D. Penyelarasan antara jabatan menjadi semakin mudah.

LATIHAN 4.5


85

5. „Organisasi jenis ini menyumber luar aktiviti-aktiviti perniagaannya kepada organisasi-organisasi, pembekal, pakar-pakar dan konsultan-konsultan yang lain.‰

Apakah jenis struktur organisasi yang dirujuk oleh kenyataan di atas?

A. Modular B. Maya C. Tanpa sempadan D. Matriks

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)

1. Organisasi-organisasi yang besar mempunyai struktur organisasi yang cenderung kepada mengkhususkan kerja, mengurangkan standard dan pemusatan.

2. Penjabatanan matriks ialah sejenis struktur yang terdiri daripada dua atau lebih jenis penjabatanan.

3. Rantaian arahan menerangkan aliran kuasa dalam sesebuah organisasi.

4. Henri Fayol percaya yang struktur organisasi yang menegak akan mempunyai jangkauan kawalan yang terhad.

5. Seorang pekerja telah dipindahkan daripada satu bidang kerja kepada satu bidang kerja yang lain. Situasi ini dipanggil pengayaan kerja.

Soalan Kes: Reka Bentuk Organisasi

1. Apakah yang anda faham tentang reka bentuk organisasi?

2. Reka bentuk jenis manakah akan anda gunakan untuk organisasi anda sekarang? Mengapa?


86

� Organisasi-organisasi perlu distrukturkan sebaik mungkin untuk menggalakkan kecekapan dan keberkesanan aktiviti-aktiviti.

� Reka bentuk organisasi perlu disesuaikan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi keberkesanan strategi.

� Strategi organisasi mempengaruhi struktur organisasi kerana strategi dapat menentukan jenis-jenis tugas yang perlu diambil oleh pekerja-pekerja.

� Struktur organisasi juga boleh menerangkan tentang autoriti dan perpindahan autoriti dalam organisasi tersebut. Tambahan pula, ia membantu dalam reka bentuk bentuk kerja yang terlibat dalam sesebuah organisasi.

� Sebuah organisasi mekanistik lazimnya didapati paling sesuai untuk persekitaran yang stabil, manakala struktur organik biasanya lebih sesuai untuk persekitaran yang bergolak.

Jangkauan kawalan

Organisasi maya

Organisasi mekanistik

Organisasi modular

Organisasi tanpa sempadan

Perluasan kerja

Pemencaran

Pemusatan

Pengayaan kerja

Pusingan kerja

Rantaian arahan

20150121070000_topik 4 reka bentuk organisasi

Documents