BAB 4

REKABENTUK ORGANISASI

PENGENALAN

Merujuk kepada pembangunan organisasi seperti fungsi dan penyelarasan di dalam organisasi tersebut Ia juga merujuk bagaimana menentukan apa yang pekerja secara perseorangan akan buat dalam sesebuah organisasi dan bagaimana usaha dibuat secara berkumpulan bagi mencapai matlamat organisasi. Ia merujuk kepada sistem bekerja, aliran tugas dan komunikasi yang berlaku dalam organisasi. Biasanya struktur organisasi akan ditunjukkan dalam bentuk rajah dan bentuk secara piramid.

FAKTOR PENGARUHI STRUKTUR ORGANISASIAda 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Strategi organisasi Saiz organisasi Teknologi Persekitaran

sambungan

Strategi organisasi merujuk bagaiamana objektif sesebuah organisasi boleh dicapai dan bagaimana ianya distrukturkan. Struktur organisasi bukan menjamin kepada kejayaan mencapai matlamat organisasi tetapi ia boleh meningkatkan darjah kejayaan tersebut. Ini bermaksud struktur organisasi boleh mengerakkan pasukan pengurusan mencapai matlamat yang telah ditentukan.

sambungan

Banyak kaedah dalam menentukan saiz organisasi. Saiz juga akan menentukan struktur organisasi. Organisasi kecil membolehkan lesser tendency, kurang standardization dan lebih kepada pemusatan membuat keputusan Organisasi besar membolehkan tugas dikhususkan, standard dan mengagihkan pembuatan keputusan

sambunganTeknologi merujuk bagaimana organisasi menukar input menjadi output Sesebuah organisasi sekurang-kurangnya mempunyai satu teknologi berkaitan kewangan, sumber manusia, dan fizikal berkaitan produk atau perkhidmatan Ada aktiviti yang memerlukan teknologi yang rutin memerlukan penjabatan dan peraturan yang perlu dipatuhi. Manakala aktiviti yang tidak rutin dan memerlukan kemahiran individu tidak memerlukan penjabatan.

sambunganSemua organisasi menghadapi kesan luaran dalam proses survival organisasi tersebut Sesetengah organisasi menghadapi persekitaran yang tetap dan sesetengah lagi menghadapi persekitaran dinamik. Persekitaran tetap megurangkan perhatian berbanding persekitaran yang sentiasa berubah Ketidakpastian persekitaran akan menyebabkan ancaman kepada keberkesanan organisasi Pengurusan organisasi akan cuba mengurangkan ancaman dan sala satu cara ialah dengan mengubah struktur organisasi.

JENIS PENJABATANFUNGSI PRODUK

PENJABATAN

PELANGGAN

MATRIK

GEOGRAFI

PENJABATANPENJABATAN MENGIKUT FUNGSI Penjabatan mengikut fungsi ialah pengumpulan tugas dan sumber mengikut dalam satu kaedah dimana pekerja yang melakukan tugas yang sama ditempatkan dalam jabatan yang sama. Biasanya bentuk jabatannya adalah bagi memenuhi fungsi-fungsi pengeluaran, pemasaran, kewangan dan sumber manusia. Kebaikannya dapat menghasilkan keberkesanan dalaman, bentuk kemahiran dalam bidang-bidang tertentu serta sesuai dalam keadaan yang stabil.

PENJABATANPENJABATAN MENGIKUT KELUARAN Penjabatan mengikut keluaran merujuk kepada setiap jabatan adalh berasaskan kepada sesuatu keluaran. Ia berasaskan andaian seorang pekerja yang mahir membuat barangan A tidak mungkin mahir membuat barangan B. Kaedah pemasaran juga berbeza mengikut keluaran dan sesuatu keputusan terhadap sesuatu produk itu lebih cepat dilakukan.

PENJABATANPENJABATAN MENGIKUT PELANGGAN Penjabatan juga boleh mengikut pelanggan. Ini bagi memudahkan sesuatu jabatan memahami kehendak mengikut pelanggan mereka. Contoh-contoh penjabatan mengikut pelanggan ini seperti pelanggan biasa, pelanggan kerajaan dan pelanggan industri. Satu lagi contoh yang agak sesuai adalah pelanggan bayi, remaja, dewasa, lelaki, perempuan.

PENJABATANPENJABATAN MENGIKUT KAWASAN Penjabatan mengikut kawasan merujuk kepada wilayah atau geografi. Ini kerana kawasan operasi dan pasarannya yang terlalu luas. Contoh seperti RTM dan TV 3. Untuk menjadi lebih berkesan mereka menubuhkan stesen-setesen mereka di utara, tengah, selatan dan timur Malaysia. Dengan cara itu ia dapat bertindak segera bagi memenuhi keperluan pengguna dan dalam masa yang sama dapat menyesuaikan diri dengan ciriciri kawasan.

PENJABATANPENJABATAN MATRIX Penjabatan bentuk matrik merujuk kepada gabungan dua atau lebih jenis penjabatan dalam sesebuah organisasi. Kelebihan jenis ini ialah ia dapat menjadikan pengurusan organisasi lebih berkesan dan biasanya melibatkan projek yang besar dan komplek. Ini memerlukan kemahiran pengurusan yang tinggi dalam organisasi. Kelemahan jenis ini ialah pekerja terpaksa memberikan maklumat atau laporan kepada penyelia dan pengurus dalam satu masa.

AUTORITI/KUASA

Autoriti atau kuasa adalah sebahagian struktur organisasi. Autoriti bermaksud cara yang betul memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan bagi mencapai aktiviti organisasi. Autoriti bermula daripada pengurusan atasan.

RANTAIAN ARAHAN

Merujuk kepada garisan kuasa yang tidak terputus antara kedudukan yang paling rendah dengan kedudukan yang paling tinggi Individu di atas memberi arahan, bertindak dan membuat keputusan berkaitan tugas yang dilakukan orang yang di bawahnya. Individu di barisan bawah mesti melaporkan semua yang berkaitan dengan tugasnya kepada orang yang diatas sesuai dengan rantaian arahan.

AUTORITI LINI DAN KAKITANGAN

Kedua-duanya mesti bekerja bersama untuk memastikan keberkesanan dan kecekapan sesebuah organisasi. Autoriti lini membuat keputusan dan memberi arahan berdasarkan kepada rantaian arahan. Pengarah adalah satu contoh autoriti lini yang memberikan arahan kepada pengurus di bawahnya. Autoriti kakitangan pula adalah sebagai pembantu dan pemberi pandangan kepada autoriti lini.

FUNGSI LINI DAN KAKITANGAN

Fungsi lini adalah merujuk kepada pelbagai fungsi dalam organisasi Fungsi lini merujuk kepada aktiviti pengeluaran, pemasaran dan penjualan produk dan perkhidmatan pelanggan. Fungsi kakitangan adalah bagi menyokong fungsi lini misalnya perakaunan, undang-undang dan sumber manusia. Contohnya, pengurus pemasaran meminta nasihat perundangan berkaitan perkataan yang digunakan dalam pengiklanan adalah sah.

JANGKAUAN KAWALAN

Merujuk kepada bilangan subordinat yang diseliakan oleh seseorang pengurus Bilangan subordinat yang berada dalam kawalan seseorang pengurus mestilah terhad kerana seorang pengurus tidak dapat menyelia dengan berkesan apabila bilangan subordinatnya ramai. Organisasi yang mempunyai struktur organisasi yang panjang menyebabkan peningkatan kos keran gaji, pelbagai peringkat pengurusan. Kelemahannya juga ialah pembuatan keputusan lambat, kreativiti antara pekerja juga terhad Bagaimana pun jangkauan kawalan adalah untuk merendahkan kos, proses membuat keputusan, meningkatkan kreativiti dan fleksibel

PEMUSATAN DAN DISENTRALISASIPemusatan merujuk kepada sejauhmana kuasa dan authoriti dikekalkan pada peringkat atasan dalam hieraki organisasi Disentralisasi merujuk kepada sejauhmana kuasa dan autoriti didelegasikan kepada peringkat yang lebih rendah dalam hieraki organisasi. Bagaimana organisasi melakukan salah satu atau keduanya bergantung kepada situasi yang dihadapi oleh organisasi tersebut Contoh jika organisasi menghadapi lokasi dan pelanggan yang berbeza disentralisasi kuasa boleh dilaksanakan

REKA BENTUK KERJA

Merujuk kepada proses menstruktur setiap pekerjaan dan mengintegrasikannya ke dalam kumpulan kerja agar kerja menjadi lebih cekap dan menarik. Simplifikasi kerja merupakan proses mereka bentuk pekerjaan supaya pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut mempunyai sebilangan kecil aktiviti yang berskop sempit untuk dilaksanakan. Pusingan kerja merujuk kepada amalan menempatkan kerja ke dalam pekerjaan yang berbeza mengikut tempoh jangka masa tertentu. Perluasan kerja merujuk tindakan meningkatkan skop kerja dengan menggabungkan pelbagai tugas yang serupa secara mendatar bagi menjadikan pekerjaan tersebut lebih menarik agar pekerja merasa lebih bermotivasi dan berpuas hati Pengkayaan kerja merujuk kepada tindakan meningkatkan kedalaman kerja dengan mengabungkan pekerjaan secara menegak bagi meningkatkan potensi untuk pertumbuhan, pencapaian, tanggung jawab dan pengiktirafan dalam diri pekerja secara signifikan

REKA BENTUK PROSES ORGANISASI

Organisasi mekanistik merujuk tanggung jawab dan pengkhususan kerja, peranan yang tetap dan rantaian arahan adalah lebih ketat dan berpusat. Komunikasi lebih berbentuk menegak. Organisasi organik adalah lebih dinamik terhadap peranan dan tanggung jawab, disentralisasi diwujudkan dan kominukasi adalah berbentuk mendatar. Biasanya ia sesuai kepada organisasi perniagaan yang memerlukan berlakunya banyak perubahan.

KEMUNCULAN BENTUK BARU

Sejak 1980an terdapat banyak perubahan terhadap rekabentuk oganisasi. Ini bagi memberikan sesebuah organisasi itu berkembang dan bersaing dalam situasi yang kompetetif Ada 4 bentuk organisasi: Struktur Pasukan Organisasi Modular Organisasi Virtual Organisasi Borderless

STRUKTUR PASUKAN

Kriteria utama dalam struktur ini ialah penjabatan tidak dilakukan dan keputusan diberikan kepada peringkat pasukan. Bagi organisasi yang kecil ia dianggap sebagai satu pasukan Bagi organisasi yang besar ia menjadikan pasukan pelengkap kepada apa yang dinamakan birokrasi. Ia membantu organisasi menjadi lebih cekap dan fleksibel.

ORGANISASI MODULAR

Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan keunikan dalam mengeluarkan barangan dan perkhidmatan. Ini membolehkan sesebuah organisasi itu mempunyai kelebihan dari segi prestasi, cepat dan murah berbanding organisasi lain. Modular bermaksud sesebuah organisasi boleh mendapatkan kepakaran, nasihat dan bekalan dari organisasi lain untuk tujuan penambahan kepada organisasi mereka. Ia dapat dilakukan bagi mengurangkan kos mereka dan menumpukan kepada aktiviti teras mereka dengan lebih cekap. Bayaran kepada sumber luaran yang diperlukan hanya akan dibayar jika mereka menggunakannya.

ORGANISASI VIRTUAL

Organisasi Virtual adalah sebahagian daripada organisasi yang bersifat jaringan atau rangkaian Organisasi ini menjadikan rangkaian yang dikongsi seperti kepakaran, kos, kemampuan, pasaran secara kolektif bagi memenuhi kehendak pelanggan atau mengeluarkan sesuatu produk atau perkhidmatan Puma mempunyai rangkaian pengeluaran produk mereka di pelagai negara dengan tugas yang berbeza Bagaimanapun hubungan antara rangkaian adalah ersifat jangka pendek. Ini kerana komposisinya sering berubah Kelebihan organisasi virtual adalah mampu berkongsi kos dan memmenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan cekap. Kawalan kualiti sukar dan kekuatan tahap pengurusan yang tinggi dan cekap bagi menguruskanya.

ORGANISASI BORDERLESS

Satu bentuk organisasi yang cuba menghapuskan rantaian arahan dan mengantikan pejabatan kepada kuasa pasukan Ini beerti organisasi cuba menghilangkan sempadan hubungan menegak dan mendatar dalam organisasi Ini tidak pula menyebabkan pekerja dan pengurus bawahan tidak bertanggung jawab kepada pengurus atasan tetapi ia lebih merujuk kepada kepantasan, reaksi yang cepat dan fleksible dalam menyelesaikan masalah Sebagai contoh masalah dalam aspek pemasaran boleh diselesaikan oleh mereka yang pakar dalam jabatan pemasaran samada pihak dalaman atau luaran. Ia membolehkan hubungan lebih erat dibina antara pihak dalaman dan luaran organisasi Kelemahannya ialah pengurus dan pekerja membuat andaian ia akan menjadi ancaman kepada tugas mereka dan keadaan ini sukar untuk dijelaskan strukturnya

TERIMA KASIH