1.2 kemahiran pengurusan

PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 21.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN

1.2. Kemahiran pengurusan [MINGGU 2 – 6 WAKTU]

1.2.1. Peringkat pengurusan [2]

(a) Menjelaskan kepentingan kemahiran dalam pengurusan;

Definisi Kemahiran Pengurusan

Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan, penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.

Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan.

Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.

Kepentingan Kemahiran Pengurusan

1. Membolehkan pengurus mengurus dengan berkesan2. Membolehkan pengurus menyelaras kerja di dalam organisasi secara

lebih baik dan berkesan3. Membolehkan pengurus membuat keputusan yang tepat bagi sesuatu

situasi yang penting.4. Membolehkan pengurus mengurus masa secara cekap dan berkesan.5. Membolehkan pengurus berhubung dengan semua pihak secara

berkesan6. Membolehkan pengurus mengetahui dan menyelesaikan semua

masalah secara cekap dan berkesan.7. Membolehkan pengurus mengenalpasti dan mengambil peluag yang

wujud sama ada dari dalam dan luar organisasi.8. Membolehkan pengurus mengkoordinasikan semua semua secara

cekap dan berkesan.

KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy


(b) Menjelaskan tiga peringkat pengurusan iaitu peringkat bawahan, peringkat pertengahan, dan peringkat atasan;

1. Pengurus Atasan Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua

Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

2. Pengurus Pertengahan Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan

menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.

3. Pengurus Bawahan Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang

dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak



1.2.2. Jenis-jenis kemahiran pengurusan [4]

(c) Menjelaskan berbagai-bagai jenis kemahiran pengurusan termasuklah konseptual, antara- perorangan/kemanusiaan, teknikal, pengurusan masa, dan pembuatan keputusan;

1. Kemahiran Konseptual Kemahiran konseptual ialah kebolehan mental atau minda untuk

menganalisis dan mengdiagnosis setiap situasi dan masalah, malah berupaya untuk menyelaras dan menyepadukan keseluruhan aktiviti organisasi agar ia lebih sistematik dan efektif.

Setiap organisasi sentiasa berdepan dengan pelbagai cabaran dan saingan yang memerlukan kepada penentuan polisi dan strategi organisasi yang lebih berdaya saing.

Kemahiran konseptual yang tinggi sanggat diperlukan untuk membolehkan seseorang pengurus memahami dengan sempurna dan rasional setiap peluang dan tindakan-tindakan yang lebih strategik dari semasa ke semasa.

Dengan yang demikian, organisasi akan dapat berfungsi dengan lebih efektif sesuai dengan situasi dan kehendak semasa.

Disamping itu, perlu dipahami bahawa proses untuk mencapai matlamt organisasi melibatkan jumlah aktiviti yang banyak dan pelbagai.

Kesemuanya perlu di organisasi sejara efektif supaya wujud kelancaran beroperasi demi untuk meminimumkan kos pengeluaran di samping akan dapat mencapai tahap produktiviti yang tinggi serta berkualiti.

2. Kemahiran Kemanusiaan/Interpersonal Kemahiran kemanusiaan merujuk kepada kebolehan seseorang pengurus

untuk bekerja dan memahami serta memotivasi para pekerja, sama ada secara individu mahupun secara kumpulan dan pasukan.

Sebahagian besar daripada urusan seharian para pengurus organisasi adalah bekerja bersama-sama dengan para pekerja mereka.

Malah, kejayaan seorang pengurus adalah bergantung kepada sejauh mana mereka dapat merealisasikan matlamat syarikat melalui kerja-kerja yang dijalankan oleh para pekerja mereka.

Berdasarkan kepada hakikat ini, kemahiran kemanusiaan amatlah kritikal kepada seorang pengurus. Antaranya, komunikasi, perundingan, motivasi dan kepimpinan.

3. Kemahiran Teknikal Kemahiran teknikal merujuk kepada pengetahuan dan kebolehan seseorang

pengurus mengaplikasi segala teori, kaedah, teknik, prosedur dan alat-alat yang sesuai untuk melaksanakan sesuatu tugas yang spesifik.

Kemahiran teknikal ini amat mudah untuk diphami dalam dunia pekerjaan profesional yang bersifat teknikal, seperti kerja seorang jurutera dan seorang doktor.

Mereka mestilah mempunyai kemahiran teknikal dalam bidang masing-masing untuk membolehkan mereka melaksanakan tugas-tugas seharian mengikut keperluan dan piawaian yang ditentukan.

Dalam bidang pengurusan pula, seorang pengurus personel hendaklah



mempunyai pengetahuan dan kemahiran teknikal yang secukupnya dan terkini serta mahir dalam prosedur dan peralatan yang digunakan untuk proses pengrekrutan, penstafan, latihan, pembangunan staf, penilaian prestasi, pampasan dan sebagainya.

4. Kemahiran Pengurusan Masa Kemahiran pengurusan masa merujuk kepada kemampuan pengurus untuk

menjadualkan kerja mengikut keutamaan kerja. Oleh kerana seseorang pengurus merupakan seorang yang sibuk dengan

tugas berkaitan dengan pengurasan, maka beliau perlu pandai menguruskan kerja yang perlu dilaksanakan tidak terbengkalai.

Kemampuan untuk menggunakan masa dalam melakukan aktiviti mengikut tempoh yang ditetapkan.

5. Kemahiran Pembuatan Keputusan Kemahiran pembuatan keputusan merujuk keupayaan memilih alternatif

terbaik yang dapat diterima & membawa kebaikan Pengurus dapat membuat keputusan yang bijak dengan mengambilkira

perubahan persekitaran dll Sebagai contoh, seorang pengurus kewangan mempunyai pengalaman dan

tahu menguruskan belanjawan pembelian bahan mentah untuk mengeluarkan sesuatu produk

RINGKASAN NOTA JENIS-JENIS KEMAHIRAN



1. Kemahiran Konseptual Melihat organisasi secara keseluruhan Menyelesaikan masalah jangka panjang Membuat perancangan strategik Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran Melihat peluang masa depan dan menjangka ancaman Berkebolehan menganalisis persekitaran Menentukan arah perjalanan organisasi Kemahiran ini diperlukan oleh pengurus atasan

2. Kemahiran Kemanusiaan Memimpin pekerja Memberi arahan /tugas Memberi motivasi Menyelaraskan pekerja dan kerja Memahami hubungan pekerja Semua peringkat pengurus memerlukan kemahiran ini

3. Kemahiran Teknikal Mengoperasi mesin dan peralatan Menggunakan kaedah/prosedur untuk melaksanakan kerja Menggunakan teknologi dan kemahiran untuk kerja harian Kerja yang agak rutin Peringkat pengurus bawahan sangat memerlukan kemahiran ini

4. Kemahiran Pengurusan Masa Kemampuan pengurus menjadualkan kerja mengikut keutamaan kerja Kerja yang perlu dilaksanakan tidak terbengkalai

5. Kemahiran membuat keputusan Keupayaan membuat keputusan dengan baik Bertepatan @ berkesan dengan matlamat organisasi Mengurangkan risiko @ tidak menimbulkan risiko

(d) Menghubungkaitkan kemahiran pengurusan dengan peringkat pengurusan.



RAJAH KONSEP : HUBUNGKAIT ANTARA KEMAHIRAN PENGURUSAN DENGAN PERINGKAT

PENGURUSAN

KONSEPTUAL KEMANUSIAAN PENGURUSAN MASA BUAT KEPUTUSAN

ATA

PERTEN

BAWA

APHub.antara bghn

Anal.swotSAN prcgn orgn

Keputusan P

RcgnGAHAN Jabatan

KPHAN

P

Hub.pihak luar/Pengurus bawah

PHub.atasan/

Rakan/bawahan/Pihak luar

PBerhubgung DgnPekerja Bawahan& Peng.Pertghan

P

Rcgn j/pjgTercapai

PRancang/Sedia

JadualUtk Jabatan

PIkut/Patuh Jadual

Utk Proses Pengeluaran

AP

StrategiKP Dasar/Utg/Rugi

Peluang Niaga P PSelia/latih PgunaanNilai Prestasi Sumber/Kawal/Elak StrategiDitipu/Dihormat Jabtn

AP KPFahami aturanProsedur kerja/Aplikasi kaedah/Teknikal kerja

TEKNIKAL

JADUAL KONSEP : HUBUNGKAIT ANTARA KEMAHIRAN PENGURUSAN DENGAN PERINGKAT PENGURUSAN

Kemahiran Penyelia Pengurus Pengeluaran

Pengarah Urusan

Teknikal Memahami prosedur dan peraturan kerja

Aplikasi kaedah, prosedur dan teknik dalam semua bidang kerja

Bertujuan memberi tunjuk ajar kepada pihak bawahan

Konseptual Peringkat jabatan Perancangan peringkat organisasi

Analisis SWOTKemanusiaan Berhubung dengan

pihak bawahan. Hubungan dengan

pihak atas, rakan sejawat dan bawahan

Berhubung dengan pihak luar.

Pengurusan Masa Ikut/patuhi jadual untuk proses pengeluaran

Merancang dan menyediakan jadual untuk jabatan.

Pembuatan Keputusan Penggunaan sumber.

Strategi Dasar/ isu Peluang

perniagaan Agihan sumber

1. Kemahiran Konseptual

Definisi:



Kebolehan melihat perkaitan antara bahagian/perubahan persekitaran organisasi Keupayaan berfikir secara abstrak Mengenalpasti & menganalisis masalah dalam pelbagai situasi Dapat melihat jauh kehadapan. Contoh kemahiran : daya kreativiti yg tinggi, mempunyai inisiatif

Aplikasi/kepentingan

Atasan: Amat diperlukan kerana perlu buat keputusan dan perancangan yang melibatkan

organisasi secara keseluruhan. Contoh perancangan pelaburan /produk/peluang baru/pasaran/strategi persaingan Perlu cekap dan peka kepada apa-apa perubahan di persekitaran dalaman dan luaran

kerana ini akan mempengaruhi perjalanan organisasi. Pertengahan: Menyelesaikan masalah jangka panjang untuk peringkat jabatan Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran untuk peringkat jabatan /

berfikiran secara abstrak Membuat perancangan strategik/jangka panjang untuk peringkat jabatan Melihat peluang masa depan dan menjangka ancaman di peringkat jabatan Berkebolehan menganalisis persekitaran peringkat jabatan (faktor dalaman dan luaran) Menterjemah visi dan misi organisasi kepada pengurus bawahan

Bawahan: Menyelesaikan masalah jangka panjang untuk peringkat unit kerja Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran untuk peringkat unit kerja /

berfikiran secara abstrak Membuat perancangan strategik/jangka panjang untuk peringkat unit kerja Melihat peluang masa depan dan menjangka ancaman untuk peringkat unit kerja Berkebolehan menganalisis persekitaran unit kerja/(faktor dalaman dan luaran) Menterjemah visi dan misi organisasi kepada para pekerja untuk peringkat

unit/kumpulan kerja

2. Kemahiran Pembuatan Keputusan

Definisi: membuat keputusan yang bijak dengan mengambilkira perubahan persekitaran dll



Menggunakan kaedah membuat keputusan dengan sistematik dan baik Kebolehan memilih dan mengambil alternatif yang terbaik /keupayaan memilih

alternatif terbaik yang dapat diterima & membawa kebaikan

Aplikasi/kepentingan:

Atasan: Penting kerana pengurus atasan perlu membuat keputusan dalam pelbagai aspek pada

setiap masa. Keputusan tepat penting kerana akan memberi kesan kepada keseluruhan organisasi Melibatkan pembuatan keputusan-keputusan penting seperti penentuan pelaburan,

produk dll Strategi Dasar/ isu Peluang perniagaan Agihan sumber Keputusan penilaian prestasi

Pertengahan: Keputusan berkaitan agihan sumber Menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat di peringkat jabatanMengambil tindakan segera terhadap isu dan permasalahan yang berlaku di peringkat

jabatanMemberhentikan para pekerja yang bermasalah Membuat penilaian prestasi pekerja dengan adil

Bawahan: Menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat Meneruskan atau memberhentikan pengeluaran jika berlaku kemalangan/output tidak

mematuhi standad Mengubahsuai kaedah pengeluaran yang tidak efisyen Memberhentikan para pekerja yang bermasalah di peringkat operasi Membuat penilaian prestasi pekerja dengan adil

3. Kemahiran Kemanusiaan

Definisi: Kemahiran hubungan manusia / komunikasi dengan pelbagai pihak Sebagai perantara antara pihak pengurusan dengan para pekerja



kebolehan bekerja dengan orang lain/secara berpasukan kebolehan berkomunikasi dengan baik & berkesan

Aplikasi/kepentingan:

Atasan: Berkomunikasi dan berinteraksi secara berkesan[½] Memimpin pekerja[½] Memberi arahan/tugas Menyelaras kerja dan pekerja Memahami hubungan pekerja Memberi motivasi pekerja Menyelesaikan masala Contoh:Pengurus atasan perlu memberi dorongan dan arahan kepada pekerja bawahan,

Pengarah memberi arahan kepada Eksekutif Pengeluaran, Pengarah/CEO Berhubung dengan pihak luar.

Pertengahan: Kebolehan untuk bekerja dengan orang lain[f=1]-staf bawahan dan staf jabatan lain

termasuk pengguna/pelanggan-huraian[h=1] Memahami tingkahlaku-pengguna/pekerja/pihak berkaitan dengan aspek pemasaran-

huraian Memotivasi/Berupaya meransang individu supaya rajin bekerja-orang

bawahan/jurujual/promoter/agen pemasaran-huraian Berkomunikasi dengan berkesan-arahan jelas/maklumat produk/pengaruhi

pengguna/staf kepada pihak berkaitan Mempunyai hubungan yang baik dengan penguru lain- di semua peringkat dalam

organisasi-pengurus lain seperti pengurus/staf jabatan lain dalam organisasi sama. Memahami sikap dan perasaan orang lain-staf dalaman/pihak pengguna/pelanggan-

peka dan prihatin terhadap masalah berkaitan dengan aspek pemasaan produk.

Bawahan: Perlu untuk berinteraksi dengan berkesan dengan para pekerja operasi Untuk memberi arahan dan teguran Mewujudkan suasana harmoni pengurus-pekerja Memberi maklum balas kepada pengurusan pertengahan dan atasan Memberi motivasi Memimpin pekerja

4. Kemahiran Pengurusan Masa

Definisi: Penggunaan masa dengan berkesan Penjadualan tugas/perancangan masa yang rapi



Keupayaan menggunakan masa dalam melakukan sesuatu aktiviti untuk mencapai kualiti piawai yang ditetapkan

Kecekapan menentukan keutamaan setiap tugas


Atasan: Membuat perancangan jangka panjang. Memastikan perancangan jangka panjang tercapai Mengenalpasti peruntukan masa yang diperlukan untuk sesuatu projek Mengendalikan sesuatu mesyuarat secara berkesan.

Pertengahan: Merancang jadual peringkat jabatan Menyediakan jadual untuk peringkat jabatan dan bawahan Memastikan projek dan perancangan peringkat jabatan mengikut jadual dan masa

yang ditetapkan Memastikan peringkat bawahan menjalankan operasi seperti yang dirancang dalam

jadual

Bawahan: Mengetahui jumlah masa yang diperlukan bagi sesuatu kerja Menyiapkan kerja sebagaimana yang dirancang Memperuntukan masa mengikut keperluan tugas

5. Kemahiran Teknikal Definisi Kebolehan aplikasi kaedah, prosedur, teknik, alatan dalam membuat atau memasang

sesuatu




Atasan: Pengurus atasan mengetahui dan memahami prosedur setiap aspek teknikal Memahami masalah teknikal yang berlaku di peringkat bawah Memahami tanggungjawab teknikal pengurus peringkat operasi/bawahan

Pertengahan: Menyelia subordinat – (memberi panduan) Melatih subordinat- (tunjuk ajar) Menilai prestasi subordinat- (tahu ukuran prestasi) Mengawal subordinat -(memastikan ikut prosedur) Mengelakkan penipuan-(patuh kepada peraturan) Dihormati subordinat -(tidak memandang rendah keupayaan pengurus)

Bawahan: Menggunakan teknologi dan kemahiran untuk kerja harian/kerja rutin Menunjuk ajar / memberi penerangan kepada para pekerja Mengenalpasti sebarang kekurangan / kerosakan peralatan Dapat memantau dengan berkesan pematuhan prosedur kerja yang dikuti pekerja Bertanggungjawab secara langsung dengan operasi harian kilang/ Menyediakan jadual bertugas pekerja supaya operasi kilang berjalan dengan lancar/

Memastikan operasi pengeluaran dilaksanakan secara berterusan Memastikan pekerja melaksanakan tugas /Menggunakan /Menagaplikasikan kaedah

pengeluaran dengan cekap dan berkesan Kemahiran mesin : Membimbing /Menunjuk ajar para pekerja menggunakan

peralatan/mesin dengan cara yang betul


1.2 kemahiran pengurusan

Documents