DISEDIAKAN OLEH,PUAN CORINE BT AHLAI @ ERIC

Topik 1.0 (1.2 1.3)

PENULISAN SURATSurat merupakan salah satu drpd alat komunikasi bertulis.Terbahagi kpd 2 jenis :

1. Surat Rasmi2. Surat Tidak RasmiAdalah dokumentasi yg mampu dijadikan rujukan apabila timbul sesuatu masalah.

JENIS SURATa. Surat Tidak Rasmi - Alat komunikasi bertulis yg ditulis oleh individu kpd individu yg lain utk tujuan tidak rasmi.b. Surat Rasmi - Alat komunikasi yg ditulis oleh jab.2 kerajaan, badan berkanun, swasta individu utk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

SAMBUNGANc. Memo - Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.d. E-Mail - Alat komunikasi bertulis untuk tujuan rasmi / tidak rasmi yang ditulis menggunakan ruangan siber.

JENIS SURAT RASMIPermohonanRayuanBantahanMaklumanArahanUcapan (tahniah/takziah)PenghargaanJemputan

CIRI-CIRI UTAMA SURAT RASMIBersifat bukan peribadi;Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja; danMematuhi prinsip dalam penulisan surat rasmi 4C + P

CIRI-CIRI SURAT & MEMOSurat tidak rasmi : tidak terikat dgn peraturan2 tertentu ( bebas) mengikut cita rasa penulis berdasarkan siapa penerimanya.Surat rasmi : mengikut peraturan2 yg tertentu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasaMemo : ditulis secara ringkas. Apa yg dipentingkan hanya isi yg pada umumnya bertujuan utk makluman,

FORMAT & TEKNIK PENULISANJarak tepi (indentation)Jarak (langkau) baris/perengganJarak selepas koma (,)Jarak selepas noktah (.)Penekanan (highlight)Penulisan rujukan failPenulisan tarikhPernyataan SULITPenggunaan Untuk perhatian (u.p.:)

CONTOH FORMAT SURAT RASMIFormat Umum Surat Rasmi Jabatan atau InstitusiKepala surat Maklumat penghantar (Logo, Nama Jabatan, Alamat, Poskod, Nombor Telefon, Nombor Faks, dan E-Mail)Makluman penerima Rujukan penerima, rujukan pengirim dan tarikhNama Penerima & jawatan & alamatpenuh penerima(u.p.:) Nama Pegawai petugas jika perluMelalui: (ketua penerima surat jikaberkenaan

SAMBUNGANSapaan & gelaran/Rujukan kehormatTajuk surat (ditaip huruf besar/hitam/digaris dibawah)Isi/Maksud surat:Pembukaan bicara & rujukan (Angka 1 tidakditaip sebagaipengenalan/pendahuluan/rujukan) &Isi surat Perenggan pertama: Maksud sebenarsurat (Taip angka 2 Isi/maksud surat yang utama)2.1 Pecahan isi surat sebab musabah & tujuani) Ulasanii) Data & perangkaan, dll

SAMBUNGANIsi surat Perenggan kedua (Taip angka 3)Penegasan/Pernyataan adanyalampiran/harapan ()Penutup surat & ucapan terima kasihSlogan/moto (jika ada): Ungkapan khas organisasi (slogan tetap) & slogan sementera (jika ada)Pengakuan kesetiaanTandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataan perwakilan (b.p jika perlu)

SAMBUNGANPenerima salinanSingkatan pendraf/penaip surat (Initial)

PRINSIP PENULISAN SURATsurat rasmi boleh dianggap berkualiti sekiranya mempunyai ciri 4C+P iaitu :Correct (betul)Clear (jelas)Comprehensive (lengkap)Concise (ringkas dan padat)Polite (nada lembut dan bersopan)

4C+PCorrect (Betul)surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari segi penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat dan teknik penulisannya.Clear (Jelas)Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah ada tujuan yang hendak disampaikan kepada pihak sasaran. Utk mencapai objektif tersebut, mesej yg hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.

4C+PComprehensive (Lengkap)Segala data, fakta dan maklumat yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan lengkap.Concise (Ringkas dan Padat)Surat rasmi perlu ditulis seberapa ringkas & padat. Menulis secara ringkas, tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga atau bahasa yg panjang lebar untuk menerangkan sesuatu hal, w/pun ditulis ringkas namun keindahan & kesopanan tetap terpelihara.

4C+PPolite (Kesopanan)Nada & kesopanan surat sama ada surat tidak rasmi mahupun surat rasmi memainkan peranan penting. Surat merupakan alat komunikasi. Jika surat yang ditulis itu boleh menimbulkan perkara yang negetif maka akan berlakulah kegagalan dalam komunikasi. Justeru, utk memperlihatkan kesopanan dlm surat maka terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana & ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi.

PENGENALANPemimpin yang dilantik perlu mempunyai kemahiran mentadbir dan mengurus sesebuah persatuan.Mengurus kewangan, surat menyurat, menyimpan fail, mengadakan mesyuarat dan tentukan kehendak persatuan dilaksanakan dengan baik.Kemahiran mentadbir dan mengurus persatuan ditumpukan kepada tiga aspek : Sistem fail, Surat rasmi, komunikasi rasmi melalui media elektronik.

APA ITU FAIL?Berasal dari perkataan Latin: Fillum (seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir)Satu folder di mana didalamnya surat-surat disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.Alat yg dinomborkan & didaftarkan mengikut kaedah tertentu digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan.

SISTEM FAILSebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila diperlukan.Setiap organisasi memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukanFaktor mustahak mengenai perkhidmatan, data pekerja, data statistik, produk perlu didapatkan melalui fail yang disimpan secara sistematik.

KEPENTINGAN SISTEM FAILSemua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.Rekod atau makluman dapat diperolehi dgn segera apabila dikehendaki.Tindakan yang perlu dapat diambil dengan segera.Memudahkan pengganti yang mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

TARAF KESELAMATAN FAILTerbukaTerhadSulitRahsiaRahsia Besar

WARNA KULIT FAILTerbuka putihTerhad putih dan tercatat perkataan terhadSulit hijau dan tercatat perkataan sulitRahsia Merah jambu berpalang dan tercatit perkataan rahsiaRahsia besar kuning & berpalang merah dan tercatat perkataan rahsia besar