konsep dan polisis dalam pengurusan rekod

7/30/2019 Konsep Dan Polisis Dalam Pengurusan Rekod

1/69

Arkib Negara Malaysia


2/69



3/69

1. APA YANG DIMAKSUDKAN DENGAN REKOD?

2. BAGAIMANA MENGURUS REKOD?

3. PRINSIP PENGURUSAN REKOD

4. KEPENTINGAN DAN KEPERLUAN PENGURUSANREKOD

5. FAEDAH YANG BOLEH DIDAPATI DARIPADAPROGRAM PENGURUSAN REKOD

6. PIAWAIAN DALAM PENGURUSAN

7. RUMUSAN

3


4/69

Pada akhir sesi, peserta akan dapat:1. Mengenal pasti definisi rekod dan

pengurusan rekod2. Menyenaraikan jenis & ciri-ciri rekod

3. Mengenal pasti prinsip dan konseppengurusan rekod

4. Mengenal pasti kepentingan dan keperluanpengurusan rekod yang efisien

5. Mengenalpasti piawaian pengurusan rekod

4


5/69

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuklain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan

maklumat termasuklah kertas, dokumen,daftar, bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem,filem sinematograf, rakaman bunyi,rekod yang dihasilkan secara elektroniktanpa mengira bentuk atau ciri-cirifizikal dan apa-apa salinannya

Akta Arkib Negara 2003


6/69

DEFINISI MAKLUMAT:

SEBARANG FAKTA/ KETERANGAN/KENYATAAN/DATA

YANG TELAH DIPROSES/DIUBAH KE DALAM BENTUK

YANG BERMAKNA DAN BERGUNA UNTUK MANUSIA

PENGETAHUAN YG DISALURKAN

DISALURKAN MELALUI CARA:

i. ISYARATii. LISANiii. BERTULIS/BERCETAK

iv. RAKAMANv. Aktiviti:

-PANDANG

-DENGAR-RASA



7/69

DEFINISI DOKUMENMEDIUM DI MANA SESUATU MAKLUMATDICATATKANMELALUI PELBAGAI CARA:

KERTAS

FOTO/FILEM/MIKROFILEM

PITA/RAKAMAN

DLL



8/69

Rekod yang diterima secara rasmi atau yangdikeluarkan oleh mana-mana pejabat awambagi perjalanan hal-ehwalnya atau olehmana-mana perkhidmat awam atau pekerja

pejabat awam dalam perjalanan tugasrasminya dan termasuk rekod mana-manaperusahaan Kerajaan dan juga termasuksegala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yangditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara1966

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)


9/69

Dokumen Daftar Bahan bercetak Buku

Peta Pelan Lukisan Gambar foto

9

JENIS-JENIS REKOD Mikrofilem Filem

Sinematograf

Rakaman bunyi

Rekod yang dihasilkan secaraelektronik tanpa mengirabentuk atau ciri-ciri fizikal

dan apa-apa salinan

Akta Arkib Negara 2003


10/69

DEFINISI ARKIB:

Rekod yang dipeliharabagi nilai kebangsaanatau sejarahnya yang

kekal dan lama bertahanatau kedua-duanya

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)


11/69

Unik Sahih / Tulin

Mengandungi maklumat

Bertambah (fail & dokumen bertambah)

Mempunyai nilai

Dua kategori utama Urusan Am (Housekeeping)

Urusan Fungsian (Functional

Kitaran Hayat Rekod 3 Peringkat

11

CIRI-CIRI REKOD


12/6912

1. Pewujudan

Penerimaan rekod

dari agensi luar

2. Agihan

Pengguna dalaman

Pengguan luaran.

3. Penggunaan &

Penyenggaraan

Untuk keputusan.

Untuk rujukan.

Untuk perundangan.

5. Pelupusan

Pemindahan,

musnah atau simpan

di jabatan.

4. Penyelenggaran

Simpan / kesan

Pelihara

1.Pewujudan

2.Penggunaan &Penyenggaraan

3.Pelupusan

KITARAN HAYAT REKOD


13/69

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAIAKTIVITI PENTADBIRAN:

PENTADBIRAN AM

HARTA DAN BANGUNAN

ALAT KELENGKAPAN

KEWANGAN

PERSONEL



14/69

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI FUNGSI

ASASNYA:

TANAH DI PEJABAT TANAH/DAERAH

SURAT BERANAK DI JPN

PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN

NIKAH/CERAI DI JAB. AGAMA ISLAM

CUKAI PENDAPATAN DI LHDN



15/69

Rekod adalah penting:

Akauntabiliti - Kebertanggungjawaban Integriti - Keikhlasan/kejujuran/

ketelusan/amanah Bahan bukti Bahan strategik Memori institusi

15


16/69

NILAI PENTADBIRAN

NILAI PERUNDANGAN

NILAI KEWANGAN

NILAI SEJARAH

NILAI KEBUDAYAAN

NILAI PENYELIDIKAN



17/69

Menyokong jentera pentadbiran kerajaan

Membantu melicinkan penyampaian perkhidmatan

Merekodkan segala tanggungjawab dan hak-hak

berkerajaanMenyediakan dokumentari perundangan

Bahan bukti ke atas segala tindakan yang telahdilaksanakan oleh kerajaan

Menyediakan bahan penyelidikan masa hadapan

17


18/69

MEMERLUKAN RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG

MENGHALANG KECEKAPAN

MENJEMUKAN/KOTOR

BERBAGAI JENIS

JUMLAH YANG BESAR DIPERLUKAN

MUSUH-MUSUH



19/69

Kawalan secara efisyen, sistematik dansaintifikke atas pewujudan, penerimaan,penyelenggaraan, penggunaan, dan pelupusanrekod.

Kawalan ini termasukmemelihara bukti danmaklumat dalam bentuk rekod mengenai aktivitidan transaksi sesebuah organisasi

19


20/69

UNTUK MENGAWAL PENGWUJUDAN DANPERKEMBANGAN REKOD UNTUK MENGURANG KOS OPERASI UNTUK MEMPERBAIKI KEBERKESANAN DANPRODUKTIVITI UNTUK MENERAPKAN TEKNOLOGIPENGURUSAN REKOD BARU UNTUK MEMPASTIKAN KEPATUHANUNDANG-UNDANG



21/69


UNTUK MENGURANGKAN RISIKOPERUNDANGAN

UNTUK MENGAWALSELIAMAKLUMAT-MAKLUMAT PENTING

UNTUK MENYOKONG KEPUTUSANPENGURUSAN YANG BAIK

UNTUK MEMELIHARA MAKLUMAT

NEGARA DAN INSTITUSI UNTUK MENGUKUR TAHAP

PROFESIONALISMA


22/69

Tenaga pekerja

Kepakaran

Kewangan / Peralatan

Ruang penyimpanan rekod

Masa

Akta, Polisi dan Peraturan (ANM)

22


23/69

PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENISREKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH

SESEBUAH AGENSI

MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN

MEMASTIKAN IANYA DISALURKAN DENGAN

BETUL SUPAYA KEUTUHAN (kesempurnaan)

REKOD ITU TERPELIHARA DAN KAITAN

ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGANYANG LAIN TIDAK TERHALANG



24/69

PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEM

PENGGUNAAN REKOD DAN MAKLUMAT

DI SESEBUAH AGENSI

MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIFDAN SEPARA AKTIF DAPAT DI SELENGGARA,

DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN

SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG

MEMERLUKANNYA



25/69

MENGKELAS MEINGINDEKS MENGEDAR MENYIMPAN MENGESAN



26/69

MENGKAJI DAN MENGENALPASTI REKOD-REKOD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA,

KEKAL ATAU PEMUSNAHAN

MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK

DIBEBANKAN DENGAN JUMLAH REKOD ATAUMEDIUM MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK

SEHINGGA BOLEH MENYEBABKAN KEGENDALAAN

DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

HARIAN



27/69

KHIDMAT NASIHAT

PENILAIAN REKOD

SENARAI PEMINDAHAN REKOD

INVENTORI REKOD

JADUAL PELUPUSAN REKOD

PEMINDAHAN KE ANM

PEMUSNAHAN REKOD



28/69

PERUBAHAN TEKNOLOGI

PIAWAIAN/STANDARD: PELBAGAI FORMAT

MIGRASI: KOS TINGGI

AUTENTISITI & KETAHANAN

KESELAMATAN: FIZIKAL DAN MORAL

KEHILANGAN DATA



29/69

MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD

REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DANDIPELIHARA DENGAN BAIK

MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAKDIPERLUKAN

DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN



30/69

30

KEPATUHAN KEPADA AKTA, ARAHAN

DAN PROSEDUR DALAMPENGENDALIAN REKOD KERAJAANKEPATUHAN KEPADA AKTA, ARAHAN DANPROSEDUR DALAM PENGENDALIAN REKODKERAJAAN


31/69

Pengenalan kepada Akta Arkib Negara 2003 [Akta629]

Bahagian IV Akta Arkib Negara 2003 Pengurusan

Rekod Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

Panduan Pengurusan Pejabat (BAHAGIAN 6,7,8) Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pejabat

Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

31


32/69

AKTA

AKTA ARKIB NEGARA 2003, AKTA RAHSIA RASMI

1972 (PINDAAN 1986), AKTA SEKATAN MASA 1953,

AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007

PERATURANARAHAN KESELAMATAN,

ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,

WARTA KERAJAAN 13 OKTOBER 2008

PROSEDUR

STANDARDOPRERASI

PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT

PEKELILING AM BIL. 2/1987- PERATURAN PENGELASAN

SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING

PERBENDAHARAAN 3 NOVEMBER 1993

KAEDAHMEMUSNAHKAN REKOD, MALAYSIAN STANDARD

(MS) 2223-1:2009 & 2223-2:2009

.


33/69

Untuk membantu proses akauntabiliti rekodsupaya ianya boleh dijadikan bahan buktiyang sah

33


34/69

Oleh itu perlu faham sifat rekod: Tulin / sah Boleh digunakan semula

Bahan bukti Akauntabiliti Intergriti

34


35/69

Boleh dibahagikan kepada dua aspek:

Undang-undang

Akta (yang diluluskan oleh Parlimen Malaysia)

Peraturan

Pentadbiran

- Polisi seperti Arahan, Ketetapan, Aturcara

- Standard seperti ISO, e-SPARK

- Manual dan panduan contoh MAMPU

35


36/69

Skop Suatu akta untuk mengadakan peruntukan bagi

pewujudan, pemerolehan, jagaan, pemeliharaan,penggunaan dan pengurusan arkib awam danrekod awam;

Perkara-perkara lain yang berkaitan dengannya

36


37/69

Seksyen-Seksyen Utama:i) Seksyen 25 Larangan Pemusnahan Rekod Awamii) Seksyen 26 Pelupusan Rekod Awamiii) Seksyen 27 Jadual Pelupusan Rekodiv) Seksyen 28 Pemindahan Rekod Awam ke Arkib Negarav) Seksyen 29 Serahan Rekod Awam Apabila Dimintavi) Seksyen 30 - Jagaan Rekod bagi Pejabat awam yang telahditutupvii) Seksyen 31 Pemerolehan Bukan Rekod Awamvii) Seksyen 32 Penyerah Simpanan Rekodviii) Seksyen 36 Pemprosesan dan Pemeliharaan Arkib Awamix) Seksyen 37 Akses Kepada Arkib Awamx) Seksyen 38 Akses Kepada Rekod Terperingkat

AKTA ARKIB NEGARA 2003

37


38/69

Larangan terhadap pemusnahan rekod awam Pejabat awam perlu minta kelulusan KP ANM

dengan mendeskripsikan rekod yang hendakdimusnahkan. Penalti keatas pejabat awam yang tidak patuh

kepada perundangan Arkib

38


39/69

Kelulusan pemusnahan rekod oleh KetuaPengarah Arkib Negara

39


40/69

Kewajipan bagi Ketua Pentadbir pejabat awammenyediakan Jadual Pelupusan Rekod

Kuasa KP Arkib Negara meluluskan

Memorandum persetujuan antara Ketua

pejabat awam dengan KP Arkib Negara

40


41/69

Arahan pindah rekod-rekodbernilai kebangsaan atau

sejarah ke Arkib Negara

Penangguhan pemindahan

41


42/69

Seseorang yang bukan pekhidmat awam yangmenyimpan rekod dengan kebenaran khas

hendaklah menyerah rekod tersebut apabiladi minta oleh ANM



43/69

Pejabat Awam Yang Tidak BerfungsiMemberi kuasa kepada Arkib Negara menyenggaradan memelihara rekod-rekod awam yangpejabatnya tidak lagi berfungsi

43


44/69

Pemerolehan Bukan Rekod Awam Memberi kuasa kepada Arkib Negara

untuk memperoleh rekod bukan rekodawam yang mempunyai nilai



45/69

Arkib Negara sebagai custodian

Mengembalikan rekod awam

sekiranya diminta oleh pejabatpewujudnya dengan syaratmengemukakan permohonan bertulis

KP Arkib berhak tidakmengembalikan rekod tersebutsekiranya rekod itu terlalu uzur

45


46/69

Pemprosesan dan Pemeliharaan ArkibAwam Semua arkib awam hendaklah :-

Disimpan

Disusun, dikelaskan dan diperihalkan untukmemudahkan rujukan kepadanya

Jika perlu dibaiki dan dipulihara

Jika perlu dipindahkan kedalam bentuk rakaman

maikrofilem, salinan fotografi atau apa-apabentuk penyimpanan lain



47/69

Akses kepada Rekod Awam Boleh dirujuk

ANM sediakan kemudahan rujukan

Boleh dibuat salianan dengan kebenaran ANM



48/69

Dari aspek pentadbiran Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 Panduan

Pengurusan Pejabat

Arahan Perbendaharaan 150 & 299

Arahan Keselamatan Surat Pekeliling Perbendaharaan 1993

48


49/69

49

Bahagian VI : Urusan Surat Kerajaan

Bahagian VII : Pengurusan Fail

Bahagian VIII : Penyelenggaraan, Pemeliharaandan Pelupusan Rekod awam


50/69

50

Bahagian VI: Urusan Surat Kerajaan

i. Penyediaan Surat Menyurat (7 elemen)

ii. Pendaftaran dan Pengedaran (Kepada siapa dan

segera)

iii. Pengurusan Surat Terperingkat (Arahan

Keselamatan)


51/69

Surat keluar :Disediakan dalam :

Perlu direkodkan dalam

Kertas minit fail

Buku daftar surat keluar

51

3 salinan

Salinan asal -Penerima

Salinan kedua - Fail

Salinan ketiga Fail timbul


52/69

Surat masuk :

Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masukDicop/ditulis tarikh diterima/ttgn ringkas

Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahuluSurat segera (u.p En)Perlu diberi akuan terimaPerlu dikandungkan ke dalam fail (kertas minit) serta merta

untuk tindakan pegawai bertanggungjawab

52


53/69

Kepentingan Pengurusan Fail (Cepat, tepat dan sistematik) Pengkelasan Fail ( Am/Fungsian)

Pengkelasan Perkara dan Pengkodan (No. Fail)

Prosedur Pengurusan

Pembukaan Fail

Fail Sementara

Penyimpanan dan Pergerakan Fail (tempat simpanan danrekod pergerakan fail)

Simpan Dalam Perhatian

Fail Timbul Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

Pelupusan Fail



54/69

Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua Agensi

Patuh piawaian, sedia bilik rekod, pelupusandan PRJ

Penyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod Awam

Pembaikan Kecil

Bilik Rekod

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

Program Rekod Penting

Pelan Tindakan BencanaArkib Negara Malaysia


55/69

55

Bahagian 3 : Pengurusan Dokumen Terperingkat Menetapkan peringkat keselamatan dokumen

rasmi kerajaan

Peraturan Penyenggaraan dan penggunaan

rekod-rekod terperingkat

Pelupusan rekod-rekod bertaraf terperingkat


56/69

56

AP 150(Surat Pekeliling PerbendaharaanBil.4/2007)

Arahan pelupusan rekod-rekodkewangan beserta Lampiran Myang menetapkan tempoh

simpanan rekod kewangan

56


57/69

PINDAAN KEPADA ARAHAN PERBENDAHARAAN 150

( TATACARA PEMUSNAHAN

REKOD-REKOD KEWANGAN )

57

SURAT PEKELILING


58/69

Kebenaran

Musnah

Rekodkewangan

ARKIB

NEGARA

AUDIT

NEGARA

AKAUNTAN

NEGARA

SURAT PEKELILINGPERBENDAHARAAN BIL. 4 / 2007

58


59/69

Buku atau RekodTempoh Minimum

Yang Ditetapkan

Untuk Penyimpanan

Lejar dan Rekod Khas mis., DaftarPinjaman Pejabat Hutang Awam,Daftar Pindah Milik yang disediakansecara manual, Mesin, Komputeratau dalam apa bentuk sekalipun

atau yang direkod dan disimpansecara mikro grafik atau mediaelektronik lain.

20 Tahunselepaspenyelesaian akhir segala

urusan dan penutupan

akaun terakhir

dalamnya..

{ Arahan Perbendaharaan

No. 150 ( i) }

59


60/69

Pemusnahan resit,lesen atau borang yang

belum guna atau usangperlulah mendapat

kebenaran dari Ketua

Audit Negara

AP

299

60


61/69

MENGADAKAN SATU KUMPULAN

LAPORAN-LAPORAN RASMI

DI ARKIB NEGARA

61


62/69

62

Pelupusan kertas dan bahanbahan bercetak jabatan-

jabatan kerajaan dan badanberkanun


63/69

63

MS 2223-1:2009Information and Documentation Records Management

Part 1: General

MS 2223-2:2009Information and Documentation Records Management

Part 2 - Guidelines

Malaysian Standard (MS) 2223-1:2009 &

2223-2:2009


64/69

64

MS 2223 digunakan sebagai :

bahan rujukan penting dalam menyediakan perancanganprogram pengurusan rekod di organisasi anda

Sebagai alat untuk melaksanakan pengauditan ke ataspengurusan rekod

Untuk mengukur pelaksanaan pemeliharaan rekodpejabat


65/69

65

SURAT PEKELILING AMBIL.1/2003

Pengumpulan dan Pemeliharaan Surat-

Surat Persendirian Penjawat-PenjawatTinggi Kerajaan Di Arkib Negara

Malaysia


66/69

Dokumen, maklumat atau bahanyang telah dibuat pengelasan

semula dan bertaraf TERBUKAsahaja yang boleh dihantar keArkib Negara Malaysia untuk

tindakan pelupusan.

66


67/69

Pengelasan Surat Rasmi

Perlantikan Pegawai Awam untukmengelaskan surat rasmi, maklumat ataubahan.

67


68/69

68

RKPS Khid.Nasihat 1/04

SESI SOAL-JAWAB

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS

ALOR MERAH

O5250 ALOR STAR

KEDAH DARUL AMAN

Telefon (Pejabat) - 04-7204205Telefon (Talian Terus) - 04-7204201Fax - 04-7340235Website www.arkib.gov.myEmail [email protected]
http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/


69/69

konsep dan polisis dalam pengurusan rekod

Documents