habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/.../1987-sistem-e-parlimen.docx · web viewselain...

CABARAN INOVASI TAHUN 2015

SISTEM e-PARLIMEN

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN, MALAYSIA

PENGENALAN

Urusan parlimen kementerian merupakan antara urusan terpenting bagi setiap kementerian

kerana ia merupakan perhubungan Kementerian dengan badan perundangan negara iaitu

parlimen Malaysia melalui Mesyuarat Dewan Negara dan Dewan Rakyat.

Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) merupakan salah satu jabatan kerajaan di bawah

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar (NRE) yang seringkali dipertanggungjawabkan untuk

menjawab hampir 75% dari soalan-soalan dan isu yang dikemukakan kepada NRE di Dewan

Rakyat dan Dewan Negara. Secara purata soalan-soalan yang diterima adalah dianggaran 120

soalan untuk keseluruhan sesi persidangan pada setiap tahun.

Soalan dan jawapan terdahulu hanya dikumpul dan di key-in secara manual didalam komputer

dan seringkali pihak urusetia parlimen mengalami kesukaran untuk mencari semula jawapan

kepada soalan yang berulang. Kesemua soalan yang diterima adalah tertakluk kepada untuk

memberi maklumbalas jawapan sebelum tempoh persidangan bermula.

Proses penyediaan jawapan kepada soalan-soalan yang diterima seringkali memerlukan

urusetia parlimen jabatan membuat panggilan berulang kali kepada pegawai di bahagian

terlibat. Ini secara tidak langsung akan meninggikan kos pengurusan jabatan dan kadangkala


turut melibatkan telefon peribadi pegawai. Selain melibatkan masa yang lama kerana tempoh

menunggu Urusetia juga mengalami kesukaran untuk mematuhi piagam pelanggan untuk

memberikan maklumbalas dalam tempoh 14 hari.

Sehubungan itu, sistem e-Parlimen telah dibangunkan pada Disember 2014 untuk

menggantikan sistem penyimpanan dan pengurusan soalan dan jawapan secara manual selain

memudahkan pemantauan keseluruhan pengurusan soalan dan jawapan parlimen secara

berkesan di Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS).

Dengan adanya sistem e-Parlimen ini maka ianya memudahkan urusan seperti berikut:

a) Pencarian soalan dan jawapan terdahulu dapat dicapai dengan mudah.

b) Penghantaran soalan kepada bahagian terlibat.

c) Pemantauan piagam pelanggan untuk tempoh masa maklumbalas oleh bahagian

d) Semakan jawapan oleh pengarah bahagian sebelum dihantar kepada pihak urusetia.

e) Penghantaran jawapan daripada bahagian kepada urusetia parlimen NRE.

f) Soalan dan jawapan boleh disemak oleh sesiapa sahaja yang dibenarkan oleh urusetia

Parlimen

Sistem e-Parlimen ini akan sentiasa ditambah baik dengan sasaran ianya boleh digunapakai

sehingga ke peringkat kementerian (urusetia parlimen NRE).


LAPORAN INOVASI

1. TUJUAN

Sistem ini dibangunkan bertujuan bagi memudahkan semua urusan pegawai yang terlibat

dengan parlimen seperti urusetia parlimen (Bahagian korporat), wakil bahagian dan

pengarah bahagian. Sekiranya pegawai-pegawai terlibat bertukar atau berpindah maka

tiada masalah kepada pegawai pengganti yang baru untuk berurusan.Sistem ini juga

dibangunkan bertujuan untuk memberi maklumat awal berkaitan parlimen kepada pegawai

yang terlibat seperti ranking soalan, jenis soalan (lisan dan bukan lisan), tarikh mesyuarat,

Ahli Dewan Rakyat dan Negara, tarikh penggulungan perbahasan Dewan Rakyat dan Dewan

Negara.

Sistem ini juga dapat membantu pihak pengurusan tertinggi jabatan untuk menyemak dan

memantau soalan dan jawapan (Final draf) sebelum ianya dikemukakan kepada Menteri

atau Timbalan Menteri di peringkat parlimen. Secara tidak langsung, ianya dapat membantu

mencapai KPI Ketua Pengarah Jabatan dalam memastikan semua soalan parlimen dijawab

semasa sesi perbahasan.

2. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Idea untuk membangunkan sistem ini tercetus apabila terdapat kesukaran oleh pihak

pengurusan Bahagian Korporat memantau jawapan yang dikemukakan oleh bahagian,

semasa ketiadaan urusetia parlimen. Oleh yang demikian soalan dan jawapan tidak dapat

diakses oleh pihak pengurusan.


Disamping itu juga pada masa hadapan Dewan Negara dan Dewan Rakyat akan bersidang

secara serentak yang akan mengakibatkan kesukaran kepada pihak urusetia parlimen JPS

dalam urusan mengumpul jawapan dari bahagian berkaitan dengan anggaran 40 soalan

(Soalan Dewan Rakyat dan Dewan Negara) yang perlu dijawab bagi satu sesi mesyuarat.

Selain daripada itu terdapat juga kes dimana jawapan yang sepatutnya perlu dihantar ke

Urusetia Parlimen Malaysia tidak diterima oleh urusetia parlimen NRE dalam masa yang

ditetapkan yang mana ianya akan memberi kesan kepada KPI Ketua Pengarah JPS.


Contoh aduan yang diterima berkaitan dengan maklumbalas berkaitan dengan jawapan parlimen sewaktu menggunakan kaedah manual

Inovasi ini dilaksanakan dengan penglibatan kolaborasi di antara Bahagian Pengurusan

Maklumat dan Bahagian Korporat sacara dalaman. Bahagian Pengurusan Maklumat

bertanggungjawab didalam membangunkan sistem e-Parlimen yang dirangka oleh Bahagian

Korporat. Sistem yang dibangunkan ini tidak melibatkan sebarang kos samada perisian

ataupun perkakasan kerana ianya menggunakan sumber sedia ada yang digunakan oleh

sistem lain


3. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Sebelum sistem ini diwujudkan soalan dan jawapan terdahulu hanya dikumpul dan di

key-in secara manual didalam komputer dan seringkali pihak urusetia parlimen

mengalami kesukaran untuk mencari semula jawapan kepada soalan yang berulang.

Pegawai yang bertanggungjawab iaitu urusetia Parlimen akan menghantar soalan pada

bahagian, urusetia di bahagian akan menyediakan jawapan dan pengurusan atasan di

setiap bahagian akan menyemak jawapan tersebut sebelum dihantar ke urusetia

Parlimen. Tempoh masa yang di ambil lebih kurang dalam satu minggu. Selepas sistem

ini diwujudkan, proses penyediaan dan semakan jawapan Parlimen menjadi lebih cepat

dan berkesan di mana urusetia Parlimen akan menghantar soalan Parlimen kepada

urusetia bahagian dan akan diterima juga oleh pengarah Bahagian terlibat. Proses

penyediaan, semakan oleh pengarah Bahagian dan Urusetia parlimen serta

penghantaran ke NRE mengambil masa selama 3 hari.

4. ELEMEN PENURUNAN KUASA

Tiada

5. IMPAK INOVASI

I. Elemen Inovatif/Kreativiti

Sistem e-Parlimen ini merupakan inovasi Bahagian yang yang diwujudkan bagi

memudahkan semua urusan pegawai yang terlibat dengan urusan parlimen dalam


proses penyediaan jawapan, penyimpanan dan semakan jawapan parlimen dari

pengurusan atasan JPS. Inovasi ini merupakan elemen baru yang dicipta ekoran daripada

kesukaran pihak pengurusan Bahagian Korporat memantau jawapan yang dikemukakan

oleh bahagian semasa ketiadaan urusetia parlimen. Oleh yang demikian soalan dan

jawapan tidak dapat diakses oleh pihak pengurusan dimana.

II. Elemen Keberkesanan

Setiap jawapan yang dihuraikan oleh wakil bahagian terhadap soalan parlimen akan dapat

perhatian daripada pengarah bahagian sebelum dihantar kepada urusetia parlimen NRE.

Ianya penting bagi memastikan setiap jawapan yang disediakan adalah tepat terutama

sekali yang melibatkan peruntukan Jabatan. Setiap pengarah bahagian akan mengetahui

keadaan atau situasi semasa bagi soalan-soalan yang dijawab untuk Dewan Negara dan

Dewan Rakyat.

III. Elemen Signifikan

Melalui sistem e-Parlimen maka kos operasi seperti panggilan telefon pejabat dan

peribadi dapat dikurangkan kerana sebelum ini urusetia perlu membuat panggilan

telefon ke setiap pegawai bahagian yang terlibat.

Waktu maklumbalas yang ditetapkan dalam tempoh 14 hari dapat dicapai dan

penyusutan waktu menjawab soalan juga telah direkodkan kerana melalui sistem ini

setiap pegawai yang terlibat mendapat alert email bagi setiap soalan.


Sistem ini juga dapat mengurangkan penggunaan kertas dan ini merupakan saranan

kerajaan dalam penjimatan penggunaan kertas dalam kerja harian. Ianya mesra pelanggan

di mana sistem ini boleh diakses di mana-mana. Urusetia parlimen boleh membuat

pemantauan terhadap sistem ini walaupun berada diluar pejabat tanpa mengira masa.

Begitu juga dengan pegawai bahagian yang terlibat boleh menjawab setiap soalan

dikemukakan pada bila-bila masa. Akhir sekali pihak pengurusan atasan juga dapat

menyemak jawapan yang dikemukakan secara on time.

IV. Elemen Relevan

Sistem ini juga dapat membantu pihak pengurusan tertinggi jabatan untuk menyemak dan

memantau soalan dan jawapan (Final draf) sebelum ianya dikemukakan kepada Menteri

atau Timbalan Menteri di peringkat parlimen. Secara tidak langsung, ianya dapat

membantu mencapai KPI Ketua Pengarah Jabatan dalam memastikan semua soalan

parlimen dijawab semasa sesi perbahasan.


Gambaran dan Proses Kerja Sistem e-Parlimen

1. Log masuk ke Sistem e-Parlimen

Pengguna hendaklah memasukkan user ID dan password untuk melayari sistem e-Parlimen ini

2. Paparan Muka Hadapan Sistem

Paparan muka hadapan bagi sistem e-Parlimen setelah kata laluan dimasukkan

3. Menu Soalan


Soalan parlimen akan diapaparkan sepertimana diatas apabila carian soalan dibuat. Pengguna boleh memilih carian untuk tahun, penggal dan juga soalan samada lisan atau bukan lisan.

4. Menu Jawapan

Didalam menu jawapan pula bahagian berkaitan boleh melihat samada jawapan berada dalam status disah, disemak, ditolak ataupun telah dihantar kepada bahagian berkaitan.

5. Menu Dewan Rakyat dan Dewan Negara


Dibawah menu Dewan Rakyat ianya mengandungi senarai Ahli Dewan Rakyat, parti yang dianggotai dan juga kawasan parlimen.

6. Menu Laporan

Bagi menu laporan pula ianya mengandungi kesemua jawapan-jawapan yang telah dijawab oleh pihak JPS bagi memudahkan rujukan dimasa-masa yang akan datang.


7. Menu Senarai Pengguna

Didalam menu senarai pengguna ianya akan menyenaraikan pegawai bahagian/Negeri yang telah dilantik sebagai pegawai yang bertanggungjawab bagi urusan yang berkaitan dengan soalan parlimen

8. Log keluar dari sistem e-Parlimen

habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/.../1987-sistem-e-parlimen.docx · web viewselain...

Documents