PENGGUNAAN REPOSITORI UNTUK LAYANAN ARSIP ELEKTRONIK

PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA

(BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA)

“Proposal”

DISUSUN OLEH :

120709064 HERLINAWATI GULTOM

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara arsip berperan sebagai memori kolektif

bangsa, simpul pemersatu bangsa, sumber informasi sejarah bangsa yang lengkap, nyata dan

benar. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara)

Sebagai badan yang mengelola arsip-arsip yang berkenaan dengan Negara Republik

Indonesia, khususnya Negara Indonesia bagian Sumatera Utara jelas memiliki peran untuk

Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.

Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak

ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali

bilamana dibutuhkan. Arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara

tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam

kehidupan manusia. Kemudian, untuk menjaga keselamatan dari Arsip tersebut sering sekali

Badan arsip daerah di Indonesia tidak terkecuali Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) menyimpan arsip dengan sangat ketat bahkan jika

ada seseorang yang ingin melihat arsip harus melewati beberapa prosedur ditambah lagi

seseorang yang datang secara pribadi tidak diperkenankan untuk mengetahui dan melihat

arsip tersebut secara langsung. Hal tersebut dapat membatasi badan arsip daerah untuk

melayankan arsip kepada pengguna yang ingin mencari infomasi dan melihat arsip secara

langsung sehingga tugas badan arsip daerah untuk menjunjung azas Keterbukaan Informasi

Publik tidak dapat dilakukan dengan maksimal. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) tidaklah hanya sekedar mengumpulkan, mengelola,

menyimpan, dan melestarikan arsip, tetapi juga melakukan pelayanan informasi kearsipan.

Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi mengatur tentang

bagaimana informasi harus terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat sedangkan Undang-

undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan tentang Informasi yang masuk

dalam kategori statis sifatnya adalah terbuka. Dengan demikian maka semestinya Lembaga

Kearsipan Daerah mempunyai unit layanan yang memberikan layanan informasi kepada

masyarkat.

Repositori bagi suatu institusi merupakan wadah untuk mengelola dan melestarikan

aset intelektual institusi. Repositori sering dipakai oleh perpustakaan perguruan tinggi untuk

menyimpan, perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses terhadap sumber daya informasi

(Tugas akhir mahasiswa, skripsi, tesis, disertasi dan karya ilmiah dosen berupa artikel dan

laporan penelitian) agar dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu

yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa

harus datang ke perpustakaan. Konsep peran repositori dalam perpustakaan inilah yang ingin

peneliti terapkan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara (BPAD

Sumatera Utara) yang mana jika pada repositori perpustakaan berisi koleksi deposit dengan

format elektronik pada badan arsip daerah berisi kolesi arsip elektronik dengan format

sehingga memudahkan pengguna dalam mencari informasi mengenai arsip yang dibutuhkan

serta dapat melihat arsip dari segi konten maupun dari segi fisik (gambar arsip melalui hasil

scan arsip tercetak).

1.2 Perumusan Masalah

Adapun masalah yang menjadi latar belakang penelitian ini adalah:

1. Apa kah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara)

telah melakukan pelayanan informasi kearsipan dengan baik?

2. Bagaimana kah cara Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara (BPAD

Sumatera Utara) agar setiap arsip dapat ditemukan dan diakses pengguna secara terbuka

tanpa merusak arsip baik dari segi fisik maupun dari segi konten?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini dilakukan adalah:

1. Agar pelayanan informasi kearsipan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera

Utara (BPAD Sumatera Utara) dapat berjalan dengan baik.

2. Setiap pengguna dapat menemukan dan mengakses arsip baik dari segi fisik maupun dari

segi konten secara terbuka.

3. Pemeliharaan arsip dalam bentuk kertas dapat dilestarikan ke dalam bentuk arsip

elektronik.

4. Pengguna tidak perlu datang langsung dan arsip elektronik dapat digunakan oleh banyak

pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan serta dimanfaatkan dengan akses

jarak jauh (remote access).

1.3 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Menambah wawasan bagi peneliti dalam melakukan pelayanan informasi kearsipan di

bidang arsip elektronik.

2. Dapat menjadi masukan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara

(BPAD Sumatera Utara) untuk menerapkan repositori dalam pelayanan informasi

kearsipan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip Elektronik

Keberadaan teknologi informasi tidak dapat terlepas dari arsip elektronik yang

merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari komputer. Pengertian arsip elektronik

menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah

arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer

yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai

machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Sedangkan menurut

Australian Archives dalam buku Managing Elektronic Records, arsip elektronik adalah arsip

yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau

individu yang ditransfer dan diolah didalam dan diantara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984,

mendefenisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded Information

which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan

mesin:informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih

dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Commitee on Electronic Records, Guide

for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft),

1996. Mendefenisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is

suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip

elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan

menggunakan komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the

InterPARES Project, 2002 mendefenisikan arsip sebagai “A record that is created (made or

received and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan

dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai

“Electronic record means any information that is recorded in a form that only a computer

can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C. 3301”, (Arsip

elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya komputer yang dapat

memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari pemerintah Federal sebagaimana terdapat

dalam 44 U.S.C.3301.)

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi

Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau sekumpulan

data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan,

foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks,

telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah

diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,

elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar

melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,

gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic

mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau

perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu

memahami.

Daur Hidup Arsip Elektronik

untuk dapat mengelola arsip elektronik dengan baik maka dibutuhkan pengetahuan

tentang daur hidup arsip elektronik sehingga dapat dipelajari pada setiap tahapan. Seperti

halnya arsip konvensional maka arsip elektronik memiliki pula daur hidup mulai dari tahap

penciptaan, penyimpanan, dan penemuan kembali, manipulasi, distribusi, dan penyusutan

(Wallace, Lee, and Schubert :1992) dalam pendapat yang hampir sama, Ray, Palmer, dan

Wohl dalam buku Office Automation: A System Approach mengemukakan bahwa arsip

elektronik memiliki lima tahapan hidup yaitu tahap penciptaan, penyimpanan dan penemuan

kembali, perubahan, distribusi dan penyusutan.

Manajemen arsip elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup

mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan arsip elektronik. Dalam pengertian yang

umum manajemen arsip elektronik merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah

terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh organisasi (Robert, Bows, dan Maedke :

1987).

Penciptaan Arsip Elektronik

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu dengan penciptaan secara

elektronik atau otomasi dan penciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan secara

elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik

seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah komputer.

Penciptaan arsip elektronik dengan transformasi digital sering disebut dengan proses

digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip

elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu

sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat

aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang

dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang hancal dan ruang simpan yang besar.

Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan

pembuatan daftar arsip elektronik karena kesalahan dalam penulisan metadata arsip

elektronik berakibat arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya.

Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik yang

melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Tahapan Pemilihan

2. Tahapan Pemindaian

3. Tahapan Penyesuaian

4. Tahapan Pendaftaran

5. Tahapan Berita Acara

Tahapan Pemilihan

Pemilihan arsip konvensional foto dilakukan berdasarkan waktu, kegunaan, informasi dan

penyelamatan. Pemlihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan

tahun pengelolaan arsip, pemilihan dapat dilakukan dari yang paling muda yaitu dari tahun

pengolahan terakhir atau yang paling tua yaitu dari tahun pengolahan awal. Pemilihan

berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan sering dan tidaknya

arsip tersebut digunakan, pemilihan berdasarkan kegunaan lebih mudah karena memang

adalah sebaiknya dipilih dari yang paling sering digunakan dan terakhir adalah yang jarang

digunakan. Pemilihan berdasarkan informasi berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan

content yang terkandung dalam arsip itu sendiri, semakin penting isi dari arsip adalah

seharusnya semakin cepat arsip tersebut dipilih untuk digitalisasi. Yang terakhir pemilihan

arsip berdasarkan penyelamatan berarti arsip dipilih dengan melihat kondisi arsip, semakin

buruk kondisinya maka seharusnya adalah semakin cepat arsip tersebut diselamatkan dengan

digitalisasi.

Tahapan Pemindaian

Setelah selesai melakukan pemilihan arsip yang akan didigitalisasikan maka tahap

selanjutnya adalah mulai melakukan proses pemindaian. Prinsip pemindaian adalah arsip

hanya boleh dikenakan pemindaian satu kali saja, sehingga proses pemindaian harus

dilakukakan secara cermat dan tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master

arsip elektronik. Pemindaian dilakukan dengan tetap memberikan ruang (white area) dari

batas tepi arsip. Sebelum melakukan pemindaian, terlebih dahulu dilakukan penyesuaian hasil

keluaran dari mesin pemindaian sesuai dengan hasil yang diharapkan yaitu master arsip

elektronik maka mesin pemindai sesuai dengan hasil yang diharapkan yaitu master arsip

elektronik maka mesin pemindai diset pada resolusi 600 dpi dan format file TIF tanpa

kompresi.

Tahap Penyesuaian

Nama file hasil proses pemindaian biasanya adalah nama default pemberian mesin yaitu

tergantung dengan mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah

“scanxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urutan pemindaian. Nama file tersebut tidaklah

mencerminkan isi dari arsipnya sehingga perlu dilakukan penggantian nama. Pemberian

nama file tersebut mengikti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dalam

daftar, dan nomor urut lembar arsip dalam satu nomor urut arsip.

Tahapan Pendaftaran

Pada tahap ini setelah nama-nama file hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya

maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Pada daftar yang dibuat

dicantumkan informasi-informasi tentang nomor urut arsip disesuaikan nomor urut arsip pada

daftar pertelaan arsip (DPA), deskripsi arsip yang sama dengan deskripsi arsip pada DPA,

nama file arsip elektronik tanpa ekstensi karena ekstensinya selalu TIF, besar ukuran file

dalam byte, tanggal dan waktu penciptaan arsip elektronik dengan penulisann tanggal secara

lengkap tanggal, bulan, dan tahun, dan penulisan waktu dengan jam;menit. Informasi lain

adalah besar ukuran pixel file hasil digitalisasi dan kedalaman warnanya, judul tempan

simpan permanen, dan terakhir nomor urut tempat simpan permanen. Informasi-informasi

tersebut di atas diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan

menjaga dari kemungkinan pemalsuan sehingga salah satu ciri arsip yang baik yaitu asli atau

autentik dapat tercapai.

Tahapan Berita Acara

Pada tahapan berita acara dilakukan pembuatan berita acara digitalisasi arsip konvensional ke

dalam arsip elektronik. Tahapan berita acara mencantumkan nama penanggung jawab

pelaksanaan digitalisasi dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras

yang digunakan detail dari jenis komputer yang digunakan sampai dengan type mesin

pemindai, perangkat lunak dari proses pemindaian, penyesuaian sampai dengan pemberian

judul media simpan permanen, sarana tunjuk silang ke arsip konvensional, dan terakhir

adalah resolusi yang digunakan.

Pemilihan Media Digitalisasi

Salah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karena ketepatan pemilihan media

penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian dimana pemilihan media penyimpanan

tersebut mengacu pada kriteria tertentu. Salah satu cara sederhana dalam melakukan

pemilihan media penyimpanan adalah dengan mempertimbangkan periode akses penggunaan

arsip elektronik tersebut. Arsip elektronik yang sering digunakan maka adalah tepat jika

disimpan dalam media yang memiliki kecepatan akses seperti hard disk, untuk arsip

elektronik yang tidak terlalu sering digunakan media penyimpanan yang tepat adalah dari

jenis optical disk seperti CD maupun DVS, sedangkan arsip elektronik yang tidak atau jarang

sekali digunakan, penggunaan magnetic media yang bersifat sequential seperti microfilm atau

zip disk adalah yang sesuai.

Kriteria Pemilihan Media

Cara pemilihan media penyimpanan secara mudah seperti di atas bukan satu-satunya cara

yang tepat tetapi lebih dimaksudkan untuk mempersempit pemilihan media tergantung

dengan jenis arsip elektroniknya. Cara lain adalah dengan mempertimbangkan enam kriteria

pemilihan media penyimpanan yaitu:

Longevity (ketahanan simpan)

Capacity (kapasitas ruang)

Viability (pengenalan kesalahan)

Obselescence (kemudahan di pasaran)

Cost (harga)

Susceptibility (ketahanan pemakaian)

Longevity

Media penyimpanan harus memiliki longevity yaitu daya tahan atau kemampuan untuk tetap

baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan. Semakin lama daya tahan suatu media

dapat disimpan dalam lemari penyimpanan maka makin baik pula nilai longevitynya. Batas

suatu media dikatakan baik adalah apabila media tersebut dapat disimpan sekurang-

kurangnya selama 10 tahun, jika kurang dari waktu itu maka dikatakan kurang baik, dan jika

mampu bertahan lebih dari 10 tahun bukan merupakan nilai lebih karena bisa jadi media

tersebut sudah tidak tersedia lagi di pasaran umum.

Capacity

Media penyimpanan harus memiliki capacity yaitu kemampuan untuk menyimpan dengan

kapasitas ruang simpan yang besar. Semakin besar ruang simpan yang dapat disediakan suatu

media maka semakin baik pula media tersebut. Tidak ada ukuran baku bahwa media

penyimpanan dengan ukuran sekian adalah baik atau buruk, karena sifat media itu sendiri

yang selalu bertambah ukuran ruang simpannya sesuai dengan perkembangan teknologi

penyimpanan. Sehingga ukuran ruang simpan adalah relative dengan membandingkan antara

media simpan yang ada di pasaran saat itu.

Viability

Viability adalah kemampuan suatu media untuk melakukan pengecekan secara mandiri

terhadap kesalahan dalam penulisan maupun pembacaan dari dan ke media tersebut.

Kemampuan mendeteksi kesalahan khususnya pada saat melakukan penulisan pada media

tersebut merupakan fasilitas yang dibutuhkan mengingat fungsi dari media tersebut adalah

sebagai sarana backup arsip yang merupakan dokumen dengan nilai kesejarahan, sehingga

kesalahan dalam penulisan dalam media yang tidak memiliki kemampuan mendeteksi

kesalahan merupakan kerugian besar, yaitu resiko kehilangan arsip itu sendiri.

Obselescende

Adalah ketersediaan media penyimpanan tersebut ada atau tidak di pasaran atau apakah

media tersebut mudah didapatkan pada saat itu maupun nantinya pada tahun-tahun kemudian.

Batasan suatu media dikatakan memiliki obselescence yang baik adalah jika media tersebut

mudah di dapatkan minimal sampai denga 10 tahun kemudian. Jika kurang dari itu harus

segera melakukan pergantian media penyimpanan yang menggunakan teknologi lebih baru.

Cost

Mudah dipahami, pemilihan media harus mempertimbangkan apakah media penyimpanan

tersebut murah dengan pengertian perbandingan kapasitas dengan biaya yang harus

dikeluarkan adalah ringan. Bisa jadi harga suatu media adalah namun jika memiliki kapasitas

yang kecil maka biaya untuk media tersebut adalah mahal jika dibandingkan dengan media

lain dengan harga sedikit lebih mahal namun memiliki ruang kapasitas beberapa kali lipatnya,

contoh perbandingan media seperti ini adalah disket dan CD. Media penyimpanan berupa

disket harga per keping lebih rendah sedikit dibandingkan dengan media CD, namun

kapasitas simpan CD berkisar 450 kali kapasitas disket, sehingga perbendaan harga per

keping yang sedikit menjadi tidak berarti jika dibandingkan dengan kapasitas muat

penyimpanannya.

Susceptibility

Seperti longevity, kriteria terakhir adalah tentang daya tahan media, bedanya adalah

susceptibility merupakan kemampuan untuk tetap dalam kondisi yang baik pada saat

dipergunakan. Ukuran kemampuan daya tahan yang baik atau tidak adalah dengan berapa

kali media tersebut masih dalam keadaan baik jika dilakukan akses baca. Jika media

penyimpanan tersebut masih mampu dibaca hingga 1000 kali maka dikatakan media tersebut

adalah baik, jika kurang dari itu adalah buruk.

2.2 Pengertian Repositori

Pengertian Institutional Repository menurut Lynch adalah;

“a university-based institutional repository is a set of services that a university offers

to the members of its community for the management and dissemination of digital

materials created by the institution and its community members. It is most essentially

an organizational comitmen to the stewardship of these materials, including long-

term preservation where appropriate, as well as organization and access or

distribution”.

Lynch mendefinisikan IR yang berorientasi pada layanan dan komitmen dari lembaga.

Sedangkan,

Kegiatan pengelolaan Institutional Repository menurut Putu Laxman Pendit, adalah

merupakan perwujudan dari perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam

mengelola koleksi local content dan grey literature dari suatu institusi. Istilah

repository sebagai simpanan dapat memberikan gambaran betapa konsep kegiatan

perpustakaan yang menghimpun dan melestarikan koleksi sesuai dengan nilai-nilai

librarianship sudah mengakar dalam budaya manusia. Koleksi tersebut merupakan

hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu.

Melihat kedua defenisi diatas dapat dilihat bahwa fokus kegiatan IR terletak pada 3

aspek yaitu mengumpulkan karya intelektual sebuah institusi atau universitas,

menyebarkannya atau berbagi dan memastikan agar bahan digital tersebut dapat terus

dipakai selama mungkin.

Konsep repositori pada perpustakaan inilah yang kemudian diterapkan pada

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk mengumpulkan setiap arsip yang

akan dijadikan arsip elektronik biasanya yaitu arsip statis sehingga dapat

disebarkan atau berbagi dan memastikan agar bahan digital tersebut dapat

terus dipakai selama mungkin. Arsip elektronik yang dapat diakses dari jauh

dengan mudah, cepat dan digunakan sekaligus oleh banyak pengguna dapat

memberikan gambaran pada Badan Arsip dalam melayankan arsip kepada

pengguna secara terbuka sehingga menjunjung tinggi nilai keterbukaan

informasi.

BAB 3

METODE PENELITIAN

Agar penelitian ini berjalan dengan kerangka berfikir ilmiah, diperlukan suatu metode

yang akan digunakan oleh penulis. Berikut dijelaskan mengenai jenis penelitian, pendekatan

penelitian, teknik pengumpulan data dan analisis data.

1. Jenis penelitian yang dilakukan peneliti adalah Penelitian kebijakan (policy researche)

yaitu penelitian yang hasilnya direkomendasikan untuk menyelesaikan sautu masalah

dengan kata lain hasilnya dapat secara langsung diterapkan untuk memecahkan

permasalahan yang dihadapi. Penelitian ini menguji manfaat dari teori-teori ilmiah serta

mengetahui hubungan empiris dan analisis dalam bidang-bidang tertentu. Penelitian ini

berfungsi untuk mencari solusi tentang masalah keterbukaan informasi publik berkaitan

dengan pelayanan informasi kearsipan. Solusi yang diberikan adalah dengan membangun

reppositori untuk temu kembali informasi mengenai suatu arsip. Tujuan penelitian adalah

pemecahan masalah sehingga hasil penelitian dapat dimanfaatkan untuk kepentingan

manusia baik secara individu atau kelompok maupun untuk keperluan industri atau politik

dan bukan untuk wawasan keilmuan semata (Sukardi, 2003). Penelitian ini menguji

manfaat dari teori-teori ilmiah serta mengetahui hubungan empiris dan analisis dalam

bidang-bidang tertentu.

2. Pendekatan penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan deskriptif untuk melihat gejala

menurut apa adanya pada saat penelitian ini dilakukan. Penelitian

3. Lokasi penelitian

Tempat/lokasi yang menjadi penelitian adalah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Propinsi Sumatera Utara, Jln. Willem Iskandar, Pancing.

4. Teknik pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang dipilih adalah purposive sampling. Purposive sampling

adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Dan untuk

mengambil/mengumpulkan data pada penelitian ini menggnakan dua teknik yaitu:

a. Dokumentasi

Metode ini digunakan untuk mengadakan penelitian yang bersumber pada tulisan

seperti buku-buku, jurnal, hasil penelitian, peraturan-peraturan, notulen rapat, arsip,

dokumen dan sebagainya. Dalam hal ini peneliti mencari, menelaah dokumen-

dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan arsip elektronik pada Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara.

b. Wawancara mendalam

Teknik wawancara dilakukan dengan metode wawancara tidak terstruktur, yang

dengan ini peneliti membuat pedoman wawancara dengan membuat garis besar

pertanyaan. Adapun informan yang akan peneliti wawancarai adalah kepala Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Utara, arsiparis yang menangani

pengelolaan arsip statis, arsiparis pengelola arsip elektronik, dan staf tenaga di

bidang IT.

5. Sumber data

Ada dua jenis data yang dibutuhkan untuk menyempurnakan penelitian ini, yaitu data-

data primer dan sekunder. Sumber primer penelitian ini adalah semua data yang

diperoleh baik melalui wawancara maupun dokumentasi yang berkaitan dengan

kegiatan pengelolaan arsip elektronik. Sedangkan sumber sekunder adalah semua data

penunjang yang berhubungan dengan tema penelitian. Karya ilmiah dan berbagai

sumber rujukan, baik cetak maupun elektronik.

6. Analisis data

Data yang terkumpul kemudian dianalisa berdasarkan makna yang tersirat maupun

tersurat dan dicek ulang kebenarnnya kepada sumber. Hal ini untuk menjaga agar

penelitian kualitatif tetap ilmiah.

7. Waktu penelitian

Waktu penelitian ini adalah selama 2 bulan yaitu dari Bulan Agustus dan Bulan

September 2015 dan mengambil lokasi penelitian di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Sumatera Utara.

8. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan digunakan sebagai pedoman dalam penulisan proposal ini secara

keseluruhan, untuk melihat secara jelas hubungan antar bab yang dibahas dan juga sub-

sub pembahasan pada masing-masing bab. Oleh karenanya sistematikan penulisan

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

Pada Bab I Pendahuluan pembahasannya meliputi : Latar Belakang Masalah, Rumusan

Masalah, Tujuan penelitian, dan Manfaat penilitan.

Pada Bab 2 menjelaskan tentang kajian pustaka mengenai arsip elektronik dan konsep

repositori yang akan diterapkan pada Badan Arsip Daerah.

Pada Bab 3 ini penulis membahas metode penelitian yang digunakan.

DAFTAR PUSTAKA

Lynch, Clifford A.  (2003). Institutional Repositories: Essential Infrasturcture for Scholarship

in the Digital Age, Bimonthly Report No. 226, February 2003. Available:

http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226/br226ir.shtml

http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf

(Dasar Pengelolaan Arsip elektronik: Muhammad Rosyid Budiman, Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Propinsi DIY)

daryono.staff.uns.ac.id (Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik)