HHHC 9201KEMAHIRAN KOMUNIKASI

Nama Pelajar : Nur Ain Fitria binti Mohd Rezazali

No. Matrik : A144375

E-mel : ainfitria@yahoo.com

Nama Aktiviti : Run to GAIn (Subprogram Gema Amal Insan)

Aktiviti : Fakulti Farmasi

No. JPPEL : DN00011/2014

Jawatan disandang : Exco Perhubungan I

NAMA PROGRAM

Run to GAIn, subprogram Gema Amal Insan

PERINCIAN PROGRAM

Run to GAIn ialah aktiviti larian amal yang merupakan antara acara rasmi bagi program Gema Amal Insan. Larian ini akan melibatkan para peserta dalam kalangan pelajar Kolej Tun Syed Nasir, pensyarah, kakitangan dan orang awam. Yuran penyertaan bagi program ini akan disumbangkan kepada badan kebajikan yang terpilih. Hadiah juga akan diberikan kepada para pemenang bagi setiap kategori iaitu terbuka lelaki dan perempuan, warga emas dan juga kanak-kanak. Senamrobik akan diadakan sebelum larian bermula sebagai aktiviti pemanas badan buat para peserta. Acara ini sememangnya dapat memupuk semangat ingin membantu orang yang dalam kesusahan di samping dapat mengeratkan hubungan antara para peserta dan sekaligus menyihatkan tubuh badan.

PERANCANGAN

1. Kehadiran Mesyuarat

Bagi memastikan kelancaran sesebuah program, perancangan awal adalah sangat penting kerana sesungguhnya rahsia kejayaan manusia adalah persediaanya menyambut sebuah kesempatan yang menjelang. Oleh itu, bagi memastikan program ini berjalan lancar, beberapa mesyuarat telah diadakan. Mesyuarat tersebut terbahagi kepada dua jenis mesyuarat; mesyuarat bersama keseluruhan organisasi Gema Amal Insan (GAIn) dan mesyuarat bersama organisasi subprogram Run to GAIn.

Sebanyak sepuluh mesyuarat telah diadakan sebelum berlangsungnya program Run to GAIn ini pada 1 Mac 2014. Mesyuarat tersebut melibatkan enam mesyuarat bersama keseluruhan organisasi Gema Amal Insan dan empat mesyuarat bersama organisasi Run to GAIn. Sila rujuk Minit Mesyuarat yang dilampirkan bersama untuk kehadiran ke kedua-dua jenis mesyuarat dan butir-butir perbincangan dalam mesyuarat-mesyuarat tersebut.

2. Hebahan dan Penyampaian Maklumat

Hebahan dan penyampaian maklumat mengenai program ini melibatkan komunikasi dalaman dan komunikasi luaran. Komunikasi dalaman adalah komunikasi yang melibatkan keseluruhan organisasi induk Gema Amal Insan dan organisasi Run to GAIn.

Manakala komunikasi luaran adalah komunikasi yang melibatkan pihak luar seperti peserta Run to GAIn (orang awam) dan penyelia Taman Tasik Titiwangsa. Hebahan dan penyampaian maklumat perlulah dilakukan dengan baik dan berkesan agar maklumat dan hebahan yang ingin disampaikan dapat difahami oleh pihak sasaran. Berikut merupakan bukti-bukti komunikasi yang dilakukan baik luaran mahu pun dalaman:

- Komunikasi Dalaman

Gambar ini menunjukkan bagaimana saya memaklumkan kepada seluruh organisasi Run to GAIn bahawa saya telah melakukan pembayaran tempahan tasik titiwangsa dan tempat letak kereta di hadapan kolej. Selain menyampaikan maklumat, saya turut memberikan penghargaan dengan menyebut nama exco program (Fazli dan Safurah) yang menemani saya menguruskan urusan pembayaran tersebut. Perkara ini penting agar seluruh organisasi mendapat maklumat bahawa tempahan tersebut telah diluluskan. Malah maklumat turut dinyatakan dengan jelas agar dapat difahami oleh keseluruhan organisasi.

Gambar di atas menunjukkan komunikasi dalaman bersama ahli organisasi program Run to GAIn yang memegang jawatan yang memerlukan komunikasi antara exco-exco yang berbeza. Gambar di atas merupakan bukti bagi menunjukkan komunikasi antara exco perhubungan (saya) dengan exco program (Ariff Danial) dan juga Azra (exco tugas-tugas khas). Azra memerlukan jumlah bilangan peserta untuk menempah baju t-shirt larian amal Run to GAIn. Maklumat disampaikan dalam bentuk yang jelas malah ditulis secara ringkas, tidak meleret agar dapat difahami dengan mudah dan jelas.

Gambar di atas menunjukkan komunikasi saya bersama exco perhubungan II. Pada awalnya saya ingin mengetahui perkembangan tugasannya dan mengetahui jumlah peserta ketika itu. Kemudian, saya membahagikan tugas kami agar segala tugasan yang ditugaskan kepada exco perhubungan dapat dijalankan dengan lancar dan efisien. Saya turut menyampaikan maklumat kepadanya mengenai salah seorang peserta kami yang mengisi borang pendaftaran secara atas talian (online) sebanyak dua kali adalah kerana dia ingin mendaftarkan bagi pihak kawannya tetapi menggunakan namanya. Meskipun ringkas, namun komunikasi yang ringkas ini masih mencapai tujuan asalnya dan difahami dengan jelas oleh kedua-dua pihak.

Gambar ini sebagai bukti bahawa saya telah berkomunikasi secara lisan dengan Azra (exco tugas-tugas khas) mengenai tarikh penutupan pendaftaran larian amal ini. Hal ini berikutan sambutan menggalakkan yang telah diterima sehingga melebihi target jumlah peserta kami pada awalnya. Namun, persetujuan semua organisasi diperlukan kerana ia merupakan perkara penting yang melibatkan keseluruhan organisasi.

Akhir sekali, gambar ini menunjukkan penyampaian maklumat mengenai masa pemberian kit larian buat para peserta. Maklumat disampaikan dengan ringkas agar dapat difahami oleh seluruh organisasi.

- Komunikasi Luaran

Gambar resit di atas sebagai bukti menunjukkan saya pernah menghubungi Encik Bistamam, penyelia Taman Tasik Titiwangsa dan berkomunikasi dengannya bagi menguruskan hal mengenai penempahan Taman Tasik Titiwangsa dan pengurusan bayaran tempahan tersebut. Saya juga pernah bertemu Encik Bistamam sendiri di pejabatnya yang terletak di Taman Tasik Titiwangsa bagi menguruskan pembayaran tempahan tasik tersebut.

Gambar di atas merupakan bukti yang menunjukkan komunikasi luaran menerusi sistem pesanan ringkas (sms). Sms seperti di atas diberikan kepada semua peserta Run to GAIn untuk menyampaikan maklumat penting mengenai program tersebut. Terdapat lima maklumat penting yang ingin disampaikan menerusi sms di atas. Jadi, saya menyampaikan dalam bentuk poin bagi memastikan maklumat dapat difahami dengan mudah dan jelas oleh para peserta.

Gambar ini menunjukkan komunikasi antara saya dan peserta ketika pemberian ‘race kit’ atau kit larian. Ketika kit larian diberikan, beberapa maklumat disampaikan kepada peserta mengenai larian yang bakal diadakan pada keesokan harinya. Antaranya ialah, peserta perlu tiba di padang Kolej Tun Syed Nasir pada pukul 7 pagi dengan memakai t-shirt yang telah diberikan dan kenderaan boleh diletakkan di dalam kolej atau di tempat letak kereta yang terletak di hadapan kolej.

Gambar ini menunjukkan komunikasi antara saya dan seorang pensyarah daripada Kolej Geomantika yang ingin mendaftarkan pelajarnya sebagai peserta. Saya dengan sedaya upaya cuba menjawab soalan yang ditanya dengan tepat dan baik agar maklumat yang disampaikan dapat difahami oleh pensyarah tersebut. Alhamdulillah, kami menerima 10 penyertaan daripada kolej tersebut.

Gambar di atas menunjukkan status yang telah saya tulis di laman sosial Facebook milik Run to GAIn. Kami mngeluarkan status ini bagi menyampaikan informasi kepada orang ramai bahawa kami telah menutup pendaftaran pada 22 Februari 2014. Hal ini kerana walaupun kami telah menutup pendaftaran masih ramai yang ingin mendaftar malah telah membuat pembayaran. Ayat yang sopan dan penjelasan diberikan agar pihak yang terlibat memahami keadaan di pihak kami, Run to GAIn.

Gambar di atas menunjukkan bahawa selain Bahasa Melayu, saya juga mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggeris. Komunikasi ini berlaku antara saya dan pihak yang ingin menawarkan diri menjadi sukarelawan. Selain komunikasi di alam maya, saya turut menjawab panggilan telefon dalam Bahasa Inggeris sekiranya orang yang membuat panggilan menggunakan Bahasa Inggeris kerana peserta kami terdiri daripada semua bangsa Melayu, Cina dan juga India.

3. Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan salah satu elemen penting yang membolehkan sesebuah program itu mendapat kelulusan untuk diadakan. Kertas kerja yang baik dapat memberi pandangan yang baik serta gambaran mengenai program yang bakal dijalankan. Kertas kerja program ini boleh dirujuk pada Kertas Kerja Gema Amal Insan.

PELAKSANAAN

1. PromosiProgram ini lebih menegaskan promosi melalui laman sosial seperti Facebook, Blogger, Instagram. Hal ini kerana, promosi sebegini lebih mendapat sambutan berbanding promosi yang lain. Maklumat boleh tersebar dengan lebih laju dan meluas melalui laman sosial.- Promosi di blog sukan seperti www.sports.my

- Promosi melalui blog milik run to GAIn sendiri, runtogain.blogspot.com

- Promosi menerusi banting (banner)

- Promosi di laman sosial Facebook oleh Running Event in Malaysia

- Promosi melalui laman sosial Facebook milik Run To GAIn

2. Perjalanan Program

Dibawah merupakan tentatif program Run to GAIn:

Masa Aktiviti Tempat6.45 pag

i- Pendaftaran peserta Run to GAIn- Sarapan pagi

Padang Kolej Tun Syed Nasir (KTSN)

7.30 pagi - Senamrobik- Sesi memanaskan badan

8.00 pagi - Ucapan perasmi program (Dr. Mohd Makmor Bakry)- Taklimat ringkas Run to GAIn

8.30 pagi - Peserta berkumpul di garisan permulaan- Peserta dilepaskan mengikut kategori: i. Lelaki terbuka ii. Perempuan terbuka

Taman Tasik Titiwangsa

iii. Kanak-kanak dan veteran9.30 pagi - Ketibaan para peserta di garisan penamat Dewan Serbaguna KTSN9.45 pagi - Agihan goodie bag dan sijil

- Peserta mula masuk ke dalam dewan.10.00 pagi - Ketibaan tetamu kehormat10.05 pagi - Nyanyian lagu Negaraku dan bacaan doa10.15 pagi - Persembahan multimedia10.25 pagi - Ucapan pengarah GAIn (Abdul Hafiz bin

Zakaria)10.35 pagi - Ucapan perasmi GAIn (Dr. Mohd

Makmor Bakry)10.45 pagi - Majlis penyampaian hadiah

- Sesi cabutan bertuah11.15 pagi - Jamuan ringan

- Majlis bersurai

Sila rujuk video di bawah menerusi pautan yang telah diberikan bagi mendapatkan gambaran ringkas mengenai perjalanan program:

- http://www.youtube.com/watch?v=w7wnRtimX2g&feature=youtu.be

RUMUSAN

Secara keseluruhannya, program ini telah berjaya meningkatkan kemahiran komunikasi saya. Menurut saya, jawatan yang disandang dalam program ini antara penyumbang terbesar kepada peningkatan kemahiran komunikasi tersebut. Hal ini kerana, kemahiran komunikasi bukanlah sesuatu yang boleh diperoleh melalui pembacaan dan teori semata tetapi kemahiran komunikasi hanya dapat dipertingkatkan menerusi amalan dan pengalaman. Pada mulanya, saya agak sukar untuk menyesuaikan diri apabila terpaksa menerima panggilan dari orang yang tidak dikenali kerana mereka ingin menyertai larian ini. Namun, lama-kelamaan saya menjadi lebih berani dan yakin untuk berkomunikasi dengan mereka sama ada dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris, bergantung kepada Bahasa yang digunakan oleh peserta tersebut. Malah, saya boleh menyampaikan maklumat dengan mudah dan jelas kerana sudah terbiasa melakukannya.