1

1.4 PENGORGANISASIAN

Definisi PengorganisasianSatu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan organisasi.

Kepentingan Pengorganisasiana) Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan teraturb) Kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesanc) Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja (cth: pertindihan tugas)d) Dapat membantu memudahkan pengawalan.e) Dapat menjelaskan peranan, tanggungjawab dan hubungan antara pekerja atau unit kerja.

Reka Bentuk Organisasi

Carta Organisasi1. Rajah yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan kedudukan

petugas dalam organisasi2. Merupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja, jenis jabatan,

hubungan autoriti, rantaian arahan dan kedudukan individu dalam organisasi3. Maklumat yang ditunjukkan dalam carta organisasi:-

a) Tugas –tugas (pengkhususan)Menunjukkan tugas atau fungsi yang berbeza antara satu bahagian dengan bahagian yang lain. Contohnya: penyelia pemasaran, penyelia akaun

b) Pembahagian kerjaKerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau fungsi tertentu. Satu kotak mewakili satu posisi kerja.

c) Peringkat pengurusanMenggambarkan hierarki pengurusan di mana presiden merupakan pengurusan peringkat atasan, pengurus fungsi (pengurus pertengahan) dan penyelia (pengurus bawahan).

d) Autoriti liniGaris menegak dalam carta menyambung antara kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas pihak lain.

e) Rantaian ArahanGaris menegak juga menunjukkan aliran arahan daripada pengurus atasan kepada pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus bawahan.

f) Jangkauan KawalanMenunjukkan tanggungjawab pengurus menyelia sebilangan pekerja di bawahnya dan pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka kepada pengurus tersebut.

PengurusPengeluaran

Pengurus Besar

PengurusPemasaran

PengurusKewangan

2

Contoh carta organisasi

Penjabatanan Organisasi1. Mengelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit sahaja2. Mengumpulkan petugas-petugas mengikut aktiviti yang sama atau berkaitan dalam satu

kelompok3. Jenis-jenis penjabatanan, iaitu

(a) Mengikut fungsiMengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke dalam fungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka. Sesuai untuk organisasi kecil dengan sumber yang terhad

Kelebihan: i. Menggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu bidang khusus sahaja

ii. Kerja yang dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu bidang sahajaiii. Pekerja lebih mahir dan dapat menyelesaikan masalah dengan cekap

Kelemahan:i. Pekerja tidak mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana bertumpu

pada bidang mereka sahajaii. Komunikasi antara jabatan lain adalah kurang

iii. Boleh mewujudkan konflik antara jabatan atau fungsi yang berbeza

Contoh penjabatanan mengikut fungsi:

PengurusMajalah

Pengurus Besar

PengurusBuku rujukan

PengurusBuku teks

3

(b) Mengikut divisyenMengelompokkan pekerja dalam satu jabatan bagi menghasilkan produk yang sama, atau melayan pelanggan yang sama, atau bekerja di kawasan yang sama. Biasa digunakan oleh syarikat besar, syarikat yang mempunyai pelbagai produk, pelbagai kawasan yang berbeza dan pelanggan yang berbagai-bagai.

Kelebihan:i. Fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan (mudah)

ii. Maklumat mudah diperoleh dan diurusiii. Pekerja lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan jabatan atau divisyen

masing-masingKelemahan:

i. Kerjasama dengan divisyen yang berlainan agak sukarii. Berlaku duplikasi kerja, kerja dibuat oleh satu divisyen akan dibuat juga oleh

divisyen lain.iii. Perebutan sumber organisasi oleh divisyen yang berlainan

Tiga jenis penjabatan divisyen

1. Penjabatanan berasaskan divisyen produk Sesuai untuk organisasi mengeluarkan beberapa lini produk atau produk yang saling

berkaitan Keputusan dapat dibuat dengan cepat dan maklumat juga mudah diperoleh. Contoh penjabatan mengikut produk

2. Penjabatan berasakan divisyen pelanggan Dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan yang berlainan Dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan Contoh penjabatan mengikut pelanggan

Pengurus BesarBarangan industri

Ketua Pegawai Eksekutif

Pengurus BesarBarangan konsumer

Pengurus Besarperkhidmatan