inside.psis.edu.myinside.psis.edu.my/software_dev/ekehadiran/usermanual... · web viewsebagai...

Modul : Pengguna Biasa Kemaskini terakhir : 08/11/2018

Manual Pengguna Sistem Ekehadiran

1. LOG MASUK

Gambarajah halaman log masuk system

Username dan password adalah sama seperti email rasmi PSISContoh: User Name: [email protected]: *******

1.1 Untuk sebarang masalah dengan akaun e-mail anda seperti terlupa katalaluan dan sebagainya, bolehlah menghubungi Unit Teknologi Maklumat.

1.2 Konsep yang anda perlu faham dalam menggunakan sistem ini adalah seperti berikut :

TimeSheet

Lejer rekod kehadiran anda yang dipaparkan dalm bentuk mingguan.

Exception

Ketidakpatuhan yang wujud dalam rekod kehadiran anda (TimeSheet) seperti yang telah dijadualkan dalam Waktu Bekerja Peringkat (WP)

Accrual

Istilah ini diambil daripada konsep perakaunan. Dalam pandangan sistem rekod kehadiran ini, accrual merujuk kepada tanggungan jam bekerja atau peruntukan CUTI dalam nilai jam yang ditanggung dalam tempoh Waktu Peringkat (WP). Sebagai contoh, CUTI REHAT yang diambil menyebabkan nilai Accrual akan ditolak (deduct) daripada akaun anda. Ia melibatkan Cuti Kerana Perkhidmatan tetapi tidak melibatkan Cuti kerana Keluar Stesyen dan lain-lain yang berkaitan.

of 12

mailto:[email protected]


2. MUKA HADAPAN

Gambarajah paparan muka hadapan memaparkan perkara penting di dalam sistem

Nota: Klik pada ikon ini untuk kembali pada muka hadapan dari mana-mana menu

2.1 News

Memaparkan sebarang berita terkini secara rumusan terhadap apa yang sedang berlaku dengan kehadiran anda.

2.2 Exception Summary

Rumusan berkenaan status rekod kehadiran anda yang tidak mematuhi jadual kerja (WP) dalam “Schedule Summary” yang telah ditetapkan.

2.3 TimeSheet Summary

Memaparkan jumlah waktu bekerja anda dalam tempoh seminggu atau sebulan, termasuk jumlah jam yang diambil untuk cuti.

2.4 Schedule Summary

of 12


3. MENU MY ACCOUNT

Gambarajah Submenu di dalam Menu My Account

3.1 CONTACT INFORMATION (MAKLUMAT PERIBADI)

Gambarajah untuk pengemaskinian maklumat peribadi

i. Klik pada menu “My Account”ii. Klik pada “Contact Information” untuk mengemaskini maklumat peribadi andaiii. Klik butang “save” untuk simpan maklumat peribadi

3.2 REQUEST (MEMOHON PENGESAHAN DARIPADA PENYELIA)

Menu request adalah untuk memohon pengesahan daripada penyelia sekiranya anda terlewat imbas kad atau kebenaran untuk hadir lewat/pulang awal, atau atas alasan-alasan yang dibenarkan. Sebarang ketidakpatuhan rekod kehadiran akan dipaparkan dalam bentuk kod “Exception” seperti M2, M1 dan sebagainya.

i. Klik pada butang “Request”ii. Klik pada butang “New”iii. Pilih jenis permintaan. iv. Pilih tarikhv. Masukkan alasan/notavi. Klik pada butang send. (Permintaan anda akan dihantar kepada Penyelia.)

of 12


Gambarajah permohonan kelewatan/pulang awal

vii. Didalam paparan “Timesheet” status permohonan akan dipaparkan.viii. Status “PENDING” dipaparkan sekiranya masih belum mendapat kelulusan dan status

“AUTHORIZED” akan dipaparkan setelah permohonan diluluskan

Gambarajah status “PENDING” Gambarajah status “AUTHORIZED”

of 12


3.3 PENGESAHAN REQUEST (PENYELIA)

Pengesahan “Request” hanya boleh dilakukan oleh penyelia (Ketua Jabatan/Unit atau Ketua Kursus).

i. Klik pada menu “My Account”. ii. Klik pada menu “Request Authorization”.

Gambarajah Submenu “My Account” Penyelia.

iii. Klik dua kali pada permohonan yang ingin diluluskan dari senarai permohonan

Gambarajah senarai permohonan

iv. Paparan mesej permohonan akan terpapar.

Gambarajah mesej permohonan

v. Klik pada butang “Authorize” untuk mengesahkan permohonan.

Gambarajah pilihan pengesahan permohonan

vi. Permohonan akan dikeluarkan dari senarai permohonan setelah disahkan.

of 12


3.4 LOG KELUAR SISTEM

i. Klik butang “Logout” untuk keluar dari sistem

of 12


4. MENU ATTENDANCE

Gambarajah Submenu di dalam Menu Attendance

4.1 TIME SHEET

i. Klik pada “TimeSheet” untuk memaparkan rekod kehadiran anda.

Gambarajah Rekod kehadiran anda

ii. Klik butang anak panah “<” atau “>” pada ruangan merah seperti gambarajah di atas untuk navigasi paparan kehadiran anda, atau gunakan kalender.

4.2 MENDAFTAR CUTI/KETIDAKHADIRAN

i. Klik pada butang “New Absence”ii. Untuk cuti/ketidakhadiran satu(1) hari klik pada tarikh yang berkenaan

Gambarajah untuk pemilihan cuti/ketidakhadiran untuk 1 hari

of 12


iii. Untuk cuti/ketidakhadiran lebih satu(1) hari, klik pada tab “range” atau klik butang “+” untuk menambah hari

Gambarajah untuk pemilihan cuti/ketidakhadiran lebih dari 1 hari

iv. (WAJIB) Pastikan anda mengisi ruangan ”Time” dengan nilai 09:00 yang bermaksud anda tidak hadir untuk tempoh 9 jam pada tarikh tersebut.

v. Pilih sebab cuti/ketidakhadiran di ruangan “Type”

Gambarajah jenis cuti/ketidakhadiran

vi. Masukkan sebab bercuti di ruangan “NOTE”vii. Klik pada butang “SAVE” untuk menyimpan maklumat cuti/ketidakhadiranviii. Maklumat cuti akan dipaparkan di ruangan “ABSENCE”

of 12


Gambarajah cuti/ketidakhadiran

4.3 UBAH ATAU PADAM CUTI/KETIDAKHADIRAN

i. Klik pada cuti/ketidakhadiran yang hendak diubah atau dipadam.ii. Klik pada butang “EDIT” untuk ubah atau “DELETE” untuk padam

of 12


Gambarajah untuk ubah/padam cuti/ketidakhadiran

iii. Untuk ubah atau padam cuti/ketidakhadiran lebih dari 1, tekan butang “Ctrl” di papan kekunci kemudian klik pada cuti yang hendak diubah atau dipadam

iv. Klik pada butang “MASS EDIT” untuk ubah atau “DELETE” untuk padam

of 12


Gambarajah untuk ubah/padam cuti lebih dari sehari

v. Klik yes pada “pop-up” yang keluar jika pasti

Gambarajah Pop-up untuk padam cuti/ketidakhadiran

of 12


4.4 MENCETAK REKOD KEHADIRAN (BULANAN)

i. Klik pada butang “ Print ”ii. Pilih pada submenu “ Summary ” atau “ Detailed ”

Gambarajah untuk mencetak rekod kehadiran

iii. Satu fail “.pdf” akan dimuat turun dan klik pada fail berkenaan untuk melihat rekod.

Gambarajah contoh rekod kehadiran anda

of 12

inside.psis.edu.myinside.psis.edu.my/software_dev/ekehadiran/usermanual... · web viewsebagai...

Documents