LAPORAN PUSAT TANGGUNGJAWABMESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

Pusat Tanggungjawab : Pejabat Pengurusan Strategik dan Kualiti (PPSK)Bil dan tarikh Mesyuarat : 3/2016 Tarikh Mesyuarat : 4 Mei 2016, RabuLaporan Bulan : Mac dan April 2016

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

1. 28 Mac 2016 Pemantauan KPI UTHM bagi suku tahun pertama

Email makluman tentang pengumpulan maklumat Pencapaian KPI UTHM bagi suku tahun pertama (Jan – 31 Mac 2016) telah dikeluarkan pada 28 Mac 2016 kepada PTj (Pemilik Data) yang berkenaan untuk memberikan maklumbalas sebelum atau pada 10 April 2016 untuk penyediaan laporan oleh pihak PPSK. Berikut merupakan ringkasan pencapaian KPI secara keseluruhan berdasarkan sasaran yang ditetapkan (berdasarkan data pada 17 April 2016). Laporan lengkap seperti di Lampiran A.

Petunjuk Prestasi Utama Sasaran Pencapaian1. % graduan bekerja 85% 87%

2. a. Bilangan pelajar antarabangsa 630 478b. Bilangan pelajar pasca-siswazah antarabangsa 440 397

4. a. Bilangan penerbitan staf akademik di dalam jurnal berindeks

1.3 (860 docs) 0.17 (121 docs)

b. Bilangan sitasi staf akademik 8 3.36. % penjanaan pendapatan 15% 4.6%

7. a. % pelajar tarik diri dari pengajian ≤ 2% 0.2%b1. Graduation-on-time (GOT) - Ijazah pertama 85% 82%b2. Graduation-on-time (GOT) - Ijazah sarjana 63% 40%b3. Graduation-on-time (GOT)- PhD 28% 20%

8. % pelajar TVET 100% 100%

9. QS Global Ranking by Subject

10. Jumlah dana penyelidikan RM23 juta RM0.63 juta

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

11. Jumlah endowmen RM1 juta RM0.13 juta

12. MUET >= Band 3 (*pelajar tahun 2 pengajian) 80% 37%

2. 13 April 2016 Audit QS Stars Rating Bagi Tahun 2017

Melalui Mesyuarat Pengurusan PPSK Bil. 3/2016, telah ditekankan bahawa tindakan segera perlu diambil memandangkan tarikh audit seterusnya adalah pada tahun 2017, dan masih banyak perkara yang perlu dilakukan.

Di antara tindakan yang perlu dilaksanakan segera adalah memastikan semua pihak memainkan peranan dalam memuat naik laporan dan artikel di dalam Bahasa Inggeris bagi meningkatkan peluang dinilai oleh QS Intelligence Unit, serta melantik semula Jawatankuasa Audit QS Stars Rating untuk mengaktifkan semula Task Force. Berikut merupakan cadangan nama Ketua-ketua Task Force yang turut dicalonkan untuk menyertai QS Stars Workshop pada 27 April 2016 bertempat di Dewan Za’aba Kementerian Pengajian Tinggi.

Task Force KetuaResearch Prof. Dr. Rosziati binti IbrahimInternationalization Prof. Dr. Yusri bin YusofFacilities Prof. Dr. Ahmad Tarmizi bin Abd KarimTeaching Prof. Madya Dr. Azme bin KhamisAdvance Criteria -Innovation & Engagement Prof. Madya Dr. Mohd Najib bin Mohd SallehEmployability Prof. Madya Dr. Adnan bin ZainorabidinSpecialist Criteria – Discipline Ranking & Acreditation

Prof. Madya Dr. Shahruddin bin Mahzan @ Mohd Zin

3. 21 Mac 2016 Mesyuarat AJK Pelaksana Pengurusan Risiko UTHM

Satu mesyuarat bersama AJK Pengurusan Risiko UTHM dan Penolong Pendaftar PTJ telah diadakan bagi menerangkan dan membincangkan mengenai penubuhan AJK Pelaksana Pengurusan Risiko UTHM. Turut dibincangkan adalah skop tugas dan bidang kuasa AJK di PTJ masing-masing. Mesyuarat telah diadakan pada ketetapan berikut:

Tarikh : 21 Mac 2016Masa : 11.00 pagiTempat : Dewan JemaahKehadiran : Semua AJK Pelaksana Pengurusan Risiko dan Penolong Pendaftar PTJ.Dipengerusikan oleh : Pengarah PPSK

Berikut merupakan skop tugas AJK Pelaksana Pengurusan Risiko:i. Mewujudkan kawalan dalaman terhadap semua aktiviti dan proses kerja.

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

ii. Merancang, mengurus dan melaksanakan proses pengurusan risiko dan pelan tindakan di PTJ.iii. Menyediakan kaedah-kaedah pengurusan risiko mengikut keperluan dan peraturan yang ditetapkan.iv. Melaporkan status pelan tindakan kepada ketua PTj masing-masing untuk disampaikan kepada Pengurusan Universiti.v. Memastikan risiko kritikal dipertimbangkan dalam pelan pengurusan.vi. Mengkaji semula profil risiko dan prestasi PTJ.vii. Menerapkan budaya pengurusan risiko dalam tadbir urus universiti di semua peringkat.

4. 24 Mac 2016

Mesyuarat Penyerahan Tugas Jawatankuasa Naib Canselor/Rektor UA Malaysia (JKNC/R) di antara UniMap dan UTHM

Mesyuarat Jawatankuasa Naib Canselor/Rektor Universiti Awam Malaysia telah sebulat suara melantik YBhg. Prof. Datuk Dr. Mohd Noh Dalimin, Naib Canselor UTHM untuk mempengerusikan Jawatankuasa Naib Canselor/Rektor Universiti Awam Malaysia (JKNC/R) bagi tempoh dua (2) tahun bermula 2016.

Oleh itu, satu mesyuarat penyerahan tugas Jawatankuasa Naib Canselor/Rektor (JKNC) telah diadakan di antara Sekretariat terdahulu (UniMaP) dan Sekretariat baharu (UTHM) pada 24 Mac 2016 bertempat di Bilik Perbincangan, Perpustakaan Tunku Tun Aminah, UTHM.

Mesyuarat dihadiri oleh wakil UniMaP iaitu YBhg. Prof. Dr. Zuraidah binti Mohd Zain (PNC Komunikasi Korporat), YBhg. Prof. Dr. Harshita Aini binti Haroon (Pengarah Pusat Bahasa), Cik Nadia Nisha binti Zakaria, dan Cik Raja Raina Sacha binti Saharman, serta Sekretariat JKNC UTHM yang terdiri daripada wakil-wakil PPSK dan Pejabat Canselori. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah PPSK.

5. 3 April 2016Mesyuarat Sekretariat Jawatankuasa Naib Canselor/Rektor UA (JKNC/R) Bil. 1/2016

Satu mesyuarat telah diadakan bersama Sekretariat JKNC/R UTHM yang telah dilantik pada ketetapan berikut: Tarikh : 3 April 2016 (Ahad) Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PPSK, Aras 2, Blok A4

Antara perkara yang dibincangkan ialah carta organisasi, skop tugas dan juga perancangan bagi lawatan tapak ke Terengganu yang dijangka akan diadakan pada bulan April ini. Di samping itu, persediaan turut dirancang untuk memastikan pelaksanaan Mesyuarat JKNC/R Bil. 2/2016 pada 19 dan 20 Mei 2016, atau 21 hingga 23 Mei 2016 di Laguna Resort, Terengganu berjalan lancar.

6. 7 April 2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pendokumentasian dan Penerbitan JKNC/R Bil. 1/2016

Satu mesyuarat telah diadakan bersama Jawatankuasa Pendokumentasian dan Penerbitan yang telah dilantik pada ketetapan berikut:

Tarikh : 7 April 2016 (Khamis)

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PPSK, Aras 2, Blok A4 Antara perkara yang dibincangkan ialah skop tugas jawatankuasa dan juga perancangan kerja jawatankuasa.

7. 12 April 2016Mesyuarat Dan Bengkel Peningkatan Kualiti Data Melalui Sistem MyMoheS Bil.1/2016

Mesyuarat Dan Bengkel Peningkatan Kualiti Data Melalui Sistem MyMoheS Bil.1/2016 anjuran Unit Pengurusan Data, Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Penyelarasan Dasar, Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) telah diadakan di Dewan Zaaba, KPT, Putrajaya.

Fokus mesyuarat menjurus kepada kualiti data bagi modul Pelajar, Staf, R&D&C, dan Maklumat Institusi yang telah diperbaiki dan dikemaskini sehingga tarikh 29 Februari 2016. Beberapa penambahbaikan seperti berikut turut dilaksanakan:

i. Pengemaskinian data bagi tahun 2014 bagi format-format yang berkaitan eMyRA.ii. Penyediaan laporan data dan muat turun query untuk pengesahan NC/Rektor.

Seramai lima (5) orang wakil UTHM yang terdiri daripada Pusat Penyelidikan dan Pembangungan (R&D), Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ORICC), Pusat Teknologi Maklumat, dan Pejabat Pengurusan Strategik dan Kualiti (PPSK) telah hadir ke mesyuarat dan bengkel tersebut.

8. 6 April 2016 MS ISO 9001:2008 Mesyuarat penyediaan laporan audit pemantauan MS ISO 9001: 2008 tahun 2015 telah diadakan pada 06 April 2016. Kesemua wakil lapan (8) PTj yang terlibat ketika audit iaitu PPSK, FPTP, FKMP, FSTPi, Pendaftar, Perpustakaan, Pengurusan Fasiliti dan PHUI telah terlibat dalam menyediakan laporan bagi menjawab lapan (8) OFI yang telah diterima. Seramai 14 orang telah hadir ke mesyuarat tersebut yang diadakan di Bilik Mesyuarat PPSK.

Berikut merupakan butiran lanjut berkenaan OFI tersebut.OFI PTj

1. Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian semasa perkhidmatan pengajaran & pembelajaran bagi sesetengah kursus:- Bilangan hasil pembelajaran (CLO) yang dikenalpasti di dalam silibus tidak sama

dengan pemetaan CLO di dalam rekod Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran (RPP) (rujuk BDA30703 Sem2 2014/2015 FKMP dan BPA10302 Sem2 2014/2015 FPTP).

- Terdapat kes terpencil dimana RPP (rujuk Maklumat Kursus – Perancangan Kuliah) dan juga pelaksanaan kuliah tidak selalunya memenuhi keperluan silibus dari segi jam pembelajaran secara bersemuka (rujuk BPA10302 Sem2 2014/2015 FPTP).

FKMP dan FPTP

2. Pihak PHEP telah menyediakan Takwim Latihan 2015 berdasarkan maklumat yang diperolehi dari TNA dari setiap fakulti. Apabila terdapat cadangan latihan yang tidak dimasukkan dalam Takwim Latihan dan latihan yang tidak dapat dijalankan, justifikasi hendaklah direkodkan.

Pendaftar

3. Pihak BPF telah memastikan pihak kontraktor menyediakan jadual penyelenggaraan Bahagian Fasliliti

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

untuk unit mekanikal (aircond). Untuk memudahkan pemantauan kerja kontraktor, Jadual Kerja Service di FPTV perlu mengikut unit dan lokasi yang hendak diselenggarakan.

4. Pihak organisasi telah merancang dan menjalankan kawalan proses penilaian pengajaran pensyarah secara keseluruhan dan diperkukuhkan lagi dengan pemantauan yang sesuai. Walau bagaimanapun didapati proses tersebut boleh ditambah baik pemantauannya dengan mengenalpasti punca dan menilai semula keberkesanan tindakan yang telah diambil. (merujuk Laporan Sistem Penilaian Pengajaran Staf Akademik dan Kursus, SPARK)

CAD

5. Organisasi didapati telah mewujudkan proses pembelian yang relevan dan berkesan serta dilaksanakan mengikut keperluan standard, walau bagaimanapun ianya boleh ditambah baik dengan melihat ciri dan arah aliran proses yang dipantau (trend analysis) bagi penilaian Tahunan berkenaan audit dalam/luaran, aduan dan kepuasan pelanggan dan sebagainya.

PPSK/Pendaftar

6. Organisasi didapati telah mengukur kepuasan pelanggan dengan berkesan serta dilaksanakan mengikut keperluan standard, walau bagaimanapun didapati analisa kepuasan yang merujuk kepada prasarana dan kemudahan yang disediakan kepada pelajar boleh dimasukkan didalam skop kajian kepuasan tersebut.(merujuk kaji selidik berkenaan kepuasan kerja dikalangan staf, kajian mengenai iklim organisasi di kalangan staf dan kajian kepuasan pelanggan di Pejabat Pendaftar yang dilakukan oleh Unit Integriti dan Kualiti, Pejabat Pendaftar)

PPSK/Pendaftar

7. Organisasi telah menjalankan dan menyediakan prasarana yang mencakupi keseluruhan aktiviti dan proses penyelenggaraan dengan baik. Walau bagaimanapun, rekod pemantauan penyelenggaraan mesin didapati boleh ditambahbaik lagi. (Contoh : Makmal Teknologi Makanan).

FSTPi

8. Pihak organisasi telah merancang dan menjalankan Kajian Semula pengurusan secara keseluruhan dan diperkukuhkan lagi dengan menentukan tindakan yang sesuai. Walau bagaimanapun didapati input berkenaan penambahbaikan dan polisi kualiti perlu dinyatakan secara konsisten di dalam minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

PPSK

9. 31 Mac 2016 MS ISO 27001:2015Permohonan peruntukan tambahan RM89,160.00 bagi pelaksanaan MS ISO 27001:2013 Pengurusan Sistem Keselamatan Maklumat (Information Security Management Sistem, ISMS) di UTHM bagi tahun 2016 telah dimajukan ke Pejabat Bendahari. Secara dasarnya kerjas kerja telah diluluskan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti Bil. 3/2016 bertarikh 24 Februari 2016.

10. 22 Mac 2016 Amalan 5SPemakluman Audit Dalaman Amalan 5S dan edaran polisi 5S UTHM telah diedarkan melalui surat bernombor rujukan UTHM/PSK/600-10/6/2 Jilid 5(34) bertarikh 22 Mac 2016. Tarikh yang ditetapkan untuk pelaksanaan Audit Dalaman Amalan 5S adalah pada 22 hingga 26 Mei 2016.

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Bil Tarikh Aktiviti Tindakan / Tindakan Susulan / Perincian

6 April 2016 Permohonan kepada semua PTj untuk memberikan maklum balas penyelaras terkini di PTj masing-masing telah dimajukan melalui surat bernombor rujukan UTHM/PSK/600-10/6/2 jilid 5(35) bertarikh 06 April 2016.

25 April 2015

Jawatankuasa Amalan 5S UTHM di bawah Pejabat Pengurusan Strategik dan Kualiti (PPSK) telah mengadakan Lawatan Penanda Aras 5S ke Perpustakaan Tun Dr. Ismail (PTDI), Universiti Teknologi Mara (UiTM) Cawangan Johor, Kampus Segamat pada 25 April 2016 (Isnin). Seramai 19 Orang Juruaudit Amalan 5S UTHM dan 2 orang urusetia PPSK telah terlibat dalam lawatan ini.

Tujuan utama lawatan ini diadakan adalah untuk memberikan pendedahan kepada Juruaudit-juruaudit dalaman amalan 5S UTHM terhadap penerapan amalan 5S persekitaran berkualiti dan menghayati aplikasi elemen amalan 5S yang diamalkan di UiTM. Antara delegasi UiTM yang hadir adalah Prof. Madya Haji Kamel Taufiq bin Abdul Ghani (Timbalan Rektor Akademik), En. Mohd Khairul Ariff bin Noh (Timbalan Rektor HEP), Pn. Nor Diana binti Abd Rahman (Ketua Unit Pengurusan Kualiti), Pn. Siti Rozana binti Mat Sanat, Pn. Mawar Noor binti Abdullah dan En. Mohd Hafiz bin Kasirun (Pustakawan PTDI UiTM), serta staf-staf PTDI, UiTM.

Sesi taklimat telah disampaikan oleh Pn. Siti Rozana binti Mat Sanat (Pustakawan PTDI, UiTM). PTDI, UiTM telah menerima pelbagai pengiktirafan daripada MPC meliputi Amalan Persekitaran Berkualiti (QE-5S). PTDI, UiTM telah diiktiraf sebagai Perpustakaan Universiti Awam pertama yang menerima Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) oleh pihak Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

Rombongan UTHM telah dibawa melawat PTDI 1 dan 2 serta melihat dengan lebih dekat produk-produk yang dipertandingkan dalam Pertandingan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) yang dihasilkan oleh staf PTDI bermula tahun 2009 sehingga 2015.

11. 6 Mac 2016 hingga 7 April 2016

Laporan Pengurusan SACAD Universiti

Isu keselamatan pelajar dan keselesaan persekitaran pembelajaran perlu diambil perhatian, dan cadangan supaya disediakan jadual pemotongan rumput.

Berikut merupakan analisis SACAD bagi tempoh 06/03/2016 hingga 07/04/2016:

Kategori aduan Bil. Aduan Peratus aduan (%)Prasarana 147 70.00Fasiliti 47 22.38Akademik 2 0.95Pengurusan & Pentadbiran 5 2.38Staf 2 0.95Lain-lain Aduan 7 3.33Total 210 100

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar

Unit Pentadbiran dan Pengurusan RekodBahagian Pengurusan Organisasi dan Kompetensi

Pejabat Pendaftar