unit pengurusan aset dan stor bahagian perolehan dan penswastaan kementerian kesihatan malaysia

Unit Pengurusan Aset dan StorBahagian Perolehan dan Penswastaan

Kementerian Kesihatan Malaysia

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009

Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan selaras perkembangan semasa. Dalam Laporan Ketua Audit Negara mengenai pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap telah sebabkan Kerajaan alami kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan kecurian barang-barang yang disimpan.

Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unitbagi menguruskan Aset Kerajaan yang mempunyai dua (2) fungsi berasingan

(a)Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup

(b)Pengurusan Stor

PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU)

• Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA

• Meluluskan pindahan stok selepas pengiraan stok, pemeriksaan stor dan verifikasi stok di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama

• Meluluskan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import

• Meluluskan hapus kira kekurangan stok

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU)

Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:-

1. Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-132. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-143. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-154. Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-165. Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-206. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN PTJ

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan

Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya:-

(a) Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Stor(b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun

Kedudukan Stok kepada JKPAK dan JPKA (c) Meluluskan pelarasan stok

(d) Melantik pegawai-pegawai untuk melaksanakan

pemeriksaan stok (e) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskanStor seperti berikut:

1. Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK DAN JPKA setiap (3) bulan sekali

2. Menguruskan pelupusan Stok

3. Mengurus kehilangan dan hapus kira stok

4. Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ

5. Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:-

(i) Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16(v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20(vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Pegawaiyang gagal mematuhi Pekeliling ini boleh dikenakantindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta AcaraKewangan 1957

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan stor mengikut PP 5/2009

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam PP-TPS bertarikh 01 Januari 1982,

SPP Bil. 12 Tahun 1995 dan lain-lain arahan jika ada dibatalkan

KANDUNGAN TPS

TPS

BAB APENERIMAAN

BAB F KESELAMATAN/

KEBERSIHAN

PENDAHULUAN

BAB BMEREKOD STOK

BAB G PELUPUSAN

BAB H KEHILANGAN &

HAPUS KIRA

BAB CPENYIMPANAN

BAB DPENGELUARAN

BAB EPEMERIKSAAN

DEFINISI STOR

Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,

pengendalian dan pengeluaran stok

DEFINISI STOK

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawaldan sebagainya

KATEGORI STOR

STOR PUSAT

STOR UTAMA

STOR UNIT

STOR PUSAT

Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang kepada pelanggan melalui rangkaian storperingkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit.

Contoh: Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik PDRM

STOR UTAMA

Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkatnegeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi.

Contoh: Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama BekalanPejabat Kementerian/Jabatan

STOR UNIT

Stor yang menyimpan dan membekal barang untukkeperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuanoperasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

Contoh: Stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya

OPERASI KATEGORI STOR

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

StorUnit

Stor Unit

Stor Unit

StorUnit

Stor Unit

StorUnit

Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna PenggunaPengguna

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur,cekap dan berkesan bagi memastikan;

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

FUNGSI STOR

Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;

(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal

(b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum

(c) Menjaga, menyelenggara stok(d) Mengeluarkan stok(e) Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk

stok tepat, teratur dan kemaskini

FUNGSI STOR

(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Megendali pembungkusan dan penghantarab stok.(h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok.(k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

PENGURUSAN ORGANISASI STOR

Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu:

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)(b) Bahagian Terimaan (BT)(c) Bahagian Simpanan (BS)(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

Bekalan,Kawalan,Akaun

Terimaan

ORGANISASI STOR

Bungkusan &Hantaran

• Perbekalan • Kawalan Stok • Akaun

• Terima

• Periksa

• Sah

• Rekod

• Bungkus

• Hantar

Simpanan

• Kendali

• Simpan

• Keluar

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stokdapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.

Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah sepertiketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaanmodal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yangtinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.


Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakanperkara-perkara berikut:

1. Katalog2. Memberi Kumpulan Stok3. Paras Stok4. Prestasi Stor


KATALOG

Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusatdan Stor Utama yang mengandungi maklumat sepertinombor kod, perihal barang, unit pengukuran danharga.

Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senaraibarang-barang yang terdapat dalam pegangannya.


• Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut;

(i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi

(ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya

MEMBERI KUMPULAN STOK


• Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran (12)

bulan sebelum membuat pesanan baru.

• Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan ataudiperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak

lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut:- Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan- Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan- Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

PARAS STOK


• Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras stok seperti vaksin, ubat, dan lain-lain.

• ‘Barang Diimport’ paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PARAS STOK


Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

PARAS STOK


Kadar Pusingan Stok (KPS)

- Dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai.

- Stor Pusat & Stor Utama perlu mencapai sekurang- kurangnya (4) KPS.

- Stor yang aktif adalah yang mendapat (4) KPS ke atas dalam setahun manakala kurang daripada (4) KPS adalah stor tidak aktif.

PRESTASI STOR


- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya.

- Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan KPS

PRESTASI STOR


Paras Simpanan

- Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat.

Paras Perkhidmatan

- Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

PRESTASI STOR

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

• Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakandi Stor Pusat dan Stor Utama.

• Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun.

• Mengemukakan kepada Unit Pengurusan AsetKem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA.

• Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepadaPerbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

BAB APENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima danmengesahkan aset yang diperolehi.

BAB A - PENERIMAAN

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap barang stor diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(a) Semua barang-barang hendaklah diterimamelalui Stor

(b) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi

(c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Storbila perlu


(d) Langkah-langkah yang perlu diambilsemasa menerima barang:

- memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen


- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.

- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop

“ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji”.


(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)

(f) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi



Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi:-

• Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal

• Sampel dihantar untuk diuji

• Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan

• Menuntut penggantian semula mengikutterma kontrak

PENGUJIAN KUALITI

PERATURAN PENERIMAAN

Dilaksana seperti berikut:-

• Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor

• Mengikut syarat penyerahan barang yangdipersetujui seperti di tapak projek dan

sebagainya

PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR


Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yangDikembalikan oleh pemesan dengan mengambiltindakan seperti berikut:-

(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak sebagai barang belum guna

(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk

BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA


Pegawai Penerima memastikan barang-barang mudah terbakar atau kimia hendaklah dihantar terus ke storbahan mudah terbakar atau kimia untuk disimpan

PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA

BAB BMEREKOD STOK

BAB B – MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

OBJEKTIF

JENIS-JENIS REKOD

BUTIRAN MAKLUMAT

TATACARA MEREKODPENEMPATAN KAD PETAK

REKOD MELALUI SISTEM

Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Mengawal paras stok

MEREKOD STOK

Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan:-

(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)- Untuk Stor Pusat dan Stor Utama- Berwarna Putih

(b) Kad Petak (KEW.PS-4)- Untuk Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit- Berwarna Hijau

• Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama

JENIS-JENIS REKOD

MEREKOD STOK

Kad Kawalan Stok (Bahagian A)

- Mmaklumat perihal stok- Maklumat pembelian/terimaan setiap suku tahun- Maklumat keluaran setiap suku tahun- Maklumat terimaan/keluaran tahunan (Bahagian B)

- Maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

BUTIRAN MAKLUMAT

MEREKOD STOK

• Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak

• Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama stok

• Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan

PENEMPATAN KAD PETAK

MEREKOD STOK

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pendakwat merah dan pengeluaran dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

TATACARA MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

• Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok

• Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi:-

- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan- angka betul ditulis dibahagian atas angka asal- pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

TATACARA MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:-

- format yang sama digunapakai

- dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa

PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM

BAB CPENYIMPANAN

PENYIMPANAN

• Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

• Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

OBJEKTIF PENYIMPANAN

PENYIMPANAN

• Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor

• Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

SUSUN ATUR

PENYIMPANAN

• Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE)

• Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas

• Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50m daripada siling

SUSUN ATUR

PENYIMPANAN

Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkanpenyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan denganmematuhi perkara berikut;

(a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini

(b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

LOKASI DAN LETAKAN STOK

PENYIMPANAN

• Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap

• Stor juga boleh mengamalkan Letakan Stok Sementara dalam keadaan berikut:-

(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan(b) Stok baru diterima, belum disusun(c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat

• Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan, perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran

LOKASI DAN LETAKAN STOK

PENYIMPANAN

1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu) MDKD diberi keutamaan

2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum

3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalangalat pengendalian barang-barang dan kerja-kerja kakitangan stor

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok:-

(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah

(b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas

(c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis danruang dengan mematuhi perkara berikut;

(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti)

(b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2

6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbezaberdasarkan jenis, bahan kandungan dan fizikalnya

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

Stok berharga dan menarik hendaklah:-

1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalanpegawai bertanggungjawab atau yang diberi kuasa

2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedangberkuatkuasa

3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukansendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai YangDiberi Kuasa

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

PENYIMPANAN

4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhui peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952 & Peraturan Bahan Psikotropik 1989

5. Stok berunsur keselamatan seperti senjata, peta-peta hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

PENYIMPANAN

Stok hendaklah disimpan:-

1. Tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal

(ubat-ubatan, bahan kimia/baja/racun)

2. Bilik kering atau nyah-lembapan(simen/kertas/alatan pejabat)

STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan:-

Tempat yang luas atau tempat lapang yang berpagar. Stok ini bersaiz besar atau kuantiti yang banyak

(Batu-bata, kayu, pasir, paip, besi)

STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN

PENYIMPANAN

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut:-

1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah2. Susunan/tindanan tidak terlalu tinggi iaitu:-

(a) Senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD

(b) Peti/kotak yang berat berada di paling bawah(c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api

(d) Mudahkan urusan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) Susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan

STOK BARANG-BARANG BERAT

PENYIMPANAN

3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-selisupaya kedudukan lebih kukuh

4. Landasan atau palet digunakan bagi mengelak bersentuh lantai, beri ruang udara serta dapat kurangkan kerosakan kerana penindihan5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyai

lorong/laluan untuk bekerja atau kecemasan6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untuk menindan stok/barang bagi mengelakkan pembaziran ruang7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dan tidak merbahaya kepada kakitangan

STOK BARANG-BARANG BERAT

PENYIMPANAN

Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut:-

1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuatmelabelkan ‘Tarikh Luput’ stok

2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas,bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stormengenalpasti dan memantau

3. Teg Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok danKad Petak (Merah Jambu)

STOK BERTARIKH LUPUT

PENYIMPANAN

4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan

5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkandikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapatdilaksanakan

6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapatyang masuk kemudian tetapi tarikh luputnyalebih awal daripada stok yang masuk dahulu


PENYIMPANAN

7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok

8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan;- mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat- mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya- memulangkan kepada pembekal ‘mengikut syarat’- melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan


PENYIMPANAN

1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mestidiberi tanda pengenalan secukupnya

2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel denganterang dan tidak mudak padam

3. Pelabelan hendaklah dilabelkan denganmenunjukkan jenis kandungan dan langkahkeselamatan yang perlu dipatuhi

4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpansecara berasingan

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

PENYIMPANAN

5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalambentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakisserta melecur hendaklah disimpan di stor yangberasingan lengkap dengan alat pencegahkebakaran dan bantuan kecemasan

6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejaswapnya hendaklah dielak daripada tersentuhdisimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihatbertujuan mencegah tindakbalas


PENYIMPANAN

7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyakdisimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalamtangki bawah tanah

8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan,dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempatberasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatanmengikut arahan berkuatkuasa


PENYIMPANAN

9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati

10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara

(astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)


PENYIMPANAN

11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar (kalsium karbid, berilium, kalsium fostat)

12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut


PENYIMPANAN

13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi;

(a) Pakaian keselamatan digunakan(b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukan

diuruskan diluar bangunan(c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas

asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin

(d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal


PENYIMPANAN

14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tongyang boleh dikesan dari baunya makapemeriksaan segera dilakukan dan bekas yangrosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stordan dikembalikan kepada pembekal


PENYIMPANAN

1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen dll.

2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

PENYIMPANAN

3. Tabung gas tersebut hendaklah;- dilindungi dari bahang panas- jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar- elakan dari terhempas atau pecah- injap tabung hendaklah ditutup

4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding danditegakkan serta dikunci

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA

1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterimahendaklah dihantar terus kepada stor bahanmudah terbakar untuk disimpan

2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stordi tempat simpanannya sahaja

PENYIMPANAN

1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagimengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan

mematuhi perkara berikut;- menyapu minyak untuk elak karat- mengekalkan bungkusan asal- mengawal dari serangan serangga

2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhiperaturan penyelenggaraan yang berkuatkuasa

PENYELENGGARAAN STOK

BAB DPENGELUARAN

PENGELUARAN

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapatkebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberikuasa oleh Ketua Jabatan

KEBENARAN PENGELUARAN STOK

PENGELUARAN

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKDDengan memastikan stok yang diterima dahulu dapatDikeluarkan dahulu.

Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan;- pengeluaran tanpa kebenaran- pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan- stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Stor Utamamenggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok(KEW.PS-10) dalam 5 salinan

2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no. pesanandengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikuttahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Stor Utama

di KEW.PS-10

3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakansatu borang KEW.PS-10

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

4. (1) salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinandikemukakan kepada Bahagian BBKA samada

di Stor Pusat atau Stor Utama

5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut;

(a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun(b) meluluskan kuantiti pengeluaran(c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok ‘B’)

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan olehBBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusanpengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekodpengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak

5. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap(1) salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke:-

(a) Bhg Bungkusan/Penghantaran(b) Stor Pemesan bersama stok(c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan(d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam (2) salinan

3. (1) salinan kepada Stor Unit dan (1) disimpan oleh pemohon

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

PENGELUARAN

4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atasKEW.PS-11 seperti berikut;

(a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no. permohonan

(b) menentukan kuantiti pengeluaran(c) mendapatkan kelulusan pengeluaran(d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

PENGELUARAN

Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengankebenaran Pegawai Stor dan Pegawai Melulus yangdiberi kuasa oleh Ketua Jabatan

Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10dan KEW.PS-11

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantitiyang diluluskan

PENGELUARAN STOK

PENGELUARAN

Barang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna untuk bekalanpejabat/ makmal/ asrama/ institusi latihan/ domestik/ bengkel/ sukan/ dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/ keselamatan dan seumpamanya

BARANG-BARANG GUNAHABIS

PENGELUARAN

Contoh:Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/dan seumpamanya

(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walaubagaimanapun ianya perlu dikawal)

BARANG-BARANG GUNAHABIS

PENGELUARAN

1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuanguna sama hendaklah disimpan semula setelahselesai penggunaannya

2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabishendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan

(Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau barang terpakai)

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS

PENGELUARAN

1. Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran,

kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program pembangunan dan pemeran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan

- lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

PENGELUARAN

2. Jualan sisa barang terpakai dilaksanakan seperti berikut:-

(a) Jika kuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1000kg boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit); atau

(b) Jika barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi 1000kg hendaklah mengikut TPA yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa

3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

• Bahagian Pembungkusan dan Penghantaranmemastikan urusan pembungkusan/penghantarandijalankan dengan teratur, cermat dan cekapsupaya barang diterima pemesan dalam keadaansempurna

• Barang yang diterima untuk pembungkusan danpenghantaran hendaklah disemak, diperiksa dandipastikan sama seperti dicatat pada KEW.PS-10

PERATURAN


1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemasdan betul bagi mengelakkan kerosakan dankecurian semasa penghantaran

2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dansimbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

TATACARA PEMBUNGKUSAN


3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakanmesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian

4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/tanda bagi memudahkan pengendalian

5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjataperalatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturankeselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa



6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklahdicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkanpengendalian

7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1,000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan


BAB EPEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa kesemasa untuk mengenalpasti kelemahan yangmenyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supayatindakan susulan dapat diambil

PENDAHULUAN

PEMERIKSAAN

2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:-

(A) Pengiraan Stok

(B) Pemeriksaan Stok

(C) Verifikasi Stor

PENDAHULUAN

PEMERIKSAAN

1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semuastor iaitu Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unitsecara terus menerus sepanjang tahun.

Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untukmelaksanakan Pengiraan Stok.

(A) PENGIRAAN STOK

PEMERIKSAAN

2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan PengiraanStok mematuhi perkara berikut:-

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod

(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi serta ditarikh oleh Pegawai Stor

(A) PENGIRAAN STOK

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakandi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangdiperiksa

(B) PEMERIKSAAN STOK

PEMERIKSAAN

3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklahmematuhi perkara-perkara berikut;

(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai 01 Oktober tahun semasa

(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa


PEMERIKSAAN

(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhirtransaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatanganiserta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksasetelah pemeriksaan dilakukan

(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalamLaporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)


PEMERIKSAAN

(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pemverifikasi Stor

(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasilpemeriksaan stok


PEMERIKSAAN

1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepasPemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksadi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut:-

(a) Mengesahkan ketepatan rekod dan stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok

(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempohdiambil tindakan pelupusan

(d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotongditimbang, dibancuh, bocor, sejat atauseumpamanya diambil tindakan hapus kira

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

(e) Melengkapkan semua maklumat dan mengesahkanLaporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14

(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhaniaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan,merekod, penyimpanan, pengeluaran,pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dannilai stok dengan menggunakan Laporan TahunanKeseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. KSU/TKSU adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor

2. Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi (2) tahun

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

• Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada;

(a) sekurang-kurang 2 orang ahli

(b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi

(c) pegawai berpengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor

(d) pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional serta Kumpulan Sokongan 1atau setaraf

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatanke Stor Pusat/Stor Utama berasaskan kepada

jadual/program yang disediakan

2. Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 danmelengkapkan serta mengesahkan butiranmaklumat seterusnya mengemukakan kepadaKetua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok

4. Menentukan tiada berlaku transaksi semasa verifikasidilaksanakan

5. Menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan kemukakan

kepada Ketua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakanke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut:-

(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan

(b) syor pelupusan/hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H

(c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

PEMERIKSAAN

2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14 & KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan KSU

3. Mengambil tindakan ke atas syor KSU di KEW.PS-15

4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

PEMERIKSAAN

1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakanpelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan PenyataPelarasan Stok KEW.PS-17

2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan PelarasanStok di KEW.PS-17

PELARASAN STOK

PEMERIKSAAN

3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksipelarasan stok di ruang Terima bagi stoklebih atau di ruang Keluar bagi stok kurangpada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) danKad Petak serta ditandatangani.

PELARASAN STOK

PEMERIKSAAN

1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemakKEW.PS-14 & KEW.PS-15

2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuandan tandatangan KSU

3. Mengemukakan KEW.PS-15 & KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahunberikutnya

TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET

PEMERIKSAAN

1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stortindakan berikut hendaklah diambil:-

(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih

(b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

PEMERIKSAAN

(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan

dengan disahkan oleh Ketua Jabatan

(d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok, jika terdapat stok lebih atau kurang

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

BAB FKESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklahsentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatandengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalankeselamatan yang sesuai dan berkesan dalammengawal stor/stok terpelihara

3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

PERATURAN


4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruangpejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya

berhampiran dengan stor

5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaranudara seperti pemasangan alat penghawa dingin,exhaust fan atau kipas

PERATURAN


6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpanstok barang-barang belum guna dan tidakdijadikan tempat penyimpanan barang rosak,usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklahdilaksanakan dari semasa ke semasa

PERATURAN


1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkansecara berasingan daripada bangunan lain untukmewujudkan sistem keselamatan yang sempurnadan berkesan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


2. Sistem keselamatan yang sesuai bergantung kepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/Utama/Unit dengan mematuhi:-

(a) sekeliling stor hendaklah berpagar(b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan(c) pemasangan lampu limpah(d) pemasangan alat amaran(e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu(f) penggunaan pas keluar-masuk(g) peraturan penggunaan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan Kerajaan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalankebakaran seperti fire alarm, smoke detector,water sprinkler dll

2. Alat pemadam api ‘fire extinguisher, hose reel’diletakan di tempat yang strategik

3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkanarah keluar-masuk ‘KELUAR’

KAWALAN KEBAKARAN


4. Mempamerkan tanda amaran seperti ‘DilarangMerokok’ , ‘Mudah Terbakar’ dan sebagainya

5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat JabatanBomba & Penyelamat

6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepadaPegawai-pegawai Stor

KAWALAN KEBAKARAN


1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin

2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

KEBERSIHAN

BAB GPELUPUSAN

PELUPUSAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stokyang didapati rosak, luput, tidak boleh guna,tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihikeperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok /pemeriksaan stok /verifikasi stor.

PENDAHULUAN

PELUPUSAN

2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturanyang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa

PENDAHULUAN

PELUPUSAN

1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklahdilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnyatidak lebih daripada RM10,000 bagi nilaiagregatnya dalam satu permohonan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

PELUPUSAN

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yanghendak dilupuskan

3. Pegawai pemeriksa adalah dari KumpulanPengurusan & Profesional atau KumpulanSokongan 1 atau yang setaraf

4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidakterlibat dalam menguruskan stok berkenaan


PELUPUSAN

5. Stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19

6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkankeadaan stok serta memberi syor kaedahpelupusan yang sesuai untuk kelulusanKuasa Melulus

7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak


PELUPUSAN

Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendahtertakluk kepada Seksyen 5, Akta PerwakilanKuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak memerlukanPerakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

PERAKUAN PELUPUSAN

PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJadalah bertanggungjawab sebagai UrusetiaPelupusan Stok

URUSETIA PELUPUSAN

PELUPUSAN

Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah kemukakanLaporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac padatahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK

BAB HKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Hapus kira bagi kehilangan stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran,

bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah

PENDAHULUAN


Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlahnilai kesluruhan perolehan asalnya tidak lebihdaripada RM250 yang kekurangannyadisebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruapatau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapatdielakkan

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH


Kekurangan stok tersebut BUKAN disebabkankecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH


Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stoktertakluk kepada Seksyen 5, Akta PerwakilanKuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK


LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan LaporanHapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21dengan merujuk di ruangan syor oleh PegawaiPemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14

2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh KetuaJabatan sebelum dikemukakan kepada KuasaMelulus untuk kelulusan hapus kira


LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhirtidak diperlukan bagi kes Kekurangan StokYang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilanganmelibatkan jenayah


URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalahbertanggungjawab sebagai Urusetia KehilanganDan Hapus Kira Stok


Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah melaporkansemua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan

menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22 dan dikemukakan

ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

UNIT PENGURUSAN ASET & STORBAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENSWASTAAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIAARAS 4 & 7, BLOK E762590 PUTRAJAYA.

SEKIAN, TERIMA KASIH

unit pengurusan aset dan stor bahagian perolehan dan penswastaan kementerian kesihatan malaysia

Documents