tugas makalah manajemen sem i

Manajemen : Pengorganisasian & Pengkoordinasian | 1

PENDAHULUAN

Assalamualaikum.Wr.Wb

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah SWT , karena berkat rahmat dan

karunia-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini.Syalawat serta salam tak

lupa pula kami hadiahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW.Semoga kita

semua tergolong orang-orang yang selalu mengikuti sunnah-sunnah beliau,amin.

Dalam pengerjaan makalah tentang pengorganisasian ini kami sebagai Penulis

telah berusaha untuk mengumpulkan berbagai macam bahan tentang

PENGORGANISASIAN,baik dari referensi buku lain ,sumber dari internet dan

buku-buku lain yang kami anggap dapat membantu tentang pembuatan makalah

tentang Pengorganisasian .Dalam pengorganisasian yang kita akan bahas dalam

makalah ini banyak sekali istilah maupun hal-hal tentang pengorganisasian yang

belum banyak pembaca ketahui.Kami harapkan kepada pembaca untuk lebih cermat

lagi untuk membentuk sebuah organisasi setelah membaca nakalah yang penulis buat.

Penulis dalam hal ini juga sadar masih banyak kendala yang dialami dalam

perumusan makalah sehingga masih banyknya kekurangan yang kami miliki. Oleh

sebab itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk

menyempurnakan makalah ini menjadi lebih baik lagi.Semoga dengan makalah yang

kami buat dari tim penulis dapat membantu anda dalam sebuah tuntunan dalam

berorganisasi.

Demikianlah makalah ini kami buat, apabila ada kesalahan dalam

penulisan,maupun hal lain yang ada didalam makalah ini,kami sebagai penulis mohon

maaf yang sebesar-besarnya karena kesempuranaan hanya milik Allah ,Tuhan Yang

Maha Esa .Terimakasih atas partisipasi anda telah membaca makalah ini tentang

“Pengorganisasian”.

Wassalamualaikum.Wr.Wb

Hormat Kami

Tim Penulis


Daftar Isi

Pendahuluan …………………………………………………….. 1

Daftar Isi…………………………………………………………. 2

Latar belakang……………………………………………............ 3

Bab I

Defenisi organisani ……………………………………………… 4

Macam-macam Organisasi ……………………………………… 7

Langkah-langkah Pengorganisasian …………………………..... 7

Bentuk Struktur Organisasi ……………………………………... 8

Struktur Organisasi Formal ……………………………………... 8

Tipe Struktur Organisasi ………………………………………...

Bab II

Penkoordiansian ………………………………………………… 12

Asas dan Sifat Koordinasi ……………………………………… 12

Syarat-Syarat Koordinasi ……………………………………….. 12

Tipe Koordinasi …………………………………………………. 13

Bab III

Pedoman Melakukan Koordinasi ……………………………….. 13

Perkembangan Kebutuhan Koordinasi ………………………..... 13

Penyesuian Kebutuhan Koordinasi ……………………………... 13

Bab IV

Mengatur Konflik Dalam Koordinasi …………………………... 14

Penanganan Konflik Koordinasi ………………………………... 14

Rentang Kendali ………………………………………………... 16

Kesimpulan ……………………………………………………... 17

Saran ……………………………………………………………. 18

Daftar pustaka …………………………………………………... 19


LATAR BELAKANG

Dalam lingkungan kita sehari-hari kita tentu banyak menemui berbagai

macam oragnisasi baik yang bersifat formal maupun nonformal.seperti oragnisasi

politik,sosial,mahasiswa,olahraga,sekolah,negara,pemuda,agama dan lainya.Namun

dalam makalah ini kita akan membahas tentang pengorganisasian dalam sebuah

kelompok ( Perusahaan ).

Organisasi dalam bahasa Yunani berasal dari kata : ὄργανον, organon - alat)

yang dapat diartikan sebagai suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan

bersama.Sementara dalam KBBI Organisasi dapat diartikan kesatuan (susunan dsb)

yg terdiri atas bagian-bagian (orang dsb) dalam perkumpulan dsb untuk tujuan

tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yg diadakan untuk mencapai tujuan

bersama.

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan dalam sebuah organisasi,

yang merupakan wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya

mencapai tujuan organisasi. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah

manajemennya untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif

supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan

perusahaan.Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun

industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan.Supaya dapat

mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen efektif yang akan

menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan tingkat efektivitas

kerja karyawan juga perlu diperhatikan.

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui orang-orang

di bawah pengarahan manajer-mengejar tujuan bersama . Sedangkan menurut para

pakar manajemen adalah :

a) Menurut James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan

manusia untuk mencapai tujuan bersama.

b) Menurut Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja

sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

http://id.wikipedia.org/wiki/Kelompok


A. DEFINISI ORGNISASI

Sebelum kita membahas tentang pembagian kerja sebagai unsur pembentuk struktur

organisasi,maka kita akan bahas difinisi dan ruang lingkup organisasi itu

sendiri.Pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan manajerial.

Dalam fungsi manajerial pengorganisasian adalah struktur organisasi yang

memberikan gambaran tentang pembagian dan pembidangan pekerjaan/tugas atau

dapat diartikan sebagai suatu jaringan.

Dengan demikian organisasi dalam fungsi manajemen dapat diartikan sebagai

proses mewujdkan ,memelihara ,mengembangkan dan meningkatkan kerjasama antar

karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing.Dengan tujuan

mencapai tujuan organisasi.

Kerja sama yang efektif dan efisien menghasilkan dinamika organisasi,yang lebih

terarah pada peningkatan produktifitas dan kualitas sebuah produk.Namun dalam hal

peningkatan produktifitas dalam perusahaan banyak sekali mengalami kendala antara

lain :

1) Budaya birokrasi yang diterpakan dan dikembangkan ,yakni dengan

memberlakukan secara ketat hubungan kerja seperti jabatan,posisi kerja dan

lainnya.

2) Pembatasan yang dilakukan para manajer antara hubungan kerja formal dan

informal yang terkesan terbatas.

3) Kecenderungan unit/satuan kerjanya sendiri tanpa memperhatikan tannggung

jawab unit/departemen lain yang mengakibatkan munculnya perilaku kurang

komunikatif antar karyawan dalam depatemen/unit yang berbeda.

4) Terjadinya tumpang tindih antar wewenang dan tanggung jawab antar sesama

karyawan.

Dari faktor-faktor diatas maka dibutuhkannya dasar-dasar dalam

pengorganisasian yang dapat dilakukan dalam beberapa asas organisasi yakni :

a) Asas Kejadian Tujuan

Asas-asas organisasi adalah berbagai pedoman yang sejauh mungkin

hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas

organisasi dapat berjalan lancar. Ada pun peran dari asas-asas organisasi yaitu

sebagai :

a. Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.

b. Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan lancar.

2. Beberapa masalah yang mungkin dihadapi organisasi bilamana organisasi tidak

menerapkan asas-asas/pedoman berorganisasi antara lain :


a. Anggota yang tidak memahami tujuan organisasi

b. Pembentukan satuan organisasi yang kurang berlandaskan pada pengembangan

volume kerja.

c. Pejabat/pegawai tidak mempunyai daftar rincian tugas yang jelas sehingga tidak

mengetahui tanggung jawab pokoknya.

d. Adanya tugas pelayanan kepada masyarakat yang terhenti karena petugasnya tidak

masuk kerja.

e. Adanya persamaan pelaksanaan suatu jenis pekerjaan

f. Adanya kekosongan pelaksanaan suatu jenis pekerjaan

g. Para pejabat tidak memiliki kesadaran pentingnya wewenang

h. Banyak pejabat yang melaksanakan pekerjaan menunggu perintah

i. Adanya pejabat yang memimpin bawahan dalam jumlah yang terlampau banyak

j. Jenjang organisasi yang terlalu panjang

k. Bawahan bingung karena melaksanakan perintah dari lebih dari satu atasan.

l. Kesulitan meletakkan satuan organisasi pada struktur organisasi

m. Kurang menyadari perlunya sumber daya yang dapat menjamin hidup organisasi

secara berkelanjutan.

Dalam pelaksanaanya ada beberapa poin yang perlu diperhatikan antara lain :

a) Menerjemahkan Visi dalam artian menentukan target kerja dlam jangka pendek

dan jangka panjang .

b) Penentuan beban kerja dan volume kerja dalam hal ini bertujuan untuk :

(1) Deskripsi pekerjaan untuk setiap jenis pekerjaan

(2) Menyesuaiakan karakteristik karyawan dengan kualifikasi agar pekerjaan

tersebut dapat terlaksana dengan baik.

(3) Standar pekerjaan agar menjadi tolak ukur untuk mengetahui efisiensi dan

seberapa efektif pekerjaan dalam satu periode tertentu.

b) Dasar Pembagian Kerja

Dalam sebuah organisasi tentunya diperlukan pembagian tugas atau pembagian

kerja.Dalam hal pembagian kerja tentunya kita harus menyesuaikan dengan

tanggung jawab dan wewenang yang sesuai dengan proses pemagian kerja.

Untuk memperlancar hubungan pembagian kerja antara tugas dan pekerjaan

dibutuhkan hal berikut ini :

1. Jejaring kerja Internal yang berfungsi sebagai pengatur dalam proses kerja

sama didalam organisasi.

2. Jejaring kerja Eksternal ( eksternal network ) yang berfungsi membangun

hubungan organisasi dengan organisasi lain.

3. Pemabagian kerja secara tuntas dengan pembagian kerja ini diharapkan semua

anggota akan bekerja secara jelas tanpa adanya overlapping.

4. Menghindari anggota mementingkan unit kerja sendiri dengan maksud untuk

mempermudah penyelesaian pekerjaan dan menghindari duplikasi

penyelesaian pekerjaan.


5. Dinamika pekerjaan

Sebuah organisasi yang mampu menciptkan dinamika yang baik dalam

pekerjaan adalah mampu menciptakan perubahan dalam segala bidang

termasuk dalam melaksanakan pekerjaan dilingkungan suatu organisasi.

Terjadinya dinamika perusahaan juga dapat dilakukan oleh pihak eksternal

seperti ; perkembangan global,nasioanal dan regional.Selain itu pemimpin

dalam hal ini juga berperan dalam terciptanya dinamika dalam sebuah

organisasi.Dengan cara seperti memberi kesempatan kepada semua karyawan

untuk mengembangkan bakat yang dimilikinya,kreatifitasnya maupun inovasi

dan gagasan yang bersifat positif.

c) Dasar kesatuan perintah

Dasar kesatuan perintah dalam oragnisasi biasanya dipimpin oleh seorang

direktur,gubernur dan lainya.Dalam dasar kesatuan perintah hendaknya memiliki

prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Pimpinan puncak hendaknya memiliki pimpinan unit kerja sebagai bawahannya

2. Pimpinan yang mampu memberikan sebagian wewenangnya akan mampu

meningkatkan perasaan memiliki bawahannya ( sense of belonging ),perasaan

ikut tanggungjawab ( sense of responsibility)dan rasa ikut bertanggung jawab (

sense of partisifacion).

d) Asas Fleksibilitas Organisasi

e) Asas Fungsionalitas

Fungsionalitas adalah pembentukan satuan kerja dalam struktur organisasi yang

harus memberikan kontribusi secara penuh dengan penuh efisiensi dan efektif.Asas

ini dapat dibedakan menjadi beberapa bagian yakni :

a) Fungsi layanan kepada masyarakat

b) Fungsi inovasi dan pengembangan

Fungsi ini sangat penting dalam sebuah organisasi karena perkembangan dan

kemajuan teknologi yang sangat berkembang saat ini.Maka diharapakan

organisasi mampu untuk beradaptasi dengan mengembangkan dan

meningkatkan produktifitas dan kulitas produknya.

c) Fungsi responsif ,dengan fungsi ini diharapkan oraganisasi siap dan tanggap

terhadap konsumen.Dengan tujuan oragnisasi tersebut mampu untuk

menciptakan lapangan pekerjaan baru dan meningkatkan penghasilan

masyarakat.

d) Fungsi Produktifitas dengan tujuan untuk menghindari pemborosan yang

berasal dari faktor input dan output.

e) Fungsi Prediktif yaitu melakukan prediksi terhadap apa yang akan terjadi

kemungkinan terbaik dan terburuknya sebuah perjalanan organisasi yang tentu

erat hubungannya pada lingkungan

f) Fungsi Pengendalian dengan tujuan agar tidak terjadi penyimpangan terhadap

suatu tujuan organisasi dengan tujuan tercapainya tujuan utama sebuah

organisasi.


B. MACAM-MACAM ORGANISASI

Macam-macam organisasi yang akan kita bahas dalam sebuah organisasi adalah

sebagai berikut :

1) Berdasarkan Pembentukannya

Proses pembentukan organisasi dapat dibedakan menjadi 2 bagian yakni;

formal dan informal.

Organisasi Formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan

perangkat yang diatur .Contoh : Sekolah ,Perseroan Terbatas,Rumah Sakit dan

lainnya.

Organisasi Informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa dasar aturan yang

bersifat formal dan tidak memiliki ADRT dan bersifat hubungan

pribadi.Seperti memiliki kesamaan hobi,perilaku,kebutuhan dan kesempatan.

2) Keterkaitan Hubungan dengan Pemerintah

Organisasi ini dibentuk berdasarkan fungsi menjalankan pemerintahan demi

terselenggaranya pemerintah yang baik.Dalam hal ini dapat dibedakan

menjadi resmi dan tidak resmi.Artinya Organisasi resmi yang mendapatkan

izin dari pemerintah seperti;Yayasan,Lembaga Pemerintah,Jawatan,dan lain-

lain.Sementara organisasi tidak resmi yang dibentuk pemerintah namun tidak

mendaftarkan diri ke lembaga pemerintah.Seperti Kelompok

kesenian,kegiatan sosial dan masih banyak lagi.

3) Berdasarkan Ukuran Organisasi

4) Berdasarkan Tujuan

Setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang akan dicapai.Tujuan

pencapaian sebuah organisasi dapat dibedakan menjadi 2 bagian yakni tujuan

sosial dan tujuan mencari keuntungan ( Profit ).

Contoh organisasi yang bersifat sosial yang sering kita jumpai dalam

lingkungan masyarakat adalah Yayasan berbetuk pendidikan seperti panti

asuhan,Rumah dhuafa,Yayasan pecinta alam.Sementara organisasi yang

memiliki tujuan mencari keuntungan adalah organisasi yang dibidang

jasa,produksi,perdagangan.Contoh : BUMN seperti : Pertamina,PT Kereta Api

Indonesia,Pos Indonesia.dan lain-lain.

5) Berdasarkan Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah bentuk diagram yang menunjukkan berbagai fungsi

dan tujuannya masing-masing,tujuan dan wewenang karyawan yang diberikan

tanggung jawab.

C. LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN


Langkah-langkah dalam pengorganisasian adalah siklus awal sebuah

organisasi sampai terciptanya tujuan organisasi.Proses tahapan tersebut antara

lain :

1. Merencanakan tujuan organisasi

2. Menentukan tugas-tugas utama sampai secara keseluruhan

3. Alokasi sumber daya untuk pembagian tugas.

4. Evaluasi hasil dan strategi pembentukan perusahaan .Dengan cara

mengevaluasi strategi yang sudah dimulai dari awal perencanaan dalam

satu siklus pengorganisasian.Maka dalam hal ini rencana baru akan

dimulai dari awal setelah proses evaluasi.

D. BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai sistem jaringan kerja terhadap

tugas-tugas,sistem laporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama

pekerjaan individual dan kelompok (Amirullah dan Budiyono,2004 ).Sedangkan

pengertian pokok struktur organisasi adalah sebuah bagan khusus yang saling

berhubungan antara sumber daya yang dimiliki dan pembagian tugas yang

diberikan.

Struktur organisasi memiliki fungsi sebagai alat pedoman utama untuk efisiensi

dalam pemanfaatan tenaga kerja dan sumber daya lainnya yang berfungsi sebagai

input dalam pencapaian tujuan organisasi.

Didalam struktur organisasi setiap individu memiliki

kedudukan,tugas,wewenang dan tanggungjawab yang berlainan.Ada beberapa

faktor yang bias menentukan perancangan struktur organisasi adalah :

1. Strategi organisasi

2. Penggunaan teknologi

3. Kualitas karywan yang terlibat didalam struktr organisasi\

4. Ukuran organisasi itu sendiri

Sementara itu didalam struktur organisasi terdapat unsur-unsur yang

mempengaruhinya yaitu :

1. Spesialisasi akivitas

2. Standarisasi kegiatan

3. Koordinasi kegiatan

4. Sentralisasi

5. Ukuran satuan kerja

E. STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Struktur organisasi biasanya disajikan dalam bentuk bagan organisasi.Bagan

organisasi adalah gambar struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-

kotak atau garis-garis yang disusun menurut kedudukannya yang masing-masing

memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis

saluran wewenang.


Bagan organisasi biasanya memiliki 5 aspek penting dalam sebuah organisasi

anata lain :

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah atau wewenang

3. Jenis pekerjaan

4. Pengelompokkan aktivitas

5. Hierarki manajemen.

Bentuk bagan organisasi:

1. Bagan piramid adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya

dari puncak pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang

terendah disusun dari atas ke bawah, atau sebaliknya. Bagan ini adalah bagan

yang paling lazim dipakai oleh berbagai organisasi.

2. Bagan mendatar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya

dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang

terendah disusun dari atas ke bawah atau sebaliknya.

3. Bagan menegak adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya

dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang

terendah disusun dari atas ke bawah atau sebaliknya.

4. Bagan lingkaran

5. Bagan setengah

6. Bagan elip

7. Bagan setengah elip adalah bentuk bagan organisasi yang saluran

wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau

pejabat yang terendah disusun dari pusat elip ke arah bidang elip.

8. Bagan sinar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari

pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah

disusun seperti berkas sinar.

Cara menggambarkan bagan organisasi dengan baik

1. Memilih bentuk bagan, isi bagan, kotak-kotak yang akan dipakai, garis-garis

saluran wewenang serta warna yang akan digunakan untuk kotak-kotaknya

sesuai dengan pembagian fungsi umum dalam organisasi.

2. Menggambar kotak segi empat panjang dengan ukuran terbesar sebagai pusat

bagan yang akan digunakan untuk menempatkan satuan organisasi, atau

pejabat yang berkedudukan tertinggi dalam organisasi yang bersangkutan.

3. Menggambar kotak segiempat panjang yang diletakkan di atas kotak pusat

bagan.

4. Menggambar kotak segiempat panjang dengan ukuran lebih kecil dibanding

dengan kotak teratas.


5. Menulis isi bagan.

6. Setelah gambar lengkap, bila bagan organisasi yang bersangkutan memerlukan

keterangan singkat dapat ditulis di sebelah kiri bawah gambar bagan.

7. Mencantumkan tanggal mulai berlakunya bagan dan sebaiknya nama serta

tandatangan penanggug jawab di sebelah kanan bawah gambar bagan.

8. Menuliskan nama organisasi yang bersangkutan di tengah atas atau kiri atas

gambar bagan. Ini dilakukan agar besar kecilnya tulisan seimbang dengan

besar kecilnya gambar bagan.

Kelebihan dan Kelemahan Bagan Organisasi

Kelebihan bagan organisasi diantaranya adalah memudahkan setiap individu

dalam sebuah organisasi untuk melihat tugas dan tanggungjawab yang diberikan

atasannya.Namun disisi lain masih banyak kekurangan yang didmiliki bagan

organisasi diantaranya adalah bagan organisasi kurang mampu menjelaskan

seberapa besar tingkat wewenang dan tanggungjawab dalam tingkatan

manajerial.Bagan juga kurang mampu dalam menghadapi berbagai hubungan

informal dan saluran komunikasi.

Departementalisasi

Tentu dalam sebuah organisasi terdiri dari beberapa departemen.Dalam hal ini

departementalisasi adalah usaha mengelompokkan bersasma sejumlah

pekerjaan.Pada hakikatnya departementalisasi adalah mengelompokkan sejumlah

kegiatan atau aktivitas yang sama dan berhubungan erat satu sama lain tergantung

pada kebutuhan organisasi itu sendiri.Kelebihan departementalisasi adalah

memperoleh efisiensi dengan mengumpulkan spesialis yang sama .

Dasar-dasar dalam pembentukan departementalisasi adalah sebagai berikut :

a) Fungsi perusahaan yang biasasnya didalamnya terdapat departemen

produksi,perdagangan,keuangan,keamanan,manajerial dan akuntansi.

b) Fungsi manajemen,yaitu pengelompokkan berdasarkan fungsi manajemen

sperti SDM, Pemasaran,Keuangan dan lainnya.

c) Proses Produksi

d) Hasil Produksi

e) Pengelompokkan jenis produksi dalam departemen ini memiliki beberapa

kelebihan yaitu:

a) Memanfaatkan secara penuh ketrampilan yang dimiliki karyawan

b) Memaksimalkan perlatan produksi

c) Dapat cepat mengetahui produk yang diminati konsumen

d) Pimpinan mengetahui manajer bagian yang produktif

e) Mudahnya dalam koordiansi dalam proyek produksi.

Terdapat pula kelemahan yang ditimbulkan dalam pengelompokkan ini yakni :

a) Bisa menimbulkan persaingan tidak sehat diantara bagian departemen


b) Adanya rasa kurang terjamain terhadap masa depan ,karena takut akan

kehilangan pekerjaan

f) Pengelompokan berdasarkan konsumen

g) Pengelompokan berdasarkan kewilayahan

h) Berdasarkan waktu

i) Berdsarkan jumlah

j) Kombinasi diantara pengelompokan satu dengan yang lainnya.

F. TIPE STRUKTUR ORGANISASI

1) Organisasi Lini

2) Organisasi Lini dan Staf

3) Oragnisasi Fungsional

4) Organisasi lini,Staf dan Fungsional

5) Organisasi Komite

6) Organisasi Proyek dan matriks

Dalam tabel berikut akan dibahas tentang kelebihan dan kekurangan

masing-masing tipe organisasi :

Bentuk Organisasi Kelebihan Kekurangan

Lini

Adanya kejelasan masalah

pendelegasian kewenangan dan

tanggung jawab untuk setiap

bidang

Bentuknya sederhana dan mudah

dipahami

Beban berat dipikul

eksekutif puncak karena

harus menjalankan fungsi

admistratif.

Tidak ada spesialisasi

Lini dan Staf

Para spesialis memberikan ide

,saran dan masukan kepada

manajer puncak.

Seluruh karyawan melaporkan

pekerjaannya kepada supervisor

Sering terjadi konflik antara

lini dan staf

Rekomendasi manajer staf

tebatas hanya pada manajer

lini.

Matriks

Memiliki fleksibelitas yang tinggi

Berfokus pada masalah tertentu

Memungkinkan melakukan

inovasi & kretifitas tanpa harus

mengganggu struktur lain

Sering timbulnya masalah

akuntabilitas

Kendala membentuk tim

karena dari departemen

yang berbeda

Sangat berpotensi

menimbulkan konflik antar

manajer proyek dan manajer

lainnya.


G. PENGKOORDINASIAN

Pengkoordinasian adalah suatu usaha yang singkron dan teratur untuk

menyediakan waktu dan jumlah yang tepat,dan mengarahkan pelaksanaan untuk

menghasilkan sesuatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang

telah ditentukan.Pengkoordiansian sangat dibutuhkan sekali dalam proses kegiatan

manajemen karena didalamnya melibatkan banyak individu dan banyak hal lain

yang saling berhubungan.

Menurut para ahli pengkoordinasian dapat diartikan sebagai proses atau

rangkaian kegiatan yang menyatukan pikiran,pendapat dan perilaku dalam

mewujudkan wewenang dan tanggung jawab sesuai tugas pokok masing-masing

,agar terwujudnya tujuan organisasi.

Koordinasi mengandung makna sebagai aktifitas untuk meningkatkan

produktivitas dan kualitas hasil kerja setiap individu/kelompok untuk mencapai

tujuan organisasi.Tujuan koordinasi antara lain adalah sebagai berikut :

1. Mengarahkan semua ide,gagasan,aktivitas dan perilaku kearah tercapainya

tujuan organisasi.

2. Mengarahkan ketrampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada

tujuan

3. Menghindari kekosongan dan kesenjangan dalam pekerjaan

4. Menghindari penyimpangan tugas dan tujuan.

Dengan adanya koordinasi akan memaksimalkan efisiensi dan efektifitas kerja

serta terciptanya saling ketergantungan antara masing-masing unit atau

departemen.Ketergantungan tersebut dapat dibedakan menjadi 3 bagian yakni

1. Saling ketergantungan yang menyatu( pooled interdependence)

2. Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence )

3. Ketergantungan dalam timbal balik ( Rciprocal interdependence )

Sementara itu ada juga empat tipe perbedaan sikap dalam cara kerja yang ikut

menghambat efektifitas koordinasi yaitu :

1. Perbedaan orientasi waktu antar bagian

2. Tingkat formalitas

3. Tujuan yang berbeda

4. Gaya interaksi

H. ASAS DAN SIFAT KOORDINASI

Asas koordiansi adalah asas paham hierarki yakni,setiap atasan atau koordiantor

harus melakukan koordinasi kepada bawahannya secara langsung.Dengan tujuan

tercapainya sifat dinamis.

I. SYARAT-SYARAT KOORDINASI

Syarat koordiansi yang paling utama adalah koordiantor harus bisa bersifat

adil,persuasif ,tidak memaksakan kehendak ketika melakukan koordinasi.dan

setidaknya memiliki :

1. Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai dari usaha

memperlancar penyelesaian pekerjaan.


2. Rasa saling menghargai satu sama lain diantara karyawan.

3. Semangat bersaing secara sehat dengan memanfaatkan sistem koordinasi

bagiannya masing-masing.

J. TIPE KOORDINASI

Tipe koordiansi dapat dibedakan menjadi dua tipe yakni :

Koordinasi Vertikal ,yaitu sejumlah aktivitas penyatuan ,dan pengarahan yang

dilakukan pimpinan terhadap satuan yang berada dibawah wewenangnya.

Koordiansi Horizontal, yaitu sejumlah aktivitas penyatuan ,dan pengarahan

yang dilakukan dalam tingkat yang sama.

K. PEDOMAN MELAKUKAN KOORDINASI

Berilah Dalam melakukan koordiansi hendaknya kita memperhatikan satu

aspek berikut ini,yaitu pedoman dalam pengkoordinasian.Tujuan pedoman

melakukan koordinasi adalah untuk menghindari penyimpangan dalam melakukan

koordiansi.Berikut ini pedoman yang hendaknya diterapkan agar hal-hal yang

merugikan dalam koordinasi dapat kita cegah :

1. Berilah penjelasan singkat dalam koordinasi dan gunakanlah kata-kata yang

bersahabat.

2. Hendaknya kita mampu menjelaskan bahwa koordinasi yang dibuat adalah

untuk kepentingan bersama bukan atas kepentingan individu.

3. Memberikan setiap orang untuk mengeluarkan ide dan gagasannya dalam

pengkoordinasian.

4. Memberikan motivasi agar tetap ingin melakukan kegiatan koordinasi.

5. Hendaknya membina hubungan baik antara atasan dan bawahan.

6. Setidaknya kita lebih banyak menggunakan komunikasi informal agar lebih

mudah dalam memberikan motivasi kepada bawahan.

L. PERKEMBANGAN KEBUTUHAN KOORDINASI

Kebutuhan akan koordianasi sangatlah penting dalam terciptanya hubungan

koordinasi yang harmonis.Pertama ,adanya kebutuhan akan posisi dan

departemen-departemen baru untuk menangani masalah yang berkaitan dengan

lingkungan eksternal dan kebtuhan strategis lainnya.Kedua sebagai seorang

manajer dapat melihat koordinasi sebagai hasil dari informasi dan kerjasama.

M. PENYESUIAN KEBUTUHAN KOORDINASI

Dalam penyesuian koordinasi hendaknya kita memperhatikan beberapa aspek

penting dala pengkoordiansian diantaranya adalah :

1. Porsi Dasar Koordiansi,pendekatan ini bertujuan untuk meningkatkan

koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi yang belum begitu

tinggi.

2. Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi,dengan tujuan meningkatnya ukuran

dan aktifitas koordinasi.Dalam hal ini perencanaan ,koordinasi,pengendalian

akan semangkin baik pula.Dalam hal informasi akan semangkin fleksibel.


3. Mengurangi kebutuhan koordinasi,dengan alasan adalah berkembang dengan

pesatmya kebutuhan akan koordinasi yang dapat menimbulkan konflik

internal,maka dibutuhkannya pengurangan dalam koordinasi.

N. MENGATUR KONFLIK DALAM ORGANISASI

Konflik dalam koordianasi muncul akibat hubungan antagonis diantara pelaku

atau pihak yag melakukan koordinasi.Namun konflik koordinasi kadang dapat

berakibat negatif namun juga berakibat positif dalam perusahaan.

Akibat negatif :

1. Menghambat komunikasi.

2. Mengganggu kohesi (keeratan hubungan).

3. Mengganggu kerjasama atau “team work”.

4. Mengganggu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi

5. Menumbuhkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan.

6. Individu atau personil menga-lami tekanan (stress), mengganggu konsentrasi,

menimbulkan kecemasan, mangkir, menarik diri, frustrasi, dan apatisme.

Akibat Positif dari konflik:

1. Membuat organisasi tetap hidup dan harmonis.

2. Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan.

3. Melakukan adaptasi, sehingga dapat terjadi perubahan dan per-baikan dalam

sistem dan prosedur, mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.

4. Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif.

5. Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.

Konflik yang terjadi dilingkungan organisasi dalam mengatur pengkoordiansian

antara lain desebabkan faktor-faktor berikut ini :

1. Keterbatasan sumber daya ,hal ini timbul jika keterlambatan informasi dan

keterbatsan kemampuan individu dalam menerima intruksi yang diberikan

akibatnya informasi yang turun kebawah akan terhambat.

2. Ketidakjelasan tanggung jawab dan wewenang,bisa muncul karena batas dan

tanggung jawab dalam pekerjaan yang kurang jelas.

3. Gangguan komunikasi,muncul akibat dari salah seorang pihak pengkoordinasi

yang menghambat jalannya informasi yang diterimanya.

4. Masalah kepribadian,juga bisa menjadi faktor penghambat karena anggota

yang memiliki kepribadian yang sulit dalam menerima keputusan.

5. Membanggakan unit kerjanya secara berlebihan

6. Penyimpangan tujuan

O. PENAGANAN KONFLIK KOORDINASI

Dalam penangan konflik dalam koordinasi hendaknya ini menjadi tanggung jawab

sang koordinator bagaimana ia mampu untuk mengatasi konflik tersebut.Ada


beberapa sikap yang dapat dijadikan penyelesaian konflik oleh sang koordinator

yaitu :

Gaya Otoriter ,yaitu memberikan tindakan tegas antar kedua pihak yang

mengalami konflik.dengan tujuan tidak memihak antara anggota yang

mengalami konflik.

Gaya kooperatif yaitu cara menangani konflik dengan memberikan

kesempatan kepada masing-masing pihak untuk untuk diajak negosiasi.

Gaya Kolaborasi yaitu memadukan antara otoriter dan kooperatif diamana

cara menangani konflik dengan memberikan negosiasi dan komfromi

untuk menyelesaikan konflik secara menyeluruh.

Persuasi: Usaha mengubah posisi pihak lain, dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul, dengan bukti faktual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita menguntungkan dan konsisten dengan

norma dan standar keadilan yang berlaku. Pemecahan masalah terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan

memadukan kebutuhan kedua pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternatif

pemecahan secara bersama dengan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.

Penarikan diri: Suatu penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik diri dari hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak perlu berinteraksi dan tidak efektif apabila tugas saling

bergantung satu sama lain. Konsultasi: Tujuannya untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak

serta mengembangkan kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak mempunyai wewenang untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la menggunakan berbagai teknik untuk

meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah laku kedua pihak terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses penyelesaian

masalah yang menjadi pokok sengketa. Penengahan (mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk

menengahi sengketa. Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta,

menjalin komunikasi yang terputus, menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan masalah secara

terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan ciri perilaku mediator.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengatasi konflik: 1. Ciptakan sistem dan pelaksanaan komunikasi yang efektif.

2. Cegahlah konflik yang destruktif sebelum terjadi. 3. Tetapkan peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut

hak karyawan.

4. Atasan mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.

5. Ciptakanlah iklim dan suasana kerja yang harmonis. 6. Bentuklah team work dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit

kerja.


7. Semua pihak hendaknya sadar bahwa semua unit/eselon merupakan mata rantai organisasi yang saling mendukung, jangan ada yang merasa paling

hebat. 8. Bina dan kembangkan rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian

antar unit/departemen/eselon.

P. RENTANG KENDALI

Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan

dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian,

karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan

seorang pemimpin (manajer).Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi

karena adanya “limits factor (keterbatasan)” manusia, yaitu keterbatasan waktu,

pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

a) Keterbatasan waktu, artinya bahwa pada saat yang bersamaan seorang

pemimpin melakukan pekerjaan yang beraneka macam.

b) Keterbatasan pengetahuan, artinya bahwa seorang pemimpin tidak mungkin

dapat mengetahui semua pekerjaan dalam perusahaan karena itu perlu

diadakan pembagian pekerjaan kepada bawahannya.

c) Keterbatasan kemampuan, artinya bahwa seorang pemimpin perusahaan

kemampuannya terbatas, karena itu perlu diadakan batas jumlah bawahan

langsungnya.

d) Keterbatasan perhatian, artinya bahwa seorang pemimpin terbatas

perhatiannya, ia tidak dapat memperhatikan semua masalah yang dilakukan

bawahannya sehingga perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsung

yang dipimpinnya.

Pedoman yang dapat dipakai untuk menemukan rentang kendali mencakup

beberapa faktor yang berhubungan dengan situasi, bawahan, atasan, yang secara

singkat dapat ditunjukkan sebagai berikut :

Faktor-faktor yang berhubungan dengan rentang kendali dapat relatif

melebar bila :

1) Pekerjaan bersifat rutin.

2) Operasi-operasi stabil.

3) Pekerjaan bawahan sejenis.

4) Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain.

5) Prosedur-prosedur dibuat secara baik dan telah diformalisasi.

6) Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

7) Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

8) Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

9) Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

10) Manajer menerima bentuan dalam pelaksanaan kegiatan-

kegiatanpengawasannya.

11) Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan

dilaksanakan.


12) Manajer lebih mempunyai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat.

Q. KESIMPULAN

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan dalam sebuah organisasi,

yang merupakan wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam

usahanya mencapai tujuan organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai sistem jaringan kerja terhadap

tugas-tugas,sistem laporan dan komunikasi yang menghubungkan secara

bersama pekerjaan individual dan kelompok (Amirullah dan Budiyono,2004 ).

Didalam struktur organisasi setiap individu memiliki

kedudukan,tugas,wewenang dan tanggung jawab yang berlainan.

Departementalisasi adalah usaha mengelompokkan bersama sejumlah

pekerjaan.Pada hakikatnya departementalisasi adalah mengelompokkan

sejumlah kegiatan atau aktivitas yang sama dan berhubungan erat satu sama

lain tergantung pada kebutuhan oragnisasi itu sendiri.Kelebihan

departementalisasi adalah memperoleh efisiensi dengan mengumpulkan

spesialis yang sama .

Pengkoordinasian adalah suatu usaha yang singkron dan teratur untuk

menyediakan waktu dan jumlah yang tepat,dan mengarahkan pelaksanan

untuk menghasilkan sesuatu tindakan yang seragam dan harmonis pada

sasaran yang telah ditentukan.

Konflik dalam koordianasi muncul akibat hubungan antagonis diantara pelaku

atau pihak yag melakukan koordinasi.Namun konflik koordinasi kadang dapat

berakibat negatif namun juga berakibat positif dalam perusahaan.

Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan

dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian,

karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan

seorang pemimpin (manajer).Rentang Kendali diperlukan dalam suatu

organisasi karena adanya “limits factor (keterbatasan)” manusia, yaitu

keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.


R. SARAN

Dalam pengorganisasian masih banyak hal-hal yang harus kita perhatikan dalam

membentuk sebuah organisasi,supaya terwujudnya tujuan organisasi yang

diharapkan.Begitu juga dalam proses pengkoordinasian masih banyak hal yang

dapat kita implementasikan dalam kehidupan kita dalam sebuah oragnisasi.

Dalam proses pembuatan makalah ini,kami sebagai penulis juga mengharapkan

kepada pembaca untuk lebih memahami tentang pengorganisasian dan

pengkoordinasian dalam kehidupan sehari-hari supaya dapat menyelesaikan

berbagai masalah dan konflik yang terjadi dalam organisasi yang kita alami.

Demikian makalah ini kami buat dengan berbagai refrensi tentang pembahasan

tentang topik PENGORGANISASIAN dan PENGKOORDINASIAN,kritik sangat

kami harapkan kepada pembaca.Kami ucapkan terimakasih.

Tim Penulis


DAFTAR PUSTAKA

http://rajapresentasi.com/2009/05/manajemen-konflik-cara-mengelola-konflik-secara-efektif/#sthash.DGdJMpgX.dpuf

http://rajapresentasi.com/2009/05/manajemen-konflik-cara-mengelola-konflik-

secara-efektif/#sthash.DGdJMpgX.dpuf http://id.wikipedia.org/wiki/

http://google.co.id

Hasibuan,Melayu, SP. (2006).Manajemen :Dasar,pengertian dan masalah( revisi).Jakarta: Bumi Aksara.

Amirullah,Budiyono, Haris (2004).Pengantar Manajemen.Yogyakarta;Graha

Ilmu. Robbins, P. Stephen.(2005) .Perilaku Organisasi Jakarta:Prenhalindo.

Amstrong,Michael (1990).Manager ( terjemahan ).Jakarta:Binarupa Aksara





http://id.wikipedia.org/wiki/

http://google.co.id/

tugas makalah manajemen sem i

Education