tindakan pembetulan pk.uitm.fssr(p) - ad.uitm · pdf file1 6.0 6 laporan ap ke laporan e-ad...

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).06

No. Keluaran : 02

PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 1/10

1

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDURTINDAKAN PEMBETULAN

PK.UiTM.FSSR(P).06

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul

Haimi Md Zain (A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).06

No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 2/10

2

FSSR


REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDATarikh No.Keluaran

/ Pindaan

No.

Para

Muka surat Ringkasan

Pindaan

Diluluskan

22/09/ 2013

1 4.1 5 & 6 Aduan Pelanggan

(AP) ke e-Aduan

(e-Ad)

22/09/ 2013

1 5.0 5 TD ke TD(A)

22/09/ 2013

1 5.0 5 LAF ke JAF

22/09/ 2013

1 5.0 5 Ketua Program

ke Koordinator

Program

22/09/2013

1 5.0 5 Ko dibatalkan

22/09/ 2013

1 5.0 5 KU – Ketua Unit

ke KSA – Ketua

Sistem Audit

22/09/ 2013

1 6.0 6 Laporan AP ke

Laporan e-Ad

22/09/ 2013

1 7.0 8 7 tahun ke 3-5

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).06

No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

3/10

3

FSSR


tahun

22/09/ 2013

1 8.0 8 8.2 Format

Borang Laporan

Penyiasatan ke

8.1 Borang

Cadangan Baru/

Cadangan

Pindaan Kualiti

22/09/ 2013

1 8.0 8 8.3 Format

Borang Tindakan

Kualiti

Pembetulan ke

8.2 Borang

Laporan

Penyiasatan

22/09/ 2013

1 8.0 8 Tambahan (8.3

Borang Tindakan

Pembetulan)

12/01/20

16

2 hadapan Nama Timbalan

Pendaftar baru

dimasukkan dan

Tanda tangan

digital

dimasukkan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

4/10

4

FSSR


KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

5

5

6

6

7

8-9

10

10

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

5/10

5

FSSR


1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan tindakan pembetulan

terhadap sebarang ketidakpatuhan atau kelemahan yang dikenalpasti di

dalam sistem pengurusan kualiti FSSR tidak berulang dan punca

ketidakpatuhan dihindari sepenuhnya dengan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh FSSR sekiranya terdapat ketidakpatuhan

kelemahan yang dikenalpasti dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

6/10

6

FSSR


3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti - MK.FSSR.UiTM.01)

i) Seksyen 5.6 - Kajian Semula Pengurusan

ii) Seksyen 8.4 - Analisis Data

iii) Seksyen 8.5.2 - Tindakan Pembetulan

3.2 Prosedur Kawalan Dokumen - PK.UiTM.FSSR (P) 03

3.3 Prosedur Analisis Data - PK.UiTM.FSSR (P) 03

4.0 DEFINISI

4.1 e-Aduan Makluman atau maklumbalas yang diterima melalui e-mail atau

secara atas talian oleh pelanggan yang membuat aduan yang

berkaitan dengan prose pengurusan FSSR.

4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi laporan mengenai penemuan

yang diterima oleh Ketua Sistem Audit terhadap pihak yang

diaudit (Auditee). Ianya menerangkan penemuan hasil audit

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

7/10

7

FSSR


dalam sistem kualiti dan mencadangkan penambahbaikan

kepada sistem tersebut.

5. SINGKATAN MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

AKD - Audit Kualiti Dalaman

Dekan - Dekan FSSR

TD(A) - Timbalan Dekan (Akademik)

JAF - Jawatankuasa Akademik Fakulti

Ko - Koordinator Program

WP - Wakil Pengurusan

TP - Timbalan Pendaftar

e-Ad - Aduan Pelanggan

LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit

PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

KSA - Ketua Sistem Audit

PAD - Pegawai Audit Dalam

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

8/10

8

FSSR


6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D

1. Arahkan Ko/WP/TP bagi mengenalpasti kecacatan

atau ketidakpatuhan yang telah berlaku dan perlu

diambil tindakan pembetulan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti berdasarkan kepada

laporan yang diterima seperti berikut:

a) Laporan LPHA

b) Laporan e-Ad

c) Keputusan MKSP atau arahan khusus daripada

Dekan FSSR, TD(A) FSSR atau TP.

d) Rekod ketidakpatuhan / perkhidmatan yang

tidak memenuhi spesifikasi.

e) Teguran dan arahan pengurusan atasan UiTM.

f) Cadangkan penambahbaikan yang diterima

daripada PYB melalui perbincangan dan Borang

Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen

Kualiti (Lampiran 1).

g) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti.

h) Laporan Pencapaian Dasardan Objektif Kualiti.

2. Membuat siasatan ke atas ketidakpatuhan yang

dikenalpasti dengan menggunakan Borang Laporan

Penyiasatan (Lampiran 2).

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

9/10

9

FSSR


PAD

3. Siasat dan kenalpasti punca ketidakpatuhan atau

kelemahan dengan menggunakan Quality

Improvement Tools yang sesuai.

4. Rekodkan hasil siasatan dan cadangan tindakan

pembetulan dalam Borang Tindakan Pembetulan

(Lampiran 3).

5. Majukan hasil siasatan dan cadangan tindakan

pembetulan kepada WP atau TWP untuk

mendapatkan kelulusan. WP

6. Teliti dan beri keputusan keatas cadangan

pembetulan. Jika setuju, arahkan PYB

melaksanakan tindakan pembetulan.

Jika tidak setuju, ulangi tindakan 3.

PYB 7. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh

masa yang ditetapkan

8. Laporkan keberkesanan Tindakan Pembetulan

dalam Borang Tindakan Pembetulan dan

kemukakan kepada WP untuk pengesahan sebelum

dibentangkan dalam Mesyuarat MKSP.

9. Laporkan di dalam mesyuarat MKSP.

TP 10. Simpan Borang Tindakan Pembetulan dan semua

rekod berkaitan dalam Fail Tindakan Pembetulan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02


No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/09/2013

Muka Surat

:

10/10

10

FSSR


7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

1 Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

2 Audit Dalam - Pensijilan

600-FSSR (PT. 12/7/3)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

3 Audit Dalam - Fail Kerja

6000-FSSR (PT.12/10/2)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

4 Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT. 12/10/5)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

5 Fail Maklumbalas Pelanggan

600-FSSR (PT. 12/10/8)

Bah.PTD FSSR

3 – 5 Tahun

8. LAMPIRAN

8.1 Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Kualiti - Lampiran 1

8.2 Borang Laporan Siasatan - Lampiran 2

8.3 Borang Tindakan Pembetulan - Lampiran 3

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

11


CARTA ALIR PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

Tanggung jawab

Carta Alir Proses

Proses Kerja Rekod

MULA

D

Arahkan KP/KO/KU bagi

mengenalpasti kecacatan atau

ketidakpatuhan yang telah berlaku

berdasarkan kepada laporan yang

diterima.

Membuat siasatan ke atas

ketidakpatuhan dengan

menggunakan Borang Laporan

Penyiasatan.

PAD

Siasat dan kenalpasti punca

ketidakpatuhan.

Rekodkan hasil siasatan dan

cadangan tindakan pembetulan.

Borang Tindakan

Pembetulan

Majukan hasil siasatan dan

cadangan tindakan pembetulan

kepada WP atau TWP untuk

mendapatkan kelulusan.

Sambungan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

12


Sambungan

WP

Teliti dan beri keputusan keatas

cadangan pembetulan.Arahkan PYB

melaksanakan tindakan

pembetulan.

PYB

Laksanakan tindakan pembetulan

mengikut tempoh masa yang

ditetapkan.

Laporkan keberkesanan Tindakan

Pembetulan dan kemukakan

kepada WP untuk pengesahan

sebelum dibentangkan dalam

Mesyuarat MKSP.

Laporkan di dalam mesyuarat

MKSP.

PD

Simpan Borang Tindakan

Pembetulan dan semua rekod

berkaitan dalam Fail Tindakan

Pembetulan.

TAMAT

tindakan pembetulan pk.uitm.fssr(p) - ad.uitm · pdf file1 6.0 6 laporan ap ke laporan e-ad...

Documents