teknik pembinaan kpi untuk organisasi pendidikan atau awam

8/9/2019 Teknik Pembinaan KPI untuk organisasi pendidikan atau awam

http://slidepdf.com/reader/full/teknik-pembinaan-kpi-untuk-organisasi-pendidikan-atau-awam 1/55



mbustamanIAB 2

embinaan dan Pelaksanaan etunjuk Prestasi Utama

( )PI Dalam Perkhidmatan wam

leh

.uhamad Bustaman b Abdul Manaf

etua Pusat Pengurusan Kualiti

,nstitut Aminuddin Baki KPM/199890524 0361056307

. .bustaman@iab edu my



mbustamanIAB 3

FASA 1

PENGENALAN



mbustamanIAB [email protected] 07 4



mbustamanIAB 5

PIs For Cabinet Ministers

:UTRAJAYA Prime Minister Datuk Seri Najib Abdul Razak

esterday unveiled a leaner cabinet of 28…………….. –inisters and subjected them to Key( ) -erformance Indicators KPI and six monthy performance

.eview

,o this end he introduced a new paradigm of

‘ ’erformance and achievement through the KPI which will,ush for impact and not input results rather than utput and will ensure the public service delivery is

”.alue for money( , )he SUN Friday April 10 2009 page 2



mbustamanIAB 66

APAKAH ITU KPI ATAU KEY

PERFORMANCE INDICATOR

ØKPI adalah petunjuk-petunjuk yangmenerangkan sejauhmanakah sebuahorganisasi atau program mencapaiobjektifnya atau hasil akhirnya (results).

ØKPI ialah tanda-tanda yangmenunjukkan keberhasilan(outcomes)yang dibina dalam perancanganorganisasi, digunakan berterusan untuk

mengawal dan mengukur tahap prestasiorganisasi.



mbustamanIAB 7

Apakah yang dimaksudkan Key PerformanceIndicators (KPI)?

• KPI adalah pengukuran kuantitatif, yangdipersetujui oleh organisasi dalam proses

perancangan yang mencerminkan faktor-faktor penentu kejayaan organisasi.

• Alat untuk memberi maklumat bagi pihakpengurusan organisasi mengawal operasinyauntuk mencapai sesuatu objektif yang telah

ditetapkan.



mbustamanIAB 8

Sambungan: Apakah itu KPI

• Jenis & jumlah KPI akan berbezabergantung pada jenis organisasidan proses yang terlibat.

• Organisasi perniagaan mungkinsebagai salah satuKPI peratusanpulangan pelaburan.

• Organisasi sekolah : peratuskelulusan para pelajar dalampeperiksaan awam.

•



mbustamanIAB 99

Example KPI:DIALS IN AN AIRPLANE COCKPIT

• Weather

•Fuel

•Height

•Latitude

•Temperature

•Time

•Frequency

•….

.hak milik mbustamanIAB KPM



mbustamanIAB 10

• Let’s also think of balance – from Kaplan and Norton’sbook on balanced scorecards they imagine aconversation with the pilot of a plane:

“Q: I’m surprised to see you operating the planewith only a single instrument. What does itmeasure?

“A: Airspeed. I’m really working on airspeed this flight.

• “Q: That’s good. Airspeed certainly seemsimportant. But what about altitude. Wouldn’tan altimeter be helpful?

• “A: I worked on altitude for the last few flightsand I’ve gotten pretty good on it . Now I have toconcentrate on proper air speed.

• “Q: But I notice you don’t even have a fuelgauge. Wouldn’t that be useful?

• “A: You’re right; fuel is significant, but I can’tconcentrate on doing too many things well at thesame time. So on this flight I’m focusing on airspeed. Once I get to be excellent at air speed, aswell as altitude, I intend to concentrate on fuelconsumption on the next set of flights.”

.hak milik mbustamanIAB KPM 10



mbustamanIAB 1111

Any one of us getting on such a plane might find a way toleave quickly!




Mengapa Organisasi perlu mengunakan KPI?Mengapa Organisasi perlu mengunakan KPI?(Charles Parker, 2000) (apakah faedahnya?)(Charles Parker, 2000) (apakah faedahnya?)

1. Mengenalpasti kemajuan kejayaan2. Mengenalpasti samada anda sudahmemenuhi kehendak pelanggan/stakeholders3. menolong untuk memahami proses kerja

organisasi.4. Mengenalpasti dimana punca masalah-‘bottlenecks’, pembaziran, dll.5. Memastikan keputusan dibuat berasaskan

fakta (not on supposition, emotion or intuition)6. menunjukkan amalan penambahbaikanberterusan



mbustamanIAB 13

Kepentingan Penggunaan KPI

• KPI berfungsi sebagai satu alat untuk mempengaruhi prestasi yangdiharapkan daripada anggotaorganisasi

• Anggota organisasi lebih peka kepadaapa yang diukur, bukan kepada apayang diharapkan

• Pengukuran memberi halatuju kepadasetiap individu mengenai perananmereka dalam pencapaian strategiorganisasi



mbustamanIAB 14

§ Measures or KPIs are Meant to Generate Strategic Information

§We don’t just measure our strategy to be compliant ….

We measure our strategy so that we can see:

§Where we are going well (Yellow)

§§Where we need to improve ( Amber)

§

§Where we are having problems (Red)

§SMART –A Measures are more likely to generate ‘strategic Information’

R a n k i

n g s

(Benc

h m a r

)ksA b s o l

u te

N u m

bers

R a tin

g(surv

)e ys

R a tio

Perce

ntage

s

In d ice

s

trategic Information Generated




Mengapa kita mesti guna KPI untuk Mengapa kita mesti guna KPI untuk mengukur prestasi?mengukur prestasi?

Kaplan (2003):• Jika kita tidak boleh mengukur proses kerja

kita, kita tidak boleh mengurus proseskerja kita.

• Jika kita tidak boleh mengurus proses kerjakita, kita tidak boleh ubah proses kerjauntuk penambahbaikan

• Jika kita tidak boleh ubah proses kerja untuk lebih baik, kita tidak boleh berjaya

• MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED



mbustamanIAB 1717

MISI & VISI

Tetapkan Perkhidmatan TerasTetapkan Perkhidmatan Teras

Tentukan Proses-proses UtamaTentukan Proses-proses Utama

Ukur dan Nilai Prestasi

Wujudkan KPI danWujudkan KPI dan

Tetapkan Sasaran Prestasi bagi setiapTetapkan Sasaran Prestasi bagi setiap

perkhidmatanperkhidmatan

Pantau Tahap Prestasi

Tambah Baik Prestasi

PerkhidmatanPerkhidmatan

YangYangMemuaskanMemuaskan

HatiHati

PelangganPelanggan Nilai Secara Nilai Secara

Berterusan Berterusan

Kaji Kaji

Semula Semula

Prestasi Prestasi

Agensi Agensi

Kenalpasti Perkhidmatan-perkhidmatan YangKenalpasti Perkhidmatan-perkhidmatan Yang

Disampaikan di bawah setiap Proses UtamaDisampaikan di bawah setiap Proses Utama

Maklumbalas Pelanggan

MODEL PENGUKURAN PRESTASIMODEL PENGUKURAN PRESTASI

BERASASKAN PROSESBERASASKAN PROSES



mbustamanIAB 1818

PROSES-PROSES (tambahan) MELAKSANAKANPROSES-PROSES (tambahan) MELAKSANAKANPENGUKURAN PRESTASI-BERTERUSANPENGUKURAN PRESTASI-BERTERUSAN

Ukur dan Nilai Prestasi

Pantau TahapPrestasi

Tambah Baik

Prestasi

Penambahbai Penambahbai

kankan

Berterusan Berterusan

TahapTahap

PrestasiPrestasi

Masa

Langkah 1

Langkah 4

Langkah 3

Langkah 2

Wujudkan KPI ,Sasaran Prestasi,Inisiatif

:Syarat penting untuk bina KPI dgn mudah Ada Pelan Strategik




,Mission,Vision

Values

K R A

-K PI lev el 1Cascadi ng KPI In

ActionPlan&

Operationalplan

:Syarat penting untuk bina KPI dgn mudah Ada Pelan Strategik



mbustamanIAB 20

Fasa 2

• Pembinaan KPI: Langkah DemiLangkah

U t k



mbustamanIAB 21

UntukInstitusi Pendidikan Awam (ms

15)

.

1. Pra-Perancangan

7. Penilaian Prestasi&Penambahbaikan berterusan

2.Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

6. Implementasi Strategi•

3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & LuaranOrganisasi

4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI

PusinganSemula

Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.

Proses Proses Utama



mbustamanIAB 22

Proses-Proses Utama(keseluruhan)

• 1. Semak Hala Tuju Organisasi &Persekitaran

• 2. Bina Matlamat strategik atau BidangKeberhasilan Utama (KRA-Key Result

Areas)• 2.1 Bina ‘Strategy Mapping’ bagi pendekatan

BSC

• 3. Bina Objektif berasaskan konsep SMART.

• 4. Bina KPI, Sasaran Prestasi &Inisiatif/strategi

• 5. Kamus data KPI

• 6. ‘Cascading’ KPI : Pelan tindakan, Pelan



mbustamanIAB 23

1. Hala Tuju Organisasi

• Hasil Akhir ( Final GeneralOutcomes) yang ingindicapai.

• Bersifat umum dan luas.

Pandangan‘helicopter’/bird view’

• Asas:

• a. Mandat kerajaan

• b. Misi

• c. Visi

• d. Nilai &Piagam Pelangan

• e. Analisis persekitaran

•

( )Rujuk muka surat 66 misi& ( )71 visi



mbustamanIAB 24

Proses Kedua:Pembinaan Matlamat Strategik

atau KRA• Strategic goals define what must be done to

achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

• “Key Result Areas” or KRAs refer to

general areas of outcomes or outputsto achieved the mission & vision (orfor which the department's role isresponsible).

• Apakah bidang-bidang (general areas)yang perlu cemerlang untuk capaimisi & visi?




’ &ovt MandateMission

Vision

/oals KRA

Objectives

Measures

Targets

/ctionsInitiativ

es

h y w e e xi s t h y w e ex i st

h at w e w an t t o ha t w e w an t t o

b ee

ha t w e m us t a c h ie v e to be ha t w e m u s t a ch ie v e to be

s u c c e s s f u lu c c e s s f u l

n dic at ors a nd n dic at ors a nd

o n it o r s o f s u c c e s s o n it o r s o f s u c c e s s

es i r e d l e v el o f es i r e d l e v e l o f

e rf or ma nc e a nd e rf or ma nc e a nd

t i m e l i n e si m e l i n e s

l a n n e d Ac t i o n s t o l a n n e d Ac t i o n s t o

c hi ev e O bj ec ti ve s c hi ev e O bj ec ti ve s

O1 O2

AI1 AI2 AI3

M123

T11 T1

p ec if ic o ut co me s e xp re ss ed p ec if ic o ut co me s e xp re ss ed

(n m e a s u ra b l e t e r m s N O T(n me a s u r a b l e t e r m s N O T

)c t i v i t i e s )c t i v i t i e s

Strategic Planning

Action Planning

/ImplementationMeasures

KRA or Strategic GoalsKRA or Strategic Goals,A or Goals serve as the starting point for developing Objectives

,nitiatives and KPIs down through the organization



mbustamanIAB 26

PROSES KETIGA

• PEMBINAAN OBJEKTIF

• Hasil Khusus (specific OUTCOMES)yang ingin dicapai oleh

organisasinya semasamelaksanakan misi asasnya (David,2003)

• Dinyatakan berasaskan ciri SMART-A



mbustamanIAB 27

§ What are SMART-A Measures? When creating a ‘balanced’ set measures for an organization, aligningmeasures where possible is also critical for your success ….

TIMELY

REALISTIC

AGREED TO

MEASURABLE

SMARTMEASURE

S

SPECIFIC

ALIGNED



[email protected] 07 28



mbustamanIAB 2929

Metrik Pengukuran Prestasi

Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk: Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:

• Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output) Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)

• Rating (CGPA 3 keatas) Rating (CGPA 3 keatas)

• Ranking (Top 10, Best in the World) Ranking (Top 10, Best in the World)

• Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006) Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)

• Bilangan (Absolute Numbers) Bilangan (Absolute Numbers)• Tahap PencapaianTahap Pencapaian

• Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit) Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)

• Gred atau Skor Gred atau Skor

• Indeks Indeks•



mbustamanIAB 30

Identifying & Creating KPIs

… That Can Present in Different Forms

Rankin

gs(Benchmark)s

Absolu te

Numbers

Rating(surveys

)

Ratio

Percentages

Indices

trategic Information Generated




.2 W e m u st u n d e rstan d th e IPO S ystem




Categories of Performance

Measures• Input measures(e.g., staff time, materials,equipment, resources) are useful inshowing resources or effort used to provideservices; however does not show

effectiveness – You may be a spending a lot of effort doing the

wrong things

• Output measures (e.g., number of productsproduced or services provided) are useful in

defining program or service; however, doesnot reveal quality or efficiency

– You may be producing or providing a lot of thewrong things inefficiently or with poor quality




• Outcome measures (e.g., score on standardizedtest, distance from proposed targets) are usefulin showing the impact or benefit of the programor service

• Efficiency measures (e.g., cost per unit of output, outputs per unit of input, outputs perunit time) are useful in showing productivity and

cost effectiveness• Quality measures (e.g., reliability, accuracy,

courtesy, competence, responsiveness) areuseful in measuring the effectiveness inmeeting customer expectations

– Lack of quality can be measured (e.g., errorrates)




The Measurement Pyramid

Goal

OutcomePerformance

Measures

Program

Program Performance Measures

Program Components

Program Component Performance Measures

Activities

Activity Performance Measures

Strategic Goals/ObjectivesEnd-Outcomes

Longer-Term IntermediateOutcomes

Shorter-TermIntermediate

Outcomes& Outputs

Outputs& Inputs



mbustamanIAB 35

Setiap KPI mesti dihubungkan

dengan satu Target

Link KPI with target &Link KPI with target &



mbustamanIAB [email protected] 0736

Link KPI with target &Link KPI with target &InitiativesInitiatives

• Target: Desired level of performance for a performance measure (e.g., % of customer satisfaction target = 95%)

• Initiatives: Action programs that willachieve our performance goals (e.g.,license renewals via Internet)

(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)



mbustamanIAB [email protected] 0737

Bidang-bidang yang berpotensiuntuk penetapan target:

• 1. ‘TOV or Baselines and trends’

• 2. Standard Kebangsaan, Negeri,daerah atau zon.

• 3. Penandaarasan

• 4. Maklumbalas dari pelanggan dan‘stakeholders’

• 5. Analisis Persekitaran –(SWOC)

• 6. Misi dan Visi

•



mbustamanIAB 38

KAMUS DATA KPI

Mengapa ia sangat pentingdalam pembinaan dan

pengukuran KPI?




Contoh Perhubungan:Contoh Perhubungan: Isu strategik,Isu strategik,Matlamat Strategik, Objektif, KPIMatlamat Strategik, Objektif, KPI

dan Sasaran Prestasi.dan Sasaran Prestasi.




MATLAMATSTRATEGIK

OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI

BIDANG:KURIKULUM

TOV(08)

09 10 11 12 13

Meningkatkakecemerlanganakademik

MeningkatkaPencapaianCemerlang dalamPMR, SPMdanSTPM

Peratus (%)KelulusanPeperiksaanPMR (% As)(Gred Purata)

80.9 82.0 84.0 90.0 95.0 100

%KelulusanPeperiksaanSPM(% As)(Gred Purata)

94.8 96.0 97.0 98.0 99.0 100

%

KelulusanPeperiksaanSTPM(% As)(Gred Purata)

97.5 98.0 100 100 100 100

ISU STRATEGIK MATLAMAT STRATEGIK KPI OBJEKTIF & SASARAN

http://smb//tmp/svpip.tmp/Pelan%20Strategik%20IAB%20KPM-%20fasa%20akhir%201july09.doc





ISU STRATEGIKBIDANGKURIKULUM

MATLAMATSTRATEGIK

OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI

TOV 07 08 09 2010

Pencapaianakademik muridmasih lagibelumcemerlang.

Meningkatkankecemerlanganpencapaianakademik pelajar

Meningkatkan kelulusan peperiksaan UPSR dan bilangan pelajar mendapat 5A% kelulusanPeperiksaan

% pelajar mendapat 5A

91.7 %

33%

94%

35%

97%

37%

99%

39%

100%

40%

BIDANG ISU STRATEGIK MATLAMAT

STRATEGIK

KPI SASARAN PRESTASI

TOV 07 08 09 2010

KO-KURIKULUM

Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap minimumMemastikanpencapaiankokurikulummencapai tahapyang cemerlang.

Bilangan pelajar mencapaikejayaan-peringkatNegeri

3 7 11 13 15

Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat negeri pada tahun 2010

Objektif jangka pendek : 7 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat negeri pada tahun 2007

ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARANISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASARAN






mbustamanIAB 42



mbustamanIAB 43

Alignment

.hak milik mbustamanIAB KPM 43



mbustamanIAB 44

44.hak milik mbustamanIAB KPM



Cascading KPI

PELAN TAKTIKAL



mbustamanIAB 46

PELAN TAKTIKAL

BIDANG ISU STRATEGIK MATLAMAT KPI SASARAN /STRATEGIINISIATIF

TOV2006

07 08 09 2010

HEM Menggunakanhubungan baikdengan ibu bapabagimeningkatkankeberkesananaktiviti

kemahiranbelajar murid.

Memastikankemahiranbelajar muriddapatditingkatkan

Peratusmuriddapat 80mata meritadabbelajar

%70 %75 %85 %90 %95 Meningkatkankeberkesanan aktivitikemahiranbelajar murid.

Objektif jangka panjang 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar

Objektif jangka pendek 75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar



mbustamanIAB 47

PELAN TAKTIKALBAGI STRATEGI 1

NAMA STRATEGI Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi

.meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid

BIL /PROGRAMPROJEK

/T JAWAB /TEMPOH TARIKH

/KOSSUMBER

-OUT PUT KPI PELANKONTIGENSI

1 Program Maju Diri GPK HEM 3 hari Januari

Setiap tahun

.RM500 00PIBG

Murid lebihberkeyakinan

Bilangan murid yang berubah

sikap dan minat belajar

Ceramah

2 Bengkel Kemahiranbelajar

GBSM 2 hari Mac

Setiap tahun

.RM300 00KAUNSELING

Murid menguasai kemahiran belajar

% pencapaian dalam ujian

bulanan

Edaran bahanbengkel



mbustamanIAB 48

Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antaraPihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat

LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB KPI Sasaran Prestasi

1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG1.1 Ucapan GB1.2 Bentang kertas konsep1.3 Lantik AJK1.4 Agih tugas1.5 Tetap tarikh1.6 Bincang kos1.7 Jemputan1.8 Hal-hal lain

GBGPK HEM

YDP PIBG

Bilangan hari 1 hari

2 Surat mesyuaratJemputan kepada ibu bapa dan

guruKaunselor ProfesionalPPD ( Perasmian)AJK

Setiausaha Bilangan hari 7 hari

3 Publisiti JK publisiti Bilangan hari 7 hari

4 Aturcara majlis urusetia Bilangan hari 1 hari

&ONTOH PELAN OPERASI KPI

CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK



[email protected] 49

ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT)

PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA

Te rim a d a n se m a k p e rm o h o n a n 5

S a h d o ku m e n d a n lu lu s 3

Te rim a b a y a ra n 2

Ta n g ka p im e j 1

C e ta k m u ka su ra t u ta m a 2

La m in a te 1

K e p a stia n c ip d a n c e ta k m u k a su ra t p e m e rh a tia n 2

E n co d in g 1

S a h ke lu a r 2

S e ra h a n 1 1

:UMLAH SEBENAR 0 minit

PI

PI T

PI

PI

PI

PI

PI

PI

PI

PI



mbustamanIAB 50

Perkhidmatan KPI Sasaran

PerkhidmatanPengeluaranPasport Malaysia

Untuk mengukur Kecekapan Proses

Tempoh masa menunggu untuk mendapatperkhidmatan di kaunter penerimaan

1 jam

Tempoh layanan semasa menerimaperkhidmatan di kaunter

- Penerimaan borang permohonan- Penerimaan Bayaran & resit 8 minit

2 minitTempoh kitaran mengeluar dan menyerahkanpaport

24 jam

Peratus kesilapan pasport yang dikeluarkan 0% kesilapan



mbustamanIAB 51

Perkhidmatan KPI Sasaran

PerkhidmatanPengeluaran

Pasport Malaysia

Untuk Mengukur Keberkesanan Proses

Bilangan pengeluaran pasport sehari

Masa produktif:34 orang X 7 jam X 60 minit=14,280 minit

Masa sebenar bagi 1 permohonan = 30minit (rujuk carta aliran)

Bilangan pasport yang boleh dikeluarkan:14,280 = 476

30

476 passport476 passport

/hari/hari



mbustamanIAB 52



mbustamanIAB 53

Contoh cascading KPI

Dari pelan strategik hingga keSKT individu

C h BORANG PELAPORAN PRESTASI

http://smb//tmp/svpip.tmp/CASCADING_KPI_IAB_23FEB2010%5B1%5D.docx







MISI VISI

Contoh: BORANG PELAPORAN PRESTASI

Objektif KPI Tov Sasaran Prestasi Sebenar Ulasan

MATLAMAT:

Bengkel terakhir?



Bengkel terakhir?‘cascading KPI’

• Pilih satu KRA

• Bina objektif , KPI, sasaran & inisiatif

• Cascade ke Jabatan/panatia/unithingga ke SKT individu

teknik pembinaan kpi untuk organisasi pendidikan atau awam

Documents