klt-pk-02 audit dalaman - psa.edu.my audit dalaman.… · prosedur kerja : klt-pk-02 . audit...

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

KLT-PK-02

AUDIT DALAMAN

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

SALIZAWATI BINTI KAMARUZZAMAN KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID

Ketua Juruaudit Dalaman Pengarah 19-12-2016 23-12-2016

KLT-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0

AUDIT DALAMAN Mukasurat 2/12 Tarikh 01-01-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3

2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ....................... 3

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 4

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 4

8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 5

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5

10. DEFINISI ........................................................................................................................ 5

11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 6

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 7

13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 8

14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 9

Perancangan audit dalam .............................................................................................. 9

Latihan dan Perlantikan PAD ......................................................................................... 9

Perancangan Audit Dalam ............................................................................................. 9

Perlaksanaan Audit Dalam ........................................................................................... 10

Tindakan pembetulan ................................................................................................... 11

Audit susulan ............................................................................................................... 11

Analisis dan laporan ..................................................................................................... 11

15. REKOD 7.5 .................................................................................................................... 12

16. LAMPIRAN 8.5.1 ............................................................................................................ 12

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) ........................................................................................ 12



1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini memberi garis panduan bagi mewujudkan satu sistem terkawal yang didokumentasikan untuk mengendalikan semua ketidakpatuhan yang telah berlaku atau ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku di dalam sistem pengurusan kualiti.

2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini digunapakai ke atas sIstem kualiti merangkumi sistem, proses dan perkhidmatan pemberian pengajaran dan pembelajaran di PSA.

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Semua kakitangan PSA

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2

PEMILIK PROSES

KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Ketua juruaudit Kursus

Juruaudit

Dalaman

Analisis data

Mengendalikan

audit

Komunikasi

berkesan

Pengurusan

kumpulan

Berminat

melaksanakan

audit

Pernah

mengendalikan

audit dan

pernah diaudit

Ketua

kumpulan

juruaudit

Kursus

Juruaudit

Dalaman

Audit

Komunikasi

berkesan

Pengurusan

kumpulan

Berminat

melaksanakan

audit

Pernah

mengendalikan

audit

Juruaudit Kursus

Juruaudit

Dalaman

Audit

Komunikasi

berkesan

Berminat

melaksanakan

audit

Sekurang-

kurangnya

pernah

mengikuti

kursus audit



5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Ketua juruaudit

b. Ketua kumpulan juruaudit c. Juruaudit

Peralatan a. Alat tulis b. Senarai semak audit c. Komputer

Bahan a. -

Keperluan lain a. Peruntukan masa untuk proses audit

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2

1. ISO 9001 : 2015

Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1

Jadual audit Laporan audit

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data-data dan kerahsiaan audit Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

a. Nombor rujukan bilangan audit , tarikh audit

Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a)

-

Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)

-

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -



8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA BERLAKU

Audit - Konflik semasa audit - Penerangan tujuan audit

- Juruaudit hentikan audit untuk mengelakan konflik berlarutan

- Laporan akhir tidak disediakan dan tidak dilaporkan semasa MKSP

- Penyediaan template

- Tangguh MKSP jika sesuai

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1. Wakil Pengurusan Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik) yang dilantik oleh JPP.

2. Pegawai Pengurusan Kualiti

Pegawai yang dilantik oleh JPP bagi membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan semasa ketiadaan Wakil Pengurusan.

3. Ketua J/B/U Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit

4. MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5. Penyelaras Jaminan Kualiti (JBU)

Penyelaras Jaminan Kualiti (JBU) yang memastikan proses audit dalaman berjalan dengan lancar seperti yang dirancang.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Kesilapan Klausa dan penulisan laporan audit

Ketua juruaudit perlu betulkan klausa dan penulisan audit

Penggunaan template

Konflik semasa audit Hentikan slot audit Penerangan tujuan audit

Juruaudit tidak kompeten Juruaudit perlu jadi pemerhati sahaja

Tidak lantik juruaudit yang tidak mengikuti latihan dengan lengkap

Juruaudit audit kerja mereka sendiri

Tukar juruaudit dan pinda jadual

Semakan dan pengesahan jadual audit



Terminologi & Definisi 6. Ketua Juruaudit a. Mengetuai kumpulan audit dalaman PSA yang

ditetapkan oleh Wakil Pengurusan. b. Menyelaraskan serta menjalankan tugas-tugas audit bagi

kumpulan berkenaan. c. Menyediakan laporan audit dalaman.

7. Juruaudit Dalaman Menjalankan tugas-tugas audit dalaman.

8. Audit Dalaman Satu kaedah yang sistematik untuk mengumpul bukti objektif kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti PSA yang telah didokumentasikan.

9. Laporan Ketidakpatuhan (NCR)

Laporan ketidakpatuhan hasil daripada proses pengauditan yang dijalankan

10. Penyelaras Jaminan Kualiti PSA

Merancang serta menguruskan proses audit dalaman peringkat PSA supaya dapat berjalan dengan lancar.

11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

WP Wakil Pengurusan

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik

PPK Pegawai Pengurusan Kualiti

KJD Ketua Juruaudit Dalaman

KKJ Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman

JD Juruaudit Dalaman

PJK Penyelaras Jaminan Kualiti PSA

PJD Pasukan Juruaudti Dalaman

PP Pemilik Proses

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

J/B/U Jabatan/ Bahagian/ Unit



12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4

PENGARAH KETUA JURUAUDIT KETUA KUMPULAN JURUAUDIT JURUAUDIT PEMILIK PROSES

RANCANG PROGRAM

AUDIT

URUS KURSUS

JURUAUDIT

SEMAK DAN LULUSKAN

LANTIK JURUAUDIT

SEDIA JADUAL AUDIT

DESKTOP AUDIT & SEDIA SENARAI SEMAK

PERSEDIAAN DIAUDIT

PEMBUKAAN & PERLAKSANAAN PROGRAM AUDIT

PENUTUP & BENTANG

PENEMUAN

TINDAKAN PEMBETULAN

URUS AUDIT SUSULAN

SEDIA LAPORAN

AUDIT

BENTANG MKSP



13. SIPOC DIAGRAM 4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

JPP Kalendar akademik

PERANCANGAN AUDIT

Takwim audit KJD

KJD Takwim audit Senarai calon

juruaudit

PENGURUSAN LATIHAN DAN

LANTIKAN

Rekod latihan Surat lantikan

juruaudit

PAD

KJD Surat lantikan Senarai juruaudit

kompeten Takwim audit

SEDIA JADUAL AUDIT

Surat makluman audit

Jadual audit

Warga PSA KKJ JD

KJD KKJ

Surat makluman audit

Jadual audit

MEMBUAT PERANCANGAN

& DESKTOP AUDIT

Senarai semak & agihan tugas semasa audit

PJD

PAD Senarai semak & agihan tugas semasa

audit

LAKSANA dan LAPORAN PENUTUP

AUDIT

Penemuan audit Catatan audit

Laporan ketakakuran

PP

PP Penemuan audit Catatan audit

Laporan ketakakuran

TINDAKAN PEMBETULAN

Laporan tindakan pembetulan

KJD

KJD PAD

Laporan tindakan pembetulan

AUDIT SUSULAN

Verifikasi audit susulan

Status audit (ditutup/tidak)



14. PROSES KERJA Perancangan audit dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN

WP 1 Lantik KJD.

KJD 2 i. Rancang dan sedia Perancangan Audit Dalaman Tahunan. ii. Kemaskini maklumat dalam perancangan Sistem Pengurusan

Kualiti atau kalendar di mana berkaitan

Latihan dan Perlantikan PAD T.JAWAB BIL TINDAKAN

WP/KJD 3 Kenalpasti calon JD

WP 4 Lantik JD

KJD 5 Uruskan latihan JD

KJD 6 Selenggara rekod latihan dan lantikan

Perancangan Audit Dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN

KJD 7 Tentukan kumpulan audit dan lantik KPJD. Pastikan JD tidak mengaudit kerja mereka sendiri.

KJD 8 Rancang program audit dan sedia Jadual Audit Dalaman . KLT-PK-02(L1)

WP 9 Semak dan luluskan Jadual Audit Dalaman

WP 10 Edar surat makluman dan jadual AD kepada : i. Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit ii. JD

KJD 11 Hebah jadual AD

KKJ/JD 12 Rancang strategi/ aktiviti kumpulan audit dan sediakan : i. Senarai Semak atau Catatan Audit. KLT-PK-02(L3) ii. Borang Laporan Ketakakuran. KLT-PK-02(L4) iii. Borang Laporan Peluang Penambahbaikan. KLT-PK-02(L5)

KKJ/PAD 13 Baca dan fahami: i. MK-01 ii. Standard MS ISO 9001:2015 iii. Prosedur Kualiti dan dokumen sokongan yang berkaitan



Perlaksanaan Audit Dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN

WP 14 Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan AD

KJD 15 Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- i. Nyatakan objektif dan skop audit ii. Perkenalkan ahli kumpulan audit iii. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit iv. Terangkan perjalanan dan prosedur audit v. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang

berbincang , pengangkutan dan sebagainya vi. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup vii. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya

KJD 16 Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan. KLT-PK-02(L2)

PAD 17 Laksana AD berdasarkan Senarai Semak yang disediakan menggunakan teknik seperti:

i. Temubual ii. Pemerhatian/ pemeriksaan iii. Semakan rekod/ dokumen

JD 18 Catat perjalanan audit dalam senarai semak atau catatan audit. KLT-PK-02(L3) (ubah suai template jika perlu)

JD 19 Catat dapatan audit: i. Laporan Ketakakuran Audit Dalam, KLT-PK-02(L4) ii. Laporan Peluang Penambahbaikan. KLT-PK-02(L5)

KKJ 20 Semak dan selaras penemuan audit dan beri makluman kepada KJD

KJD 21 Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup.

WP 22 Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit.

KJD 23 Bentang penemuan audit: i. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan

program audit ii. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan iii. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah

berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan

iv. Bentang penemuan audit v. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee vi. Nyatakan tindakan yang perlu diambil vii. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit

susulan



T.JAWAB BIL TINDAKAN

KJD 24 Serah Laporan Ketakakuran, KLT-PK-02(L3) dan Laporan Peluang Penambahbaikan, KLT-PK-02(L5) (sekiranya ada) kepada WP

WP 25 Kenalpasti pihak auditee yang bertanggungjawab dan serahkan Borang Laporan Ketakakuran (sekiranya ada) untuk diambil tindakan pembetulan.

Tindakan pembetulan T.JAWAB BIL TINDAKAN

PAD 26 Kenalpasti butir ketakakuran dan ambil tindakan pembetulan.

PAD 27 Jawab Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman (berdasarkan progres terkini tindakan pembetulan).

PAD 28 Kembalikan kepada KJD seperti tarikh yang telah ditetapkan dalam Mesyuarat Penutup Audit

Audit susulan T.JAWAB BIL TINDAKAN KJD 29 Terima dan semak Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman. Tentukan

PAD untuk membuat Audit Susulan PAD 30 Buat audit susulan:

i. Periksa rekod/ bukti tindakan pembetulan ii. Buat catatan ulasan dalam Borang Laporan Ketakakuran Audit

Dalaman iii. Tentukan samada audit boleh ditutup atau tidak

PAD 31 Serah Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman kepada KJD

Analisis dan laporan T.JAWAB BIL TINDAKAN

KJD 32 Analisis penemuan audit. KLT-PK-02(L7)

KJD 33 Sediakan Laporan Audit Dalaman kepada WP. KLT-PK-02(L6)

WP 34 Semak dan sahkah Laporan Audit Dalaman.

KJD 35 Bentang Laporan Audit Dalaman dalam MKSP.

KJD 36 Kemaskini semua rekod dalam fail AD.



15. REKOD 7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1 Rekod latihan juruaudit 2 tahun UJK

2 Surat lantikan juruaudit 2 tahun UJK

3 Surat/memo makluman audit 2 tahun UJK

4 Kehadiran Mesyuarat Pembukaan dan Penutupan Audit 2 tahun UJK

16. LAMPIRAN 8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1. Jadual Audit Dalaman KLT-PK-02(L1)

2. Kehadiran Mesyurat Pembukaan dan Penutup KLT-PK-02(L2)

3. Catatan Audit KLT-PK-02(L3)

4. Laporan Ketakakuran KLT-PK-02(L4)

5. Laporan Peluang Penambahbaikan KLT-PK-02(L5)

6. Laporan Audit Dalaman KLT-PK-02(L6)

7. Analisis Audit KLT-PK-02(L7)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Audit dalaman dilaksanakan sekali dalam tempoh 12 bulan.

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

JADUAL AUDIT DALAMAN

TARIKH AUDIT:

PASUKAN AUDIT:

MESYUARAT PEMBUKAAN: TARIKH: MASA: BIL PROSES KERJA

/LOKASI TARIKH MASA JAB/UNIT

AUDITEE JURUAUDIT CATATAN

MESYUARAT PENUTUP: TARIKH: MASA:

Disediakan oleh, ----------------------------------------------- (NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh:

Disahkah oleh,

------------------------------------------------ (NAMA) Wakil Pengurusan Tarikh:

1 KLT-PK-02(L1)

P:00 01-01-2017


KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUP AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN PEMBUKAAN PENUTUP

KLT-PK-02(L2) P:00 01-01-2017


CATATAN AUDIT Mukasurat : / PROSES LOKASI TARIKH JURUAUDIT

BIL BUTIRAN KLAUSA

KLT-PK-02(L3) P:00 01-01-2017


LAPORAN KETAKAKURAN

BUTIRAN AUDIT Lokasi Tarikh Audit Wakil Auditee No Audit Proses Kerja No NCR KATEGORI KETAKAKURAN (/) : (Diisi oleh Juruaudit)

MAJOR MINOR OFI BAHAGIAN 1 : BUTIRAN KETAKAKURAN (Diisi oleh Juruaudit) Butir ketakakuran: a) Kehendak standard/proses kerja: b) Keterangan ketakuran: c) Bukti Penemuan (No rujukan fail dll): Juruaudit: Wakil Auditee: ( ) ( ) BAHAGIAN 2 : PUNCA KETIDAKAKURAN (Diisi oleh Juruaudit) Wakil Auditee: ( ) BAHAGIAN 3 : PEMBETULAN (PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH PERLAKSANAAN) (Diisi oleh Auditee) Wakil Auditee: Juruaudit: ( ) ( ) BAHAGIAN 4 : VERIFIKASI (BUTIRAN AUDIT SUSULAN) (Diisi oleh Juruaudit) Disemak oleh: ( )

Penutupan NCR: Ya Tidak Tarikh:

KLT-PK-02(L4) P:00 01-01-2017


LAPORAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN Mukasurat : / KLAUSA BUTIRAN KOMEN TERHADAP TINDAKAN

YANG TELAH DIAMBIL

Juruaudit: Tarikh: ( )

KLT-PK-02(L5) P: 00 01-01-2017


LAPORAN AUDIT DALAMAN

1. TUJUAN LAPORAN:

a. Tujuan laporan ini adalah untuk memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga

organisasi berkaitan audit dalam yang telah dijalankan. b. Laporan ini juga mengandungi maklumat yang akan dibentangkan di dalam

Measyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. LATARBELAKANG AUDIT a. Tarikh audit :

b. Rujukan audit :

c. Bilangan juruaudit :

d. Senarai nama juruaudit : Rujuk Lampiran

e. Jadual audit : Rujuk Lampiran

f. Kehadiran mesyuarat : Rujuk Lampiran

3. SKOP AUDIT

a. Rujukan standard : MS ISO 9001:2015

b. Pengecualian : nyatakan jika ada

c. Dasar kualiti : nyatakan dasar kualiti

d. Skop persjilan : nyatakan skop seperti dalam persijilan

e. Skop lokasi : nyatakan lokasi audit dan pengecualian lokasi (jika ada)

KLT-PK-02(L6) P: 00 1-1-2017

4. OBJEKTIF AUDIT

a. Menyemak status pematuhan kepada Piawaian Antarabangsa MS ISO 9001:2015 b. Menyemak status pematuhan kepada sistem pengurusan kualiti organisasi . c. Menyemak status pematuhan kepada keperluan perundangan dan peraturang rasmi

yang berkaitan d. Menyemak status pematuhan kepada keperluan–keperluan berkaitan dengan

pelanggan.

5. KAEDAH AUDIT DIJALANKAN. a. Audit dijalankan secara berkumpulan seperti yang dijadualkan dan dimulai dengan

mesyuarat pembukaan dan diakhiri dengan mesyuarat penutup. b. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah:

i. Aktiviti Temubual ii. Aktiviti Pemeriksaan dokumen iii. Aktiviti Pemerhatian.

c. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan

6. ANALISIS PENEMUAN AUDIT DALAM- RUJUK LAMPIRAN

a. Lampiran 1 : Analisis Audit Dalaman b. Lampiran 2 : Laporan Peluang Penambahbaikan

7. KEKUATAN/INOVASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI YANG DITEMUI SEMASA AUDIT (jika ada)

Bil Kekuatan/inovasi Lokasi Catatan 1. 2.

8. PERKARA-PERKARA KRITIKAL YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SEGERA (JIKA ADA)

Bil Isu kritikal Kesan negatif yang dijangkakan 1. 2.

KLT-PK-02(L6) P: 00 01-01-2017

9. IMPLIKASI DARI PERUBAHAN (JIKA ADA)

Bil

Perubahan Kesan

1. 2.

10. PROSES KERJA YANG TIDAK SEMPAT DIAUDIT(JIKA ADA)

Bil Proses/Prosedur Catatan 1. 2.

11. PERMASALAHAN YANG TIMBUL DAN TIDAK DAPAT DISELESAIKAN (JIKA ADA)

Bil ISU/PERMASALAHAN Catatan 1. 2.

12. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Bil Cadangan penambahbaikan 1. 2.

13. KESIMPULAN DAN PENUTUP

Audit telah berjalan dengan berjaya seperti yang telah dirancangkan. Komitmen yang baik dari pihak auditi dan auditor memberikan indikator bahawa Sistem Pengurusan Kualiti berjalan dengan baik. Secara keseluruhan semua ketidakpatuhan dilaporkan dan diberikan perhatian oleh pihak auditi.

Disediakan oleh,

-----------------------------------------------

(NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman

Tarikh

Disahkah oleh,

------------------------------------------------

(NAMA) Wakil Pengurusan

Tarikh

KLT-PK-02(L6) P: 00 01-01-2017


ANALISIS AUDIT DALAMAN

TARIKH:

PROSES KERJA MAJOR MINOR PELUANG PENAMBAHBAIKAN CATATAN

KLT-PK-02(L7) P:00 01-01-2017

klt-pk-02 audit dalaman - psa.edu.my audit dalaman.… · prosedur kerja : klt-pk-02 . audit...

Documents