Taklimat Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan

2015

Anjuran

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Miri 03 Disember 2015

1

2

Garis Panduan Dan Peraturan Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan Tahun Kewangan 2015

Surat Pekeliling ANM Bil. 3 Tahun 2015 : Tarikh dan Peraturan

Pembayaran Gaji Tahun 2015

Surat Pekeliling ANM Bil. 4 Tahun 2015 : Tarikh Akhir

Penyerahan Dokumen Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2015

Surat Pekeliling ANM Bil 13 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan

Terimaan Kerajaan Persekutuan.

Surat Pekeliling ANM Bil 17 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan Bayaran

Surat Pekeliling ANM Bil 15 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan

Akaun Amanah.

SKOP TAKLIMAT

3

Tujuan Taklimat

Taklimat ini diadakan bertujuan untuk memaklumkan:-

Tarikh akhir penyerahan dokumen kewangan tahun 2015 oleh Kementerian/ Jabatan kepada Pejabat Perakaunan bagi melicinkan urusan penutupan dan penyediaan Akaun Awam Persekutuan bagi tahun kewangan 2015.

Implikasi yang akan dihadapi oleh Kementerian/ Jabatan jika tidak mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan.

4

2. Tanggungjawab Ketua Jabatan

Semua Ketua Jabatan hendaklah memainkan peranan utama

bagi memastikan semua urusan pembayaran, pungutan dan

pelarasan tahun 2015 dilaksanakan mengikut peraturan dan dalam

tempoh yang ditetapkan.

Jabatan/ PTJ diminta membuat perancangan lebih awal bagi

mengelakkan penyerahan dokumen kewangan pada saat terakhir

dan memastikan semua urusan prosesan waran, bayaran, terimaan

dan perakaunan bagi tahun kewangan 2015 tidak terganggu.

5

3.Baucar Bayaran 3.1 Tarikh Akhir Penyerahan

Bil.

Tarikh Akhir Baucar Bayaran Diserahkan Kepada JANM Cawangan Miri

Baucar Bayaran Manual Baucar Bayaran eSPKB

1. 17.12.2015(Khamis) 21.12.2015 (Isnin)

2. Tiada AKB Tiada AKB

6

3.Baucar Bayaran

3.2 Kerja, perkhidmatan dan barang-barang/ bekalan

yang diterima dalam tahun 2015 tetapi tidak sempat

dikemukakan bayarannya sebelum tarikh yang telah

ditetapkan maka bayaran berkenaan perlu menggunakan

Vot tahun 2016 di bawah Arahan Perbendaharaan (AP)

58 (a). Bagi bayaran sedemikian, kelulusan hendaklah

diperoleh terlebih dahulu daripada Pejabat Perakaunan.

7

3.Baucar Bayaran

3.3 Semua baucar bayaran yang diluluskan oleh

Jabatan/ PTJ tetapi ditolak/ dikuiri oleh Pejabat

Perakaunan, hendaklah diproses semula dan diserahkan

selewat-lewatnya pada 23 Disember 2015 (Rabu). Selepas

tarikh berkenaan, baucar-baucar ini hendaklah dibayar

dalam tahun kewangan 2016 di bawah AP58 (a).

8

3.Baucar Bayaran

3.4 PEMBAYARAN DARI AKAUN AMANAH/ DEPOSIT

Semua Baucar Bayaran yang dipertanggungkan kepada akaun

Amanah/ Deposit bagi tahun kewangan 2015 hendaklah sampai ke

JANM Cawangan Miri dengan secepat mungkin; selewat-lewatnya

pada 17.12.2015 (Manual) dan 21.12.2015 (eSPKB) supaya ia dapat

diproses segera. Jika tidak sempat dilakukan, ia hendaklah

dikemukakan untuk pembayaran pada Tahun Kewangan 2016.

9

Baucar Bayaran 3.5 BAUCAR BAYARAN DIBAWAH AP58 (a)

Kerja, perkhidmatan dan barang-barang/ bekalan yang telah diterima

atau disempurnakan pada atau sebelum 31 Disember 2015 tetapi tidak

sempat dikemukakan bayarannya sebelum tarikh yang telah

ditetapkan maka pembayaran berkenaan perlu dibuat di bawah AP58

(a) dengan mempertanggungkan kepada peruntukan tahun 2016.

Baucar Bayaran AP58 (a) perlu disokong dengan dua (2) salinan Sijil

Pengesahan AP58 (a). Jenis baucar ini hendaklah diasingkan dari

Baucar Bayaran tahun 2016 yang dikemukakan ke pejabat ini. Jika….

10

4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir

4.1 Semua buku wang runcit hendaklah ditutup pada 21.12.2015. Rekupmen akhir panjar dibuat selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015. Jabatan/ PTJ perlu memastikan semua rekupmen yang dibuat ditunaikan sebelum atau pada 30 Disember 2015 (Rabu).

11

4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir

a) PTJ manual

i) menyediakan 4 salinan Baucar Bayaran (kod jenis K5)

dan setiap baucar bayaran dicop ‘REKUPMEN

TERAKHIR’.

ii) menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang

Runcit (rujuk Lampiran A6, A6.1 dan A6.2(jika baki

tidak sama))

12

4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir

a) PTJ manual … (sambungan)

iiii) Bagi Jabatan/ PTJ yang tidak mempunyai rekupmen akhir

tahun, Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit juga perlu

disediakan dan dikemukakan sebanyak 4 salinan.

iv) Baucar bayaran dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit

seperti dinyatakan di para i hingga iii di atas hendaklah

dikemukakan ke jabatan ini sebelum atau pada 4 Januari

2015 (Isnin) bersama dengan surat litup.

13

4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir

b) PTJ eSPKB

i) menggunakan modul Panjar Wang Runcit di bawah tajuk

‘Baucar Bayaran’ di dalam eSPKB untuk membuat rekupmen

terakhir panjar wang runcit (RPWT).

ii) mencetak 4 salinan Baucar Bayaran (kod jenis K4) yang telah

disediakan melalui eSPKB dan setiap baucar bayaran dicop

‘REKUPMEN TERAKHIR’.

iii) Menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit

(rujuk Lampiran A6, A6.1 dan A6.2(jika baki tidak sama))

14

4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir

b) PTJ eSPKB….(sambungan)

iv) Bagi Jabatan/ PTJ yang tidak mempunyai rekupmen akhir tahun,

Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit juga perlu disediakan dan

dikemukakan sebanyak 4 salinan.

v) baucar bayaran dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit seperti

dinyatakan di para ii hingga iv di atas hendaklah dikemukakan

ke jabatan ini sebelum atau pada 4 Januari 2015 (Jumaat)

bersama dengan surat litup.

15

Panjar Khas

Nota Penting :

Untuk Panjar Khas :

(i) Pastikan ‘interest bank’ dimasukkan ke hasil. (75401)

(ii) Caj Pemprosesan Cek dan GST dibayar daripada Vot (29139)

(iii) Menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (Rujuk Lampiran A3, A3.1 dan A3.2(jika baki tidak sama))

16

5.Waran Peruntukan 5.1 Semua Waran Peruntukan tahun 2015 hendaklah dikemukakan

secara berasingan dari Waran Peruntukan tahun 2016.

5.2 Nombor Waran Peruntukan tahun 2015 hendaklah menggunakan nombor siri tahun 2015. 5.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan baki peruntukan akaun tahun 2015 mencukupi untuk membayar Baucar Bayaran tahun 2015. Tindakan mendapat peruntukan tambahan hendaklah dibuat sekarang jika peruntukan tidak mencukupi. 5.4 Penyediaan Waran Peruntukan Sifar tahun 2016 (Waran Kosong) untuk Pembayaran Emolumen dan Pukal hendaklah dikemukakan ke pejabat ini sebelum atau pada 4 Januari 2016 (Isnin).

17

6. Baucar Jurnal

6.1 Semua Baucar Jurnal akaun tahun 2015 hendaklah menggunakan kod-kod tahun 2015 sahaja dan hendaklah dihantar secara berasingan dari Baucar Jurnal 2016. 6.2 Baucar Jurnal tahun 2015 hendaklah menggunakan nombor siri tahun 2015. 6.3 Semua pelarasan bagi Akaun Vot/ Amanah/ Hasil hendaklah menggunakan kod tahun 2015 di ruangan ‘Pindahan/ Pelarasan dimasukkira ke dalam Akaun dibawah’.

18

6. Baucar Jurnal Bil. Tarikh Akhir Baucar Jurnal Diserahkan Kepada JANM

Cawangan Miri

Baucar Jurnal Manual Baucar Jurnal eSPKB

1. 17.12.2015(Khamis)

(DISEMBER 2015)

21.12.2015 (Isnin)

(DISEMBER 2015)

2. 07.01.2016 (Khamis)

AKB

07.01.2016 (Khamis)

AKB

19

6. Baucar Jurnal 6.5 Baucar Jurnal yang dihantar ke Jabatan ini selepas 17

Disember 2015 sehingga 7 Januari 2016 (Manual) dan

selepas 21 Disember 2015 sehingga 7 Januari 2016 (eSPKB)

hendaklah dicop “AKB atau AKAUN KENA BAYAR” di sudut

kanan atas.

20

7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015

7.1 Semua Pejabat Pemungut hendaklah memastikan Buku Tunai

ditutup pada 31 Disember 2015 (Khamis). Semua pungutan yang diterima

pada akhir tahun berkenaan hendaklah dimasukkan ke akaun bank pada

hari yang sama dan wang pungutan yang tidak dapat dimasukkan ke

dalam akaun bank sebelum 31 Disember 2015 hendaklah mematuhi

peraturan berikut: -

i) Menyimpan dengan selamat semua terimaan mengikut peraturan AP126 (a) dan (b). ii) Dimasukkan ke akaun bank pada hari pertama urusniaga bank pada tahun 2016.

21

7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015

7.2 Kutipan yang dibuat pada atau sebelum 31 Disember 2015

dan dibankkan dalam tahun 2015 adalah diakaunkan dalam tahun

2015 dengan kod jenis D1 untuk eSPKB dan D2 untuk Manual

pada Penyata Pemungut. (28.12.2015 hingga 30.12.2015 – PP di

faks ke JANM sebelum 4.30 petang setiap hari selepas dibankkan).

22

7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015

7.3 Kutipan yang dibuat pada atau sebelum 31 Disember 2015 yang

dimasukkan ke dalam buku tunai akaun tahun 2015 tetapi hanya

dibankkan pada hari urusniaga pertama pada tahun 2016 adalah

dianggap sebagai ‘Wang Tunai Dalam Perjalanan’. Kod Jenis

D3/(15301) (Penyata Pemungut Wang Dalam Perjalanan)

hendaklah digunakan pada Penyata Pemungut dan hendaklah

dicop “AKB atau AKAUN KENA BAYAR” di sudut kanan atas. Tarikh

akhir penyerahan Penyata Pemungut Wang Tunai Dalam

Perjalanan adalah pada 7 Januari 2016 (Khamis)

23

7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015

7.3.1 PP pada 31.12.2015 hanya diterima oleh Bank sehingga 11.00 pagi hari tersebut dan kod yang digunakan ialah D2. PP yang diterima selepas 11.00 pagi akan diterima sebagai CIT (Cash-In- Transit) kod jenis D3. 7.3.2 PP yang dibankkan sebelum 11.00 pagi mesti di fakskan selewat- lewatnya pada 11.45 pagi. PP disediakan dalam 4 salinan, 2 salinan ditinggalkan pada Bank dan 2 salinan dibawa balik oleh PTJ untuk diperaku II. Salinan asal yang lengkap diperaku II mesti dikemukakan ke Pejabat Perakaunan kemudian tanpa gagal. 7.4 Nombor siri Penyata Pemungut dan kod-kod akaun tahun 2015 hendaklah digunakan pada Penyata Pemungut bagi kutipan ‘Wang Dalam Perjalanan’ ini.

24

8. Bayaran Gaji 8.1 Bayaran Gaji Melalui Sistem Gaji Berkomputer (a) Tiada Borang Perubahan Gaji (Kew.320) dikemukakan ke Pejabat Perakaunan bagi bulan Januari 2016 kecuali untuk kes-kes berikut:- - kematian - letak jawatan - persaraan - cuti tanpa gaji atau tindakan tatatertib yang mana gaji kakitangan

tersebut terpaksa dihentikan segera. Perubahan gaji bulan Januari 2016 (termasuk kenaikan gaji) akan

diproses melalui Borang Perubahan Gaji (Kew.320) mulai bulan Februari 2016.

(b) Penghantaran Borang Perubahan Gaji (Kew.320) perlulah mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh JANM Cawangan Miri bagi mengelak sebarang kelewatan. Sila rujuk Jadual Pembayaran Gaji Bulanan Bagi Tahun 2016.

25

8. Bayaran Gaji

8.2 Bayaran Gaji Secara Manual Baucar Bayaran bagi kakitangan yang menerima gaji

harian, hendaklah dihantar selewat-lewatnya pada 1 hb pada bulan berikutnya, atau hari bekerja pertama selepas akhir bulan jika 1 haribulan itu adalah hari minggu atau hari cuti.

26

Penyata Penyesuaian

(Vot/Hasil/ Amanah termasuk Akaun Deposit)

Penyata-penyata penyesuaian bagi bulan Disember hendaklah disediakan dan dikemukakan ke JANM Cawangan Miri seperti berikut: -

AKAUN BULANAN DOKUMEN TARIKH SERAHAN

DISEMBER 2015 VOT SEBELUM ATAU PADA

22.01.2016

DISEMBER 2015

AMANAH DAN DEPOSIT

18.1.2016

DISEMBER 2015 HASIL ETERIMAAN : 13.1.2016

MANUAL : 18.1.2016

DISEMBER 2015 TAMBAHAN

SEMUA 9.2.2016

27

TARIKH-TARIKH AKHIR PENYERAHAN DOKUMEN KEWANGAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2015

BIL HURAIAN

TARIKH AKHIR PENYERAHAN

DOKUMEN MANUAL DOKUMEN

ESPKB

1. WARAN PERUNTUKAN 2015 07.01.2016 07.01.2016

2. WARAN PERUNTUKAN 2016 ( WARAN KOSONG/

EMOLUMEN DAN PUKAL SAHAJA)

04.01.2016 04.01.2016

3. BAUCAR BAYARAN 2015 17.12.2015 21.12.2015

4. BAUCAR BAYARAN AMANAH/ DEPOSIT 17.12.2015 21.12.2015

5. BAUCAR BAYARAN KUIRI 2015 23.12.2015 23.12.2015

6. (A)REKUPMEN TERAKHIR PANJAR WANG

RUNCIT

(B) SIJIL PANJAR WANG RUNCIT

21.12.2015

04.01.2016

21.12.2015

04.01.2016

7 BAUCAR JURNAL 2015 07.01.2016 07.01.2016

8 PENYATA PEMUNGUT 2015 07.01.2016 07.01.2016

Nota : 1. Kerjasama tuan/ puan adalah sangat diperlukan untuk mengambil tindakan sewajarnya bagi mengelakkan kenaan perbelanjaan kepada peruntukan tahun 2016 2. Sila pastikan peruntukan mencukupi bagi setiap baucar bayaran/ baucar jurnal yang dihantar

28

PERTANYAAN DAN ISU PTJ

1. Bagi imbuhan tahunan pada Januari 2016, adakah Jurnal Pelarasan untuk akaun tersebut akan dibuat oleh pihak PTJ atau AG?

Jawapan : Pelarasan ke vot akan dibuat oleh PTJ masing- masing sebelum 31.1.2016 tanpa gagal.

29

ISU DARIPADA UNIT AKAUN

1. Kutipan Melalui Cash Deposit / Online Banking

1. Penggantian Eft/ Cek Batal – Tarikh Akhir Hantar Borang

Tuntutan 31.01.2016 Terutama Baucar Tahun 2015.

1. Penyesuaian Vot/ Amanah/ Hasil/ Deposit/ Panjar – jika

ada masalah hubungi pegawai di Pej Perakaunan

dengan segera.

30

Sekian Terima Kasih