taklimat modul penamatan perkhidmatan - … pengenalan mod… · -maklumat pasangan dan anak,...

TAKLIMATMODUL PENAMATAN

PERKHIDMATAN(PERSARAAN WAJIB, PERSARAAN PILIHAN & KES KEMATIAN)

2

OBJEKTIF

Menerangkan Objektif modul, Fungsi dan Aliran Proses.

Menetapkan Peranan dan Aliran Kerja Modul

Menyemak dan mengemaskini data-data penting bagimenyokong proses Penamatan Perkhidmatan (persaraan Wajib,persaraan Pilihan dan kes kematian)

Membantu dalam pelaksanaan Modul kepada agensi

Di akhir sesi, peserta boleh :-

PENGENALAN

4

KANDUNGAN TAKLIMAT

Objektif Modul;

Subfungsi Penamatan Perkhidmatan;

Persaraan Wajib, Persaraan Pilihan dan Kes Kematian;

Aliran Proses Kerja :Aliran Proses Kerja Persaraan WajibAliran Proses Kerja Persaraan Pilihan Aliran Proses Kerja Kes Kematian dalam perkhidmatan

Peranan dan Pengguna; dan

Kesediaan Data Bagi Pelaksanaan Modul.

5

OBJEKTIF MODUL

memudahkan urusan peralihan keluar Pemilik Kompetensi dari perkhidmatan kerajaan

menguruskan Penamatan Perkhidmatan, sama ada secara Sukarela, Paksa dan Atas Sebab Kematian Pemilik Kompetensi dari sesebuah organisasi secara dalam talian melalui aplikasi HRMIS

menyediakan maklumat untuk menilai trend dan pola penamatan perkhidmatan dalam sektor awam.

6

FAEDAH

Individu : Kemudahan ‘One-stop centre’ bagi membolehkan Pemilik Kompetensi menyemak faedah persaraan dan memulakan proses permohonan persaraannya.

Pengurusan Sumber Manusia : Kemudahan bagi meramal bilangan penjawat awam yang akan tamat perkhidmatan dan seterusnya membantu dalam perancangan pengambilan dan penempatan semula penjawat awam ke jawatan-jawatan yang dikosongkan.

Organisasi : Menggalakkan kesinambungan yang lancar melalui proses penyerahan tugas kepada pegawai-pegawai yang mengisi jawatan yang dikosongkan hasil dari penamatan perkhidmatan..

7

SUBFUNGSI PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN

SUKARELA


PAKSA

MAKLUMAT KEMATIAN / KEHILANGAN

PENSWASTAAN

MAKLUMAT BAKAL PESARA

PERCANTUMAN PERKHIDMATAN

LEPAS (PPL)

HITUNGSEMULA

8

PENAMATAN PERKHIDMATAN PAKSA# Jenis Persaraan Akta Pencen 1980

(Akta 227)

1. Persaraan wajib kerana mencapai umur 55/56 tahun Seksyen 10(1)

2. Persaraan atas sebab kesihatan Seksyen 10(5)(a)

3. Persaraan atas sebab penghapusan jawatan Seksyen 10(5)(b)

4. Persaraan atas sebab penyusunan semula organisasi Seksyen 10(5)(c)

5. Persaraan atas sebab pekerjaan anggota telah ditamatkan demi kepentingan awam

Seksyen 10(5)(d)

6. Persaraan atas alasan memperolehi kewarganegaraan asing (berkuatkuasa bagi lantikan baru pada atau selepas 16.5.1986)

Seksyen 10(5)(e)

7. Persaraan atas sebab memberi maklumat palsu bagi maksud perlantikan anggota ke dalam perkhidmatan Kerajaan (berkuatkuasa bagi lantikan baru pada atau selepas 12.4.1999)

Seksyen 10(5)(f)

8. Persaraan atas alasan kepentingan negara Seksyen 11(a)

9. Persaraan demi kepentingan Perkhidmatan Awam Seksyen 11(b)

10. Persaraan setelah dilantik untuk berkhidmat dalam pertubuhan perniagaan atau pertubuhan antarabangsa

Seksyen 12A

11. Dibuang Kerja

12. Ditamatkan Kontrak

9

PENAMATAN PERKHIDMATAN SUKARELA & KES KEMATIAN

# Jenis Persaraan Akta Pencen 1980 (Akta 227)

PENAMATAN PERKHIDMATAN SUKARELA

1. Persaraan atas pilihan sendiri Seksyen 12(1)

2. Perletakan Jawatan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2005

3. Menamatkan Kontrak Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2005

MAKLUMAT KEMATIAN / KEHILANGAN

1. Mati dalam Perkhidmatan Seksyen 14(1)

10

KETERANGAN# Jenis Persaraan Keterangan

1. Persaraan wajib kerana mencapai umur 55/56/58 tahun

Lantikan sebelum 1.10.2001, bersara umur 55tahun (PP 3/2001 & PP 6/2008)

Lantikan pada / selepas 1.10.2001, bersara umur 56tahun (PP 3/2001 & PP 6/2008)

Lantikan pada / selepas 1.7.2008, bersara umur 58 tahun (PP 6/2008)

Jika ada perbicaraan jenayah / tindakan tatatertib yang mungkin disabitkan dibuang kerja belum selesai, umur persaraan dilanjutkan sehingga keputusan diperolehi.

2. Persaraan atas pilihan sendiri Berumur 40 tahun ke atas Tempoh perkhidmatan tidak kurang 10 tahun

Ganjaran dan GCR dibayar pada tarikh persaraan

Pencen dibayar pada umur 45 tahun (perempuan) dan umur 50 tahun (lelaki)

Pencen dibayar pada umur 55/56 tahun bagi mereka yang dilantik pada atau selepas 12.4.1991.

3. Mati dalam Perkhidmatan Ganjaran & Pencen terbitanWaris : Balu/Duda dan anak

PERANAN DAN PENGGUNA MODUL


12

PERANAN DAN PENGGUNA

BIL PENGGUNA FUNGSI AKTIVITI

1. Pemilik Kompetensi(Competency Owner)

Penamatan Perkhidmatan Sukarela

Memohon Penamatan Perkhidmatan Sukarela

Penamatan Perkhidmatan Paksa

Melihat Makluman Penamatan Perkhidmatan Paksa

Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan

Memapar Faedah-faedah Penamatan Perkhidmatan dan Mengesahkan Maklumat Persaraan

Melengkapkan dan atau menghantar semula Nota Serah Tugas

Merekodkan maklumat dan Menjadualkan temu duga penamatan perkhidmatan

Menjawab soal-selidik

Memapar Faedah Persaraan

Samb……

13

PERANAN DAN PENGGUNA BIL PENGGUNA FUNGSI AKTIVITI2. Pentadbir Penamatan

Perkhidmatan(Separation Administrator)


Melakukan penapisan untuk penamatan Perkhidmatan Paksa.


Menyediakan maklumat pesara untuk notis ke LHDN, Pinjaman Perumahan dan ke Bahagian Pencen.Menyediakan Surat-surat akuanMerekodkan maklumat dan

penjadualan temu duga penamatanMemapar Faedah PersaraanMemapar maklumat Nota Serah

Tugas dan Logistik

Perolehan Maklumat Kematian

Memperoleh Maklumat Kematian Pemilik Kompetensi.

Laporan Menjana Laporan Penamatan PerkhidmatanLaporan pemilihan kaedah soalan

temu duga

Selenggara Penamatan Perkhidmatan

Menyelenggarakan Menu Penamatan Perkhidmatan

Borang Pencen Memastikan Borang Pencen lengkap dan kemas kini

Samb……

14



Samb……

3. Pentadbir Sistem (System Administrator)

Selenggara jadual Rujukan

Memastikan jadual Rujukan sentiasa kemaskini.

Selenggara Aliran Kerja Memastikan Aliran Kerja sentiasa kemas kini

4. Pihak Melulus Pencen (Approval Authority)Bahagian Pencen


Meluluskan/tidak meluluskan Penamatan Perkhidmatan Pilihan Sendiri.Memaklumkan Keputusan

Penamatan Perkhidmatan.

6. Penemuduga Penamatan Perkhidmatan (Exit Interviewer)


Merekodkan Maklumat dan Menjadualkan Temuduga Penamatan

7. Pihak Memperaku Penamatan Perkhidmatan (Separation Approval)


Memperaku Penamatan Perkhidmatan Sukarela


Memperaku Penamatan Perkhidmatan Paksa selain Persaraan Wajib.

15



8. Pengurus(Line Manager)


Mengesah Sumber LogistikMenghantar semula Nota Serah

Tugas (Kematian Pemilik Kompetensi)Mengesahkan Nota Serah Tugas

9. Pentadbir Ikatan(Obligation Administrator)


Merekodkan Pelepasan Ikatan dan memajukan permohonan untuk kelulusan

10. Ketua Jabatan / Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endoser)


Memapar dan mengesah Penamatan Perkhidmatan Sukarela


Mengesah maklumat dan papar senarai persaraan paksa


Mengesah maklumat Persaraan

Maklumat Kematian Pemilik Kompetensi

Memapar dan mengesah maklumat kematian

ALIRAN PROSES PENAMATAN PERKHIDMATAN

17

PROSES PERMOHONAN SECARA UMUM

Penamatan Perkhidmatan

Paksa

Penamatan Perkhidmatan

Sukarela

Melaksanakan Penamatan

Perkhidmatan

Mula

Mula

MulaTamat

Maklumat Kematian

ALIRAN PROSES PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

PROSES PERMOHONAN PERSARAAN

19

Pemilik Kompetensi (CO)

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requester)

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

Penyelia (Line Manager)

Pakar Saraan (Remuneration Specialist)

Penemuduga (Exit Interviewer)

Peranan-peranan

Aliran Kerja[113] Pentadbir Aliran Kerja (Penamatan Perkhidmatan)

Workflow Administrator (Separation)

20

SP-301: WR– SEP REQ -> SEP ENDORSERSP-304: WR– SEP ENDORSER -> SEP ADMSP-308: WR– SEP ENDORSER -> REM ADMSP-310: WR– SEP ENDORSER -> SEP ADMSP-312: WR– SEP ENDORSER -> LINE MGR

SP-024: WR-CO/BU -> LINE MGRSP-314: WR– SEP ENDORSER -> SEP ADMSP-315: WR– CO/BU -> SEP ENDORSER

Aliran Kerja

21


Sep Admin3.1

Melakukan Penapisan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Admin3.2

Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Endorser3.3

Pengesahan A

Mula

22

CO/Sep Admin3.4

Mengemaskini Maklumat Persaraan

Sep Endorser3.5

Pengesahan Maklumat Persaraan

Sambungan – Persaraan Paksa

A

Status?

Tidak Lengkap

Sep Admin3.7

Notis ke Pencen

Lengkap

Line Manager3.9

Pengesahan Sumber Logistik

Line Manager 3.11

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO3.10

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin3.13

Menyediakan Surat Akuan

End

3.8Power

Sep Admin3.6

Notis ke LHDN dan Perumahan

Line Manager 3.12

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

23

End

Sambungan – Persaraan Paksa

Exit Interviewer3.14

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 3.15

Papar Maklumat Temuduga

CO 3.16

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN

25

Pemilik Kompetensi (CO)

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

Pelulus Penamatan Perkhidmatan (Separation Approver)

Pentadbir Ikatan Perjanjian (Obligation Administrator)

Penyelia (Line Manager)

Penemuduga (Exit Interviewer)

Pakar Saraan (REM Specialist)

Pentadbir Tuntutan (Claim Administrator)

Pentadbir Cuti (Leave Administrator)

Peranan-peranan

26

SP-001: WR– CO -> SEP ENDORSERSP-002: WR– SEP ENDORSER -> SEP APPROVERSP-005: WR– SEP ENDORSER -> OBLIGATION ADMSP-010: WR– OBLIGATION ADM -> SEP APPROVERSP-016: WR– SEP APPROVER -> LEAVE ADMSP-017: WR- SEP APPROVER -> REM ADMSP-018: WR- SEP APPROVER -> CLAIM ADMSP-019: WR- SEP APPROVER -> SEP ADMSP-021: WR- SEP APPROVER -> LINE MGRSP-028: WR- SEP APPROVER -> SEP ADM

SP-024: WR- CO/BU -> LINE MGRSP-314: WR– SEP ENDORSER -> SEP ADMSP-315: WR– CO/BU -> SEP ENDORSER

Aliran Kerja

27

CO2.1

Memohon Penamatan

Perkhidmatan

Mula

Sep Endorser2.2

Pengesahan Penamatan

Perkhidmatan

Obligation Admin2.3

Merekodkan Pelepasan Ikatan

Penamatan Perkhidmatan Sukarela – Persaraan Pilihan(Aliran proses bagi PAP,PBT)

Obligation?

Tidak

Ya

Sep Approver2.4

Memperakukan Penamatan

Perkhidmatan

A

28

CO2.5


Sep Endorser2.6


Sambungan – Persaraan Pilihan(Aliran proses bagi PAP,PBT)

A

Status?

Tidak LengkapSep Admin

2.7Notis ke LHDN

dan PerumahanLengkap

Line Manager2.10


Line Manager 2.12

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO2.11

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin2.14


End

Sep Admin2.8

Notis ke Pencen

2.9Power

Line Manager 2.13


Logistik

29

End

Sambungan – Persaraan Pilihan(Aliran proses bagi PAP,PBT)

Exit Interviewer2.15

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 2.16

Papar Maklumat Temuduga

CO 2.17

Melengkapkan Borang Soal Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

ALIRAN PROSES PENAMATAN PERKHIDMATANKEMATIAN

31

• Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

• Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

• Penyelia (Line Manager)

• Pentadbir Tuntutan (Claim Administrator)

• Pakar Saraan (REM Specialist)

Peranan-peranan

32

SP-101 WR: SEP ADMIN -> SEP ENDOSERSP-103 WR: SEP ENDORSER -> REM SPECIALISTSP-106 WR: SEP ENDORSER -> LINE MGRSP-107 WR: SEP ENDORSER -> CLAIM ADMSP-108 WR: SEP ENDORSER -> LINE MGR

SP-024: WR- SEP ADM -> LINE MGRSP-314: WR– SEP ENDORSER -> SEP ADMSP-315: WR– SEP ADM -> SEP ENDORSER

Aliran Kerja

33

Main

Sep Admin6.1

Perolehan Maklumat Kematian

Sep Endorser6.2

Mengesahkan Maklumat Kematian

AMula

Kematian Pemilik Kompetensi

34

Sep Admin6.3


Sep Endorser6.4


Sambungan – Kematian Pemilik Kompetensi

A

Status?

Tidak Lengkap

Sep Admin6.5

Notis ke LHDN dan Perumahan

Lengkap

Line Manager6.8


Line Manager6.9

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar Semula Nota Serah Tugas

End

Sep Admin6.6

Notis ke Pencen

6.7Power

Sep Admin6.11


Line Manager 6.10


Logistik

KESEDIAAN DATA

36

KESEDIAAN DATA BAGI PELAKSANAAN MODUL

DATA KRITIKAL DATA SEJARAH

PENGURUSAN REKOD PERIBADI (CO, PR Verifier)-Maklumat pasangan dan anak, Nombor KWSP, No. IC, Nama, Jantina, Bangsa, Agama, Gelaran, Tarikh Lahir Taraf Perkahwinan, Tarikh Kematian.

DATA PERJAWATAN (Organizational Dev. Specialist)-Alamat Tempat Kerja

PROFIL PERKHIDMATAN ( Svc. Profile Admin.)- Skim Perkhidmatan, Jenis Perkhidmatan, Jawatan Akhir, Kumpulan Perkhidmatan, Tarikh Lantikan Pertama, Tarikh Pengesahan Latikan Pertama, Gred Gaji Akhir, Tangga Gaji, Mula Perkhidmatan, Akhir Perkhidmatan,

SUBMODUL SARAAN (Rem. Admin.)-Skim Gaji, Gred Gaji Akhir, Tangga Gaji, Gaji Akhir

ELAUN (Rem. Specialist)-Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Inbuhan Tetap Perumahan, Imbuhan Tetap Keraian, Imbuhan Tetap JUSA, Elaun Berpencen

CUTI (System Admin. Leave )

GCR (System Admin. Leave )

PINJAMAN (System Admin. Loan )

37

TERIMA KASIH

taklimat modul penamatan perkhidmatan - … pengenalan mod… · -maklumat pasangan dan anak,...

Documents